Infos, Tipps und Formularmuster

FAQs zur Beschäftigung von Fachkräften aus dem Ausland

Innerhalb der EU besteht Arbeitnehmerfreizügigkeit. Jeder EU-Bürger kann in Deutschland uneingeschränkt arbeiten. Hier werden deshalb nur Fachkräfte betrachtet, die aus einem Nicht-EU-Land (Drittland) kommen. Berücksichtigt sind die Neuregelungen des Fachkräfteeinwanderungsgesetzes (FEG), das am 1. März 2020 in Kraft trat.

Wer darf als Fachkraft nach Deutschland einreisen?

  1. Als Fachkraft einreisen darf, wer einen in Deutschland anerkannten ausländischen Hochschul- oder Berufsabschluss vorweisen kann. Berufserfahrungen allein genügen nicht, es müssen entsprechende Zeugnisse/Zertifikate vorliegen, die in Deutschland anerkannt werden müssen (siehe Frage zum Berufsanerkennungsverfahren).
  2. Einreisen dürfen auch Fachkräfte, die für die volle Anerkennung ihres Abschlusses noch weitere Qualifizierungs- bzw. Anpassungsmaßnahmen absolvieren müssen. Diese Maßnahmen dürfen in Deutschland erfolgen und müssen innerhalb von max. zwei Jahren abgeschlossen sein. Um weiter in Deutschland als Fachkraft zu arbeiten, muss die Vollanerkennung des Berufsabschlusses erreicht sein (siehe Frage zur Qualifizierung im Berufsanerkennungsverfahren).
  3. Außerdem dürfen junge Menschen einreisen, um in Deutschland eine qualifizierte Ausbildung zu absolvieren (siehe Frage zur Ausbildung).
Für bestimmte Herkunftsländer (z. B. „Best-Friends-Staaten“, Westbalkan), Berufsgruppen (z. B. Lkw-/Busfahrer) und Qualifikationen (z. B. IT-Fachkräfte) gibt es Ausnahmen, ebenso wenn zwischenstaatliche Vereinbarungen vorliegen.
Bitte prüfen Sie Ihren Einzelfall!
Weitere Voraussetzungen:
  • I. d. R. muss ein Arbeits-/Qualifizierungs-/Ausbildungsvertrag bzw. eine Arbeitsplatzzusage vorliegen.
  • Es muss sich um einen qualifizierten Beruf handeln, zu dem die Qualifikation der Fachkraft „befähigt“.
  • Der Lebensunterhalt muss gesichert sein.
  • In vielen Fällen müssen gewisse Deutschkenntnisse vorhanden sein. Das Gesetz macht dann Vorgaben für das erforderliche Sprachniveau nach dem Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen für Sprachen (GER).
Weitere Informationen zu den rechtlichen Rahmenbedingungen finden Sie in unserem Merkblatt zur Beschäftigung ausländischer Arbeitnehmer, bei „Make it in Germany“ und in der Broschüre „Möglichkeiten der Fachkräfteeinwanderung – Was Arbeitgeber wissen müssen“ (pdf).

Wie komme ich in Kontakt mit internationalen Fachkräften?

Es gibt zahlreiche Möglichkeiten: Sie können Stellenanzeigen in entsprechenden Medien schalten, Jobbörsen nutzen, auf Jobmessen im Ausland gehen, Kontakte zu ausländischen Hochschulen aufbauen und vieles mehr.
Da es nach dem FEG Ausländern/-innen auch erlaubt ist, unter bestimmten Voraussetzungen für 6 Monate zur Arbeitsplatz- bzw. Ausbildungsplatzsuche nach Deutschland einzureisen, können Sie diese auch im Inland gezielt ansprechen. Darüber hinaus ist es möglich, Ausländer zu beschäftigen, die hier ein Studium oder eine Ausbildung absolviert haben.
Unterstützung gibt es durch die Welcome Center in Baden-Württemberg, den Arbeitgeberservice der Bundesagentur für Arbeit, Personalvermittlungsangebote der deutschen Auslandshandelskammern oder private Vermittler.
Wir haben Anlaufstellen, Tipps und Infos für Sie zusammengestellt.

Wie läuft das reguläre Visumverfahren ab?

Die ausländische Fachkraft muss in ihrem Heimatland persönlich den Antrag auf ein Visum zum Zweck der Erwerbstätigkeit bei der zuständigen deutschen Auslandsvertretung stellen. Visumanträge sowie Hinweise zu eventuell erforderlichen weiteren, herkunftsstaat-spezifischen Nachweisen und zur Visumgebühr sind dort erhältlich. Unterstützung leistet der Visa-Navigator des Auswärtigen Amts.
Die Auslandsvertretung beteiligt i. d. R. die Bundesagentur für Arbeit (BA). Diese prüft,
  • ob ein Arbeitsplatzangebot bzw. -vertrag vorliegt – das vom Arbeitgeber auszufüllende Formular „Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis“ dient dabei dem Nachweis eines konkreten Arbeitsplatzangebotes,
  • ggf. eine Berufsausübungserlaubnis notwendig ist (für reglementierte Berufe, z. B. Pflegeberufe, Erzieher/-innen),
  • die Qualifikation des Antragstellers zur angebotenen Arbeit befähigt und
  • die Arbeitsbedingungen (Gehalt, Arbeitszeit, Urlaub etc.) nicht ungünstiger sind als für vergleichbare inländische Arbeitnehmer/-innen.
Nach Zustimmung der BA kann dem Antragsteller das Visum ausgestellt werden, wenn alle ausländerrechtlichen Voraussetzungen für die Visumerteilung erfüllt sind. Außerdem muss die ausländische Fachkraft ihren Hochschul- bzw. Berufsabschluss in Deutschland anerkennen lassen ( siehe Frage zum Berufsanerkennungsverfahren). Der Anerkennungsbescheid muss für die Visumerteilung bereits vorliegen.
Mit dem Visum reist die Fachkraft nach Deutschland ein und muss vor Ablauf des Visums bei der zuständigen Ausländerbehörde einen Aufenthaltstitel beantragen (z. B. Aufenthaltserlaubnis, Blue Card, Niederlassungserlaubnis). Auch hier wird wieder i. d. R. die BA beteiligt, bevor der Titel ausgestellt wird.
Weitere Informationen zu den unterschiedlichen Aufenthaltstiteln finden Sie in unserem Merkblatt zur Beschäftigung ausländischer Arbeitnehmer, bei „Make it in Germany“ und in der Broschüre „Möglichkeiten der Fachkräfteeinwanderung – Was Arbeitgeber wissen müssen“ (pdf).

Was ist das Berufsanerkennungsverfahren und wie läuft es ab?

Als Voraussetzung für die Beschäftigung in Deutschland muss die ausländische Fachkraft die Gleichwertigkeit ihres Studien- bzw. Berufsabschlusses mit einem deutschen Abschluss feststellen lassen. Weitere Informationen
  • zur Anerkennung ausländischer Hochschulabschlüsse finden Sie im Portal anabin,
  • zur Anerkennung ausländischer Berufsqualifikationen im Portal Anerkennung in Deutschland.
Im Berufsanerkennungsverfahren führt die zuständige Anerkennungsstelle in einem formalen Bewertungsverfahren einen Vergleich zwischen dem ausländischen Berufsabschluss und dem entsprechenden deutschen Abschluss des Referenzberufs durch und stellt bei Erfolg einen Anerkennungsbescheid aus.
Um eine kostenfreie Erstberatung zu erhalten und die zuständige Stelle zu finden, kann sich die ausländische Fachkraft an die Zentrale Servicestelle Berufsanerkennung (ZSBA), recognition@arbeitsagentur.de, Telefon 0911 1786503, wenden. Sie wird dann gebeten, sich bei der ZSBA zu registrieren, und erhält eine Ansprechperson, die sie beim Anerkennungsverfahren unterstützt.
Das kostenfreie Beratungsangebot können nur Fachkräfte nutzen, die sich im Ausland befinden. Es darf (noch) kein beschleunigtes Verfahren eingeleitet sein.

Ergebnis des Berufsanerkennungsverfahrens kann auch eine teilweise Anerkennung des Berufsabschlusses sein. Dann besteht die Möglichkeit, die für die Vollanerkennung notwendigen Qualifizierungs- oder Anpassungsmaßnahmen und ggf. Prüfungen in Deutschland durchzuführen. Diese können auch (überwiegend) im Betrieb erfolgen, wenn insbesondere Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten in der betrieblichen Praxis fehlen ( siehe Frage zur Qualifizierung im Berufsanerkennungsverfahren).
Weitere Infos zum Thema Berufsanerkennung finden Sie bei „Unternehmen Berufsanerkennung“.

Wie kann ich die Verfahren als Unternehmen beschleunigen?

  • Zu einem reibungslosen Verfahren gehört zunächst eine gute Vorbereitung. Alle Unterlagen, die für das Visum- und das Anerkennungsverfahren benötigt werden, sollten vollständig und – wenn erforderlich – sachgerecht ins Deutsche übersetzt vorliegen. Unterstützung für die Übersetzung von Dokumenten finden Sie zum Beispiel in der Datenbank Justiz-Dolmetscher. Informationen zu den Verfahren und den erforderlichen Unterlagen finden Sie auch im Portal Make it in Germany.
    Das Berufsanerkennungsverfahren kann mehrere Monate benötigen – die Beantragung sollte möglichst frühzeitig erfolgen.
  • Der Arbeitgeber kann in einem so genannten Vorabzustimmungsverfahren bei der BA prüfen lassen, ob die arbeitsmarktrechtlichen Voraussetzungen vorliegen und seine Stelle mit einem ausländischen Arbeitnehmer besetzt werden kann. Benötigt wird eine detaillierte Stellenbeschreibung mit Angaben zu den Arbeitsbedingungen und den Anforderungen an die Qualifikation des Bewerbers sowie das Formular „Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis“. Ansprechstelle ist der Arbeitgeberservice der BA.
  • Außerdem sieht das FEG das so genannte beschleunigte Fachkräfteverfahren vor, welches von Deutschland aus durchgeführt wird. Hierfür schließt der Arbeitgeber eine Vereinbarung mit der zuständigen Ausländerbehörde. Er benötigt hierfür eine Bevollmächtigung durch die ausländische Fachkraft (siehe Frage zum beschleunigten Fachkräfteverfahren).

Wie funktioniert das beschleunigte Fachkräfteverfahren?

Bei Vorliegen eines konkreten Arbeitsplatzangebotes kann der deutsche Arbeitgeber in Vollmacht des Ausländers gegen Zahlung einer Gebühr bei der Ausländerbehörde einen Antrag auf ein „beschleunigtes Fachkräfteverfahren“ stellen. Beim Bundesinnenministerium finden Sie eine Mustervereinbarung mit einer Übersicht über alle notwendigen Unterlagen im Anhang und eine Mustervollmacht. Das Verfahren ist möglich für Fachkräfte, die zu Beschäftigungs-, Ausbildungs- und Anerkennungszwecken einreisen möchten.
→ Achtung: Es gibt Fälle, für die das beschleunigte Verfahren nicht in Betracht kommt. Bitte lassen Sie sich vorher beraten.
  • Die Ausländerbehörde übernimmt dabei die Beratung des Arbeitgebers über die Einreisevoraussetzungen der Fachkraft (inkl. Familiennachzug), – soweit erforderlich – das Betreiben des Anerkennungsverfahrens und das Einholen der Zustimmung der BA sowie die Prüfung der ausländerrechtlichen Voraussetzungen und die Vorabzustimmung zum Visum. Sie ist der zentrale Ansprechpartner des Arbeitgebers.
  • Alle beteiligten Behörden sind an enge Fristen gebunden (Anerkennungsverfahren: zwei Monate, Zustimmungsverfahren der Bundesagentur für Arbeit: eine Woche, Visumverfahren: sechs Wochen), so dass die Zeitspanne vom Einreichen der vollständigen Unterlagen für die Anerkennung der ausländischen Berufsqualifikation bis zur Entscheidung über den Visumantrag i. d. R. vier Monate nicht übersteigen soll.
    Die Unterlagen müssen vollständig vorliegen, ansonsten kann sich das Verfahren deutlich verlängern.
  • Das Verfahren kostet 411 Euro je Fachkraft, die der Arbeitgeber zahlt. Hinzu kommt für die ausländische Fachkraft eine Visumgebühr von 75 Euro, Gebühren für die Anerkennung der Qualifikation zwischen 100 und 800 Euro sowie Kosten für die Ersterteilung eines Aufenthaltstitels in Höhe von 100 Euro.
Das beschleunigte Verfahren beinhaltet keine Garantie für die Berufsanerkennung bzw. die Visumerteilung. Diese sind allein von der Erfüllung der Voraussetzungen abhängig.
Eine Kurzübersicht zum beschleunigten Fachkräfteverfahren (pdf) gibt es von „Unternehmen Berufsanerkennung“.

Welche Pflichten habe ich als Arbeitgeber?

  • Bei Beantragung: Vorlage des Arbeitsvertrags bzw. des Angebots zum Abschluss eines Arbeitsvertrages sowie einer Stellenbeschreibung; dabei vergleichbare Arbeitsbedingungen beachten (Gehalt, Arbeitszeit, Urlaub und sonstige Arbeitsbedingungen) – die Vereinbarung des Mindestlohns reicht nicht aus. Einen Anhaltspunkt für die Höhe des Gehalts kann in den Fällen ohne Tarifbindung der Entgeltatlas der BA geben.
  • Vor der Einstellung: Prüfung ob Aufenthaltstitel nötig ist bzw. vorliegt und keine Erwerbsbeschränkung vorliegt; dafür Ausweispapiere, Aufenthaltstitel plus Zusatzblatt zeigen lassen und Kopie für Dauer der Beschäftigung aufbewahren.
  • Nach (vorzeitiger) Beendigung des Arbeitsverhältnisses: Mitteilung an die zuständige Ausländerbehörde innerhalb von 4 Wochen ab Kenntnis, dass eine Beschäftigung vorzeitig beendet wurde (keine Form vorgeschrieben). Ansonsten drohen Bußgelder bis zu 30.000 Euro.

Was muss ich beachten, wenn ich eine ausländische Fachkraft im Rahmen des Berufsanerkennungsverfahrens betrieblich qualifizieren möchte?

Zielgruppe sind Fachkräfte, die das Berufsanerkennungsverfahren bereits durchlaufen haben mit dem Ergebnis  einer teilweisen Anerkennung ihres ausländischen Berufsabschlusses und die für die Vollanerkennung noch betriebliche Qualifizierungsmaßnahmen absolvieren müssen. Diese müssen in maximal 24 Monaten abgeschlossen sein.
Für die betriebliche Qualifizierungsmaßnahme muss ein zeitlich und sachlich gegliederter Weiterbildungsplan vorliegen, der zeigt, wie die wesentlichen Unterschiede zwischen aus- und inländischem Berufsabschluss innerhalb der Aufenthaltszeit ausgeglichen werden sollen. Nach Abschluss der Qualifizierungsmaßnahme muss das Anerkennungsverfahren wieder aufgenommen werden, um die Vollanerkennung zu erlangen. Nur mit dem Bescheid einer vollen Gleichwertigkeit des Berufsabschlusses darf die Fachkraft in Deutschland bleiben und arbeiten.
 
Folgende Voraussetzungen müssen vorliegen:
  • ausländischer Berufsabschluss,
  • schriftlicher Anerkennungsbescheid mit Bedarf der Qualifizierung,
  • Deutschkenntnisse i. d. R. auf mindestens Sprachniveau A2 nach GER,
    Bitte beachten Sie, dass für die Teilnahme an Qualifizierungsmaßnahmen ein höheres Sprachniveau notwendig sein kann.
  • gesicherter Lebensunterhalt, d. h. monatliche Mittel in Höhe des monatlichen Bedarfs, der nach den §§ 13 und 13a Absatz1 BAföG bestimmt wird, zuzüglich eines Aufschlages um 10 Prozent – derzeit i. d. R. 1.033 Euro brutto pro Monat (Stand: 2021). Maßgeblich ist der im Weiterbildungs- bzw. Arbeitsvertrag angegebene Betrag. Es ist dabei auch zu berücksichtigen, dass nebenher einer Erwerbstätigkeit nachgegangen werden darf.
Die Fachkraft darf eine – vom angestrebten Beruf unabhängige – Beschäftigung bis zu zehn Stunden je Woche ausüben.
Eine uneingeschränkte Nebenbeschäftigung ist möglich, wenn ein Zusammenhang besteht zu den angestrebten berufsfachlichen Kenntnissen der Nachbeschäftigung. Bei nicht-reglementierten Berufen darf die Fachkraft bereits in ihrem Beruf arbeiten. Dafür müssen Sie als Arbeitgeber ein konkretes Arbeitsplatzangebot bzw. einen Anschlussvertrag für eine spätere Beschäftigung in dem Beruf vorlegen.
Möchten Sie Fachkräften mit teilanerkannten ausländischen Berufsabschlüssen zu einer Vollanerkennung verhelfen und sie so als neue Fachkraft für Ihr Unternehmen gewinnen? Registrieren Sie sich jetzt als Qualifizierungsunternehmen beim Pilotprojekt „UBAconnect“ in der Unternehmensdatenbank, um mit einer passenden Fachkraft für eine betriebliche Anpassungsqualifizierung zusammengebracht zu werden.

Was muss ich beachten, wenn ich einen Ausländer in meinem Unternehmen ausbilden möchte?

Zielgruppe sind Ausländer/-innen, die eine betriebliche qualifizierte – also mindestens zweijährige – Berufsausbildung absolvieren möchten.
Neben dem Ausbildungsvertrag müssen folgende Voraussetzungen vorliegen:
  • ein Nachweis ausreichender Deutschkenntnisse (i. d. R. Sprachniveau B1 nach GER) durch
    • Vorlage von geeigneten Sprachzertifikaten oder
    • eine Anmeldebestätigung für einen (Berufs-)Sprachkurs in Deutschland, der zur Vorbereitung auf die Berufsausbildung besucht werden darf (beim BAMF finden Sie Informationen und Anträge zu den Berufssprachkursen), oder
    • die Bestätigung des Ausbildungsbetriebes, dass die vorliegenden Deutschkenntnisse für die angestrebte Berufsausbildung ausreichend sind
      Bitte berücksichtigen Sie dabei auch die Anforderungen der Berufsschule; für die Aufnahme einer qualifizierten Ausbildung empfehlen wir ausdrücklich mindestens das Sprachniveau B2!
  • i. d. R. Zustimmung der BA – hier ist zusätzlich zur Prüfung der Arbeitsbedingungen eine Vorrangprüfung notwendig, in der geprüft wird, ob der Ausbildungsplatz auch mit einem inländischen Kandidaten besetzt werden könnte,
  • gesicherter Lebensunterhalt, d. h. monatliche Mittel in Höhe des monatlichen Bedarfs, der nach den §§ 13 und 13a Absatz 1 BAföG bestimmt wird – derzeit i. d. R. 903 Euro brutto pro Monat (Stand: 2021). Maßgeblich ist der im Ausbildungsvertrag angegebene Betrag. Der Betrag kann niedriger sein, wenn zum Beispiel Kost und Logis übernommen werden.
    Es ist dabei auch zu berücksichtigen, dass der Auszubildende
    • eine – von der Berufsausbildung unabhängige – Beschäftigung bis zu zehn Stunden je Woche ausüben und
    • nach dem Ausländerbeschäftigungsförderungsgesetz Berufsausbildungsbeihilfe (BAB) beziehen darf.

Welche Unterstützung erhalte ich bei der Integration ausländischer Fachkräfte in mein Unternehmen?

Unterstützung leisten die Welcome Center in Baden-Württemberg. Für die Region Stuttgart ist der Welcome Service Region Stuttgart zuständig. Sie können sich dort zur Gewinnung und Integration internationaler Fachkräfte sowie Auf- und Ausbau einer Willkommenskultur beraten lassen. Außerdem unterstützt er internationale Fachkräfte bei zahlreichen Themen wie Einreise- und Aufenthaltsbestimmungen, Bewerbungsprozess, Deutschlernen, Wohnungssuche, Kinderbetreuung etc.
Möchten Sie junge Menschen aus dem Ausland ausbilden, unterstützen die Kümmerer des Projekts „Integration durch Ausbildung – Perspektiven für Zugewanderte“. Auf unserer Website finden Sie die Kümmerer bei der IHK Region Stuttgart.
Unterstützung und hilfreiche Infos erhalten Ihre ausländischen Fachkräfte auch bei „Make it in Germany“ in der Rubrik Leben in Deutschland.

Was kann ich selbst tun, um die Integration zu erleichtern?

Sie erleichtern Ihren ausländischen Fachkräften die Einarbeitung und Integration genauso wie Sie es auch bei neuen Mitarbeitern/-innen aus Deutschland tun sollten: durch einen durchdachten Einarbeitungsplan, Orientierungshilfen und ggf. einen Paten oder Mentoren. Hier erhalten Sie Tipps fürs „Onboarding“ des Kompetenzzentrums Fachkräftesicherung KOFA. Das Portal „Make it in Germany“ gibt Unternehmen praktische Tipps in der Rubrik Erfolgreich integrieren.
Sorgen Sie für eine offene Willkommenskultur und tragen Sie mit einfachen Maßnahmen dazu bei, dass die Vielfalt in Ihrer Belegschaft zum Pluspunkt für Ihr Unternehmen wird.
Hier finden Sie Infos und Handreichungen zum Thema Diversity Management und Willkommenskultur.
Wir haben Tipps für Sie zusammengestellt, wie Sie Ihre ausländischen Fachkräfte beim Deutschlernen unterstützen können.

Wo gibt es weitere Infos?

  • Informationen zur Arbeitsmigration und die Anwendungshinweise zum Fachkräfteeinwanderungsgesetz finden Sie beim Bundesinnenministerium.