Recht und Steuern
Freier Datenabruf im Handelsregister: Was Unternehmer nun tun können
Seit August 2022 können Inhalte aus dem Handelsregister über das gemeinsame Registerportal der Länder kostenfrei und ohne vorherige Registrierung abgerufen werden. Zu diesen Inhalten können auch sensible Daten gehören wie z.B. die private Wohnanschrift, hinterlegte Ausweisdokumente, eingescannte Unterschriften, Aufenthaltstitel oder erteilte Vollmachten.
Hinweis: Seitens des Registerportals ist der unbegrenzte Zugriff auf die Registerdaten allerdings dadurch erschwert, dass die Zahl der Anfragen auf 60 pro Stunde begrenzt ist und pro Anfrage kein Dokumentenpaket (d.h. alle Dokumente einer bestimmten Firma) sondern nur einzelne Dokumente heruntergeladen werden können.
Praxistipp
Prüfen Sie über die Internetseite des Registerportals, welche Daten für Ihr Unternehmen abrufbar sind. Möchten Sie sensible Daten aus dem Handelsregister löschen lassen, richten Sie Ihren möglichen Anspruch auf Löschung oder Ihren Widerspruch an das zuständige Gericht. Zuständig ist das Handelsregister bei dem Amtsgericht, dass die Eintragung vorgenommen hat. Wurden bei der Eintragung Dokumente eingereicht und veröffentlicht, die ihrerseits (weitere) Daten und Unterschriften enthalten, die an sich nicht erforderlich waren, besteht die Möglichkeit des Dokumentenaustauschs. Das alte Dokument ist danach nicht mehr einsehbar.
Hinweis für Gründende: Das Handelsregister hat die eingereichten Dokumente, die eine Eintragung rechtfertigen, zu veröffentlichen. Dabei kommt es nicht darauf an, ob dort (weitere) Daten oder Unterschriften enthalten sind, die an sich nicht enthalten sein müssten. Gründende sollten deshalb mit ihrem Notar gemeinsam überlegen, welche personenbezogenen Daten in notariellen Urkunden zwingend enthalten sein sollten.
Tätigkeit der IHK-Organisation
Zu dem hier einschlägigen Gesetzesentwurf des Gesetzes zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie (DiRUG) hatte der DIHK bereits am 15. Januar 2021 Stellung genommen und unter anderem angemerkt, dass missbräuchliche (Massen-)Abrufe von Daten – insbesondere hinsichtlich des Datenschutzes – zu vermeiden sein. Auch nachdem das Gesetz in Kraft getreten ist, wurde seitens des DIHK und seitens IHK NRW gegenüber den Bundes- bzw. Landesjustizministerien die Problematik des unbegrenzten Datenabrufes aufgezeigt.
In enger Abstimmung zwischen dem Bundesjustizministerium, den Landesjustizverwaltungen und der Bundesnotarkammer soll nun eine schnelle Lösung sowohl für bereits im Register hinterlegte Daten als auch für zukünftig notwendige Daten erarbeitet werden. Diese Lösung steht im Spannungsfeld der digitalen Möglichkeiten einerseits und des Datenschutzes andererseits.
Zukünftig sollen die im Handelsregister einsehbaren Daten auf das „absolut Notwendige“ begrenzt werden. Dazu zählt, dass Dokumente, die Unterschriften, Privatadressen oder Ausweiskopien enthalten, nicht zur Veröffentlichung im Handelsregister eingereicht werden. Eine rechtliche Klarstellung soll folgen.
Hinsichtlich bereits im Handelsregister abrufbarer Daten sollen die Länder Verfahren einsetzen, um die Dokumente mit personenbezogenen Daten im Register aufzuspüren und eine Bereinigung zu veranlassen. Genauere Informationen zu den Verfahren liegen noch nicht vor.
Möchten betroffene Unternehmen ihre sensiblen Daten aus dem Handelsregister löschen lassen, können Sie sich direkt an die Registergerichte wenden.