Infos, Tipps und Formularmuster

FAQs zur Beschäftigung von Fachkräften aus dem Ausland

Wir beantworten wichtige Fragen zu Recruiting, Visumverfahren und Einreise, Pflichten des Arbeitgebers sowie zur Integration internationaler Fachkräfte ins Unternehmen.
Innerhalb der EU besteht Arbeitnehmerfreizügigkeit. Jede/r EU-Bürger/-in kann in Deutschland uneingeschränkt arbeiten. Deshalb werden nur Fachkräfte betrachtet, die aus einem Nicht-EU-Land (Drittland) kommen.
Berücksichtigt ist die aktuelle Gesetzeslage inkl. der Regelungen zur Weiterentwicklung der Fachkräfteeinwanderung 2023/2024. Infos zu den Neuerungen gegenüber dem Fachkräfteeinwanderungsgesetz (FEG) von 2020 finden Sie in unserem Artikel Neue Regelungen zur Fachkräfteeinwanderung.

1. Wer darf zur Beschäftigung nach Deutschland einreisen?

  1. Als Fachkraft einreisen darf, wer einen in Deutschland anerkannten ausländischen Hochschul- bzw. Berufsabschluss vorweisen kann. Dafür müssen entsprechende Abschlusszeugnisse/Zertifikate vorliegen, die hier bewertet bzw. anerkannt werden müssen.
  2. Einreisen dürfen auch Personen mit einer Teilanerkennung, die für die volle Anerkennung ihres Abschlusses noch Qualifizierungs- bzw. Anpassungsmaßnahmen absolvieren müssen. Diese Maßnahmen dürfen in Deutschland erfolgen und müssen innerhalb von max. drei Jahren abgeschlossen sein.
  3. Seit 1. März 2024 dürfen auch Personen ohne Anerkennung einreisen, um entweder das Anerkennungsverfahren in Deutschland im Rahmen einer Anerkennungspartnerschaft durchzuführen oder – bei Vorliegen von entsprechender ausgeprägter Berufserfahrung – ohne Erfordernis einer Anerkennung zu arbeiten. Notwendig ist dafür i. d. R. ein ausländischer Hochschulabschluss bzw. eine mindestens 2-jährige ausländische Berufsqualifikation, der/die im Erwerbsland staatlich anerkannt ist. Dafür ist eine Bescheinigung einzuholen.
  4. Außerdem dürfen Personen einreisen, um in Deutschland eine Ausbildung zu absolvieren.
Infos zu den Voraussetzungen für die wichtigsten Aufenthaltstitel zur Beschäftigung finden Sie im Artikel Fachkräfte aus Drittstaaten – Wer darf kommen?

Für bestimmte Herkunftsländer (z. B. „Best-Friends“-Staaten, Westbalkan), Berufsgruppen (z. B. Lkw-/Busfahrer) und Qualifikationen (z. B. IKT-Fachkräfte) gibt es Ausnahmen, ebenso wenn zwischenstaatliche Vereinbarungen vorliegen.
Bitte prüfen Sie Ihren Einzelfall!
Weitere Informationen zu rechtlichen Rahmenbedingungen bei „Make it in Germany“

2. Wie komme ich in Kontakt mit internationalen Fachkräften?

Im Ausland: Sie können Stellenanzeigen in entsprechenden Medien schalten, Jobbörsen nutzen, auf Jobmessen im Ausland gehen, Kontakte zu ausländischen Hochschulen oder deutschen Auslandsschulen aufbauen,  Kontakte Ihrer ausländischen Beschäftigen und Geschäftspartner nutzen und vieles mehr.
Im Inland: Da es nach dem FEG Ausländern/-innen auch erlaubt ist, unter bestimmten Voraussetzungen für eine begrenzte Zeit zur Arbeits- bzw. Ausbildungsplatzsuche nach Deutschland einzureisen, können Sie diese auch im Inland gezielt ansprechen. Darüber hinaus ist es möglich, Ausländer zu beschäftigen, die hier ein Studium oder eine Ausbildung absolviert haben.
Bitte beachten Sie, dass die Möglichkeiten der Probearbeit je nach Aufenthaltstitel unterschiedlich sind.
Unterstützung gibt es durch die Welcome Center in Baden-Württemberg, den Arbeitgeberservice der Bundesagentur für Arbeit, die deutschen Auslandshandelskammern oder private Vermittler.

3. Wie läuft das reguläre Visumverfahren ab?

Schritt 1
Die ausländische Fachkraft muss in ihrem Heimatland persönlich den Antrag auf ein Visum zum Zweck der Erwerbstätigkeit bei der zuständigen deutschen Auslandsvertretung stellen. Visumanträge sowie Hinweise zu ggf. erforderlichen herkunftsstaat-spezifischen Nachweisen und zur Visumgebühr sind dort erhältlich. Unterstützung leistet der Visa-Navigator des Auswärtigen Amts.
Schritt 2
Erforderlich für die Beantragung des Visums ist je nach angestrebtem Aufenthaltstitel außerdem
Der Anerkennungsbescheid bzw. die ZAB-Bescheinigung muss für die Visumbeantragung bereits vorliegen.
Schritt 3
Die Auslandsvertretung prüft u. a. alle ausländerrechtlichen Voraussetzungen für die Visumerteilung wie gesicherter Lebensunterhalt, geklärte Identität und gültiger Pass, kein Ausweisungsinteresse, keine Sicherheitsbedenken.
Schritt 4
Die Auslandsvertretung beteiligt i. d. R. die Bundesagentur für Arbeit (BA). Diese prüft, ob
  • ein Arbeitsplatzangebot bzw. -vertrag vorliegt – das vom Arbeitgeber auszufüllende Formular „Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis“ dient dabei dem Nachweis eines konkreten Arbeitsplatzangebots,
  • ggf. eine Berufsausübungserlaubnis notwendig ist (für reglementierte Berufe, z. B. Pflegeberufe, Erzieher/-innen),
  • ggf. weitere Anforderungen an die Beschäftigung erfüllt sind und
  • die Arbeitsbedingungen (Gehalt, Arbeitszeit, Urlaub etc.) nicht ungünstiger sind als für vergleichbare inländische Arbeitnehmer/-innen.
Schritt 5
Nach Zustimmung der BA und Erfüllung aller Voraussetzungen kann dem Antragsteller das Visum ausgestellt werden.
Schritt 6
Mit dem Visum, das i. d. R. für 12 Monate gültig ist, reist die Fachkraft nach Deutschland ein.
Schritt 7
Vor Ablauf des Visums muss die Fachkraft bei der zuständigen Ausländerbehörde ihres Wohnorts einen Aufenthaltstitel beantragen (z. B. Aufenthaltserlaubnis, Blaue Karte EU/EU Blue Card, Niederlassungserlaubnis). Auch hier wird wieder i. d. R. die BA beteiligt, bevor der Titel ausgestellt wird.

4. Was ist das Anerkennungsverfahren und wie läuft es ab?

Voraussetzung für bestimmte Aufenthaltstitel zur Beschäftigung in Deutschland ist die Gleichwertigkeit eines Studien- bzw. Berufsabschlusses mit einem deutschen Abschluss. Bei Hochschulabschlüssen in nicht-reglementierten Berufen reicht eine Zeugnisbewertung aus, bei Hochschulabschlüssen in reglementierten Berufen und bei Berufsabschlüssen muss ein Anerkennungsverfahren bei der jeweils zuständigen Anerkennungsstelle erfolgreich durchlaufen werden.
Sie finden weitere Informationen
Im Berufsanerkennungsverfahren führt die zuständige Anerkennungsstelle in einem formalen Bewertungsverfahren einen Vergleich zwischen der ausländischen Berufsqualifikation und dem entsprechenden deutschen Referenzberuf durch und stellt bei Erfolg einen Anerkennungsbescheid aus. Zuständig für IHK-Ausbildungsberufe ist die IHK Foreign Skills Approval (IHK FOSA).
Ergebnis kann auch eine Teilanerkennung des Berufsabschlusses sein. Dann besteht die Möglichkeit, die für die Vollanerkennung notwendigen Qualifizierungs- oder Anpassungsmaßnahmen und ggf. Prüfungen in Deutschland durchzuführen. Diese können auch (überwiegend) im Betrieb erfolgen, wenn insbesondere Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten in der betrieblichen Praxis fehlen.
Seit 1. März 2024 kann das Anerkennungsverfahren im Rahmen einer Anerkennungspartnerschaft auch in Deutschland gestartet und durchgeführt werden. Die Fachkraft kann währenddessen im Unternehmen im angestrebten Beruf bzw. in einem verwandten Beruf (bei reglementierten Berufen) beschäftigt werden. Fachkräfte und Unternehmen müssen dafür bestimmte Voraussetzungen erfüllen.
IHK-Angebot:
Möchten Sie Fachkräften mit teilanerkannten ausländischen Berufsabschlüssen zur Vollanerkennung verhelfen und sie so für Ihr Unternehmen gewinnen?
Registrieren Sie sich jetzt beim Projekt „UBAconnect“ in der Unternehmensdatenbank, um mit einer passenden Fachkraft für eine betriebliche Anpassungsqualifizierung zusammengebracht zu werden.
Weitere Infos zur Berufsanerkennung bei „Unternehmen Berufsanerkennung“

5. Wie kann ich die Verfahren als Unternehmen beschleunigen?

  • Zu einem reibungslosen Verfahren gehört zunächst eine gute Vorbereitung. Alle Unterlagen, die für Visum- und Anerkennungsverfahren benötigt werden, sollten vollständig und – wenn erforderlich – sachgerecht ins Deutsche übersetzt vorliegen. Unterstützung für die Übersetzung von Dokumenten finden Sie zum Beispiel in der Datenbank Justiz-Dolmetscher bzw. auf den Seiten der jeweiligen deutschen Auslandsvertretung.
    Das Berufsanerkennungsverfahren kann mehrere Monate benötigen – die Beantragung sollte möglichst frühzeitig erfolgen.
  • Der Arbeitgeber kann in einem so genannten Vorabzustimmungsverfahren bei der BA prüfen lassen, ob die arbeitsmarktrechtlichen Voraussetzungen vorliegen und seine Stelle mit einem ausländischen Arbeitnehmer besetzt werden kann. Benötigt wird eine detaillierte Stellenbeschreibung mit Angaben zu den Arbeitsbedingungen und den Anforderungen an die Qualifikation des Bewerbers sowie das Formular „Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis“. Ansprechstelle ist der Arbeitgeberservice der BA.
  • Außerdem sieht das FEG das so genannte beschleunigte Fachkräfteverfahren vor, welches von Deutschland aus durchgeführt wird. Hierfür schließt der Arbeitgeber eine Vereinbarung mit der zuständigen Ausländerbehörde. Er benötigt hierfür eine Bevollmächtigung durch die ausländische Fachkraft (siehe Frage zum beschleunigten Fachkräfteverfahren).

6. Wie funktioniert das beschleunigte Fachkräfteverfahren?

Bei Vorliegen eines konkreten Arbeitsplatzangebots kann der deutsche Arbeitgeber in Vollmacht des Ausländers gegen Zahlung einer Gebühr bei der Ausländerbehörde seines Betriebssitzes einen Antrag auf ein „beschleunigtes Fachkräfteverfahren“ stellen. Beim Bundesinnenministerium finden Sie eine Mustervereinbarung mit einer Übersicht über alle notwendigen Unterlagen im Anhang und eine Mustervollmacht. Das Verfahren ist möglich für Fachkräfte, die zu Beschäftigungs-, Ausbildungs- und Anerkennungszwecken einreisen möchten.
→ Achtung: Es gibt Fälle, für die das beschleunigte Verfahren nicht in Betracht kommt. Bitte lassen Sie sich vorher beraten.
  • Die Ausländerbehörde ist der zentrale Ansprechpartner des Arbeitgebers. Sie übernimmt
    • die Beratung des Arbeitgebers über die Einreisevoraussetzungen der Fachkraft (inkl. Familiennachzug),
    • soweit erforderlich das Betreiben des Anerkennungsverfahrens bei der zuständigen Anerkennungsstelle und das Einholen der Zustimmung der BA sowie
    • die Prüfung der ausländerrechtlichen Voraussetzungen und die Vorabzustimmung zum Visum.
  • Alle beteiligten Behörden sind an enge Fristen gebunden (Anerkennungsverfahren: zwei Monate, Zustimmungsverfahren der Bundesagentur für Arbeit: eine Woche, Visumverfahren: sechs Wochen), so dass die Zeitspanne vom Einreichen der vollständigen Unterlagen bis zur Entscheidung über den Visumantrag i. d. R. vier Monate nicht übersteigen soll.
    Die Unterlagen müssen vollständig vorliegen, ansonsten kann sich das Verfahren deutlich verlängern.
  • Das Verfahren kostet 411 Euro je Fachkraft, die der Arbeitgeber zahlt. Hinzu kommt für die ausländische Fachkraft eine Visumgebühr von 75 Euro, Gebühren für die Anerkennung der Qualifikation zwischen 200 und 1.200 Euro sowie Kosten für die Ersterteilung eines Aufenthaltstitels in Höhe von 100 Euro.
Das beschleunigte Verfahren beinhaltet keine Garantie für die Berufsanerkennung bzw. die Visumerteilung. Diese sind allein von der Erfüllung der Voraussetzungen abhängig.
IHK-Angebot:
Mitgliedsunternehmen der IHK Region Stuttgart können beim beschleunigten Fachkräfteverfahren Unterstützung durch den IHK-Unternehmensservice Internationale Fachkräfte erhalten.
Kurzübersicht zum beschleunigten Fachkräfteverfahren (pdf) von „Unternehmen Berufsanerkennung“
Bei „Make it in Germany“ finden Sie folgende Materialien:

7. Welche Pflichten habe ich als Arbeitgeber?

  • Bei Beantragung: Vorlage des Arbeitsvertrags bzw. des Angebots zum Abschluss eines Arbeitsvertrages sowie einer Stellenbeschreibung; dabei vergleichbare Arbeitsbedingungen beachten (Gehalt, Arbeitszeit, Urlaub und sonstige Arbeitsbedingungen) – die Vereinbarung des Mindestlohns reicht i. d. R. nicht aus. Einen Anhaltspunkt für die Höhe des Gehalts kann in den Fällen ohne Tarifbindung der Entgeltatlas der BA geben.
    Helfen kann auch unsere Übersicht mit Statistiken zu Löhnen und Gehältern.
  • Vor der Einstellung: Prüfung ob Aufenthaltstitel nötig ist bzw. vorliegt und keine Erwerbsbeschränkung eingetragen ist; dafür Ausweispapiere, Aufenthaltstitel plus Zusatzblatt zeigen lassen und Kopie für die Dauer der Beschäftigung aufbewahren.
  • Nach (vorzeitiger) Beendigung des Arbeitsverhältnisses: Mitteilung an die zuständige Ausländerbehörde innerhalb von 4 Wochen ab Kenntnis, dass eine Beschäftigung vorzeitig, d. h. vor Ablauf der Befristung des Aufenthaltstitels, beendet wurde (keine Form vorgeschrieben). Ansonsten drohen Bußgelder bis zu 30.000 Euro.

8. Welche Unterstützung erhalte ich bei der Integration ausländischer Fachkräfte in mein Unternehmen?

Unterstützung leisten die Welcome Center in Baden-Württemberg. Für die Region Stuttgart ist der Welcome Service Region Stuttgart zuständig. Sie können sich dort zur Gewinnung und Integration internationaler Fachkräfte sowie Auf- und Ausbau einer Willkommenskultur beraten lassen. Außerdem unterstützt er internationale Fachkräfte bei zahlreichen Themen wie Einreise- und Aufenthaltsbestimmungen, Bewerbungsprozess, Deutschlernen, Wohnungssuche, Kinderbetreuung etc.
Möchten Sie junge Menschen aus dem Ausland ausbilden, unterstützen die Kümmerer des Projekts „Integration durch Ausbildung – Perspektiven für Zugewanderte“. Auf unserer Website finden Sie die Kümmerer bei der IHK Region Stuttgart.
Unterstützung und hilfreiche Infos für ausländische Fachkräfte bei „Make it in Germany“ in der Rubrik Leben in Deutschland

9. Was kann ich bzw. mein Unternehmen tun, um die Integration zu erleichtern?

Sie erleichtern Ihren ausländischen Fachkräften die Einarbeitung und Integration genauso wie Sie es auch bei neuen Mitarbeitern/-innen aus Deutschland tun sollten: durch einen durchdachten Einarbeitungsplan, Orientierungshilfen und ggf. einen Paten oder Mentoren.
Infos zum erfolgreichen Onboarding internationaler Mitarbeiter vom Kompetenzzentrum Fachkräftesicherung KOFA
Praktische Tipps für Unternehmen bei „Make it in Germany“ in der Rubrik Erfolgreich integrieren
Sorgen Sie für eine offene Willkommenskultur und tragen Sie mit einfachen Maßnahmen dazu bei, dass die Vielfalt in Ihrer Belegschaft zum Pluspunkt für Ihr Unternehmen wird.
Die IHK stellt umfangreiches Material zur Verfügung zu den Themen:
Ein wichtiger Punkt ist es, bezahlbaren Wohnraum für Ihre Fachkraft zu finden. Auch hier können Sie als Unternehmen unterstützen und z. B. Ihre Fachkraft bei Wohnungsbesichtigungen begleiten, bei der Übersetzung von Mietverträgen helfen, unbefristete Arbeitsverträge ausstellen als besseren Nachweis für die Vermieter oder ggf. eine Unternehmenswohnung anmieten, in der die Fachkraft übergangsweise wohnen kann (Mitarbeiter-WG).
Weitere Infos in unserem Artikel Leitfaden für zeitgemäßes Mitarbeiter-Wohnen

10. Wo gibt es weiterführende Infos?

  • Umfassende Informationen für Einreisewillige und Unternehmen, die Fachkräfte aus dem Ausland beschäftigen möchten, gibt es im Portal der Bundesregierung Make it in Germany