Informationspflichten gegenüber Teilnehmern an Delegationsreisen

Informationspflichten gegenüber Teilnehmern an Delegationsreisen ins Ausland (Drittländer) gem. Art. 13 und Art. 14 DSGVO

Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen 

Industrie- und Handelskammer zu Rostock
Hausanschrift: Ernst-Barlach-Str. 1-3,
18055 Rostock
Tel.: 0381 338-0
Fax: 0381 338-617
E-Mail:  info@rostock.ihk.de
De-Mail: info@ihk-rostock.de-mail.de
Vertreten durch: Hauptgeschäftsführer Thorsten Ries

Name und Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten 

Martina Pfordte
Industrie- und Handelskammer zu Rostock
Ernst-Barlach-Str. 1-3
18055 Rostock
Tel.:  0381 338-650
Fax:  0381 338-609
E-Mail: datenschutz@rostock.ihk.de

1. Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit

Die Datenschutzhinweise erfolgen im Zusammenhang mit der Organisation und Durchführung von Delegationsreisen. Sie sind dazu verpflichtet, Ihre Daten anzugeben. Diese Verpflichtung ergibt sich aus dem mit Unterzeichnung und Übermittlung der verbindlichen Anmeldung und Bestätigung durch die IHK zu Rostock, abgeschlossenen Vertrages.

2. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Ihre personenbezogenen Daten werden verarbeitet, um die Delegationsreisen zu organisieren und durchzuführen.
Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt auf Grundlage Ihrer verbindlichen Anmeldung für die Teilnahme an einer Deligationsreise der IHK zu Rostock und von Ihnen in diesem Zusammenhang abgegebenen Einwilligungserklärung ( Art. 6 Abs. 1 a DSGVO).
Ihre Einwilligung für die Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in Drittländer, bei denen kein angemessenes Datenschutzniveau besteht, beruht ebenfalls auf Art. 6 Abs.1 a DSGVO.
Eine weitere Rechtsgrundlage der Verarbeitung personenbezogener Daten bildet die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betreffende Person ist oder die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgt ( Art. 6 Abs. 1 b DSGVO).
Ferner sind die Wahrnehmung des Gesamtinteresses der Wirtschaft, § 1 IHKG Abs. 1 sowie die Förderung der gewerblichen Wirtschaft, § 1 IHKG Abs.1 Rechtsgrundlagen für Verarbeitung personenbezogener Daten.

3. Art der personenbezogenen Daten

Folgende Daten werden erhoben:
  • Titel, Name, Vorname, ggf. Geburtsname
  • Geburtsdatum, Geburtsort, Geburtsland
  • Staatsangehörigkeit
  • Geschlecht
  • Anschrift
  • Kommunikationsdaten
  • Passbild/Foto (für Delegationsspiegel, Besucherausweise etc.),
  • ggf. Kopie des Reisepasses oder Personalausweises (für Visumsbeantragung, Beantragung des Zugangs zu gesicherten Bereiche im Ankunftsland etc.)
  • ggf. Bankverbindungsdaten.

4. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden übermittelt an:
  • die jeweiligen Auslandshandelskammern der Reisezielländer und Partner des Enterprise Europe Networks,
  • ggf. die in den Ankunftsländern befindlichen konsularischen Vertretungen Deutschlands,
  • ggf. in- und ausländische Ministerien, lokale Behörden, Wirtschaftsförder­gesell­schaften etc.,
  • ggf. in- und ausländischen Vertragspartner der IHK zu Rostock, die Dienstleistungen im Rahmen der Reiseorganisation erbringen,
  • Unternehmen in den Ankunftsländern, mit denen Kontakte hergestellt werden sollen.
Unsere Dienstleister für die technische Unterstützung der Anwendung haben Zugriff auf die Daten.

5. Übermittlung von personenbezogenen Daten in ein Drittland

Bei Reisen in ein Drittland ist die Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten dorthin geplant. Für die Übermittlung personenbezogener Daten an Institutionen und Unternehmen in Drittländer besteht nur dann ein angemessenes Datenschutzniveau, wenn entsprechende Beschlüsse der EU-Kommission dazu vorliegen (z. B. USA: Privacy-Shield-Vereinbarung). Ist dies nicht der Fall, kann insofern eine erhöhte Gefahr nicht ausgeschlossen werden, dass Sie Ihre Datenschutzrechte nicht werden wahrnehmen und sich insbesondere nicht gegen unbefugte Offenbarung und Verarbeitung werden wehren können. Ferner werden deutsche Aufsichtsbehörden im Rahmen ihrer Zuständigkeit Beschwerden nicht nachgehen und diesen abhelfen können.

6. Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

Ihre von der IHK zu Rostock im Zusammenhang mit der Delegationsreise erhobenen Daten werden nach der Erhebung gespeichert. Das erfolgt zum Zweck der Kommunikation im Nachgang zur Delegationsreise und der Information über künftige Reisen in das betroffene Land oder weiterer Zielländer.

7. Betroffenenrechte

Nach der EU-Datenschutzgrundverordnung stehen Ihnen folgende Rechte zu:
Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO).
Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO).
Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18 und 21 DSGVO).
Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).
Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüft die IHK zu Rostock, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.
Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an die oben genannten Kontaktdaten.
Bei datenschutzrechtlichen Beschwerden können Sie sich an die zuständige Aufsichtsbehörde wenden:
Aufsichtsbehörde:
Der Landesbeauftragte für
Datenschutz und Informationsfreiheit Mecklenburg-Vorpommern
Schloss Schwerin
Lennéstraße 1
19053 Schwerin
Telefon: +49 385 59494 0
Telefax: +49 385 59494 58
E-Mail: info@datenschutz-mv.de 

8. Widerrufsrecht bei Einwilligung

Im Hinblick auf den in Ziffer 2 genannten Verarbeitungszweck ist Ihre vorherige Einwilligung erforderlich.
Wenn Sie in die Verarbeitung durch die IHK zu Rostock durch eine entsprechende Erklärung eingewilligt haben, können Sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt.

9. Pflicht zur Bereitstellung der Daten

Sie sind dazu verpflichtet, Ihre Daten anzugeben. Diese Verpflichtung ergibt sich aus dem Vertrag über Ihre Teilnahme an der Delegationsreise.
Wenn Sie die erforderlichen Daten nicht angeben, ist Ihre Teilnahme nicht möglich.