ESTA, Visa, Contractor’s License, D/USA 101 & Co.: Aktuelle Updates für Geschäftsreisen in die USA
Seit dem Amtsantritt von US-Präsident Donald Trump im Januar 2025 haben sich die in den USA geltenden Einreise-, Aufenthalts- und Einwanderungsbestimmungen spürbar verändert: Das Esta-Formular hat ein Update erhalten, Staatsangehörige bestimmter Länder erhalten überhaupt keine US-Visa mehr, andere hingegen nur bestimmte Typen und wieder andere nur gegen Hinterlegung einer Kaution. Internationale Studierende und Austauschschüler sollen ihre Social-Media-Profile darstellen und ab dem 2. September 2025 werden die Voraussetzungen für einen Visumsantrag ohne persönliches Interview erheblich eingeschränkt. Das waren nur einige Beispiele, das letzte Wort hat U.S.-Präsident Donald Trump hier sicherlich noch nicht gesprochen.
Deutsche Unternehmen, für die Aufenthalte in den USA zum Geschäftsalltag gehören, sind gut beraten, sich informiert zu halten. Zum Beispiel über die U.S. Visa News der Konsularabteilung des US-Außenministeriums sein (Travel.State.Gov.) oder die US Botschaften und Konsulate in Deutschland. Auch die IHK Hannover informiert regelmäßig zu Updates, die für geschäftliche Reisen in die USA, relevant sein könnten. Zeitnah im Rahmen des Online-Workshops „Work Smart in den USA: ESTA, Visa, Arbeits-, Sozialversicherungs- & Steuerrecht im Überblick“ am 6. Oktober von 12:00 bis 15:40 mit der zusätzlichen Möglichkeit im Anschluss an die Veranstaltung sowie am Folgetag individuelle Beratungsgespräche mit verschiedenen Fachexperten zu führen.
Denn den meisten Unternehmen geht es nicht nur um die Updates zur Einreise und Aufenthalt. Viele von ihnen haben bereits die Erfahrung gemacht, dass Einreise, Aufenthalt und Tätigkeit immer fallbezogen betrachtet werden müssen. Obwohl Techniker A für die Installation einer Maschine bei einem US-Kunden visumsfrei mit einer ESTA-Genehmigung einreisen konnte, kann Techniker B das zum Beispiel nicht. Was also geht mit ESTA? Wann ist ein B-1 Visum oder sogar ein Arbeitsvisum notwendig? Ist bei einer Entsendung das L-Visum grundsätzlich immer das Richtige und welche Vorteile birgt das E-1 Visum für Unternehmen?
Damit aber nicht genug. Was ist mit dem Arbeitsrecht. Alles wie gehabt? Nein. Ein bestehendes deutsches Arbeitsverhältnis begründet nämlich nicht automatisch deutsches Arbeitsrecht in den USA. Und deutsches Sozialversicherungsrecht übrigens auch nicht. A-1-Bescheinigung? Gibt es in den USA nicht. Das Formular D/USA 101 hingegen schon. Eine mögliche Lohnsteuerpflicht der Muttergesellschaft und auch die Ertragsbesteuerung des deutschen Unternehmens ist ebenso ein Szenario, dessen sich deutsche Unternehmen bei Entsendungen bewusst sein sollten. Gar nicht schlecht, wenn man dann die Begrifflichkeit der Shadow Payroll kennt.
Der IHK-Workshop „Work Smart in den USA: ESTA, Visa, Arbeits-, Sozialversicherungs- & Steuerrecht im Überblick“ am 6. Oktober bietet Unternehmen die Möglichkeit diese und andere Informationen von versierten Experten aus den oben genannten Fachbereichen zu erhalten. Der Workshop ist findet von 12:00 bis 15:40 Uhr online statt und bietet die zusätzlichen Möglichkeit im Anschluss an die Veranstaltung sowie am Folgetag kurze persönliche Beratungsgespräche mit den Fachleuten zu führen. Die Details zum Programm und die Möglichkeit zur Anmeldung finden sich auf der Event-Webseite. Die Teilnahme ist kostenfrei; die Kapazität wird allerdings eingeschränkt und richtet sich damit nach Datumseingang der Anmeldung.
Stand: 01.09.2025