Bekanntmachung Muster Lohnsteuerbescheinigung 2026

Im Einvernehmen mit den obersten Finanzbehörden der Länder hat das Bundesfinanzministerium (BMF) das Muster für den Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung für das Kalenderjahr 2026 bekannt gemacht.

Änderungen haben sich hinsichtlich der bisherigen Nummer 28 ergeben. In dieser wurde bislang die Vorsorgepauschale für die private Basiskranken- und Pflegepflichtversicherung ausgewiesen.

Diese separate Bescheinigung entfällt.

Stattdessen werden die Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträge dem Arbeitgeber direkt als Lohnsteuerabzugsmerkmale bereitgestellt. Sie sind ab 2026 also nicht mehr in der Lohnsteuerbescheinigung auszuweisen, was den Verwaltungsaufwand reduziert.

Infoletter Recht

Ausgabe 2/2025

Regelungen zur Barrierefreiheit in der digitalen Wirtschaft
Verwaltung und verwaltungsgerichtliche Justiz im Koalitionsvertrag
Arbeitsprogramm der EU-Kommission 2025 – Zentrale Rolle des EU-Binnenmarkts für die Wettbewerbsfähigkeit der EU
Omnibusse sollen europäische Regulierungen vereinfachen
Vorgeschlagene Entlastung bei Nachhaltigkeitsberichterstattung und Taxonomie durch Omnibus Nr. 1
Ein Kompass für eine wettbewerbsfähige EU: Das Potenzial des EU-Binnenmarkts voll ausschöpfen
Erste Phase der EU Design-Reform in Kraft getreten
In eigener Sache: Warnung vor Phishing-Mails
IHK-Servicetipp

Regelungen zur Barrierefreiheit in der digitalen Wirtschaft

Am 28.06.2025 tritt das bereits im Juli 2021 verabschiedete Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG) in Kraft. Es dient der Umsetzung der europäischen Richtlinie zur Barrierefreiheit (European Accessibility Act, EAA) und soll Menschen mit Behinderung eine gleichberechtigte Teilhabe am Wirtschaftsleben ermöglichen.

Das BFSG gilt ausschließlich im B2C-Verhältnis und verpflichtet Hersteller, Händler und Dienstleister, ihre Produkte und Dienstleistungen barrierefrei zu gestalten, also so, dass sie für Menschen mit Behinderung ohne besondere Erschwernis und ohne fremde Hilfe auffindbar, zugänglich und nutzbar sind (§ 3 Abs. 1 BSFG). Damit einher gehen bestimmte Kennzeichnungs- und Informationspflichten (§§ 6 ff. BSFG).

Vom Anwendungsbereich des BSFG werden zum einen Produkte erfasst, die Zugang zum Internet oder zu audiovisuellen Medien verschaffen (z. B. Computer, Smartphones, digitale Fernseher und E-Books), zum anderen Anwendungen, die digital Dienstleistungen vermitteln (z. B. Websites, Apps, Onlineshops und Buchungstools). Eine Aufzählung der Produkte und Dienstleistungen findet sich in § 1 BSFG.

Welche Anforderungen konkret an die Barrierefreiheit gestellt werden, ergibt sich aus der vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) erlassenen Verordnung zum BFSG (BSFGV).

Weitere Informationen zu barrierefreie Websiten und Webshops finden Sie auf unserer Homepage.

Verwaltung und verwaltungsgerichtliche Justiz im Koalitionsvertrag

Der Koalitionsvertrag von CDU, CSU und SPD legt einen starken Fokus auf die Modernisierung der öffentlichen Verwaltung und Verwaltungsgerichtsbarkeit. Dabei greift er zum Teil auf die Vorschläge aus dem Zwischenbericht der „Initiative für einen handlungsfähigen Staat“ zurück. Ziel ist eine höhere Effizienz in Verwaltung und Justiz durch Verschlankung, Vereinfachung und Vernetzung, und damit auch eine Stärkung des Rechts- und Wirtschaftsstandorts Deutschland. Zu den Schwerpunkten im Koalitionsvertrag gehören folgende:

Digitalisierung und Automatisierung - Geplant ist die Einführung einer zentralen digitalen Plattform für sämtliche Verwaltungsleistungen. Bürger, Unternehmen und Vereine sollen verpflichtend digitale Identitäten bekommen, um Verwaltungsprozesse digital abwickeln und auf Behördengänge verzichten zu können. Das "Once-Only-Prinzip" soll konsequent angewendet werden, sodass Daten bei der Behörde nur einmal erhoben werden müssen und dann medienbruchfrei zwischen der Verwaltung von Bund, Ländern und Kommunen genutzt werden können. Schriftformerfordernisse sollen abgebaut und Verwaltungsprozesse mithilfe von KI automatisiert werden. Die Koalition fordert dabei ein offeneres Verständnis der Verwaltung für effizientere Datennutzung und möchte sich für einheitliche digitale Standards und eine bessere Vernetzung der Behörden untereinander einsetzen – die Bundesregister sollen zusammengeführt und das Setzen von digitalen Standards weitgehend beim Bund gebündelt werden.
Verfahrensbeschleunigung - Vergabe- und Genehmigungsprozesse möchte die Koalition vereinfachen und beschleunigen, u. a. durch die Aufwertung des Instruments der Genehmigungsfiktion, die künftig als Regel und nicht mehr als Ausnahme gelten soll. Im Infrastrukturbereich soll zudem das Verfahrensrecht bundesweit vereinheitlicht werden.
Flexibilität und Kosteneffizienz - Laut Koalitionsvertrag sollen zudem der Personalbestand in den Bundesbehörden sowie die hohe Anzahl an Bundesbeauftragten reduziert werden. Zentrale Service-Einheiten der Bundesministerien (sog. Z-Abteilungen) sollen ressortübergreifend gebündelt werden. Auch die fachliche Arbeit soll vermehrt in ressortübergreifender Projektarbeit erfolgen, um Synergien zu schaffen. Die Erleichterung von Quereinstiegen in die Verwaltung, z. B. aus Wissenschaft und Wirtschaft, sollen für Agilität sorgen. Personell spiegelt sich das nun auch in der Nominierung des Managers und promovierten Physikers Karsten Wildberger für das Amt des Bundesministers für Digitalisierung und Staatsmodernisierung wider.
Modernisierung der Justiz - Auch die Digitalisierung der Verwaltungsgerichtsbarkeit soll vorangetrieben werden, v. a. durch einheitliche Standards für die Dokumentenübermittlung, durch die stärkere Nutzung von Verfahrensplattformen und durch die Einrichtung einer Cloud der Bundesjustiz. Im Wege einer VwGO-Novelle möchte die Koalition die Effizienz der verwaltungsgerichtlichen Verfahren steigern, z. B. durch den verstärkten Einsatz von Einzelrichtern, die Ermöglichung von Pilotverfahren und die Aufwertung des Parteivortrags gegenüber dem – grundsätzlich fortbestehenden – Amtsermittlungsgrundsatz.
Informationsfreiheitsgesetz (IfG) - Das IfG soll entgegen früherer Medienberichte nicht abgeschafft, sondern „mit Mehrwert für Bürger, Bürgerinnen und Verwaltung“ reformiert werden.

Arbeitsprogramm der EU-Kommission 2025 – Zentrale Rolle des EU-Binnenmarkts für die Wettbewerbsfähigkeit der EU

Im am 11.02.2025 vorgestellten Arbeitsprogramm der EU-Kommission für das Jahr 2025 wird dem EU-Binnenmarkt eine zentrale Rolle für die zukünftige Wettbewerbsfähigkeit der EU eingeräumt. Der freie Verkehr von Waren, Dienstleistungen, Personen und Kapital zählt zu den größten Errungenschaften der EU. Aus Sicht der EU-Kommission fördert der EU-Binnenmarkt das Wirtschaftswachstum und erleichtere europäischen Unternehmen und Verbrauchern den Alltag. Mit der für das zweite Quartal 2025 angekündigten Binnenmarktstrategie beabsichtigt die EU-Kommission, eine neue horizontale Strategie für einen modernisierten Binnenmarkt vorzustellen. Für die gewerbliche Wirtschaft von Bedeutung ist, dass die Strategie nach Angaben der EU-Kommission dazu beitragen soll, die grenzüberschreitende Bereitstellung von Dienstleistungen und Waren zu erleichtern. Zudem kündigt die EU-Kommission an, dass sich die neue horizontale Binnenmarktstrategie mit der vollständigen Umsetzung bestehender Regeln und der Beseitigung von Hindernissen befassen werde, um das Potenzial wettbewerbsfähiger europäischer Unternehmen zu steigern.

Auch das bereits in den Berichten von Enrico Letta zur Zukunft des Binnenmarktes und Mario Draghi zur Zukunft der Wettbewerbsfähigkeit Europas erwähnte 28. Regime, welches von der EU-Kommissionspräsidentin in ihrer Sonderansprache auf dem Weltwirtschaftsforum in Davos sowie im Competitiveness Compass der EU näher ausgeführt wird, wird im Arbeitsprogramm der EU-Kommission aufgegriffen. Um innovative Unternehmen dabei zu unterstützen, im Binnenmarkt zu investieren und tätig zu sein, ohne dass sie sich mit 27 unterschiedlichen Rechtsrahmen auseinandersetzen müssten, werde die Kommission auf einen 28. Rechtsrahmen hinarbeiten, mit dem die geltenden Vorschriften vereinfacht und die Kosten eines Scheiterns gesenkt werden sollen und der alle relevanten Elemente des Gesellschafts-, Insolvenz-, Arbeits- und Steuerrechts einschließe. Ein Vorschlag für ein 28. Regime wird für einen späteren Zeitpunkt im 5-jährigen Mandat der EU-Kommission erwartet.

Aus rechtspolitischer Sicht bedeutend für die gewerbliche Wirtschaft ist nicht nur die Binnenmarktstrategie als neue Initiative der EU-Kommission, sondern auch der Umstand, dass viele von der EU-Kommission bereits vorgeschlagene Richtlinien und Verordnungen weiter anhängig sind und damit weiter verfolgt werden sollen, darunter der Verordnungsvorschlag zur Bekämpfung von Zahlungsverzug im Geschäftsverkehr, die sogenannte Green Claims-Richtlinie (Richtlinienvorschlag über die Begründung ausdrücklicher Umweltaussagen und die diesbezügliche Kommunikation (Richtlinie über Umweltaussagen)) sowie der Richtlinienvorschlag zur Harmonisierung bestimmter Aspekte des Insolvenzrechts. Überrascht hat die EU-Kommission in ihrem Annex zum Arbeitsprogramm mit der angekündigten beabsichtigten Rücknahme ihres Verordnungsvorschlags über standardessenzielle Patente und zur Änderung der Verordnung (EU) 2017/1001 innerhalb von sechs Monaten.

Omnibusse sollen europäische Regulierungen vereinfachen

Im Arbeitsprogramm der EU-Kommission (vgl. auch Beitrag oben, „Arbeitsprogramm der EU-Kommission 2025 – Rechtspolitische Themen: Zentrale Rolle des EU-Binnenmarkts für die Wettbewerbsfähigkeit der EU”) werden auch verschiedene „Omnibus-Verfahren” angekündigt. In einem sog. „Omnibus-Verfahren” werden verschiedene EU-Richtlinien und Verordnungen gemeinsam überarbeitet. Bisher hatte die EU-Kommission bereits häufiger ein solches Verfahren zur Überarbeitung der Nachhaltigkeitsberichterstattungsrichtlinie (Corporate Sustainability Reporting Directive/CSRD und der European Sustainability Reporting Standards/ESRS), der Taxonomie-Verordnung sowie der Lieferkettenrichtlinie (Corporate Sustainability Due Diligence Directive/CSDDD) angekündigt. Ein Entwurf ist am 26.02.2025 veröffentlicht worden. Mit diesem soll die bürokratische Belastung um bis zu 25 Prozent, für kleine und mittlere Unternehmen sogar bis 35 Prozent reduziert werden, vgl. ausführlich unten.

Ein zweites Omnibus-Verfahren soll sich mit Vereinfachungen bei Investments, ein drittes mit sog. „small mid-caps" und der Beseitigung der Vorgabe von „Papier Formaten” bei produktspezifischen Regulierungen (geplant 2. Quartal 2025) befassen. Ergänzend soll ein jährlicher Plan für Evaluationen sowie Fitness Checks vorgelegt werden, der die Fortsetzung der Vereinfachungs- und Entlastungsstrategie der Kommission enthält. Die Überarbeitung der sog. Offenlegungsverordnung (Sustainable Finance Disclosure Regulation/SFDR) mit dem Ziel der Vereinfachung soll im vierten Quartal 2025 präsentiert werden. Zum Arbeitsprogramm der EU-Kommission für das Jahr 2025 sowie zum Annex zum Arbeitsprogramm. Die Vereinfachungsbemühungen finden sich zudem in einer separaten Mitteilung der EU-Kommission „A simpler and faster Europe, 2024-2029".

Vorgeschlagene Entlastung bei Nachhaltigkeitsberichterstattung und Taxonomie durch Omnibus Nr. 1

Die EU-Kommission hat am 26.02.2025 ihren ersten sog. Omnibus-Entwurf zur Entlastung bei der Berichterstattung vorgelegt. Als Teil des sog. Omnibus Nr. 1 soll auch die Nachhaltigkeitsberichterstattungsrichtlinie geändert werden.

Einer der Entwürfe zur Änderung der Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) schlägt vor, den Anwendungszeitpunkt für die verpflichtende Nachhaltigkeitsberichterstattung zu verschieben (vgl. COM(2025) 80). Große Kapitalgesellschaften und ihnen gleichgestellte haftungsbeschränkte Personenhandelsgesellschaften sollen erst über Geschäftsjahre, die am oder nach dem 01.01.2027 beginnen, berichten. Kleine und mittlere kapitalmarktorientierte Unternehmen sollen die CSRD erst für Geschäftsjahre, die am oder nach dem 01.01.2028 beginnen, anwenden müssen. Für die Unternehmen, die laut CSRD bereits im aktuellen Jahr über das Geschäftsjahr 2024 berichten müssen, soll es vorerst keine Aussetzung der CSRD geben (in Deutschland steht die CSRD in nationales Recht noch aus). Dieser Vorschlag findet sich bereits am 01.04.2025 auf der Tagesordnung des Europäischen Parlaments.

In einem weiteren, separaten Vorschlag zur Änderung der CSRD (vgl. COM(2025) 81) soll u. a. der Anwendungsbereich neu definiert werden. Es sollen künftig große Unternehmen mit mehr als 1.000 Mitarbeitern erfasst werden. Auch der Anwendungsbereich für Kreditinstitute und Versicherungsunternehmen, für Drittstaatsunternehmen sowie für die konsolidierte Nachhaltigkeitsberichterstattung soll geändert werden. Die europäischen Nachhaltigkeitsberichterstattungsstandards (European Sustainability Reporting Standards/ESRS) sollen zeitnah überarbeitet und die Datenpunkte u. a. erheblich reduziert werden; von weiteren sektorspezifischen Nachhaltigkeitsberichterstattungsstandards oder dem Listed SME-Standard (LSME) soll abgesehen werden. Zur Entlastung der mittelbar betroffenen Unternehmen soll ein freiwilliger KMU-Standard (Voluntary SME-Standard/VSME) als grundsätzliche Obergrenze für die Informationen über die Wertschöpfungskette in die CSRD aufgenommen werden. Diesen VSME plant die Kommission als delegierten Rechtsakt zu erlassen. Nachhaltigkeitsberichtspflichtige Unternehmen sollen, soweit ihr Nettoumsatz unter 450 Mio. EUR liegt, künftig keine Angaben nach Artikel 8 Taxonomie-Verordnung machen müssen (vgl. aber das sog. „opt-in“). Parallel konsultiert die Kommission Änderungen an den drei delegierten Rechtsakten zur Taxonomie-Verordnung: zur Offenlegung (Disclosure Delegated Act) und zu den technischen Bewertungskriterien der sogenannten Klima- und Umwelt-Taxonomie. Auch für die Prüfung des Nachhaltigkeitsberichts wurden Änderungen vorgeschlagen. So soll nur eine „limited assurance“, d. h. Prüfung mit begrenzter Sicherheit der Nachhaltigkeitsberichterstattung, vorgesehen werden. Die Vorschläge werden an Rat und EU-Parlament übermittelt und sollen dort zeitnah beraten werden.

Ein Kompass für eine wettbewerbsfähige EU: Das Potenzial des EU-Binnenmarkts voll ausschöpfen

Die neue EU-Kommission hat sich zum Ziel gesetzt, eine „Wachstums- und Investitionskommission“ zu sein. Oberstes Motto und zentraler Kern dieses Auftrags ist aus Sicht der EU-Kommission die Steigerung der „Wettbewerbsfähigkeit“.

Der am 29.01.2025 von der EU-Kommission vorgestellte Kompass für eine wettbewerbsfähige EU soll als Richtschnur für ihre Arbeit in den nächsten fünf Jahren dienen und „benennt vorrangige Maßnahmen zur Wiederbelebung der wirtschaftlichen Dynamik in Europa“, S. 2. teilweise reflektiert wird der sogenannte Competitveness Compass im neuen Arbeitsprogramm der EU-Kommission für 2025.

Bedeutend für die deutsche gewerbliche Wirtschaft ist, dass der Kompass aus Sicht der EU-Kommission „einen neuen Ansatz für die Wettbewerbsfähigkeit vorsieht, der – gestützt auf eine gemeinsame Vision – Industriepolitik, Investitionen und Reformen miteinander kombiniert, wobei die einzelnen Komponenten sich gegenseitig verstärken“, S. 32. Reformen zur Vertiefung des Binnenmarkts seien nach Angaben der EU-Kommission notwendig, „damit die industriepolitischen Maßnahmen und Investitionen ihre Wirkung voll entfalten und so zur Vergrößerung des Binnenmarkts beitragen, die Hochskalierung von Unternehmen erleichtern und zur Aufrechterhaltung eines gesunden Wettbewerbsdrucks zum Nutzen von Unternehmen sowie von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern beitragen“. Dieser Ansatz werde „durch umfassende Vereinfachungsbemühungen und einen neuen Governance-Rahmen zur Koordinierung der Maßnahmen auf Ebene der EU und der Mitgliedstaaten untermauert“, S. 32.

Unter dem Eindruck, dass der Binnenmarkt „in einer Welt der Giganten […] der Schlüssel zum Aufbau kontinentaler Größe“ sei, geht die EU-Kommission davon aus, dass die Beseitigung der verbleibenden Hindernisse und ein Ausbau des Binnenmarkts die Wettbewerbsfähigkeit in allen Facetten erhöhen werde, indem größere Märkte geschaffen, Energiepreise gesenkt und ein besserer Zugang ermöglicht werden, S. 23, 24.

Ziel der EU-Kommission ist es, den Binnenmarkt in allen Wirtschaftssektoren zu verbessern. Dafür will sie den Steuerungsrahmen mit einer horizontalen Binnenmarktstrategie modernisieren. So sollen Hindernisse innerhalb der EU abgebaut und neue verhindert werden. Zudem solle die Zusammenarbeit mit den Mitgliedstaaten gestärkt werden.

Die Single Market Enforcement Taskforce (SMET) solle nach Angaben der EU-Kommission gestärkt werden. Die Taskforce für die Durchsetzung der Binnenmarktvorschriften solle dafür sorgen, dass unnötiger Umsetzungsaufwand vermieden werde sowie die allgemeine Um- und Durchsetzung der EU-Rechtsvorschriften sicherstellen. Zur Unterstützung einer Vertiefung des Binnenmarkts und zur Vereinfachung würden „weitere Harmonisierungsmaßnahmen zur Verringerung der noch bestehenden rechtlichen Fragmentierung eingeleitet“ werden, S. 24.

Erste Phase der EU Design-Reform in Kraft getreten

Zum 01.05.2025 tratt die erste Phase der EU Design-Reform in Kraft. Wesentliche Änderungen sind neben der Terminologie die Erweiterung der Erzeugnisse, die Möglichkeit der Sammelanmeldung und die automatische Verlängerung. Zudem werden die Verlängerungsgebühren erheblich angehoben. Die bereits verabschiedete EU Design-Reform besteht aus der neuen Design-Richtlinie (Richtlinie (EU) 2024/2823, die die Richtlinie 98/71 ersetzt), und der neuen Design-Verordnung (VO (EU) 2024/2822 zur Änderung der Verordnung (EG) Nr. 6/2002 des Rates über das Gemeinschaftsgeschmacksmuster und zur Aufhebung der Verordnung (EG) Nr. 2246/2002 der Kommission). Sie sieht wesentliche Änderungen für den Designschutz in der EU vor. Das Amt der Europäischen Union für geistiges Eigentum (EUIPO) setzt die Änderungen in drei Phasen um:

Phase 1: Am 01.05.2025 treten Teile der Design-Verordnung in Kraft.
Phase 2: Am 01.07.2025 tritt die gesamte Design-Verordnung in Kraft.
Phase 3: Die Mitgliedstaaten müssen die Design-Richtlinie bis zum 09.12.2027 in nationales Recht umsetzen.

Wesentliche Änderungen in der ersten Phase:

Terminologie - Die Terminologie ändert sich: Aus bisher „Gemeinschaftsgeschmacksmuster“ wird neu das „Unionsgeschmacksmuster“. Folglich wird aus „Verordnung über das Gemeinschaftsgeschmacksmuster“ die „Verordnung über das Unionsgeschmacksmuster (UGMV)“.
Erweiterung der Erzeugnisse - Die Definition des Begriffs „Erzeugnis“ wurde erweitert und umfasst nun ausdrücklich auch nicht physische Gegenstände. Damit werden dynamische oder animierte Darstellungsarten und -formate für die visuelle Wiedergabe von neuen physischen und nicht-physischen Designtypen zugelassen, z. B. Lichtinstallationen, virtuelle Räume, grafische Benutzeroberflachen, animierte Figuren und Gegenstande aus dem Metaverse sowie Hologramme.
3D-Druck - Die VO sieht eine Erweiterung der Verbietungsrechte aus einem eingetragenen Design auf bestimmte Handlungen im Zusammenhang mit dem 3D-Druck vor. Untersagt ist nun - anders als bisher - auch das Erstellen, Herunterladen, Kopieren, Teilen oder Verbreiten sämtlicher Medien oder Software, auf denen das Geschmacksmuster aufgezeichnet wird.
Reparaturklausel - Es gilt eine Änderung des Schutzausschlusses für Ersatzteile zu Reparaturzwecken. In der VO wird klargestellt, dass die Ausnahme von Designschutz nur für sog. formgebundene Ersatzteile gilt, die zur Wiederherstellung des ursprünglichen Zustandes führen (z. B. Kotflügel).
Geschmacksmusterkennzeichnung - Mit einem neuen Eintragungssymbol können Designinhaber ihre Produkte nun einheitlich kennzeichnen and darauf hinweisen, dass das Erzeugnis durch die Eintragung eines Geschmacksmusters geschützt ist.
Sammelanmeldungen - Die Möglichkeit der Sammelanmeldung (max. 50 Geschmacksmuster) in verschiedenen Klassen wird eingeführt. Die „Einheitlichkeit der Klasse“ wurde gestrichen, wodurch eine größere Vielfalt von Geschmacksmustern in einer einzigen Anmeldung möglich sind.
Aufschiebung der Bekanntmachung - Designanmeldungen werden automatisch veröffentlicht. Es besteht für Anmelder zusätzlich die Möglichkeit, explizit die Aufschiebung der Bekanntmachung durch Einzahlung einer zusätzlichen Gebühr von 40 Euro zu beantragen.
Gebühren - Die Eintragungs- und Bekanntmachungsgebühren werden in einer einzigen Anmeldegebühr zusammengefasst und für Sammelanmeldungen eine Pauschalgebühr pro zusätzlichem Geschmacksmuster eingeführt. Die Gesamtkosten für Einzelanmeldungen ändern sich nicht und bei Sammelanmeldungen nur geringfügig.

Weitere Informationen finden Sie auf der Webseite des EUIPO.

In eigener Sache: Warnung vor Phishing-Mails

Immer wieder missbrauchen Betrüger kreativ die IHK-Organisation als Deckmantel für Phishing-Attacken: Derzeit werden Unternehmen etwa per Mail aufgefordert, ihre Kontaktdaten zu aktualisieren, um die "Richtlinien der Industrie- und Handelskammer (IHK)" zu erfüllen. Es kursieren immer neue Ansätze, mit denen den Unternehmen Daten entlockt werden sollen. Die Deutsche Industrie- und Handelskammer (DIHK) aktualisiert ständig ihre Warnmeldung hierzu. Auch wenn die Varianten immer wieder unterschiedlich sind, haben sie alle gemeinsame Merkmale: Es wird Druck erzeugt und mit unangenehmen Konsequenzen gedroht, und es soll immer ein Link angeklickt werden, um dort Daten einzugeben. Sollten Sie eine solche Mail angeblich von einer IHK erhalten, können Sie sicher sein, dass diese nicht von einer „echten“ IHK stammt. Bitte klicken Sie nicht auf Links in solchen Mails. Löschen Sie die Mail einfach und geben Sie keine Daten preis.

Über aktuelle Vorfälle von Phishing-Mails informieren wir Sie auch stets über unsere Homepage. Ein aktueller Beitrag stammt aus April 2025.

IHK-Servicetipp

Entdecken Sie spannende Veranstaltungen und Webinare, die Ihr Wissen erweitern! Auf unserer Homepage finden Sie geplante Veranstaltungen in der Jahresübersicht sowie aktuelle Termine – jetzt informieren und dabei sein!

Wertgrenzen und Schwellenwerte

Das Vergaberecht sieht für die Durchführung der Auftragsvergabe mehrere Verfahrensarten vor, je nach Wert des Auftrages. Die Wertgrenzen und Schwellenwerte haben wir hier für Sie zusammengestellt. Die Werte sind Nettobeträge in EUR.

Schwellenwerte für europaweite Ausschreibungsverfahren

Schwellenwerte gelten seit dem 01.01.2024

	Klassische öffentliche Aufträge	Sektoren-aufträge	Oberste und obere Bundesbehörden	Konzessionsgeber
Lieferauftrag	221.000	431.000	143.000	5.538.000
Dienstleistungs- auftrag	221.000	431.000	143.000	5.538.000
Dienstleistungsaufträge, die soziale und andere besondere Dienstleistungen betreffen	750.000	1.000.000	750.000	1.000.000
Bauauftrag	5.538.000	5.538.000	5.538.000	5.538.000

Wertgrenzen in Baden-Württemberg für Beschaffungen der Landesbehörden

Geänderte Wertgrenzen gelten seit dem 01.10.2024, befristet bis zum 31.12.2026!

Liefer-und Dienstleistungsauftrag

Rechtsgrundlagen:

§ 55 LHO
Allgemeine Verwaltungsvorschriften zu § 55 LHO (VV-LHO)
VWV Beschaffung

Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb bis 221.000 Euro
Verhandlungsvergabe bis 221.000 Euro
Direktauftrag bis 100.000 Euro

Bauauftrag

Rechtsgrundlagen:

§ 55 LHO
Allgemeine Verwaltungsvorschriften zu § 55 LHO (VV-LHO)
Vergabe-und Vertragsordnung für Bauleistungen Teil A (VOB/A) Abschnitt 1

Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb für Ausbaugewerke (ohne Energie- und Gebäudetechnik-, Landschaftsbau, Straßenausstattung) bis 50.000 Euro
Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb für Tief-, Verkehrswege-und Ingenieurbau bis 150.000 Euro
Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb für übrige Gewerke bis 100.000 Euro
Freihändige Vergabe bis 10.000 Euro
Direktauftrag bis 3.000 Euro

Wertgrenzen in Baden-Württemberg für Beschaffungen der Kommunen

Geänderte Wertgrenzen gelten seit dem 01.01.2025, befristet bis zum 01.10.2027!

Liefer-und Dienstleistungsauftrag Rechtsgrundlagen:	Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb bis 221.000 Euro Verhandlungsvergaben bis 221.000 Euro Direktaufträge bis 100.000 Euro
Bauauftrag Rechtsgrundlagen:	Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb bis 1.000.000 Euro Freihändige Vergabe bis 221.000 Euro Direktauftrag bis 100.000 Euro

Prüfberichte und Negativerklärungen FinVermV

1. Wann muss ein Prüfungsbericht erstellt werden?
2. Wer darf einen Prüfungsbericht erstellen?
3. Welche Aussagen muss ein Prüfungsbericht enthalten? Gibt es Standards?
4. Sind Sammelprüfungsberichte möglich?
5. Negativerklärung
6. Verstöße
7. Wo und bis wann sind Prüfungsberichte/Negativerklärungen einzureichen?

Der Gewerbetreibende ist nach § 24 Abs. 1 der Finanzanlagenvermittlungsverordnung (FinVermV) verpflichtet, die Einhaltung der aus den §§ 12 bis 23 FinVermV resultierenden Pflichten auf seine Kosten regelmäßig für jedes Kalenderjahr durch einen geeigneten Prüfer prüfen zu lassen und den Prüfungsbericht bis zum 31. Dezember des Folgejahres bei der örtlich zuständigen Erlaubnisbehörde einzureichen.

1. Wann muss ein Prüfungsbericht erstellt werden?

Ein Prüfungsbericht muss immer dann erstellt werden, wenn der Gewerbetreibende im Berichtszeitraum Finanzanlagenvermittlung oder –beratung im Sinne des § 34f Abs. 1 Satz 1 GewO durchgeführt hat. Beachten Sie bitte:

Es gibt keine Bagatell- oder Billigkeitsgrenze:
Bereits bei nur einer Anlagevermittlung und/oder –beratung im Kalenderjahr muss ein Prüfungsbericht erstellt werden.
Prüfungsberichtspflicht auch ohne Vermittlungserfolg/Umsatz:
Die Prüfungsberichtspflicht entsteht bereits mit der ersten Kundenberatung zu Finanzanlageprodukten im Sinne von § 34f Abs. 1 Satz 1 der Gewerbeordnung (GewO) im Kalenderjahr, gleichgültig ob bei Bestands- oder Neukunden. Es kommt insbesondere nicht darauf an, ob ein (neuer) Vertrag vermittelt und hierbei ein Provisionserlös erzielt wurde.

2. Wer darf einen Prüfungsbericht erstellen?

Geeignete Prüfer sind nach § 24 Abs. 3 FinVermV Wirtschaftsprüfer, vereidigte Buchprüfer, Wirtschaftsprüfungs- und Buchprüfungsgesellschaften sowie bestimmte Prüfungsverbände (Einschränkung: Prüfung ist gesetzlicher oder satzungsmäßiger Zweck des Verbandes / Prüfung nur für Mitglieder). Mit der Prüfung können nach § 24 Abs. 4 FinVermV auch andere Personen betraut werden, die öffentlich bestellt oder zugelassen worden sind und die aufgrund ihrer Vorbildung und Erfahrung in der Lage sind, eine ordnungsgemäße Prüfung durchzuführen. Zu diesem Personenkreis zählen Steuerberater, Fachanwälte für Bank- und Kapitalmarktrecht sowie für dieses Gebiet nach § 36 GewO öffentlich bestellte und vereidigte Sachverständige.

Ungeeignet sind Prüfer, bei denen die Besorgnis der Befangenheit besteht, das heißt wenn Umstände vorliegen, die die Unabhängigkeit des Prüfers gefährden. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn nahe Beziehungen zwischen dem Prüfer und dem zu Prüfenden bestehen. Dies können verwandtschaftliche, persönliche oder auch wirtschaftliche Beziehungen sein, zum Beispiel bei einer finanziellen oder kapitalmäßigen Bindung des Prüfers gegenüber dem zu prüfenden Finanzanlagenvermittler.

Hinweis: Ein Steuerberater ist nicht bereits deshalb befangen und somit ungeeignet, weil er für den Vermittler auch steuerberatend tätig ist und Steuererklärungen fertigt.

3. Welche Aussagen muss ein Prüfungsbericht enthalten? Gibt es Standards?

Geprüft wird, inwieweit sich der Gewerbetreibende an die Vorgaben der §§ 12-23 FinVermV gehalten hat. Die Prüfung erfolgt auf der Grundlage der gemäß § 22 FinVermV anzufertigenden Aufzeichnungen. Darüber hinaus können weitere Unterlagen wie Verträge, Korrespondenzen, Buchungsunterlagen sowie die vom Gewerbetreibenden geführten Konten zur Einsichtnahme herangezogen werden. Der Prüfungsbericht hat folgende Informationen zu enthalten:

zum Prüfer (Geeignetheit, Befangenheit),
zu Art und Umfang der durchgeführten Geschäfte (Beachtung von § 34f Abs.1 GewO),
zu den organisatorischen Vorkehrungen (Beachtung der Verbote, Anzeige-, Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten nach §§ 20 bis 23 FinVermV),
zur Einhaltung der Verhaltenspflichten (§§ 12 bis 18 FinVermV - Aushändigung der Erstinformation, Ausweisung der Kosten et cetera),
zu den im Betrieb Beschäftigten (organisatorische Vorkehrungen für die Einhaltung der Pflichten nach §§ 12 bis 18 FinVermV durch den/die Beschäftigten) und
einen Prüfvermerk (Angabe, ob und ggf. welche Verstöße festgestellt wurden).

Das Institut der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.V. (IDW) hat für die Prüfung den IDW PS 840 n.F. entwickelt. Außerdem ergeben sich Hinweise für den Prüfungsaufbau aus der Muster-Verwaltungsvorschrift zum § 34f GewO.

4. Sind Sammelprüfungsberichte möglich?

§ 24 FinVermV sieht eine Erleichterung der Berichtspflicht für Gewerbetreibende vor, die als Untervermittler ausschließlich für eine Vertriebsgesellschaft (Strukturvertrieb) tätig sind. In diesem Fall ist eine Systemprüfung des Obervermittlers in Verbindung mit stichprobenhaften Prüfungen des Untervermittlers möglich. Jedoch muss sichergestellt werden, dass im Rahmen eines Rotationsprinzips mindestens alle vier Jahre jeder Untervermittler einer Einzelprüfung unterzogen wird. Dabei darf für den Vermittler nicht vorhersehbar sein, wann er das nächste mal der Einzelprüfung unterliegt. Neben dem Prüfbericht ist eine Ausschließlichkeitserklärung des Gewerbetreibenden vorzulegen.

Der Prüfer hat in der Systemprüfung festzustellen, ob die Voraussetzungen für die Erstellung eines Systemprüfungsberichts erfüllt sind. Die Prüfung bezieht sich auf die Angemessenheit und Wirksamkeit des internen Kontrollsystems (IKS) der Vertriebsgesellschaft zur Einhaltung der Verpflichtungen gemäß § 12 bis 23 FinVermV durch die Untervermittler. Hierzu muss die Vertriebsgesellschaft einen einheitlichen Beratungsprozess, Formulare und Vertragsmuster sowie einheitliche Dokumentation vorgeben.

Sofern ein Gewerbetreibender in einem Berichtsjahr den Obervermittler wechselt und in der Folge für eine andere Vertriebsgesellschaft tätig wird, sollte eine Ausfertigung bzw. Kopie des Systemprüfungsberichts sowie jeweils eine Erklärung des Gewerbetreibenden über den maßgeblichen Zeitraum vorgelegt werden.

Bitte beachten Sie, dass eine solche Systemprüfung nur durch einen eingeschränkteren Kreis an Prüfern durchgeführt werden darf. Nach den rechtlichen Vorgaben sind dies zum Beispiel Wirtschaftsprüfer, aber anders als bei Einzelprüfungen ist der Steuerberater dazu nicht berechtigt.

5. Negativerklärung

Sofern der Gewerbetreibende im Kalenderjahr keinerlei Finanzanlagenvermittlung oder –beratung im Sinne des § 34f Abs. 1 Satz 1 GewO durchgeführt hat, kann die Pflicht zur Vorlage eines Prüfberichts entfallen.

In diesem Fall ist kein Prüfungsbericht vorzulegen. Der Gewerbetreibende hat allerdings eine entsprechende Erklärung darüber einzureichen, dass er im Kalenderjahr keine Tätigkeit nach § 34f Abs. 1 Satz 1 GewO ausgeübt hat (sog. Negativerklärung). Die Mitwirkung eines Pflichtprüfers ist nicht erforderlich. Die Negativerklärung ist der Erlaubnisbehörde unaufgefordert und schriftlich bis spätestens 31. Dezember des Folgejahres vorzulegen. Eine bestimmte Form ist nicht vorgeschrieben. Möglich ist die Verwendung der eingestellten Mustererklärungen (rechts unter Downloads).

Bitte beachten Sie: Eine Negativerklärung ist nicht möglich, wenn

der Gewerbetreibende für einen Obervermittler beratend/vermittelnd tätig wurde,
eine Anlageberatung, aber keine Vermittlung mit Provisionserlös durchgeführt wurde,
eine Vermittlung in nur geringem Umfang stattgefunden hat oder
im Rahmen der Bestandsverwaltung lediglich eine Verkaufsempfehlung abgegeben wurde.

In diesen Fällen muss ein Prüfbericht angefertigt und rechtzeitig an die zuständige Erlaubnisbehörde/IHK übermittelt werden.

Eine Vorlage für die Negativerklärung (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 72 KB) finden Sie hier.

Bitte beachten Sie, dass das Berichtsjahr eingetragen ist.
Die Negativerklärung ist grundsätzlich vom Gewerbetreibenden selbst abzugeben und nicht vom Steuerberater bzw. Wirtschaftsprüfer.

6. Verstöße

Wer einen Prüfungsbericht oder eine Negativerklärung nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig übermittelt, begeht nach § 26 Abs. 1 Nr. 14 FinVermV eine Ordnungswidrigkeit, die mit einer Geldbuße von bis zu 5.000 Euro geahndet werden kann. Werden in einem Prüfungsbericht Verstöße gegen die §§ 12 bis 23 FinVermV festgestellt, kann es zur Verhängung einer Geldbuße nach § 26 FinVermV kommen.

Ein mehrmaliger Verstoß gegen die Vorlagepflicht des Prüfungsberichtes kann die Zuverlässigkeit des Gewerbetreibenden in Frage stellen. Dies gilt ebenso für Fälle, in denen schwerwiegende oder systematische Verstöße des Gewerbetreibenden gegen die prüfungsrelevanten Verpflichtungen oder Verbote der §§ 12 bis 23 FinVermV festgestellt werden. In diesen Fällen droht neben der Verhängung einer Geldbuße nach § 26 FinVermV auch ein Widerruf der Erlaubnis nach § 34f GewO.

Bitte beachten Sie: Nach § 24 Abs. 2 FinVermV ist die zuständige Behörde ermächtigt, eine Sonderprüfung auf Kosten des Gewerbetreibenden durch einen von ihr zu bestimmenden Prüfer anzuordnen. Eine derartige Prüfung kann unter anderem in Betracht kommen, wenn der Prüfungsbericht den Anforderungen nach § 24 Abs. 1 offensichtlich nicht genügt oder wenn sich seit dem Zeitpunkt der Übermittlung des Prüfungsberichts Anlass zu der Annahme ergeben hat, dass der Gewerbetreibende nicht mehr zuverlässig ist, oder wenn der Prüfer nicht die nach § 24 Abs. 3 oder 4 erforderliche Eignung besitzt.

7. Wo und bis wann sind Prüfungsberichte/Negativerklärungen einzureichen?

Die Prüfungsberichte/Negativmitteilungen sind bis spätestens 31. Dezember des Folgejahrs bei der zuständigen Erlaubnisbehörde vorzulegen. In den Bundesländern mit IHK-Zuständigkeit ist an die örtlich zuständigen IHKs zu adressieren. In den Bundesländern, in denen weiterhin die Stadt- und Landkreise für diese Aufgabe verantwortlich sind, müssen die Prüfungsberichte/Negativmitteilungen den entsprechenden Gewerbebehörden übermittelt werden.

In der Region Stuttgart niedergelassene Finanzanlagenvermittler und Honorar-Finanzanlagenberater senden den/die jeweilige/-n Prüfbericht/Negativerklärung bitte an:

IHK Region Stuttgart
Referat 44
Jägerstr. 30
70174 Stuttgart

oder per e-Mail an: info.versicherung@stuttgart.ihk.de

Stand: Juni 2022

8 Fragen zu Hochwasserschäden

Sofortmaßnahmen – Welche Pflichten hat der Mieter?
Wer haftet für die Instandsetzung?
Wer haftet für die Sachen und Waren des Mieters?
Wer trägt die Reinigungs- und Entsorgungskosten?
Kann der Mieter die Miete mindern?
Kann das Mietverhältnis auch gekündigt werden?
Wen trifft eine Versicherungspflicht?
Sind Sie sowohl gewerblich als auch privat Betroffener des Hochwassers?

Sofortmaßnahmen – Welche Pflichten hat der Mieter?

Als mietrechtliche Nebenpflichten treffen den Mieter besondere Sorgfaltspflichten für die Mieträume. Demnach ist dieser angehalten, den Schaden so gering wie möglich zu halten und nicht erst die Instandsetzungsarbeiten durch den Vermieter abzuwarten. Als Soforthilfemaßnahme sollten zerstörte Gegenstände oder beschädigte Ware aus den Mieträumen entfernt werden, um so der Feuchtigkeit entgegenzuwirken. Hier empfiehlt sich die frühzeitige Abstimmung der erforderlichen Maßnahmen mit dem Vermieter.

Wer haftet für die Instandsetzung?

Grundsätzlich ist der Vermieter verpflichtet, dem Mieter das Mietobjekt vertragsgemäß mangelfrei zur Verfügung zu stellen. Sämtliche Schäden wären somit vom Vermieter zu beseitigen. Dies kann beispielsweise die Beseitigung von Feuchtigkeitsschäden durch Trocknungsarbeiten sein. Gleiches gilt für die Instandsetzung bzw. Erneuerung von mitvermieteten Gegenständen und Einrichtungen, z. B. Teppichböden oder Sanitäranlagen. Dem Vermieter sollte hier eine angemessene Frist zur Instandsetzung eingeräumt werden. Eine umfassende Schadensdokumentation ist hierbei hilfreich.

Wer haftet für die Sachen und Waren des Mieters?

Hier muss zunächst geprüft werden, ob den Vermieter wegen der Schäden ein Verschulden trifft. War aufgrund Starkregen nicht mit einem Hochwasser zu rechnen, kann dem Vermieter auch kein Verschulden zugerechnet werden. Seltene Naturkatastrophen sind nicht vorhersehbar und stellen ein allgemeines Lebensrisiko dar. Greift hier keine abgeschlossene Versicherung, muss der Mieter selbst für die Kosten aufkommen.

Wer trägt die Reinigungs- und Entsorgungskosten?

Wurde bereits ein Verschulden des Vermieters verneint, treffen die Beseitigungsarbeiten und deren Kostenübernahme den Mieter. Muss zur Beseitigung der Schäden das Mietobjekt geräumt werden und es stehen keine Ersatzflächen zur Verfügung, sind diese Kosten vom Vermieter zu tragen. Wichtig hierbei ist immer die Angemessenheit der entstehenden Kosten. Über die Verteilung der jeweils zu tragenden Kosten sollten sich Mieter und Vermieter frühestmöglich abstimmen und eine Einigung erzielen.

Kann der Mieter die Miete mindern?

Ist das Mietobjekt nur noch teilweise, oder ganz und gar nicht mehr nutzbar, hat der Mieter einen Anspruch auf Mietminderung. Die Höhe der Mietminderung ist jedoch an den Umfang der Beeinträchtigung gebunden. Der Mieter ist verpflichtet, dem Vermieter sämtliche Schäden anzuzeigen. Ein Unterlassen begründet einen Schadensersatzanspruch des Vermieters.

Kann das Mietverhältnis auch gekündigt werden?

Ein außerordentliches Kündigungsrecht besteht für beide Parteien gleichermaßen, wenn ein Festhalten am Vertrag nicht mehr zumutbar ist. Die Zerstörung des Mietobjektes, unverhältnismäßig hohe Kosten für die Instandsetzung und eine Existenzbedrohung des Mieters könnten eine Kündigung rechtfertigen.

Wen trifft eine Versicherungspflicht?

Es besteht immer die Möglichkeit sich gegen allgemeine Schäden abzusichern. Dabei ist zu berücksichtigen, dass nicht alle Schäden von der Versicherung umfasst sind. Im Gewerbemietrecht kann dem Mieter regelrecht eine Versicherungspflicht auferlegt werden. Insbesondere sind Versicherungsverträge zur Sicherung des Mietobjekts sinnvoll. Eine umfassende Versicherung kann aus

Immobilien- (gewerbliche Gebäudeversicherung)
Inhalts- (Betriebseinrichtung und Waren) oder
Ertragsausfallversicherung (laufende Kosten und entgangene Gewinne)

bestehen, die Elementarschäden mit einschließt. Eine Beratung bei einem Versicherungsmakler ist daher zu empfehlen.

Sind Sie sowohl gewerblich als auch privat Betroffener des Hochwassers?

Hier erhalten Sie weitere Unterstützung und Informationen hinsichtlich des Wohnraummietrechts:

Warnhinweis Gewerbeanmeldungs-Webseite

Der Deutsche Schutzverband gegen Wirtschaftskriminalität (DSW) hat eine Hinweismeldung zur Gewerbeanmeldungs-Webseite gewerbio.com veröffentlicht.

Angeboten wird die Unterstützung bei der Gewerbeanmeldung. Der Service vermittelt den Eindruck, als wäre eine vollumfängliche Gewerbeanmeldung unmittelbar über dessen Internetseite möglich. Allerdings erhielten die Interessenten im Nachgang lediglich einen „ausgefüllten Antrag“, mit welchem man nach Unterschrift selbst den Kontakt zum zuständigen Gewerbeamt suchen soll.

Unter der im Impressum angegebenen Berliner Adresse ist keine gewerbliche Meldung vorhanden. Im Kleingedruckten am Ende des Impressums taucht sodann der Hinweis auf, dass es sich bei der Gewerbio um eine in Hong Kong ansässige Firma handeln soll.

Alles Weitere, insbesondere zu den konkreten Verwicklungen mit Auslandsbezug, erhalten Sie in der ausführlichen Hinweismeldung des DSW.

Rechte und Pflichten des GmbH Geschäftsführers

Geschäftsführer fällen täglich Entscheidungen, die mit einem persönlichen Haftungsrisiko verbunden sind. Dabei ist das Risiko, für ein Fehlverhalten vom eigenen Unternehmen haftbargemacht zu werden, hoch. Dies ist unter anderem darauf zurückzuführen, dass Aufsichtsorgane wegen verschärfter Gesetze gezwungen sind, Geschäftsführer für Fehlverhalten in die Haftung zu nehmen.

Manager müssen daher ihre Pflichten und potentielle Gefahrenquellen ebenso kennen wie geeignete Strategien und Vorkehrungen zur Haftungsvermeidung. Im derzeitigen wirtschaftlichen Umfeld erfordert das zwingend auch eine Auseinandersetzung mit den Managerpflichten in der Krise des Unternehmens.

Das Seminar bietet einen Überblick über die Grundsätze und aktuelle Entwicklungen der Managerhaftung. Typische Haftungstatbestände einschließlich der Pflichten in der Krise werden anhand von Praxisbeispielen erläutert. Daneben werden Verhaltensregeln zur Haftungsvermeidung vorgestellt und praktische Tipps zur Risikovorsorge gegeben. Außerdem wird dargestellt, welche Haftungsrisiken über sog. D&O Versicherungen abgedeckt werden können und welche Gesichtspunkte bei Abschluss einer solchen Versicherung zu beachten sind.

Weitere Informationen und das Programm für den Termin am 20. Oktober finden Sie in der IHK-Datenbank.

Eintragungspflicht für (fast) alle Unternehmen im Transparenzregister

Stand: Januar 2024

Alle transparenzpflichtigen Rechtseinheiten, und damit (fast) alle Unternehmen, sind seit dem 1. August 2021 eintragungs- und meldepflichtig gegenüber dem Transparenzregister. Sofern Eintragungen noch nicht erfolgt sind, sollten diese dringend nachgeholt werden. Ansonsten drohen Bußgelder.

Betroffen sind gem. § 20 GwG alle juristischen Personen des Privatrechts (z.B. AG, GmbH und Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt)) und eingetragenen Personengesellschaften (z.B. OHG, KG, PartG) sowie gem. § 21 GwG auch nichtrechtsfähige Stiftungen, Trusts und vergleichbare Vereinigungen. Grundsätzlich nicht betroffen sind Einzelunternehmen, eingetragene Kaufleute (e.K.) und Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR), wobei letztere durch die Reform des Personengesellschaftsrechts (MoPeG) seit dem 1. Januar 2024 eintragungspflichtig werden können. Mit dem MoPeG können sich GbRs in ein neu zu schaffendes Gesellschaftsregister eintragen. Damit wird die GbR in der Form der sog. „eGbR“ zu den eingetragenen Personengesellschaften gehören und als solche ebenfalls in das Transparenzregister einzutragen sein.

Die Pflicht gilt auch für ausländische Vereinigungen, wenn sie sich verpflichten, Eigentum an einer im Inland gelegenen Immobilie zu erwerben oder sie aufgrund eines Rechtsvorgangs eine wirtschaftliche Beteiligung innehaben.

Die ursprünglich eingeführte Mitteilungsfiktion des § 20 Abs. 2 GwG a.F. gilt seit dem Inkraftreteten des Transparenzregister- und Finanzinformationsgesetzes (TraFinG Gw) nicht mehr, Übergangsfristen sind mittlerweile abgelaufen, d.h. alle Betroffenen müssen aktiv werden, unabhängig davon, ob sich die Angaben bereits aus anderen öffentlichen Registern (z. B. Handels-, Genossenschafts-, Partnerschaftsregister) ergeben.

Die transparenzpflichtigen Einheiten sind verpflichtet, ihren wirtschaftlich Berechtigten zu ermitteln und dem Transparenzregister aktiv mitzuteilen. Darüber hinaus sind sie verpflichtet, die Angaben aktuell zu halten und Änderungen ebenfalls an das Transparenzregister zu melden. Wirtschaftlich Berechtigte können nur natürliche Personen sein, in deren Eigentum oder unter deren Kontrolle die betreffende Vereinigung letztendlich steht. Mitteilungspflichtig sind folgende Angaben der wirtschaftlich Berechtigten: Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Wohnort, Wohnsitzland, Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses sowie die Staatsangehörigkeiten. Kann nach umfassender Prüfung kein wirtschaftlich Berechtigter ermittelt werden, gilt bei juristischen Personen des privaten Rechts und eingetragenen Personengesellschaften als wirtschaftlich Berechtigter der gesetzliche Vertreter, der geschäftsführende Gesellschafter oder der Partner des Vertragspartners.

Auf der Website des Transparenzregisters finden Sie weitere Informationen. Registerführende Stelle des Transparenzregisters ist die Bundesanzeiger Verlag GmbH. Ferner hat das Bundesverwaltungsamt als Aufsichtsbehörde Merkblätter und einen ausführlichen FAQ-Katalog veröffentlicht. Für Fragen zur Registrierung und zum Eintragungsprozess kann die registerführende Stelle unter den dort genannten Servicenummern kontaktiert werden.

Arbeitsbescheinigung

Stand: September 2023

Was ist eine Arbeitsbescheinigung und wofür wird diese benötigt?
Wie wird die Arbeitsbescheinigung bei der Agentur für Arbeit eingereicht?
Was wird inhaltlich mit der Arbeitsbescheinigung bescheinigt?
Gibt es eine Frist für die Übermittlung der Arbeitsbescheinigung?
Kann der Arbeitgeber die Arbeitsbescheinigung verweigern?
Was droht, wenn der Arbeitgeber die Arbeitsbescheinigung nicht übermittelt oder die Angaben fehlerhaft sind?

Wichtiger Hinweis für Arbeitgeber: Seit dem 1. Januar 2023 ist das elektronische Meldeverfahren BEA für alle Arbeitgeber verpflichtend. Seit diesem Stichtag ist es nicht mehr möglich, Arbeitsbescheinigungen ehemaliger Beschäftigter für die Beantragung von Arbeitslosengeld und Bescheinigungen über Nebeneinkünfte in Papierform an die Agentur für Arbeit zu übermitteln. Weitere Informationen zu der elektronischen Übermittlung finden Sie im Text.

Was ist eine Arbeitsbescheinigung und wofür wird diese benötigt?

Die Arbeitsbescheinigung wird benötigt, wenn ein sozialversicherungspflichtiges Beschäftigungsverhältnis endet und der ehemalige Beschäftigte Arbeitslosengeld beantragt. Der Arbeitgeber ist nach § 312 Sozialgesetzbuch Drittes Buch (SGB III) verpflichtet, die Arbeitsbescheinigung auszustellen und an die Agentur für Arbeit zu übermitteln. Die Verpflichtung besteht aber nur, wenn dies vom (ehemaligen) Beschäftigten oder der Agentur für Arbeit ausdrücklich verlangt wird. Auf Grundlage der Angaben in der Arbeitsbescheinigung trifft die Agentur für Arbeit die Entscheidung, ob und in welcher Höhe der (ehemalige) Beschäftigte Anspruch auf Arbeitslosengeld hat.

Daneben gibt es die Arbeitsbescheinigung nach § 57 Sozialgesetzbuch Zweites Buch (SGB II). Auf Verlangen der Agentur für Arbeit (Jobcenter) muss der Arbeitgeber in dieser Arbeitsbescheinigung Auskunft über alle Tatsachen geben, die für die Entscheidung über einen Leistungsanspruch nach SGB II erheblich sein können, etwa wenn Bürgergeld aufstockend zum Arbeitsentgelt beantragt wird. Zu dieser gesonderten Auskunft bzw. Bescheinigung werden Arbeitgeber in Praxis nur selten aufgefordert, weshalb im Folgenden auf diese nicht weiter eingegangen wird.

Wenn im Folgenden von „Arbeitsbescheinigung“ die Rede ist, ist hiermit die Arbeitsbescheinigung nach § 312 SGB III gemeint.

Wie wird die Arbeitsbescheinigung bei der Agentur für Arbeit eingereicht?

Seit dem 1. Januar 2023 ist das elektronische Meldeverfahren BEA (Bescheinigungen elektronisch annehmen) für alle Arbeitgeber verpflichtend, unabhängig von der Größe oder Branche des Unternehmens. Die Pflicht zur elektronischen Übermittlung gilt für alle sozialversicherungspflichtigen Beschäftigungsverhältnisse, die ab diesem Stichtag beendet werden.

Folgende Bescheinigungen müssen elektronisch über das BEA-Verfahren an die Agentur für Arbeit übermittelt werden:

Arbeitsbescheinigung nach § 312 SGB III
EU-Arbeitsbescheinigung nach § 312a SGB III (für den Leistungsbezug im Ausland)
Nebeneinkommensbescheinigung nach § 313 SGB III (für Bezieher von Arbeitslosengeld, Berufsausbildungsbeihilfe, Ausbildungsgeld, Übergangsgeld oder Kurzarbeitergeld, die einer Nebentätigkeit nachgehen)

Die elektronische Übermittlung der Daten an die Agentur für Arbeit über das BEA-Verfahren ist über zwei Kanäle möglich:

Über ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm: viele Entgeltabrechnungsprogramme bieten eine entsprechende Funktion an
Alternativ kann die elektronische Ausfüllhilfe sv.net genutzt werden: hier genügt die kostenlose Standard-Version

Achtung: Die Übermittlung auf anderem Wege (etwa in Papierform oder als PFD per E-Mail) ist nicht mehr zulässig und stellt zudem rechtlich eine Ordnungswidrigkeit dar.

Eine Ausnahme von der Pflicht zur elektronischen Übermittlung über BEA besteht nur für Arbeitsverhältnisse, die bis zum 31. Dezember 2022 endeten. In diesen Fällen können die Arbeitsbescheinigungen in Papierform bei der Agentur für Arbeit eingereicht (hierfür ist zwingend die Vorlage der Agentur für Arbeit zu verwenden) oder elektronisch über das BEA-Verfahren übermittelt werden. Arbeitsbescheinigungen nach § 57 SGB II können nicht über das elektronische BEA-Verfahren übermittelt werden. Diese werden von der Agentur für Arbeit als Vorlage zum Download bereitgestellt und können nur schriftlich eingereicht werden.

Nach Eingang der elektronischen Daten bei der Agentur für Arbeit über das BEA-Verfahren wird ein PDF-Dokument erzeugt. Dieses wird zu Dokumentationszwecken in der elektronischen Akte gespeichert. Gleichzeitig erhält der betreffende Arbeitnehmer im Rahmen der BEA von der Agentur für Arbeit einen Ausdruck der übermittelten Daten zugesandt. Damit entfallen seit dem 1. Januar 2023 die Informationspflicht für Arbeitgeber und das bis dahin geltende Widerspruchsrecht der Arbeitnehmer gegen die elektronische Übermittlung.

Weitere Informationen zum BEA-Verfahren finden sich auf der BEA-Portalseite der Bundesagentur für Arbeit. Fragen zur elektronischen Ausfüllhilfe sv.net beantwortet der Support von sv.net. Außerdem hat die Bundesagentur für Arbeit eine kostenfreie BEA-Hotline eingerichtet, die unter der Rufnummer 0800 4 5555 27 erreichbar ist.

Was wird inhaltlich mit der Arbeitsbescheinigung bescheinigt?

Inhaltlich erstreckt sich die Bescheinigungspflicht des Arbeitgebers auf alle Tatsachen, die für die Entscheidung der Agentur für Arbeit über den Anspruch auf Arbeitslosengeld erheblich sein können.

Arbeitgeber werden nach folgenden Angaben gefragt:

Daten des Arbeitgebers und Betriebs
Persönliche Daten des Arbeitnehmers
Beschäftigungszeitraum (Beginn und Ende), Art der Tätigkeit
Beitragspflicht zur Sozialversicherung
Angaben zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses (Gründe für die Kündigung oder Aufhebung des Arbeitsverhältnisses, Kündigungsfristen, Befristung, Freistellung)
Angaben zur wöchentlichen Arbeitszeit
Gezahlte Arbeitsentgelte, sonstige Vergütungen, Sonderzahlungen zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses (etwa eine Abfindung)

Grenzen der Bescheinigungspflicht bestehen nach der Rechtsprechung des Bundessozialgerichts (BSG) bei rechtlichen Wertungen. Diese dürfen vom Arbeitgeber nicht abverlangt werden.

Wichtig: Die Angaben müssen wahrheitsgemäß und vollständig gemacht werden.

Gibt es eine Frist für die Übermittlung der Arbeitsbescheinigung?

Es gibt keine gesetzlich vorgesehene Frist für die Übermittlung der Arbeitsbescheinigung. Sobald der (ehemalige) Beschäftigte oder die Agentur für Arbeit die Arbeitsbescheinigung anfordern, sollte der Arbeitgeber die Bescheinigung aber zeitnah übermitteln. Die Agenturen für Arbeit setzen oftmals Fristen von zwei bis vier Wochen, die einzuhalten sind.

Kann der Arbeitgeber die Arbeitsbescheinigung verweigern?

Nein, der Arbeitgeber darf die Ausgabe bzw. Übermittlung der Arbeitsbescheinigung nicht verweigern. Hierbei spielen weder die Kündigungsgründe eine Rolle noch anhängige Kündigungsschutzklagen. Auch etwaige Ansprüche gegen den (ehemaligen) Arbeitnehmer sind ohne Belang. Dem Arbeitgeber steht insoweit kein Zurückbehaltungsrecht zu.

Was droht, wenn der Arbeitgeber die Arbeitsbescheinigung nicht übermittelt oder die Angaben fehlerhaft sind?

Fehlerhafte Angaben können vom Arbeitgeber jederzeit korrigiert werden. Im Wege des neuen BEA-Verfahrens können Arbeitgeber bei inhaltlichen Fehlern oder wenn sich nachträglich Änderungen ergeben, den Datensatz neu ausfüllen und wieder an die Agentur für Arbeit übermitteln.

Ein fahrlässiger oder vorsätzlicher Verstoß gegen die Pflicht zur (rechtzeitigen) Ausstellung und Übermittlung (in elektronischer Form!) oder zur vollständigen und wahrheitsgemäßen Ausstellung stellt eine Ordnungswidrigkeit dar, die mit einer Geldbuße bis zu 2.000 Euro geahndet werden kann. Beträgt das Bußgeld mehr als 200 Euro, kann die rechtskräftige Bußgeldentscheidung in das Gewerbezentralregister eingetragen werden. Solche Eintragungen können bei der Entscheidung über eine Gewerbeuntersagung relevant werden.

Weigert sich der Arbeitgeber, eine Arbeitsbescheinigung zu übermitteln, kann der Arbeitnehmer auf Übermittlung klagen.

Zudem kann der Arbeitnehmer Schadensersatz vom Arbeitgeber verlangen, allerdings nur, wenn tatsächlich durch die schuldhaft ausgebliebene oder fehlerhafte Arbeitsbescheinigung ein Schaden entstanden ist, also der Arbeitnehmer kein oder ein niedrigeres Arbeitslosengeld erhalten hat.

Auch gegenüber der Agentur für Arbeit könnte sich der Arbeitgeber schadensersatzpflichtig machen, wenn er schuldhaft eine Arbeitsbescheinigung nicht, nicht richtig oder nicht vollständig ausfüllt und der Agentur für Arbeit ein Schaden entsteht, weil sie Arbeitslosengeld (teilweise) zu Unrecht gezahlt hat.

Warnmeldung für Wirtschaftsunternehmen im Handel

Betrügerische E-Mail-Bestellung: Zwischenhändler

Der beim Landeskriminalamt Baden-Württemberg eingerichteten Zentralen Ansprechstelle Cybercrime (ZAC) ist eine Betrugsvariante im E-Mail-Verkehr bekannt geworden. Dabei täuschen Betrugstäter die Identität tatsächlich existierender und namhafter Firmen vor und kontaktieren in Baden-Württemberg ansässige Unternehmen.

Ausführliche Informationen entnehmen Sie bitte der Meldung der Zentrale Ansprechstelle Cybercrime beim Landeskriminalamt Baden-Württemberg.

Warnung vor Fake-Rechnungen der Zentralen Zahlstelle Justiz

In letzter Zeit kommt es zu Massenaussendungen von täuschend echt aussehenden Zahlungsaufforderungen einer Zentralen Zahlstelle Justiz, angeblich von einem Amtsgericht mit offiziellem Wappen. Der angebliche Sitz ist unterschiedlich: mal Frankfurt, mal Berlin, mal Leipzig, mal Hamburg. Bei dem Frankfurter Formular ist auffallend, dass das Amtsgerichts-Wappen des Landes NRW abgedruckt ist.

Auffallend ist außerdem, dass die Kontoverbindung ins Ausland führt (italienische BAN) und das sehr kurzfristige Zahlungsziel (innerhalb weniger Tage).

Die ausführliche Meldung entnehmen Sie bitte der Webseite des Deutschen Schutzverband für Wirtschaftskriminalität (DSW).

Modernisierung der Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR)

Stand: Februar 2024

1. Einführung

Seit 1. Januar 2024 gelten neue gesetzliche Regelungen für die Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR). Die rechtlichen Änderungen gelten ohne Übergangsregelung auch für vor diesem Stichtag gegründete GbR.

Die Neuregelungen können sich deshalb auf bestehende Gesellschaftsverträge auswirken und Ergänzungen oder Änderungen erfordern. Gesellschafter sollten prüfen, ob Handlungsbedarf besteht. Insbesondere stellt sich die Frage, ob die Eintragung der GbR in das neu geschaffene Gesellschaftsregister erforderlich oder sinnvoll ist. Die Eintragung im Gesellschaftsregister wird für manche GbR zur Voraussetzung, um handlungsfähig zu bleiben.

Mit dem Gesetz zur Modernisierung des Personengesellschaftsrechts (MoPeG) wurden teils neue Regeln für die GbR eingeführt. Auch geltendes Recht, das durch Rechtsfortbildung in den vergangenen Jahrzehnten entstanden ist, wurde in den Gesetzestext des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) übernommen. Der weitgehend überarbeitete Text regelt die GbR klarer und ist leichter verständlich.

Zwei Kernstücke der Reform sind die Regelung der Rechtsfähigkeit der GbR als Außengesellschaft und das neue Gesellschaftsregister für die eGbR.

2. Rechtsfähige und nichtrechtsfähige GbR

Die Regelungen des BGB unterscheiden jetzt ausdrücklich zwischen einer rechtsfähigen und nichtrechtsfähigen GbR. Zuvor wurde die Rechtsfähigkeit der GbR nur durch die Rechtsprechung anerkannt.

Die nichtrechtsfähige GbR (auch: Innengesellschaft) wird nicht unternehmerisch tätig, sie nimmt nicht am Rechtsverkehr teil, sondern dient den Gesellschaftern nur zur Ausgestaltung ihrer Rechtsverhältnisse untereinander. Im Folgenden wird auf die Innengesellschaft nicht weiter eingegangen.

Die rechtsfähige GbR (auch: Außen-GbR, Außengesellschaft) nimmt dagegen am Rechtsverkehr teil. Sie ist Trägerin von Rechten und Pflichten. Dies bedeutet, dass die GbR selbst Vertragspartnerin ist und Schuldnerin oder Gläubigerin daraus folgender Ansprüche wird. Das Vermögen der GbR wird der Gesellschaft selbst zugeordnet, das früher geltende Gesamthandsprinzip ist somit entfallen. Die GbR ist im Zivilprozess parteifähig und kann in eigenem Namen klagen oder verklagt werden. Daneben ist die Klage gegen einzelne Gesellschafter weiterhin möglich.

Die GbR gilt als rechtsfähig, wenn sie nach dem gemeinsamen Willen der Gesellschafter am Rechtsverkehr teilnehmen soll. Die Rechtsfähigkeit wird vermutet, wenn der Gegenstand der GbR der Betrieb eines Unternehmens unter gemeinschaftlichem Namen ist.

Neu ist, dass die GbR im Verhältnis zu Dritten erst entsteht, sobald sie mit Zustimmung aller Gesellschafter am Rechtsverkehr teilnimmt, spätestens aber mit ihrer Eintragung im Gesellschaftsregister.

3. Eintragung in das Gesellschaftsregister

Das Gesellschaftsregister ist ein neu geschaffenes Register für die GbR, geführt wird es von den Amtsgerichten, die auch für die Handels-, Genossenschafts-, Partnerschafts- und Vereinsregister zuständig sind.

Es besteht zwar keine allgemeine Eintragungspflicht für die GbR, diese steht weiterhin als einfache, formlos zu gründende Gesellschaftsform zur Verfügung. In bestimmten Fällen wird jedoch die Eintragung in das Gesellschaftsregister zu einem faktischen Zwang, da die GbR die Registrierung vornehmen muss, um ihre Handlungsfähigkeit zu behalten.

Soweit die Eintragung nicht zwingend ist, haben die Gesellschafter grundsätzlich die Wahl, ob sie die GbR freiwillig in das neue Gesellschaftsregister eintragen und den dafür erforderlichen Formalismus in Kauf nehmen: Die notarielle Anmeldung zur Eintragung in das Gesellschaftsregister verursacht Aufwand und Kosten. Jede Änderung, z.B. im Gesellschafterbestand, der Vertretungsbefugnis oder dem Sitz der eingetragenen GbR (eGbR), muss notariell angemeldet werden. Die Rückkehr der eGbR zu einer nicht registrierten GbR durch Löschung im Gesellschaftsregister ist nicht möglich. Vielmehr muss die eGbR liquidiert werden, um die Löschung im Gesellschaftsregister herbeizuführen. Die eGbR kann aber auch ihren Status wechseln und eine andere Rechtsform annehmen, die z.B. im Handelsregister eingetragen wird.

Die Eintragung hat einige Vorteile, beispielsweise wird die Teilnahme der eGbR am Geschäftsverkehr erleichtert. Denn das Gesellschaftsregister ist als öffentliches Register für jeden kostenlos einsehbar, um wesentliche Informationen der eGbR abzurufen. Der Inhalt des Gesellschaftsregisters genießt den öffentlichen Schutz des guten Glaubens auf die Richtigkeit des Inhaltes. Mit der Registerpublizität entsteht Transparenz über die Existenz und Identität der GbR. Damit wird auch der Nachweis der Vertretungsbefugnis der Gesellschafter im Geschäftsverkehr vereinfacht. Ohne Registerpublizität kann die Vertretungsbefugnis der Gesellschafter nur durch Vorlage des Gesellschaftsvertrages oder Vollmachten offenbart werden. Die Registrierung bringt somit mehr Rechtssicherheit und stärkt das Vertrauen der Vertragspartner.

Die Eintragung einer GbR im Gesellschaftsregister verändert ihren Status als Kleingewerbe im Übrigen nicht, sie wird dadurch nicht zu einem kaufmännischen Handelsgewerbe.

4. Beispiele für die faktische Eintragungspflicht

Als Faustregel gilt: Will die GbR über Rechte verfügen, für die eine Eintragungspflicht in ein öffentliches Register besteht, beispielsweise dem Handelsregister, ist die Eintragung im Gesellschaftsregister zwingend. Damit hängt die Wirksamkeit oder Durchführung bestimmter rechtlicher Handlungen von der Registrierung der GbR im Gesellschaftsregister ab. Dies gilt für folgende Sachverhalte:

4.1 Im Grundbuch eingetragene GbR

Der Erwerb, die Veräußerung oder die Verfügung über Grundstücksrechte durch eine GbR ist materiellrechtlich nur wirksam, wenn die Eintragung der Rechtsänderung im Grundbuch erfolgt. Seit 1. Januar 2024 kann die Eintragung von Grundstücksrechten im Grundbuch daher nur noch dann vollzogen werden, wenn die GbR zuvor in das Gesellschaftsregister eingetragen wurde. Dies bedeutet: Ohne Eintragung im Gesellschaftsregister ist z. B. der Eigentumserwerb an einem Grundstück nicht mehr möglich.

Zu beachten ist, dass es keine Übergangsregeln für bereits im Grundbuch eingetragene GbR gibt. Die Registrierung im Gesellschaftsregister ist auch für vor dem 1. Januar 2024 entstandene GbR zwingend, um über ihre Immobilienrechte zu verfügen.

Für eine GbR, die vor dem Stichtag im Grundbuch eingetragen wurde, besteht jedoch keine unmittelbare Pflicht, sich am 1. Januar 2024 im Gesellschaftsregister eintragen zu lassen. Die Eintragung muss aber spätestens dann erfolgen, wenn eine Veränderung im Grundbuch notwendig wird.

4.2 GbR als Gesellschafterin

Die GbR kann sich als Gesellschafterin an anderen Gesellschaften beteiligen, wie z. B. einer GbR, OHG, KG, GmbH usw. Neu ist, dass eine GbR seit 1. Januar 2024 zwingend im Gesellschaftsregister eintragen sein muss, damit ihre Gesellschafterstellung oder entsprechende Änderungen im jeweiligen Register, etwa dem Handelsregister, eingetragen werden können. Im Einzelnen gilt seit 1. Januar 2024:

Eine GbR kann zwar rechtlich wirksam einen Anteil an einer eingetragenen GbR, OHG oder KG erwerben. Ohne ihre Eintragung im Gesellschaftsregister wird die GbR jedoch nicht als Gesellschafterin einer eingetragenen GbR im Gesellschaftsregister, oder als Gesellschafterin einer KG oder OHG im Handelsregister eingetragen. Somit fehlt die Publizität des Gesellschaftsverhältnisses. Gefährlich kann dies dann werden, wenn eine GbR als Kommanditist an einer KG beteiligt werden soll: Ohne Eintragung der GbR in das Handelsregister droht die unbeschränkte Haftung der Gesellschafter, wenn die KG am Geschäftsverkehr teilnimmt.
Veräußert eine nicht eingetragene GbR einen Anteil, beispielsweise an einer OHG, so dürfte die Löschung der nicht im Gesellschaftsregister eingetragenen GbR als Gesellschafterin aus dem Handelsregister der OHG möglich sein.
Wenn eine nicht eingetragene GbR Gesellschafterin einer OHG oder KG ist, und sich der Gesellschafterbestand der GbR ändert, muss die Änderung im Handelsregister der OHG oder KG eingetragen werden. Dies ist nur möglich, wenn die GbR zuvor im Gesellschaftsregister eingetragen worden ist.
Der Verkauf eines GmbH-Anteils durch eine nicht eingetragene GbR kann nicht in die Gesellschafterliste, welche im Handelsregister hinterlegt ist, eingetragen werden. Dasselbe gilt für den Erwerb eines GmbH Anteils. Dies ist problematisch, da die Gesellschafterliste Legitimationswirkung besitzt: Die GbR gilt gegenüber der GmbH erst als Gesellschafterin, wenn die Eintragung in die Gesellschafterliste erfolgt ist. So lange ist die GbR z. B. von der Beschlussfassung in der Gesellschafterversammlung der GmbH ausgeschlossen.

Für eine GbR, die vor dem 1. Januar 2024 gegründet wurde, besteht zunächst kein unmittelbare Eintragungspflicht. Erst bei einer Veränderung der oben genannten Gesellschaftsverhältnisse muss die GbR im Gesellschaftsregister eingetragen werden, damit die Aktualisierung in den anderen Registern eintragen werden kann.

4.3 Sonstige Fälle

Will eine GbR Namensaktien einer Aktiengesellschaft (AG) erwerben, muss diese im Gesellschaftsregister eingetragen worden sein, damit sie auch im Aktienregister als Aktionärin registriert werden kann. Der Kauf der Namensaktie ist zwar wirksam, allerdings gelten nur die im Aktienregister eingetragenen Gesellschafter als stimm- und dividendenberechtigt. Verkauft eine GbR Namensaktien einer AG, muss die GbR zuvor im Gesellschaftsregister eingetragen sein, damit sie im Aktienregister gelöscht werden kann.
Will eine GbR Rechte an eingetragenen Schiffen erwerben, so sieht das Gesetz die Registrierung der GbR im Gesellschaftsregister vor der Eintragung im Schiffsregister vor.

Für eine GbR, die vor dem 1. Januar 2024 gegründet wurde, besteht zunächst kein unmittelbarer Handlungsbedarf. Erst bei einer Veränderung der Gesellschaftsverhältnisse muss die GbR im Gesellschaftsregister eingetragen werden, um die Aktualisierung in den anderen Registern eintragen zu können.

5. Ablauf der Eintragung

Die Eintragung in das Gesellschaftsregister setzt eine notariell beglaubigte Anmeldung durch sämtliche Gesellschafter voraus. Die Anmeldung muss bestimmte Angaben zur Gesellschaft enthalten: Name der Gesellschaft, Sitz und Anschrift in einem Mitgliedsstaat der Europäischen Union. Ferner soll der Unternehmensgegenstand angegeben werden, soweit er sich nicht aus dem Namen der Gesellschaft ergibt.

Die Gesellschafter müssen ihren Namen, Vornamen, das Geburtsdatum und den Wohnort angeben. Sind Gesellschafter juristische Personen oder rechtsfähige Personengesellschaften, muss die Firma oder der Name, die Rechtsform, der Sitz und, soweit gesetzlich vorgesehen, das zuständige Register und die Registernummer angegeben werden. Die Anmeldung muss auch Angaben zur Vertretungebefugnis der Gesellschafter und die Versicherung enthalten, dass die Gesellschaft nicht bereits im Handels- oder Partnerschaftsregister eingetragen ist.

Nicht erforderlich – aber empfehlenswert – ist ein schriftlicher Gesellschaftsvertrag, eine notarielle Beurkundungspflicht besteht nicht.

Ändert sich der Name der eingetragenen Gesellschaft, der Sitz, die Vertretungsbefugnis der Gesellschafter oder tritt ein Gesellschafter aus oder ein, muss dies beim Gesellschaftsregister notariell zur Eintragung angemeldet werden. Die Anmeldungen sind grundsätzlich von sämtlichen Gesellschaftern vorzunehmen. Ändert sich die Anschrift der GbR, so kann dies von der Gesellschaft selbst angemeldet werden.

Mit der Eintragung im Gesellschaftsregister und der vom Gesetz vorgesehene Einbindung des Notars entstehen Notar- und Registergebühren in Höhe von ca. 300 Euro.

6. Besonderheiten der eGbR gegenüber der GbR

6.1 Name der eGbR

Mit ihrer Eintragung im Gesellschaftsregister ist die GbR verpflichtet, den Namenszusatz „eingetragene Gesellschaft bürgerlichen Rechts“ oder „eGbR“ zu führen. Andere Rechtsformzusätze sind unzulässig. Sofern keine natürliche Person als Gesellschafter haftet, weil z. B. alle Gesellschafter GmbHs sind, muss zusätzlich eine Kennzeichnung der Haftungsbeschränkung erfolgen, wie z. B. GmbH & Co. eGbR.

Der Name der GbR kann aus den Namen eines oder mehrerer Gesellschafter, einer Fantasiebezeichnung oder in Kombination mit einer Sach- oder Branchenbezeichnung gebildet werden. Die Zulässigkeit des Namens der eGbR orientiert sich an den firmenrechtlichen Vorschriften, insbesondere § 18 HGB. Demnach muss der Name Kennzeichnungs- und Unterscheidungskraft besitzen und darf nicht zu einer wesentlichen Irreführung geeignet sein. Außerdem muss sich der Name der eGbR deutlich von bereits bestehenden Unternehmen mit demselben Sitz abheben, die bereits in einem Register eingetragen wurden. Das Registergericht prüft die Zulässigkeit des Namens der eGbR nach den genannten Gesichtspunkten. Um zu vermeiden, dass das Registergericht den gewählten Namen wegen rechtlicher Mängel ablehnt, bietet die IHK Region Stuttgart für eGbR, die ihren Sitz im Kammerbezirk der IHK Region Stuttgart haben, eine kostenlose Prüfung des Namens an. Für die Prüfung steht Ihnen unser Online Service zur Verfügung.

Für die nicht eingetragene GbR besteht weiterhin keine Pflicht, einen Rechtsformzusatz zu führen. Da z. B. das Kürzel GbR über die Rechtsform aufklärt, ist die Verwendung aber empfehlenswert. Im Übrigen darf auch die GbR einen Namen führen, eine spezielle gesetzliche Regelung dazu gibt es jedoch nicht. Zur Namenbildung kommen wiederum die Namen der Gesellschafter, eine Branchenbezeichnung, eine Fantasiebezeichnung oder eine Kombination daraus in Frage. Eine Prüfung der Zulässigkeit des Namens findet nicht statt. Die Grenzen der Namenswahl ergeben sich aus dem wettbewerbsrechtlichen Irreführungsverbot und bestehenden Schutzrechten Dritter. Zu beachten ist, dass die ausgeschriebenen Vor- und Nachnamen der Gesellschafter in Geschäftsbriefen enthalten sein müssen.

6.2 Sitz der eGbR

Die Gesellschafter können einen beliebigen Ort als Sitz im Inland vereinbaren (sog. Vertragssitz), auch wenn es sich dort nicht um den Verwaltungssitz handelt, an dem die Geschäfte tatsächlich geführt werden. Dadurch wird es der eGbR möglich, die gesamte Geschäftstätigkeit ins Ausland zu verlegen.

Für die nicht eingetragene GbR gilt dieses Privileg nicht, ihr Sitz muss an dem inländischen Ort sein, an dem deren Geschäfte tatsächlich geführt werden (Verwaltungssitz).

6.3 Publizität der Vertretungsbefugnis

Bisher war Voraussetzung für die Vertretungsbefugnis der Gesellschafter gegenüber Dritten, dass diese zugleich zur Geschäftsführung befugt sind. Dabei ging das BGB vom Regelfall der gemeinschaftlichen Geschäftsführung aus, falls keine abweichenden Regelungen getroffen wurden.

Künftig geht das Gesetz als Regelfall von einer Gesamtvertretungsbefugnis aus, ohne eine Verknüpfung mit der Geschäftsführungsbefugnis. Die Gesellschafter können von der Regel abweichen und andere Vertretungsregelungen vereinbaren.

Für eGbR vereinfacht sich die Teilnahme am Geschäftsverkehr: Da die Vertretungsbefugnis der Gesellschafter im Gesellschaftsregister eingetragen wird, genießt diese Registerpublizität, der Rechtsverkehr kann sich somit einfach und rechtssicher über die Vertretungsbefugnis informieren. Gesellschafter der nicht eingetragenen GbR können dagegen eine bestehende Einzelvertretungsbefugnis nur gesondert nachweisen, etwa mit einer Vollmacht.

6.4 Transparenzregister Mitteilungspflicht

Mit der Registrierung der eGbR im Gesellschaftsregister ist diese verpflichtet, den bzw. die wirtschaftlich Berechtigten sowie darauf bezogene Änderungen im Transparenzregister einzutragen. Für die nicht eingetragene GbR gilt dies nicht.

6.5 Gewerbeanmeldung

Wer den selbständigen Betrieb eines stehenden Gewerbes, einer Zweigniederlassung oder einer unselbständigen Zweigstelle anfängt, muss dies der zuständigen Behörde gleichzeitig anzeigen (vgl. § 14 GewO). Anzeigepflichtig sind bei Personengesellschaften wie der GbR die geschäftsführungsberechtigten Gesellschafter. Die Personengesellschaft GbR selbst ist bislang gewerberechtlich nicht anerkannt.

6.6 Steuerrecht

Nach der Gesetzesbegründung zum MoPeG sind Änderungen an den ertragsteuerlichen Grundsätzen bei der Besteuerung von Personengesellschaften nicht verbunden. Auf Ebene der Einkommensteuer bleibt es für die Personengesellschaften grundsätzlich beim Transparenzprinzip, also der ertragssteuerrechtlichen Besteuerung auf Ebene des Gesellschafters. § 15 Abs. 1 Nr. 2 EStG bleibt unverändert. Soweit in den einzelnen Steuergesetzen von Gesamthandsvermögen gesprochen wird, soll dies bei rechtsfähigen Personengesellschaften dahingehend zu verstehen sein, dass damit das Vermögen der Gesellschaft in Abgrenzung zum Vermögen des Gesellschafters (Sonderbetriebsvermögen) gemeint ist. Dessen ungeachtet wird in der Fachwelt über Auswirkungen auf die Ertrags-, Erbschaft- und Grunderwerbsteuer durch den Wegfall der Gesamthand diskutiert. Dies hat der Gesetzgeber aufgegriffen und mit dem Kreditzweitmarktförderungsgesetz verschiedene steuerliche Regelungen an die mit dem MoPeG zum Jahreswechsel eingetretenen Rechtsänderungen angepasst: So gilt über einen neuen § 24 Grunderwerbsteuergesetz (GrEStG) die rechtsfähige Personengesellschaft- befristet bis zum 31. Dezember 2026- als Gesamthand. Die §§ 5 und 6 GrEStG blieben dadurch bis auf Weiteres anwendbar. Durch die Anpassung werden laufende Nachbehaltensfristen nicht verletzt.

Mit dem Inkrafttreten des Gesetzes zur Modernisierung des Körperschaftsteuerrechts (KöMoG) besteht seit dem 1. Januar 2022 für Personenhandelsgesellschaften, wie OHG und KG, die Möglichkeit, auf unwiderruflichen Antrag zur Körperschaftsbesteuerung zu wechseln. Einzelunternehmen und andere Personengesellschaften, insbesondere GbRs, fallen dagegen bisher nicht in den Anwendungsbereich des § 1a KStG. Mit dem Wachstumschancengesetz soll eine Ausweitung der Körperschaftsteueroption erfolgen. Danach sollen künftig alle Personengesellschaften die Möglichkeit erhalten zu optieren. Mit dem Abschluss des Gesetzgebungsverfahrens wird erst im ersten Quartal 2024 gerechnet.

Umsatzsteuerlich ergeben sich durch das MoPeG keine Änderungen. Die Personengesellschaft ist umsatzsteuerlicher Unternehmer.

7. Kaufmannseigenschaft, Statuswechsel und Umwandlung

Die stetige Veränderung der wirtschaftlichen Rahmenbedingungen kann dazu führen, dass die GbR und eGbR nicht mehr die optimale Gesellschaftsform ist und eine Anpassung der Rechtsform notwendig wird. Die GbR und eGbR haben dabei unterschiedliche Optionen, dazu einige Beispiele:

7.1 Vom Kleingewerbe zum Handelsgewerbe

Wächst das Unternehmen, kann aus einer anfänglich kleingewerblichen GbR ein kaufmännischer Geschäftsbetrieb werden. Die GbR wird in diesem Fall „automatisch“ zu einer OHG und muss in das Handelsregister eingetragen werden. Die Eintragungspflicht ist Folge der Kaufmannseigenschaft. Daneben ist es möglich, dass die GbR sich in einer anderen Rechtsform organisiert, z. B. einer KG oder GmbH.

Bei der eGbR löst der Wechsel des Geschäftsumfangs vom Kleingewerbe zum kaufmännischen Geschäftsbetrieb ebenfalls eine Handlungspflicht aus: Die eGbR muss bei dem Registergericht, bei dem sie eingetragen ist, einen Statuswechsel anmelden, z. B. in eine OHG oder KG. Der Statuswechsel wird im Handelsregister eingetragen. Daneben könnte sich die eGbR auch in eine andere Rechtsform umwandeln, etwa eine GmbH.

7.2 Freiwillige Eintragung als OHG im Handelsregister

Eine kleingewerbliche GbR ist berechtigt, aber nicht verpflichtet, sich freiwillig als OHG in das Handelsregister eintragen zu lassen. Mit der Eintragung im Handelsregister wird aus der kleingewerblichen GbR ein kaufmännisches Unternehmen. Für die OHG gelten die Regelungen des Handelsgesetzbuches (HGB), insbesondere die kaufmännische Buchführungspflichten. Wurde die Eintragung der OHG im Handelsregister vollzogen, gibt es künftig kein Zurück mehr in die GbR, indem die OHG einfach im Handelsregister gelöscht wird. Anders als vor der Reform kann die OHG nur durch einen Statuswechsel zu einer eingetragenen GbR werden. Der Weg in die nicht eingetragene GbR ist ihr versperrt.

Möchte eine kleingewerbliche eGbR sich freiwillig als OHG oder KG im Handelsregister eintragen lassen, ist dazu wiederum die Eintragung eines entsprechenden Statuswechsels erforderlich. Auch hier gilt: Ein Zurück in die nicht eingetragene GbR ist nicht möglich.

7.3 Verschmelzung, Spaltung, Formwechsel

Das Umwandlungsgesetz (UmwG) erleichtert Gesellschaften durch spezielle Regelungen ihre Rechtsform umzustrukturieren oder zu wechseln. Ein Vorteil des UmwG ist beim Formwechsel in eine andere Gesellschaftsform z. B. das Identitätsprinzip und die Gesamtrechtsnachfolge. Die rechtliche und wirtschaftliche Kontinuität des Rechtsträgers bedeuten, dass alle Aktiva und Passiva, Eigentum und Besitz sowie Rechte und Verträge des Ausgangsunternehmens „automatisch“ auf die neue Rechtsform übergehen.

Nur die eGbR ist ein umwandlungsfähiger Rechtsträger im Sinne des UmwG. Sie kann sich an einer Verschmelzung und Spaltung beteiligen und ihre Rechtform z. B. in eine GmbH umwandeln. Für die nicht registrierte GbR steht das UmwG nicht zur Verfügung, wenn eine Änderung der Rechtsform beabsichtigt ist.

8. Anpassungsbedarf für bestehende GbR-Verträge prüfen

Soweit durch die Reform nur geltendes Recht neu in das BGB aufgenommen wurde, besteht kein konkreter Handlungsbedarf für vor dem 1. Januar 2024 gegründete GbR. Beispielsweise wurden in das BGB nun ausdrückliche Regelungen zur Notgeschäftsführung, § 715a BGB, Gesellschafterklage, § 715b BGB und unbeschränkten Gesellschafterhaftung, §§ 721 – 721b BGB, aufgenommen, ohne dass dabei die geltende Rechtslage verändert wird, diese wurde lediglich konsolidiert.

Anderes gilt jedoch bei den ab 1. Januar 2024 geltenden neuen Regelungen, die eine neue Rechtslage bewirkt haben. Gesellschafter einer bestehenden GbR sollten deshalb prüfen, ob ihr Gesellschaftsvertrag noch passt. Neu sind z. B. die Folgen des Ausscheidens von Gesellschaftern, die nach altem Recht zu einer Auflösung der GbR geführt haben.

Ein Beispiel: Nach früherem Recht war der Tod eines Gesellschafters ein gesetzlicher Auflösungsgrund für die GbR. Wenn die Gesellschafter die Auflösung nicht wollten, sondern die GbR mit den übrigen Gesellschaftern fortgesetzt werden sollte, war eine ausdrückliche Vereinbarung dazu im Gesellschaftsvertrag erforderlich.

Seit dem 1. Januar 2024 gilt genau das Gegenteil: Der Tod eines Gesellschafters ist kein gesetzlicher Auflösungsgrund mehr, sondern führt nur zum Ausscheiden des Gesellschafters, die GbR besteht also fort. Wenn die Gesellschafter möchten, dass die Gesellschaft beim Tod eines Gesellschafters aufgelöst wird, muss dies im Gesellschaftsvertrag festgelegt werden.

Die Neuregelung erfasst auch alte GbR-Gesellschaftsverträgen, die vor dem 1. Januar 2024 abgeschlossen wurden. Deshalb muss geprüft werden, ob Anpassungsbedarf besteht. Wurde damals bewusst keine vom Gesetz abweichende Regelung aufgenommen, weil beim Tod eines Gesellschafters die gesetzliche Rechtsfolge „Auflösung“ eintreten sollte, und soll dies auch nach dem 1. Januar 2024 für die GbR gelten, muss der Gesellschaftsvertrag um eine ausdrückliche Regelung ergänzt werden, damit die Rechtsfolge „Auflösung“ weiterhin eintritt.

Vergleichbares gilt bei der

Kündigung der Mitgliedschaft durch Gesellschafter
Kündigung durch Pfändungsgläubiger
Insolvenz eines Gesellschafters

Diese Auflösungsgründe gelten nach neuem Recht nicht mehr und führen nur zu einem Ausscheiden des Gesellschafters unter Fortbestand der Gesellschaft.

Gesellschafter, die nicht wollen, dass die neuen Regeln für ihren Gesellschaftsvertrag gelten, müssen eine wichtige Frist im Auge behalten, Artikel 229, § 61 EGBGB: Die vor dem 1. Januar 2024 geltenden Auflösungstatbestände sind mangels anderweitiger vertraglicher Vereinbarung weiter anzuwenden, wenn ein Gesellschafter bis zum 31. Dezember 2024 die Anwendung dieser Vorschriften gegenüber der Gesellschaft schriftlich verlangt, bevor innerhalb dieser Frist ein zur Auflösung der Gesellschaft oder zum Ausscheiden eines Gesellschafters führender Grund eintritt. Das Verlangen kann durch einen Gesellschafterbeschluss zurückgewiesen werden.

9. Auf einen Blick: Unterschiede der GbR zur eGbR

GbR	eGbR
Keine Eintragung im Gesellschaftsregister	Eintragung im Gesellschaftsregister
Gründung ohne Formalismen und Gründungskosten	Notarielle Beglaubigung der Anmeldung zur Eintragung in das Gesellschaftsregister; Notar- und Registergebühren
Rechtsformzusatz „GbR“ ist freiwillig	Rechtsformzusatz „eGbR“ oder eingetragene Gesellschaft bürgerlichen Rechts ist Pflicht
Namensschutz örtlich, i. d. R. auf den Sitz beschränkt	Namensschutz örtlich i. d. R. auf den Sitz beschränkt. Der Name kann mit dem Geschäftsbetrieb veräußert und vom Erwerber fortgeführt werden. Es gelten die firmenrechtlichen Regelungen des HGB
Nachweis der Vertretungsbefugnis durch Vorlage einer Vollmacht oder des Gesellschaftsvertrags	Nachweis der Vertretungsbefugnis durch Registerpublizität
Nachweis der Existenz der GbR und ihrer Gesellschafter durch Gesellschaftsvertrag und ggf. zusätzliche Erklärungen	Registerpublizität und Schutz des guten Glaubens des Gesellschaftsregisters
Teilnahme am Geschäftsverkehr ohne Vorteile der Registerpublizität	Teilnahme am Geschäftsverkehr wird durch Registerpublizität vereinfacht
Ansehen der GbR könnte gegenüber der eGbR leiden	Seriösitätsvorsprung der eGbR durch Registerpublizität
Keine Mitteilungspflicht an das Transparenzregister	Mitteilungspflicht an das Transparenzregister
UmwG nicht anwendbar	UmwG anwendbar
Sitz = Verwaltungssitz	freie Sitzwahl
Liquidation ohne notarielle Formalismen	i. d.R. notarielle Anmeldung der Liquidation, Liquidatoren und Löschung zur Eintragung in das Gesellschaftsregister

Whistleblowing: Das Hinweisgeberschutzgesetz ist da

Stand: Juli 2023

Gesetzgebungsziel und aktueller Stand
Wer kann Hinweisgeber sein?
Welche Verstöße können von Hinweisgebern gemeldet werden?
Welche Unternehmen müssen zu welchem Zeitpunkt interne Meldekanäle einrichten?
Was ist bei der Einrichtung und beim Betrieb interner Meldekanäle zu beachten?
Welche Möglichkeiten der Meldung haben Hinweisgeber?
Wie werden Hinweisgeber geschützt?
Welche Sanktionen drohen bei Verstößen gegen das HinSchG?
Checkliste: Was müssen Unternehmen jetzt tun?

Gesetzgebungsziel und aktueller Stand

Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ist die deutsche Umsetzung der sog. EU-Whistleblower-Richtlinie (Richtlinie (EU) 2019/1937 des Europäischen Parlaments und des Rates der Europäischen Union vom 23. Oktober 2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden).

Ziel des HinSchG ist der Schutz von Personen, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben und diese melden. Das HinSchG verbietet jegliche Repressalien gegenüber hinweisgebenden Personen (sog. Whistleblowern) und verpflichtet Unternehmen, sichere Kanäle für die Meldung von Missständen einzurichten.

Update Juli 2023: Das HinSchG wurde am 2. Juni 2023 im Bundesgesetzblatt verkündet und ist am 2. Juli 2023 in Kraft getreten.

Welche Vorgaben das HinSchG beinhaltet und was Unternehmen jetzt tun müssen, erfahren Sie im nachfolgenden Text.

Wer kann Hinweisgeber sein?

Der Bereich der Personen, der nach dem HinSchG geschützt ist, ist weit gefasst und umfasst alle natürlichen Personen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben und diese melden (hinweisgebende Personen), insbesondere:

Beschäftigte, auch bereits ausgeschiedene Beschäftigte, Stellenbewerber, Praktikanten, Leiharbeitnehmer
Selbstständige, die Dienstleistungen erbringen, Freiberufler, Auftragnehmer, Unterauftragnehmer, Lieferanten und deren Mitarbeiter
Anteilseigner und Personen in Leitungsgremien

Hinweis: Nach § 16 Absatz 1 HinSchG müssen die internen Meldekanäle mindestens den eigenen Beschäftigten sowie Leiharbeitnehmern offenstehen, die dem Unternehmen überlassen sind. Die zur Einrichtung verpflichteten Unternehmen können selbst entscheiden, ob das Meldeverfahren darüber hinaus auch (außenstehenden) Personen, die im Kontakt zum Unternehmen stehen, offenstehen soll.

Darüber hinaus werden auch Personen geschützt, die die hinweisgebende Person unterstützen sowie Personen, die zwar nicht selbst die Meldung erstatten, aber Gegenstand der Meldung oder sonst von der Meldung betroffen sind.

Welche Verstöße können von Hinweisgebern gemeldet werden?

Nicht jede Meldung einer Verletzung von Rechtsvorschriften ist vom HinSchG umfasst. Der unter § 2 HinSchG geregelte Schutzbereich ist aber sehr weit gefasst. Hinweisgebende Personen genießen den Schutz des HinSchG, wenn sie Verstöße gegen folgende Vorschriften melden:

Verstöße gegen Strafvorschriften: Dies umfasst jede Strafnorm nach deutschem Recht.
Verstöße, die mit einem Bußgeld bedroht sind (also Ordnungswidrigkeiten), wenn die verletzte Norm dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane dient. Darunter fallen beispielswese Vorschriften aus den Bereichen des Arbeits- und Gesundheitsschutzes, Verstöße gegen das Mindestlohngesetz oder Bußgeldvorschriften, die Verstöße gegen Aufklärungs- und Auskunftspflichten gegenüber Organen der Betriebsverfassung wie Betriebsräten sanktionieren.
Darüber hinaus sind alle Verstöße gegen Rechtsvorschriften des Bundes und der Länder umfasst, die zur Umsetzung bestimmter europäischer Regelungen getroffen wurden, sowie Verstöße gegen unmittelbar geltende EU-Rechtsakte in einer Vielzahl verschiedener Bereiche, etwa: Regelungen zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, Vorgaben zur Produktsicherheit, Vorgaben zur Verkehrssicherheit, Vorgaben zur Beförderung gefährlicher Güter, Vorgaben zum Umwelt- und Strahlenschutz, Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit, Qualitäts- und Sicherheitsstandards bei Arzneimitteln und Medizinprodukten, Regelungen des Verbraucherschutzes, Regelungen des Datenschutzes und der Sicherheit in der Informationstechnik, Regelungen des Vergaberechts, Regelungen zur Rechnungslegung bei Kapitalgesellschaften, Regelungen im Bereich des Wettbewerbsrechts etc.
Zuletzt wurde der sachliche Anwendungsbereich auf Äußerungen von Beamtinnen und Beamten ausgeweitet, die einen Verstoß gegen die Pflicht zur Verfassungstreue darstellen (wohl aufgrund der Geschehnisse um die “Reichsbürger-Razzia”).

Hinweis: Voraussetzung ist immer, dass sich die Verstöße auf den Beschäftigungsgeber/das Unternehmen oder eine andere Stelle beziehen müssen, mit dem oder mit der die hinweisgebende Person selbst in beruflichem Kontakt stand oder steht (§ 3 Absatz 3 HinSchG).

Welche Unternehmen müssen zu welchem Zeitpunkt interne Meldekanäle einrichten?

Unternehmen mit in der Regel mindestens 250 Beschäftigten müssen die Vorgaben nach dem HinSchG spätestens bis zum 2. Juli 2023 umgesetzt haben. Aber: Die Bußgeldvorschrift, wonach ein Bußgeld bis zu 20.000 Euro droht, wenn ein interner Meldekanal nicht eingerichtet oder betrieben wird (siehe hierzu unten “Welche Sanktionen drohen bei Verstößen gegen das HinSchG?”), tritt erst am 1. Dezember 2023 in Kraft. Solange wird also kein Bußgeld wegen fehlender Einrichtung oder fehlendem Betrieb verhängt.

Gleiches gilt auch für Unternehmen in bestimmten Branchen (z.B. Finanzdienstleistungs- oder Versicherungsunternehmen, Auflistung in § 12 Absatz 3 HinSchG) unabhängig von der Zahl der Beschäftigten. Diese Unternehmen sind also ab bereits einem (!) Beschäftigten verpflichtet, einen internen Meldekanal einzurichten.

Für Unternehmen mit in der Regel 50 bis 249 Beschäftigten sieht das HinSchG eine verlängerte Einrichtungsfrist bis zum 17. Dezember 2023 vor. Diesen Unternehmen ist es zudem nach § 14 Absatz 2 HinSchG erlaubt, Ressourcen zu teilen und mit anderen Unternehmen eine „gemeinsame Meldestelle“ zu betreiben.

Kleine Unternehmen mit in der Regel bis zu 49 Beschäftigten sind von der Pflicht zur Einrichtung eines internen Meldekanals ausgenommen. Die Schutzvorschriften des HinSchG (insbesondere der Schutz vor Repressalien nach § 36 HinSchG) dürfte aber wohl auch in diesen kleinen Unternehmen gelten, wenn beispielsweise ein Arbeitnehmer einen Rechtsverstoß meldet.

Was ist bei der Einrichtung und beim Betrieb interner Meldekanäle zu beachten?

Folgende 10 Punkte müssen berücksichtigt werden:

1. Die internen Meldekanäle müssen nach § 16 Absatz 3 HinSchG Meldungen in mündlicher oder in Textform sowie auf Wunsch in persönlicher Weise ermöglichen:

Meldekanäle, die Meldungen in Textform ermöglichen, können sein: IT-gestütztes Hinweisgebersystem wie etwa eine Plattform im Internet oder Intranet oder eine eigens für die Entgegennahme und Bearbeitung von Hinweisen nach dem HinSchG eingerichtete E-Mail-Adresse
Meldekanäle, die Meldungen ausschließlich in Schriftform ermöglichen (z.B. ein Beschwerde-Briefkasten oder Meldungen über den Postweg) dürften nicht ausreichen, weil der Gesetzeswortlaut von Meldungen “in Textform” spricht
Mündliche Meldekanäle können sein: Whistleblower-Hotline, Anrufbeantwortersystem
Auf Wunsch des Hinweisgebers sollte es über diese Kanäle auch möglich sein, innerhalb eines angemessenen Zeitraums Hinweise in einem persönlichen Treffen zu besprechen, das mit Einwilligung des Hinweisgebers auch in Form einer Videokonferenz erfolgen kann

Hinweis: Nach § 16 Absatz 1 HinSchG besteht ausdrücklich keine Verpflichtung, die internen Meldekanäle so einzurichten, dass sie die Abgabe anonymer Meldungen ermöglichen. Es wird lediglich vorgegeben, dass auch anonym eingehende Meldungen bearbeitet werden sollen.

Für die Abgabe von Meldungen können die Unternehmen auch mehrere Kanäle zur Verfügung stellen.

Unternehmen müssen die interne Meldestelle nicht selbst betreiben, sondern können nach § 14 Absatz 1 HinSchG auch Dritte als interne Meldestellen beauftragen. Die Entgegennahme und Bearbeitung von Hinweisen kann somit auf externe Anbieter von Meldeplattformen bzw. auf Ombudspersonen (etwa Rechtsanwälten) ausgelagert werden, sofern diese entsprechende Garantien für die Wahrung der Unabhängigkeit und Vertraulichkeit, des Datenschutzes und der Geheimhaltung bieten.

2. Bei allen Meldewegen muss die Vertraulichkeit des Hinweisgebers sowie Dritter geschützt sein:

Ganz zentral ist das sog. Vertraulichkeitsgebot nach § 8 HinSchG: Die internen Meldekanäle müssen so konzipiert sein, dass die Identität der hinweisgebenden Person, der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, sowie der sonstigen in der Meldung erwähnten Personen gewahrt wird. Die Identität dieser Personen darf nur den zur Entgegennahme der Meldung sowie zur Ergreifung von Folgemaßnahmen zuständigen Personen bekannt sein, sodass anderen Personen der Zugriff auf den internen Meldekanal verwehrt sein muss. Nur mit ausdrücklicher Zustimmung der betroffenen Personen darf deren Identität auch anderen Personen gegenüber offengelegt werden.
Im Zweifel sollten alle Personen, die Zugang zum internen Meldekanal haben oder in sonstiger Weise Kenntnis von den Meldungen erlangen, durch entsprechende Erklärungen zur Vertraulichkeit verpflichtet werden (Vertraulichkeitsverpflichtungserklärungen).
Vertraulichkeit bedeutet nicht Anonymität: es besteht keine Verpflichtung, anonyme Meldekanäle einzurichten.
Informationen über die Identität einer hinweisgebenden Person oder sonstiger Person, die in der Meldung erwähnt werden, dürfen nur in Ausnahmefällen nach § 9 HinSchG herausgegeben werden, etwa in Strafverfahren auf Verlangen der Strafverfolgungsbehörde.

3. Bestimmung der Zuständigkeit innerhalb des Unternehmens mit einer sehr eingeschränkten Zugriffsrechte-Zuweisung:

Innerhalb des Unternehmens müssen „Meldestellen-Beauftragte“ bestimmt werden (eine/mehrere Person/-en oder eine Abteilung), die die Meldungen entgegennehmen, dem Hinweisgeber innerhalb der 7-Tage-Frist den Eingang der Meldung bestätigen, die Meldung prüfen, entsprechende Folgemaßnahmen in die Wege leiten und die hinweisgebende Person innerhalb von 3 Monaten über ergriffene Folgemaßnahmen informieren.
Konkrete Vorgaben gibt es nicht. Maßgeblich ist die jeweilige Organisationsstruktur, Größe und Art der ausgeübten Unternehmenstätigkeit.
Diese Personen können insbesondere sein: Compliance-Leiter, Legal Councel, Datenschutzbeauftragter, Finanzdirektor, Auditverantwortlicher
Diese Personen können neben ihrer Tätigkeit für die interne Meldestelle andere Aufgaben und Pflichten wahrnehmen. Wichtig ist aber, sicherzustellen, dass derartige Aufgaben und Pflichten nicht zu Interessenskonflikten führen und diese Personen unabhängig handeln können (§ 15 Absatz 1 HinSchG). Geschäftsführer oder Personalverantwortliche können aufgrund bestehender Interessenskonflikte grundsätzlich nicht Meldestellen-Beauftragte sein.
Darüber hinaus müssen die Meldestellen-Beauftragten nach § 15 Absatz 2 HinSchG die notwendige Fachkunde besitzen, damit diese die mit dem Betrieb der internen Meldestelle verbundenen Aufgaben erfüllen können. In der Regel wird es erforderlich sein, die betreffenden Personen im Hinblick auf die mit der Übernahme der Funktion verbundene Verantwortung zu schulen.

Alternative: Auch externe Dienstleister können als interne Meldestellen beauftragt werden (siehe oben unter 1.).

Hinweis: Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten können Ressourcen teilen und mit anderen Unternehmen eine “gemeinsame Meldestelle” einrichten und betreiben. Die Pflicht, Maßnahmen zu ergreifen, um den Verstoß abzustellen und die Pflicht zur Rückmeldung an die hinweisgebende Person verbleiben aber bei dem einzelnen Unternehmen.

4. Bearbeitungsfristen nach § 17 HinSchG müssen beachtet werden:

Innerhalb von 7 Tagen muss dem Hinweisgeber bestätigt werden, dass seine Meldung eingegangen ist.
Innerhalb von spätestens 3 Monaten nach der Bestätigung des Eingangs der Meldung muss der Hinweisgeber über geplante oder bereits ergriffene Folgemaßnahmen sowie die Gründe für diese informiert werden.

5. Von der im Unternehmen zuständigen Person oder Abteilung müssen ordnungsgemäße Folgemaßnahmen ergriffen werden, diese können nach § 18 HinSchG beispielsweise sein:

Einleitung interner Nachforschungen
Mögliche Maßnahmen zur Behebung des Problems
Verweis auf andere Kanäle oder Verfahren bei Meldungen
Abschluss des Verfahrens aufgrund mangelnder Beweise oder anderer Gründe
Befassung einer zuständigen Behörde

6. Dokumentation der Meldungen und Datenaufbewahrung:

Alle eingehenden Meldungen müssen nach § 11 HinSchG im Einklang mit den Vertraulichkeitspflichten dokumentiert werden.
Wie die Meldungen dokumentiert werden müssen, hängt davon ab, über welchen Kanal die Meldung eingegangen ist.
Das gewählte Meldesystem sollte entsprechende Anwendungen haben, dass Meldungen und Folgemaßnahmen so dokumentiert werden, dass sie gegebenenfalls als Beweismittel verwendet werden können.
Die Dokumentationen müssen 3 Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht werden. Ausnahmsweise können die Dokumentationen auch länger als 3 Jahre aufbewahrt werden, um die Anforderungen nach dem HinSchG oder nach anderen Rechtsvorschriften zu erfüllen, solange dies erforderlich und verhältnismäßig ist.

7. Informationspflicht über Meldeverfahren:

Unternehmen müssen nach § 13 Absatz 2 HinSchG Informationen über über alternative externe Meldeverfahren an die jeweils zuständigen Behörden sowie über einschlägige Meldeverfahren von Organen, Einrichtungen oder sonstigen Stellen der Europäischen Union bereitstellen (siehe hierzu unten “Welche Möglichkeiten der Meldung hat der Hinweisgeber?”).
Diese Informationen müssen leicht verständlich und zugänglich sein, zum Beispiel über die Unternehmens-Website, im Intranet oder am Schwarzen Brett.

Hinweis: Sinnvoll ist natürlich auch die Information über die eigenen internen Meldemöglichkeiten, auch wenn keine gesetzliche Verpflichtung hierzu besteht. Nur dann, wenn Beschäftigte oder sonstige potenzielle Hinweisgeber wissen und verstehen, dass und warum es ein internes Meldesystem gibt, welche Verstöße sie melden können und dass ihre Hinweise vertraulich behandelt und sie keine Repressalien zu befürchten haben, werden sie eher intern einen Verstoß melden und nicht extern an eine Behörde.

8. Datenschutz:

Im Hinweisgebersystem werden personenbezogene Daten verarbeitet. Bei der Einrichtung und Durchführung des internen Meldeverfahrens sind alle rechtlichen Bedingungen des Datenschutzes einzuhalten. Alle personenbezogenen Daten, sowohl die des Hinweisgebers als auch etwaiger beschuldigter Personen, müssen im Einklang mit der EU-Datenschutzgrundverordnung sowie des Bundesdatenschutzgesetzes verarbeitet werden.

Aufbewahrungs-/Löschfristen müssen festgelegt werden (siehe hierzu oben unter 6.).
Die Erstellung einer Datenschutzerklärung für Hinweisgeber wird erforderlich sein.
Wenn externe Anbieter als interne Meldestellen beauftragt werden, wird der Abschluss einer Auftragsdatenverarbeitung erforderlich sein.
Der Prozess über den internen Meldekanal muss im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten aufgenommen werden.
In der Regel wird die Durchführung einer Datenschutz-Folgeabschätzung erforderlich sein.
Eine sichere Datenverarbeitung verlangt zudem geeignete technische und organisatorische Maßnahmen.

Der (externe) Datenschutzbeauftragte sollte daher frühzeitig eingebunden werden.

Zur Klärung von Zweifelsfragen stehen auch die Datenschutzbehörden zur Verfügung.

9. Bei der Einrichtung des Verfahrens für interne Meldungen sind Mitbestimmungsrechtliche des Betriebsrats zu beachten:

Zunächst haben Betriebsräte gemäß § 80 Absatz 2 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) einen Anspruch auf Unterrichtung vor der geplanten Einrichtung eines Hinweisgeberschutzsystems.
Bei der Frage des „Ob“, also ob ein Hinweisgebersystem überhaupt eingerichtet werden soll, hat der Betriebsrat kein Mitbestimmungsrecht. Auch bei der Frage, welche Stelle (intern oder extern) mit dem Betrieb des Hinweisgebersystems betraut wird, gibt es keine zwingende Mitbestimmung.
Bei der Frage des „Wie“, also im Hinblick auf die Ausgestaltung von Meldekanälen und Meldeverfahren könnten Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats ausgelöst werden. Insbesondere das Mitbestimmungsrecht aus § 87 Absatz 1 Nummer 6 BetrVG, nämlich im Falle der Einrichtung und Anwendung technischer Einrichtungen, kommt in Betracht, sofern die Identifikation des Hinweisgebers möglich ist.
Sofern der Arbeitgeber ein über die gesetzlichen Vorgaben hinausgehendes Verfahren zur Meldung und zum Umgang mit Verstößen einführt (bspw. ein Verhaltenskodex, Compliance-Richtlinien etc.), wird in der Regel auch ein Mitbestimmungsrecht aus § 87 Absatz 1 Nummer 1 BetrVG zu bejahen sein, weil Fragen der Ordnung des Betriebs und des Verhaltens der Beschäftigten im Betrieb betroffen sind.
Beteiligungsrechte des Betriebsrats ergeben sich auch aus §§ 96 ff. BetrVG hinsichtlich Schulungsmaßnahmen für die im Unternehmen zuständigen Fallbearbeiter und/oder für die Beschäftigten.

Es empfiehlt sich die frühzeitige Einbindung des Betriebsrats im Rahmen eines Gesprächs.

10. Bei (internationalen) Konzernstrukturen:

Im Konzern sind verschiedene Gestaltungsmöglichkeiten denkbar. Zum einen eine lokale Organisation, in der jedes Konzernunternehmen ein eigenes Hinweisgeberschutzsystem unterhält. Denkbar ist auch eine regionale Organisation in der Form, dass einzelne Konzerngesellschaften für eine bestimmte Region ein Hinweisgebersystem betreiben. Auch eine zentrale Lösung kommt in Betracht in der Form, dass die Meldestelle zentral in einer Einheit (in der Regel bei der Konzernmutter) angesiedelt ist.

Rechtlicher Hintergrund: Das HinSchG erlaubt es, auch einen „Dritten“ mit der Aufgabe einer internen Meldestelle zu beauftragen. Nach der Begründung des HinSchG kann auch bei einer anderen Konzerngesellschaft (zum Beispiel Mutter-, Schwester-, oder Tochtergesellschaft) eine unabhängige und vertrauliche Stelle als „Dritter“ eingerichtet werden, die auch für mehrere selbstständige Unternehmen in dem Konzern tätig sein kann. Dabei ist es aber notwendig, dass die originäre Verantwortung dafür, einen festgestellten Verstoß zu beheben und weiterzuverfolgen, immer bei dem jeweiligen beauftragenden Unternehmen verbleibt. Das HinSchG unterscheidet nicht zwischen Konzerngesellschaften mit mehr oder weniger als 249 Mitarbeitern, sondern die Option der Einrichtung einer zentralen Meldestelle im Konzern ist wohl unterschiedslos für alle Konzerngesellschaften möglich.

Hinweis: Es wird darauf hingewiesen, dass eine gewisse Rechtsunsicherheit besteht. Denn nach früheren Aussagen der EU-Kommission müsse jedes Unternehmen, welches mehr als 249 Mitarbeiter beschäftigt, ein eigenes Hinweisgebersystem einrichten. Ein zentrales Hinweisgebersystem im Konzern solle nach der EU-Kommission nicht ausreichen. In Deutschland wird man die Konzernregelung sanktionslos umsetzen können. Mit Blick auf etwaige Umsetzungsunterschiede in den einzelnen EU-Mitgliedsstaaten sollte bei international tätigen Konzernen auch das Recht des jeweiligen Staates geprüft werden.

Welche Möglichkeiten der Meldung haben Hinweisgeber?

Es wird zwischen internen und externen Meldestellen unterschieden.

Die internen Meldestellen (§§ 12 bis 18 HinSchG) müssen in Unternehmen eingerichtet werden.

Die externen Meldestellen müssen von der öffentlichen Hand eingerichtet werden (§§ 19 bis 31 HinSchG). Eine zentrale externe Meldestellen wurde beim Bundesamt für Justiz (BfJ) eingerichtet. Daneben werden die bestehenden Meldesysteme bei der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) sowie beim Bundeskartellamt als weitere externe Meldestelle mit Sonderzuständigkeiten weitergeführt.

Weitere Informationen zu den externen Meldeverfahren des Bundes erhalten Sie auf der Internetseite des Bundesamts für Justiz.

Den Ländern steht es frei, für die Meldungen, die die jeweiligen Landesverwaltung und die jeweiligen Kommunalverwaltungen betreffen, eigene externe Meldestellen einzurichten.

Darüber hinaus existieren entsprechende Meldeverfahren für Meldungen an Organe, Einrichtungen und sonstige Stellen der Europäischen Union. Hierunter fallen externe Meldekanäle der Kommission, des Europäischen Amts für Betrugsbekämpfung (OLAF), der Europäischen Agentur für die Sicherheit des Seeverkehrs (EMSA), der Europäischen Agentur für Flugsicherheit (EASA), der Europäischen Wertpapier- und Marktaufsichtsbehörde (ESMA) und der Europäischen Arzneimittel-Agentur (EMA).

Der Hinweisgeber hat grundsätzlich die freie Wahl, ob er sich an eine interne Meldestelle des Unternehmens oder an eine externe Meldestelle der Behörden wendet. § 7 Absatz 1 Satz 2 HinSchG regelt jedoch einen Anreiz zur bevorzugten Nutzung der internen Meldekanäle im Unternehmen: Hinweisgeber sollten in den Fällen, in denen intern wirksam gegen den Verstoß vorgegangen werden kann und sie keine Repressalien befürchten, die Meldung an eine interne Meldestelle bevorzugen.

Darüber hinaus können sich hinweisgebende Personen mit ihren Informationen über Verstöße auch an die Öffentlichkeit (etwa über Presse, Social Media oder sonstige Medien) wenden, dies jedoch nur unter den engen Voraussetzungen des § 32 HinSchG. Die hinweisgebende Person ist im Falle der Meldung eines Verstoßen an die Öffentlichkeit nur dann durch das HinSchG geschützt, wenn sie sich zuvor erfolglos an eine externe Meldestelle gewendet hat oder Gefahr für die Allgemeinheit droht.

Tipp: Es dürfte im Eigeninteresse eines jeden Unternehmens sein, dass mögliche Verstöße im Unternehmen selbst aufdeckt werden und sich hinweisgebende Personen nicht an externe Meldestellen oder gar an die Öffentlichkeit wenden. Unternehmen sollten daher selbst Anreize für die Nutzung des internen Meldekanals setzen, indem sie den internen Meldekanal möglichst anwenderfreundlich ausgestalten, die Beschäftigten entsprechend informieren (siehe hierzu oben “Was ist bei der Einrichtung und beim Betrieb interner Meldekanäle zu beachten?”, dort unter 7.), diese dazu ermutigen, den internen Meldekanal zu nutzen und eingehende Meldungen höchst vertraulich behandeln. Zu beachten ist aber, dass Unternehmen die Abgabe von Meldungen an externe Meldestellen nicht behindern dürfen.

Wie werden Hinweisgeber geschützt?

Das HinSchG will hinweisgebende Personen dazu ermutigen, auf Missstände in Unternehmen und Behörden aufmerksam zu machen. Daher genießen hinweisgebende Personen umfangreichen Schutz vor Repressalien, ihnen kommt eine Beweislastumkehr zugute, sie können ggf. Schadensersatzansprüche geltend machen und genießen Haftungsprivilegien:

Zentrales Element ist das in § 36 Absatz 1 HinSchG verankerte Verbot von Repressalien: Unternehmen müssen beachten, dass sämtliche Repressalien einschließlich der Androhung und des Versuchs von Repressalien untersagt sind. Verboten sind insbesondere: Suspendierung, Kündigung, Herabstufung oder Versagung von Beförderung, Nötigung, Einschüchterung, Mobbing oder Aussetzung, aber auch Nichtverlängerung befristeter Arbeitsverträge, Rufschädigung, Entzug einer Lizenz oder Genehmigung, negative Leistungsbeurteilung etc.

Achtung: Repressalien sind nicht nur verboten, sondern werden auch mit hohen Bußgeldern geahndet (siehe hierzu unten “Welche Sanktionen drohen bei Verstößen gegen das HinSchG?”).

Um die Durchsetzbarkeit von Ansprüchen gegen Repressalien gegen den Schädiger zu verbessern, enthält das HinSchG in § 36 Absatz 2 eine Beweislastumkehr zugunsten der geschützten Person. Bisher musste der Hinweisgeber den Zusammenhang zwischen Meldung und Benachteiligung im Streitfall nachweisen. Künftig muss das Unternehmen den (abweichenden) Grund für eine vermeintliche Benachteiligung darlegen und ggf. beweisen, wenn die Benachteiligung nach der Meldung erfolgt. Künftig wird also der Arbeitgeber darlegen und beweisen müssen, dass etwa zwischen einer Kündigung eines Mitarbeiters und einer vorhergehenden Meldung durch den Mitarbeiter keinerlei Verbindung besteht. Die Beweislastumkehrregelung gilt jedoch mit der kleinen Einschränkung, dass die hinweisgebende Person selbst aktiv werden und geltend machen muss, dass sie die Benachteiligung infolge der Meldung erlitten hat.

Tipp: Vor dem Hintergrund der geregelten Beweislastumkehr sollten Personalverantwortliche künftig die Gründe für arbeitsrechtliche Maßnahmen sorgfältig dokumentieren!

Bei einem Verstoß gegen das Repressalienverbot hat die hinweisgebende Person nach § 37 Absatz 1 HinSchG einen Anspruch auf Schadensersatz. Immateriellen Schadensersatz (also Schmerzensgeld) kann die hinweisgebende Person allerdings nicht verlangen.

Um diesen Schutz zu genießen, muss der Hinweis zutreffend sein und die Meldung muss Verstöße treffen, die in den Anwendungsbereich des § 2 HinSchG fallen (siehe hierzu oben unter “Welche Verstöße können von Hinweisgebern gemeldet werden?”). Ausreichend ist aber nach § 33 Absatz 1 Nummer 2 HinSchG auch, wenn der Hinweisgeber zum Zeitpunkt der Meldung oder Offenlegung hinreichenden Grund zu solcher Annahme hatte. Zudem darf die Beschaffung der Information nicht als solche oder der Zugriff auf die Information nicht als solcher eine eigenständige Straftat darstellen. Wenn diese Voraussetzungen vorliegen, kann der Hinweisgeber gemäß § 35 HinSchG nicht verantwortlich gemacht werden.

Ein Schutz für Hinweisgeber besteht aber nicht, wenn es sich um eine vorsätzliche oder grob fahrlässige Falschmeldung handelt. In solchen Fällen ist der bösgläubige Hinweisgeber nach § 38 HinSchG sogar zum Ersatz des dadurch entstehenden Schadens verpflichtet.

Welche Sanktionen drohen bei Verstößen gegen das HinSchG?

Verstöße gegen die wesentlichen Vorgaben des HinSchG werden nach § 40 HinSchG als Ordnungswidrigkeiten mit einer Geldbuße geahndet. Die Höhe des Bußgeldrahmens hängt vom jeweiligen Verstoß ab:

Mit einem Bußgeld in Höhe von bis zu 50.000 Euro kann belegt werden, wer eine Meldung oder die darauffolgende Kommunikation verhindert (oder dies versucht), wer eine verbotene Repressalie ergreift (oder dies versucht) oder wer vorsätzlich oder leichtfertig das Vertraulichkeitsgebot missachtet.

Achtung: Der Bußgeldrahmen bis zu 50.000 Euro gilt für die Unternehmensverantwortlichen. Für die Unternehmen selbst (juristische Personen und Personenvereinigungen) kann sich in bestimmten Konstellationen im Zusammenhang mit der Verhinderung einer Meldung oder bei einem Verstoß gegen das Vertraulichkeitsgebot der Bußgeldrahmen aufgrund des Verweises auf § 30 Absatz 2 Satz 3 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten verzehnfachen und somit bis zu 500.000 Euro betragen.

Wenn fahrlässig das Vertraulichkeitsgebot missachtet wird, droht ein Bußgeld in Höhe bis zu 10.000 Euro.
Für Unternehmen, die ihrer Pflicht zur Einführung und zum Betrieb einer internen Meldestelle nicht nachkommen, droht eine Geldbuße in Höhe bis zu 20.000 Euro.

Hinweis: Diese Bußgeldvorschrift, wonach im Falle der Nichteinrichtung oder des Nichtbetreibens eines internen Meldekanals ein Bußgeld bis zu 20.000 Euro droht, findet erst ab dem 1. Dezember 2023 Anwendung. Solange wird also kein Bußgeld wegen fehlender Einrichtung oder Nichtbetrieb verhängt.

Die restlichen o.g. Bußgelder hingegen drohen bereits seit dem 2. Juli 2023.

Unternehmen ohne Hinweisgebersystem riskieren zudem, dass Hinweise an Behörden oder die Öffentlichkeit gelangen, wodurch Reputationsrisiken und Haftungsrisiken für das Unternehmen steigen. Aus diesem Grund dürfte es im eigenen Interesse liegen, Kenntnis von Missständen zu erlangen, ehe Ermittlungsbehörden oder die Medien davon erfahren.

Checkliste: Was müssen Unternehmen jetzt tun?

Unternehmen mit mindestens 250 Beschäftigten müssen die obigen Vorgaben spätestens bis zum 2. Juli 2023 umgesetzt haben, wobei für den Fall, dass ein interner Meldekanal noch nicht eingerichtet oder betrieben wird, erst ab dem 1. Dezember 2023 Sanktionen in Form von Bußgelder drohen.

Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten haben noch bis zum 17. Dezember 2023 Zeit, sollten aber schon Vorbereitungen treffen, damit dann die erforderlichen Hinweisgebersysteme schnell funktionsfähig sein werden.

Checkliste – Folgende Punkte sollten betroffene Unternehmen jetzt klären:

GAP-Analyse: Existiert im Unternehmen bereits ein Hinweisgebersystem? Wenn ja, besteht Anpassungsbedarf?
Welche Kanäle sollen eingerichtet werden? Telefonisch, E-Mail, webbasierte Lösung, Ombudsperson? Soll eine webbasierte Lösung gewählt werden, die auch anonyme Meldungen ermöglicht (ist nicht Pflicht)?
Soll der interne Meldekanal nur den eigenen Beschäftigten sowie überlassenen Leiharbeitnehmern offenstehen oder allen Personen, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit mit dem Unternehmen in Kontakt stehen?
Wie sollen Mitarbeiter und ggf. sonstige hinweisgebende Personen über mögliche Meldestellen informiert werden? Unternehmenswebsite, Unternehmens-Intranet, Schwarzes Brett?
Wie soll die Vertraulichkeit sichergestellt werden?
Wer soll innerhalb des Unternehmens zuständig sein für die Entgegennahme und Bearbeitung der Hinweise? Wer erhält die eingeschränkten Zugriffsrechte? Es darf jedenfalls nicht passieren, dass bei Eingang eines Hinweises erstmal im Unternehmen an verschiedenen Stellen nachgefragt wird, wer sich weiter um die Meldung kümmert, da dies mit dem Vertraulichkeitsgebot nicht vereinbar wäre.
Wie soll bei Eingang einer Meldung konkret vorgegangen werden? Wer versendet fristgerecht die Eingangsbestätigung an den Hinweisgeber, wer entscheidet über Folgemaßnahmen und wer gibt dem Hinweisgeber fristgerecht eine Rückmeldung?
Sind die Personen im Unternehmen, die für die Entgegennahme und Bearbeitung der Hinweise zuständig sein werden, unabhängig und ausreichend qualifiziert für diese Aufgabe? Besteht bei den zuständigen Personen ausreichend juristische Expertise, um eingehende Meldungen zu bearbeiten? Benötigen diese Personen eine Schulung?
Soll ein externer Dienstleister mit der Entgegennahme und ggf. Bearbeitung von Meldungen beauftragt werden? Aktuell bieten sehr viele Berater und Verkäufer von Softwarelösungen ihre Dienste an.
Wie wird die Meldung und die Kommunikation mit dem Hinweisgeber dokumentiert?
Wie macht man das Hinweisgebersystem Hinweisgebern einerseits so schmackhaft, dass sie sich mit Meldungen nicht gleich an externe Behörden oder gar an die Öffentlichkeit wenden, sondern den internen Meldekanal nutzen, aber andererseits auch so, dass von missbräuchlichen Beschwerden und Denunziantentum abgeschreckt wird?
Wie kann der interne Meldekanal datenschutzkonform implementiert werden? Datenschutzrechtliche Fragen mit Datenschutzbeauftragtem klären und ggf. weitere Fachbereiche wie Personal, Recht und Compliance in den Prozess einbinden.
Welche Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats kommen in Betracht? Der Betriebsrat sollte frühzeitig eingebunden werden.
Bei Konzernstrukturen: Soll das Hinweisgebersystem bei einer anderen Konzerngesellschaft eingerichtet werden? Nach dem deutschen HinSchG wäre dies möglich.
Sind die Personalverantwortlichen bzw. ist die Personalabteilung auf die verschärften Beweislastregeln vorbereitet? Sie werden künftig beweisen müssen, dass nicht der Hinweis zu der jeweiligen arbeitsrechtlichen Maßnahme geführt hat, sondern dass es dafür andere Gründe gab. Eine entsprechende Dokumentation von Gründen für arbeitsrechtliche Sanktionen ist insofern anzuraten.

Dieser Artikel soll – als Service Ihrer IHK Region Stuttgart – nur erste Hinweise geben und erhebt daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl dieser Artikel mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurde, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden.

Arbeitszeiterfassung

Stand: April 2023

1. Bisherige gesetzliche Regelungen zur Arbeitszeiterfassung
2. Wie es zur Entscheidung des BAG kam („Stechuhr-Urteil“ des EuGH)
3. Verpflichtung zur generellen Arbeitszeiterfassung nach der BAG-Entscheidung
4. Was Arbeitgeber jetzt schon tun müssen
5. Drohen Bußgelder bei Verstößen?
6. Ist Vertrauensarbeitszeit noch möglich?
7. Was ist vom Gesetzgeber zu erwarten? Aktueller Gesetzentwurf

Nach einer aktuellen Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) sind Arbeitgeber verpflichtet, die gesamte Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmer zu erfassen.

Die Entscheidung bringt weitreichende Folgen mit sich. Wie es zu dieser Entscheidung kam, was die Entscheidung des BAG konkret aussagt und was Arbeitgeber jetzt schon tun sollten, erfahren Sie in diesem Artikel. Zudem informieren wir Sie laufend über den aktuellen Stand des Gesetzgebungsverfahrens.

Update April 2023: Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) hat am 18. April 2023 einen Referentenentwurf vorgelegt, mit dem die Entscheidungen des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) und des BAG umgesetzt werden sollen. Die wesentlichen Inhalte des aktuellen Gesetzentwurfs stellen wir Ihnen unter „7. Was ist vom Gesetzgeber zu erwarten? Aktueller Gesetzentwurf“ vor.

1. Bisherige gesetzliche Regelungen zur Arbeitszeiterfassung

Im Arbeitszeitgesetz (ArbZG) gibt es aktuell keine Verpflichtung zur generellen Aufzeichnung der Arbeitszeit.

Nach § 16 Abs. 2 ArbZG sind Arbeitgeber verpflichtet, die über die werktägliche Arbeitszeit nach § 3 Satz 1 ArbZG hinausgehende Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen. Es galt somit bisher schon, dass Überstunden und die Arbeitszeit an Sonn- und Feiertagen aufgezeichnet werden müssen.

Gesonderte Aufzeichnungspflichten gelten bereits zudem u.a. für:

Geringfügig Beschäftigte (Minijobber), § 17 Abs. 1 Mindestlohngesetz (MiLoG)
Arbeitnehmer in den in § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG) genannten Wirtschaftsbereichen
Arbeitnehmer im Straßentransport, § 21a Abs. 7 ArbZG
Arbeitnehmer in der Fleischwirtschaft, § 6 Abs. 1 Gesetz zur Sicherung von Arbeitnehmerrechten in der Fleischwirtschaft (GSA Fleisch)
bestimmte Arbeitnehmer im Anwendungsbereich des Arbeitnehmer-Entsendegesetzes (AEntG), § 19 Abs. 1 AEntG
Bestimmte Leiharbeitnehmer, § 17c Abs. 1 Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG)

Bislang war die überwiegende Auffassung, dass im deutschen Recht keine allgemeine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung existiert. Für alle überraschend hat das BAG aber nun entschieden, dass bereits jetzt eine generelle Aufzeichnungspflicht besteht.

2. Wie es zur Entscheidung des BAG kam („Stechuhr-Urteil“ des EuGH)

Bereits im Jahr 2019 fällte der EuGH ein maßgebendes Urteil, wonach ein nationales Arbeitsrecht mit der EU-Grundrechtecharta unvereinbar sei, wenn Arbeitgeber nicht verpflichtet sind, die tägliche Arbeitszeit jedes Mitarbeiters aufzuzeichnen (EuGH, Urteil vom 14.5.2019, Az.: C-55/18).

Nach dem EuGH müssen die Mitgliedstaaten die Arbeitgeber verpflichten, ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzuführen, mit dem die von einem jeden Arbeitnehmer geleistete tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann.

Aus dieser EuGH-Entscheidung wurde vielfach der Schluss gezogen, dass der deutsche Gesetzgeber die Vorgaben des EuGH erst noch umsetzen müsse (was bis heute nicht geschehen ist) und Arbeitgeber ohne entsprechende gesetzliche Neuregelung nicht verpflichtet seien, die gesamte Arbeitszeit aller Arbeitnehmer aufzuzeichnen.

3. Verpflichtung zur generellen Arbeitszeiterfassung nach der BAG-Entscheidung

In seinem Beschluss vom 13. September 2022 (BAG, Beschluss vom 13.9.2022, Az. 1 ABR 22/21) entschied das BAG, dass Arbeitgeber jetzt schon kraft Gesetztes verpflichtet sind, die gesamten Arbeitszeiten aller Arbeitnehmer aufzuzeichnen.

In der Entscheidung des BAG ging es um einen Rechtsstreit zwischen einem Arbeitgeber und einem Betriebsrat und die Frage, ob dem Betriebsrat ein Initiativrecht zur Einführung eines elektronischen Zeiterfassungssystems zusteht. Das BAG lehnte ein Initiativrecht ab. Entscheidend für alle Arbeitgeber (auch solche ohne Betriebsrat) ist aber die überraschende Begründung:

Der Arbeitgeber sei bereits jetzt gesetzlich verpflichtet, ein Zeiterfassungssystem einzuführen, mit dem die Arbeitszeit eines jeden Arbeitnehmers erfasst werden kann, daher stünde dem Betriebsrat kein Initiativrecht zu. Denn Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats bestehen nach § 87 Abs. 1 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) nur, soweit eine gesetzliche oder tarifliche Regelung nicht existiert.

Die Pflicht zur generellen Arbeitszeiterfassung ergebe sich aus der Regelung des § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG), welche europarechtskonform auszulegen sei.

§ 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet Arbeitgeber allgemein, „für eine geeignete Organisation zu sorgen und erforderliche Mittel bereitzustellen“ zur Gewährleistung von Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz der Beschäftigten bei der Arbeit.

Da die Einhaltung der Höchstarbeitszeiten und der Ruhezeiten nach dem ArbZG arbeitsschutzrechtlichen Zwecken dient, gehöre die Arbeitszeiterfassung zu den dem Arbeitgeber obliegenden „erforderlichen Maßnahmen“ des Arbeitsschutzes, so das BAG.

4. Was Arbeitgeber jetzt schon tun müssen

Inzwischen liegen die ausführlichen Entscheidungsgründe vor. Aus diesen können folgende Vorgaben für Arbeitgeber abgeleitet werden:

Die Pflicht zur generellen Arbeitszeiterfassung gilt ab sofort.
Die Arbeitszeiterfassung muss in jedem Fall objektiv, verlässlich und für jeden Arbeitnehmer einsehbar sein.
Es muss ein System eingeführt werden, das Beginn, Ende und damit die Dauer der Arbeitszeit einschließlich etwaiger Überstunden erfasst.
Nach allgemeinem Verständnis müssen auch der Beginn und das Ende der Ruhepausen aufgezeichnet werden, auch wenn dies der BAG-Entscheidung nicht ausdrücklich zu entnehmen ist. Denn Ruhepausen sind gesetzlich vorgeschrieben, gehören aber laut ArbZG nicht zur Arbeitszeit und müssen entsprechend abgezogen werden, um die Dauer der Arbeitszeit zu ermitteln. Ein pauschaler Abzug von Pausen (beispielsweise Mittagspause 30 Minuten) genügt nicht.
Solange der Gesetzgeber keine konkretisierende Regelung getroffen hat, bleibt die Art und Weise der Arbeitszeiterfassung (etwa handschriftlich, über Excel-Tabellen, analoge/digitale Stechuhr, Online-Zeiterfassung über den Arbeitsplatz-PC oder -Laptop oder mobile Zeiterfassung über eine App) dem Arbeitgeber überlassen. Bei einer digitalen/elektronischen Lösung (hier gibt es kostenlose und kostenpflichtige Varianten) sollte man darauf achten, dass die Software nicht nur die Arbeitszeitdaten erfasst. Es muss eine fälschungssichere und datenschutzkonforme Software sein. Sie sollte auch verknüpfbar sein mit Systemen, die im Unternehmen bereits genutzt werden.

Hinweis: Der aktuelle Gesetzentwurf sieht vor, dass die Arbeitszeit generell elektronisch erfasst werden muss. Näheres hierzu unter „7. Was ist vom Gesetzgeber zu erwarten? Aktueller Gesetzentwurf“.

Laut BAG ist es nicht ausgeschlossen, die Arbeitszeiterfassung als solche an die Arbeitnehmer zu delegieren. Arbeitgeber haben aber die tatsächliche und korrekte Erfassung der Arbeitszeiten sicherzustellen und (jedenfalls durch regelmäßige Stichproben) zu kontrollieren.
Das System darf nicht nur angeboten werden. Arbeitgeber können also ihren Mitarbeitern nicht freistellen, ob sie das Zeiterfassungssystem nutzen oder nicht. Sie müssen auch dafür Sorge tragen, dass es tatsächlich genutzt wird.
Gesetzlich vorgeschrieben und damit der Mitbestimmung des Betriebsrats entzogen ist das „Ob“ der Einführung eines Zeiterfassungssystems. Bei der näheren Ausgestaltung und Durchführung (dem „Wie“) dieses Systems steht dem Betriebsrat jedenfalls nach § 87 Abs. 1 Nr. 7 BetrVG ein Mitbestimmungsrecht zu. Soll ein elektronisches Zeiterfassungssystem eingeführt werden, ist der Betriebsrat auch nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG zu beteiligen.

In Unternehmen/Betrieben, in denen die Arbeitszeiten nicht erfasst werden, sollten Arbeitgeber überlegen, welches Zeiterfassungssystem für das eigene Unternehmen kurzfristig/langfristig umsetzbar ist. Existiert bereits ein Zeiterfassungssystem, sollte dieses daraufhin überprüft werden, ob die obigen Vorgaben erfüllt sind.

Das BMAS hat im Anschluss an die BAG-Entscheidung ein FAQ veröffentlicht, in dem auf die wichtigsten Fragen zur Arbeitszeiterfassung eingegangen wird.

5. Drohen Bußgelder bei Verstößen?

Das ArbSchG sieht derzeit keine direkten Sanktionen für einen Verstoß gegen § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG vor. Ein Verstoß gegen diese Regelung stellt keine Ordnungswidrigkeit nach § 25 ArbSchG dar.

Eine bußgeldbewährte Ordnungswidrigkeit kann aber entstehen, wenn die Arbeitsschutzbehörde (dies sind die Gewerbeaufsichtsämter) einen Verstoß feststellen. Dann kann die Behörde nach § 22 Abs. 3 ArbSchG eine konkrete Anordnung zur Einrichtung eines Arbeitszeiterfassungssystems erlassen. Erst wenn der Arbeitgeber einer solchen Anordnung nicht oder nicht innerhalb einer gesetzten Frist nachkommt, kann ein Bußgeld verhängt werden.

Hinweis: Nach dem aktuellen Gesetzentwurf sollen Verstöße gegen die Rechtspflicht zur Arbeitszeiterfassung – anders als heute – mit einer Geldbuße bis zu 30.000 Euro geahndet werden. Näheres hierzu unter „7. Was ist vom Gesetzgeber zu erwarten? Aktueller Gesetzentwurf“.

6. Ist Vertrauensarbeitszeit noch möglich?

Die Vertrauensarbeitszeit ist bislang gesetzlich nicht geregelt. Darunter versteht man in der Regel, dass der Arbeitnehmer seine Arbeitszeit weitestgehend selbst bestimmen kann. Meist wird lediglich das Volumen der wöchentlichen oder monatlichen Arbeitszeit vertraglich festgelegt. Beginn, Ende und sonstige Lage der Arbeitszeit wird vom Arbeitgeber aber nicht vorgegeben. Vielmehr vertraut der Arbeitgeber darauf, dass der Arbeitnehmer seine vertraglichen Pflichten erfüllt und die ihm aufgetragene Arbeit erledigt.

Vertrauensarbeitszeit im Sinne einer selbstbestimmten Lage der Arbeitszeit ist weiterhin möglich und wird auch künftig erhalten bleiben. Vertrauensarbeitszeit heißt jedoch nicht mehr, dass Arbeitnehmer ihre Arbeitszeit nicht aufzeichnen müssen, selbst wenn der Arbeitgeber ihnen insoweit vertraut. Auch hier müssen die Arbeitszeiten vollständig erfasst werden, was einen zusätzlichen organisatorischen Aufwand mit sich bringt. Zudem müssen nach wie vor die zwingenden Vorgaben des ArbZG beachtet werden.

Hinweis: Der aktuelle Gesetzentwurf sieht eine besondere Regelung für Fälle der Vertrauensarbeitszeit vor. Näheres hierzu unter „7. Was ist vom Gesetzgeber zu erwarten? Aktueller Gesetzentwurf“.

7. Was ist vom Gesetzgeber zu erwarten? Aktueller Gesetzentwurf

Das BMAS hatte angekündigt, die Entscheidung des BAG aufzugreifen und zeitnah (noch im ersten Quartal 2023) eine praktikable gesetzliche Regelung vorzuschlagen. Mit etwas Verspätung hat es am 18. April 2023 einen Referentenentwurf vorgelegt.

Folgende Neuregelungen sind darin vorgesehen:

Achtung: Die Regelungen sind noch nicht in Kraft! Dies ist aktuell nur ein Entwurf.

Jeder Arbeitgeber wird verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aller Arbeitnehmer in elektronischer Form aufzuzeichnen. Mit der Verpflichtung zur elektronischen Erfassung geht der Gesetzentwurf über die Entscheidung des BAG hinaus.
Eine bestimmte Form der elektronischen Aufzeichnung wird nicht vorgeschrieben. Neben den gebräuchlichen Zeiterfassungsgeräten kommen auch andere Formen der elektronischen Aufzeichnung in Betracht wie etwa Apps auf einem Mobiltelefon oder die Nutzung herkömmlicher Tabellenkalkulationsprogramme (z.B. Excel-Tabellen). Auch die Nutzung und Auswertung von elektronischen Schichtplänen soll möglich sein, sofern sich aus diesen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit der einzelnen Arbeitnehmer ableiten lassen und Abweichungen von den im Schichtplan festgelegten Arbeitszeiten (z.B. Urlaub, Fehlzeiten oder zusätzliche Arbeitszeiten) gesondert elektronisch erfasst werden.
Für kleine Unternehmen mit bis zu zehn Arbeitnehmern sieht der Gesetzentwurf eine Ausnahme von der elektronischen Aufzeichnungspflicht vor: diese können die Arbeitszeit auch händisch erfassen. Dies gilt auch für Unternehmen ohne Betriebsstätte im Inland, die bis zu zehn Arbeitnehmer nach Deutschland entsenden.
Darüber hinaus gilt bezüglich der Aufzeichnungspflicht in elektronischer Form eine nach Unternehmensgröße gestaffelte Übergangsregelung: Die Pflicht zur Aufzeichnung in elektronischer Form gilt erst ein Jahr nach Inkrafttreten des Gesetzes. Bis dahin bleibt also die händische Aufzeichnung zulässig. Für Unternehmen mit weniger als 250 Arbeitnehmern verlängert sich diese Übergangsregelung auf zwei Jahre und für Unternehmen mit weniger als 50 Arbeitnehmern auf fünf Jahre.
Grundsätzlich sind alle Arbeitnehmer von der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung erfasst. Ausgenommen sind lediglich diejenigen Personengruppen, auf die das ArbZG auch bislang nicht anwendbar war. Zu nennen sind hier insbesondere „leitende Angestellte“, wobei hier Vorsicht geboten ist: Nicht jede Führungskraft ist automatisch ein leitender Angestellter. Leitende Angestellte kennzeichnet insbesondere, dass sie zur selbstständigen Einstellung und Entlassung von Arbeitnehmern berechtigt sind. Faktisch ist das also ein sehr kleiner Kreis.
Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen grundsätzlich noch am Tag der Arbeitsleistung selbst – also tagesaktuell – aufgezeichnet werden.
Arbeitgeber können die Aufzeichnung an die Arbeitnehmer delegieren, sie können sich aber dadurch nicht von der sie treffenden Aufzeichnungspflicht freizeichnen. Der Arbeitgeber muss dafür sorgen, dass die Arbeitszeit tatsächlich und korrekt aufgezeichnet wird. Dafür sind regelmäßige Stichproben und Kontrollen durchzuführen.
Für die Fälle der Vertrauensarbeitszeit sieht der Gesetzentwurf eine besondere Regelung vor: Vertrauensarbeitszeit bleibt weiterhin möglich. Die Arbeitszeit muss aber auch hier erfasst werden. Dabei kann der Arbeitnehmer die Arbeitszeit selbst erfassen und der Arbeitgeber auf die Kontrolle der Einhaltung der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit verzichten. Der Arbeitgeber muss dann aber gleichwohl „geeignete Maßnahmen“ ergreifen, die sicherstellen, dass Verstöße gegen das ArbZG vermieden werden. Als Beispiel benennt der Gesetzentwurf entsprechende Meldungen von Verstößen durch ein elektronisches Zeiterfassungssystem.
Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Arbeitszeitnachweise für mindestens zwei Jahre in deutscher Sprache aufzubewahren, um sie etwa für aufsichtsrechtliche Prüfungen, in einem arbeitsgerichtlichen Verfahren oder auf Verlangen des Betriebsrates vorlegen zu können.
Auf Verlangen der Arbeitnehmer muss der Arbeitgeber diese in geeigneter Weise über die aufgezeichnete Arbeitszeit informieren und einen Ausdruck der aufgezeichneten Arbeitszeit aushändigen oder eine elektronische Kopie übermitteln.
Die Sozialpartner haben die Möglichkeit, in einem Tarifvertrag oder aufgrund eines Tarifvertrages in einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung von bestimmten Verpflichtungen abzuweichen: In einem Tarifvertrag oder aufgrund eines Tarifvertrages in einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung kann vorgesehen werden, dass die Aufzeichnung nicht in elektronischer Form erfolgen muss. Weiter kann geregelt werden, dass die Aufzeichnung zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen kann, spätestens aber bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages. Zudem können bestimmte Arbeitnehmergruppen von der Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung gänzlich ausgenommen werden.
Verstöße gegen die Aufzeichnungspflicht sind nach dem Gesetzentwurf künftig bußgeldbewehrt. Es drohen Geldbußen bis zu 30.000 Euro.

Derzeit ist das Gesetzgebungsverfahren noch in einer sehr frühen Phase. In der Folgezeit findet die Verbändeanhörung und die Ressortabstimmung statt. Sodann wird ein Gesetzentwurf von der Bundesregierung erarbeitet. Es ist recht wahrscheinlich, dass im Laufe des Verfahrens noch Änderungen an dem Entwurf vorgenommen werden. Das finale Gesetz bleibt also abzuwarten.

Wir werden Sie in diesem Artikel über neue Entwicklungen im Gesetzgebungsverfahren laufend informieren.

Warnung vor Formularfalle der Digi Medien GmbH

Seit Anfang Oktober 2020 ist der Schweizer Formularaussender Digi Medien GmbH, 2701 Centerville Rd., New Castle County, 19808 Wilmington, Delaware, immer wieder aktiv. Das Schreiben folgt altbekannten Mustern, bei denen blickfangmäßig nur die eingedruckten Daten überprüft und per Unterschrift bestätigt werden sollen.

Es handelt sich hierbei um eine Formularfalle. Dies sind Angebote für Brancheneinträge in Datenbanken, z. B. im Internet oder in Printmedien. Das Angebot ist dabei so aufbereitet, dass der flüchtige Leser meint, es handele sich um eine Rechnung für einen bereits erteilten Auftrag. Oftmals täuschen die Formularaussender eine bestehende Geschäftsverbindung zum Adressaten vor, in dem beispielsweise die Firmendaten des Empfängers voreingedruckt sind.

Die ausführliche Warnung entnehmen Sie bitte der Webseite des Deutschen Schutzverband für Wirtschaftskriminalität (DSW).

Rechtstipps für den Onlinehandel

Im Onlinehandel sind rechtliche Grundlagen zu beachten. Insbesondere betrifft dies Informationspflichten, die dem Verbraucherkunden im Bestellvorgang mitgeteilt werden müssen, wie Impressum, AGB, Widerrufsbelehrung und Muster-Widerrufsformular, Zahlungs- und Versandhinweise, Datenschutzerklärung, ggf. spezielle Produkthinweise.

Worüber ist im Bestellvorgang zu informieren?
Wo und wann ist im Bestellvorgang zu informieren?

Kennen Händler diese Pflichten nicht, oder fehlt die Angabe einer gesetzlich vorgeschriebenen Information, kann dies von Mitwettbewerbern oder Verbraucherschutzverbänden abgemahnt werden. Dies kann vermieden werden, wenn sich der Händler mit den rechtlichen Voraussetzungen für Webshops auseinandersetzt.

Worüber ist im Bestellvorgang zu informieren?

Folgende Informationen sind anzugeben:

Die Identität, Anschrift und Kontaktmöglichkeit des Online-Händlers („Impressum“)
Zwecke und Umfang der Datenverarbeitung („Datenschutzerklärung“)
Das Produkt (Ware oder Dienstleistung) muss im Wesentlichen beschrieben werden (z.B. Größe, Farbe, Gewicht, Material, Eigenschaften, Zustand, kompatibel/nicht kompatibel mit... etc.), ggf. bestimmte Kennzeichnungspflichten
Belehrung über das vierzehntägige Widerrufsrecht einschließlich Musterwiderrufsformular
Mindestlaufzeit eines Vertrags (z. B bei einem Abo-Vertrag)
Gesamtpreis der Ware oder Dienstleistung inklusive aller damit verbundenen Preisbestandteile sowie aller über den Unternehmer abgeführten Steuern, sowie- Versand- und Zusatzkosten
Einzelheiten hinsichtlich Zahlung und Lieferung (z.B. Lieferzeiten/Lieferbeschränkungen) oder Erfüllung (bei Dienstleistung)
Information, dass ein gesetzliches zweijähriges Mängelhaftungsrecht gegenüber Verbraucherkunden besteht
Erläuterung des Bestellvorgangs: wann kommt der Vertrag zustande, unverzügliche Bestätigung auf elektronischem Wege (gewöhnlich per E-Mail), dass die Bestellung des Kunden erhalten wurde, Zahlungsmodalitäten, Gültigkeitsdauer befristeter Angebote, Vertragssprachen, die zur Verfügung stehen
Geltung von AGB (falls vorhanden). Diese müssen bei Vertragsschluss abrufbar sein und in wiedergabefähiger Form gespeichert werden können
Möglichkeit einer Online-Schlichtung mittels anklickbaren Link. Der Link lautet: https://ec.europa.eu/consumers/odr/ und kann im Impressum und in den AGB erscheinen. Achtung: Ab dem 20. Juli 2025 entfällt diese Informationspflicht. Ab dem 20. März 2025 muss der Hinweis auf die OS-Plattform erhalten bleiben, allerdings darf nicht mehr auf die Möglichkeit hingewiesen werden, dass dort Beschwerden eingereicht werden können. Ab dem 20. Juli 2025 ist dann jeglicher Hinweis auf die OS-Plattform aus dem Impressum der Webseite und/oder AGB oder anderen Stellen auf der Webseite zu entfernen. Hierüber informiert auch der IHK-Artikel über die Einstellung der OS-Plattform.
Der Bestellbutton auf der Bestellübersichtsseite muss deutlich auf eine kostenpflichtige Bestellung hinweisen (z.B. „Zahlungspflichtig bestellen")

Im Einzelnen sind die Informationspflichten nachlesbar in Art. 246a, § 1 EGBGB.

Wo und wann ist im Bestellvorgang zu informieren?

Die oben genannten Informationen sind mitzuteilen, bevor die Bestellung abgegeben wird:

„Impressum“, „Datenschutzerklärung“,„AGB“ und „Widerrrufsrecht“ sollten auf klar bezeichneten Unterseiten über eigene Links abgelegt und von jeder Seite im Shop anklickbar sein. Gewährleistung, Zahlungsabwicklung, Einzelheiten zum Vertragsschluss etc. lassen sich in AGB unterbringen.
Angaben zu Eigenschaften des Artikels oder der Dienstleistung, Preis, Versandkosten und Lieferzeit sollten direkt auf der Produktseite gemacht werden, bevor die Ware in den Warenkorb gelegt wird.
Auf der Bestellübersichtsseite sind unmittelbar vor Betätigung des Bestellbutton nochmal folgende Informationen zu wiederholen: die wesentlichen Eigenschaften der Ware oder Dienstleistung, Gesamtpreis inklusive aller Preisbestandteile, Steuern, Versandkosten, sonstige Kosten. Ggf. die Vertragsmindestdauer, Laufzeiten und Kündigungsrechte sowie der Hinweis auf AGB und die Widerrufsbelehrung. Die Kenntnisnahme von AGB und Widerrufsbelehrung kann sich der Online-Händler unmittelbar vor der Bestellung durch Anklicken einer Checkbox bestätigen lassen. Erst wenn das Häkchen gesetzt ist, sollte der Bestellbutton betätigt werden können.
Nach Abgabe der Bestellung sind die bisher erteilen Informationen, inklusive Widerrufsbelehrung, Musterwiderrufsformular und AGB - spätestens mit der Lieferung der Ware in Textform mitzuteilen. Die Informationen können z.B. in der Bestätigungsmail, die auf die Bestellung folgt, untergebracht werden.

Wichtig: Fremde Texte und Bilder für Artikel oder Dienstleistungen dürfen nicht einfach aus anderen Webshops oder aus anderen Quellen im Internet ohne Einwilligung des Rechteinhabers kopiert werden. Dies kann eine Urheberrechtsverletzung darstellen. Daher entweder eigene Bilder/Texte anfertigen, oder für die Nutzung fremde Bilder oder Texte vorher die Erlaubnis des Urhebers einholen.

Sieht die Webseite ein Kontaktformular vor, dürfen nur die für die Abwicklung der Kundenanfrage oder Bestellung erforderlichen Daten (wie Name, Lieferanschrift, und in der Regel ein Kontaktdatum wie die E-Mail-Adresse) abgefragt werden. Das Kontaktformular ist nach dem Stand der Technik zu verschlüsseln.

Einzelheiten und weiterführende Hinweise sind in der Artikelreihe zum E-Commerce-Recht abrufbar.

Minijob, kurzfristige Beschäftigung, Midijob

Stand: April 2025

1. Definitionen
2. Minijob
3. Kurzfristige Beschäftigung
4. Gegenüberstellung der Sozialversicherungsbeiträge bei Minijob und kurzfristiger Beschäftigung (Stand 2025)
5. Midijob
6. Einzugsstellen
7. Studierende, Praktikanten und Auszubildende
8. Bußgeldbewehrte Melde- und Dokumentationspflichten
9. Arbeitsrecht
10. Vorlagen

1. Definitionen

1.1. Geringfügige Beschäftigung (Minijob und kurzfristige Beschäftigung)

Gemäß § 8 Abs. 1 Sozialgesetzbuch IV (SGB IV) liegt eine geringfügige Beschäftigung liegt vor, wenn:

das monatliche Arbeitsentgelt regelmäßig die Geringfügigkeitsgrenze von 556 Euro nicht übersteigt (= entgeltgeringfügige Beschäftigung, im Folgenden „Minijob“) oder
die Beschäftigung im Laufe eines Kalenderjahres nicht mehr als drei Monate oder 70 Arbeitstage dauert (= zeitgeringfügige Beschäftigung, in Folgenden „kurzfristige Beschäftigung“). Die Beschäftigung ist also nicht dauerhaft oder regelmäßig, sondern nur gelegentlich. Die Höhe des Verdienstes spielt dabei keine Rolle.

Die geringfügig Beschäftigten in Privathaushalten stellt eine Sonderform da, auf die hier nicht näher eingegangen wird. Ausführliche Informationen hierzu enthält das Gemeinsame Rundschreiben der Spitzenorganisationen der Sozialversicherung zum “Haushaltsscheck-Verfahren” sowie die Internetseite der Minijob-Zentrale.

Da die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung bei beiden Tatbeständen (Minijob und kurzfristige Beschäftigung) unterschiedlich ausfällt, ist zu differenzieren.

1.2. Beschäftigung im Übergangsbereich (Midijob)

Eine Beschäftigung im Übergangsbereich (im Folgenden „Midijob“) liegt gemäß § 20 Abs. 2 SGB IV vor, wenn das erzielte Arbeitsentgelt im Monat mehr beträgt als die Geringfügigkeitsgrenze im Minijob, aber eine bestimmte Höchstgrenze nicht übersteigt. Seit dem 1. Januar 2025 beträgt das Arbeitsentgelt im Übergangsbereich zwischen 556,01 Euro und maximal 2.000 Euro.

2. Minijob

2.1. Was sind die Voraussetzungen und wie hoch ist die Geringfügigkeitsgrenze?

Ein Minijob ist die auf Dauer angelegte und regelmäßig ausgeübte Beschäftigung in geringem zeitlichem Umfang gegen ein Entgelt im Rahmen der Geringfügigkeitsgrenze. Ein Überschreiten der Geringfügigkeitsgrenze führt zu einer sozialversicherungspflichtigen Beschäftigung.

Die Geringfügigkeitsgrenze berechnet sich gem. § 8 Abs.1a SGB IV wie folgt:

Mindestlohn (12,82 Euro) x 130 / 3 = 556 Euro (Stand 2025).

Die Höhe der Geringfügigkeitsgrenze ist dynamisch ausgestaltet, da sie sich an einer Wochenarbeitszeit von 10 Stunden zu Mindestlohnbedingungen orientiert. D.h. ein Minijobber kann 10 Stunden pro Woche für den Mindestlohn arbeiten. Im Monat kann zu Mindestlohnbedingungen maximal 43,37 Stunden gearbeitet werden.

Über eine weitere Erhöhung des allgemein gesetzlichen Mindestlohns entscheidet die unabhängige Mindestlohnkommission. Eine Änderung der Geringfügigkeitsgrenze wird im Bundesanzeiger bekannt gegeben.

Hinweis Branchenstundenlöhne: In einigen Branchen können sich aus Tarifverträgen abweichende – höhere – Stundensätze ergeben. Ist der Branchenstundenlohn höher als der gesetzliche Mindestlohn, reduziert sich entsprechend der Umfang der Stundenzahl pro Monat.

2.1.1. Wie setzt sich das regelmäßige monatliche Entgelt zusammen?

Für die Prüfung der Entgeltgrenze ist das regelmäßige monatliche Arbeitsentgelt maßgeblich. Der Begriff regelmäßig bedeutet, dass der Arbeitgeber bei Beschäftigungsbeginn und bei jeder dauerhaften Veränderung in den Verhältnissen der Beschäftigung eine vorausschauende Beurteilung vornehmen muss, ob die Entgeltgrenze nicht überschritten und damit ein Minijob tatsächlich vorliegt.

Hierzu muss er alle laufenden und einmaligen Arbeitsentgelte einbeziehen, die dem Minijobber im Beurteilungszeitraum (maximal 12 Monate) mit hinreichender Wahrscheinlichkeit zufließen werden und durch die Anzahl der Beschäftigungsmonate des Beurteilungszeitraums (maximal 12 Monate) teilen. Das so ermittelte regelmäßige Arbeitsentgelt darf die Geringfügigkeitsgrenze pro Monat nicht überschreiten.

2.1.2. Wie werden einmalige Zahlungen berücksichtigt?

Einmalige Zahlungen (z.B. Sonderzahlungen wie Urlaubs- oder Weihnachtsgeld) sind zu berücksichtigen, wenn die Zahlung mit hinreichender Sicherheit mindestens einmal jährlich zu erwarten ist. Zudem sind auch solche Entgeltbestandteile zu berücksichtigen, die der Arbeitgeber dem Minijobber monatlich zwar nicht auszahlt, auf die er aber einen gesetzlichen oder (tarif-)vertraglichen Anspruch hat (z.B. nicht gezahlter laufender Mindestlohn oder Tariflohn, Arbeitsvergütung für die fingierte Wochenarbeitszeit bei Arbeit auf Abruf nach § 12 Abs. 1 Satz 3 TzBfG).

2.1.3. Was ist, wenn der monatliche Verdienst schwankt?

Schwankt der monatliche Verdienst des Minijobbers (in einigen Monaten wird weniger, in einigen Monaten mehr als die Verdienstgrenze gezahlt), muss das regelmäßige Arbeitsentgelt geschätzt und ein Durchschnittswert errechnet werden. Wird dabei die Jahresverdienstgrenze von 6.672 Euro bei 12 Beschäftigungsmonaten nicht überschritten (6.672 Euro / 12 = 556 Euro), kann in einzelnen Monaten auch mehr als 556 Euro verdient werden. Gemeint sind hier insbesondere Arbeitsschwankungen, die für betriebliche Arbeitsabläufe typisch sind (z.B. Schwankungen des Arbeitsentgelts aufgrund anfallender Mehrarbeit wegen geplanter Urlaubsvertretungen).

Vorsicht bei erheblichen Schwankungen: Wird der Minijobber nur wenige Monate im Jahr in Vollzeit, das restliche Jahr aber so stark reduziert beschäftigt, dass die Jahresverdienstgrenze nicht überschritten wird, handelt es sich um eine erhebliche Schwankung und es liegt kein Minijob, sondern eine sozialversicherungspflichtige Beschäftigung vor.

2.1.4. Was passiert bei gelegentlicher unvorhersehbarer Überschreitung der Jahresverdienstgrenze?

Ein gelegentliches, unvorhersehbares Überschreiten der Geringfügigkeitsgrenze steht dem Fortbestand eines Minijobs nicht entgegen. In diesem Ausnahmefall darf auch die Jahresverdienstgrenze überschritten werden. Hierzu müssen aber zwei Voraussetzungen vorliegen:

Die Zahlungen müssen unvorhersehbar gewesen sein: Der Arbeitgeber hat diese daher im Rahmen der vorausschauenden Beurteilung zur Ermittlung des regelmäßigen monatlichen Arbeitsentgelts außer Acht gelassen. Hierzu gehört beispielsweise ein plötzlicher Mehraufwand des Minijobbers aufgrund eines krankheitsbedingten Ausfalls eines anderen Mitarbeiters. Eine Urlaubsvertretung ist hingegen kein unvorhersehbares Ereignis.
Das Überschreiten ist gelegentlich: Gelegentlich ist ein Zeitraum von bis zu zwei Kalendermonaten innerhalb eines Zeitjahres. Der Jahreszeitraum ist dahingehend zu ermitteln, dass vom letzten Tag des zu beurteilenden Beschäftigungsmonats ein Jahr zurück gerechnet wird. Innerhalb dieses Jahreszeitraums darf also nur an zwei Kalendermonaten das Entgelt unvorhersehbar überschritten werden. Zudem ist zu beachten, dass in diesen beiden Monaten insgesamt das Doppelte der Geringfügigkeitsgrenze – also maximal 1.112 Euro – nicht überschritten werden darf. Ein Minijobber darf also 6.672 Euro über 12 Monate und in begründetem Ausnahmefall maximal 7.784 Euro verdienen.

Praxistipp: Arbeitgeber sollten die Fälle des gelegentlichen, unvorhersehbaren Überschreitens in den Entgeltunterlagen für eine spätere Betriebsprüfung sorgfältig dokumentieren.

Nähere Einzelheiten zu der versicherungsrechtlichen Beurteilung von geringfügigen Beschäftigung sind den Geringfügigkeits-Richtlinien der Spitzenorganisationen der Sozialversicherung zu entnehmen. Diese wurden zuletzt zum 14. Dezember 2023 aktualisiert.

2.2. Welche Sozialversicherungsbeiträge sind abzuführen?

Minijobs sind in der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung sozialversicherungsfrei, jedoch nicht beitragsfrei. In der Rentenversicherung besteht grundsätzlich Versicherungspflicht, von der sich der Minijobber aber auf Antrag befreien lassen kann. Der Arbeitgeber muss folgende Pauschalabgaben (Stand 2025) leisten, die nicht vom Verdienst abgezogen werden dürfen:

13 % Pauschalbeitrag zur Krankenkasse, wenn der Minijobber gesetzlich krankenversichert ist (versicherungspflichtig, freiwillig- oder familienversichert). Hinweis: Der Pauschalbeitrag begründet keinen Krankenversicherungsschutz für den Minijobber.
15 % Pauschalbeitrag zur Rentenversicherung, wenn sich der Minijobber von der Rentenversicherungspflicht hat befreien lassen. *
1,10 % Umlage U1 (Ausgleich für Aufwendungen bei Krankheit des Arbeitnehmers)
0,22 % Umlage U2 (Ausgleich für Aufwendungen bei Schwangerschaft/Mutterschaft)
0,15 % Insolvenzgeldumlage

* Hat sich der Minijobber nicht von der Versicherungspflicht in der Rentenversicherung befreien lassen, entrichtet der Arbeitgeber einen Beitrag von 15 % und der Minijobber einen Eigenanteil in Höhe von 3,6 % zur Rentenversicherung. Eine Befreiung des Arbeitnehmers von der Rentenversicherungspflicht ist nur auf schriftlichen Antrag bei dem Arbeitgeber möglich. Der Arbeitgeber muss dann der Minijob-Zentrale die Befreiung innerhalb von sechs Wochen (42 Kalendertage) melden. Die Befreiung ist für die gesamte Dauer des Minijobs bindend und gilt für alle Minijobs, sofern mehrere vorliegen.

Praxistipp: Es empfiehlt sich, einen entsprechenden Hinweis auf die Rentenversicherungspflicht und die Befreiungsmöglichkeit in den Arbeitsvertrag aufzunehmen. Auch die Minijob-Zentrale informiert detailliert über die Rentenversicherungspflicht und die Befreiungsmöglichkeiten.

2.2.1. Wann und wohin müssen die Pauschalabgaben gezahlt werden?

Die Pauschalabgaben muss der Arbeitgeber fristgerecht monatlich an die Minijob-Zentrale der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See zahlen. Die gesamten Abgaben für Minijobber sind spätestens am drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig, in dem der Minijobber die Beschäftigung ausübt.

Einen Überblick über die Fälligkeits- und Übermittlungstermine bietet die Minijob-Zentrale auf ihrer Homepage.

Die Minijob-Zentrale bietet zudem auf ihrer Homepage einen Minijob-Rechner zum Berechnen der zu zahlenden Abgaben samt Erläuterungen an.

Die gesetzliche Unfallversicherung hingegen kennt keine Geringfügigkeit, dort ist jeder Beschäftigte unabhängig vom Umfang seines Tätigwerdens versichert und der Arbeitgeber hat die entsprechenden Beiträge zu entrichten. Es gelten individuelle Beiträge der zuständigen Unfallversicherungsträger (Berufsgenossenschaften).

2.2.2. Wie wirkt sich das Zusammentreffen mehrerer Beschäftigungen/Minijobs auf die sozialversicherungsrechtlichen Abgaben aus?

Grundsätzlich gilt, dass mehrere Arbeitnehmertätigkeiten zur Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge zusammengerechnet werden.

Minijob bei bestehender Hauptbeschäftigung:

Wird neben einer sozialversicherungsrechtlichen Hauptbeschäftigung nur ein einziger Minijob im Umfang von bis zu 556 Euro ausgeübt, erfolgt keine Zusammenrechnung mit der Hauptbeschäftigung, sofern die Beschäftigungen bei unterschiedlichen Arbeitgebern ausgeübt werden. In der geringfügigen Beschäftigung müssen dann lediglich die Pauschalabgaben gezahlt werden.
Wird die Hauptbeschäftigung und der Minijob bei demselben Arbeitgeber ausgeübt, gelten diese sozialversicherungsrechtlich als ein einziges Beschäftigungsverhältnis, sodass diese zusammengerechnet werden.
Hat der Minijobber eine sozialversicherungspflichtige Hauptbeschäftigung und nimmt er später noch einen weiteren oder mehrere Minijobs auf, werden diese mit der Hauptbeschäftigung zusammengerechnet und sind mit Ausnahme der Arbeitslosenversicherung in der Regel versicherungspflichtig.
Ist die Hauptbeschäftigung sozialversicherungsfrei, erfolgt keine Zusammenrechnung der Einnahmen aus diesen Tätigkeiten. Für die geringfügigen Beschäftigungen müssen Beiträge abgeführt werden, die abhängig von der Höhe der zusammengerechneten Entgelte pauschal (Entgelt bis 556 Euro) oder in normaler Beitragshöhe (Entgelte über 556 Euro) gezahlt werden.

Mehrere Minijobs ohne bestehende Hauptbeschäftigung:

Hat der Minijobber keine versicherungspflichtige Hauptbeschäftigung, kann er grundsätzlich mehrere Minijobs bei verschiedenen Arbeitgebern nebeneinander ausführen. Solange das addierte Arbeitsentgelt aus den verschiedenen Beschäftigungsverhältnissen die Grenze von 556 Euro nicht überschreitet, sind die Pauschalbeiträge zu zahlen. Wird die Grenze überschritten, werden alle Jobs sozialversicherungspflichtig.
Nicht zusammengerechnet werden die Entgelte aus einem Minijob und einer kurzfristigen Beschäftigung, sofern die Beschäftigung bei unterschiedlichen Arbeitgebern ausgeübt wird.
Wenn die Summe zwischen 556,01 und 2.000 Euro liegt, liegt kein Minijob vor. Hier sind die Beiträge nach den Maßgaben über den Übergangsbereich (Midijob) (siehe Ziffer 5) zu berechnen.
Liegt die Summe über 2.000 Euro, unterliegt das gesamte Arbeitsentgelt der normalen Beitragspflicht.

2.3. Ist das Entgelt aus einem Minijob lohnsteuerpflichtig?

Das Entgelt aus einem Minijob ist lohnsteuerpflichtig.

Der Arbeitgeber kann auf den Abruf der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM, sogenannte Individualbesteuerung) verzichten und stattdessen die Lohnsteuer pauschal mit 2 % (sogenannte einheitliche Pauschsteuer) erheben, sofern Rentenversicherungsbeiträge gezahlt werden oder die Tätigkeit versicherungsfrei ist. Der Arbeitgeber kann die 2 % Pauschsteuer im Innenverhältnis auf den Arbeitnehmer abwälzen. Die einheitliche Pauschsteuer von 2 % ist zusammen mit den Pauschalabgaben zur Sozialversicherung an die Minijob-Zentrale der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See abzuführen.

In bestimmten Fällen kann der Arbeitgeber die pauschalen Rentenversicherungsbeiträge ausnahmsweise nicht entrichten, sondern muss die allgemeinen Beiträge zur Rentenversicherung abführen. Dies ist insbesondere der Fall bei Minijobs, die wegen Zusammenrechnung mit weiteren Beschäftigungen nicht bei der Minijob-Zentrale, sondern bei der Krankenkasse gemeldet werden (z.B. wenn der Beschäftigte neben dem Minijob einen weiteren Minijob und einer sozialversicherungspflichtigen Hauptbeschäftigung ausübt). In diesen Fällen besteht neben der immer möglichen Individualbesteuerung nach ELStAM die Möglichkeit, die Lohnsteuer für den Minijob mit 20 % des Arbeitsentgelts pauschal zu erheben (§ 40a Abs. 2a EStG). Anders als bei der einheitlichen Pauschsteuer sind bei der Lohnsteuerpauschalierung nach § 40a Abs. 2a EStG allerdings Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer nicht enthalten. Sie fallen also zusätzlich an. Die pauschale Lohnsteuer von 20 % ist beim zuständigen Betriebsstättenfinanzamt anzumelden und an dieses abzuführen.

3. Kurzfristige Beschäftigung

3.1. Was sind die Voraussetzungen?

Eine kurzfristige Beschäftigung liegt vor, wenn das Arbeitsverhältnis zeitlich befristet im Kalenderjahr drei Monate oder 70 Arbeitstage nicht überschreitet, nicht berufsmäßig und nicht regelmäßig wiederkehrend ist.

Der Prototyp bzw. das gesetzliche Leitbild der kurzfristigen Beschäftigung sind saisonal ausgeübte Aushilfsbeschäftigungen wie Erntehelferinnen und Erntehelfer.

Kurzfristige Arbeitsverträge sind in der Regel befristet. Die Befristung ist nur wirksam, wenn sie schriftlich erfolgt.

Die Höhe des Arbeitsentgelts ist bei der kurzfristigen Beschäftigung grundsätzlich unerheblich. Eine Verdienstgrenze wie beim 556-Euro-Minijob gibt es nicht. Die kurzfristige Beschäftigung darf aber nicht berufsmäßig sein. Beschäftigungen, die nur gelegentlich ausgeübt werden, sind grundsätzlich von untergeordneter wirtschaftlicher Bedeutung und damit nicht berufsmäßig. Wenn der kurzfristig Beschäftigte aber mehr als 556 Euro im Monat verdient, ist die Berufsmäßigkeit gesondert zu prüfen. Ist die kurzfristige Beschäftigung die einzige Erwerbstätigkeit und ist sie zur Sicherung des Lebensunterhalts bestimmt, liegt keine kurzfristige Beschäftigung vor.

Nicht berufsmäßig sind in der Regel:

Hausfrauen/Hausmänner
Rentnerinnen/Rentner
Schülerinnen/Schüler
Studierende
Beschäftigungen zwischen Schulentlassung und beabsichtigter Aufnahme eines Studiums oder einer Fachschulausbildung
Hauptbeschäftigung mit kurzfristiger Nebenbeschäftigung

Diese Personengruppen können im kurzfristigen Beschäftigungsverhältnis grundsätzlich mehr als 556 Euro pro Monat verdienen.

Stets berufsmäßig sind hingegen folgende Beschäftigungen:

Beschäftigungen von Menschen, die Leistungen von der Bundesagentur für Arbeit beziehen oder als Arbeitssuchende gemeldet sind
Beschäftigungen zwischen Schulentlassung und Beginn einer Berufsausbildung, Ableistung eines freiwilligen sozialen oder ökologischen Jahres, eines Bundesfreiwilligendienstes oder eines freiwilligen Wehrdienstes

Des Weiteren darf die kurzfristige Beschäftigung nicht auf Dauer angelegt und keine regelmäßig wiederholende Beschäftigung sein.

Rahmenvereinbarungen im Sinne der Sozialversicherung sind aber möglich. Hier vereinbaren Arbeitgeber und Arbeitnehmer, dass dieser innerhalb eines bestimmten Zeitraums (längstens für 12 Monate) im Rahmen der Zeitgrenzen der kurzfristigen Beschäftigung (maximal drei Monate oder 70 Arbeitstage) tätig werden soll. Beispiel: Rahmenvereinbarung vom 1. Januar 2025 bis 31. Dezember 2025 mit maximal 70 Arbeitstagen. Wird die Rahmenvereinbarung über den Zeitraum von 12 Monaten verlängert, liegt eine Dauerbeschäftigung und damit grundsätzlich keine kurzfristige Beschäftigung mehr vor. Rahmenvereinbarungen bei demselben Arbeitgeber sind grundsätzlich nur möglich, wenn zwischen den Rahmenvereinbarungen eine Pause von mindestens zwei Monaten liegt. Unter bestimmten engen Voraussetzungen kann eine Rahmenvereinbarung auch über mehrere Jahre hinweg bestehen.

Weitere Informationen zu den Voraussetzungen der kurzfristen Beschäftigung und zu den Bedingungen für Rahmenvereinbarungen finden Sie auf der Internetseite der Minijob-Zentrale.

Einzelheiten zu der versicherungsrechtlichen Beurteilung von geringfügigen Beschäftigungen sind den Geringfügigkeits-Richtlinien der Spitzenorganisationen der Sozialversicherung zu entnehmen, die zuletzt zum 14. Dezember 2023 aktualisiert wurden.

3.2. Was hat sich seit Januar 2022 geändert?

3.2.1. Meldeverfahren ab Januar 2022

Seit dem 1. Januar 2022 müssen Arbeitgeber bei der Anmeldung von kurzfristig Beschäftigten zusätzlich angeben, wie diese krankenversichert sind.

Der Arbeitgeber muss einen Nachweis über den Krankenversicherungsschutz (bspw. eine Bescheinigung der gesetzlichen Krankenkasse oder des privaten Krankenversicherungsunternehmens oder eine Kopie der Versicherungskarte) zu den Entgeltunterlagen nehmen.

Nähere Informationen, wie der Nachweis des Krankenversicherungsschutzes bei der Minijob-Zentrale gemeldet werden muss, finden Sie auf der Internetseite der Minijob-Zentrale.

3.2.2. Elektronische Rückmeldung zu Vorbeschäftigungszeiten

Seit dem 1. Januar 2022 erhalten Arbeitgeber nach der Anmeldung eines kurzfristig Beschäftigten eine Rückmeldung über Vorbeschäftigungszeiten von der Minijob-Zentrale.

Nähere Informationen hierzu finden Sie in dem Beitrag der Minijob-Zentrale “Kurzfristige Minijobs: Ab 2022 elektronische Rückmeldung zu Vorbeschäftigungszeiten”.

3.3. Welche Sozialversicherungsbeiträge sind abzuführen?

Kurzfristige Beschäftigungen sind sozialversicherungsfrei, aber nicht beitragsfrei. Für den Arbeitgeber fallen aber – im Vergleich zu 556-Euro-Minijobs – geringere Abgaben an. Diese umfassen (Stand 2025):

1,10 % Umlage U1 (Ausgleich für Aufwendungen bei Krankheit des Arbeitnehmers)
0,22 % Umlage U2 (Ausgleich für Aufwendungen bei Schwangerschaft/Mutterschaft)
0,15 % Insolvenzgeldumlage

Darüber hinaus hat der Arbeitgeber den kurzfristig Beschäftigten bei der jeweils zuständigen gesetzlichen Unfallversicherung (Berufsgenossenschaft) anzumelden und entsprechende Beiträge zu entrichten.

3.3.1. Wann und wohin müssen die Sozialversicherungsbeiträge gezahlt werden?

Die Abgaben muss der Arbeitgeber fristgerecht monatlich an die Minijob-Zentrale der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See zahlen.

Einen Überblick über die Fälligkeits- und Übermittlungstermine bietet die Minijob-Zentrale auf ihrer Homepage.

3.3.2. Wie wirkt sich das Zusammentreffen mehrerer (kurzfristiger) Beschäftigungen auf die sozialversicherungsrechtlichen Abgaben aus?

Für die Prüfung, ob eine kurzfristige Beschäftigung vorliegt, muss der Arbeitgeber mögliche Vorbeschäftigungszeiten des kurzfristig Beschäftigten berücksichtigen. Ein Minijobber darf mit mehreren kurzfristigen Beschäftigungen in einem Kalenderjahr insgesamt maximal die Zeitgrenze von drei Monaten oder 70 Arbeitstagen erreichen.

Folgt eine kurzfristige Beschäftigung auf bereits ausgeübte Beschäftigungen, sind diese als Vorbeschäftigungen zu berücksichtigten. Dabei werden alle Beschäftigungen – mit Ausnahme geringfügig entlohnter Beschäftigungen und kurzfristiger Beschäftigungen mit einem regelmäßigen monatlichen Arbeitsentgelt bis zur Geringfügigkeitsgrenze – berücksichtigt (siehe Geringfügigkeits-Richtlinien 2023 dort unter 2.3.3.3, Seite 44 unten).

Bei einer Zusammenrechnung von mehreren Beschäftigungszeiten treten an die Stelle der drei Monate 90 Kalendertage. Hierbei werden volle Kalendermonate mit 30 Tagen und Teilmonate mit den tatsächlichen Tagen berücksichtigt. Umfasst ein Zeitraum keinen Kalendermonat, aber einen Zeitmonat, ist dieser ebenfalls mit 30 Kalendertagen zu berücksichtigen. (Siehe Näheres hierzu mit Beispielen Geringfügigkeits-Richtlinien 2023 dort unter 2.3.2 Seite 40 ff.)

Von dem Zeitpunkt, von dem an absehbar ist, dass die Grenze von 90 Kalendertagen oder 70 Arbeitstagen innerhalb eines Kalenderjahres überschritten wird, handelt es sich nicht mehr um eine kurzfristige Beschäftigung.

Die Einhaltung der zulässigen Zeitgrenzen ist jeweils zu Beginn der neuen Beschäftigung unter Berücksichtigung bereits schon im laufenden Kalenderjahr ausgeübter kurzfristiger Beschäftigungen zu prüfen.

Nicht zusammengerechnet werden:

Neben einem 556-Euro-Minijob ist eine kurzfristige Beschäftigung bei einem anderen Arbeitgeber möglich, ohne dass die Beschäftigungszeiten zusammengerechnet werden. Möglich wäre es beispielsweise, dass der Beschäftigte das ganze Jahr über einen 556-Euro-Minijob und zusätzlich für einen begrenzten Zeitraum eine kurzfristige Beschäftigung bei einem anderen Arbeitgeber ausübt.
Erfolgt neben einer sozialversicherungspflichtigen Hauptbeschäftigung eine kurzfristige Beschäftigung, erfolgt keine Zusammenrechnung mit der Hauptbeschäftigung, sofern die Beschäftigungen bei unterschiedlichen Arbeitgebern ausgeübt werden.
Es besteht auch die Möglichkeit, zusätzlich zu einer sozialversicherungspflichtigen Hauptbeschäftigung und einem 556-Euro-Minijob eine kurzfristige Beschäftigung aufzunehmen. Die Beschäftigungen müssen aber bei unterschiedlichen Arbeitgebern ausgeübt werden.

3.4. Ist das Entgelt aus einer kurzfristigen Beschäftigung lohnsteuerpflichtig?

Einkünfte aus kurzfristigen Beschäftigungen sind grundsätzlich nach den elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen (ELStAM) des Arbeitnehmers zu versteuern.

Ausnahmsweise kann der Arbeitgeber unter den Voraussetzungen des § 40a Abs. 1 EStG die Lohnsteuer pauschal mit 25 % des Arbeitsentgelts zzgl. Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer erheben.

Unabhängig davon, ob der Arbeitgeber den kurzfristig Beschäftigten individuell oder pauschal versteuert, ist das Betriebsstättenfinanzamt zuständig.

4. Gegenüberstellung der Sozialversicherungsbeiträge bei Minijob und kurzfristiger Beschäftigung (Stand 2025)

	Minijobber mit Verdienstgrenze	Kurzfristige Beschäftigung
Pauschalbeitrag Krankenkasse	13 %	keine Abgabe
Beitrag zur Pflegeversicherung	keine Abgabe	keine Abgabe
Pauschalbeitrag Arbeitgeber zur Rentenversicherung	15 %	keine Abgabe
Beitragsanteil Minijobbers bei Versicherungspflicht in der Rentenversicherung	3,6 %	keine Abgabe
Umlage U1 (Aufwendungen bei Krankheit)	1,1 %	1,1 %
Umlage U 2 (Aufwendungen bei Schwangerschaft / Mutterschutz)	0,22 %	0,22 %
Arbeitslosenversicherung	keine Abgabe	keine Abgabe
Insolvenzgeldumlage	0,15 %	0,15 %

5. Midijob

5.1. Was sind die Voraussetzungen?

Eine Beschäftigung im Übergangsbereich liegt gemäß § 20 Abs. 2 SGB IV vor, wenn das erzielte Arbeitsentgelt im Monat mehr beträgt als die Geringfügigkeitsgrenze im Minijob, aber eine bestimmte Höchstgrenze (2.000 Euro) nicht übersteigt.

Man kann sagen: Der Midijob beginnt dort, wo der Minijob aufhört. Arbeitsverhältnisse mit einem Einkommen innerhalb dieser Entgeltzone stellen im Bereich der Sozialversicherung einen Übergang von Minijobs zu regulären Arbeitsverhältnissen dar.

Voraussetzung ist also, dass das regelmäßige Arbeitsentgelt innerhalb der Entgeltzone (Untergrenze: 556,01 Euro, Obergrenze: 2.000 Euro) liegt. Bei schwankenden Entgelten muss das jährliche Entgelt ermittelt und durch zwölf geteilt werden. Das gilt auch dann, wenn der Midijobber Einmalzahlungen wie Urlaubsgeld oder Weihnachtsgeld erhält.

Praxistipp: Es empfiehlt sich, die Minijob-Verdienstgrenze im Blick zu behalten. Steigt diese und rutscht der Midijobber unter die Verdienstgrenze, dann ändert sich der Status der Beschäftigten von sozialversicherungspflichtig auf den eines klassischen Minijobs.

Werden mehrere Beschäftigungen nebeneinander ausgeübt, werden die Entgelte aus diesen Beschäftigungen grundsätzlich zusammengerechnet (§ 20 Abs. 2 SGB IV). Eine sozialversicherungsfreie geringfügige Beschäftigung (Minijob oder kurzfristige Beschäftigung) bleibt hingegen unberücksichtigt.

5.2. Welche Sozialversicherungsbeiträge sind abzuführen?

Midijobber sind sozialversicherungspflichtige Beschäftigte.

Für die Beitragsberechnung und Beitragstragung in der Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung gelten aber besondere Regelungen.

Der Vorteil besteht darin, dass Midijobber nur einen reduzierten Beitragsanteil zu den einzelnen Versicherungszweigen zu tragen haben, sie aber trotz der geringeren Beiträge zur Sozialversicherung die vollen Leistungen in allen Versicherungszweigen in Anspruch nehmen können. Auch die reduzierten Beiträge zur gesetzlichen Rentenversicherung wirken sich nicht mehr nachteilig auf die Rentenansprüche der Midijobber aus. Denn dem Rentenkonto wird der tatsächliche Verdienst aus dem Midijob gutgeschrieben.

Beschäftigungen im Übergangsbereich sind im Meldeverfahren gesondert zu kennzeichnen. Zusätzlich ist das Arbeitsentgelt, das ohne die Anwendung der Regelungen des Übergangsbereichs zu berücksichtigen wäre, anzugeben.

Die Beiträge des Arbeitgebers und des Midijobbers werden über aufwendige Formeln berechnet. Wesentlich ist hierbei der Faktor F. Je nach Entgeltabrechnungszeitraum (bis 30. September 2022, vom 1. Oktober bis 31. Dezember 2022, ab 1. Januar 2023) variiert die Berechnungsweise und der Faktor F.

Um die Beiträge zu berechnen, können Midijobrechner genutzt werden, die unter anderem die Deutsche Rentenversicherung oder die Minijob-Zentrale zur Verfügung stellen.

Bei Fragen zur Meldung und Beitragszahlungen für die Beschäftigungen im Übergangsbereich ist die Krankenkasse des Midijobbers richtige Ansprechpartnerin. Auch die Krankenkassen stellen häufig Midijobrechner zur Verfügung.

Einzelheiten zur versicherungs-, beitrags- und melderechtlichen Behandlung von Beschäftigungsverhältnissen im Übergangsbereich sind dem Rundschreiben der Spitzenorganisationen der Sozialversicherung zu entnehmen.

5.3. Ist das Entgelt aus einem Midijobs lohnsteuerpflichtig?

Im Lohnsteuerrecht gibt es keine Regelung im Übergangsbereich. Die Besteuerung von Midijobbern erfolgt nach den individuellen Besteuerungsmerkmalen (ELStAM).

6. Einzugsstellen

Die Pauschalbeiträge, Umlagen und Pauschsteuer bei 556-Euro-Minijobs sowie die Umlagen bei kurzfristigen Beschäftigungen werden zur Vermeidung aller Bürokratie an die Bundesknappschaft gezahlt:

Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See
Hauptverwaltung
Pieperstraße 14-28
44789 Bochum
Telefon 0234 304-0
Telefax 0234 304-66050
Kostenloses Servicetelefon 0800 1000 480 80

Auskünfte erteilt auch die Minijob-Zentrale:
Kostenloses Servicetelefon 0355 2902-70799 erreichbar von Montag bis Freitag 7.00 - 17.00 Uhr
E-Mail: minijob@minijob-zentrale.de

Die Sozialversicherungsbeiträge bei Beschäftigungen im Übergangsbereich sind bei den jeweiligen Krankenkassen der Midijobber abzuführen.

7. Studierende, Praktikanten und Auszubildende

Für Studierende gelten besondere Vorschriften zur Sozialversicherung, wenn sie neben einem Studium einer Beschäftigung als sogenannte Werkstudenten nachgehen. Bei einer Beschäftigung als echter Werkstudent entfallen für den Arbeitgeber und den Werkstudenten die Abgaben zur Kranken-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung (= sogenanntes Werkstudentenprivileg). Beiträge zur Rentenversicherung müssen allerdings geleistet werden. Voraussetzung ist die Einstellung als “ordentlicher Studierender”, d.h., die Person muss an einer Hochschule, Universität oder an einer staatlich anerkannten Fachhochschule eingeschrieben sein und sie muss den Großteil ihrer Zeit in das Studium investieren. Während der Vorlesungszeit darf grundsätzlich nicht mehr als 20 Stunden in der Woche gearbeitet werden.

Studierende können bei Vorliegen der jeweiligen Voraussetzungen aber auch als geringfügig Beschäftigte (556-Euro-Minijobber oder kurzfristig Beschäftigte) eingestellt werden, dann gelten keine Besonderheiten (siehe Ausführungen unter 2. und 3).

Ein wesentlicher Unterschied zwischen einem 556-Euro-Minijobber und einem Werkstudenten ist, dass ein echter Werkstudent während den Semesterferien bis zu 40 Stunden in der Woche beschäftigt werden kann und hierbei die Höhe des Arbeitsentgelts keine Rolle spielt, währen ein Minijobber auch in den Semesterferien nur so viele Stunden eingesetzt werden kann, wie das ohne Überschreiten der Geringfügigkeitsgrenze unter Einhaltung des Mindestlohns möglich ist.

Die kurzfristige Beschäftigung ist im Gegensatz zur Einstellung als Werkstudent sozialversicherungsfrei. Für den Arbeitgeber fallen nur geringe Umlagen an. Die kurzfristige Beschäftigung ist aber im laufenden Kalenderjahr auf maximal drei Monate oder 70 Arbeitstage beschränkt, das Arbeitsverhältnis mit einem Werkstudenten hingegen nicht.

Auch Schülerinnen und Schüler können als geringfügig Beschäftigte eingestellt werden. Auch hier gelten hinsichtlich der geringfügigen Beschäftigung keine Besonderheiten (siehe Ausführungen unter 2. und 3.) Hierbei ist allerdings das Jugendarbeitsschutzgesetz zu beachten.

Weiterführende Informationen finden Sie auf der Homepage der Minijob-Zentrale.

Bei Praktikantinnen und Praktikanten ist zu unterscheiden, ob es sich um ein Pflichtpraktikum oder ein freiwilliges Praktikum und ob es sich um ein Zwischenpraktikum oder um ein Vor- oder Nachpraktikum handelt. Ein vorgeschriebenes Zwischenpraktikum ist unabhängig von der Entgelthöhe versicherungsfrei in der Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung. Das Mindestlohngesetz ist nicht anwendbar. Die Ausgestaltung des Praktikums unterliegt alleine eventuellen (hoch-)schulrechtlichen Bestimmungen. Versicherungspflicht besteht hier grundsätzlich in der Unfallversicherung. Bei allen anderen Praktika fällt die sozialversicherungsrechtliche Einordnung unterschiedlich aus, je nachdem, ob es sich um Pflicht- oder freiwilliges Vor-, Zwischen- oder Nachpraktikum handelt und ob eine Vergütung gezahlt wird.

Einzelheiten zu der sozialversicherungsrechtlichen Beurteilung von Studenten und Praktikanten finden sich im Gemeinsamen Rundschreiben der Spitzenorganisationen der Sozialversicherung, zuletzt aktualisiert am 23.11.2016.

Für Auszubindende kommt weder eine geringfügige Beschäftigung noch eine Beschäftigung im Übergangsbereich in Betracht.

8. Bußgeldbewehrte Melde- und Dokumentationspflichten

Der Arbeitgeber hat sowohl Minijobber als auch kurzfristig Beschäftigte anzumelden. In der Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung (DEÜV) wurde festgelegt, dass Anmeldungen mit der ersten Abrechnung, spätestens jedoch 6 Wochen nach der Aufnahme der Beschäftigung zu übermitteln sind. Dieselbe Frist gilt für die Abmeldung nach Beendigung der Beschäftigung. Bei Minijobbern muss der Einzugsstelle zusätzlich jede Änderung des Arbeitsentgelts mitgeteilt werden, sofern die Änderung zu einer Über- oder Unterschreitung der 556-Euro-Grenze führt. Außerdem hat der Arbeitgeber für Minijobber eine Jahresmeldung zu erstatten.

Detaillierte Informationen erhalten Sie auf der Homepage der Minijob-Zentrale.

Ein Arbeitgeber kann mit einem Bußgeld bis zu 5.000 Euro belangt werden, wenn er seiner Meldepflicht nicht, nicht rechtzeitig, nicht richtig oder nicht vollständig nachkommt.

Kommt es infolge der Zusammenrechnung mehrerer Beschäftigungen zur Versicherungspflicht, informiert die Bundesknappschaft die Arbeitgeber darüber. Diese sind verpflichtet, notwendige An- und Abmeldungen bei Bundesknappschaft und Krankenkassen vorzunehmen.

Nach § 17 Abs. 1 S. 1 Mindeslohngesetz (MiLoG) besteht für Arbeitgeber geringfügig Beschäftigter (sowie der in § 2a des SchwArbG bezeichneten Bereiche) die Pflicht, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzuzeichnen sowie Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Einzelheiten und Ausnahmen regelt die Mindestlohndokumentationspflichtenverordnung.

Nähere Informationen zur Aufzeichnungspflicht finden Sie auf der Internetseite der deutschen Zollverwaltung.

9. Arbeitsrecht

Sowohl Minijobs, kurzfristige Beschäftigungen als auch Midijobs sind arbeitsrechtlich gesehen normale Arbeitsverhältnisse. Zu betonen ist insbesondere, dass nach dem Gleichbehandlungsgrundsatz auch für diese Beschäftigungsarten alle arbeitsrechtlichen Bestimmungen gelten und sie nicht schlechter behandelt werden dürfen als vergleichbare vollzeitbeschäftigte Arbeitnehmer. So genießen sie auch den Kündigungsschutz, wenn das Kündigungsschutzgesetz zur Anwendung kommt, sie haben Anspruch auf Urlaub, auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall oder auch auf Sonderzahlungen wie Urlaubsgeld oder Weihnachtsgeld.

9.1. Was gilt für den Arbeitsvertrag?

Arbeitsverträge können grundsätzlich formfrei, d.h. mündlich, elektronisch oder schriftlich geschlossen werden.

Bei befristeten Arbeitsverhältnissen muss die Befristungsabrede zwingend schriftlich erfolgen, § 14 Abs. 4 Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG).

Nach dem Nachweisgesetz (NachwG) sind die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich niederzulegen, die Niederschrift eigenhändig zu unterschreiben und dem Arbeitnehmer bereits am ersten Arbeitstag auszuhändigen. Die Niederschrift kann unter den Voraussetzungen in § 2 Abs. 1 S.2 NachwG auch in Textform abgefasst und elektronisch übermittelt werden.

9.2. Müssen Kündigungsschutzvorschriften beachtet werden?

Auch für geringfügig Beschäftigte gelten die allgemeinen Kündigungsvorschriften aus Kündigungsschutzgesetz (KSchG), Mutterschutzgesetz (MuSchG), Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz (BEEG) und die Regelungen für Schwerbehinderte, wenn die jeweiligen Voraussetzungen gegeben sind.

Teilzeitbeschäftigte sind bei der Ermittlung des Schwellenwertes nach dem KSchG zu berücksichtigen. Entscheidend dafür ist deren Arbeitsumfang. Bei einer regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit von nicht mehr als 20 Stunden, sind sie mit dem Faktor 0,5 zu berücksichtigen. Bei einer regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit von bis zu 30 Stunden sind sie mit dem Faktor 0,75 zu berücksichtigen.

9.3. Gibt es Lohnfortzahlung im Krankheitsfall und Schwangerschaft / Mutterschaft?

Auch geringfügig Beschäftigte haben im Krankheitsfall nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz Anspruch auf Entgeltfortzahlung. Dieser Anspruch entsteht erst, wenn das Arbeitsverhältnis seit mindestens vier Wochen Bestand hat. Arbeitgeber, die in der Regel bis zu 30 Arbeitnehmer beschäftigen (ohne Auszubildende und geringfügig Beschäftigte) können gegebenenfalls an einem Ausgleichsverfahren (Umlage U 1) teilnehmen und bis zu 80 Prozent Ihrer Aufwendungen erstattet verlangen.

Auch geringfügig Beschäftigte haben Anspruch auf Mutterschutzlohn sowie den Arbeitgeberzuschuss zum Mutterschaftsgeld nach dem Mutterschutzgesetz. Arbeitgeber können diese Aufwendungen im Ausgleichsverfahren bei Schwangerschaft und Mutterschaft (Umlage U 2) vollumfänglich erstattet verlangen.

Zuständig für die Erstattungsansprüche ist in beiden Fällen die Arbeitgeberversicherung der Knappschaft-Bahn-See.

9.4. Gibt es Lohnfortzahlung an Feiertagen?

Ein Arbeitgeber muss nur Feiertagslohn zahlen, wenn der geringfügig Beschäftigte an diesem Feiertag aufgrund seines Arbeitsvertrages hätte arbeiten müssen (Lohnausfallprinzip).

9.5. Müssen Sonderleistungen gewährt werden?

Geringfügig Beschäftigte sind wie alle Teilzeitbeschäftigten den Vollzeitarbeitnehmern gleichgestellt. Wenn ein Arbeitgeber zusätzliche Leistungen (zum Beispiel Gratifikationen, Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld, Altersvorsorge, Beihilfe, Jubiläumszuwendungen, Zulagen, Zuschläge, Fahrtkosten oder Prämien) zahlt, hat auch ein geringfügig Beschäftigter Anspruch auf diese Leistungen, allerdings nur in anteiliger Höhe. Werden geringfügig Beschäftigte von Sonderleistungen ausgeschlossen, verstößt dies gegen das Gleichbehandlungsgebot sowie gegen das Verbot der mittelbaren Geschlechtsdiskriminierung und ist unwirksam.

Zu beachten ist, dass unter Umständen durch die Zahlung von Gratifikationen die Geringfügigkeitsgrenze von monatlich 556 Euro bzw. die Jahresverdienstgrenze von 6.672 Euro) überschritten werden kann und hierdurch Sozialversicherungspflicht eintritt.

9.6. Besteht ein Anspruch auf Urlaub?

Geringfügig Beschäftigten steht auch bei nur geringem Umfang ihrer Arbeitszeit (bezahlter) Erholungsurlaub zu. Der gesetzliche Mindesturlaub beträgt nach dem Bundesurlaubsgesetz 24 Werktage, bezogen auf eine Sechs-Tage-Woche. Ein höherer Urlaubsanspruch kann sich aus dem Arbeitsvertrag oder einem auf das Arbeitsverhältnis anzuwendenden Tarifvertrag ergeben.
Sind geringfügig Beschäftigte nicht jeden Tag, sondern nur an einzelnen festgelegten Tagen in der Woche tätig sind, wird der Urlaubsanspruch entsprechend dem Verhältnis Anzahl der Arbeitstage einer Vollzeitkraft zur Anzahl der Arbeitstage der Teilzeitkraft gekürzt.

Beispiel: Eine Minijobberin arbeitet am Montag und Mittwoch je von 8 bis 12 Uhr. Sie hat auf Grundlage des Bundesurlaubsgesetzes (24 Urlaubstage bei Sechs-Tage-Woche) Anspruch auf 24 : 6 x 2 = 8 Werktage Urlaub.

Weitere Informationen zum Thema: Urlaub

10. Vorlagen

Die Minijob-Zentrale bietet auf Ihrer Homepage Musterarbeitsverträge für geringfügig entlohnte Beschäftigte, für geringfügig entlohnte Beschäftigte in Privathauhalte sowie Checklisten/Musterpersonalbogen zum Download an.

Ein Arbeitsvertragsmuster für geringfügig Beschäftigte gibt es auch auf der Internetseite der IHK Offenbach.

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass Muster stets nur eine Orientierungshilfe darstellen können und grundsätzlich auf Ihre individuellen Bedürfnisse angepasst sowie von Ihnen geprüft werden müssen.

Dieses Merkblatt soll – als Service Ihrer IHK Region Stuttgart – nur erste Hinweise geben und erhebt daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl dieses Merkblatt mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurde, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden.

Urlaub

Stand: April 2025

Vorbemerkung
1. Geltungsbereich des BUrlG
2. Urlaubsdauer
3. Voller Urlaubsanspruch, Teilurlaub
4. Übertragung, Verfall und Verjährung von Urlaubsansprüchen, Hinweispflichten des Arbeitgebers
5. Urlaubsgewährung
6. Vergütung im Urlaub
7. Erwerbstätigkeit und Krankheit im Urlaub
8. Urlaubsabgeltung
9. Vermeidung von Doppelansprüchen bei Arbeitgeberwechsel

Vorbemerkung

Jeder Arbeitnehmer hat in jedem Kalenderjahr Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub. Die gesetzlichen Bestimmungen des Bundesurlaubsgesetzes (im folgenden abgekürzt: BUrlG) gewährleisten jedem Arbeitnehmer einen Mindesturlaubsanspruch und regeln die Modalitäten der Urlaubsgewährung und -vergütung.

Diese IHK-Information erläutert die wesentlichen Regelungen zum Urlaub einschließlich der besonderen Urlaubsregeln für bestimmte Arbeitnehmergruppen.

1. Geltungsbereich des BUrlG

Urlaub ist die Freistellung von der Arbeit zu Erholungszwecken unter Fortzahlung der Vergütung (Urlaubsentgelt).

Anspruch auf Erholungsurlaub haben alle Arbeitnehmer einschließlich

der zu ihrer Berufsausbildung Beschäftigten,
Teilzeitbeschäftigte,
Aushilfsbeschäftigte,
geringfügig Beschäftigte,
in Ferienarbeit und in Nebentätigkeit Beschäftigte etc.

Zu beachten ist, dass im Falle der Entsendung von Arbeitnehmern das BUrlG nur dann Anwendung findet, wenn das Arbeitsverhältnis deutschem Arbeitsrecht unterliegt.

In der Praxis werden Inhalt und Umfang des Urlaubsanspruchs häufig durch vertragliche Vereinbarung für den Arbeitnehmer günstiger gestaltet. Tarifvertraglich können allerdings auch für den Arbeitnehmer ungünstigere Regelungen getroffen werden. Das heißt konkret:

Abweichende Urlaubsregelungen, die für den Arbeitnehmer günstigere Regelungen vorsehen, sind stets zulässig (z.B. mehr Urlaubstage als der gesetzliche Urlaubsanspruch). Bei ungünstigeren Regelungen ist zu differenzieren: Regelungen (auch kollektiv-rechtliche), die den Mindestanspruch der §§ 1 bis 3 BUrlG beschneiden, sind nichtig. Ansonsten sind Schlechterstellungen auf tariflicher Grundlage möglich (§ 13 Abs. 1 BUrlG).

Andere Freistellungsansprüche, auf die das BUrlG keine Anwendung finden:

Neben dem Anspruch auf Erholungsurlaub gibt es weitere Fälle, in denen Arbeitnehmer aus anderen Gründen als zur Erholung einen Anspruch auf Freistellung haben – sei es mit oder ohne Fortzahlung der Vergütung. In diesen Fällen ist das BUrlG nicht anwendbar. Solche Ansprüche können sich aus dem Gesetz, aus Tarifverträgen, betrieblichen Regelungen oder arbeitsvertraglichen Vereinbarungen ergeben. Beispiele:

Bei kurzzeitiger Verhinderung des Arbeitnehmers kommt häufig ein Anspruch auf Freistellung unter Vergütungsfortzahlung nach § 616 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) in Betracht. Beispiele hierfür sind persönliche oder familiäre Ereignisse (etwa eigene Hochzeit, Geburt eines Kindes, Tod naher Angehöriger, Betreuung des kranken Kindes, Quarantäne aufgrund Virusinfektion ohne Erkrankung) oder Ladungen zu Behörden oder Gerichten im öffentlichen Interesse. Hier spricht man häufig vom “Sonderurlaub”, der aber mit dem Erholungsurlaub nach dem BUrlG nichts gemein hat.
Vom Erholungsurlaub ist auch der sogenannte Bildungsurlaub abzugrenzen, der einen gesonderten, durch Landesgesetz geregelten Anspruch auf bezahlte Freistellung von der Arbeitsverpflichtung zum Zwecke der Weiterbildung gewährt. Nähere Informationen zu: Bildungszeitgesetz Baden-Württemberg (BzG BW)

2. Urlaubsdauer

2.1. Gesetzlicher Mindesturlaub nach dem BUrlG

Der jährliche Mindesturlaub beträgt gemäß § 3 BUrlG 24 Werktage. Unter Werktagen in diesem Sinne versteht man alle Kalendertage, die nicht Sonn- oder gesetzliche Feiertage sind. Das BUrlG geht also von einer 6-Tage-Woche aus. Um den Mindesturlaub für einen geringeren Arbeitsumfang/Teilzeitkräfte festzulegen, ist eine Umrechnung erforderlich (24 : 6 x tatsächliche Arbeitstage):

6-Tage-Woche: 24 Urlaubstage
5-Tage-Woche: 20 Urlaubstage
4-Tage-Woche: 16 Urlaubstage
3-Tage-Woche: 12 Urlaubstage
2-Tage-Woche: 8 Urlaubstage
1-Tag-Woche: 4 Urlaubstage

In allen Fällen ergibt sich so ein Jahresurlaub von vier Wochen. Dieser errechnete Mindesturlaub gilt unabhängig von den geleisteten Stunden an den Arbeitstagen. Entscheidend ist allein, an wie vielen Tagen der Arbeitnehmer in der Woche beschäftigt ist.

Beispiel:

Ein Teilzeitbeschäftigter, der jeweils eine Stunde an fünf Tagen die Woche arbeitet, hat Anspruch auf 20 Urlaubstage.

2.2. Gesetzlicher Zusatzurlaub für Minderjährige und Schwerbehinderte

Besonderheiten hinsichtlich des Umfangs des gesetzlichen Mindesturlaubs gelten für Jugendliche und Schwerbehinderte.

Der Arbeitgeber hat auch Jugendlichen nach § 19 Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG) für jedes Kalenderjahr bezahlten Urlaub zu gewähren. Dieser beträgt mehr als der Mindesturlaub nach dem BUrlG, nämlich mindestens:

30 Werktage, wenn der Jugendliche zu Beginn des Kalenderjahres noch nicht 16 Jahre alt ist,
27 Werktage, wenn der Jugendliche zu Beginn des Kalenderjahres noch nicht 17 Jahre alt ist und
25 Werktage, wenn der Jugendliche zu Beginn des Kalenderjahres noch keine 18 Jahre alt ist.

Schwerbehinderte Menschen im Sinne des § 2 Abs. 2 SGB IX (= Menschen mit einem Grad der Behinderung von mindestens 50) haben nach § 208 SGB IX einen Anspruch auf bezahlten zusätzlichen Urlaub von mindestens fünf Arbeitstagen basierend auf einer 5-Tage-Woche. Arbeiten sie regelmäßig mehr oder weniger als an fünf Arbeitstagen in der Kalenderwoche, erhöht oder vermindert sich der Anspruch entsprechend. Diesen Urlaub muss der Arbeitgeber immer zusätzlich gewähren, auch wenn tarif- oder arbeitsvertraglich mehr Urlaub als der gesetzliche Mindesturlaub gewährt wird. Er darf weder auf den gesetzlichen Mindesturlaub noch auf den vertraglichen Zusatzurlaub angerechnet werden.

Personen, die schwerbehinderten Menschen gleichgestellt sind im Sinne des § 2 Abs. 3 SGB IX haben keinen Anspruch auf Zusatzurlaub nach § 208 SGB IX.

Weitere Informationen zum Thema: Beschäftigung schwerbehinderter Menschen

2.3. Vertraglicher Zusatzurlaub

Viele Arbeitgeber gewähren ihren Arbeitnehmern im Arbeitsvertrag freiwillig einen zusätzlichen Urlaubsanspruch, der über den gesetzlichen Mindesturlaub hinausgeht. Auf den vertraglichen Zusatzurlaub findet das BUrlG grundsätzlich keine Anwendung. Für den Zusatzurlaub kann der Arbeitgeber im Arbeitsvertrag vom BUrlG abweichende Regelungen treffen, etwa Regelungen über Verminderung des Zusatzurlaubs für Zeiten des Ruhens des Arbeitsverhältnisses, bei Arbeitsunfähigkeit oder bei Ausscheiden in der zweiten Jahreshälfte.

Achtung: Dies setzt aber voraus, dass im Arbeitsvertrag klar zwischen dem gesetzlichen Mindesturlaub und dem vertraglichen Zusatzurlaub differenziert wird, sonst teilt der vertragliche Zusatzurlaub das gleiche rechtliche Schicksal wie der gesetzliche Mindesturlaub, es gelten also die Regelungen des BUrlG auch für den vertraglichen Zusatzurlaub.

Ein zusätzlicher, über den gesetzlichen Mindesturlaub hinausgehender Urlaubsanspruch kann sich zudem aus einem Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung ergeben.

Insbesondere in Tarifverträgen, teilweise auch in Arbeitsverträgen werden Regelungen aufgenommen, nach denen der Urlaubsanspruch sich mit zunehmendem Alter der Arbeitnehmer erhöht (Staffelung nach Alter). Hier ist Vorsicht geboten vor dem Hintergrund des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG), wonach eine Benachteiligung wegen des Alters grundsätzlich unzulässig ist. Verstößt die Regelung gegen das AGG, so wird eine Anpassung nach oben vorgenommen (BAG, Urteil vom 18.10.2016, Az. 9 AZR 123/16). Solche Regelungen können wirksam sein, wenn sie im Einzelfall gerechtfertigt sind etwa unter dem Gesichtspunkt des Schutzes älterer Beschäftigter (BAG, Urteil vom 21.10.2014, Az. 9 AZR 956/12).

2.4. Berechnung der Urlaubsdauer bei wöchentlich unregelmäßiger Arbeitszeit

Bei Arbeitnehmern mit wöchentlich unregelmäßiger Arbeitszeit, wenn also von Woche zu Woche an unterschiedlich vielen Tagen gearbeitet wird, ist der Jahresdurchschnitt der tatsächlichen Arbeitstage für die Berechnung des Urlaubsanspruchs relevant.

Der Urlaubsanspruch kann in solchen Fällen nach folgender Formel berechnet werden:

Anzahl der tatsächlich gearbeiteten Tage im Kalenderjahr multipliziert mit den vereinbarten Urlaubstagen für Arbeitnehmer in Vollzeit. Das Produkt hieraus ist durch die Anzahl der Jahresarbeitstage bei Arbeitnehmern in Vollzeit zu dividieren.

Bei dieser Berechnung ist bei einer 5-Tage-Woche von möglichen 260 Arbeitstagen im Jahr auszugehen (52 Wochen x 5 Tage). Bei einer 6-Tage-Woche ist hingegen von 312 Arbeitstagen im Jahr auszugehen (52 x 6 Tage).

Beispiel 1:

Ein Arbeitnehmer arbeitet wöchentlich alternierend an zwei bzw. drei Arbeitstagen. Daraus ergibt sich eine durchschnittliche Anwesenheit von 130 Arbeitstagen im Kalenderjahr (52 Wochen x 2,5 Tage). Der Urlaubsanspruch im Unternehmen für Vollzeitarbeitnehmer beträgt 30 Tage auf Basis einer 5-Tage-Woche. Die Anzahl der Jahresarbeitstage bei Arbeitnehmern in Vollzeit beträgt 260 Tage (52 Wochen x 5 Tage). Daraus ergibt sich ein Urlaubsanspruch von 15 Tagen (130 x 30 : 260 = 15).

Beispiel 2:

Eine Arbeitnehmerin arbeitet in einem Jahr während 26 Wochen fünf Tage und während 26 Wochen vier Tage (26 x 5 + 26 x 4 = 234 Jahresarbeitstage). Der Urlaubsanspruch für Vollzeitarbeitnehmer beträgt 24 Tage bei einer 6-Tage-Woche. Die Anzahl der Jahreswerktage im Unternehmen beträgt 312 Tage (52 Wochen x 6 Tage). Daraus ergibt sich ein Urlaubsanspruch von 18 Tagen (234 x 24 : 312 = 18).

2.5. Urlaubsdauer bei Veränderung der Arbeitszeit

Die Urlaubsdauer hängt von der Anzahl der Wochenarbeitstage ab. Ändert sich im Verlauf eines Kalenderjahres die Arbeitszeit, ist der Urlaubsanspruch ggf. neu zu berechnen.

Hierbei sind mehrere Konstellationen denkbar:

Die Wochenarbeitszeit verändert sich, aber die Zahl der Arbeitstage pro Woche bleibt gleich. Hier bleibt der Urlaubsanspruch unverändert, weil nur die Anzahl der Wochenarbeitstage relevant ist, nicht jedoch die Anzahl der geleisteten Stunden pro Tag.

Beispiel:

Ein Arbeitnehmer arbeitet halbtags von Montag bis Donnerstag. Er stockt nun auf ganztags auf, die Arbeitstage (Montag bis Donnerstag) bleiben aber gleich. Hier ändert sich an der Anzahl der Jahresarbeitstage nichts. Der Urlaubsanspruch bemisst sich nach wie vor an einer 4-Tage-Woche. Der Freistellungsanspruch bezieht sich dann aber auf den ganzen Tag und nicht nur auf halbe Tage.

Die Anzahl der Arbeitstage pro Woche ändert sich ab Jahresbeginn. Hier ist der Urlaubsanspruch entsprechend anzupassen.

Beispiel:

Eine Arbeitnehmerin arbeitete im Jahr 2022 an drei Tagen die Woche. Ab Januar 2023 arbeitet sie an vier Tagen die Woche. Der Urlaubsanspruch beträgt 20 Tage bei einer 5-Tage-Woche. Im Jahr 2022 stand ihr ein Urlaubsanspruch in Höhe von 12 Tagen zu. Ab 2023 muss der Urlaubsanspruch erhöht werden auf 16 Tage.

Ändert sich die Anzahl der Arbeitstage (z.B. Wechsel von Vollzeit in Teilzeit) unterjährig, ist der Urlaubsanspruch für das Kalenderjahr unter Berücksichtigung der einzelnen Zeiträume der Beschäftigung und der auf sie entfallenden Wochentage umzurechnen. Hier ist zu beachten, dass der bereits in der Vollzeitphase überproportional gewährte Urlaub nachträglich nicht neu berechnet werden darf. Auch dürfen Urlaubsansprüche, die im Rahmen der Vollzeitbeschäftigung erworben wurden, nicht reduziert werden.

Beispiel:

Eine vollzeitbeschäftigte Arbeitnehmerin arbeitet von Januar bis Ende Juni an fünf Tagen die Woche mit je acht Stunden pro Tag. Ab Juli arbeitet sie nur noch zwei Tage die Woche. Der Urlaubsanspruch im Unternehmen beträgt 30 Tage bei einer 5-Tage-Woche. Bis Ende Juni hat sich die Arbeitnehmerin bereits 20 Tage Urlaub genommen. Die restlichen 10 Urlaubstage sind auf die 2-Tage-Woche umzurechnen. Bis Ende Dezember stehen der Arbeitnehmerin nicht 10, sondern nur noch 4 Urlaubstage zu (10 x 2 : 5 = 4).

Eigentlich hätten ihr anteilig bis Ende Juni nur 15 Urlaubstage und ab Juli bis Ende Dezember 6 Urlaubstage, also insgesamt 21 Urlaubstage zugestanden. Da ihr innerhalb der ersten sechs Monate in der Vollzeitphase bereits überproportional Urlaub gewährt wurde (20 Tage) und dieser nicht nachträglich neu berechnet werden darf, stehen ihr insgesamt 24 Urlaubstage zu.

Hinweis: Dies ist auch bei der Berechnung des Urlaubsentgelts zu berücksichtigen. Wechseln Arbeitnehmer von einer Vollzeittätigkeit in eine Teilzeitbeschäftigung, so muss der in der Vollzeitphase erworbene Urlaubsanspruch entsprechend der Vollzeittätigkeit vergütet werden – auch dann, wenn dieser Urlaubsteil vom Arbeitnehmer im Zeitraum der Teilzeitbeschäftigung in Anspruch genommen wird (BAG, Urteil vom 20.03.2018, Az. 9 AZR 486/17).

2.6. Urlaubsanspruch und Zeiten der Nichtbeschäftigung bzw. des Ruhens des Arbeitsverhältnisses

Ob der Arbeitgeber den Urlaub für Zeiten kürzen kann, in denen der Arbeitnehmer keine Arbeitsleistung erbringt, das Arbeitsverhältnis aber rechtlich fortbesteht, hängt vom Grund für die Nichterbringung der Arbeitsleistung ab:

Elternzeit: Grundsätzlich entsteht auch während einer mehrmonatigen oder mehrjährigen Elternzeit der Urlaubsanspruch des Arbeitnehmers, weil es grundsätzlich nur auf den rechtlichen Bestand des Arbeitsverhältnisses ankommt und nicht darauf, ob tatsächlich gearbeitet wird. Allerdings kann der Arbeitgeber nach § 17 Abs. 1 Satz 1 Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz (BEEG) den Erholungsurlaub, der dem Arbeitnehmer/der Arbeitnehmerin für das Urlaubsjahr zusteht, für jeden vollen Kalendermonat der Elternzeit um 1/12 kürzen (Ausnahme: bei Teilzeittätigkeit des Arbeitnehmers während der Elternzeit). Von dieser gesetzlichen Kürzungsmöglichkeit muss der Arbeitgeber aktiv Gebrauch machen. Die Kürzungserklärung kann vor, während und nach der Elternzeit, spätestens aber vor Beendigung des Arbeitsverhältnisses abgegeben werden. Tipp: Es empfiehlt sich, die Kürzungserklärung möglichst früh, am besten schriftlich zusammen mit der Bestätigung der Elternzeit abzugeben.
Mutterschutzzeiten: Für Zeiten des Mutterschutzes sieht § 24 Satz 1 Mutterschutzgesetz (MuSchG) ausdrücklich vor, dass die Ausfallzeiten wegen eines Beschäftigungsverbots als Beschäftigungszeiten gelten. Die Arbeitnehmerin erwirbt also in diesen Zeiten ihren vollen Urlaubsanspruch. Dieser Urlaub kann vom Arbeitgeber nicht gekürzt werden.
Krankheit: In Zeiten, in denen Arbeitnehmer krankheitsbedingt arbeitsunfähig sind, entstehen weiterhin Urlaubsansprüche. Eine Kürzung kommt lediglich hinsichtlich des vertraglichen Mehrurlaubs bei entsprechender wirksamer Arbeitsvertragsklausel in Betracht. Der gesetzliche Mindesturlaubsanspruch darf nicht gekürzt werden.
Auch gesetzliche Feiertage werden nicht auf den Urlaub angerechnet. Hier ist nicht der Wohnort des Arbeitnehmers maßgeblich, sondern der Arbeitsort. Die Bundesländer haben Feiertagsgesetze erlassen, denen die jeweils geltenden Feiertage entnommen werden können.
Zeiten von Kurzarbeit “Null” dürfen bei der Urlaubsberechnung in Abzug gebracht werden (BAG, Urteil vom 30.11.2021, Az. 9 AZR 225/21). Für jeden vollen Monat der Kurzarbeit “Null” darf der Arbeitgeber somit den Urlaubsanspruch um 1/12 kürzen.
Sabbatical: Der Zeitraum eines vereinbarten unbezahlten Sonderurlaubs (Sabbatical), in dem die Arbeitsvertragsparteien die Hauptleistungspflichten suspendiert haben, kann bei der Berechnung mit “null” Arbeitstagen in Ansatz gebracht werden (BAG, Urteil vom 19.3.2019, Az. 9 AZR 315/17). In Kalenderjahren, in denen der Arbeitnehmer sich durchgehend in unbezahltem Sonderurlaub befindet, entsteht daher kein Urlaubsanspruch. Erstreckt sich der Sonderurlaub nur auf einen Teil des Kalenderjahres, muss der Urlaubsanspruch nach Zeitabschnitten berechnet werden.
Altersteilzeit im Blockmodell: Die Grundsätze des BAG zum unbezahlten Sonderurlaub gelten auch hier, da die Arbeitsverpflichtung einvernehmlich aufgehoben wird. Arbeitnehmer, die sich in der Freistellungsphase eines Altersteilzeitarbeitsverhältnisses befinden und im gesamten Kalenderjahr von der Arbeitspflicht entbunden sind, haben keinen gesetzlichen Anspruch auf Erholungsurlaub. Bei Wechsel von Arbeits- und Freistellungsphase während des laufenden Kalenderjahres muss der Urlaubsanspruch anteilig berechnet werden.

3. Voller Urlaubsanspruch, Teilurlaub

Der volle Urlaubsanspruch wird erstmalig nach sechsmonatigem Bestehen des Arbeitsverhältnisses erworben (Wartezeit, § 4 BUrlG).

Die Frist zur Berechnung der Wartezeit beginnt regelmäßig mit dem Anfang des Tages der vereinbarten Arbeitsaufnahme. Unerheblich ist dabei, ob die Wartezeit innerhalb ein und desselben Kalenderjahres erfüllt werden kann. Sie wird durch den Jahreswechsel nicht unterbrochen.

Beispiel:

Beginnt das Arbeitsverhältnis am 15.12.2022, entsteht der volle Urlaubsanspruch am 15.6.2023.

Nach der Wartezeit entsteht der volle Urlaubsanspruch dann immer bereits mit Beginn jeden Kalenderjahres.

Beispiel:

Das Arbeitsverhältnis mit einem Arbeitnehmer beginnt am 1.5.2022. Er hat einen Anspruch auf 28 Urlaubstage. Erst mit Ablauf des 31.10.2022 entsteht der volle Urlaubsanspruch von 28 Tagen. Der volle Urlaubsanspruch für das Kalenderjahr 2023 entsteht hingegen sogleich mit Ablauf des 31.12.2022.

Achtung: Hat der Arbeitnehmer die sechsmonatige Wartezeit erfüllt und scheidet er nach dem 30.6. eines Kalenderjahres aus, steht ihm der Urlaubsanspruch für das gesamte Kalenderjahr zu!

Anspruch auf Teilurlaub, nämlich auf je 1/12 des Jahresurlaubs für jeden vollen Monat (nicht: Kalendermonat) des Bestehens des Arbeitsverhältnisses hat der Arbeitnehmer nach § 5 Abs. 1 BUrlG:

für Zeiten eines Kalenderjahres, für die er wegen Nichterfüllung der Wartezeit in diesem Kalenderjahr keinen vollen Urlaubsanspruch erwirbt; erfasst sind hiermit alle Fälle, in denen das Arbeitsverhältnis erst nach dem 1. Juli eines Jahres begonnen wird. Dem Arbeitnehmer steht in diesem Fall für jeden vollen Monat 1/12 des Jahresurlaubs zu.

Beispiel:

Arbeitsverhältnis beginnt am 15.11.2022. Der Urlaubsanspruch im Unternehmen beträgt 30 Tage bei einer 5-Tage-Woche. Für das Kalenderjahr 2022 hat der Arbeitnehmer einen Teilanspruch von 1/12 des Jahresurlaubs, also auf 2,5 Urlaubstage. Nach § 5 Abs. 2 BUrlG sind Bruchteile von Urlaubstagen, die mindestens einen halben Tag ergeben, auf volle Urlaubstage, hier also auf 3 Urlaubstage aufzurunden.

Achtung: Bruchteile, die weniger als 0,5 Urlaubstage betragen, dürfen nach der Rechtsprechung vom Arbeitgeber ohne gesetzliche, tarif- oder arbeitsvertragliche Regelung nicht abgerundet werden. Sie müssen dann in ihrem genauen Umfang gewährt werden.

wenn er vor erfüllter Wartezeit aus dem Arbeitsverhältnis ausscheidet; hier sind die Fälle gemeint, in denen der Arbeitnehmer innerhalb der ersten sechs Monate des Bestehens des Arbeitsverhältnisses geht.

Beispiel:

Das Arbeitsverhältnis beginnt am 1.2. und wird innerhalb der Probezeit zum 31.5. gekündigt. Hier besteht ein Teilurlaubsanspruch von 4/12 des Jahresurlaubs.

wenn er nach erfüllter Wartezeit in der ersten Hälfte eines Kalenderjahres aus dem Arbeitsverhältnis ausscheidet; betroffen sind hier sämtliche Fälle, in denen zunächst ein Vollanspruch entstanden ist, das Arbeitsverhältnis dann aber bis zum Ende des 30. Juni (24 Uhr) des Kalenderjahres beendet wird.

Beispiel:

Das Arbeitsverhältnis beginnt am 1.9. und der Arbeitnehmer kündigt zum 30.4. des Folgejahres. Hier hat der Arbeitnehmer Anspruch auf Teilurlaub im Folgejahr (“gekürzter Vollurlaub”).

Die Gewährung von 1/12 des Jahresurlaubs für jeden vollen Monat des Bestehens des Arbeitsverhältnisses bedeutet, dass für Beschäftigungszeiten unter einem Monat überhaupt kein Urlaubsanspruch gewährt wird. Gemeint ist hier nicht der Kalendermonat. Zu beachten ist weiter, dass angefangene Monate bei der Berechnung grundsätzlich keine Berücksichtigung finden, es sei denn, vertraglich wurde etwas anderes vereinbart.

Beispiel:

Eine teilzeitbeschäftigte Arbeitnehmerin, die an zwei Tagen die Woche arbeitet, scheidet nach einem Monat und zwei Wochen aus dem Arbeitsverhältnis aus.

Der (Mindest-)Jahresurlaub nach dem BUrlG beträgt acht Tage für eine 2-Tage-Woche (unabhängig von der geleisteten Stundezahl). Nachdem die Beschäftigung nur einen vollen Monat angedauert hat, ist ein Urlaubsanspruch von 1/12 von acht Urlaubstagen (0,66 Urlaubstage) entstanden.

Da Bruchteile von Arbeitstagen, die bei der Berechnung mindestens einen halben Tag ergeben, auf volle Urlaubstage aufzurunden sind, besteht ein Urlaubsanspruch von einem Tag.

4. Übertragung, Verfall und Verjährung von Urlaubsansprüchen, Hinweispflichten des Arbeitgebers

4.1. Grundsätzliche Regelungen zur Übertragung, zum Verfall und zur Verjährung

Der Urlaub muss grundsätzlich im laufenden Kalenderjahr, also vor Ablauf des 31.12. gewährt und genommen werden (§ 7 Abs. 2 Satz 1 BUrlG).

Eine Übertragung in das nächste Kalenderjahr ist nur zulässig, wenn dringende betriebliche Gründe oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe dies rechtfertigen (§ 7 Abs. 2 Satz 2 BurlG).

Dringende betriebliche Gründe: Dabei handelt es sich um Umstände, die in der betrieblichen Organisation, dem technischen Arbeitsablauf oder der Auftragslage ihren Grund haben und die es im Hinblick auf einen ordnungsgemäßen Betriebsablauf es zwar nicht zwingend erforderlich, aber doch geboten erscheinen lassen, Urlaub nicht mehr im ablaufenden Kalenderjahr zu gewähren (z.B. Hauptsaison, Grippewelle im Betrieb etc.).
In der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe: Klassischer Fall ist hier die lang anhaltende Erkrankung eines Arbeitnehmers, aufgrund derer die Gewährung des Urlaubs im Urlaubsjahr ausgeschlossen ist.

In diesen Fällen muss der übertragene Urlaub grundsätzlich bis zum 31. März des folgenden Kalenderjahres gewährt und genommen werden, ansonsten kann er verfallen.

Vereinbarungen über weitergehende Übertragungszeiträume (z.B. Übertragbarkeit bis 30. Juni) in Arbeits- oder Tarifverträgen sind zulässig und werden häufig praktiziert. Eine entsprechende Vereinbarung zwischen den Arbeitsvertragsparteien kann dabei auch stillschweigend – etwa durch Gewährung des Urlaubs im Übertragungszeitraum – zustande kommen.

In bestimmten Fällen verfällt der Urlaubsanspruch aber nicht mit Ablauf des 31.12. bzw. des Übertragungszeitraums:

Andauernde Arbeitsunfähigkeit: Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hatte bereits 2009 entschieden, dass der Mindesturlaubsanspruch nicht deshalb verfallen darf, weil er wegen Krankheit nicht genommen werden kann. Dauert die Erkrankung des Arbeitnehmers bis zum 31. März des folgenden Kalenderjahres bzw. bis zum Ende des vertraglich vereinbarten Übertragungszeitraums, verfällt dieser erst 15 Monate nach Ablauf des Urlaubsjahres, in dem der Urlaubsanspruch entstanden ist (EuGH, Urteile vom 20.1.2009, Az. C-350/06 sowie C-520/06; BAG, Urteil vom 7.8.2012, Az. 9 AZR 353/10).

Beispiel:

Ein Arbeitnehmer ist seit dem 1.1.2021 arbeitsunfähig erkrankt und ab dem 20.5.2023 wieder gesund. Er hat laut Arbeitsvertrag einen Jahresurlaubsanspruch von 30 Tagen. Bis 31.12.2023 hat er keinen Urlaub genommen. Zum Zeitpunkt der Genesung waren aus 2021 30 Urlaubstage offen, die jedoch mit Ablauf des 31.3.2023 verfallen sind (15-Monatsfrist). Dazu kommen 30 Tage Urlaub aus 2022, die noch bis zum 31.3.2024 genommen werden können und 30 Tage Urlaub aus dem aktuellen Jahr 2023.

Hinweis: Für den vertraglichen Zusatzurlaub kann vereinbart werden, dass dieser am 31. Dezember des jeweiligen Kalenderjahres oder mit Ablauf des Übertragungszeitraums auch dann verfällt, wenn er wegen Arbeitsunfähigkeit des Arbeitnehmers nicht genommen werden kann. Voraussetzung ist aber eine deutliche Differenzierungsklausel.

Gesetzliche Erweiterung der Übertragung bei Elternzeit und Mutterschutz: Hat der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin den ihm oder ihr zustehenden Urlaub vor dem Beginn der Elternzeit nicht oder nicht vollständig erhalten, hat der Arbeitgeber den Resturlaub nach der Elternzeit im laufenden oder im nächsten Urlaubsjahr zu gewähren (§ 17 Abs. 2 BEEG). Entsprechendes gilt auch im Falle eines Beschäftigungsverbots nach dem Mutterschutzgesetz (MuSchG). Hat eine Frau ihren Urlaub vor Beginn eines Beschäftigungsverbots nicht oder nicht vollständig erhalten, kann sie nach dem Ende des Beschäftigungsverbots den Resturlaub im laufenden oder im nächsten Urlaubsjahr beanspruchen (§ 24 Satz 2 MuSchG).

4.2. Wichtig: Hinweispflichten des Arbeitgebers

Achtung: Nach der Rechtsprechung des EuGH und des BAG verfallen und verjähren Urlaubsansprüche generell nicht, wenn der Arbeitgeber bestimmten Hinweispflichten nicht nachkommt.

4.2.1. Voraussetzungen für den Verfall von Urlaubsansprüchen

Zu einem Verfall von Urlaubsansprüchen kommt es nach der Rechtsprechung nur dann, wenn der Arbeitgeber beweist, dass der Arbeitnehmer freiwillig auf seinen Urlaub verzichtet hat, nachdem der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmer durch eine angemessene Aufforderung und Belehrung tatsächlich in die Lage versetzt hat, rechtszeitig Urlaub zu nehmen (EuGH, Urteile vom 6.11.2018, Az. C-619/16 und C-684/16; BAG, Urteil vom 19.2.2019, Az. 9 AZR 541/15).

Die Hinweis- und Aufforderungsobliegenheiten des Arbeitgebers gelten grundsätzlich nur für den gesetzlichen Mindesturlaub. Nach dem BAG gelten sie aber auch für den vertraglichen Zusatzurlaub, wenn arbeitsvertraglich oder in einem Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung keine andere Regelung getroffen wurde (BAG, Urteil vom 25.6.2019, Az. 9 AZR 546/17; BAG, Urteil vom 25.8.2020, Az. 9 AZR 214/19). Daher sollte im Arbeitsvertrag klar zwischen dem gesetzlichen Mindesturlaub und dem vertraglichen Zusatzurlaub differenziert werden (s.o. 2.3.).

Die Hinweis- und Aufforderungsobliegenheiten des Arbeitgebers gelten auch für den gesetzlichen Zusatzurlaub für schwerbehinderte Menschen nach § 208 SGB IX. Erlangt der Arbeitgeber aber keine Kenntnis von der Schwerbehinderung des Arbeitnehmers und ist diese nicht offenkundig, kann er den Arbeitnehmer auch nicht dazu auffordern, seinen gesetzlichen Zusatzurlaub wahrzunehmen. Ohne diese Kenntnis verletzt der Arbeitgeber seine Hinweisobliegenheit nicht und der Anspruch auf den gesetzlichen Sonderurlaub verfällt. Die Hinweisobliegenheiten des Arbeitgebers entstehen, wenn er von einer Schwerbehinderung oder Anerkennung Kenntnis erlangt (BAG, Urteil vom 26.4.2022, Az. 9 AZR 367/21).

Zum Verfall von Urlaubsansprüchen langzeiterkrankter Arbeitnehmer:

Die Frage, ob die Urlaubsansprüche langzeiterkrankter Arbeitnehmer 15 Monate nach Ende des jeweiligen Urlaubsjahres verfallen, wenn der Arbeitgeber seinen Hinweisobliegenheiten nicht nachgekommen ist, war lange Zeit ungeklärt. Grundsätzlich machen eine Belehrung und Aufforderung von Seiten des Arbeitgebers nur dann Sinn, wenn der Arbeitnehmer in der Lage ist, auf diese zu reagieren und den Urlaub tatsächlich zu nehmen. Hier ist nach neuster Rechtsprechung zu differenzieren. Nach dem BAG (Urteil vom 20. Dezember 2022, Az. 9 AZR 245/19) kann der Urlaubsanspruch bei längerer Krankheit des Arbeitnehmers nach Ablauf von 15 Monaten nach Ende des Urlaubsjahres auch ohne Hinweis des Arbeitgebers verfallen. Das gilt aber nur dann, wenn der Arbeitnehmer vom Beginn des Urlaubsjahres bis einschließlich 31. März des zweiten auf das Urlaubsjahr folgenden Kalenderjahres aus gesundheitlichen Gründen daran gehindert war, seinen Urlaub anzutreten, also durchgängig arbeitsunfähig war. Für diesen Fall kommt es nicht darauf an, ob der Arbeitgeber seinen Hinweisobliegenheiten nachgekommen ist, weil diese nicht zur Inanspruchnahme des Urlaubs hätten beitragen können. Wenn der Arbeitnehmer hingegen im Urlaubsjahr tatsächlich gearbeitet hat, bevor er arbeitsunfähig geworden ist, verfällt der Urlaubsanspruch nur, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer rechtzeitig vor Eintritt der Arbeitsunfähigkeit durch entsprechenden Hinweis in die Lage versetzt hat, seinen Urlaub auch tatsächlich zu nehmen.

Dieselbe Frage stellt sich auch bei Arbeitnehmern, die ihren Jahresurlaub aufgrund voller, aber nicht dauerhafter Erwerbsminderung nicht nehmen konnten.

4.2.2. Voraussetzungen der Verjährung von Urlaubsansprüchen

Aus Gründen der Rechtssicherheit verjähren Urlaubsansprüche nach §§ 195, 199 BGB grundsätzlich drei Jahre nach dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und Kenntnis vorlag.

Der EuGH hat aber kürzlich entschieden, dass der Urlaub nicht nur nicht verfällt, sondern auch nicht verjährt, wenn der Arbeitgeber seine Hinweis- und Aufforderungsobliegenheiten nicht erfüllt (EuGH, Urteil vom 22.9.2022, Az. C-120/21). Das BAG hat die Vorgaben des EuGH umgesetzt und nun entschieden, dass Urlaubsansprüche von Arbeitnehmern nur verjähren, wenn der Arbeitgeber seinen Hinweis- und Aufforderungsobliegenheiten rechtzeitig nachgekommen ist (BAG, Urteil vom 20.12.2022, Az. 9 AZR 266/20). Dies gelte nach dem BAG auch für die Jahre vor 2019, als das BAG erstmals entschieden hat, dass Arbeitgeber ihre Arbeitnehmer aktiv über den ausstehenden Urlaub und seinen drohenden Verfall informieren müssen.

4.2.3. Praxistipps für Arbeitgeber, um den Verfall und die Verjährung von Urlaubsansprüchen zu ermöglichen

Der Arbeitgeber sollte zu Beginn jeden Kalenderjahres und am besten ein zweites Mal in der zweiten Jahreshälfte rechtzeitig vor Ende jeden Kalenderjahres schriftlich oder in Textform (z.B. E-Mail) über Folgendes informieren:

Im Betreff des Schreibens/der E-Mail sollte auf die Wichtigkeit des Inhalts hingewiesen werden (beispielsweise: “Wichtig / Achtung: Urlaub 2025, Urlaubsübertrag und Verfall”)
Jedem einzelnen Mitarbeiter muss konkret mitgeteilt werden, wie viele Urlaubstage einschließlich der aus Vorjahren übertragenen Resturlaubstage ihm im Kalenderjahr zustehen. Dies muss individualisiert erfolgen. Abstrakte Angaben in Verträgen oder allgemeine Rundschreiben genügen nicht. Kann der Arbeitnehmer seine Urlaubstage bspw. in einem digitalen System selbst einsehen, dürfte wohl auch ein konkreter Hinweis genügen, wo die Anzahl der Urlaubstage eingesehen werden kann (z.B. Link zu Self-Service im Intranet).
Jeder Arbeitnehmer muss aufgefordert werden, seinen Jahresurlaub so rechtzeitig zu beantragen, dass er innerhalb des laufenden Kalenderjahres genommen werden kann.
Jeder Arbeitnehmer muss darüber belehrt werden, dass nicht entsprechend der Aufforderung beantragter und nicht genommener Urlaub mit Ablauf des 31.12.XX, spätestens mit Ablauf des Übertragungszeitraums verfällt.
Vor dem Hintergrund der neuen Rechtsprechung zur Verjährung von Urlaubsansprüchen sollte auch der Hinweis aufgenommen werden, dass Urlaubsansprüche der dreijährigen Verjährungsfrist nach §§ 195, 199 BGB unterliegen.

Wir empfehlen Ihnen, Ihre internen Prozesse entsprechend anzupassen und beim Versand des Hinweisschreibens/Hinweismail darauf zu achten, dass dieser so rechtzeitig erfolgt, dass der (Rest-)Urlaub auch tatsächlich noch genommen werden kann. Was “rechtzeitig” bedeutet, haben die Gerichte nicht festgelegt. Jedenfalls muss der Hinweis so frühzeitig erteilt werden, dass der restliche Urlaub in der Zeit nach dem Hinweis bis zum Verfallszeitpunkt noch in vollem Umfang genommen werden kann. Es empfiehlt sich zudem, eine Zugangs- bzw. Lesebestätigung anzufordern. Zudem sollte der gesamte Vorgang entsprechend dokumentiert werden.

Achtung: Unterbleibt der Hinweis, kann man sich als Arbeitgeber grundsätzlich weder auf den Verfall noch auf die Verjährung berufen.

5. Urlaubsgewährung

Der Urlaub ist vom Arbeitgeber im Einvernehmen mit dem Arbeitnehmer zu gewähren. Voraussetzung der Urlaubsgewährung ist ein entsprechender Antrag des Arbeitnehmers. Der Arbeitgeber muss diesen Urlaubswunsch bei der Festsetzung des Urlaubs vorrangig berücksichtigen und darf nur bei Vorliegen wichtiger Gründe hiervon abweichen

Der Arbeitgeber ist berechtigt, die Urlaubserteilung für den vom Arbeitnehmer gewünschten Zeitraum aus zwei Gründen zu verweigern (§ 7 Abs. 1 Satz 1 BUrlG):

dringende betriebliche Belange oder
Urlaubswünsche anderer Arbeitnehmer, die unter sozialen Gesichtspunkten den Vorrang verdienen, wenn eine gleichzeitige Beurlaubung aus betrieblichen Gründen ausscheidet. Abwägungskriterien sind z.B. das Lebensalter, die Betriebszugehörigkeit, Anzahl der schulpflichtigen Kinder.

Lehnt der Arbeitgeber den Urlaubsantrag ohne rechtfertigenden Grund ab, kann der Arbeitnehmer unter Umständen einen Ersatzurlaubsanspruch als Schadensersatz geltend machen (siehe auch Punkt 5.3.).

Eine ohne einen Wunsch des Arbeitnehmers erfolgte zeitliche Festlegung des Urlaubs durch den Arbeitgeber ist zulässig, wenn der Arbeitnehmer auf die Erklärung des Arbeitgebers hin keinen anderweitigen Urlaubswunsch äußert (BAG, Urteil vom 25.8.2020, Az. 9 AZR 612/19).

Der Urlaub muss zusammenhängend gewährt werden, jedenfalls aber mindestens ein Urlaubsteil mit mindestens 12 aufeinanderfolgenden Tagen (§ 7 Abs. 2 BUrlG).

Ein bereits gewährter Urlaub kann grundsätzlich nicht widerrufen werden.

5.1. Verbot der Selbstbeurlaubung

Der Arbeitnehmer darf seinen Urlaubsanspruch nicht eigenmächtig durchsetzen. Dieses Verbot der Selbstbeurlaubung gilt absolut. Selbst dann, wenn

der Arbeitgeber den Urlaubsantrag grundlos oder zu Unrecht nicht stattgegeben hat oder
bis zum Fristablauf des Urlaubsanspruchs überhaupt noch eine den Urlaubstagen entsprechende Zahl an Arbeitstagen zur Verfügung steht,

darf der Arbeitnehmer keine Selbstbeurlaubung vornehmen.

Tritt der Arbeitnehmer eigenmächtig einen vom Arbeitgeber nicht genehmigten Urlaub an, so verletzt er seine arbeitsvertraglichen Pflichten und muss nicht nur eine ordentliche, sondern ggf. auch die außerordentliche Kündigung durch den Arbeitgeber hinnehmen.

5.2. Betriebsurlaub

Grundsätzlich gilt, dass der Arbeitgeber nicht einseitig die Lage des Urlaubs anordnen kann. Er muss hierbei die Wünsche der Arbeitnehmer berücksichtigen, soweit dem nicht dringende betriebliche Belange entgegenstehen (§ 7 Abs. 1 BUrlG).

Die Anordnung von Betriebsurlaub ist somit eine Ausnahme und nur unter bestimmten, gesetzlich nicht näher beschriebenen Voraussetzungen möglich:

Nach der Auffassung vieler Juristen muss der Arbeitgeber dringende betriebliche Belange geltend machen, um Betriebsurlaub anordnen zu können. Der Grund für die Anordnung von Betriebsurlaub muss seinen Ursprung im Betrieb haben, z.B. in der betrieblichen Organisation, im technischen Arbeitsablauf oder ähnlichen Umständen. Grundsätzlich müssen Umstände vorliegen, die ein normales Arbeiten nicht möglich machen (z.B. wenn die Auftragszahl in manchen Branchen beispielsweise in den Tagen zwischen Weihnachten und Neujahr drastisch sinkt oder im Falle des Stillstands bei Saisonbetrieben außerhalb der Saison). Ob auch ohne Vorliegen eines dringenden betrieblichen Grundes die Lage des Urlaubs durch den Arbeitgeber einseitig festgelegt werden kann, sofern dies vorab im Arbeitsvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung festgelegt wurde, ist umstritten.
Der Betriebsurlaub darf nur mit einer angemessen langen Ankündigungsfrist angeordnet werden, damit die Beschäftigten genügend Zeit zur Planung haben. Wie lange die Ankündigungsfrist sein muss, ist nicht näher festgelegt. Teilweise wird von einem Zeitraum von mindestens sechs Monaten ausgegangen.
Der Arbeitgeber darf nur einen Teil des Jahresurlaubs seiner Mitarbeiter fest verplanen. Nach der Rechtsprechung muss noch ein wesentlicher Teil des Jahresurlaubs für die Arbeitnehmer frei planbar bleiben. Das BAG hat in einem Urteil die Faustformel 3/5 Betriebsferien – 2/5 individuelle Urlaubsplanung als angemessen angesehen (BAG, Beschluss vom 28.7.1981, Az. 1 ABR 79/79). Es ist aber nicht ausgeschlossen, dass auch eine andere Regelung zulässig wäre.
In Betrieben mit Betriebsrat ist zwingend dessen Zustimmung betreffend Einführung und zeitlicher Festlegung des Betriebsurlaubs erforderlich (meist in Form einer Betriebsvereinbarung). In Betrieben ohne Betriebsrat kann der Arbeitgeber Betriebsurlaub dagegen im Rahmen seines Direktionsrechts einführen.

Hat ein Arbeitnehmer zum Zeitpunkt des Betriebsurlaubs noch keinen Urlaubsanspruch erworben, etwa weil die Wartezeit noch nicht vorüber ist, müsste ihn der Arbeitgeber grundsätzlich weiterbeschäftigen. Tut er das nicht, bleibt er trotz fehlender Arbeitsleistung zur Vergütungszahlung verpflichtet. In diesen Fällen hat der Arbeitgeber die Möglichkeit, dem Arbeitnehmer bereits den Urlaub zu gewähren, den er sich (gedanklich) bereits erarbeitet hat. Wichtig ist in diesem Zusammenhang, dass weder der zu viel gewährte Urlaub noch das Urlaubsgeld zurückgefordert werden kann, wenn der Arbeitnehmer vor Ende der Wartezeit aus dem Arbeitsverhältnis ausscheidet.

Hat ein Arbeitnehmer bereits alle ihm für das entsprechende Urlaubsjahr zustehenden Urlaubstage aufgebraucht oder wurden dem Arbeitnehmer die restlichen Urlaubstage für einen Zeitraum genehmigt, bevor der Betriebsurlaub beginnt, hat der Arbeitgeber nur die Möglichkeit, den Arbeitnehmer während der Zeit des Betriebsurlaubs arbeiten zu lassen oder ihn gegen Bezahlung von der Arbeit freizustellen, da bereits gewährter Urlaub vom Arbeitgeber nicht einseitig widerrufen werden kann.

Wurde der Betriebsurlaub zu Unrecht oder zu kurzfristig angeordnet, kann der Arbeitgeber im sogenannten Annahmeverzug geraten, wenn sich die Arbeitnehmer der Anordnung, Betriebsurlaub zu nehmen, widersetzen und ihre Arbeit anbieten. Dann muss der Arbeitgeber diese Arbeitnehmer während des Betriebsurlaubs beschäftigen oder diese gegen Bezahlung von der Arbeit freistellen, ohne dass die Tage des unzulässigen Betriebsurlaubs vom Urlaubskonto der Arbeitnehmer abgezogen werden.

5.3. Ersatzurlaubsanspruch

Dieser steht dem Arbeitnehmer zu, wenn er seinen Urlaubsanspruch rechtzeitig geltend gemacht hat und der Arbeitgeber ihm diesen unzulässigerweise versagt hat. Erlischt dann der Urlaubsanspruch mit Ablauf des Kalenderjahres bzw. des Übertragungszeitraumes, steht dem Arbeitnehmer als Schadensersatz ein Ersatzurlaubsanspruch zu, der dem geltend gemachten Urlaubsanspruch in vollem Umfang entspricht. Dieser Ersatzanspruch ist an keine Fristen gebunden.

6. Vergütung im Urlaub

6.1. Urlaubsentgelt

Urlaubsentgelt ist das Arbeitsentgelt (Vergütung), das während des Erholungsurlaubs fortgezahlt wird. Das Urlaubsentgelt ist grundsätzlich vor Antritt des Urlaubs auszuzahlen (§ 11 Abs. 2 BUrlG) – wobei andere Vereinbarungen möglich sind – und bemisst sich nach dem durchschnittlichen Arbeitsverdienst des Arbeitnehmers in den letzten 13 Wochen vor Urlaubsbeginn (§ 11 Abs. 1 BUrlG).

Grundsätzlich berechnet sich die konkrete Höhe des Urlaubsentgelts in folgenden Schritten:

Bestimmung der Arbeitsvergütung im Referenzzeitraum 13 Wochen vor Urlaubsantritt: Zunächst ist zu schauen, welches Arbeitsentgelt der Arbeitnehmer 13 Wochen vor Urlaubsantritt erhalten hat. Hierbei wird jede Arbeitsvergütung berücksichtigt, die Gegenleistung für Arbeitstätigkeit war (auch Zulagen, Provisionen, Umsatzbeteiligungen, variable erfolgsunabhängige Vergütung). Wurde dem Arbeitnehmer in diesen 13 Wochen Vergütung für Überstunden gezahlt, muss diese Vergütung abgezogen werden. Nicht berücksichtigt werden auch nur vorübergehende Verdiensterhöhungen wie einmalige Prämien, Gratifikationen o.Ä. sowie eingetretene Verdienstkürzungen infolge von Kurzarbeit, Arbeitsausfällen oder unverschuldeter Arbeitsversäumnis.
Dieser Entgeltbetrag ist durch die Zahl der diesen Lohnzahlungen zugrunde liegenden geleisteten Stunden (einschließlich Stunden mit Entgeltfortzahlung für Arbeitsunfähigkeit, Urlaub oder Feiertage) zu dividieren. So erhält man den sog. Geldfaktor als Stundensatz.
Im nächsten Schritt ist die Arbeitszeit während des Urlaubs zu bestimmen (sog. Zeitfaktor). Hierbei werden – anders als beim Geldfaktor – auch Überstunden berücksichtigt, wenn der Arbeitnehmer diese hätte leisten müssen, wäre er nicht im Urlaub gewesen. Auch eine Betriebsratstätigkeit außerhalb der Arbeitszeit ist hier zu berücksichtigen.
Im letzten Schritt multipliziert man den ermittelten Geldfaktor (“Stundensatz”) mit dem ermittelten Zeitfaktor (Zahl der Urlaubsstunden). Das Ergebnis ist das zu zahlende Urlaubsentgelt.

Alle Abreden, nach denen der Arbeitnehmer während des Urlaubs eine geringere Arbeitsvergütung erhält als während seiner Beschäftigung, sind nichtig.

Das Urlaubsentgelt ist wie das Arbeitsentgelt zu versteuern, da das Urlaubsentgelt der gesetzlichen Bestimmung nach den laufenden Bezügen für einen der Dauer des Urlaubs entsprechende Lohnzahlung entspricht. Entsprechend sind auch die Sozialversicherungsabgaben abzuführen.

6.2. Urlaubsgeld

Urlaubsgeld ist eine betriebliche Sonderzahlung, die der Arbeitnehmer neben dem zu gewährenden Urlaubsentgelt vom Arbeitgeber als freiwillige zusätzliche Leistung erhalten kann. Diese zusätzliche Vergütung kann der Arbeitnehmer jedoch nur aufgrund von Tarifverträgen, Betriebsvereinbarungen oder Einzelverträgen beanspruchen. Weiterhin kann sich ein Anspruch aus betrieblicher Übung ergeben. Dies ist der Fall, wenn das Urlaubsgeld mindestens drei Mal ohne einen deutlichen Hinweis auf die Freiwilligkeit ausbezahlt worden ist.

Urlaubsgelder sind als einmalige Einnahmen in dem Lohnzahlungszeitraum für die Beitragsberechnung der Sozialversicherung heranzuziehen. Auch ein zusätzlich neben dem Arbeitslohn gezahltes Urlaubsgeld ist lohnsteuerpflichtig.

7. Erwerbstätigkeit und Krankheit im Urlaub

7.1. Verbot der Erwerbstätigkeit während des Urlaubs

Während des Urlaubs darf der Arbeitnehmer keine dem Urlaubszweck widersprechende Erwerbstätigkeit leisten (§ 8 BUrlG). Mit dieser Regelung soll gewährleistet werden, dass sich der Arbeitnehmer nach der Rückkehr aus dem Urlaub erholt und seine Arbeitskraft aufgefrischt hat.

Von dem Begriff Erwerbstätigkeit sind sowohl selbstständige als auch nicht selbstständige Tätigkeiten erfasst. Nicht erfasst werden hingegen sonstige Tätigkeiten, die zwar anstrengend sein mögen, aber keine Erwerbstätigkeiten darstellen (z.B. das Bauen am eigenen Haus, Hilfeleisten für einen Fremden am Hausbau, Familienmithilfe im Betrieb der/des Ehefrau/Ehemanns oder Weiterbildungen während des Urlaubs).

Ob eine Erwerbstätigkeit dem Urlaubszweck widerspricht, ist nach den subjektiven und objektiven Umständen des Einzelfalls zu beurteilen. Maßgebend sind Inhalt, Art und Dauer der Erwerbstätigkeit. Eine Beschäftigung des Arbeitnehmers gegen Arbeitsentgelt oder Sachleistung während der vollen täglichen Arbeitszeit wird regelmäßig zweckwidrig sein, während ein stundenweise Aushelfen an manchen Tagen nicht gegen das gesetzliche Verbot verstoßen dürfte.

Der Verstoß gegen § 8 BUrlG stellt eine Pflichtverletzung dar, die mit verschiedenen Personalmaßnahmen geahndet werden kann. Denkbar wäre der Ausspruch einer Abmahnung. Im Wiederholungsfall kann die Pflichtverletzung ggf. zu einer Kündigung führen. Dem Arbeitgeber kann ferner ein Anspruch auf Unterlassung der urlaubszweckwidrigen Erwerbstätigkeit zustehen, was ggf. mit einer einstweiligen Verfügung durchgesetzt werden könnte. Schließlich kommen auch Schadensersatzansprüche in Betracht, sofern vom Arbeitgeber ein kausaler Schaden dargelegt und bewiesen werden kann. Auf die Gewährung des Urlaubs bzw. Zahlung des Urlaubsentgelts hat ein Verstoß aber keine Auswirkungen.

7.2. Krankheit im Urlaub

Erkrankt ein Arbeitnehmer während seines Erholungsurlaubs, so ist die Erfüllung des Urlaubsanspruchs für den Zeitraum der krankheitsbedingten Arbeitsunfähigkeit unmöglich. Nach § 9 BUrlG können Tage, an denen der Arbeitnehmer arbeitsunfähig erkrankt, nicht auf seinen Jahresurlaub angerechnet werden, vorausgesetzt, der Arbeitnehmer kann einen Nachweis seiner Arbeitsunfähigkeit durch ein ärztliches Attest erbringen. Der Erholungsurlaub wird dann für die Dauer der Arbeitsunfähigkeit unterbrochen und ist neu zu gewähren. Soweit ein Arbeitnehmer auf Grund seiner Erkrankung seinen Urlaub nicht spätestens bis zum 31. März des Folgejahres, in dem der Urlaubsanspruch entstanden ist, nehmen kann, erlischt der Urlaubsanspruch unter der Voraussetzung, dass der Arbeitgeber seinen Hinweis- und Aufforderungsobliegenheiten nachgekommen ist (siehe auch oben Punkt 4.)

Für den Fall, dass der Arbeitnehmer während seiner geplanten Urlaubszeit zwar nicht erkrankt, aber aufgrund behördlicher Anordnung oder aufgrund einer landesrechtlichen Vorschrift in Quarantäne muss, hat das BAG entschieden, dass der Arbeitgeber die Urlaubstage auf dem Jahresurlaub des Arbeitsnehmers anrechnen darf, weil eine Quarantäne ohne Krankheitssymptome keine Krankheit im Sinne des § 9 BUrlG ist (BAG, Beschluss vom 16.8.2022, Az. 9 AZR 76/22).

Der Gesetzgeber hat hierauf durch die Neufassung des § 59 Abs. 1 Infektionsschutzgesetz (IfSG) reagiert: Tritt nach dem 16. September 2022 oder über den 16. September 2022 hinaus der Fall ein, dass ein Arbeitnehmer sich während seines Urlaubs gemäß dem IfSG absondern muss, werden die entsprechenden Urlaubstage nicht auf den Jahresurlaub angerechnet.

8. Urlaubsabgeltung

Urlaubsabgeltung, also die Auszahlung des Urlaubs, tritt ausnahmsweise an die Stelle der Freizeitgewährung, wenn der Urlaub nicht mehr in natura gewährt werden kann.

Eine Urlaubsabgeltung ist nach § 7 Abs. 4 BUrlG nur zulässig, wenn der Urlaub wegen Beendigung des Arbeitsverhältnisses ganz oder teilweise nicht mehr gewährt werden kann. Der Urlaubsabgeltungsanspruch entsteht erst mit Ausscheiden des Arbeitnehmers aus dem Arbeitsverhältnis.

Für den Fall, dass das Arbeitsverhältnis durch den Tod des Arbeitnehmers endet, hat der EuGH entschieden, dass der Anspruch auf bezahlten Jahresurlaub auch bei Tod des Arbeitnehmers weiter bestehen bleibt und vererbbar ist. Die Erben des verstorbenen Arbeitnehmers können vom Arbeitgeber die Auszahlung des Resturlaubsanspruchs verlangen (BAG, Urteil vom 22.1.2019, Az. 9 AZR 45/16 im Anschluss an EuGH, Urteil vom 6.11.2018, Az. C-570/16).

Die Höhe der Urlaubsabgeltung entspricht der Urlaubsvergütung, die der Arbeitnehmer bei fortbestehendem Arbeitsverhältnis erhalten hätte. Die Urlaubsvergütung ist die Fortzahlung der Arbeitsvergütung während des Urlaubs.

Der Abgeltungsanspruch verfällt nicht gemäß § 7 Abs. 3 BUrlG am Jahresende oder am Ende des Übertragungszeitraums.

Er unterfällt jedoch tariflichen und arbeitsvertraglichen Ausschlussfristen und der regelmäßigen dreijährigen gesetzlichen Verjährungsfrist nach §§ 195, 199 BGB (BAG, Urteil vom 24.5.2022, Az. 9 AZR 461/21).

Dies hat das BAG in seiner aktuellen Entscheidung (BAG, Urteil vom 31.1.2023, Az.: 456/20) bestätigt: Danach unterliegt der Urlaubsabgeltungsanspruch weiterhin der dreijährigen Verjährungsfrist.

Diese beginnt in der Regel am Ende des Jahres, in dem das Arbeitsverhältnis endet, ohne dass es auf die Erfüllung der Hinweis- und Aufforderungsobliegenheiten des Arbeitgebers ankommt.

Das Gericht begründet dies damit, dass es beim Urlaubsabgeltungsanspruch – anders als beim Urlaubsanspruch – nicht um die Freistellung von der Arbeitsverpflichtung zu Erholungszwecken gehe, sondern um einen “reinen Geldanspruch”, also um die finanzielle Kompensation für Urlaub. Mit der Beendigung des Arbeitsverhältnisses entfalle die Schutzbedürftigkeit des Arbeitnehmers.

Das BAG stellt weiter fest, dass die Verjährungsfrist jedoch nicht beginnen kann, solange eine Klageerhebung aufgrund einer gegenteiligen höchstrichterlichen Rechtsprechung nicht zumutbar ist. Relevant in diesem Zusammenhang ist die Entscheidung des EuGH vom 6. November 2018 zum Verfall von Urlaubsansprüchen (Näheres hierzu siehe oben unter Punkt 4.). Wurde ein Arbeitsverhältnis vor der EuGH-Entscheidung beendet und werden arbeitnehmerseitig noch Urlaubsabgeltungsansprüche geltend gemacht, muss im Einzelfall geprüft werden, wann die Verjährungsfrist zu laufen begann und ob der Urlaubsabgeltungsanspruch zwischenzeitlich verjährt ist.

9. Vermeidung von Doppelansprüchen bei Arbeitgeberwechsel

Wechselt der Arbeitnehmer in der zweiten Jahreshälfte den Arbeitgeber, hat er beim alten Arbeitgeber den vollen Mindesturlaubsanspruch für das gesamte Urlaubsjahr erworben. Zudem erwirbt er beim neuen Arbeitgeber einen Teilurlaubsanspruch.

Um zu gewährleisten, dass ein Arbeitnehmer im Kalenderjahr nur einmal den vollen Jahresurlaub in Anspruch nehmen kann, hat der Gesetzgeber die Entstehung derartiger Doppelansprüche weitgehend unterbunden: Nach § 6 BUrlG ist der Urlaub insoweit ausgeschlossen, als dem Arbeitnehmer im laufenden Kalenderjahr bereits von einem früheren Arbeitgeber Urlaub gewährt worden ist. Der Urlaubsanspruch beim neuen Arbeitgeber reduziert sich demnach um die Urlaubstage, die der Arbeitnehmer im laufenden Kalenderjahr bereits bei einem alten Arbeitgeber erhalten hat oder sich hat abgelten lassen.

Aus diesem Grund ist der alte Arbeitgeber verpflichtet, dem Arbeitnehmer eine Bescheinigung über den im laufenden Kalenderjahr gewährten oder abgegoltenen Urlaub bei Beendigung auszuhändigen.

Tipp: Arbeitgeber sollten die Urlaubsbescheinigung des alten Arbeitgebers bei einer Neueinstellung verlangen, um nicht doppelten Urlaub zu gewähren. Bis zur Vorlage der Bescheinigung darf der neue Arbeitgeber Urlaubsansprüche verweigern.

Diese Ausführungen können nur erste Hinweise geben und erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl sie mit größtmöglicher Sorgfalt recherchiert und erstellt wurden, geben sie die Rechtsprechung und Rechtsentwicklung nur auszugsweise wieder und können eine individuelle Beratung durch einen Rechtsanwalt nicht ersetzen. Eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit kann nicht übernommen werden.

Die neue elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

Stand: November 2022

I. Ab wann gilt das neue elektronische Verfahren?
II. Was ändert sich ab dem 1. Januar 2023?
III. Wer ist von der Änderung (nicht) umfasst?
IV. Was müssen Arbeitgeber tun?
V. Wie ist mit Störfällen umzugehen?
VI. Wo finde ich weitere Informationen für Arbeitgeber?

I. Ab wann gilt das neue elektronische Verfahren?

Bereits seit dem 1. Oktober 2021 sind Arztpraxen grundsätzlich verpflichtet, die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) zu nutzen und dabei Daten an die zuständige Krankenkasse zu übermitteln, wenn die technischen Voraussetzungen gegeben sind. Solange in einer Praxis die technischen Voraussetzungen für die eAU nicht verfügbar sind, muss die Praxis das Ersatzverfahren anwenden: Der Versicherte erhält eine mittels Stylesheet erzeugte Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung auf Papier in dreifacher Ausfertigung (zum Verbleib bei dem Versicherten, zur Einreichung bei der Krankenkasse und zur Vorlage beim Arbeitgeber).

Am 1. Januar 2022 startete eine Pilotphase. Seitdem sind die gesetzlichen Krankenkassen verpflichtet, Arbeitsunfähigkeitsdaten zum Abruf bereit zu stellen. Arbeitgeber, die bereits technisch dazu in der Lage sind, können die Arbeitsunfähigkeitsdaten elektronisch von der Krankenkasse abrufen.

Ab dem 1. Januar 2023 ist das neue elektronische Verfahren für alle Beteiligten verpflichtend. Die Krankschreibung erfolgt dann nur noch digital und die gesetzlichen Krankenkassen müssen den Arbeitgebern die Arbeitsunfähigkeitsdaten zum Abruf bereitstellen.

II. Was ändert sich ab dem 1. Januar 2023?

1. Rechtslage bei einer Arbeitsunfähigkeit bis zum 31.12.2022

Bei einer Arbeitsunfähigkeit treffen den Arbeitnehmer nach § 5 Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) zwei verschiedene Pflichten:

Mitteilungspflicht: Der Arbeitnehmer ist verpflichtet, dem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich (spätestens am ersten Tag der Arbeitsunfähigkeit während der ersten Betriebsstunden) mitzuteilen (§ 5 Abs. 1 S. 1 EFZG).

Nachweispflicht: Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage, hat der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber am darauffolgenden Arbeitstag (am vierten Tag der Arbeitsunfähigkeit) eine ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform vorzulegen, sofern der Arbeitgeber dies nicht vertraglich oder im Einzelfall durch Weisung bereits zu einem früheren Zeitpunkt verlangt. Aus dieser muss sich die Arbeitsunfähigkeit an sich als auch deren voraussichtliche Dauer ergeben ( § 5 Abs. 1 S. 2 EFZG).

Arbeitnehmer, die ihrer Anzeige- und Nachweispflicht aus § 5 EFZG nachkommen und unverschuldet aufgrund einer Krankheit an ihrer Arbeitsleistung verhindert sind, erhalten für bis zu sechs Wochen eine Entgeltfortzahlung von ihrem Arbeitgeber für die Dauer der Arbeitsunfähigkeit.

Erfüllt der Arbeitnehmer seine Mitteilungs- und/oder Nachweispflicht nicht, begeht er Pflichtverletzungen, die einzeln abgemahnt werden können. Im Fall von wiederholten Verstößen kann unter Umständen eine Kündigung ausgesprochen werden. Verletzt der Arbeitnehmer die Nachweispflicht, steht dem Arbeitgeber ein Leistungsverweigerungsrecht aus § 7 EFZG zu, er kann also die Entgeltfortzahlung bis zur Nachweiserbringung verweigern.

2. Rechtslage nach Einführung der eAU ab dem 1. Januar 2023

Bei einer Arbeitsunfähigkeit ab dem 1. Januar 2023 gilt für die verschiedenen Beteiligten (Arbeitnehmer, Arzt, Krankenkasse, Arbeitgeber) Folgendes:

Schritt 1: Der Arbeitnehmer ist nach wie vor verpflichtet, dem Arbeitgeber eine Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich zu melden (§ 5 Abs. 1 S. 1EFZG a.F./n.F.). An der Mitteilungspflicht ändert sich nichts.

Anstelle der Nachweispflicht tritt jedoch eine Feststellungspflicht: Gesetzlich krankenversicherte Arbeitnehmer müssen ihre Arbeitsunfähigkeit durch einen Arzt feststellen lassen (§ 5 Abs. 1a S. 2 EFZG n.F.). Aus einer Bringschuld der Arbeitnehmer wird also eine Holschuld der Arbeitgeber.

An den relevanten Zeitpunkten ändert sich nichts: Die Verpflichtung des Arbeitnehmers, die Arbeitsunfähigkeit feststellen zu lassen, besteht, wenn die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage dauert (also ab dem vierten Tag der Arbeitsunfähigkeit). Der Arbeitgeber kann aber verlangen, dass der Arbeitnehmer das Bestehen der Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer früher als im Gesetz vorgesehen ärztlich feststellen lässt (§ 5 Abs. 1a S. 2 i.V.m. Abs. 1 S. 3 EFZG n.F.).

Für den gesetzlich versicherten Arbeitnehmer besteht außerdem die Obliegenheit, sich eine lediglich für ihn bestimmte Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform aushändigen zu lassen (Ausfertigung für den Versicherten, die auch die Diagnose enthält).

Schritt 2: Die an der vertragsärztlichen Versorgung teilnehmenden Ärzte und Einrichtungen haben die Arbeitsunfähigkeitsdaten unmittelbar elektronisch an die Krankenkasse zu übermitteln.

Schritt 3: Die Krankenkasse ist verpflichtet, nach Eingang der ärztlichen Arbeitsunfähigkeitsdaten eine Meldung zum Abruf für den Arbeitgeber zu erstellen, die insbesondere folgende Daten enthält:

den Namen des Beschäftigten,
den Beginn und das Ende der Arbeitsunfähigkeit,
das Datum der ärztlichen Feststellung der Arbeitsunfähigkeit,
die Kennzeichnung als Erst- oder Folgemeldung und
die Angabe, ob Anhaltspunkte dafür vorliegen, dass die Arbeitsunfähigkeit auf einem Arbeitsunfall oder sonstigen Unfall oder auf Folgen eines Arbeitsunfalls oder sonstigen Unfalls beruht.

Schritt 4: Der Arbeitgeber erhält vom Arbeitnehmer keine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform mehr, sondern muss die Arbeitsunfähigkeitsdaten bei der Krankenkasse elektronisch abrufen.

Hierzu ist er nur berechtigt, wenn der Arbeitnehmer zum Zeitpunkt der Arbeitsunfähigkeit gesetzlich krankenversichert und beim Arbeitgeber beschäftigt ist. Zudem darf ein Abruf immer nur dann erfolgen, wenn der Arbeitnehmer seinem Arbeitgeber eine Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer zuvor mitgeteilt hat, d.h., ein Abruf auf Verdacht soll nicht möglich sein. Die Mitteilungspflicht des Arbeitnehmers wird also ab dem 1. Januar 2023 eine zentrale Bedeutung haben. Sofern der Arbeitgeber keine vorzeitige Feststellung nach § 5 Abs. 1a S. 2 i.V.m. Abs.1 S. 3 EFZG n.F. verlangt, kann er regelmäßig erst am vierten Tag der Arbeitsunfähigkeit von einer ärztlichen Untersuchung ausgehen, sodass ein Abruf der Arbeitsunfähigkeitsdaten erst ab dem fünften Tag der Arbeitsunfähigkeit realistisch ist. Es empfiehlt sich, die Anfrage verzögert zu stellen, weil derselbe Arbeitsunfähigkeitszeitraum nur einmal innerhalb von 14 Tagen abgefragt werden kann.

III. Wer ist von der Änderung (nicht) umfasst?

Das elektronische Verfahren ab dem 1. Januar 2023 gilt grundsätzlich für alle gesetzlich krankenversicherten Arbeitnehmer und wenn die Feststellung der Arbeitsunfähigkeit durch eine/n an der vertragsärztlichen Versorgung teilnehmenden Arzt oder Einrichtung erfolgt.

Die Änderungen gelten nicht:

für privat krankenversicherte Arbeitnehmer,
für gesetzlich krankenversicherte Arbeitnehmer, deren Arbeitsunfähigkeit durch einen Arzt festgestellt wurde, der nicht an der vertragsärztlichen Versorgung teilnimmt (also bei Krankschreibung von einem Privatarzt),
bei Krankschreibung von einem Arzt im Ausland (insbesondere relevant bei Grenzgängern und im Urlaub),
für geringfügig Beschäftigte (Minijobber) in Privathaushalten,
bei Krankschreibung in Rehabilitationseinrichtungen,
bei Krankschreibung wegen Mutter-Kind-Kur,
bei „Krankschreibung“ wegen Erkrankung des Kindes (für den Bezug von Kinderkrankengeld).

In diesen Fällen bleibt es bei dem bisherigen Prozedere, also bei Verpflichtung des Arbeitnehmers, dem Arbeitgeber eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform nachzulegen (Nachweispflicht).

Das elektronische Verfahren gilt zudem nicht, wenn keine abruffähige Fehlzeit vorliegt, etwa beim Beschäftigungsverbot während der Schwangerschaft.

IV. Was müssen Arbeitgeber tun?

Auf Arbeitgeberseite besteht folgender Handlungsbedarf:

1. Technische Voraussetzungen: Der Abruf der Arbeitsunfähigkeitsdaten gesetzlich krankenversicherter Arbeitnehmer kann nur durch gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung erfolgen. Arbeitgeber benötigen hierzu:

ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm,
eine elektronisch gestützte systemgeprüfte Ausfüllhilfe oder
ein systemüberprüftes Zeiterfassungssystem.

Arbeitgeber können auch einen Dritten (z.B. den externen Lohnabrechner) mit dem Abruf der Meldung bei der Krankenkasse beauftragen. Auch hier bedarf es einer gesicherten und verschlüsselten Datenübertragung.

2. Information der Arbeitnehmer: Der Arbeitgeber sollte die Arbeitnehmer auf betriebsübliche Art (Intranet, Schwarzes Brett etc.) über die neuen Regelungen informieren. Hierbei sollten die Arbeitnehmer auch darauf aufmerksam gemacht werden, dass sie Papierbescheinigungen, die sie im Störfall ausgehändigt bekommen, zeitnah an die Krankenkasse übermitteln sollen. Es sollte zudem der Hinweis erfolgen, dass sie dem Arbeitgeber (formlos) mitzuteilen haben, wenn im Laufe des Arbeitsverhältnisses ein Wechsel der Krankenkasse stattfindet (insbesondere bei Wechsel von privat zu gesetzlich versichert und umgekehrt).

Ein Musteranschreiben für Beschäftigte stellt die BDA zur Verfügung. Bitte beachten Sie, dass Mustertexte nur eine Orientierungshilfe für eine mögliche Formulierung darstellen und diese unbedingt auf den konkreten Einzelfall anzupassen sind.

3. Anpassung der Standardarbeitsverträge für Neueintritte ab 1.1. 2023: Die Standardverträge für Neueintritte sollten angepasst werden. Hierbei ist bei der Formulierung zu berücksichtigen, dass das EFZG künftig zwischen privat und gesetzlich krankenversicherten Arbeitnehmern unterscheidet und dass sich der Versichertenstatus während des Arbeitsverhältnisses ändern kann. Auch die vorgesehenen Ausnahmen, insbesondere für Fälle der Feststellung der Arbeitsunfähigkeit durch einen Nichtvertragsarzt müssen berücksichtigt werden. Die Verträge sollten zudem eine Klausel enthalten, dass die Mitteilungs- und Feststellungspflicht auch für den Fall gilt, wenn die Arbeitsunfähigkeit länger als in der elektronischen Bescheinigung angegeben dauert.

Hinweis: Arbeitgeber können mit gesetzlich versicherten Arbeitnehmern nicht wirksam vereinbaren, dass auch nach der obligatorischen Einführung der eAU weiterhin Bescheinigungen in Papierform vorgelegt werden müssen (§ 12 EFZG). Eine solche Regelung kann auch nicht in einer Betriebsvereinbarung oder in einen Tarifvertrag aufgenommen werden.

4. Änderung der bestehenden Arbeitsverträge? Bei bestehenden Arbeitsverträgen mit gesetzlich versicherten Arbeitnehmern und einer Regelung im Arbeitsvertrag, wonach die Nachweispflicht erst ab dem vierten Tag der Arbeitsunfähigkeit gilt, besteht nicht zwingend Handlungsbedarf. Denn an die Stelle der bisherigen Klausel im Arbeitsvertrag, die ab dem 1.1.2023 wegen Abweichung von den Neuregelungen des EFZG gemäß § 12 EFZG unwirksam werden dürfte, treten automatisch die neuen gesetzlichen Regelungen.

Ist in den Arbeitsverträgen hingegen geregelt, dass der Arbeitnehmer verpflichtet ist, eine ärztliche Bescheinigung über eine Arbeitsunfähigkeit generell früher vorzulegen (also vor dem vierten Tag der Arbeitsunfähigkeit) und will der Arbeitgeber diese Regelung in zeitlicher Hinsicht auf die künftige Feststellungspflicht erstrecken, sollte eine entsprechende Änderung des Arbeitsvertrages erfolgen. Existiert im Unternehmen ein Betriebsrat, hat dieser bei einer solchen allgemeinen früheren Feststellungspflicht ein Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG.

V. Wie ist mit Störfällen umzugehen?

Insbesondere in der Anfangszeit wird es wahrscheinlich zu Störfällen kommen. Die Störung kann etwa bei der Übermittlung vom Arzt zur Krankenkasse oder von der Krankenkasse zum Arbeitgeber auftreten.

Wenn bereits beim Arztbesuch klar ist, dass eine Übermittlung der Arbeitsunfähigkeitsdaten an die Krankenkasse nicht möglich ist (weil beispielsweise die Technik ausfällt), erhält der versicherte Arbeitnehmer eine mittels Stylesheet unterschriebene Papierbescheinigung in dreifacher Ausfertigung (für den Versicherten selbst, zur Vorlage bei der Krankenkasse sowie zur Vorlage beim Arbeitgeber).

Stellt der Arzt nach dem Arztbesuch fest, dass die elektronische Datenübermittlung an die Krankenkasse nicht funktioniert und ist die Übermittlung bis zum Ende des nachfolgenden Werktags nicht möglich, muss der Arzt eine Ersatzbescheinigung auf dem Postweg an die Krankenkasse senden.

Liegen (egal aus welchen Gründen) zum Zeitpunkt des Abrufs durch den Arbeitgeber keine Daten bei der Krankenkasse vor, erfolgt zunächst eine ablehnende Mitteilung durch die Krankenkasse. In diesem Fall ist die Krankenkasse verpflichtet, innerhalb von 14 Tagen zu prüfen, ob Arbeitsunfähigkeitsdaten für den angefragten Zeitraum bei der Krankenkasse eingehen. Ist dies der Fall, wird dem Arbeitgeber der entsprechende Datensatz proaktiv durch die Krankenkasse ohne erneute Anfrage des Arbeitgebers zur Verfügung gestellt.

Mit der neuen Rechtslage gehen zudem mehrere ungeklärte Folgefragen einher.

Derzeit ungeklärt ist, ob der Arbeitgeber dem gesetzlich versicherten Arbeitnehmer die Entgeltzahlung verweigern kann, wenn der Abruf der Arbeitsunfähigkeitsdaten nicht möglich ist oder es zu einer verzögerten Übermittlung kommt. Dies wird man wohl verneinen müssen, weil der Arbeitgeber nach dem unveränderten Wortlaut des § 7 Abs. 1 Nr. 1 EFZG die Entgeltfortzahlung nur verweigern kann, wenn der Arbeitnehmer die von ihm nach § 5 Abs. 1 EFZG vorzulegende ärztliche Bescheinigung nicht vorlegt. Nach der obligatorischen Einführung der eAU wird den gesetzlich versicherten Arbeitnehmer diese Nachweis- bzw. Vorlagepflicht in der Regel aber nicht mehr treffen.

Problematisch ist auch der Umstand, dass der Arbeitgeber ab dem 1. Januar 2023 nicht mehr erfährt, welcher Arzt mit welcher Fachausrichtung die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ausgestellt hat. Grundsätzlich gilt, dass Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen einen hohen Beweiswert haben und der Arbeitgeber im Streitfall den Beweiswert durch “ernstliche Zweifel„ erschüttern muss. Zweifel sind insbesondere anzunehmen, wenn die Arbeitsunfähigkeit von einem Arzt festgestellt wurde, der durch die Häufigkeit ausgestellter Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen auffällig geworden ist. Bislang konnten Arbeitgeber in diesem Fall bei der Krankenkasse beantragen, dass eine gutachterliche Stellungnahme des Medizinischen Dienstes eingeholt wird. Die eAU enthält aber weder Name noch Sitz des ausstellenden Arztes. Hier stellt sich die Frage, ob der Arbeitgeber gegenüber dem Arbeitnehmer ein Fragerecht hat und ob der Arbeitnehmer verpflichtet ist dem Arbeitgeber mitzuteilen, welcher Arzt die Arbeitsunfähigkeit festgestellt hat.

Wie mit den bislang ungeklärten Fragen umzugehen ist, bleibt abzuwarten. Rechtssicherheit wird es erst nach (höchst-)richterlichen Entscheidungen geben.

VI. Wo finde ich weitere Informationen für Arbeitgeber?

Einen kurzen Erklärfilm und Termine zu kostenpflichtigen Webinaren finden Sie auf der Internetseite der DIHK-Bildungs-gGmbH.

Der GKV-Spitzenverband stellt die Grundsätze für die Meldung der Arbeitsunfähigkeitszeiten und eine Verfahrensbeschreibung auf seiner Seite „Meldung der Arbeitsunfähigkeitszeiten (eAU)“ zur Verfügung.

In den Fragen und Antworten zum Datenaustausch (FAQ) des GKV-Spitzenverbands finden Sie hilfreiche Informationen.

Ausführliche Informationen finden sich auch in den Fragen und Antworten zur elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung der BDA.

Werben mit der Fußball-WM 2022 in Katar

Am 20. November ist es wieder soweit: Das Großereignis Fußball-Weltmeisterschaft steht an. In diesem Zusammenhang gibt es etwa für Unternehmen der Tourismusbranche und Gastronomie, die Spiele der WM öffentlich übertragen möchten (Public Viewing) oder Betriebe, die ihre Produkte und Dienstleistungen im Zusammenhang mit der Fußball-WM vermarkten wollen, einige rechtliche Regelungen zu beachten.

Werben mit der WM
Verkauf von Merchandising-Produkten
Public Viewing Veranstaltungen

Die WM ist einerseits eine Veranstaltung der FIFA (Fédération Internationale de Football Association), andererseits ein Markenprodukt ihrerseits. Die FIFA ist alleinige Inhaberin etlicher Schutzrechte im Zusammenhang mit der Fußballweltmeisterschaft.

So hat ausschließlich die FIFA die Hoheit über alle kommerziellen Rechte, wie z. B. Medien-, Marketing-, Lizenzierungs- und Ticketing-Rechte. Für Unternehmen, die sich im Zusammenhang mit der WM betätigen möchten, ist daher Vorsicht geboten.

Der nachfolgende Artikel soll einen kurzen Überblick zu den wichtigsten Rechtsfragen geben und dabei helfen, teure Abmahnungen zu vermeiden.

Werben mit der WM

Achtung: Nicht nur das offizielle Logo der FIFA ist markenrechtlich geschützt, sondern auch verschiedene Symbole und Wortkombinationen. So genießen u. a. der Pokal, das offizielle Emblem der WM sowie das Maskottchen und der Slogan “Now is all” kennzeichenrechtlichen Schutz. Außerdem sind die Begrifflichkeiten “FIFA World Cup Qatar 2022”, “FIFA Fußball-Weltmeisterschaft” oder “WORLD CUP” zu kennzeichnen. Die FIFA hat für die Nutzung Richtlinien auf ihrer Homepage veröffentlicht.

Grundsätzlich gilt, dass es nur offiziellen Partnern, Sponsoren und Regionalen Unterstützern gestattet ist, mit den Schutzmarken zu werben, alle anderen Unternehmen müssen sich hierfür eine Lizenz einholen. Oftmals kann keine pauschale Aussage über die Zulässigkeit von Werbemaßnahmen getroffen werden, sodass es einer Prüfung auf marken- und wettbewerbsrechtliche Risiken im Einzelfall bedarf. Daher ist jeder Unternehmer, der - ohne ein Nutzungsrecht zu besitzen – für die WM werben möchte, gut beraten, sich vorab rechtlichen Rat einzuholen, da die FIFA die Verletzung Ihrer Rechte erfahrungsgemäß sehr genau prüft und Rechtsverletzungen auch nachgeht.

Einen groben Überblick über die geschützten FIFA-Marken können Sie einer Veröffentlichung der FIFA entnehmen.

Unternehmen ist es zudem nur dann gestattet, Produkte mit offiziellen Marken (“offizielle Lizenzprodukte”) zu entwerfen und herzustellen, wenn sie Inhaber von FIFA-Rechten sind bzw. die FIFA ihnen das Recht hierzu gewährt hat. Alle anderen Unternehmen, die mit den geschützten Logos und Marken werben wollen, müssen bei der FIFA vorab eine Lizenz erwerben. Andernfalls ist es ihnen untersagt, mit den geschützten Marken zu werben oder Nachahmungen zu verwenden, die den Originalmarken zum Verwechseln ähnlich sind.

Neben der (teilweisen) Verwendung markenrechtlich geschützter Logos und Bezeichnungen ist auch jede Art von Werbung untersagt, die geeignet ist, eine unzulässige Geschäftsverbindung zur FIFA herzustellen. So darf beispielweise durch die Vermarktung von Produkten, Dienstleistungen und Veranstaltungen nicht der irreführende Eindruck erweckt werden, das Unternehmen sei offizieller Partner, Sponsor oder Lizenznehmer der FIFA-Weltmeisterschaft. Es darf auch keine unlautere Rufnausnutzung oder -beeinträchtigung, Behinderung und Herkunftstäuschung oder sonstige Verwechslungsgefahr oder Verknüpfung mit der FIFA hervorgerufen werden. Aus diesem Grund ist zum Beispiel der Verkauf und die Verlosung von WM-Tickets (WM-Eintrittskarten) durch nicht-lizenzierte Anbieter verboten.

Unterdes kann Werbung unter Bezugnahme auf die Weltmeisterschaft zulässig sein, wenn die Werbeaussage einen rein beschreibenden Charakter hat und nicht gegen die “guten Sitten” verstößt. Zulässige Begriffe können z. B. sein: “Fan-Wurst”, “Weltmeister-Produkt” oder generelle Aussagen wie “Fußball in Katar”. Eine allgemeine dekorative Gestaltung von Schaufenstern oder Innenräumen von Gasträumen zum Thema Fußball (z. B. mit Fahnen, Bällen und Toren), die ohne die offiziellen FIFA-Symbole auskommt, ist ebenfalls erlaubt.

Verkauf von Merchandising-Produkten

Darüber hinaus bedarf auch der bloße Vertrieb von Merchandising-Produkten mit offiziellen FIFA-Marken oder Symbolen einer Lizenz. Entsprechende Gestattungen können bei der FIFA über die Kontakt-Adresse retail-licensing@fifa.org angefragt werden.

Public Viewing Veranstaltungen

Bei der Ausrichtung von Public Viewing Veranstaltungen gibt es ebenfalls viele Auflagen der FIFA zu beachten. Um WM-Spiele im TV oder auf einer Großleinwand als Public Viewing anzubieten, ist auch hier die Einholung einer Lizenz grundsätzlich verpflichtend. Es wird hierbei jedoch unterschieden zwischen “gewerblichen” Veranstaltungen, die eine kostenpflichtige Lizenz benötigen und “besonderen nicht gewerblichen” Veranstaltungen, die sich an mehr als 5.000 Zuschauer richten, bei denen eine kostenfreie Lizenz erforderlich ist.

Bei jeder gewerblichen Veranstaltung ist eine kostenpflichtige Lizenz notwendig. Von einem solchen gewerblichen Zweck wird bei einer Public-Viewing-Veranstaltung auszugehen sein, wenn für die Teilnahme eine direkte oder indirekte Eintrittsgebühr (z. B. durch erhöhte Speisen- und Getränkepreise) erhoben wird oder wenn durch die Veranstaltung anderweitige geschäftliche Vorteile (z. B. Sponsoring-Veranstaltungen) erzielt werden sollen. Die Kosten für eine notwendige Lizenz richten sich dabei nach der Anzahl der Events und der Zuschauerkapazität.

Das Reglement der FIFA in diesem Bereich ist komplex. Daher sollte sich jedes Unternehmen vorab genau über die Vorschriften erkundigen und sich im Zweifelsfall rechtlichen Rat zu den konkret geplanten Veranstaltungen einholen.

Wichtig: Für Public Viewing in an sich gewerblichen Einrichtungen wie Bars, Kneipen und Clubs, die keine direkten oder indirekten Eintrittsgelder für die Veranstaltung erheben, ist nach den Vorgaben der FIFA keine kostenpflichtige Lizenz erforderlich, wenn das Event nicht zu gewerblichen Aktionen (z. B. Sponsoring) genutzt wird. Hier sind die üblichen Regelungen im Zusammenhang mit der öffentlichen Wiedergabe von Sportübertragungen zu beachten.

Weitere Hinweise finden sich im FIFA-Reglement für Public-Viewing-Veranstaltungen

Die Industrie- und Handelskammer für München und Oberbayern hat auf Ihrer Webseite ergänzende Informationen rund um rechtliche Fragen zur Fußball-WM in Katar zusammengestellt. Sie finden die Informationen unter folgenden Links:

Public Viewing: Öffentliche Übertragung von WM-Spielen im TV oder auf Großbildleinwand

Fußballweltmeisterschaft 2022 – Wie darf ich werben?

Stand: November 2022

Änderungen des Nachweisgesetzes ab 1. August 2022

Stand: Juli 2022

Aufgrund der Umsetzung der EU-Richtlinie über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen (EU-Richtlinie 2019/1152 – Arbeitsbedingungen-Richtlinie) muss der deutsche Gesetzgeber das Nachweisgesetz (NachwG) ändern, in dem verankert ist, welchen Informations- und Dokumentationspflichten der Arbeitgeber nachkommen muss. Der Bundestag hat am 23. Juni 2022 den Gesetzentwurf zur Umsetzung der EU-Richtlinie beschlossen. Das Inkrafttreten der Neuregelungen ist für den 1. August 2022 geplant.

Schon bisher verpflichtet das NachwG Arbeitgeber, die wesentlichen Bedingungen des Arbeitsvertrages schriftlich niederzulegen, diese Mitschrift zu unterzeichnen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen. Dafür gilt bislang eine Monatsfrist nach Beginn des Arbeitsverhältnisses. Dies betrifft bislang folgende Punkte:

Name und Anschrift der Vertragsparteien
der Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses
bei befristeten Arbeitsverhältnissen: die vorhersehbare Dauer des Arbeitsverhältnisses
der Arbeitsort oder, falls der Arbeitnehmer nicht nur an einem bestimmten Arbeitsort tätig sein soll, ein Hinweis darauf, dass der Arbeitnehmer an verschiedenen Orten beschäftigt werden kann
eine kurze Charakterisierung oder Beschreibung der vom Arbeitnehmer zu leistenden Tätigkeit
die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich der Zuschläge, der Zulagen, der Prämien und Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgelts und deren Fälligkeit
die vereinbarte Arbeitszeit
die Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs
die Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses
ein in allgemeiner Form gehaltener Hinweis auf Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen, die auf das Arbeitsverhältnis anzuwenden sind

Ab 1. August 2022 müssen zusätzlich noch folgende Punkte dokumentiert werden:

Bei befristeten Arbeitsverhältnissen ist die Angabe des Enddatums oder der vorhersehbaren Dauer des Arbeitsverhältnisses erforderlich
Ggf. Hinweis, dass der Arbeitnehmer seinen Arbeitsort frei wählen kann (etwa bei Vereinbarung von mobiler Arbeit)
Sofern vereinbart, die Dauer der Probezeit
Die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich der Vergütung von Überstunden, der Zuschläge, der Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgelts, die jeweils getrennt anzugeben sind und deren Fälligkeit sowie die Art der Auszahlung
Die vereinbarte Arbeitszeit, vereinbarte Ruhepausen und Ruhezeiten sowie bei vereinbarter Schichtarbeit das Schichtsystem, der Schichtrhythmus und die Voraussetzungen für Schichtänderungen
Bei Arbeit auf Abruf (§ 12 Teilzeitbefristungsgesetz) sollen die Angaben ausgeweitet werden: Bereits nach derzeit geltendem Recht muss bei Arbeit auf Abruf die wöchentliche und tägliche Arbeitszeit im Arbeitsvertrag festgelegt sein, andernfalls gilt eine Arbeitszeit von 20 Stunden pro Woche als vereinbart. Künftig muss der Arbeitgeber über die Zahl der mindestens zu vergütenden Stunden unterrichten, einen Zeitrahmen – bestimmt durch Referenztage und Referenzstunden – angeben, der für die Erbringung der Arbeitsleistung festgelegt ist und die Frist benennen, innerhalb derer der Arbeitgeber die Lage der Arbeitszeit im Voraus mitzuteilen hat
Sofern vereinbart, die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen
Ein etwaiger Anspruch auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildung
Wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine betriebliche Altersversorgung über einen Versorgungsträger zusagt, der Name und die Anschrift dieses Versorgungsträgers; die Nachweispflicht entfällt, wenn der Versorgungsträger zu dieser Information verpflichtet ist
Das bei der Kündigung des Arbeitsverhältnisses vom Arbeitgeber und Arbeitnehmer einzuhaltende Verfahren, mindestens das Schriftformerfordernis und die Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses sowie die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage; § 7 des Kündigungsschutzgesetzes ist auch bei einem nicht ordnungsgemäßen Nachweis der Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage anzuwenden
Umfangreichere Pflichten zur Niederschrift bei Auslandstätigkeit und Entsendung: Hat der Arbeitnehmer seine Arbeitsleistung länger als vier aufeinanderfolgende Wochen außerhalb der Bundesrepublik Deutschland zu erbringen, hat der Arbeitgeber künftig nicht nur über Dauer, Währung, etwaige zusätzliche Vergütungsleistungen und Rückkehrbedingungen, sondern auch über das Einsatzland zu unterrichten. Liegt eine Entsendung im Sinne der Entsenderichtlinie vor, muss der Arbeitgeber zudem über die Entlohnung, auf die der Arbeitnehmer im Einsatzland Anspruch hat, und den Link zu der offiziellen nationalen Webseite, die der Mitgliedstaat betreibt, unterrichten.

Der Arbeitgeber hat die wesentlichen Vertragsbedingungen des Nachweisgesetzes weiterhin schriftlich niederzulegen, die Niederschrift zu unterzeichnen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen. Das strenge Schriftformerfordernis (in Papierform mit eigenhändiger Unterschrift) gilt also ab dem 1. August 2022 fort. Die elektronische Form scheint nach dem Willen des Gesetzgebers ausgeschlossen zu sein. Zwar betrifft das Schriftformerfordernis nicht die Arbeitsverträge selbst, sondern nur die Niederschrift nach dem NachwG. Arbeitsverträge könnten daher auch weiterhin elektronisch abgeschlossen werden (abgesehen von den Befristungsabreden). Der Arbeitgeber müsste dann aber die wesentlichen Vertragsbedingungen nach dem NachwG zusätzlich in Schriftform niederlegen und dem Arbeitnehmer aushändigen. Arbeitgeber könnten der Unterrichtungspflicht aber auch dadurch nachkommen, dass sie dem Arbeitnehmer einen im Original unterzeichneten Arbeitsvertrag aushändigen, der sämtliche nachweispflichtigen Angaben enthält.

Die neuen Pflichten gelten bei Neueinstellungen ab dem 1. August 2022. Im Gegensatz zur bisherigen Regelung muss bereits am ersten Arbeitstag dem Arbeitnehmer die Niederschrift mit den Informationen über den Namen und die Anschrift der Vertragsparteien, die Höhe des Arbeitsentgelts und seine Zusammensetzung sowie über die vereinbarte Arbeitszeit vorliegen. Die Informationen über den Urlaub, die betriebliche Altersversorgung, die Pflichtfortbildung, das Kündigungsverfahren und geltende Kollektivvereinbarungen müssen spätestens innerhalb eines Monats bereitgestellt werden. Alle übrigen Informationen müssen spätestens in sieben Kalendertagen nachgereicht werden.

Für Arbeitsverhältnisse, die bereits vor dem geplanten Inkrafttreten des Gesetzes am 1. August 2022 bestehen, sieht der Entwurf vor, dass Arbeitnehmern nur auf Verlangen die Niederschrift mit den wesentlichen Angaben spätestens am siebten Tag nach der Anfrage ausgestellt werden muss. Informationen über den Urlaub, die betriebliche Altersversorgung, die Pflichtfortbildung, das Kündigungsverfahren und geltende Kollektivvereinbarungen müssen spätestens innerhalb eines Monats bereitgestellt werden. Sollten Beschäftigte von diesem Recht Gebrauch machen, erwartet Arbeitgeber eine große Bürokratie.

Ändern sich die wesentlichen Arbeitsbedingungen in bestehenden Arbeitsverhältnissen, dann muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer spätestens am Tag der Änderung unterrichtet haben. Gesetzesänderungen oder Änderungen in Tarifverträgen oder Betriebs- oder Dienstvereinbarungen müssen weiterhin nicht schriftlich angezeigt werden.

Neu ist auch die Einführung gewichtiger Sanktionen: Bislang enthält das NachwG keine Straf- oder Bußgeldvorschriften. Verstöße gegen das NachwG konnten bislang zu Beweisnachteilen auf Arbeitgeberseite führen und in seltenen Fällen Schadensersatzforderungen von Arbeitnehmern nach sich ziehen. Nun droht bei Verstößen ein Bußgeld bis zu 2.000 Euro, wenn Arbeitgeber ihrer Nachweispflicht nicht, nicht richtig, nicht vollständig, nicht in der vorgeschriebenen Weise oder nicht rechtzeitig nachkommen.

Weitere Gesetzesänderungen:

Der Gesetzentwurf zur Umsetzung o.g. EU-Richtlinie enthält neben den Änderungen des NachwG weitere Vorgaben zur materiellen Ausgestaltung der Arbeitsbedingungen. Diese sind jedoch nicht bußgeldbewehrt. Die wesentlichen Änderungen sind hierbei:

Änderungen des Teilzeit- und Befristungsgesetzes (TzBfG):

Die Dauer der vereinbarten Probezeit muss künftig im Verhältnis zur Dauer des Arbeitsverhältnisses und der Art der Tätigkeit stehen (§ 15 Absatz 3 TzBfG neue Fassung).
Arbeitnehmer, deren Arbeitsverhältnis länger als sechs Monate bestanden hat und die ihrem Arbeitgeber in Textform ihren Wunsch nach Veränderung von Dauer und Lage der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit anzeigen, haben einen Anspruch auf eine begründete Antwort innerhalb eines Monats nach Zugang der Anzeige (§ 7 Absatz 3 TzBfG neue Fassung). Die Antwort kann in Textform (z.B. per E-Mail) übersandt werden.
Den gleichen Anspruch haben befristet beschäftigte Arbeitnehmer, die länger als sechs Monate beschäftigt sind und den Wunsch nach einem unbefristeten Arbeitsvertrag angezeigt haben (§ 18 Absatz 2 TzBfG neue Fassung).
Zudem hat der Arbeitgeber (befristet) beschäftigte Arbeitnehmer bei Erörterung über die Verlängerung der Dauer oder Lage der Arbeitszeit über Arbeitsplätze zu informieren, die im Unternehmen besetzt werden sollen.

Änderungen des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes (AÜG):

Der Verleiher muss dem Leiharbeitnehmer vor jeder Überlassung Firma und Anschrift des Entleihers in Textform (z.B. per E-Mail) mitteilen.
Neue Informationspflichten des Entleihers, durch die den Leiharbeitnehmern die Übernahme in die Stammbelegschaft erleichtert werden soll.

Empfehlungen/Tipps:

Bereiten Sie sich als Arbeitgeber auf die Umsetzung dieser Regelung vor.
Sollten Sie Musterarbeitsverträge haben, die Sie bei der Einstellung benutzen, sollten Sie diese umgehend um die neuen Angaben ergänzen.
Für alle Beschäftigten, die vor dem 1. August 2022 bereits im Betrieb sind, sollten Sie überlegen, für welche Arbeitnehmergruppen ggf. Standardschreiben mit den ergänzenden Hinweisen verfasst werden können. Allerdings geht dies nur, wenn tatsächlich identische Arbeitsbedingungen bestehen. Auf Nachfragen von Bestandsbeschäftigte müssen Sie sich jedenfalls einstellen.
Sie sollten zu Beweiszwecken mindestens eine Kopie des dem Arbeitnehmer ausgehändigten, im Original unterzeichneten Arbeitsvertrages bzw. der Niederschrift aufbewahren. Die Kopie sollte möglichst eine Empfangsbestätigung des Arbeitnehmers enthalten, wonach der Arbeitnehmer bestätigt, das Dokument im Original erhalten zu haben.
Darüber hinaus sollten Sie überlegen, ob es bei Bestehen eines Betriebsrates Sinn macht, allgemeine Arbeitsbedingungen wie Arbeitszeit, betriebliche Altersversorgung, Schichtsystem etc. in Betriebsvereinbarungen zu regeln. Darauf könnte in den Arbeitsverträgen dann Bezug genommen werden.

Homeoffice und mobiles Arbeiten im Ausland

Rechtsgrundlage für die Arbeit im Home-Office

Aufenthaltsrechtliche Überlegungen
Arbeitserlaubnis
Arbeitsrechtliche Überlegungen
Zusätzliche Anwendung der Arbeitsschutzvorschriften des Aufenthaltsstaates
Sozialversicherungsrechtliche Überlegungen
Steuerrechtliche Überlegungen für den Arbeitnehmer
Datenschutz
Homeoffice als Betriebsstätte im Ausland
Leitlinien der OECD zur Interpretation der DBS im Hinblick auf die COVID-19-Pandemie

Ein Recht auf Home-Office haben Arbeitnehmer nach derzeitigem Stand (August 2021) grundsätzlich nicht (vgl. aktuell gültige Corona-Arbeitsschutzverordnung).
Ansonsten darf der Arbeitnehmer nur dann im Home-Office arbeiten, wenn er dies mit seinem Arbeitgeber vereinbart. Hierfür empfiehlt sich zwingend eine schriftlich fixierte Vereinbarung.

Diese sollte mindestens folgende Punkte enthalten:

Beginn und Ende der Home-Office-Zeit, gegebenenfalls abweichende Regelung während der Probezeit
Arbeitszeiten
Arbeitsmittel, welche der Mitarbeiter zur Verfügung stellt und solche, die der Arbeitgeber zur Verfügung stellt
gegebenenfalls private Nutzungsmöglichkeiten der zur Verfügung gestellten Arbeitsmittel
gegebenenfalls Pauschale für die Kosten für die Unterhaltung des Home-Office-Arbeitsplatzes
Verpflichtung zu Verschwiegenheit und Datenschutz
Pflicht des Arbeitnehmers zur Dokumentation der täglichen Arbeitszeit
Länder, von denen der Arbeitnehmer aus Home- bzw. Mobile-Office ausüben darf
gegebenenfalls Informationspflichten über den Aufenthalt des Arbeitnehmers

Da je nach Aufenthaltsstaat des Arbeitnehmers unterschiedliche rechtliche Rahmenbedingungen auf den Arbeitgeber zukommen können, sollte dringend geregelt werden, in welchen Staaten der Arbeitnehmer mobil arbeiten darf.

Wenn mehrere Staaten in Frage kommen, sollte der Arbeitnehmer sich zudem verpflichten, dem Arbeitgeber seinen aktuellen Aufenthalt mitzuteilen, damit dieser die Einhaltung der jeweils gültigen rechtlichen Vorschriften sicherstellen kann. Außerdem kann er nur so gegebenenfalls seiner arbeitsrechtlichen Fürsorgepflicht nachkommen, zum Beispiel wenn sich die Sicherheitslage im jeweiligen Aufenthaltsstaat verschlechtert.

Aufenthaltsrechtliche Überlegungen

Ist der Arbeitnehmer zum Aufenthalt im jeweiligen ausländischen Staat berechtigt?

Bürger der Europäischen Union genießen in der EU zahlreiche Erleichterungen: Innerhalb eines anderen EU-Mitgliedsstaates ist ein Aufenthalt ohne besondere Erlaubnis möglich, Art. 7 Abs. 1 a) u. b) EU-RL 2004/38/EG. In den Staaten, die Mitglied des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR), aber nicht der EU sind, also Island, Liechtenstein und Norwegen, ist außerdem ein Aufenthalt von bis zu drei Monaten Dauer erlaubnisfrei möglich. Dasselbe gilt aufgrund eines bilateralen Abkommens auch für die Schweiz. Bei allen länger andauernden Aufenthalten in diesen oder sonstigen Nicht-EU-Staaten muss das jeweilige nationale Aufenthaltsrecht des Aufenthaltsstaates beachtet werden.

Mehr Informationen hierzu:

Zusätzlich sind bei der Einreise die jeweiligen Corona Bestimmungen in Erfahrung zu bringen und zu beachten. Darüber hinaus sind neben dem Aufenthaltsrecht gegebenenfalls die nationalen Meldebestimmungen einzuhalten.

Arbeitserlaubnis

Neben dem Recht zum Aufenthalt kann zudem eine Arbeitserlaubnis notwendig sein. Innerhalb der EU genießen die Unionsbürger hierbei Freizügigkeit. Das heißt, dass sie für die Arbeit in einem anderen EU-Staat keine Arbeitserlaubnis benötigen. Dies gilt ebenso für die Schweiz.

Für alle sonstigen Staaten sind die jeweiligen nationalen Vorschriften zu beachten.

Arbeitsrechtliche Überlegungen

Arbeitszeit

Auch bei der Arbeit im Home- bzw. Mobile-Office gilt das Arbeitszeitgesetz. Da eine Überwachung der Arbeitszeit durch den Arbeitgeber nur sehr eingeschränkt möglich ist, sollte der Arbeitgeber seine Pflicht zur Dokumentation der täglichen Arbeitszeit daher an den Mitarbeiter delegieren. Außerhalb der Arbeitszeiten ist der Arbeitnehmer nicht zur Erreichbarkeit verpflichtet.

Arbeitsmittel und Aufwendungsersatz

Grundsätzlich ist der Arbeitgeber für die Einrichtung des Home-Office zuständig und trägt auch die damit verbundenen Kosten. Es ist jedoch nicht zwangsläufig notwendig, dass der Arbeitgeber alle erforderlichen Arbeitsmittel zur Verfügung stellen muss. Der Arbeitnehmer kann auch eigene Arbeitsmittel verwenden, die entsprechenden finanziellen Aufwendungen hierfür können gegebenenfalls durch Kostenpauschalen kompensiert werden Die Einzelheiten sollten durch Vereinbarung geregelt werden.

Arbeitssicherheit und Arbeitsschutz

Bei den Vorschriften zur Arbeitssicherheit und zum Arbeitsschutz müssen zwei Fälle unterschieden werden: Beim Home-Office im eigentlichen Sinne arbeitet der Arbeitnehmer von einer Wohnung aus, die nicht nur vorübergehend als Lebensmittelpunkt eingerichtet ist. Ist der Arbeitnehmer hingegen nur kurzfristig an einem Ort, zum Beispiel im Rahmen eines Aufenthalts in einem Hotel oder einer Ferienwohnung, so arbeitet er im Mobile-Office. Grundsätzlich finden die Vorschriften des Arbeitsschutzgesetzes und der Arbeitsstättenverordnung auf beide Fälle Anwendung.

Zusätzliche Anwendung der Arbeitsschutzvorschriften des Aufenthaltsstaates

Möglich ist jedoch, dass über die deutschen Arbeitsschutzregeln hinaus auch noch die Regeln des Aufenthaltsstaates anwendbar sind. In der EU wird dieser Sachverhalt durch die Rom-I-Verordnung geregelt: Sollte der Arbeitnehmer dauerhaft in einem anderen EU-Staat arbeiten als in dem Land, in dem er angestellt wurde, so darf sein Arbeitsschutzniveau nicht unter das des Aufenthaltsstaates sinken. Das heißt, dass nationale Arbeitsschutzvorschriften anzuwenden sind, soweit diese in ihrem Schutzniveau weitergehend sind, als die Vorschriften, die sich aus dem Arbeitsvertrag ergeben. Weiterhin können sich in Nicht-EU-Mitgliedsstaaten auch weitere Arbeitsschutzregelungen nach dem jeweiligen nationalen Recht ergeben. Insofern sollte der Arbeitgeber stets vorab prüfen, wie stark das Arbeitsschutzniveau des jeweiligen Aufenthaltsstaates ist.

Sozialversicherungsrechtliche Überlegungen

Europäischer Wirtschaftsraum sowie die Schweiz

Die Regelungen innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraumes unter Einbeziehung der Schweiz wurden vereinheitlicht. Die maßgebliche Verordnung (EG) Nr. 883/2004 der Europäischen Union findet daher auch in der Schweiz, Norwegen, Liechtenstein und Island Anwendung.

Es gilt der Grundsatz, dass eine Person in demjenigen Mitgliedsstaat sozialversicherungspflichtig ist, in welchem sie ihre Tätigkeit ausübt. Zudem kann eine Person für bis zu 24 Monate ins EWR-Ausland (oder die Schweiz) entsandt werden, ohne dass sich die Sozialversicherungspflicht ändert. Voraussetzung ist dabei aber, dass die Entsendung durch den Arbeitgeber veranlasst wird.

Sollte eine Person in zwei oder mehr Mitgliedsstaaten eine Beschäftigung dauerhaft ausüben, ordnet Art. 13 VO (EG) 883/04 folgendes an:

Wenn ein wesentlicher Teil der Tätigkeit im Wohnsitzstaat ausgeübt wird (mindestens 25% der gesamten Arbeit wird im Wohnsitzstaat erbracht), so ist der Arbeitnehmer im Wohnsitzstaat sozialversicherungspflichtig. Ebenso richtet sich die Sozialversicherungspflicht nach dem Wohnsitzstaat, wenn der Arbeitnehmer bei mehreren Unternehmen tätig ist, die ihre Sitze in verschiedenen Mitgliedsstaaten haben. Sollte aber nur ein unwesentlicher Teil der Tätigkeit im Wohnsitzstaat ausgeübt werden, so ist der Arbeitnehmer im Staat des Unternehmenssitzes sozialversicherungspflichtig.

Aufgrund der Corona-Pandemie ergibt sich noch eine zusätzliche Besonderheit für Grenzgänger, die in Deutschland beschäftig sind, aber in einem anderen Mitgliedsstaat wohnen:

Arbeitnehmer gelten auch dann weiterhin in Deutschland als sozialversicherungspflichtig, falls sie ihre Tätigkeit aufgrund der Corona-Pandemie nunmehr ganz oder teilweise im Home-Office erbringen. Als Nachweis der Versicherung gilt auch hier die A1-Bescheinigung.

Mehr Informationen auch unter:

Drittstaaten

Außerhalb der EU, des EWR und der Schweiz hat die Bundesrepublik zudem Sozialversicherungsabkommen mit einer Reihe von Staaten abgeschlossen. Eine Liste dieser Abkommen kann auf der Webseite des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales eingesehen werden. Bei Staaten, mit denen kein derartiges Abkommen besteht, ist zu empfehlen, die jeweilige Rechtslage vorab in Erfahrung zu bringen. So kann ein fehlender Versicherungsschutz oder eine Doppelversicherung vermieden werden.

Steuerrechtliche Überlegungen für den Arbeitnehmer

Fraglich ist die Besteuerung von Arbeitnehmern, die sich zeitweise oder vorübergehend auch außerhalb von Deutschland aufhalten. Grundsätzlich finden für die steuerliche Behandlung sowohl die Regeln des Arbeitgeberlandes als auch des Aufenthaltsstaates Anwendung, wobei gegebenenfalls zwischen den Staaten bestehende Doppelbesteuerungsabkommen zu beachten sind.

Die Pflicht zur Zahlung von Einkommenssteuer in Deutschland fällt weg, wenn der Arbeitnehmer seinen Wohnsitz oder seinen gewöhnlichen Aufenthalt nicht mehr in der Bundesrepublik hat, vgl. § 1 Abs. 1 EStG. Der gewöhnliche Aufenthalt liegt außerhalb der Bundesrepublik, wenn sich der Arbeitnehmer mehr als 183 Tage im Ausland aufhält, vgl. § 9 S. 2 Abgabenordnung. Innerhalb der Europäischen Union sind Angestellte nach den meisten Doppelbesteuerungsabkommen nur in ihrem Wohnsitzland steuerpflichtig. Auf der Webseite des Bundesfinanzministeriums findet sich eine Liste der Staaten, mit denen ein Doppelbesteuerungsabkommen abgeschlossen wurde. Sollte kein Doppelbesteuerungsabkommen vorliegen, kann die im Ausland gezahlte Steuer gegebenenfalls auf die deutsche Steuerbelastung angerechnet werden, § 34c EStG.

Datenschutz

Auch im Home- oder Mobile-Office sind die Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung einzuhalten. Daten und Unterlagen müssen vor der Einsichtnahme durch Dritte geschützt werden. Viele Informationen zum Schutz und der Sicherheit von Daten für mobiles Arbeiten finden sich beim Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik „Tipps für sicheres mobiles Arbeiten“.

Homeoffice als Betriebsstätte im Ausland

Wenn ein Mitarbeiter im Ausland eine Tätigkeit ausführt und hierzu zum Beispiel Verträge abschließt, so kann es sich nach dem Recht des jeweiligen Staates unter Umständen um eine Betriebsstätte handeln, was wiederum für das Unternehmen steuerliche Pflichten und Belastungen auslösen kann. Neben teils umfangreichen Registrierungs- und Deklarationspflichten können sich zudem auch Gewinnabgrenzungserfordernisse ergeben, deren Nichtbeachtung Strafen und Bußgelder nach sich ziehen kann. Insofern ist eine vorherige Prüfung der entsprechenden nationalen Rechtsvorschriften und etwaiger Doppelbesteuerungsabkommen dringend anzuraten. Arbeitgeber sollten prüfen, ob nach den nationalen Vorschriften des Aufenthaltsstaates eine Steuerpflicht ausgelöst wird, wenn Arbeitnehmer dort mobil arbeiten möchten. Als nächstes ist zu klären, ob ein Doppelbesteuerungsabkommen zwischen dem Aufenthaltsstaat des Mitarbeiters und dem Staat des Unternehmenssitz besteht. Wenn dies der Fall ist, so ist zu prüfen, ob die Steuerpflicht aufgrund der Regelungen dieses Doppelbesteuerungsabkommens wieder entfällt. Hierbei ist im Einzelfall die Hinzuziehung einer auf das Zielland spezialisierten Steuerberatungskanzlei zu empfehlen, insbesondere auch weil es zwischen dem Wortlaut des Doppelbesteuerungsabkommens und der praktischen Anwendung durch die Finanzverwaltung Diskrepanzen geben kann.

Leitlinien der OECD zur Interpretation der DBS im Hinblick auf die COVID-19-Pandemie

Die meisten Doppelbesteuerungsabkommen basieren auf dem OECD-Musterabkommen. In den im Jahr 2020 herausgegebenen Leitlinien der OECD spricht sich diese für eine großzügige Auslegung der Doppelbesteuerungsabkommen im Hinblick auf die zunehmende Home-Office-Arbeit aus. So sollen Personen, die nur aufgrund der COVID-19-Pandemie in einem anderen Staat arbeiten, nicht automatisch eine ausländische Betriebsstätte gründen. Allerdings sind die Staaten, die Doppelbesteuerungsabkommen nach dem OECD-Musterabkommen abgeschlossen haben, nicht an die Leitlinien der OECD gebunden. Insofern ist die Rechtslage individuell zu beurteilen und insbesondere der Standpunkt der jeweils zuständigen Steuerbehörden vorab in Erfahrung zu bringen. Die OECD-Leitlinien können aber gerade bei Staaten, deren DBA sich an dem OECD-Musterabkommen orientieren, als Argumentationshilfe dienen und gegebenenfalls dazu führen, dass die Staaten eine Neubeurteilung im Vergleich zu Sachverhalten vor der Pandemie durchführen.

Informationen zur Rechtslage und der Verwaltungspraxis in bestimmten Ländern können bei lokalen Behörden sowie den deutschen Auslandshandelskammern angefragt werden.

Das neue chinesische Datenschutzgesetz PIPL

Rechtsrahmen
Hintergrund
Grundsätze
Internationaler Datentransfer
Sanktionsmechanismen des Gesetzes
Weiterführende Literatur

Rechtsrahmen

Die chinesische Legislative hat am 20.08.2021 das neue Gesetz zum Schutz persönlicher Daten (Personal Information Protection Law – PIPL) verabschiedet. Das Gesetz tritt zum 01.11.2021 in Kraft. Es schafft einen neuen einheitlichen Rechtsrahmen zum Schutz personenbezogener Daten und baut auf bereits bestehender Gesetzgebung auf, namentlich dem chinesischen Verbraucherschutzgesetz von 2014, dem Cybersecurity-Gesetz (CSL) von 2017, den Zivilrechtsreformgesetzen von 2017 und 2021, dem Datensicherheitsgesetz (DSL) von 2021, sowie den bereits bestehenden sogenannten nationalen Datenschutzleitlinien.

Hintergrund

Das PIPL soll in erster Linie Tätigkeiten der Datenerhebung und Datenverarbeitung der chinesischen Privatwirtschaft und der größeren in China tätigen Internetkonzerne regulieren und dient gleichzeitig als präventives Instrument zur Schadensbegrenzung bei Datendiebstahl und bei Datenlecks – so haben die chinesischen Behörden im Jahr 2020 allein 107 größere Datenlecks registriert. Für deutsche Unternehmen hat das Gesetz Relevanz, weil es ausdrücklich auch auf ausländische Unternehmen Anwendung findet. Zudem gilt es auch dann, wenn die Daten chinesischer Kundinnen und Kunden bzw. Konsumentinnen und Konsumenten außerhalb des Landes erhoben und verarbeitet werden.

Grundsätze

Mit dem PIPL wird ein einheitlicher Rechtsrahmen bezüglich der Verarbeitung personenbezogener Daten geschaffen.
Klare Regeln zur Rechtmäßigkeit von Datenerhebung und -verarbeitung. Gab es vorher relative Unklarheit, wann die Datenverarbeitung rechtmäßig war, legt das neue Datenschutzgesetz fest, dass eine Datenverarbeitung rechtmäßig ist, nämlich wenn
- Eine ausdrückliche Einwilligung des Betroffenen vorliegt und dieser vorher über die Vorgänge der Datenerhebung und -verarbeitung informiert wurde
- Zur Erfüllung eines Vertrages, wenn die betroffene Person Vertragspartei ist
- Zur Durchführung der Personalverwaltung im Unternehmen
- Zur Erfüllung gesetzlicher Aufgaben oder Verpflichtungen
- Als Reaktion auf plötzliche Zwischenfälle im Bereich der öffentlichen Gesundheit oder Schutz des Lebens, der Gesundheit oder des Eigentums von Personen unter Notfallbedingungen
- Handlungen im öffentlichen Interesse für die Nachrichtenberichterstattung und Medienaufsicht in einem angemessenen Rahmen
- Andere Umstände vorliegen, die sich aus spezifischen Gesetzen und Verwaltungsvorschriften ergeben
Staatliche Stellen sind vom Datenschutzgesetz grundsätzlich ausgenommen.
Die Datenverarbeitung darf nicht den Zweck haben, dass dies zur Gestaltung personalisierter Handelsbedingungen geschieht und dadurch beispielsweise personalisierte Preise generiert werden.
Extraterritoriale Geltung: Besonderheit ist, dass das Datenschutzgesetz nicht nur für Unternehmen in China gilt, welche in China personenbezogene Daten erheben und verarbeiten, sondern nach Artikel 3 PIPL auch extraterritorial gilt, also wenn im Ausland personenbezogene Daten von chinesischen Bürgerinnen und Bürgern erhoben und verarbeitet werden, und zwar dann, wenn diese der Bereitstellung von Produkten oder Dienstleistungen oder der Analyse des Verhaltens dienen. Von den Regelungen betroffen sein kann damit also auch ein Unternehmen, welches in China lediglich über eine Handelsvertretung tätig ist.

Beispiel: Das Unternehmen für Kältetechnik in Rottweil ist zwar in China aktiv, hat dort aber keine eigene Tochtergesellschaft. Es unterhält jedoch direkte Kundenbeziehungen nach China und legt hierfür personalisierte Kundendaten zur Bereitstellung der Produkte an. Hierbei muss es die Regeln zur Rechtmäßigkeit der Datenerhebung nach dem PIPL einhalten, beispielsweise nur solche Daten erheben, die auch wirklich für die Durchführung der Vertragsbeziehung erforderlich sind. Im Zweifelsfall ist es ratsam, direkte Einwilligungen der betroffenen Kunden einzuholen.

Betroffenenrechte: Das Gesetz stattet die Betroffenen in den Artikeln 44-49 PIPL mit einem generellen Auskunftsrecht bezüglich Datenerhebung und Datenverarbeitung aus und gibt ihnen das Recht eine Kopie der Daten zu erhalten, Daten zu berichtigen und ggf. den Widerruf einer Einwilligung zu erteilen.

Internationaler Datentransfer

Für deutsche Unternehmen von besonderer Relevanz ist der grenzüberschreitende Datentransfer. Der die Volksrepublik China verlassende internationale Datentransfer wurde durch das Cybersecurity-Gesetz (CSL) stark reguliert. Namentlich geschah dies durch Artikel 37 CSL, der eine Pflicht zur Datenlokalisierung in China und dass Daten grundsätzlich innerhalb Chinas gespeichert werden müssen, vorsieht und durch Artikel 35 CSL, welcher für den Auslandsdatentransfer grundsätzlich eine Sicherheitsbewertung erforderlich gemacht hat. Das PIPL sieht nun Erleichterungen vor. Spezifisch muss nur noch eine der folgenden Voraussetzungen erfüllt sein:

Ausdrückliche Zustimmung des Betroffenen in den Auslandsdatentransfer (Artikel 39 CSL)
Erfolgreiche Sicherheitsüberprüfung durch die chinesischen Behörden oder eine lizensierte Agentur (Artikel 40 PIPL)
Verwendung von chinesischen Standarddatentransferklauseln

In der Praxis reicht jedoch regelmäßig allein die ausdrückliche Zustimmung des Betroffenen (Artikel 39 CSL) nicht aus. Der Rechtsrahmen des Cybersecurity-Gesetz (CSL) setzt nämlich in den allermeisten Städten und Provinzen bereits ein eigenes Erfordernis zur Einführung einer behördlichen Sicherheitsüberprüfung durch das sogenannte Multi Level Protection Scheme.

Besondere Hürden gibt es zudem beim internationalen Datentransfer persönlicher sensibler Daten wie Medizindaten und im Kontext kritischer Infrastruktur, wie Kommunikationssysteme, Energie- und Wasserversorgung, der öffentlichen Verwaltung und der Rüstungsindustrie.

Für gewisse Branchen haben die zuständigen Regulierungsbehörden bereits ein Katalog zu sogenannten „wichtigen Daten“ veröffentlicht. Falls dies der Fall ist und Sie solche wichtige Daten verarbeiten, müssen regelmäßige Risikobewertungen durchgeführt und die Berichte der zuständigen Behörde übermittelt werden.

Sanktionsmechanismen des Gesetzes

Registrieren die chinesischen Behörden eine Verletzung der neuen Datenschutzvorgaben, so können empfindliche Sanktionen verhängt werden. Diese gehen über die Einziehung der illegalen Gewinne, Geldbußen bis 50 Mio. RMB oder 5 Prozent des Vorjahresumsatzes gegenüber dem Unternehmen und Geldbußen bis 1 Mio. RMB gegenüber direkt verantwortlichen Personen. In schweren Fällen kann auch die zur Handlungsfähigkeit des Unternehmens notwendige Geschäftslizenz entzogen werden. Genannt ist außerdem, dass verantwortliche Personen für eine bestimmte Zeit eine Tätigkeit als Geschäftsführer, Aufsichtsrat oder leitender Angestellter untersagt werden kann. In der Praxis ist bislang noch nicht klar, inwiefern der Sanktionsrahmen von den Behörden auch tatsächlich ausgeschöpft wird und ob ausländische Unternehmen hier nach gleichen Grundsätzen behandelt werden.

Beispiel: Ein Unternehmen für Werkzeugtechnik aus Böblingen unterhält eine Tochtergesellschaft in Peking. Die Tochtergesellschaft nutzt personenbezogene Daten der chinesischen Kunden, um automatisch personalisierte Preise zu erstellen. Die chinesischen Behörden könnten dies als Verstoß gegen die Bestimmungen des PIPL werten. In der Konsequenz könnte der Tochtergesellschaft ein empfindliches Bußgeld oder gar der Entzug der Geschäftslizenz drohen.

Weiterführende Literatur

Amtlicher chinesischsprachiger Gesetzestext
Nicht amtliche englischsprachige Übersetzung der Stanford Universität

E-Commerce Recht –Widerrufsbelehrung

Wie lautet der Text der Widerrufsbelehrung?
Wann und wo muss über den Widerruf belehrt werden?
Was passiert, wenn nicht oder nicht richtig über den Widerruf belehrt wird?
Wie ist der Widerruf zu erklären?
Gibt es Ausnahmen vom Widerrufsrecht?

Wie lautet der Text der Widerrufsbelehrung?

Sofern Verträge „außerhalb von Geschäftsräumen” und im Fernabsatz (wie etwa der Verkauf über das Internet) geschlossen werden, steht dem Verbraucher ein vierzehntägiges Widerrufsrecht zu. Über das Widerrufsrecht hat der Unternehmer vor und nach Abgabe der Bestellung zu belehren.

Für die Widerrufsbelehrung gibt es einen gesetzlichen Mustertext, den der Unternehmer verwenden kann. Bei der Belehrung sollten Sie stets auf das gesetzliche Muster zurückgreifen, um nicht von Wettbewerbern oder Verbraucherschutzverbänden abgemahnt zu werden. Allerdings muss es dafür unverändert übernommen werden.

Ausnahme: dort, wo das Muster Gestaltungshinweise vorgibt (diese finden sich unter dem Mustertext), sind Anpassungen zu machen.Je nachdem, ob es sich um eine Teillieferung, oder auch eine Diensteistung handelt, beginnt die Widerrufsfrist zu einem unterschiedlichen Zeitpunkt zu laufen.

Achtung: Ganz ohne Vorbehalte kann das gesetzliche Muster nicht verwendet werden. Hintergrund ist, dass der Fristbeginn und somit die Widerrufsbelehrung für jede Bestell- oder Liefersituation angepasst werden muss, obwohl bei Einstellen der Widerrufsbelehrung noch nicht bekannt ist, wie viele Waren der Kunde bestellt bzw. in wie vielen Teilstücken die Bestellung erfolgt. Vergleichen Sie hierzu bitte die Gestaltungshinweise (1) des Musters Nr. a) bis e). Das Problem am gesetzlichen Muster ist, dass man die verschiedenen Varianten für den Fristbeginn nicht kombinieren, sondern nur einen der Textbausteine des Musters einsetzen darf. Der Händler müsste also für jede mögliche Liefersituation verschiedene Belehrungen vorhalten. Sie müssten also überprüfen, ob Ihr Shop Besonderheiten wie Teillieferungen aufweisen soll und die entsprechende Variante aus a) bis e) auswählen. Gegebenenfalls könnten Sie die Widerrufsbelehrung entsprechend anpassen, indem sie Gestaltungshinweis c), „die letzte Ware", auswählen. Hier könnte man auslegen, dass dieser Text auch über die Gestaltungshinweise b) und d) belehrt. Dies ist allerdings keine gefestigte Rechtsprechung, sodass ein Restrisiko einer falschen Belehrung verbleibt.

Hinweis: Das gesetzlich Muster kann nicht verwendet werden, wenn der Vertrag eine Finanzdienstleistung beinhaltet.

Wann und wo muss über den Widerruf belehrt werden?

Die Widerrufsfrist beginnt nicht zu laufen, bevor der Verbraucher nicht darüber informiert worden ist.

Über das Widerrufsrecht muss vor Abgabe der Bestellung informiert werden, z. B. auf der Bestellseite oberhalb des Bestellbuttons mit einem deutlich bezeichneten Link „Widerrufsrecht" oder „Widerruf“. Ein Link nur in der Fußzeile der Webseite, oder auf die AGB in denen die Widerrufsbelehrung enthalten ist, genügt nicht. Der Link sollte sich auch nicht zwischen den Pflichtinformationen und dem Bestellbutton befinden, da hier zusätzliche Gestaltungselemente nicht zulässig sind. Der Verbraucher muss quasi vor Abgabe der Bestellung über den Hinweis und den entsprechenden Link stolpern.

Nach Abgabe der Bestellung muss die Widerrufsbelehrung möglichst direkt, spätestens bei Lieferung der Ware, auf einem dauerhaften Datenträger (z.B. als PDF oder E-Mail) zur Verfügung gestellt werden. Der Text kann in der E-Mail mit der die Bestellung bestätigt wird, auf der Rechnungsrückseite oder in den Lieferpapieren untergebracht werden. Bei einer Bestätigungs-E-Mail reicht eine Verlinkung auf eine Belehrung im Webshop nicht aus. Der Text der Widerrufsbelehrung sollte direkt in der E-Mail vollständig wiedergegeben werden. Außerdem ist darauf zu achten, dass der Text für die Widerrufsbelehrung in der Bestätigungs-E-Mail, auf den Lieferpapieren oder der Rechnung, mit dem Text auf der Webshop-Seite identisch ist.

Was passiert, wenn nicht oder nicht richtig über den Widerruf belehrt wird?

Das Widerrufsrecht erlischt bei unterlassener oder falscher Widerrufsbelehrung spätestens nach zwölf Monaten und vierzehn Tagen.

Wie ist der Widerruf zu erklären?

Der Verbraucher hat den Widerruf zu erklären. Eine Begründung darf der Händler nicht verlangen. Der Händler hat zur Ausübung des Widerrufsrechts das gesetzliche Muster-Widerrufsformular bereitzustellen. Dieses Formular darf nicht mit der Widerrufsbelehrung selbst verwechselt werden und ist immer im Online-Shop aufzunehmen, z.B. direkt unter der Widerrufsbelehrung.

Zudem kann dem Verbraucher das Angebot gemacht werden, das Formular bereits über die Webseite auszufüllen und dann online abzusenden. Dann muss dem Verbraucher unmittelbar eine Bestätigung des Widerrufs auf einem dauerhaften Datenträger (z. B. per E-Mail) zugesendet werden. Der Verbraucher kann aber auch ohne das Formular zu nutzen widerrufen, also häufg per Post, E-Mai oder telefonisch. Das Formular muss aber trotzdem im Webshop bereitgestellt werden, auch wenn der Verbraucher es nicht benutzen muss.

Die gesetzliche Widerrufsbelehrung und das Muster-Widerrufsformular sind seit dem 28. Mai 2022 anzupassen. Die Telefonnummer ist nunmehr Pflichtangabe in der Widerrufsbelehrung. Die Fax-Nummer muss nicht mehr angegeben werden, weder in der der Widerrufsbelehrung noch im Muster-Widerrufsformular. Im Muster-Widerrufsformular ist keine Telefonnummer anzugeben. In Gestaltshinweis 5 der Widerrufsbelehrung verändert sich leicht der Wortlaut. Auch hier muss eine frühere Muster-Widerrufsbelehrung im Webshop an den neuen Wortlaut angepasst werden : “Wenn die Waren bei einem außerhalb von Geschäftsräumen geschlossenen Vertrag aufgrund ihrer Beschaffenheit nicht normal mit der Post zurückgesandt werden können und zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses zur Wohnung des Verbrauchers gebracht worden sind: „Wir holen die Waren auf unsere Kosten ab.“

Gibt es Ausnahmen vom Widerrufsrecht?

Für manche Waren und Dienstleistungen ist von vorneherein das Widerrufsrecht gesetzlich ausgeschlossen. Diese Ausnahmen sind gesetzlich in §312g Absatz 2 Bürgerliches Gesetzbuch abschließend geregelt. Über die Ausnahmen nach denen kein Widerrufsrecht besteht, ist in der Widerrufsbelehrung selbst, nicht in den AGB und auch nicht in einem separaten Link/Dokument, aufzuklären. Unternehmer können das Widerrufsrecht nicht in AGB oder per individuellem Vertrag ausschließen.

Achtung beim B2B-Geschäft: Gewerbliche Kunden haben grundsätzlich kein Widerrufsrecht. Können aber in einem Webshop neben Verbrauchern auch gewerbliche Kunden bestellen, dann kann gewerblichen Kunden dennoch ausnahmsweise ein Widerrufsrecht zustehen, wenn nicht erkennbar differenziert wird. Daher sollte durch einen klarstellenden Zusatz über der Widerrufsbelehrung und (sofern vorhanden) in AGB ausdrücklich darauf hingewiesen werden, dass das Widerrufsrecht nur für Verbraucher besteht.

Eine besondere Ausnahme gibt es beim Widerruf digitaler Inhalte, wie Downloads von Software, Apps, Videos, E-Books. Hier erlischt das Widerrufsrecht vorzeitig, wenn mit der Ausführung des Vertrags begonnen wird, nachdem der Verbraucher

ausdrücklich zugestimmt hat, dass der Verkäufer mit der Ausführung des Vertrags (praktisch also mit der Datenübermittlung beim Download) vor Ablauf der Widerrufsfrist beginnt,
seine Kenntnis davon bestätigt hat, dass er sein Widerrufsrecht mit seiner Zustimmung zur Ausführung des Vertrags verliert, und
die Bestätigung des Erlöschens des Widerrufsrechts auf dauerhaftem Datenträger gem. § 312f BGB zur Verfügung gestellt hat.

Praxistipp: Verwenden Sie eine nicht vorangekreuzte Checkbox, mit der der Verbraucher ausdrücklich zustimmt, dass der Download oder das Streaming starten soll und er weiß, dass er damit sein Widerrufsrecht verliert. Nur dann wird der Download oder das Streaming ausgelöst.

Die dritte Voraussetzung (Bestätigung des Erlöschens) gilt seit dem 28. Mai 2022. Eventuelle Texte des Händlers über das vorzeitige Erlöschen des Widerrufsrechts sind also entsprechend um diesen Punkt zu ergänzen.

Nachteilig für den Händler: wird das Widerrufsrecht nicht vorzeitig zum Erlöschen gebracht, kann der Verbraucher den digitalen Inhalt innerhalb der Widerrufsfrist zurückgeben. Er muss dafür keinen Wertersatz leisten.

Der vierte Teil der Artikelreihe beleuchtet weitere Informationspflichten, den Einbezug von AGB in den Kaufvorgang und die Gestaltung der Bestellseite (sog. „Checkout-Page”) unmittelbar vor Abgabe der Bestellung.

Dieser Artikel soll – als Service Ihrer IHK Region Stuttgart – nur erste Hinweise geben und erhebt daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl dieser Artikel mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurde, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden.

Gewerberaummiete in Krisenzeiten

Viele Fragen bewegen Mieter und Vermieter gleichermaßen. Nachfolgend soll auf ein paar dieser Fragen in Krisenzeiten eingegangen werden.

1. Muss die Miete weiterhin gezahlt werden?
2. Was kann passieren, wenn die Miete nicht bezahlt wird?
3. Was hat es mit der „Störung der Geschäftsgrundlage“ auf sich?
4. Anpassung des Vertrages – Was sagt die höchstgerichtliche Rechtsprechung?
5. Welche anderen Möglichkeiten der Vertragsauflösung bestehen?

1. Muss die Miete weiterhin gezahlt werden?

Der Grundsatz lautet: Ja, Verträge sind weiterhin einzuhalten. Sind alle Möglichkeiten des Dialogs zwischen Mieter und Vermieter ausgeschöpft, sprich es wurde die Möglichkeit einer Stundung oder Mietanpassung in Betracht gezogen, aber ausgeschlossen, fügt sich die nächsten Fragestellungen an.

Im Streitfall muss glaubhaft gemacht werden, dass die Miete aufgrund beispielsweise einer Pandemie nicht gezahlt werden kann. Dies geschieht in der Regel durch entsprechende Nachweise. Sollten etwaige Vereinbarungen getroffen werden, empfiehlt es sich zwingend diese schriftlich festzuhalten.

2. Was kann passieren, wenn die Miete nicht bezahlt wird?

Wenn keine Vereinbarungen über eine Stundung oder Reduzierung der Miete getroffen wurden, die Miete aber trotz Fälligkeit nicht bezahlt wurde, befindet sich der Mieter in Verzug. Der Vermieter kann somit Verzugszinsen geltend machen. Für eine außerordentliche Kündigung genügt es, wenn der Mieter bereits für zwei aufeinanderfolgende Fälligkeitszeiträume mit der Entrichtung der Miete oder eines nicht unerheblichen Teils der Miete in Verzug gerät.

3. Was hat es mit der „Störung der Geschäftsgrundlage“ auf sich?

Der Bundestag hatte bereits 2020 beschlossen eine Änderung in § 7 zu Art. 240 EGBGB vorzunehmen. In dieser Änderung wurde klargestellt, dass die Corona-Pandemie zu einer Störung der Geschäftsgrundlage im Gewerbemietverhältnis führen kann (Bundesgesetzblatt, Teil I, vom 30.12.2020, Seite 3332). Gleiches ist entsprechend auf Pachtverhältnisse anzuwenden

Folgende Regelung zur Geschäftsgrundlage von Miet- und Pachtverträgen wurde in § 7 Abs. 1 zu Art. 240 EGBGB Störung aufgenommen:

Sind vermietete Grundstücke oder vermietete Räume, die keine Wohnräume sind, infolge staatlicher Maßnahmen zur Bekämpfung der COVID-19-Pandemie für den Betrieb des Mieters nicht oder nur mit erheblicher Einschränkung verwendbar, so wird vermutet, dass sich insofern ein Umstand im Sinne des § 313 Absatz 1 des Bürgerlichen Gesetzbuchs, der zur Grundlage des Mietvertrags geworden ist, nach Vertragsschluss schwerwiegend verändert hat. Die Vermutung ist zum Beispiel in Fällen widerleglich, in denen der Mietvertrag zu einem Zeitpunkt geschlossen wurde, in dem eine pandemieartige Ausbreitung des Coronavirus in der breiten Öffentlichkeit bereits absehbar war.

Die Vermutung gilt nur für ein Merkmal des § 313 Abs. 1 BGB. Die weiteren Merkmale des § 313 Abs. 1 BGB bleiben unberührt.

Vereinfacht ausgedrückt enthält § 313 BGB einen Rechtsanspruch auf Anpassung eines Vertrags nur dann, wenn alle folgenden vier Voraussetzungen gegeben sind:

Schwerwiegende Veränderung der Umstände nach Vertragsschluss
Die Störung darf nicht in den Risikobereich einer Partei fallen
Die unveränderte Vertragsdurchführung muss unzumutbar sein und
Die Parteien hätten diesen Vertrag so nicht geschlossen, wenn sie diese Konstellation vorausgesehen hätten.

Das Fehlen oder der Wegfall der Geschäftsgrundlage führen nicht zur Auflösung des Vertrages sondern zur Anpassung seines Inhalts an die veränderten Verhältnisse. Maßgebliches Kriterium ist die Zumutbarkeit; eine Interessensabwägung ist erforderlich. Die Anpassung trifft nicht kraft Gesetzes ein. Die Parteien haben zunächst über die Anpassung zu verhandeln. Führen die Verhandlungen zu keinem Ergebnis oder verweigert der andere Teil seine Mitwirkung kann das Gericht angerufen werden. Die Klage setzt voraus, dass der Kläger sich erfolglos um eine vertragliche Anpassung bemüht hat. Die Vertragsauflösung kommt nur in Betracht, wenn die Fortsetzung des Vertrages unzumutbar ist. Dies ist grundsätzlich der Fall wenn eine Anpassung sinnlos oder undurchführbar ist. Die bloße Verweigerung einer Partei genügt hier nicht.

Im Streitfall ist die Krux, dass das Vorliegen aller Voraussetzungen durch diejenige Partei zu beweisen ist, die sich auf die Regelung beruft. Vor Gericht muss also dargelegt und unter Beweis gestellt werden, dass diese Voraussetzungen vorliegen. Die Beweislage erschwert sich durch die Frage: Ab wann ist das unveränderte Festhalten am Vertrag für eine Partei unzumutbar? Hier muss auf die Risikozuweisung und Zumutbarkeit abgestellt werden.

Zu beachten ist zudem, dass allgemeine und mietrechtliche Gewährleistungs- und Gestaltungsrechte vorrangig gegenüber § 313 BGB gelten – ein Umstand, der nicht geändert werden soll.

4. Anpassung des Vertrages – Was sagt die höchstgerichtliche Rechtsprechung?

Wie der Bundesgerichtshof am 12.01.2022 entschied, begründet eine hoheitliche Betriebschließungsanordnung eine Störung der Geschäftsgrundlage nach § 313 Abs. 1 BGB (hierzu mehr unter Punkt 4). Allerdings kommt es auf die konkreten Umstände des Einzelfalls an, wie viel Miete zu bezahlen ist. Eine pauschale 50:50-Lösung wurde vom BGH abgelehnt.

Die Maßnahmen im ersten Lockdown 2020 hätten die sog. „große Geschäftsgrundlage“ gestört. Darunter ist die Erwartung der Vertragsparteien zu verstehen, dass sich die grundlegenden politischen, wirtschaftlichen und sozialen Rahmenbedingungen eines Vertrags nicht ändern. Diese Erwartung sei “schwerwiegend gestört“ worden.

Das Auftreten einer solchen Situation allein berechtige allerdings noch nicht zu einer Vertragsanpassung. Es kommt auch darauf an, dass den Vertragspartnern unter Berücksichtigung aller Umstände des Einzelfalls das Festhalten an dem unveränderten Vertrag nicht zugemutet werden kann.

Bei der Betrachtung der jeweiligen Umstände muss darauf geachtet werden, welche Maßnahmen der Mieter ergriffen hat oder ergreifen konnte, um drohende Verluste zu minimieren. Ebenfalls relevant sind ggf. ausgezahlte staatliche Leistungen zum Ausgleich der pandemiebedingten Nachteile. Auch mögliche Leistungen aus Betriebsversicherungen müssen von den Gerichten berücksichtig werden. Außen vor bleiben hierbei jedoch staatliche Unterstützungsmaßnahmen auf Basis eines Darlehens.

Bei einer möglichen Auseinandersetzung muss nun anhand dieser Maßstäbe von den Gerichten geprüft werden, welche konkreten wirtschaftlichen Auswirkungen die Geschäftsschließung für die Mieterinnen und Mieter haben und ob diese dann gegebenenfalls eine Anpassung des Vertrags erforderlich machen.

Die Pressemitteilung finden Sie auf der Webseite des Bundesgerichtshofs. Dort steht Ihnen das Urteil auch als Download zur Verfügung.

5. Welche anderen Möglichkeiten der Vertragsauflösung bestehen?

Dadurch, dass es sich hier um Geschäfte unter Unternehmern handelt, gelten auch besondere Regelungen. Die Grundsätze, die beispielsweise aus der Wohnraummiete Anwendung finden, können teilweise abbedungen werden. Auch hier ist die Devise: Schauen Sie zuerst, welche Regelungen in Ihrem Mietvertrag getroffen wurden.

Die zweite Möglichkeit nach der Anpassung des Vertrages würde im Rücktritt vom Vertrag bestehen. Hier sind jedoch gesetzlich einige Anforderungen zu stellen, die in vielen Fällen nicht erfüllt werden (vgl. §§ 326 Abs. 5, 323 BGB). Es muss zudem für die Vertragsparteien unmöglich sein, über die Krisenzeit hinaus am Vertragsverhältnis festhalten zu können. Hier wird auf die Zumutbarkeit abgestellt. Es wird daher auch teilweise angenommen, dass beispielsweise die Pandemie für beide Vertragsparteien zumutbar war. Hier kommt es wieder auf die Betrachtung des Einzelfalles an. Ein Recht zur Kündigung wird aber vorrangig für die Mietparteien als Möglichkeit in Betracht kommen.

Dementsprechend wäre die dritte Möglichkeit die Lösung durch Kündigung des Mietvertrages. In der Regel kommt die ordentliche Kündigung zur Anwendung. Bitte beachten Sie auch hierzu: Regelungen im Vertrag gehen vor. Bei der Geschäftsraummiete kommt § 580a Abs. 2 BGB zu tragen: Spätestens am 3. Werktag eines Kalenderviertels zum Ablauf des nächsten Kalenderviertels ist die Kündigung zulässig. Bei Pachtverträgen kommt § 584 Abs. 1 BGB zur Anwendung: Die Kündigung ist zum Schluss eines Pachtjahres zulässig; Sie hat spätestens am 3. Werktag des halben Jahres zu erfolgen, mit dessen Ablauf die Pacht enden soll. Von diesen Bestimmungen bleibt das Recht zur außerordentlichen Kündigung unberührt.

Hinweis: Sollten Sie Maßnahmen treffen wollen, sollten Sie sich unbedingt vorab juristischen Rat einholen. Bitte lassen Sie zuvor von einen Rechtsanwalt Ihren Vertrag prüfen, um entsprechende Maßnahmen einleiten zu können.

Sachbezugswerte 2025

Stand: Dezember 2024

Der Bundesrat hat am 22. November 2024 der 15. Verordnung zur Änderung der Sozialversicherungsentgeltverordnung zugestimmt. Mit BMF-Schreiben vom 10. Dezember 2024 wurden die neuen Sachbezugswerte veröffentlicht.

Damit wird der Monatswert für Verpflegung ab dem 1. Januar 2025 auf 333 Euro steigen. Für verbilligte oder unentgeltliche Mahlzeiten an Arbeitnehmer sind ab diesem Zeitpunkt für ein Frühstück 2,30 Euro und für ein Mittag- oder Abendessen 4,40 Euro anzusetzen.

Der Monatswert für Unterkunft und Miete beträgt ab dem 1. Januar 2025 282 Euro.

Erstmalige Anwendung der Sachbezüge 2025

Die neuen Sachbezugswerte 2025 können bereits ab dem ersten Abrechnungsmonat des Jahres 2025 angewendet werden.

Dieses Merkblatt soll – als Service Ihrer IHK Region Stuttgart – nur erste Hinweise geben und erhebt daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl es mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurde, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden.

Änderungen im Kaufrecht seit 2022

Der Gesetzgeber hat mit dem Gesetz für faire Verbraucherverträge vom 25.06.2021 sowie zur Regelung des Verkaufs von Sachen mit digitalen Elementen und anderer Aspekte des Kaufvertrags vom 25.06.2021 die Novellierung des Kaufrechts und somit Änderungen im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) beschlossen.

Die Änderungen gelten vorwiegend für Verträge, die seit dem 1. Januar 2022 abgeschlossen wurden.

Die Regelungen gelten vorwiegend für den Bereich Verbraucherverträge (B2C). Jedoch haben die Änderungen im BGB auch Auswirkungen auf Geschäfte unter Unternehmern (B2B).

Unser Merkblatt Neue Händlerpflichten bei digitalen Inhalten geht besonders auf die Bereitstellung von Waren mit digitalen Elementen und Dienstleistungen sowie über den Handel mit digitalen Waren ein.

Die wichtigsten Elemente sind die Neuregelung des Sachmangelbegriffs in § 434 BGB-neu, die Einführung einer Sache mit digitalem Inhalt in den §§ 475b ff. BGB-neu inklusive einer Aktualisierungspflicht und die Verlängerung der Beweislastumkehr in § 477 BGB-neu. Daneben sieht das Gesetz weitere Anpassungen vor. Hierzu gehören unter anderem die konkretisierenden Ergänzungen der Sonderbestimmungen für Garantien, die Neugestaltung des Ausschlusses von Mängeln bei Kenntnis des Käufers und die praktische Streichung des Fristsetzungserfordernisses bei Verbrauchsgüterkäufen.

Nachfolgend haben wir die Änderungen im BGB für Sie in einer Übersicht dargestellt.

§ 308 - Abtretungsverbot	Um Verbrauchern die Übertragbarkeit ihrer Ansprüche zu sichern, soll das AGB-Recht in § 308 Nr. 9 BGB-neu geändert werden: Danach soll ein neues Klauselverbot für Abtretungsverbote eingefügt werden. Bei auf Geld gerichteten Ansprüchen soll hiernach die Abtretung künftig nicht mehr durch AGB allgemein ausgeschlossen werden können. Verbraucher sollen ihre Ansprüche gegen den Unternehmer an Dritte abtreten können. Das Inkrafttreten ist bereits auf den 01.10.2021 datiert. Es sollten umgehend bestehende Verträge und AGB angepasst werden.
§ 309 - Laufzeitklauseln	Ein weiteres Klauselverbot ohne Wertungsmöglichkeit soll in § 309 Nr. 9 BGB-neu hinzugefügt werden. Demnach sollen Laufzeitvereinbarungen künftig als Erstlaufzeiten von über einem Jahr bis zu zwei Jahren sowie Verlängerungen von über drei Monaten bis zu einem Jahr nur bei Beachtung zusätzlicher Anforderungen wirksam vereinbart werden können. Zudem soll die Kündigungsfrist für den Verbraucher auf einen Monat verkürzt werden. Demnach sollen automatische Vertragsverlängerungen von mehr als drei Monaten nur noch dann zulässig sein, wenn Unternehmen ihre Vertragspartner vorher auf ihre Kündigungsmöglichkeit hingewiesen haben. Eine stillschweigende Vertragsverlängerung ist künftig nur noch dann erlaubt, wenn diese auf unbestimmte Zeit erfolgt und eine Kündigung jederzeit mit Monatsfrist möglich ist.
§ 312k - Kündigung von Verbraucherverträgen im elektronischen Geschäftsverkehr	Verträge, die über das Internet abgeschlossen werden, sollen künftig auch online gekündigt werden können. Im Gesetz wurde nunmehr verankert, dass dafür ein „Kündigungsbutton“ auf der Webseite eines Unternehmens platziert werden muss. Stichtag für das Inkrafttreten ist der 01.07.2022.
§ 434 - Sachmangelbegriff	Nach der Neufassung des § 434 BGB ist eine Sache zukünftig frei von Sachmängeln, wenn sie bei Gefahrübergang sowohl den subjektiven (Beschaffenheitsvereinbarung) als auch den objektiven Anforderungen (Branchenüblichkeit und Kundenerwartung) entspricht. Daneben werden Anforderungen an die Montage, bei Waren mit digitalen Inhalten an die Installierbarkeit, geregelt (§ 475b Abs. 2 BGB). Das objektive Fehlerverständnis ist bereits auch jetzt im Sachmangelbegriff zu finden. Die Vereinbarung über die Beschaffenheit obliegt den Parteien. Andererseits wird die Bedeutung des Sachmangelbegriffs durch Merkmale, wie z.B. die gewöhnliche Verwendbarkeit oder die übliche Beschaffenheit und den Montageanforderungen weiter geprägt. Dementsprechend wird zukünftig mehr denn je auf die durchschnittliche Käufererwartung abgestellt. Eine vertragliche Abweichung wird künftig nur noch unter hohen Anforderungen möglich sein (vgl. § 476 Abs. 1 S. 2 BGB-neu).
§ 439 - Nacherfüllung	In § 439 BGB wird für den Fall der Nachlieferung eine Verpflichtung zur Rücknahme des mangelhaften Gegenstandes auf eigene Kosten ergänzt. D. h. in § 439 Abs. 5 BGB wird die Obliegenheit des Käufers aufgenommen, dem Verkäufer die Sache zum Zweck der Nacherfüllung am Erfüllungsort der Nacherfüllungsverpflichtung zur Verfügung zu stellen. § 439 Abs. 6 BGB wird dahingehend ergänzt, dass es die Pflicht des Verkäufers ist, die im Wege der Nacherfüllung ersetzte Sache auch zurückzunehmen.
§§ 445a, 445b, 478 BGB - Lieferantenregress	Es wurde die Erweiterung des Regresses auf die Rücknahmekosten hinzugefügt, neben der Ersatzpflicht des Lieferanten für Aufwendungen des Verkäufers gegenüber dem Käufer wegen Verletzung einer Aktualisierungspflicht nach § 475b Abs. 4 BGB sowie die Abschaffung der Höchstgrenze der Ablaufhemmung von 5 Jahren seit Ablieferung der Sache vom Lieferanten an den Verkäufer nach § 445b Abs. 2 BGB.
§ 475 – Anwendbare Vorschriften beim Verbrauchsgüterkauf	Die Geltendmachung von Gewährleistungsrechten bei Kenntnis von Mängeln wird durch § 442 BGB im Kaufrecht grundsätzlich ausgeschlossen. In § 475 Abs. 3 BGB-neu sollen nunmehr für den Verbrauchsgüterkauf abweichende Vereinbarungen ergänzt werden. Damit können Verbraucher künftig auch Mängelrechte geltend machen, obwohl sie den Mangel bei Vertragsschluss kannten. Nach § 475 Abs. 5 BGB-neu muss die Nacherfüllung für den Verbraucher nicht nur unentgeltlich, sondern auch innerhalb einer angemessenen Frist und ohne erhebliche Unannehmlichkeiten erfolgen. Hinzu kommt die Einführung von Sonderbestimmungen für die Rückabwicklung des Kaufvertrags nach Rücktritt (§ 475 Absatz 6-neu). Darin erfolgt eine Definition grundlegender Mindestanforderungen für die Rückabwicklung des Kaufvertrags nach der Vertragsbeendigung wegen eines Mangels der Kaufsache: Verkäufer hat Kosten der Rückgabe der Sache zu tragen; Verkäufer den Kaufpreis zurückzuerstatten, sobald er die Sache zurückerhält bzw. der Käufer den Nachweis über die Rücksendung erbringt.
§§ 475b - 475e – Regelungen des Verbrauchsgüterkaufvertrags über digitale Produkte	Bitte beachten sie nunmehr die Abgrenzung zwischen den Mangelbegriffen und die Neustrukturierung des Gewährleistungsrechtes: Analoge Kaufsache, §§ 434 ff. BGB-neu Kaufsache mit digitalem Element, §§ 434 ff., 475b ff., 327 ff. BGB-neu Digitale Produkte, §§ 327d ff. BGB-neu Daher vorab zur Kontrollfrage – Wo befindet sich der Mangel: An der Ware selbst (Hier tritt die kaufrechtliche Gewährleistung ein nebst Verbrauchsgüterkaufrecht) oder im Gegenzug an den enthaltenen oder verbundenen digitalen Produkten, sodass die nachfolgenden Vorschriften entsprechend Anwendung finden. § 475b Abs. 1, 2 BGB: Definiert den Sachmangel einer Ware mit digitalen Elementen: Eine Ware, die digitale Produkte in einer solchen Weise enthält oder mit diesen verbunden ist, dass sie ihre Funktionen ohne Letztere nicht erfüllen kann, vgl. § 327a Abs. 3 Nr. 1 BGB-neu. Ein Beispiel hierzu kann dem Gesetzesentwurf entnommen werden: Wird in der Werbung angegeben, dass ein Smart-TV eine bestimmte Video-Anwendung enthält, so ist diese Video-Anwendung als Bestandteil des Kaufvertrags anzusehen. § 475b Abs. 3, 4 BGB: Auch nach Gefahrübergang ist die Bereitstellung von Aktualisierungen erforderlich, soweit dies vereinbart oder üblicherweise zu erwarten ist. Ein Unterlassen stellt einen Sachmangel darf. Für die Frage, über welche Dauer der Verbraucher legitimierweise Aktualisierungen erwarten kann, können Werbeaussagen, die zur Herstellung der Ware verwendeten Materialien sowie der Kaufpreis zählen. Je höherwertig die Ware ist, desto länger darf mit Aktualisierungen gerechnet werden. Eine Rolle spielt dabei auch die übliche Nutzungs- und Verwendungsdauer von Waren der gleichen Art. § 475b Abs. 5 BGB: Schließt unter Umständen die Haftung des Unternehmers aus, wenn der Verbraucher die Aktualisierung nicht installiert. § 475c BGB: Nach § 475c II BGB haftet der Unternehmer dann während des Bereitstellungszeitraums, mindestens aber für zwei Jahre nach Ablieferung der Ware dafür, dass diese den Anforderungen des § 475b II BGB an die Sachmangelfreiheit entspricht. § 475d BGB: Die Voraussetzungen für den Rücktritt und die Minderung werden gesenkt. Nach § 475d BGB ist eine aktive Fristsetzung des Verbrauchers nicht mehr erforderlich. Der Verbraucher kann bereits zurücktreten oder den Kaufpreis mindern, wenn er den Verkäufer vom Mangel unterrichtet und dieser in einer angemessenen Frist nicht nacherfüllt hat. Außerdem ist im Falle eines besonders schwerwiegenden Mangels ein sofortiger Rücktritt möglich. Auch bei den Voraussetzungen für einen Schadensersatzanspruch statt der Leistung nach § 281 BGB bedarf es der Fristsetzung dann nicht. § 475e BGB: Enthält Regelungen zur Verjährung, insbesondere wichtige Fälle der Ablaufhemmung zur effektiven Geltendmachung der Verjährung bzw. zur Prüfung der Sache im Falle der Nacherfüllung.
§ 476 - Abweichende Vereinbarungen zum Verbrauchsgüterkauf	Die Einführung besonderer Anforderungen an die Vereinbarung einer Abweichung von objektiven Anforderungen an die Kaufsache wird eingeführt, § 476 Absatz 1 BGB-neu. Um den Parteien die Möglichkeit einzuräumen, beim Kauf gebrauchter Sachen die Haftungsdauer rechtssicher durch Vereinbarung zu verkürzen, soll § 476 BGB entsprechend den Vorgaben des Europäischen Gerichtshofs angepasst und den Parteien erlaubt werden, sich auf eine Gewährleistungsfrist, die den Zeitraum von einem Jahr nicht unterschreiten darf, zu einigen. Allerdings werden die formellen Voraussetzungen für eine entsprechende Vereinbarung erheblich erhöht. Auch insoweit soll erforderlich sein, dass der Verbraucher über die kürzere Verjährungsfrist eigens in Kenntnis gesetzt und diese ausdrücklich und gesondert im Vertrag vereinbart wird. Jedoch besteht weiterhin beim Verbrauchsgüterkauf neuer Sachen ein Verbot von haftungsbeschränkenden Vereinbarungen zulasten des Verbrauchers, § 476 Abs. 1 Nr. 2 BGB-neu.
§ 477 - Beweislastumkehr	Die Verlängerung der Beweislastumkehr bei Mängeln wird von 6 Monate auf ein Jahr angehoben, § 477 Absatz 1 BGB-neu. Bei gebrauchten Sachen soll wieder eine Verkürzung der Verjährungsfrist auf ein Jahr zugelassen werden. Verkäufer müssen beim B2C-Kauf künftig nicht – wie bisher – nur in den ersten sechs Monaten, sondern zwölf Monate nach Übergabe der Kaufsache beweisen, dass die Kaufsache mangelfrei war. Die Beweislastverlängerung im B2C-Geschäft hat damit eine empfindliche Verschärfung zulasten des Verkäufers erfahren. Die gesetzliche Vermutung kann zwar – wie bisher – widerlegt werden, etwa wenn der Verkäufer nachweisen kann, dass der Mangel durch unsachgemäße Behandlung oder durch Verschleiß entstanden ist. Eine solche Beweisführung kann aber aufwendig und schwierig sein. Die Verdoppelung der Frist auf ein Jahr wird den Handel deshalb aller Voraussicht nach mit mehr Streitfällen und höheren Kosten belasten.
§ 479 - Garantien	Die Bestimmungen für Garantien wurden weiterhin ergänzt. Nach § 479 Abs. 3 BGB muss eine Garantie künftig mindestens den Umfang des gesetzlichen Nacherfüllungsanspruchs haben.

Handelsunternehmen sind gefordert, die zahlreichen neuen gesetzlichen Regelungen in der Praxis umzusetzen. Das betrifft nicht nur die vorgenannten Neuerungen. Auch bei der Garantie, dem Verkauf von gebrauchten Waren, Unternehmerrückgriff sowie in verschiedener anderer Hinsicht sind neue gesetzlichen Vorgaben zu beachten. Allgemeine Geschäftsbedingungen sollten deshalb überprüft, das Verkaufspersonal geschult, das Beschwerdemanagement angepasst und die Vertragsverhältnisse in Bezug auf Hersteller und/oder Lieferanten mit Blick auf die Neuregelungen angepasst werden. Um Rechtsnachteile zu vermeiden, sollten die notwendigen Maßnahmen möglichst bereits seit dem Inkrafttreten des neuen Kaufrechts zum 1. Januar 2022 umgesetzt worden sein.

To-Do`s zur Umsetzung der neuen Regelungen:

Update bestehender Geschäftsmodelle, Verträge, Widerrufsbelehrungen und AGB
Aktualisierungen sicherstellen durch Informationen an den Verbraucher nebst entsprechenden Anpassungen der bestehenden Lieferverträge
Prozesse, Wertschöpfungskette anpassen hinsichtlich der neuen Bedingungen

Datenübermittlungen ins Vereinigte Königreich

Seit Ablauf der Übergangsphase zum 31. Dezember 2020 ist das Vereinigte Königreich (VK) nicht mehr Teil des europäischen Binnenmarktes und der Zollunion.

Das VK gilt seitdem als sogenanntes Drittland im Sinne der DatenschutzGrundverordnung (DSGVO), d.h. ohne ein Abkommen zwischen der Europäischen Union (EU) und Großbritannien, und ohne einen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission im Hinblick auf ein der EU angemessenes Datenschutzniveau, wird das VK datenschutzrechtlich so behandelt, wie jeder andere Drittstaat (z.B. die USA) auch. Eine Übermittlung personenbezogener Daten ins VK wäre grundsätzlich nicht ohne zusätzliche Datenschutzgarantien (z.B. den Abschluss von EU-Standardvertragsklauseln) zulässig, damit ein der EU gleichwertiges Datenschutzniveau hergestellt werden kann.

Bisher war bis zum 30. Juni 2021 eine Übergangsregelung für Datenübermittlungen zwischen der EU und dem VK vorgesehen ohne dass weitere Datenschutzgarantien, wie Standardvertragsklauseln, getroffen werden müssten.

Am 28. Juni 2021 sind zwei Angemessenheitsbeschlüsse der Europäischen Kommission zum Datentransfer ins VK in Kraft getreten: einer im Rahmen der DSGVO und einer im Rahmen der Richtlinie zum Datenschutz bei der Strafverfolgung.

In einer Pressemitteilung teilte die EU-Kommission mit, dass im VK die rechtlichen Bestimmungen zum Schutz personenbezogener Daten weiterhin vorhanden seien. Dort gelte für sie ein Schutzniveau, das dem Schutznivea des EU-Rechts. der Sache nach gleichwertig sei. Personenbezogene Daten können demnach ungehindert aus der Europäischen Union in das Vereinigte Königreich übermittelt werden.

Die Geltungsdauer der Angemessenheitsbeschlüsse ist auf vier Jahre begrenzt.

Wie bisher ist bei Datenübermitttlingen ins VK allerdings weiterhin zu berücksichtigen:

Die Datenübermittlung ins VK als Nicht-EU-Land sowie die vorhandenen Garantien, oder die Ausnahmen auf die man sich bezieht (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission), sind im internen Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten zu dokumentieren.
In der Datenschutzerklärung ist über die Datenübermittlung nach VK und über die vorhandenen Garantien oder Ausnahmen (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission) zu informieren.
Wenn eine betroffene Person ein Auskunftsersuchen stellt, ist sie auch über die Datenübermittlung ins Drittland zu unterrichten.

Zum grundsätzlichen Verständnis bei Datenübermittlungen in Drittstaaten noch einmal folgende Zusammenfassung:

Unter die Übermittlung fällt nicht nur das Senden von Daten an den Empfänger, sondern auch die Möglichkeit des Zugriffs (z.B. das Auslesen einer Datenbank).Neben einer – wie bisher auch notwendigen – Rechtsgrundlage für die Übermittlung personenbezogener Daten (z.B. die Anbahnung oder Durchführung von Vertragsverhältnissen oder eine Einwilligung gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a beziehungsweise b DSGVO), bedarf es zur Herstellung eines angemessenen Datenschutzniveaus im Drittland bestimmter datenschutzrechtlicher Garantien.

Solche Garantien sind insbesondere:

Der Abschluss von EU-Standardvertragsklauseln. Dabei handelt es sich um Standardverträge zum Datenschutz, die unverändert zu übernehmen sind. Diese sind von der durch die Europäische Kommission an die Anforderungen der DSGVO angepasst und am 4. Juni 2021 veröffentlicht worden. Dabei gibt es verschiedene Varianten des Datentransfers, die sich in einem Dokument befinden, und in vier verschiedene Module gegliedert sind, welche die Datenübermittlung zwischen unterchiedlichen Beteiligten regeln (z.B. die Übermittlung von personenbezogene Daten zwischen Unternehmer und dem Auftragsverarbeiter und umgekehrt, die Übermittlung zwischen zwei Verantwortlichen, oder zwischen zwei Auftragsverarbeitern).
Unternehmensinterne verbindliche Datenschutzvorschriften (sogenannte “Corporate Binding Rules”, das heißt konzernweite Regelungen für eine unternehmensinterne Datenübermittlung in Drittländer; die Einführung solcher Standards ist allerdings ein langfristiger und kostenintensiver Prozess).
Individuell zwischen den Parteien ausgehandelte Datenschutzklauseln, die allerdings der Zustimmung der zuständigen Aufsichtsbehörde bedürfen.

Da die Corporate Binding Rules und individuelle Datenschutzverträge zeit- und kostenaufwendig sind, ist es in der Regel gerade für kleinere und mittlere Unternehmen praktikabler auf die EU-Standardvertragsklauseln zurückzugreifen.

Ausnahmsweise ist eine Datenübermittlung auch ohne Garantien zulässig, wenn der Betroffene in den Datentransfer in das Drittland eingewilligt hat und über das fehlende angemessene Datenschutzniveau informiert wurde. Eine Übermittlung ist auch möglich, soweit die Daten für vorvertragliche Maßnahmen oder zur Vertragsabwicklung erforderlich sind. In Betracht kommen insbesondere alltägliche Fälle in denen der Betroffene die vorvertraglichen oder vertraglichen Maßnahmen veranlasst hat. Beispielsweise die Reservierung von Hotels und internationaler Beförderungsleistungen, die Abwicklung internationaler Überweisungen durch die Bank, oder der Versand bestellter Ware zur Vertragserfüllung.

E-Commerce: One-Stop-Shop Verfahren und Import OSS

Stand: Juli 2025

1. Welche Unternehmen sind von den Regelungen betroffen?
2. Was ist das OSS-Verfahren?
3. Welche Unternehmen können das OSS -Verfahren nutzen?
3.1. OSS Nicht-EU-Verfahren (§ 18i UStG)
3.2. OSS EU-Verfahren (§ 18j UStG)
4. Was ist der IOSS?

Globalisierung und Digitalisierung haben in den letzten Jahren zu einer extremen Zunahme des elektronischen Geschäftsverkehrs geführt. Der Onlinehandel floriert. Dem gegenüber steht ein teils mit diesen Strukturen nicht kompatibles Umsatzsteuerrecht, welches zu Steuerausfällen und Wettbewerbsverzerrungen geführt hat. Wir geben einen Überblick über wichtige, seit 1.7.2021 geltende Regelungen, welche insbesondere für den Versandhandel bedeutsam sind.

1. Welche Unternehmen sind von den Regelungen betroffen?

Betroffen sind Unternehmen, die grenzüberschreitende Lieferungen und Leistungen an Nichtunternehmer mit Wohnsitz im EU-Ausland erbringen (sog. business to consumer – B2C). Diese Unternehmen werden in Fällen umsatzsteuerpflichtig, in denen sie die neue Liefer- und Leistungsschwelle in Höhe von 10.000 € überschreiten. Im Falle von Fernverkäufen (früher: Versendungsverkäufe) ersetzt die neue Geringfügigkeitsschwelle die bis zum 30. Juni 2021 geltenden teils unterschiedlichen Lieferschwellen der EU-Länder. Nähere Informationen zu den Fernverkäufen enthält unser Artikel Lieferungen an Nichtunternehmer im EU-Binnenmarkt.

2. Was ist das OSS-Verfahren?

Beim OSS („One Stop Shop“)-Verfahren handelt es sich um ein spezielles Besteuerungsverfahren, durch dessen Nutzung umsatzsteuerliche Registrierungen im EU-Ausland vermieden werden. Er erweitert den MOSS (Mini One Stop Shop), mit Hilfe dessen bislang nur Umsätze aus elektronischen Dienstleistungen an Nichtunternehmer mit Wohnsitz in der EU gemeldet worden waren. Nunmehr können Unternehmer auch Umsätze aus weiteren Dienstleistungen an EU-Verbraucher sowie aus Fernverkäufen (früher Versendungskäufe) melden. Die Nutzung des OSS ermöglicht die zentrale Erklärung der ausländischen Umsatzsteuer beim in Deutschland dafür zuständigen Bundeszentralamt für Steuern (BZSt). Auch die Bezahlung der Umsatzsteuer erfolgt über das BZSt. Die OSS-Meldungen erfolgen quartalsweise. Die Nutzung des OSS ist freiwillig. Ausführliche Informationen zur Neuregelung und zur Registrierung findet man auf der Homepage des Bundeszentralamt für Steuern (BZSt).

3. Welche Unternehmen können das OSS -Verfahren nutzen?

Das OSS-Verfahren können sowohl EU-Unternehmen als auch Unternehmen nutzen, die nicht in der EU ansässig sind (Drittlandsunternehmen).

3.1. OSS Nicht-EU-Verfahren (§ 18i UStG)

Das OSS Nicht-EU-Verfahren können im Drittland ansässige Unternehmer nutzen, die innergemeinschaftliche Dienstleistungen an Nichtunternehmer in der EU erbringen. Dazu gehören nicht nur wie bisher elektronische Dienstleistungen, sondern alle sonstigen Leistungen an Nichtunternehmer im Gemeinschaftsgebiet. Beispiele: grundstücksbezogenen Leistungen, Veranstaltungs- und Bildungsleistungen, Vermittlungsleistungen.

3.2. OSS EU-Verfahren (§ 18j UStG)

Das OSS EU-Verfahren können Unternehmen nutzen, die im Inland, in der EU und im Drittland ansässig sind und

innergemeinschaftliche Dienstleistungen an Nichtunternehmer erbringen
innergemeinschaftliche Fernverkäufe tätigen
als Betreiber einer Plattform Teil einer fiktiven Lieferkette sind

Beispiele:

Unternehmer D mit Sitz in Deutschland betreibt einen Onlineshop und beliefert Privatkunden in der EU. Er überschreitet die Lieferschwelle in Höhe von 10.000 €.
Unternehmer U aus den USA betreibt in Deutschland ein Lager, aus welchem er Privatkunden mit Sitz in der EU beliefert.
Online Händler S verkauft über den Onlinemarktplatz des Plattformbetreibers A Waren an Endkunden in Frankreich. A hat die Lieferschwelle von 10.000 € überschritten. Es wird ein Reihengeschäft zwischen Online Händler S, Plattformbetreiber A und Endkunde fingiert. Die Lieferung von S an A ist aufgrund einer Sonderregelung von der Umsatzsteuer befreit (§ 4 Nr. 4c UStG). Bei der Lieferung von A an den französischen Endkunden handelt es sich um einen in Frankreich steuerbaren Fernverkauf. A kann am OSS-Verfahren teilnehmen, um seine Steuerschulden zu deklarieren.

Wichtig:

Die Teilnahme am OSS kann nur einheitlich für alle EU-Mitgliedstaaten erfolgen.
Lokale innerdeutsche Lieferungen sind nicht über das OSS-Verfahren zu melden.
Lieferungen an Unternehmer sind nicht über das OSS-Verfahren zu melden.

4. Was ist der IOSS?

Am Import-One-Stop-Shop-Verfahren können sowohl Drittlandsunternehmen als auch EU-Unternehmen teilnehmen, wenn sie:

Waren mit einem Warenwert in Höhe von höchstens 150 € einführen
Und die Waren keiner Verbrauchsteuer unterliegen

Die Einfuhr ist in diesem Fall von der Umsatzsteuer befreit.

Nähere Informationen zum IOSS sind auf der Internetseite des BZSt verfügbar.

Weitere Fragen?
Für Mitgliedsunternehmen der IHK Region Stuttgart stehen die unter 'Kontakt' genannten Ansprechpartner gerne zur Verfügung. Freiberuflern und Privatpersonen können wir diesen Service leider nicht bieten. Unternehmen aus anderen Kammerbezirken bitten wir, bei ihrer jeweiligen IHK vor Ort nachzufragen.

UN-Kaufrecht

Wer international ein- oder verkauft, kommt nicht umhin, sich mit dem sogenannten UN-Kaufrecht zu befassen. Denn dieses speziell für Distanzgeschäfte konzipierte internationale Kaufrecht kommt bei fast allen Exportgeschäften, aber auch in sehr vielen Importfällen, zum Tragen. Manchmal sogar, ohne dass die Parteien das wissen.

Das UN-Kaufrecht oder in Englisch „United Convention on Contracts for the International Sale of Goods (CISG)“ wurde 1980 verabschiedet und ist mittlerweile von allen führenden Wirtschaftsnationen ratifiziert. Da stetig Staaten hinzukommen, sollten Unternehmen sicherheitshalber die offizielle Liste der Ratifizierungen der UNCITRAL prüfen.

Mit dem UN-Kaufrecht existiert eine international vereinheitlichte und von vielen Staaten anerkannte Grundlage für die vertragliche Gestaltung von Warenkaufverträgen. Allerdings erstreckt sich der Regelungsgehalt des UN-Kaufrechts nicht auf sämtliche Aspekte der Vertragsbeziehung, sondern setzt den Schwerpunkt auf das Zustandekommen des Vertrages, die Rechte und Pflichten der Parteien und einige wenige für internationale Kaufverträge praxisrelevante Themen, wie beispielsweise Höhere Gewalt. Für alle übrigen rechtlichen Fragen ist dann das jeweils von den Vertragsparteien vereinbarte oder sonst gültige nationale Recht maßgeblich.

Verhältnis des UN-Kaufrechts zum deutschen Recht
In Deutschland trat das UN-Kaufrecht am 1. Januar 1991 in Kraft und ist seitdem Teil der nationalen Rechtsordnung. Damit kommt es nicht darauf an, ob UN-Kaufrecht ausdrücklich zwischen den Vertragsparteien vereinbart wird.

Während das BGB und das HGB für nationale Kaufverträge Anwendung finden, gilt das UN-Kaufrecht als Bestandteil des nationalen Rechts automatisch für internationale Warenkaufverträge, solange keine abweichende Parteivereinbarung (insbesondere der Ausschluss des UN-Kaufrechts) getroffen wird.

Die Bedeutung des UN-Kaufrechts für deutsche Exporteure und Importeure wird auch durch den Umstand belegt, dass bereits heute der weitaus größte Teil der deutschen Importe und Exporte mit Geschäftspartnern abgewickelt wird, die in Vertragsstaaten des UN-Kaufrechts ansässig sind.

Was das UN-Kaufrecht ist, wann es einschlägig ist und was sonst noch in diesem Zusammenhang wissenswert ist, haben wir in einer Broschüre (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 408 KB) für Sie zusammengefasst.

Anlässlich des 25-jährigen Jubiläums des UN-Kaufrechts in Deutschland gab Germany Trade & Invest den Artikel „UN-Kaufrecht in Deutschland“ heraus. Darin werden unter Anderem die Praxisrelevanz für Warenexporte und die flexible Einsetzbarkeit diskutiert.

Präventive Restrukturierung

Stand: Januar 2021

Zum 1. Januar 2021 ist ein neues Sanierungsgesetz, das sog. Gesetz zur Fortentwicklung des Sanierungs- und Insolvenzrechts (SanInsFoG) in Kraft getreten, das bedeutende Änderungen mit sich bringt. Das haben Bundestag und Bundesrat am 18. Dezember 2020 beschlossen.

Neu ist dabei der sog. präventive Restrukturierungsplan, der im Gesetz über den Stabilisierungs- und Restrukturierungsrahmen für Unternehmen (StaRUG) geregelt ist und der die bislang bestehende Lücke zwischen einer außergerichtlichen Sanierung und einem formellen Insolvenzverfahren nach Insolvenzordnung (InsO) schließen soll. Zukünftig können Sanierungsmaßnahmen auch außerhalb einer Insolvenz- und gegen den Willen einzelner Gläubiger- umgesetzt werden.

Die Instrumente des Stabilisierungs- und Restrukturierungsrahmens können Unternehmen nutzen, bei denen die Zahlungsunfähigkeit droht, aber noch nicht eingetreten ist. "Drohend" ist die Zahlungsunfähigkeit künftig dann, wenn das Unternehmen voraussichtlich innerhalb der kommenden zwei Jahre zahlungsunfähig werden wird. Hierzu wird u.a. § 18 InsO geändert. Ebenso angepasst wird der Begriff der Überschuldung nach § 19 InsO.

Wichtigstes Element des StaRUG ist der sog. Restrukturierungsplan, eine Art Gesamtvergleich mit den Gläubigern des Schuldners. Die Gestaltung und Verhandlung dieses Restrukturierungsplans kann im Grundsatz von dem Schuldner eigenverantwortlich und ohne Einbindung eines Gerichts gesteuert werden. Der darstellende Teil enthält das Restrukturierungskonzept, das auf Grundlage des Plans und mit der Bewirkung der im gestaltenden Teil vorgesehenen Rechtsfolgen verwirklicht werden soll. Über diesen Plan stimmen die Planbetroffenen, also insbesondere die Gläubiger ab. Hierfür werden die betroffenen Gläubiger in Gruppen eingeteilt. Die Wirksamkeit des Plans erfordert nicht die Zustimmung aller Gläubiger. Es reicht aus, wenn eine Mehrheit von 75 Prozent in jeder Gläubigergruppe erzielt wird. Einzelne Gruppen können überstimmt werden, wenn die Mehrheit der Gruppen dem Plan zustimmt. Der Stabilisierungs- und Restrukturierungsrahmen kann also gegen den Willen einzelner Gläubiger umgesetzt werden.

Sollte die Geschäftführung ein Verfahren nach dem StaRUG in Betracht ziehen, bedarf es einer gewissen Vorbereitungszeit, die je nach Komplexität unterschiedlich lange sein kann. Um die Sanierungsmöglichkeiten des StaRUG nicht zu verpassen und Haftungsrisiken vorzubeugen, muss die Geschäftsführung die Liquiditätsentwicklung des Unternehmens genau im Auge behalten und für mindestens 24 Monate planen. Folgerichtig sieht das StaRUG auch die Einrichtung eines Risikofrüherkennungssystems bei haftungsbeschränkten Unternehmen vor.

Zudem wurde mit dem SanInFoG das COVID-19-Insolvenzaussetzungsgesetz geändert und unter anderem die Insolvenzantragspflicht für den Monat Januar 2021 für Unternehmen ausgesetzt, bei denen die Auszahlung der seit dem 1. November 2020 vorgesehenen staatlichen Hilfeleistungen noch aussteht. Die Aussetzung gilt aber nicht, wenn offensichtlich keine Aussicht auf Erlangung der Hilfeleistung besteht oder die erlangbare Hilfeleistung für die Beseitigung der Insolvenzreife unzureichend ist.

Vereinfachter Arbeitsmarktzugang für britische Staatsangehörige

Der Bundesrat hat am 18. Dezember 2020 der „Zweiten Verordnung zur Änderung der Beschäftigungsverordnung und der Aufenthaltsverordnung“ zugestimmt, wonach Briten in § 41 Aufenthaltsverordnung und in § 26 Abs.1 Beschäftigungsverordnung aufgenommen werden, d.h. sie werden aufenthalts- und beschäftigungsrechtlich zu den sogenannten „Best-Friends“-Staaten gehören.

Seit dem 1. Januar können britische Staatsangehörige, die nach Deutschland einreisen, unter erleichterten Bedingungen einen Aufenthaltstitel zur Beschäftigung erhalten. Das Vereinigte Königreich wird in die Liste der priviligierten Staaten aufgenommen, deren Staatsangehörige jede Beschäftigung unabhängig von einer Qualifikation ausüben dürfen. Die Vorrangprüfung und die Prüfung der Gleichwertigkeit der Beschäftigungsbedingungen werden von der Bundesagentur für Arbeit durchgeführt.

Weitere Informationen sowie die Verordnung, welche am 1. Januar 2021 in Kraft getreten ist, finden Sie auf der Seite des Bundesrats.

Änderungen im Maklerrecht

Gesetz zur Verteilung der Maklerkosten bei Kaufverträgen über Wohnungen und Einfamilienhäuser

Die Immobilienwirtschaft wird, wie kaum ein anderer Wirtschaftsbereich, von zyklischen Schwankungen beeinflusst, was sich einerseits auf die Neubauinvestitionen und andererseits auf den Immobilienbestand auswirkt. Gleichzeitig ist die Immobilienbranche äußerst heterogen in Bezug auf regionale Trends. Neben Gebieten mit gestiegenen Kaufpreisen für Wohnimmobilien wie der Region Stuttgart, sind auch Regionen zu beobachten, in denen die Kaufpreise in den vergangenen Jahren gesunken sind. Diese unterschiedlichen Marktbedingungen fanden bislang zum Teil auch Ihren Niederschlag in unterschiedlichen örtlichen Gegebenheiten im Hinblick auf die Maklerprovision.

Künftig gelten bei vielen Immobilienverkäufen bundesweit einheitliche gesetzliche Regelungen für die Maklercourtage. Das ergibt sich aus dem durch den Bundestag am 14. Mai 2020 beschlossenen Gesetzesentwurf der Bundesregierung über die Verteilung der Maklerkosten bei der Vermittlung von Kaufverträgen über Wohnungen und Einfamilienhäuser. Der Bundesrat hat dem Gesetzentwurf am 5. Juni 2020 zugestimmt. Das Gesetz war Teil des am 18. August 2019 vereinbarten Wohn- und Mietenpakets der Bundesregierung.

In der Region Stuttgart wurden die Maklerkosten bei der Vermittlung von Kaufverträgen über Wohnungen und Einfamilienhäusern bislang bereits üblicher Weise gleichermaßen vom Käufer und vom Verkäufer getragen, so dass die nunmehr beschlossene gesetzliche Regelung zur Aufteilung der Maklerprovision zwischen Käufer und Verkäufer - zumindest in Baden-Württemberg - an sich bereits üblich war.

In Zukunft gilt:

Die gesamten Maklerkosten dürfen nicht mehr einseitig dem Käufer aufgebürdet werden, wenn auch der Verkäufer den Makler beauftragt hat. Wer einen Makler beauftragt, muss künftig mindestens 50 Prozent des gesamten Maklerlohns selbst tragen.
Eine Vereinbarung zur Übernahme der Maklerprovision ist nur wirksam, wenn die Partei, die den Makler beauftragt hat, zur Zahlung der Provision mindestens in gleicher Höhe verpflichtet bleibt. Die maximale Obergrenze 50 % der insgesamt zu zahlenden Maklerprovision ist damit verbindlich. Abweichende Vereinbarungen sind unwirksam.
Zudem muss der Auftraggeber des Maklers künftig nachweisen, dass er seinen Anteil an der Maklerprovision in voller Höhe bezahlt hat, bevor er von der anderen Partei die Zahlung der übrigen Maklerprovision verlangen kann. Wird der Makler aber sowohl für den Käufer als auch für den Verkäufer gleichermaßen tätig (“Doppelbeauftragung”), gibt es hingegen keine Regelungen zur Zahlungsreihenfolge.
Im Falle einer Doppelbeauftragung kann der Makler eine Vergütung künftig nur von beiden Parteien zu gleichen Teilen verlangen.
Wird der Makler aufgrund einer Vereinbarung mit einer Partei für diese unentgeltlich tätig, so kann er auch von der anderen Partei keine Vergütung beanspruchen.
Die Neuregelung zur Verteilung der Maklerprovision ist auf Fälle beschränkt, in denen der Käufer der Immobilie ein Verbraucher ist.
Die Neuregelung gilt nicht für die Maklerverträge über Gewerbeimmobilien und Mehrfamilienhäuser sowie nicht für die Vermittlung von Mietverträgen.
Darüber hinaus gilt künftig ein Textformerfordernis für Maklerverträge über die Vermittlung von Kaufverträgen über Wohnungen und Einfamilienhäuser (zum Beispiel eine E-Mail).

Das neue Gesetz über die Verteilung der Maklerkosten wurde am 23. Juni 2020 im Bundesgesetzblatt verkündet und ist am 23. Dezember 2020 in Kraft getreten.

In Fällen, in denen der Maklervertrag bereits vor dem 23. Dezember 2020 geschlossen, der Verkauf jedoch erst danach abgeschlossen wurde, sind die bis zum 23. Dezember 2020 geltenden Regeln anzuwenden. Die neu eingeführten Vorschriften betreffen also nur Maklerverträge, die ab dem 23. Dezember 2020 geschlossen werden.

Kabotagebeförderungen im Straßenverkehr

Grundsätze
Was ist eine Kabotagebeförderung?
Welche Nachweise müssen vorgelegt werden?
Was hat sich durch das „Mobilitätspaket I”geändert?
Was ist darüber hinaus zu beachten?

ACHTUNG: Entgegen der weit verbreiteten Wahrnehmung unterliegen nicht nur genehmigungspflichtige Fahrten (mit im gewerblichen Güterkraftverkehr eingesetzten Fahrzeugen, die eine zulässige Höchstmasse (zHm) von mehr als 2.500 kg aufweisen) den Kabotagebestimmungen. Auch leichtere Fahrzeuge, die von ausländischen Unternehmen für Binnenbeförderungen (für Dritte gegen Entgelt) eingesetzt werden, darunter insbesondere die mehr und mehr eingesetzten „(Plane-Spriegel-) Sprinter mit oder ohne Schlafkabine”, unterliegen den unten beschriebenen Einschränkungen. Dazu etwa folgender Hinweis zu den rechtlichen Gegebenheiten auf der Website des Bundesamtes für Güterverkehr:
„Vom Geltungsbereich der Vorschriften, die für Kabotagebeförderungen gelten, sind gemäß der Bestimmungen der Artikel 8 und 9 der Verordnung (EG) Nr. 1072/2009 auch Fahrzeuge mit einem zGG von bis zu 3,5 t umfasst. Da auch Unternehmen, die unter die Freistellung nach Artikel 1 Absatz 5 c) (Kraftfahrzeuge bzw. Kraftfahrzeugkombination bis 3,5 t zGG) fallen, gemäß Artikel 8 Absatz 5 der Verordnung Kabotagebeförderungen durchführen können, gelten auch für diese Fahrzeuge die Voraussetzungen wie für Fahrzeuge mit mehr als 3,5 t zGG.”*
Uns zugetragene Hinweise deuten darauf hin, dass die Kontrollbehörden derartige Fahrzeuge verstärkt auf die Einhaltung der Kabotagevorschriften kontrollieren. Dazu noch der Hinweis, dass auch die Bestimmungen des HGB zum Frachtgeschäft oder des CMR nicht erst dann gelten, wenn ein Fahrzeug mit einer zHm von mehr als 2.500 kg eingesetzt wird.

Grundsätze

Seit Mai 2010 sind die Regelungen über die Kabotage (Artikel 8 und 9 der Verordnung (EG) 1072/2009) in der gesamten EU in Kraft getreten. Somit ist EU-weit einheitlich geregelt, unter welchen Rahmenbedingungen welche Anzahl an Kabotagebeförderungen innerhalb welchen Zeitraumes durchgeführt werden dürfen und wie dies belegt werden muss.

Konkret dürfen im Anschluss an eine beladene grenzüberschreitende Beförderung, die vollständig im „Kabotageland“ entladen wurde, drei Kabotagebeförderungen innerhalb von sieben Kalendertagen durchgeführt werden („3 in 7 – Regel”). Die Sieben-Tage-Frist beginnt zu laufen, sobald die Güter der grenzüberschreitenden Beförderung vollständig entladen wurden. Wenn diese Entladung beispielsweise um 10:30 Uhr am Mittwoch stattgefunden hat, beginnt um 00:00 Uhr am Donnerstag die Sieben-Tage-Frist zu laufen. Deren Ende liegt dann am folgenden Mittwoch um 24:00 Uhr. Zur Fristenberechnung beachten Sie bitte die Ausführungen im Abschnitt “Was hat sich sich durch das “Mobilitätspaket I” geändert?”

Unter welchen Rahmenbedingungen eine Beförderungen in Deutschland als einzelne Kabotagebeförderung angesehen wird, ist im Folgeabschnitt beschrieben. In anderen EU-Mitgliedstaaten gelten in aller Regel abweichende Definitionen.

Die drei erlaubten Kabotagebeförderungen innerhalb der sieben Tage können in dem Staat, in dem die grenzüberschreitend beförderten Güter vollständig entladen wurden, durchgeführt werden (= Aufnahmemitgliedstaat). Der Frachtführer kann sich aber auch dafür entscheiden, einzelne der drei Kabotagebeförderungen oder alle drei Kabotagebeförderungen in anderen Mitgliedstaaten durchzuführen. Dafür gibt es die „1 in 3 – Regel”, die es ermöglicht, eine Kabotagebeförderung innerhalb von drei Tagen nach der unbeladenen Einfahrt in einen Mitgliedstaat durchzuführen. Dabei ist zu beachten, dass die „1 in 3 – Regel” lediglich innerhalb der „3 in 7 – Regel” angewendet werden darf. Ein bulgarischer Frachtführer könnte also nach der Entladung der grenzüberschreitend nach Deutschland beförderten Güter zunächst eine Kabotagebeförderung in Deutschland erbringen (eine von drei innerhalb von sieben Tagen), dann leer nach Frankreich fahren und dort eine Kabotage durchführen (die zweite von den erlaubten drei Kabotagebeförderungen innerhalb sieben Tagen, die er spätestens innerhalb von drei Tagen nach der unbeladenen Einfahrt nach Frankreich durchgeführt haben muss) und im Anschluss leer nach Belgien einfahren, um dort die dritte Kabotagebeförderung durchzuführen – die dritte der erlaubten drei, die innerhalb von sieben Tagen nach der Entladung in Deutschland und innerhalb von drei Tagen nach der Einfahrt nach Belgien durchgeführt worden sein muss. Im Anschluss an diese belgische Kabotagebeförderung kann das Land leer verlassen werden oder der bulgarische Frachtführer nimmt im Belgien eine grenzüberschreitende Beförderung in irgendeinen Mitglied- oder Drittstaat auf.

Sobald das Kontingent an Fahrten (drei bzw. eine) oder Tagen (sieben bzw. drei innerhalb sieben) aufgebraucht ist, muss eine beladene oder leere grenzüberschreitende Fahrt stattfinden (sofern der Frachtführer sein Fahrzeug nicht zum Stehzeug umfunktionieren möchte).

Was ist eine Kabotagebeförderung?

Infolge des Urteils des Verwaltungsgerichts Köln vom 31. Mai 2021 (Aktenzeichen 18 K 8314/18) ist für das Hoheitsgebiet der Bundesrepublik Deutschland relativ eindeutig, wodurch eine einzelne Kabotagebeförderung gekennzeichnet ist. Grundsätzlich handelt es sich um „1” Beförderung, wenn ein Gut zwischen einem bestimmten Absender (= Vertragspartner des Frachtführers) und einem bestimmten Empfänger (= Begünstigter des Frachtvertrages; kann aber auch selbst Absender sein) befördert wird.
Im konkreten Urteil wurde ein ausländischer Frachtführer durch einen in Deutschland ansässigen Auftraggeber damit beauftragt, Güter (hier: Gas) an mehr als drei wirtschaftlich unabhängige Abnehmer (Entladestellen) zu liefern. Nach Ansicht des Bundesamtes für Güterverkehr und bestätigt durch das genannte Urteil sind dies in Deutschland mehr als drei Kabotagebeförderungen.
Hätte es sich lediglich um einen Empfänger gehandelt, dem die Güter an mehr als einer Entladestelle angeliefert worden wären, würde es sich um „1” Kabotagebeförderung handeln (Beispiel: Erste Entladestelle ist die Zentrale der Hans Wurst KGaA, zweite Entladestelle ist das 5 km entfernte Außenlager der Hans Wurst KGaA und dritte Entladestelle ein 10 km entfernter Showroom der Hans Wurst KGaA). Ist die Hans Wurst KGaA gleichzeitig Absender als auch Empfänger, spielt die Anzahl der Be- und/oder Entladestellen keine Rolle (wobei hier dann die Ladekapazität des Fahrzeugs eine entscheidende Rolle spielen dürfte).
Wenn die von der Hans Wurst KGaA bestellte Ware jedoch nicht nur an dieses Unternehmen, sondern teilweise auch an die Hans Wurst Vertriebsgesellschaft mbH geliefert wird, handelt es sich um zwei verschiedene Empfänger und somit um zwei Kabotagebeförderungen.

Entscheidend ist also in erster Linie die frachtvertragliche Basis und wenn überhaupt nachrangig die Ladekapazität des Fahrzeugs oder andere Bezugsgrößen.

Hier die gegenüber der Klägerin im o.g. Verfahren zum Ausdruck gebrachte Auffassung des BAG zum Thema „1” Kabotagebeförderung bzw. „1” Beförderungsvorgang im Wortlaut: „Ein einzelner Beförderungsvorgang liege vor, wenn das Transportgut im Auftrag eines bestimmten Absenders an einen bestimmten Empfänger verbracht werde. Dies gelte unabhängig davon, ob Teile der Sendung an verschiedenen Orten übernommen und an verschiedenen Ablagestellen abgeliefert würden. Mehrere Kabotagebeförderungen lägen hingegen vor, wenn für mehrere Absender Fracht befördert oder diese an mehrere Empfänger geliefert werde. Unerheblich sei, ob ein Transport, bei dem der Absender identisch sei und das Transportgut am selben Ort zur selben Zeit aufgenommen werde, in einer Summe vergütet werde oder nicht.”

Welche Nachweise müssen vorgelegt werden?

Dass die rechtlichen Vorgaben eingehalten wurden, muss durch entsprechende Beförderungspapiere nachgewiesen werden. Üblicherweise genügt dazu ein Frachtbrief, der mindestens folgende Angaben umfassen muss (vgl. Artikel 8 Absatz 3 der VO (EG) Nr. 1072/2009):

Name, Anschrift und Unterschrift des Absenders
Name, Anschrift und Unterschrift des Verkehrsunternehmers (Frachtführer)
Name und Anschrift des Empfängers sowie nach erfolgter Lieferung dessen Unterschrift und das Datum der Lieferung
Ort und Datum der Übernahme der Ware sowie die Lieferadresse
die übliche Beschreibung der Art der Ware und ihrer Verpackung sowie bei Gefahrgütern ihre allgemein anerkannte Beschreibung, die Anzahl der Packstücke sowie deren besondere Zeichen und Nummern
die Bruttomasse der Güter oder eine sonstige Mengenangabe
das amtliche Kennzeichen des Kraftfahrzeugs und des Anhängers

Der vor der ersten Kabotagebeförderung stattgefundene grenzüberschreitende Transport muss in Form eines CMR-Frachtbriefes nachgewiesen werden. Bei unbeladener Einfahrt in das „Kabotageland“ gibt es einen solchen natürlich nicht, was auch das Indiz dafür wäre, dass nur eine Kabotagefahrt innerhalb von drei Tagen erlaubt ist. Dann sind aber die Nachweise für die originäre grenzüberschreitende Lastfahrt (und ggf. bereits durchgeführte Kabotagebeförderungen) zu erbringen, da nur infolge dieser Beförderung die Erlaubnis zur Kabotage überhaupt erworben wurde.

Was hat sich durch das „Mobilitätspaket I”geändert?

Durch das am 31. Juli 2020 veröffentlichte „Mobilitätspaket I” ergeben sich ab dem 21. Februar 2022 Änderungen bei den Kabotagereglungen. Konkret sind die neuen Regelungen in der Verordnung (EU) 2020/1055 hinterlegt, die insbesondere die Verordnungen (EG) Nr. 1071/2009 und (EG) Nr. 1072/2009 ändert.

Über den Februar 2022 hinaus bleibt es bei der zuvor beschriebenen „3 in 7” bzw. „1 in 3”-Regelung hinsichtlich der Anzahl der erlaubten Kabotagebeförderungen. Neu wird sein, dass nach „Verbrauch” des Kabotagepensums, wenn also entweder die X Beförderungen oder die X Tage erbracht wurden bzw. abgelaufen sind, mit dem Fahrzeug innerhalb von vier Tagen nach Ende der Kabotagebeförderungen keine weiteren Kabotagebeförderungen in diesem sogenannten Aufnahmemitgliedstaat mehr durchgeführt werden dürfen. Diese „Abkühlphase” soll sicherstellen, dass Kabotage nicht systematisch - also dauerhaft - betrieben wird.

Aufgrund wirtschaftlicher Interessen bzw. Zwänge wird das Fahrzeug mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit also nach den erlaubten Kabotagefahrten den Aufnahmemitgliedstaat beladen oder unbeladen verlassen und etwa für weitere grenzüberschreitende Beförderungen oder Kabotagetransporte in anderen Mitgliedstaaten eingesetzt werden müssen.

Da die Neuerungen aus der VO (EU) 2020/1055 in zahlreichen Details unklar formuliert sind, hat die EU-Kommission auf der Webseite der Generaldirektion Mobilität und Verkehr einen Fragen-Antworten-Katalog zu den neuen Kabotagevorschriften veröffentlicht. Darin werden sowohl die bisherigen Regelungen als auch die Neuerungen angesprochen.

Bitte beachten Sie, dass nach Meinung der EU-Kommission bei der Berechnung der Fristen die Vorgaben der VO (EWG, Euratom) 1182/71 angewendet werden sollen. Verkürzt ausgedrückt sind deshalb bei der Fristenberechnung Samstage, Sonntage und Feiertage grundsätzlich nicht mehr zu berücksichtigen. Außerdem müssen Zeiträume, die mindestens zwei Kalendertage umfassen, mindestens zwei Arbeitstage (Montag bis Freitag) umfassen. Einige Beispiele zur Fristenberechnung sind im oben verlinkten Fragen-Antworten-Katalog enthalten.

Dokumentation, Mitführungspflichten und Kontrollen

Weiterhin muss im Umfang der obigen Auflistung für jede Kabotagebeförderung ein Nachweis vom Unternehmen erbracht werden können. Hinzu kommt, dass sich die Nachweispflicht auch auf die der ersten Kabotagebeförderung vorhergehenden vier Tage ausweitet, um die neu eingeführte Abkühlphase kontrollierbar zu gestalten.

Der Fahrer ist verpflichtet, die Nachweise, die explizit auch in elektronischer Form (insbesondere eCMR) vorgelegt werden können, mitzuführen. Dokumente, die im Unternehmen, nicht aber beim Fahrer vorliegen, können in Straßenkontrollen seitens des Fahrers angefragt und „vor dem Abschluss der Straßenkontrolle” (???!!!) vom Unternehmen bereitgestellt werden.

Um die Kontrollierbarkeit zu verbessern ist zudem vorgesehen, dass künftig auch die über einen Fahrtenschreiber aufgezeichneten Informationen ausgewertet werden, weshalb es von großer Bedeutung war, die Pflicht zur Aufzeichnung von Grenzübertritten seit dem 20. August 2020 bei analogen und seit 02. Februar 2022 bei digitalen Fahrtenschreibern gesetzlich zu fixieren. Wenn über die ab 21. August 2023 neu eingeführte Version 2 der intelligenten Fahrtenschreiber auch Be- und Entladevorgänge erfasst werden sollten (bislang fehlt es an einer gesetzlichen Verpflichtung dazu für den Fahrer) und diese neueste Version in der Folge bis August 2025 in allen grenzüberschreitend eingesetzten Fahrzeugen eingebaut sein müssen, wird eine bislang weit aufklaffende Kontrollierbarkeitslücke zusehends geschlossen.

Beim Risikoeinstufungssystem hinsichtlich der Zuverlässigkeit der Unternehmen bzw. Verkehrsleiter wurde durch das Mobilitätspaket auch die Verstoßkategorie „Kabotage” hinzugefügt, was eine weitere Motivation für künftig rechtskonformeres Verhalten sein dürfte.

Die Mitgliedstaaten werden zudem verpflichtet, mindestens zwei Mal pro Jahr untereinander abgestimmte spezifische Kabotagekontrollen durchzuführen, an denen sich im Einzelfall mindestens zwei Mitgliedstaaten beteiligen müssen.

Änderungen beim Vor- und Nachlauf im grenzüberschreitenden Kombiverkehr?

Bis Februar 2022 wird der rein innerstaatliche Straßentransport im Vor- und Nachlauf zu einem grenzüberschreitenden kombinierten Verkehr nicht als gesonderter Kabotagetransport eingestuft, sondern als Teil der grenzüberschreitenden Beförderung betrachtet. Den Mitgliedstaaten wird künftig die Möglichkeit eingeräumt, diese Transporte unter spezifischen Voraussetzungen auch als Kabotagetransport einzustufen. Es wird sich zeigen, wie sich Bund und Länder in der Sache positionieren und ob es an dieser Stelle zum Paradigmenwechsel kommt.

Was ist darüber hinaus zu beachten?

Bitte beachten Sie, dass auch der Auftraggeber einer Transportdienstleistung, die mit einem Fahrzeug mit einer zHm von mehr als 3.500 kg erbracht wird, aus dem Güterkraftverkehrsrecht heraus haftungsrechtliche Konsequenzen befürchten muss, wenn er nicht überprüft hat, ob das beauftragte Unternehmen die rechtlichen Voraussetzungen zur Durchführung der konkreten Transporte erfüllt (will sagen: im Besitz einer entsprechenden GÜLTIGEN Genehmigung ist). Unter der Überschrift „Kontrollpflichten des Auftraggebers” haben wir die wesentlichen Informationen zusammengetragen.

Auch im Fahrpersonalrecht bestehen für nahezu alle in der Transportkette Beteiligten im Einzelfall Verantwortlichkeiten und Haftungsfallen.

Ebenso sollten ergänzend die Informationen des Bundesamtes für Güterverkehr (BAG) beachtet werden. Auf der Website des BAG ist auch der Buß- und Verwarnungsgeldkatalog zum Güterkraftverkehrsrecht hinterlegt. Bei vorsätzlichen Verstößen gegen die Vorschriften können diesem zufolge Bußgelder von bis zu 2.500 Euro erhoben werden.

* Die zitierten Ausführungen des BAG basieren noch auf der bis 20. Mai 2022 geltenden Rechtslage, dernach im grenzüberschreitenden Einsatz eine Genehmigung erst dann notwendig war, wenn das Fahrzeuge (oder die Zugfahrzeug-Anhänger-Kombination) eine zulässige Höchstmasse (zHm) von mehr als 3,5 t aufgewiesen hatte. Seit 21. Mai 2022 beträgt die Tonnagegrenze hinsichtlich der Genehmigungspflicht mehr als 2,5 t zHm.

Stand: Juni 2022

Weitere Informationen

Rechtsgrundlagen für Verkehr und Transport (Nr. 3309278)
Kontrollpflichten des Auftraggebers (Nr. 672270)
Haftung bei Lenk-, Ruhe- und Arbeitszeitverstößen (Nr. 682642)
Rechtsverstöße gefährden Existenz von Logistikern und Busbetrieben (Nr. 3452534)
Sozialvorschriften (Lenk- und Ruhezeiten) (Nr. 682596)
Hinweise zum Verhalten in Straßenkontrollen (Nr. 2744158)

Anspruchsart	Fristbeginn
Herausgabeansprüche aus Eigentum und anderen dinglichen Rechten	mit Entstehung
Rechtskräftig festgestellte Ansprüche (Urteile)	mit der Rechtskraft der Entscheidung des Gerichts
Ansprüche aus vollstreckbaren Vergleichen oder vollstreckbaren Urkunden	mit der Errichtung des vollstreckbaren Titel
Schadensersatzansprüche, die auf einer Verletzung des Lebens, des Körpers, der Gesundheit oder der Freiheit beruhen	mit Eintritt des schadensauslösenden Ereignisses

Anspruch	Verjährungsfrist
Mängelansprüche	2 Jahre
arglistig verschwiegene Mängel	3 Jahre
Mängelansprüche an Bauwerken	5 Jahre
Mangel besteht im dinglichen Recht eines Dritten	30 Jahre

BellandVision GmbH vertrieb@bellandvision.de www.bellandvision.de	INTERSEROH Dienstleistungs GmbH verkaufsverpackungen-online@interseroh.com www.lizenzero.de
EKO-PUNKT GmbH & CO. KG info-koeln@eko-punkt.de www.eko-punkt.de	Noventiz Dual GmbH info@noventiz-dual.de www.noventiz.de
Landbell AG für Rückhol-Systeme info@landbell.de www.landbell.de	Reclay Systems GmbH t.pangaribuan@reclay.de www.reclay-group.com
PreZero Dual GmbH vertrieb@prezerodual.com www.prezero.com/dual	Zentek GmbH & Co. KG dualessystem@zentek.de www.zentek.de
Der Grüne Punkt – Duales System Deutschland GmbH anfrage@gruener-punkt.de www.verpackgo.de

Bekanntmachung Muster Lohnsteuerbescheinigung 2026

Rechtsfragen beim Einsatz von KI-Systemen

Infoletter Recht

Regelungen zur Barrierefreiheit in der digitalen Wirtschaft

Verwaltung und verwaltungsgerichtliche Justiz im Koalitionsvertrag

Arbeitsprogramm der EU-Kommission 2025 – Zentrale Rolle des EU-Binnenmarkts für die Wettbewerbsfähigkeit der EU

Omnibusse sollen europäische Regulierungen vereinfachen

Vorgeschlagene Entlastung bei Nachhaltigkeitsberichterstattung und Taxonomie durch Omnibus Nr. 1

Ein Kompass für eine wettbewerbsfähige EU: Das Potenzial des EU-Binnenmarkts voll ausschöpfen

Erste Phase der EU Design-Reform in Kraft getreten

In eigener Sache: Warnung vor Phishing-Mails

IHK-Servicetipp

Wertgrenzen und Schwellenwerte

Prüfberichte und Negativerklärungen FinVermV

1. Wann muss ein Prüfungsbericht erstellt werden?

2. Wer darf einen Prüfungsbericht erstellen?

3. Welche Aussagen muss ein Prüfungsbericht enthalten? Gibt es Standards?

4. Sind Sammelprüfungsberichte möglich?

5. Negativerklärung

6. Verstöße

7. Wo und bis wann sind Prüfungsberichte/Negativerklärungen einzureichen?

8 Fragen zu Hochwasserschäden

Sofortmaßnahmen – Welche Pflichten hat der Mieter?

Wer haftet für die Instandsetzung?

Wer haftet für die Sachen und Waren des Mieters?

Wer trägt die Reinigungs- und Entsorgungskosten?

Kann der Mieter die Miete mindern?

Kann das Mietverhältnis auch gekündigt werden?

Wen trifft eine Versicherungspflicht?

Sind Sie sowohl gewerblich als auch privat Betroffener des Hochwassers?

Warnhinweis Gewerbeanmeldungs-Webseite

Rechte und Pflichten des GmbH Geschäftsführers

Eintragungspflicht für (fast) alle Unternehmen im Transparenzregister

Arbeitsbescheinigung

Was ist eine Arbeitsbescheinigung und wofür wird diese benötigt?

Wie wird die Arbeitsbescheinigung bei der Agentur für Arbeit eingereicht?

Was wird inhaltlich mit der Arbeitsbescheinigung bescheinigt?

Gibt es eine Frist für die Übermittlung der Arbeitsbescheinigung?

Kann der Arbeitgeber die Arbeitsbescheinigung verweigern?

Was droht, wenn der Arbeitgeber die Arbeitsbescheinigung nicht übermittelt oder die Angaben fehlerhaft sind?

Warnmeldung für Wirtschaftsunternehmen im Handel

Warnung vor Fake-Rechnungen der Zentralen Zahlstelle Justiz

Modernisierung der Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR)

1. Einführung

2. Rechtsfähige und nichtrechtsfähige GbR

3. Eintragung in das Gesellschaftsregister

4. Beispiele für die faktische Eintragungspflicht

4.1 Im Grundbuch eingetragene GbR

4.2 GbR als Gesellschafterin

4.3 Sonstige Fälle

5. Ablauf der Eintragung

6. Besonderheiten der eGbR gegenüber der GbR

6.1 Name der eGbR

6.2 Sitz der eGbR

6.3 Publizität der Vertretungsbefugnis

6.4 Transparenzregister Mitteilungspflicht

6.5 Gewerbeanmeldung

6.6 Steuerrecht

7. Kaufmannseigenschaft, Statuswechsel und Umwandlung

7.1 Vom Kleingewerbe zum Handelsgewerbe

7.2 Freiwillige Eintragung als OHG im Handelsregister

7.3 Verschmelzung, Spaltung, Formwechsel

8. Anpassungsbedarf für bestehende GbR-Verträge prüfen

9. Auf einen Blick: Unterschiede der GbR zur eGbR

Whistleblowing: Das Hinweisgeberschutzgesetz ist da

Gesetzgebungsziel und aktueller Stand

Wer kann Hinweisgeber sein?

Welche Verstöße können von Hinweisgebern gemeldet werden?

Welche Unternehmen müssen zu welchem Zeitpunkt interne Meldekanäle einrichten?

Was ist bei der Einrichtung und beim Betrieb interner Meldekanäle zu beachten?

1. Die internen Meldekanäle müssen nach § 16 Absatz 3 HinSchG Meldungen in mündlicher oder in Textform sowie auf Wunsch in persönlicher Weise ermöglichen:

2. Bei allen Meldewegen muss die Vertraulichkeit des Hinweisgebers sowie Dritter geschützt sein:

3. Bestimmung der Zuständigkeit innerhalb des Unternehmens mit einer sehr eingeschränkten Zugriffsrechte-Zuweisung:

4. Bearbeitungsfristen nach § 17 HinSchG müssen beachtet werden:

5. Von der im Unternehmen zuständigen Person oder Abteilung müssen ordnungsgemäße Folgemaßnahmen ergriffen werden, diese können nach § 18 HinSchG beispielsweise sein:

6. Dokumentation der Meldungen und Datenaufbewahrung:

7. Informationspflicht über Meldeverfahren:

8. Datenschutz:

9. Bei der Einrichtung des Verfahrens für interne Meldungen sind Mitbestimmungsrechtliche des Betriebsrats zu beachten:

10. Bei (internationalen) Konzernstrukturen: