Arbeitsrecht

Wichtige Aspekte der Personaleinstellung

Ein entscheidender Erfolgsfaktor für den Aufbau oder die Erweiterung Ihres Unternehmens sind die "richtigen" Mitarbeiter, denn nur mit qualifiziertem und motiviertem Personal werden Sie Ihre Unternehmensziele erreichen. Bei der Einstellung neuer Mitarbeiter gehen Sie als Arbeitgeber weitreichende Verpflichtungen ein, die sich kostenmäßig niederschlagen. Die Investition in eigenes Personal will daher gründlich überlegt sein.

1. Personalplanung

Die Personalfrage sollte gründlich durchdacht und frühzeitig geplant werden. Bevor Sie neue Mitarbeiter einstellen, sollten Sie überlegen, welche Art Arbeitsplatz Sie schaffen wollen. Haben Sie dauerhaften Mehrbedarf, so bietet es sich an, eine Vollzeitkraft einzustellen. Lässt sich nicht genau absehen, wie lange Sie zusätzliches Personal benötigen und wie hoch die Auslastung sein wird, können Sie sich auch für eine Teilzeitkraft, eine Aushilfe oder einen freien Mitarbeiter entscheiden. Achten Sie allerdings darauf, dass Sie nicht Scheinselbstständige beschäftigen.  Auch kann der Einsatz eines Leiharbeitnehmers für einen vorübergehenden Zeitraum eine sinnvolle Lösung sein. In diesem Fall muss man sich aber unbedingt vom verleiher die Erlaubnis der Bundesagentur für Arbeit vorlegen lassen, um der Gefahr einer Haftung für entgangene Sozialversicherungsbeiträge vorzubeugen. Im Baugewerbe ist die Arbeitnehmerüberlassung grundsätzlich nicht erlaubt.
Außerdem müssen Sie festlegen, welche Aufgaben und welcher Verantwortungsgrad mit der zu besetzenden Stelle verbunden sind. Dies hilft Ihnen, die Qualifikationen und Voraussetzungen wie Ausbildung, Kenntnisse, Erfahrungen, Alter, spezielle Fähigkeiten etc. zu bestimmen, die der Mitarbeiter mitbringen muss.
Auch die Ausbildung junger Berufsanfänger im eigenen Betrieb kann eine lohnende Investition in die Zukunft darstellen und aktuelle Personalbedarfe decken helfen. Dadurch haben Sie die Chance, Ihren Mitarbeiternachwuchs selbst heranzuziehen und auf diesem Weg eingearbeitete Fachkräfte zu gewinnen.
Tipp: Wenn Sie in Ihrem Betrieb erstmals ausbilden möchten, unterstützen wir Sie gerne dabei. Kontaktieren Sie uns über unser Formular "Gespräch zu Ausbildungsmöglichkeiten", um einen Termin zu vereinbaren.
Vor der Einstellung von Mitarbeitern sollte man sich folgende Fragen beantworten:
  • Welche Aufgaben und Tätigkeiten sind für das Unternehmen existenziell?
  • Welche dieser Aufgaben kann bzw. muss der Unternehmer selbst wahrnehmen?
  • Wofür sind wie viele Mitarbeiter erforderlich?
  • Was ist sinnvoller: Vollzeit- oder Teilzeitbeschäftigung?
  • Welche Qualifikation ist für die Erfüllung der betrieblichen Anforderungen notwendig?
  • Ist es qualitativ und finanziell günstiger, Dienstleister zu beauftragen?
  • Sind die finanziellen Gesamtbelastungen tragbar?
Für die zu besetzenden Stellen sollten Aufgabenbeschreibungen, Minimalanforderungen und Gehaltsrahmen schriftlich festgelegt werden.
Bei der Personalkostenplanung sind die Lohnnebenkosten einzukalkulieren. Größter Faktor sind die Sozialversicherungsbeiträge, die mit Ausnahme der Krankenversicherung und der Pflegeversicherung grundsätzlich je zur Hälfte von Arbeitgeber und Arbeitnehmer getragen werden. Der Arbeitgeberanteil beläuft sich auf knapp 20 Prozent des Bruttogehalts.

2. Personalsuche

Für die Suche nach geeigneten Mitarbeitern bieten sich vielfältige Möglichkeiten an:
  • Vielleicht findet sich bereits in Ihrer Familie, Ihrem Bekanntenkreis oder unter Ihren bisherigen Mitarbeitern eine geeignete Person. Im Fall der internen Stellenbesetzung müssen Sie dann jemanden für die frühere Position des Mitarbeiters finden.
  • Durch Stellenanzeigen in Tageszeitungen und Fachzeitschriften erreichen Sie eine große Zahl von Interessenten. Darin sollten Sie kurz Ihr Unternehmen vorstellen und die Stelle mit ihren Anforderungen beschreiben, wobei Sie sowohl die männliche als auch die weibliche Bezeichnung der Stelle aufführen müssen. Geben Sie auch die Kontaktperson für die Bewerber in Ihrem Unternehmen an. Auf die Gestaltung der Stellenanzeige sollten Sie in optischer Hinsicht Wert legen, denn eine Stellenanzeige steigert den Bekanntheitsgrad Ihres Unternehmens. Auch das Handling der eingehenden Bewerbungen und die Rücksendung der Unterlagen an nicht berücksichtigte Kandidaten verursacht Kosten. Daneben haben Sie auch selbst die Möglichkeit, Stellengesuche aus Zeitungen und Fachzeitschriften auszuwerten.
  • Die Agentur für Arbeit vermittelt kostenlos und unverbindlich Arbeitskräfte aller Berufe.
  • Immer mehr Agenturen bieten auch Stellenanzeigen im Internet an. Über die Internetseite der Bundesagentur für Arbeit finden Sie unter der Rubrik "Markt" u.a. Links zu verschiedenen Stellenbörsen.
  • Auszubildende vermitteln die Agentur für Arbeit und unsere Handelskammer, u.a. über die Online-Lehrstellenbörse.
  • Besonders für die Suche von Führungskräften kann sich die Suche über einen Personalvermittler lohnen. Das Vermittlungshonorar orientiert sich an den Bruttomonatsgehältern.
  • Sie können zudem Kontakt zu in Frage kommenden Schulen und Hochschulen knüpfen und dort Praktikumsplätze für Absolventen anbieten. Ein Praktikum erlaubt Ihnen, die Eignung einer Person zu testen, während Sie zu keiner oder nur geringer Bezahlung verpflichtet sind.

3. Einstellungsgespräch

Die Bewerbungsunterlagen sollten Sie vorab kritisch unter dem Gesichtspunkt des Unternehmenszieles und der speziellen Anforderungen durchsehen. Es entspricht der Höflichkeit, nicht in Frage kommenden Bewerbern abzusagen und die Bewerbungsunterlagen zurückzuschicken. Bestellen Sie nur Bewerber, denen Sie aufgrund der eingereichten Unterlagen auch die Bewältigung der gestellten Aufgaben zutrauen. 
Wichtig! Sie sind verpflichtet, die Reisekosten der Bewerber zu übernehmen, sofern Sie dies nicht ausdrücklich ausgeschlossen haben. 
Das Einstellungsgespräch sollte gut vorbereitet und ohne telefonische oder sonstige Störungen durchgeführt werden, da es ohnehin schon schwer ist, nach einem ein-oder zweistündigen Gespräch einen Menschen richtig einzuschätzen. Zu Beginn des Gesprächs sollten Sie sich und Ihr Unternehmen kurz vorstellen. Insgesamt ist zuhören aber wichtiger als Selbstdarstellung. Man beachte auch, dass seit 2006 das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) gilt, das Arbeitnehmer und Bewerber auf Stellenangebote vor Ungleichbehandlung und Diskriminierung schützen soll. Es empfiehlt sich deshalb oft, Zeugen zu den Auswahlgesprächen hinzuziehen und die Interviews nach einem vorab entwickelten Fragenkatalog zu führen, der auf Fragen verzichtet, die Rückschlüsse auf geschützte Merkmale des Bewebers zulassen. Nicht immer lässt sich anhand von Zeugnissen feststellen, ob die geforderte Qualifikation tatsächlich vorliegt. Sollten Sie sich nach dem ersten Gespräch noch unsicher sein, können Sie selbstverständlich ein zweites Gespräch vereinbaren.
Wichtig! Verwenden Sie beim Einstellungsgespräch einen vorab gefertigten Katalog von Fragen. Beachten Sie auf die Grundsätze aus dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes. Ziehen Sie auch einen Zeugen zu dem Gespräch hinzu und dokumentieren sie den Verlauf des Interviews.

4. Vorlage von Arbeitspapieren

Bei Einstellung bzw. Tätigkeitsbeginn muss der künftige Arbeitnehmer folgende Papiere bzw. Nachweise vorlegen:
  • elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM)
  • steuerliche Identifikationsnummer und Geburtsdatum
  • eine Bescheinigung über die Mitgliedschaft in einer Krankenkasse,
  • im Falle, dass es sich um einen Ausländer, der aus einem Staat außerhalb der EU stammt, handelt, Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis,
  • den Sozialversicherungsausweis
  • ggf. Unterlagen für vermögenswirksame Leistungen
  • ggf. die Bescheinigung über den im laufenden Jahr gewährten oder abgegoltenen Urlaub vom letzten Arbeitgeber.

5. Der Inhalt des Arbeitsvertrages

Der Arbeitsvertrag unterliegt keinen speziellen  Formvorschriften. Deshalb ist grundsätzlich auch ein mündlich abgeschlossener Arbeitsvertrag wirksam. Der Arbeitgeber muss allerdings gemäß § 2 Abs. 1 NachweisG spätestens einen Monat nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich niederzulegen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen. Die Befristung eines Arbeitsvertrages bedarf allerdings der Schriftform. Den Inhalt des Arbeitsvertrages können die Vertragspartner grundsätzlich frei gestalten. Sie haben jedoch die gesetzlichen Mindestvorgaben nach § 2 Abs. 1 Nr.1 bis 10 NachweisG zu enthalten (Name und Anschrift der Vetragsparteien, Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses, Befristung, Arbeitsort, Beschreibung der Tätigkeit, Zusammensetzung der Höhe des Arbeitsentgelts, vereinbarte Arbeitszeit, Dauer des Urlaubes. Kündigungsfristen, Hinweis auf Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen...)
Grundlage des Vertrages sind oft tarifvertragliche Vereinbarungen, die zwischen dem zuständigen Arbeitgeberverband und der entsprechenden Gewerkschaft ausgehandelt wurden. Arbeitgeber sind daran gebunden, wenn sie Mitglied des Arbeitgeberverbandes sind oder der Tarifvertrag durch den Bundes- oder den Landesarbeitsminister für allgemein verbindlich erklärt worden ist. Man kann sich aber auch freiwillig an einen Tarifvertrag anlehnen. Nähere Auskünfte erteilen die Arbeitgeberverbände der jeweiligen Branchen.
Wichtig! Weitere Besonderheiten sind bei der Personaleinstellung von freien Mitarbeitern, einer  Teilzeitkraft, oder einer  Aushilfe  sowie bei einer zeitlich befristen Einstellung zu beachten.

Tipp

  • Für die Formulierung des Arbeitsvertrages sollten Sie sich an Ihren Arbeitgeberverband oder einen Rechtsanwalt wenden. Arbeitgeberverbände bieten verschiedene Serviceleistungen an, wie z.B. die Prozessvertretung vor dem Arbeitsgericht. Auskünfte über Beiträge und Dienstleistungen erteilt Ihnen der für Ihre Branche regional zuständige Arbeitgeberverband, dessen Adresse Sie bei der Vereinigung der Unternehmensverbände in Hamburg und Schleswig-Holstein (UVNord), Haus der Wirtschaft, Kapstadtring 10, 22297 Hamburg, Tel.: 040/6378-5100, erfragen können.
  • Im Arbeitsrecht spezialisierte Rechtsanwälte werden von der Hanseatischen Rechtsanwaltskammer, Valentinskamp 88, 20355 Hamburg, Tel.: 040/35 74 41-0 vermittelt.
  • Muster von Arbeitsverträgen finden Sie auch in unserer Commerzbibliothek. Als Mitglied der Handelskammer Hamburg erhalten Sie kostenfreien Zugang zu Büchern, Zeitschriften und Online-Datenbanken. Jetzt Leserausweis beantragen.

6. Melde- und Anzeigepflichten des Arbeitgebers

Sobald ein Arbeitgeber eine Person einstellt, benötigt er - unabhängig von der Höhe des Arbeitsentgeltes - eine sog. Betriebsnummer. Die Betriebsnummer wird unabhängig von der Beschäftigtenzahl je Unternehmen zugeteilt. Unter dieser Betriebsnummer sind alle Meldepflichten an die Krankenkasse (z.B. Anmeldung, Abmeldung, Meldung bei Unterbrechung der Beschäftigten, geringfügige Beschäftigungen) vorzunehmen. Die Betriebsnummer kann bei der Bundesagentur für Arbeit online beantragt werden: bno.arbeitsagentur.de
Betriebsnummer-Service der Bundesagentur für Arbeit
Eschberger Weg 68
66121 Saarbrücken
Tel: 0800 4 5555 20
Fax: 0681 98 84 29-1300 oder
E-Mail: betriebsnummernservice@arbeitsagentur.de
Alle Arbeitnehmer unterliegen grundsätzlich der Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung. Der Arbeitnehmer muss bis spätestens zwei Wochen nach Beginn der Beschäftigung bei der Krankenkasse angemeldet werden. Die zuständige Krankenkasse ergibt sich grundsätzlich aus der Mitgliedsbescheinigung des Arbeitnehmers. Sonst ist es die Krankenkasse, bei der der Arbeitnehmer zuletzt beschäftigt war. Besteht keine Krankenversicherung, wählt der Arbeitgeber die Krankenkasse selbst aus, wovon der Arbeitnehmer jedoch zu unterrichten ist. Die Krankenkasse ist zugleich zentrale Einzugsstelle für die Sozialversicherungen. Die Beiträge an die entsprechenden Träger werden anteilig vom Unternehmer und vom Mitarbeiter aufgebracht (Ausnahmen siehe weiter unten.) Der Arbeitgeber ist für die Einbehaltung und Abführung der Sozialversicherungsbeiträge verantwortlich: Er muss die Lohn- und gegebenenfalls die Kirchensteuer sowie den Solidaritätszuschlag für Arbeitnehmer an das zuständige Finanzamt abführen. Bei Nichtzahlung der Beiträge zu den Sozialversicherungen und der Lohnsteuer haftet der Arbeitgeber, gegebenfalls auch der  Geschäftsführer einer GmbH persönlich. Darüber hinaus drohen bei verspäteter Abführung der jeweiligen Abgaben strafrechtliche Konsequenzen.
Ausnahmeregelungen gelten für geringfügig Beschäftigte mit einem monatlichen Entgelt bis zu 450 Euro. Bei diesen Mini-Jobbern - es sind keine kurzfristig Beschäftigten! - werden sämtliche auf das Einkommen zu entrichtenden Steuern und Sozialbeiträge durch die vom Arbeitgeber zu zahlende Pauschalabgabe von 30 Prozent auf die Gehaltssumme abgegolten (18,7 Prozent Rentenversicherung, 7,3 Prozent Krankenversicherung und 2 Prozent Pauschalsteuer). In aller Regel werden die Mini-Jobber bei der Knappschaft Bahn See, der ehemaligen Bundesknappschaft (www.knappschaftbahnsee.de) angemeldet. Statt der Lohnsteuerpauschalierung kann auch eine Abrechnung nach der Lohnsteuerkarte des Arbeitnehmers erfolgen, dann beträgt die Arbeitgeberbelastung 28 Prozent. Der Arbeitnehmer bleibt beitragsfrei, kann aber freiwillig Beiträge zur Rentenversicherung entrichten, um seine Rentenanwartschaft zu verbessern. Die Regelungen zu den 450-Euro-Jobs sind kompliziert und können hier nur verkürzt wiedergegeben werden.
Hinweis: Umfassende Informationen zum Thema Minijobs haben wir Ihnen im Dokument " Steuerliche Behandlung - Minijob" zusammengefasst.
Weitere Informationen zum sozialversicherungspflichtigen Status des Arbeitnehmers im Einzelfall oder zur Berechnung der Höhe der abzuführenden Sozialversicherungsbeiträge sowie zu den Anforderungen an die Lohnunterlagen erhalten Sie:
Schließlich ist der neue Mitarbeiter bei der zuständigen Berufsgenossenschaft zur Unfallversicherung anzumelden. Die Beiträge zur Unfallversicherung werden ausschließlich vom Arbeitgeber getragen. Die gesetzliche Unfallversicherung ist eine Haftpflichtversicherung der Arbeitgeber. Träger ist die jeweilige Berufsgenossenschaft. Sie soll nach Eintritt eines Arbeitsunfalls oder einer Berufskrankheit den Verletzten, seine Angehörigen und seine Hinterbliebenen entschädigen. Alle Arbeitnehmer sind in der gesetzlichen Unfallsversicherung pflichtversichert. Als selbstständiger Unternehmer, der keine Arbeitnehmer beschäftigt, sind Sie nicht in jedem Fall versicherungspflichtig. Teilweise sehen Berufsgenossenschaft in solchen Fällen eine Versicherungspflicht gemäß Satzung vor. Bei anderen Berufsgenossenschaften können Sie sich und Ihren mitarbeitenden Ehepartner, sofern er kein Gehalt bezieht und daher nicht pflichtversichert ist, freiwillig versichern.  Die Beiträge für die gesetzliche Unfallversicherung hat der Arbeitgeber allein zu tragen. Der Beitrag bemisst sich nach der jährlichen Lohn- und Gehaltssumme der versicherten und der Gefahrenklasse, welche Ihrem Unternehmen zugeordnet wird. Die Gefahrenklasse ist abhängig von der Anzahl und Schwere der in Ihrem Gewerbezweig vorkommenden Arbeitsunfälle.
Tipp: Falls Sie nicht wissen, welche der insgesamt neun Berufsgenossenschaften für Ihren Betrieb zuständig ist, wenden Sie sich bitte an die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung.

7. Abführen der Abgaben

Ein Arbeitgeber hat treuhänderisch für den Arbeitnehmer verschiedene Abgaben an die zuständigen Stellen abzuführen. Unterlässt er dieses, haftet der Arbeitgeber. Außerdem kann ihm die Gewerbetätigkeit ganz oder teilweise untersagt werden.
Als Arbeitgeber müssen Sie die Lohnsteuer, die Kirchensteuer und den Solidaritätszuschlag für Ihren Mitarbeiter an das zuständige Betriebsfinanzamt abführen. Der Solidaritätszuschlag beträgt derzeit 5,5 Prozent der zu zahlenden Lohnsteuer. Die notwendigen Daten zur Berechnung der Steuer stehen auf der Lohnsteuerkarte. Die zu zahlende Lohnsteuer kann mit Hilfe von Lohnsteuertabellen, die Sie über den Buchhandel beziehen können, oder mit entsprechenden EDV-Programmen berechnet werden.
Ihre Arbeitnehmer sind – mit Ausnahme der kurzfristig Beschäftigten – sozialversicherungspflichtig. Auch Mini-Jobber sind pauschal sozialversicherungspflichtig. Ausländische Arbeitnehmer unterliegen grundsätzlich der Sozialversicherungspflicht, sofern sie nach deutschem Recht in einem Beschäftigungsverhältnis stehen. Die Beiträge zu den Sozialversicherungen (Arbeitslosen-, Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung) werden von Arbeitgeber und Arbeitnehmer jeweils zur Hälfte getragen. Nur die Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung entrichtet ausschließlich der Beschäftigungsbetrieb (s. Merkblatt Unfallversicherung der Berufsgenossenschaften). Der Arbeitgeber ist für die Abwicklung der Beitragszahlungen verantwortlich; er muss die Versicherungsbeiträge bereits vor der Gehaltsauszahlung abziehen und dann seinen und den Arbeitnehmeranteil zusammen an die Versicherungsträger zahlen.
Aktuelle Sätze in der Sozialversicherung (Stand 2017):
Versicherung
Gesamtbeträge

Hälftige Beträge von Arbeitnehmer / Arbeitgeber

Rentenversicherung


18,7 Prozent


jeweils 9,35 Prozent


Arbeitslosenversicherung


3,0 Prozent


jeweils 1,5 Prozent


Krankenversicherung*


14,6 Prozent


jeweils 7,3 Prozent (AG fest bei 7,3 Prozent)


Pflegeversicherung


2,55 Prozent
(kinderlose insgesamt 2,80 Prozent)


jeweils 1,275 Prozent
(kinderlose Anteil Arbeitnehmer 2,025 Prozent; Anteil Arbeitgeber 0,775 Prozent)

* Hierbei handelt es sich um den allgemeinen Beitrag zur gesetzlichen Krankenversicherung. Der Ermäßigte Beitrag beträgt 14 Prozent (jeweils 7 Prozent). Zusätzlich können die Krankenkassen bei den Arbeitnehmern Zusatzbeiträge erheben.
Weitere Informationen für Arbeitgeber – wie zur Berechnung der Beiträge oder die Anforderungen an die Lohnunterlagen – erhalten Sie bei den zuständigen Krankenkassen oder bei der Deutschen Rentenversicherung Bund, Telefon: 0800 10 00 480 70. Die Besonderheiten bei den sogenannten Mini-Jobs erläutern wir in unserem Artikel Die Regelungen zu den 450 Euro-Jobs.
Hinweis: Die Besonderheiten bei den sogenannten Mini-Jobs erläutern wir Ihnen im Dokument " Geringfügige Beschäftigungsverhältnisse".

8. Lohn- und Gehaltskosten

Tipp: Eine Liste der allgemeinverbindlichen Tarifverträge führt das Bundesministerium für Arbeit und Soziales. Auch die zuständigen Arbeitgeberverbände geben Ihnen Informationen über den für Ihre Branche geltenden Tarifvertrag.
Grundsätzlich haben Sie die Möglichkeit, die Höhe der Löhne und Gehälter frei mit Ihrem Mitarbeiter zu vereinbaren. Sollten Sie jedoch Mitglied in einem Arbeitgeberverband sein, so sind Sie an die zwischen den Gewerkschaften und Arbeitgeberverbänden ausgehandelten Tarifverträge gebunden, wenn Ihr neuer Mitarbeiter Gewerkschaftsmitglied ist. Dabei stellen die tarifvertraglich vereinbarten Gehälter Mindestvoraussetzungen dar, von denen nach oben, in der Regel jedoch nicht nach unten abgewichen werden kann. Es steht Ihnen im übrigen frei, im Arbeitsvertrag mit dem neuen Mitarbeiter die Anwendung des für Sie in Frage kommenden Branchentarifvertrages zu vereinbaren oder mit einer Gewerkschaft einen Haustarifvertrag abzuschließen. In manchen Branchen gelten allgemeinverbindliche Tarifverträge, z.B. im Bereich des Einzelhandels oder im Hotel- und Gaststättengewerbe, in denen auch Nicht-Tarifparteien an die Tarifverträge gebunden sind. Außer Lohn- und Gehaltskosten können Sie weitere leistungsabhängige Vergütungsbestandteile sowie Zuschläge für Mehrarbeit vereinbaren.
Seit dem 1. Januar 2019 gilt zudem ein allgemeiner gesetzlicher Mindestlohn in Höhe von 9,19 Euro brutto je Zeitstunde.  Am 1. Januar 2020 wird der Mindestlohn auf 9,35 Euro steigen.
Wichtig! Für Praktikanten gelten weitere Ausnahmen vom gesetzlichen Mindestlohn, die Sie dem Dokument " Der richtige Umgang mit Praktikanten im Unternehmen" entnehmen können. Für Volontariate gilt der gesetzliche Mindestlohn generell nicht.
Für weitere Informationen zum Thema Mindestlohn hat das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) eine Mindestlohn-Hotline eingerichtet, die Sie Montags bis Donnerstags von 8 bis 20 Uhr unter der Rufnummer 030 60280028 erreichen können.
Tipp: Wenn Sie Fragen zu den Dokumentationspflichten des Mindestlohngesetzes haben, finden Sie die Antworten im Dokument " Dokumentationspflichten nach dem Mindestlohngesetz".
Neben den vereinbarten Lohn- und Gehaltskosten entstehen für Sie weitere Kosten. Größter Faktor sind hier die Sozialversicherungsbeiträge. Sie gliedern sich auf in Arbeitslosen-, Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung, die je zur Hälfte vom Arbeitnehmer und vom Arbeitgeber getragen werden, sowie den Beitrag zur Berufsgenossenschaft, der vollständig vom Arbeitgeber übernommen wird. Der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung beläuft sich auf circa 20 Prozent des Bruttogehalts, kann aber auch darüber liegen. Weitere gesetzliche Personalnebenkosten sind die Kosten der Arbeitssicherheit sowie für Entgeltzahlungen bei Ausfall. Arbeitgeber, die in der Regel nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigen, erhalten 80 Prozent der Kosten für die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall über das Aufwendungsausgleichsgesetz von der Krankenkasse erstattet. Bei Entgeltfortzahlung bei Beschäftigungsverboten während der Schwangerschaft und während des Mutterschutzes erhalten alle Arbeitgeber unabhängig von der Anzahl der Arbeitnehmer 100 Prozent der Entgeltfortzahlungskosten ersetzt. Darüber hinaus entstehen auch tarifliche Personalnebenkosten, wie zum Beispiel vermögenswirksame Leistungen sowie Urlaubs- und Weihnachtsgeld. Im übrigen sind auch Kosten für Weiterbildung oder Ähnliches zu berücksichtigen.

9. Personalführung und -entwicklung

Der Erfolg Ihres Unternehmens steht und fällt auch mit der Motivation und Qualifikation Ihrer Mitarbeiter. Sie sollten daher gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern überschaubare und kontrollierbare Ziele definieren. Auch die regelmäßige Information über das Geschehen im Unternehmen und die Übertragung von Verantwortung fördert die Motivation Ihrer Mitarbeiter. Besondere Anreize wie Prämien, Wettbewerbe und andere Zuwendungen (Incentives) wirken sich oft zusätzlich leistungssteigernd aus. Unterstützen Sie darüber hinaus Ihre Mitarbeiter dabei, die vorhandenen beruflichen Kenntnisse zu erweitern und zusätzliche Qualifikationen zu erwerben. Der Bildungs-Service unserer Handelskammer bietet Ihnen hierzu ein umfassendes Weiterbildungsprogramm an. Außerdem unterhalten wir zusammen mit weiteren Trägern der Aus- und Weiterbildung ein Weiterbildungsinformationssystem (WIS) und ermöglichen kostenlose Recherchen in dieser Datenbank. Auskünfte erhalten Sie in unserem Service-Center.

10. Kündigung

Im Arbeitsverhältnis kann es zu Konflikten kommen, die Sie als Arbeitgeber nicht mehr nur durch Ermahnungen und Gespräche lösen können. In Betracht kommt dann eine ordentliche Kündigung, d.h. unter Einhaltung der gesetzlichen Kündigungsfrist, oder eine außerordentliche, also fristlose Kündigung. Beide Formen der Kündigung müssen schriftlich erfolgen. Meist muss der Arbeitgeber das missbilligte Verhalten zuvor durch eine Abmahnung rügen.
  • Wollen Sie einem Mitarbeiter fristlos kündigen, so muss ein wichtiger Grund vorliegen, der Ihnen nicht länger als zwei Wochen bekannt sein darf. Die Rechtsprechung stellt strenge Anforderungen an das Vorliegen eines wichtigen Grundes. Anerkannt sind z.B. strafbare Handlungen, die sich gegen den Arbeitgeber oder das Unternehmen richten oder Konkurrenztätigkeit. Es ist empfehlenswert, mit der fristlosen Kündigung für den Fall, dass der Kündigungsgrund nicht als wichtiger Grund angesehen werden sollte, immer auch hilfsweise eine ordentliche Kündigung auszusprechen.
  • Die Kündigungsfrist bei einer ordentlichen Kündigung hängt von der vertraglichen Regelung bzw. davon ab, wie lange der Mitarbeiter bei Ihnen beschäftigt war. Haben Sie insgesamt mehr als 10 Arbeitnehmer, so gelten für Sie auch die Kündigungsschutzvorschriften des Kündigungsschutzgesetzes.
Tipp: Vor einer Kündigung sollten Sie unbedingt den Rat Ihres Arbeitgeberverbandes oder eines Rechtsanwalts einholen. Wir haben Merkblätter zu allgemeinen Fragen zu Abmahnung und Kündigung sowie zu den gesetzlichen Kündigungsfristen erstellt. Arbeitgeber haben bei Kündigungen, Aufhebungsverträgen und bei Beendigung von Arbeitsverträgen aus anderen Gründen besondere Hinweispflichten zu beachten.

11. Arbeitsgesetze

Ihre Rechte und Pflichten als Arbeitgeber ergeben sich aus einer Vielzahl von Gesetzen sowie eventuell aus vereinbarten Tarifverträgen oder Einzelverträgen. Die einzelvertraglichen und tarifvertraglichen Regelungen gehen dabei den gesetzlichen Vorschriften vor, soweit sie frei vereinbart werden können. Wichtige gesetzliche Regelungen zum Arbeitsrecht finden sich u.a. im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB), im Handelsgesetzbuch (HGB), im Arbeitsgerichtsgesetz (ArbGG), im Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG), im Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG), im Entgeltfortzahlungsgesetz, im Kündigungsschutzgesetz (KSchG), im Mutterschutzgesetz (MuSchG), im Schwerbehindertengesetz (SchwbG), im Sozialgesetzbuch (SGB), im Tarifvertragsgesetz (TVG) und im Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG).
Tipp: Im Buchhandel sind preiswerte Zusammenstellungen der relevanten arbeitsrechtlichen Gesetze erhältlich. Sie erhalten dort auch praktische Ratgeber zum Thema Arbeitsrecht.

12. Fördermittel

Die Agentur für Arbeit und andere Förderinstitutionen gewähren unter bestimmten Voraussetzungen finanzielle Unterstützung bei der Schaffung von Arbeitsplätzen:
  • Liegt Ihre Unternehmensgründung nicht mehr als zwei Jahre zurück und beschäftigen Sie nicht mehr als fünf Mitarbeiter, so können Sie bei der Einstellung eines bislang arbeitslosen Arbeitnehmers von der Agentur für Arbeit(www.arbeitsagentur.de) einen "Einstellungszuschuss bei Neugründung" in Höhe der Hälfte des Gehalts und des Sozialversicherungsbeitrages erhalten. Dieser Zuschuss kann für höchstens zwei Mitarbeiter und nicht länger als ein Jahr gewährt werden.
  • Im übrigen stellt die Agentur für Arbeit Arbeitgebern, die schwer vermittelbare Personen (beispielsweise Langzeitarbeitslose) einstellen, "Eingliederungszuschüsse bei erschwerter Vermittlung" ebenfalls in Höhe von 50 Prozent des Gehalts und des Sozialversicherungsbeitrags zur Verfügung. Nähere Informationen erhalten Sie bei der zuständigen Agentur für Arbeit. Zuschüsse können auch dann beantragt werden, wenn die Personen einer besonderen Einarbeitung bedürfen oder wenn die Arbeitnehmer das 50. Lebensjahr vollendet haben und innerhalb des letzten Jahres sechs Monate arbeitslos waren. Weitere Zuschüsse sind auch bei der Einstellung von behinderten Arbeitnehmern möglich.
  • Durch das „Hamburger Modell” wird die Einstellung von Langzeitarbeitslosen oder Arbeitslosen, die von Langzeitarbeitslosigkeit bedroht sind, gefördert. Informationen erhalten Sie bei der Hamburger Arbeitsgemeinschaft SGB II, Tel: 040 2485-1999.
  • Die Behörde für Wirtschaft und Arbeit fördert berufliche Qualifizierungsmaßnahmen während der ersten 6 Monate der Beschäftigung in Verbindung mit der Schaffung neuer Arbeitsplätze in Hamburg. Informationen zu diesen und weiteren Fördermöglichkeiten finden Sie hier.
  • Wenn in Zusammenhang mit einer wesentlichen Betriebserweiterung mindestens 20 Prozent mehr Dauer-Arbeitsplätze geschaffen werden, können Sie bei Aufnahme eines Bankkredites einen Zuschuss der FHH erhalten.
  • Für Investitionen, mit denen Arbeitsplätze geschaffen oder gesichert werden, können Sie von der KfW-Mittelstandsbank verschiedenen Förderdarlehen erhalten.
Weitere Einzelheiten über die verschiedenen öffentlichen Förderprogramme finden Sie auch in der Internet-Förderdatenbank des Bundeswirtschaftsministeriums.

13. Rentenreform

Seit der Rentenreform 2002 wird der freiwillige Aufbau einer zusätzlichen kapitalgedeckten Altersversorgung durch den Staat gefördert. Damit alle Arbeitnehmer zwischen betrieblicher und privater Altersvorsorge wählen können, hat seit dem 1. Januar 2002 jeder Arbeitnehmer einen Rechtsanspruch auf Entgeltumwandlung in eine betriebliche Altersversorgung.

14. Beratungsangebote durch Arbeitgeberverbände

In arbeitsrechtlichen Fragen gibt es eine gesetzlich vorgegebene Arbeitsteilung zwischen unserer Handelskammer und den Arbeitgeberverbänden. Wir können Ihnen allgemeine Fragestellungen summarisch beantworten. Sobald Sie jedoch verbindliche Auskünfte oder prozessuale Unterstützung benötigen, sollten Sie die Mitgliedschaft in einem Arbeitgeberverband in Erwägung ziehen. Unabhängig von konkreten Fragestellungen kann Ihnen die Einbindung in einen Arbeitgeberverband hilfreiche Informationsvorteile bieten.
Darüber hinaus können Sie sich auch an eine Rechtsanwältin/einen Rechtsanwalt wenden. Die Hanseatische Rechtsanwaltskammer hat einen kostenlosen Anwalt-Suchdienst eingerichtet und benennt Ihnen bis zu drei Anwälte mit dem gewünschten Interessenschwerpunkt (Tel.: 040 357 44 10, Montag bis Freitag von 9.30 bis 14 Uhr).

Tipp

Zahlreiche weiterführende Informationen finden Sie in den Artikeln
Weitere Informationen erhalten Sie beim Bundesministerium für Arbeit und Soziales, Tel.: 030/221911004 (Kosten 14 Cent/Minute) oder bei Ihrem Branchenverband. 
Hinweis: Diese Informationen sollen Ihnen nur erste Hinweise geben und erheben daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl sie mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurden, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden.