Infos zu Recruiting, Visum, Integration

FAQs zur Beschäftigung von Fachkräften aus dem Ausland

Wir beantworten wichtige Fragen zu Recruiting, Visumverfahren und Einreise, Pflichten des Arbeitgebers sowie zur Integration internationaler Fachkräfte ins Unternehmen. Innerhalb der EU besteht Arbeitnehmerfreizügigkeit. Jeder EU-Staatsangehörige kann in Deutschland uneingeschränkt arbeiten. Deshalb werden hier nur Personen betrachtet, die keine EU-Staatsangehörigkeit haben (Drittstaatler).

1. Wer darf zur Beschäftigung nach Deutschland einreisen?

  1. Als anerkannte Fachkraft einreisen darf, wer einen deutschen bzw. einen in Deutschland anerkannten ausländischen Hochschul- bzw. Berufsabschluss vorweisen kann. Dafür müssen entsprechende Abschlusszeugnisse/Zertifikate vorliegen, die hier bewertet bzw. anerkannt werden müssen.

  2. Einreisen dürfen auch Personen mit einer Teilanerkennung ihres ausländischen Abschlusses, die für die volle Anerkennung noch Qualifizierungs- bzw. Anpassungsmaßnahmen absolvieren müssen. Diese Maßnahmen dürfen in Deutschland erfolgen und müssen innerhalb von max. drei Jahren abgeschlossen sein. Die Vollanerkennung muss nachgewiesen werden, wenn danach ein Aufenthaltstitel als anerkannte Fachkraft angestrebt wird.

  3. Seit 1. März 2024 dürfen auch Personen mit einem ausländischen Abschluss ohne vorheriges Anerkennungsverfahren einreisen, um hier entweder
    • das Anerkennungsverfahren im Rahmen einer „Anerkennungspartnerschaft“ mit dem Ziel einer Vollanerkennung durchzuführen oder
    • bei Vorliegen von entsprechender ausgeprägter Berufserfahrung ohne Erfordernis einer Anerkennung zu arbeiten → nur in nicht-reglementierten Berufen („Berufserfahrenen-Regelung“).

      Notwendig ist für diese Zwecke i. d. R. ein ausländischer Hochschulabschluss bzw. eine mindestens 2-jährige ausländische Berufsqualifikation, der/die im Erwerbsland staatlich anerkannt ist. Dafür ist in Deutschland eine Bescheinigung einzuholen.
  4. Außerdem dürfen Personen einreisen, um in Deutschland eine Ausbildung zu absolvieren, und können in diesem Rahmen beschäftigt werden. Nach erfolgreichem Abschluss können sie in Deutschland als Fachkraft arbeiten.
Grafik zeigt die möglichen Wege zu einer Beschäftigung in Deutschland nach dem Fachkräfteeinwanderungsgesetz.
Infos zu den Voraussetzungen für die wichtigsten Aufenthaltstitel zur Beschäftigung und den erforderlichen Nachweisen finden Sie im Artikel Fachkräfte aus Drittstaaten – Wer darf kommen?

Achtung: Für bestimmte Herkunftsländer (z. B. „Best-Friends“-Staaten, Westbalkan), Berufsgruppen (z. B. Lkw-/Busfahrer) und Qualifikationen (z. B. IKT-Fachkräfte) gibt es Ausnahmen, ebenso wenn zwischenstaatliche Vereinbarungen vorliegen.
→ Bitte prüfen Sie Ihren Einzelfall!

2. Wie komme ich in Kontakt mit internationalen Fachkräften?

  • Sie können Stellenanzeigen in entsprechenden Medien schalten, Jobbörsen nutzen, auf Jobmessen im Ausland gehen, Kontakte zu ausländischen Hochschulen oder deutschen Auslandsschulen aufbauen, Kontakte Ihrer ausländischen Beschäftigten oder Geschäftspartner nutzen und vieles mehr.
  • Da es nach dem FEG Ausländern erlaubt ist, unter bestimmten Voraussetzungen für eine begrenzte Zeit zur Suche eines Arbeits- oder Ausbildungsplatzes einzureisen, können Sie diese auch im Inland gezielt ansprechen. Wir haben in einem Artikel zusammengefasst, wie Sie Personen mit einer Chancenkarte (Aufenthaltstitel zur Arbeitsplatzsuche) einstellen können.
  • Darüber hinaus ist es möglich, Ausländer zu beschäftigen, die hier ein Studium, eine Anpassungsqualifizierung oder eine Ausbildung absolviert haben. Dafür ist ein Wechsel des Aufenthaltszwecks notwendig, der vor Beschäftigungsbeginn bei der zuständigen Ausländerbehörde beantragt und von ihr genehmigt werden muss.
Unterstützung bei der Suche gibt es durch die Welcome Center in Baden-Württemberg, den Arbeitgeberservice der Bundesagentur für Arbeit, Career Services an deutschen Universitäten und Hochschulen, die deutschen Auslandshandelskammern oder auch private Vermittlungsagenturen.
Anlaufstellen, Rekrutierungsprojekte und Infos zum Thema faire Vermittlung

3. Welche Hilfsmittel können bei der Personalauswahl unterstützen?

  • Bewerbungsgespräche mit internationalen Fachkräften oder Auszubildenden sind für Personalverantwortliche oft mit Herausforderungen verbunden. Häufig finden sie online statt. Technische und sprachliche Hürden sowie kulturelle Unterschiede können die Kommunikation erschweren. Der Leitfaden Bewerbungsgespräche mit internationalen Fachkräften (pdf) des Kompetenzzentrums Fachkräftesicherung (KOFA) kann dabei helfen, Gespräche strukturiert, wertschätzend und unter Berücksichtigung der Besonderheiten internationaler Rekrutierung zu führen.
    Auf der KOFA-Webseite finden Sie darüber hinaus weitere Infos zum Thema (Digitales) Vorstellungsgespräch mit internationalen Bewerberinnen und Bewerbern.

  • Umfassende Informationen und Unterstützung bei der Einschätzung und Bewertung von ausländischen Berufsqualifikationen bietet das BQ-Portal. Es bündelt auf einer Plattform relevante Informationen zu ausländischen Berufsqualifikationen und Berufsbildungssystemen. Es enthält derzeit 107 Länderprofile mit mehr als 6.000 Berufsprofilen.

  • Zur Einschätzung von Deutschkenntnissen haben das „NETZWERK Unternehmen integrieren Flüchtlinge“, das Projekt „Hand in Hand for International Talents“ und das Goethe-Institut die Checkliste Deutschkenntnisse ausländischer Azubis und Fachkräfte in der Praxis: Empfehlungen für Betriebe (pdf) erstellt. Sie enthält außerdem Tipps, wie Unternehmen mit vorgelegten Sprachnachweisen umgehen können.

4. Wie läuft das reguläre Visumverfahren ab?

Schritt 1
Die ausländische Fachkraft muss in ihrem Heimatland persönlich den Antrag auf ein Visum zum Zweck der Erwerbstätigkeit bei der zuständigen deutschen Auslandsvertretung stellen. Visumanträge sowie Hinweise zu ggf. erforderlichen herkunftsstaat-spezifischen Nachweisen und zur Visumgebühr sind dort erhältlich.
Für zahlreiche Visaarten und Länder kann das digitale Auslandsportal des Auswärtigen Amts genutzt werden.
Schritt 2
Erforderlich für die Beantragung des Visums ist je nach angestrebtem Aufenthaltstitel außerdem
  1. eine Bewertung bzw. Anerkennung des ausländischen Hochschul- bzw. Berufsabschlusses durch die jeweils zuständige Stelle in Deutschland – siehe Frage zum Anerkennungsverfahren oder
  2. eine Auskunft zur Berufsqualifikation darüber, dass diese mindestens 2 (Schul-)Jahre in Vollzeit gedauert hat und im Erwerbsland staatlich anerkannt ist – diese kann digital bei der Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB) beantragt werden.
Zeugnisbewertung, Anerkennungsbescheid bzw. digitale Auskunft zur Berufsqualifikation muss für die Visumbeantragung bereits vorliegen.
Schritt 3
Die Auslandsvertretung prüft u. a. alle ausländerrechtlichen Voraussetzungen für die Visumerteilung wie gesicherter Lebensunterhalt, geklärte Identität und gültiger Pass, kein Ausweisungsinteresse, keine Sicherheitsbedenken.
Schritt 4
Die Auslandsvertretung beteiligt i. d. R. die Bundesagentur für Arbeit (BA). Diese prüft, ob
  • ein Arbeitsplatzangebot bzw. -vertrag vorliegt – das vom Arbeitgeber auszufüllende Formular „Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis“ dient dabei dem Nachweis eines konkreten Arbeitsplatzangebots,
  • ggf. eine Berufsausübungserlaubnis notwendig ist (für reglementierte Berufe, z. B. Pflegeberufe, Erzieher/-innen),
  • ggf. weitere Anforderungen an die Beschäftigung erfüllt sind und
  • die Arbeitsbedingungen (Gehalt, Arbeitszeit, Urlaub etc.) nicht ungünstiger sind als für vergleichbare inländische Beschäftigte.
Schritt 5
Nach Zustimmung der BA und Erfüllung aller Voraussetzungen kann dem Antragsteller das Visum ausgestellt werden.
Bitte beachten: Ab dem ersten Tag ist eine Krankenversicherung in Deutschland erforderlich. Der Versicherungsnachweis muss spätestens vorgelegt werden, wenn der Antragsteller sein Visum in der deutschen Auslandsvertretung abholt. Ggf. wird eine private Incoming-Versicherung benötigt, um die Zeit bis zum Arbeits-/Ausbildungsstart zu überbrücken.
Schritt 6
Mit dem Visum, das i. d. R. für 12 Monate gültig ist, reist die Fachkraft nach Deutschland ein, meldet sich am Wohnsitz an und startet mit der Beschäftigung/Ausbildung.
Schritt 7
Vor Ablauf des Visums muss die Fachkraft bei der zuständigen Ausländerbehörde ihres Wohnorts einen Aufenthaltstitel beantragen (z. B. Aufenthaltserlaubnis, Blaue Karte EU/EU Blue Card, Niederlassungserlaubnis). Auch hier wird wieder i. d. R. die BA beteiligt, bevor der Titel ausgestellt wird.

5. Was ist das Anerkennungsverfahren und wie läuft es ab?

Eine Voraussetzung für bestimmte Aufenthaltstitel zur Beschäftigung in Deutschland ist die Gleichwertigkeit des ausländischen Studien- bzw. Berufsabschlusses mit einem entsprechenden deutschen Abschluss.
  • Bei Hochschulabschlüssen in nicht-reglementierten Berufen reicht eine Zeugnisbewertung aus; der Hochschulabschluss muss mindestens auf Bachelorebene eingeordnet sein – Infos zur Zeugnisbewertung finden Sie
  • bei Hochschulabschlüssen in reglementierten Berufen und bei Berufsabschlüssen muss ein Anerkennungsverfahren bei der jeweils zuständigen Anerkennungsstelle erfolgreich durchlaufen werden – Infos zum Anerkennungsverfahren finden Sie
Im Berufsanerkennungsverfahren führt die zuständige Anerkennungsstelle in einem formalen Bewertungsverfahren einen Vergleich zwischen der ausländischen Berufsqualifikation und dem entsprechenden deutschen Referenzberuf durch und stellt bei Erfolg einen Anerkennungsbescheid aus.
Zuständig für IHK-Ausbildungsberufe ist die IHK Foreign Skills Approval (IHK FOSA).
  • Die ausländische Berufsqualifikation muss im Land, in dem sie erworben wurde, staatlich anerkannt sein. Bei der IHK FOSA finden Sie eine Liste typischer Berufsabschlüsse aus wichtigen Ländern; diese sind grundsätzlich anerkennungsfähig.
  • Neben dem Abschluss spielen weitere Faktoren bei der Beurteilung der Gleichwertigkeit eine Rolle wie einschlägige berufspraktische Erfahrungen, Kurse oder Weiterbildungen.
  • Das Berufsanerkennungsverfahren kann mehrere Monate benötigen – die Beantragung sollte möglichst frühzeitig erfolgen. Um Verzögerungen zu vermeiden, sollten bei Antragstellung die notwendigen Unterlagen vollständig eingereicht werden.
Ergebnis kann auch eine Teilanerkennung des Berufsabschlusses sein. Dann besteht die Möglichkeit, die für die Vollanerkennung notwendigen Qualifizierungs- oder Anpassungsmaßnahmen und ggf. Prüfungen in Deutschland durchzuführen. Diese können auch (überwiegend) im Betrieb erfolgen, wenn insbesondere Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten in der betrieblichen Praxis fehlen. Das beteiligte Unternehmen muss dabei für die Anpassungsqualifizierung geeignet sein.
Zur Erlangung der Vollanerkennung muss nach Abschluss der Qualifizierung ein Folgeantrag bei der Anerkennungsstelle, z. B. IHK FOSA, gestellt werden.
Seit 1. März 2024 kann das Anerkennungsverfahren im Rahmen einer Anerkennungspartnerschaft auch in Deutschland gestartet und durchgeführt werden. Die Fachkraft kann währenddessen im Unternehmen im angestrebten Beruf bzw. in einem verwandten Beruf (bei reglementierten Berufen) beschäftigt werden.
IHK-Angebot:
Möchten Sie Personen mit teilanerkannten ausländischen Berufsabschlüssen zur Vollanerkennung verhelfen und sie so für Ihr Unternehmen gewinnen? Wir unterstützen Sie dabei, im Rahmen des Projekts UBAconnect eine passende Fachkraft für eine betriebliche Anpassungsqualifizierung zu finden.
Weitere Infos zur Berufsanerkennung bei „Unternehmen Berufsanerkennung“

6. Wie kann ich die Verfahren als Unternehmen beschleunigen?

  • Zu einem reibungslosen Verfahren gehört zunächst eine gute Vorbereitung. Alle Unterlagen, die für Visum- und Anerkennungsverfahren benötigt werden, sollten vollständig und – wenn erforderlich – sachgerecht ins Deutsche übersetzt vorliegen. Unterstützung für die Übersetzung von Dokumenten finden Sie zum Beispiel in der Datenbank Justiz-Dolmetscher bzw. auf den Seiten der jeweiligen deutschen Auslandsvertretung.
    → Unvollständige Unterlagen können die Verfahren deutlich verlängern.

  • Der Arbeitgeber kann in einem so genannten Vorabzustimmungsverfahren bei der BA prüfen lassen, ob die arbeitsmarktrechtlichen Voraussetzungen vorliegen und seine Stelle mit einem ausländischen Arbeitnehmer besetzt werden kann. Benötigt wird ein Arbeitsvertragsentwurf bzw. eine detaillierte Stellenbeschreibung mit Angaben zu den Arbeitsbedingungen und den Anforderungen an die Qualifikation des Bewerbers. Ansprechstelle ist der Arbeitgeberservice der BA.

  • Außerdem sieht das FEG das so genannte beschleunigte Fachkräfteverfahren vor, welches von Deutschland aus durchgeführt wird. Hierfür schließt der Arbeitgeber eine Vereinbarung mit der zuständigen Ausländerbehörde. Er benötigt hierfür eine Bevollmächtigung durch die ausländische Fachkraft – siehe Frage zum beschleunigten Fachkräfteverfahren

7. Wie funktioniert das beschleunigte Fachkräfteverfahren?

Bei Vorliegen eines konkreten Arbeitsplatzangebots kann der Arbeitgeber in Deutschland in Vollmacht des Ausländers gegen Zahlung einer Gebühr entweder bei der Ausländerbehörde seines Betriebssitzes oder bei der Landesagentur für die Zuwanderung von Fachkräften (LFZ) Baden-Württemberg einen Antrag auf ein „beschleunigtes Fachkräfteverfahren“ stellen.
Das Verfahren ist möglich für Fachkräfte, die zu Beschäftigungs-, Ausbildungs- oder Anerkennungszwecken einreisen möchten.
→ Achtung: Es gibt Fälle, für die das beschleunigte Verfahren nicht in Betracht kommt. Bitte lassen Sie sich vorher beraten.
  • Die Ausländerbehörde bzw. LZF ist der zentrale Ansprechpartner des Arbeitgebers. Sie übernimmt
    • die Beratung des Arbeitgebers über die Einreisevoraussetzungen der Fachkraft (inkl. Familiennachzug),
    • soweit erforderlich das Betreiben des Anerkennungsverfahrens bei der zuständigen Anerkennungsstelle und das Einholen der Zustimmung der BA sowie
    • die Prüfung der ausländerrechtlichen Voraussetzungen und die Vorabzustimmung zum Visum.

  • Fristen: Alle beteiligten Behörden sind an enge Fristen gebunden (Anerkennungsverfahren: zwei Monate, Zustimmungsverfahren der BA: eine Woche, Visumverfahren: sechs Wochen), so dass die Zeitspanne vom Einreichen der vollständigen Unterlagen bis zur Entscheidung über den Visumantrag i. d. R. vier Monate nicht übersteigen soll.

  • Kosten: Das Verfahren kostet 411 Euro je Fachkraft, die der Arbeitgeber zahlt. Hinzu kommt für die ausländische Fachkraft eine Visumgebühr von 75 Euro, ggf. Gebühren für die Zeugnisbewertung oder Anerkennung der Qualifikation zwischen 200 und 1.200 Euro, ggf. Übersetzungskosten sowie Kosten für die Ersterteilung eines Aufenthaltstitels in Höhe von 100 Euro.
→ Das beschleunigte Fachkräfteverfahren beinhaltet keine Garantie für die Berufsanerkennung bzw. die Visumerteilung. Diese sind allein von der Erfüllung der Voraussetzungen abhängig.
IHK-Angebot:
Mitgliedsunternehmen der IHK Region Stuttgart können beim beschleunigten Fachkräfteverfahren Unterstützung durch den IHK-Unternehmensservice Internationale Fachkräfte erhalten. Bitte kontaktieren Sie uns frühzeitig.
Weitere Infos zum beschleunigten Fachkräfteverfahren finden Sie bei „Make it in Germany“

8. Welche Pflichten habe ich als Arbeitgeber?

  • Bei Beantragung (und auf Aufforderung): Auskunftspflicht gegenüber der BA in Bezug auf das Beschäftigungsverhältnis, insbesondere zum Arbeitsentgelt, zu den Arbeitszeiten und zu sonstigen Arbeitsbedingungen, zur Sozialversicherungspflicht und zum Erfordernis einer Berufsausübungserlaubnis (§ 39 Abs. 4 AufenthG) → dabei vergleichbare branchen- und ortsübliche Arbeitsbedingungen beachten
    Die Vereinbarung des Mindestlohns reicht i. d. R. nicht aus. Einen Anhaltspunkt für die Höhe des Gehalts kann in den Fällen ohne Tarifbindung der Entgeltatlas der BA geben. Helfen kann auch unsere Übersicht mit Statistiken zu Löhnen und Gehältern.

  • Vor der Einstellung: Prüfung ob Aufenthaltstitel nötig ist bzw. vorliegt und keine Erwerbsbeschränkung eingetragen ist; dafür Ausweispapiere, Aufenthaltstitel plus Zusatzblatt zeigen lassen und Aufbewahrung einer Kopie für die Dauer der Beschäftigung (§ 4a Abs. 5 AufenthG)

  • Vor oder bei erstmaliger Aufnahme einer Beschäftigung in Deutschland: Information des/der Drittstaatsangehörigen spätestens am ersten Tag der Arbeitsleistung in Textform über die Möglichkeit einer Information oder Beratung zu arbeits- und sozialrechtlichen Fragen durch das unentgeltliche Beratungsangebot „Faire Integration“ (§ 45c AufenthG)

  • Nach (vorzeitiger) Beendigung des Arbeits- oder Ausbildungsverhältnisses: Mitteilung an die zuständige Ausländerbehörde (maßgeblich ist der Wohnort des Ausländers) innerhalb von vier Wochen ab Kenntnis, dass eine Beschäftigung vorzeitig, d. h. vor Ablauf der Befristung des Aufenthaltstitels, beendet wurde (§ 4a Abs. 5 AufenthG)
    Dafür ist keine Form vorgeschrieben – eine E-Mail an die ABH mit dem Zeitpunkt des Abbruchs sowie den Daten des Ausländers reicht aus. Ansonsten drohen Bußgelder bis zu 30.000 Euro.
Das „NETZWERK Unternehmen integrieren Flüchtlinge“ stellt für Ausbildungsunternehmen eine Checkliste Azubis aus Drittstaaten – Hinweispflichten für Betriebe (pdf) zur Verfügung.

9. Welche Unterstützung erhalte ich bei der Integration ausländischer Fachkräfte in mein Unternehmen?

Unterstützung leisten die Welcome Center in Baden-Württemberg. Für die Region Stuttgart ist der Welcome Service Region Stuttgart zuständig. Sie können sich dort zur Gewinnung und Integration internationaler Fachkräfte sowie Auf- und Ausbau einer Willkommenskultur beraten lassen. Außerdem unterstützt er internationale Fachkräfte bei zahlreichen Themen wie Einreise- und Aufenthaltsbestimmungen, Bewerbungsprozess, Deutschlernen, Wohnungssuche, Kinderbetreuung etc.
Möchten Sie junge Menschen aus dem Ausland ausbilden, unterstützen die Kümmerer des Projekts „Integration durch Ausbildung – Perspektiven für Zugewanderte“. Auf unserer Website finden Sie die Kümmerer bei der IHK Region Stuttgart.
Beim Goethe-Institut gibt es zudem geförderte kostenfreie Integrationsangebote für Unternehmen und ihre internationalen Fachkräfte wie Trainings, Beratung und Informationsveranstaltungen.

10. Was kann ich bzw. mein Unternehmen tun, um die Integration zu erleichtern?

Sie erleichtern Ihren ausländischen Fachkräften die Einarbeitung und Integration genauso wie Sie es auch bei neuen Mitarbeitenden aus Deutschland tun sollten: durch einen durchdachten Einarbeitungsplan, Orientierungshilfen und ggf. einen Paten oder Mentoren. Eine besondere Rolle spielt darüber hinaus der (weitere) Deutschspracherwerb.
Sorgen Sie in Ihrem Unternehmen für eine offene Willkommenskultur und tragen Sie mit einfachen Maßnahmen dazu bei, dass die Vielfalt in Ihrer Belegschaft zum Pluspunkt für Ihr Unternehmen wird.
Die IHK stellt umfangreiches Material zur Verfügung zu den Themen:
Praktische Tipps gibt es bei „Make it in Germany“ in der Rubrik Erfolgreich integrieren
Ein wichtiger Punkt ist es, bezahlbaren Wohnraum für Ihre Fachkraft zu finden. Auch hier können Sie als Unternehmen unterstützen und z. B. Ihre Fachkraft bei Wohnungsbesichtigungen begleiten, bei der Übersetzung von Mietverträgen helfen, unbefristete Arbeitsverträge ausstellen als besseren Nachweis für die Vermieter oder ggf. eine Unternehmenswohnung anmieten, in der die Fachkraft übergangsweise wohnen kann (Mitarbeiter-WG).
Weitere Infos in unserem Leitfaden für zeitgemäßes Mitarbeiter-Wohnen

11. Wo gibt es weiterführende Informationen?

IHK-Angebot:
Mehr Infos und Austausch gewünscht? Besuchen Sie unsere Veranstaltungen zur Ausbildung und Beschäftigung von Personen mit Flucht- und Zuwanderungsgeschichte.