Steuern

Steuerfalle bei Geschäftsessen: Hinweise zu Beleganforderungen


Wer kennt die Situation nicht: Vertragsverhandlungen werden unterbrochen und beim Mittagessen im benachbarten Restaurant fortgeführt. Abhängig vom Standard des gewählten Lokals und Anzahl der Personen sind Rechnungen von 200 bis 300 Euro schnell erreicht. Damit das Essen auch steuerlich bleibt, was es ist – ein Arbeitsessen – und nicht zum Privatvergnügen wird, müssen Unternehmen die Standards verschiedener Rechtsvorschriften beachten.
So sind zum einen die Anforderungen zu beachten, die für den Gewinn mindernden Betriebsausgaben erforderlich sind – zum anderen die Vorschriften, die für den Vorsteuerabzug aus der Rechnung gelten. Dabei gilt, dass für den Betriebsausgabenabzug alle Angaben erforderlich, die umsatzsteuerliche Pflichtangaben für die Rechnung sind. Doch selbst wenn alle Angaben korrekt sind, bleiben dennoch 30 Prozent des Rechnungsbetrags ertragsteuerlich sogenanntes Privatvergnügen. Der Betriebsausgabenabzug ist auf 70 Prozent der Rechnungssumme begrenzt. Anders ist dies beim Vorsteuerabzug: Dieser besteht, sofern sämtliche Voraussetzungen vorliegen, zu 100 Prozent.
Was ist zu tun, damit Bewirtungskosten geltend gemacht werden können?
Bei Bewirtungen in Gaststätten hat der Steuerpflichtige einen besonderen Belegnachweis zu erstellen, sog. Bewirtungsbeleg als Eigenbeleg. Der Nachweis kann auf einem Vordruck erfolgen, der häufig bereits auf der Rückseite der Gaststättenrechnungen aufgedruckt ist. Möglich ist der Nachweis auch auf einem gesonderten Dokument, das mit der Rechnung zusammengeführt wird – zum Beispiel durch Aneinanderheften. Der Belegnachweis muss folgende Angaben enthalten:
  • Betrieblicher Anlass der Bewirtung (Hinweis: möglichst genau, allgemeine Angaben wie Arbeitsgespräch, Infogespräch, Hintergrundgespräch genügen nicht) mit Ort und Tag
  • Namen der bewirteten Personen
  • Unterschrift des Bewirtenden (Gastgeber).
Diesem (selbst erstellten) Eigenbeleg ist außerdem die ordnungsgemäße Rechnung der Gaststätte beizufügen. Handschriftliche Rechnungen oder Quittungen genügen in keinem Fall. Die Rechnung muss den Anforderungen des § 14 UStG genügen, stets maschinell erstellt und registriert sein. Sie muss die umsatzsteuerlich geforderten Pflichtangaben enthalten:
  • Name und Anschrift der Gaststätte als Aussteller der Rechnung
  • Ausstellungsdatum
  • Tag der Bewirtung (maschinell eingedruckt)
  • Genaue Bezeichnung der verzehrten Artikel (wie Menü 1, Tagesgericht 2, Lunch-Buffet etc). Allgemeine Angaben wie “Speisen und Getränke”, die für den Vorsteuerabzug ausreichend, genügen nicht.
  • Leistungszeitpunkt (Tag der Bewirtung); ein Verweis auf das Ausstellungsdatum z. B. in der Form „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“ ist ausreichend.
  • Rechnungsbetrag in einer Summe inklusive Mehrwertsteuer sowie anzuwendender Steuersatz (aber:
    für Beträge über 250 Euro siehe die im Folgenden genannten gesonderten Angaben zum Steuerausweis)
Bei Beträgen von über 250 Euro muss zusätzlich enthalten sein:
  • Name und Anschrift des Leistungsempfängers, das heißt des Gastgebers (Bewirtender)
  • Gesonderter Ausweis von Rechnungsbetrag in Euro – aufgeschlüsselt nach Steuersätzen sowie Mehrwertsteuersatz und -betrag
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer- Identifikationsnummer der Gaststätte
Verwendet der Bewirtungsbetrieb ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion i. S. d. § 146a Abs. 1 AO i. V. m. § 1 KassenSichV, werden für den Betriebsausgabenabzug von Aufwendungen für eine Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass nur maschinell erstellte, elektronisch aufgezeichnete und mit Hilfe einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) abgesicherte Rechnungen anerkannt. Der zu erstellende Beleg, der die Angaben gemäß § 6 KassenSichV enthält, stellt bei einem Rechnungsbetrag bis 250 Euro eine ordnungsgemäße Rechnung im Sinne des § 14 UStG i. V. m. § 33 UStDV dar.
Auch Trinkgelder können geltend gemacht werden. Trinkgeld kann durch die maschinell erstellte und elektronisch aufgezeichnete Rechnung zusätzlich ausgewiesen werden. Wird das Trinkgeld in der Rechnung nicht ausgewiesen, gelten für den Nachweis von Trinkgeldzahlungen die allgemeinen Regelungen über die Feststellungslast, die beim bewirtenden Steuerpflichtigen liegt. Der Nachweis kann z. B. dadurch geführt werden, dass das Trinkgeld vom Empfänger des Trinkgeldes auf der Rechnung quittiert wird.
Zusätzlich zu diesen Formalitäten gilt für alle Bewirtungen, dass die entsprechenden Aufwendungen zeitnah, einzeln und gesondert von den sonstigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen sind.
Mit Schreiben vom 19. November 2025 hat die Finanzverwaltung Stellung genommen und geht ausführlich auf die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Bewirtungsrechnung ein. Enthalten sind auch Ausführungen zu digitalen oder digitalisierten Bewirtungsrechnungen und – belegen.
Die folgende Tabelle fasst die erforderlichen Angaben nach Rechnungshöhe und dem Grund ihrer Angabe zusammen:
Angabe
Rechnung
</= 250

Rechnung
> 250
Erforderlich für Betriebsausgabenabzug
Erforderlich für Vorsteuerabzug
Name und Anschrift der Gaststätte + + + +
Tag der Bewirtung + + + - </= 250
+ > 250
Genaue Bezeichnung der verzehrten Artikel + + + +
Rechnungsbetrag inkl. MwSt sowie anzuwendender Steuersatz + - + +
Aufgeschlüsselt nach Steuersätzen sowie gesonderter Ausweis von MwSt-Satz und -betrag - + + +
Ausstellungsdatum der Rechnung + + + +
Anlass der Bewirtung + + + -
Namen der bewirteten Personen + + + -
Unterschrift des Bewirtenden + + + -
Registriernummer (zugleich Rechnungsnummer) + + + - </= 250
+ > 250
Steuernummer oder USt-IdNr. - + + +
Name des Bewirtenden - + + +
Anschrift des Bewirtenden - + + +
Haben Sie noch Fragen? Unter Kontakt finden Sie Ihren Ansprechpartner, der Ihnen gerne zur Verfügung steht. Privatpersonen und Freiberuflern können wir diesen Service jedoch leider nicht anbieten. Mitgliedsunternehmen anderer IHKs bitten wir, sich an Ihre regionale IHK vor Ort zu wenden.