Von Claudia Lösler
Betriebe mit einem geringeren Umsatz haben noch ein weiteres Jahr Schonfrist. Ab 2028 wird die E-Rechnung im Inlandsgeschäft zwischen Unternehmen zum Regelfall. „Einige Unternehmen denken, dass sich ab Januar beim Thema E-Rechnung noch einmal etwas ändert, dem ist aber nicht so. Es laufen lediglich Übergangsfristen aus“, erklärt Carsten Bacher, Referent für Wirtschaftsrecht bei der IHK Heilbronn-Franken Was viele überrascht: Eine PDF-Datei erfüllt die gesetzlichen Anforderungen nicht.
Eine E-Rechnung ist keine PDF. Sie muss digital sein und eine bestimmte Norm erfüllen.
Carsten Bacher
Als E-Rechnungen gelten strukturierte elektronische Formate wie beispielsweise XRechnung oder ZUGFeRD, die automatisiert verarbeitet werden können.
Die IHK Heilbronn-Franken hatte Unternehmen bereits frühzeitig auf die Neuerungen vorbereitet und dazu in den Jahren 2024 und 2025 Informationsveranstaltungen angeboten. Das Interesse war groß. Nach Einschätzung von Bacher ist die technische Umstellung für viele Betriebe in der Regel überschaubar. „Für die meisten Unternehmen dürfte die Einführung der E-Rechnung lediglich mit einem Update des jeweiligen Buchhaltungssystems verbunden sein. Wer das aber noch nicht hat, muss erst noch den großen Schritt in die Digitalisierung machen.“ Schwieriger gestalte sich dagegen häufig die Anpassung der internen Arbeitsprozesse.
Hintergrund der gesetzlichen Neuregelung ist die weitere Digitalisierung von Geschäfts- und Verwaltungsprozessen. Das Bundesfinanzministerium verfolgt mit der E-Rechnung das Ziel, Prozesse zu automatisieren, Bürokratie abzubauen und langfristig ein digitales Meldesystem zu schaffen. Rechnungsdaten sollen künftig automatisiert verarbeitet und perspektivisch auch für eine engmaschige Steuerüberwachung genutzt werden können.