Informationspflichten gegenüber Auszubildenden

Informationspflichten gegenüber Auszubildenden nach Art. 13 und Art. 14 DSGVO

Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen:

Industrie- und Handelskammer zu Rostock
Ernst-Barlach-Str. 1-3
18055 Rostock
Tel.: 0381 338-0
Fax:  0381 338-617
E-Mail: info@rostock.ihk.de
De-Mail: info@ihk-rostock.de-mail.de
Vertreten durch: Amt. Hauptgeschäftsführer Peter Volkmann

Name und Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten:

Martina Pfordte
Industrie- und Handelskammer zu Rostock
Ernst-Barlach-Str. 1-3
18055 Rostock
Tel.: 0381 338-650
Fax:  0381 338-609
E-Mail: datenschutz@rostock.ihk.de

1. Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit

Wir verarbeiten Ihre Daten streng zweckgebunden im Rahmen unserer hoheitlichen Aufgaben für die Führung des Verzeichnisses der Berufsausbildungsverhältnisse, die Überwachung der Durchführung des Ausbildungsverhältnisses sowie die Organisation bzw. Durchführung von Zwischen- und Abschlussprüfungen und die Ausstellung von Prüfungszeugnissen sowie ggf. deren Zweitschriften.
Die Datenschutzhinweise erfolgen im Zusammenhang mit Ihrem Berufsausbildungsverhältnis und der Betreuung Ihres in das Verzeichnis der Berufsausbildungsverhältnisse eingetragenen Ausbildungsberufs und der Ablegung Ihrer Prüfungen durch die IHK zu Rostock.

2. Zwecke und Rechtgrundlagen für die Datenverarbeitung

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten hat für die IHK zu Rostock einen hohen Stellenwert. Es ist uns wichtig, Sie darüber zu informieren, welche persönlichen Daten wir verarbeiten und zu welchen Zwecken.
Ihre Daten werden erhoben für die Führung des Verzeichnisses der Berufsausbildungsverhältnisse, die Überwachung der Durchführung des Ausbildungsverhältnisses, die Beratung der an der Ausbildung Beteiligten sowie die Organisation bzw. Durchführung von Zwischen- und Abschlussprüfungen und die Ausstellung von Prüfungszeugnissen sowie ggf. deren Zweitschriften.
Gemäß § 71 Abs. 2 Berufsbildungsgesetz (BBiG) sind die Industrie- und Handelskammern zuständig für die Berufsbildung in nichthandwerklichen Berufen nach dem BBiG. Zu unseren gesetzlichen Aufgaben nach § 34 BBiG gehört es, ein Verzeichnis der Berufsausbildungsverhältnisse einzurichten und zu führen. Während der Dauer des Ausbildungsverhältnisses sind wir außerdem für die Überwachung der Durchführung der Ausbildung (§ 76 BBiG) und die Durchführung der Zwischen- und Abschlussprüfungen sowie die Erstellung von Prüfungszeugnissen (§§ 37, 48 BBiG) und die Erstellung von Statistiken verantwortlich. Ihre Daten werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c DSGVO i. V. m. Berufsbildungsgesetz (BBiG) (u. a. §§ 27 ff., 32 ff., 34 ff., 37 ff., 76 BBiG) verarbeitet. Die Berufsbildung wird nach der Ausbildungsordnung, dem einschlägigen Ausbildungsberufsbild, dem BBiG und den Bestimmungen des Berufsausbildungsvertrages durchgeführt.

3. Welche Daten verarbeitet die IHK zu Rostock von mir?

Für diese Zwecke verarbeiten wir daher folgende Ihrer Daten:
  • Name, Vorname, Geburtsdatum, Anschrift, E-Mail-Adresse der Auszubildenden
  • Geschlecht, Staatsangehörigkeit, allgemeinbildender Schulabschluss, vorausgegangene Teilnahme an berufsvorbereitender Qualifizierung oder beruflicher Grundbildung, berufliche Vorbildung
  • erforderlichenfalls Name, Vorname und Anschrift der gesetzlichen Vertreter oder Vertreterinnen
  • Ausbildungsberuf einschließlich Fachrichtung, ggf. Schwerpunkt bzw. Wahlbausteine/ –qualifikation
  • Datum des Abschlusses des Ausbildungsvertrages, Ausbildungsdauer, Dauer der Probezeit
  • Datum des Beginns der Berufsausbildung
  • Art der Förderung bei überwiegend öffentlich, insbesondere auf Grund des Dritten Buches Sozialgesetzbuch geförderten Berufsausbildungsverhältnissen
  • Name und Anschrift des Ausbildenden, Anschrift der Ausbildungsstätte, Wirtschaftszweig, Zugehörigkeit zum öffentlichen Dienst
  • Prüfungsergebnisse und Noten
  • Durchführung einer Erstuntersuchung, Rückritt von einer Prüfung (Krankenschein) oder im Zusammenhang mit einem Antrag auf Nachteilsausgleich
Organisation und der Durchführung von Prüfungen
  • Bestätigungen des Ausbildenden und der Berufsschule über das Vorliegen von Voraussetzungen für die Zulassung zur Prüfung (z. B. Anzahl der Fehltage während der gesamten Ausbildungszeit)
  • Im Falle der Beantragung von Nachteilsausgleichen entsprechende Nachweise über die Art der Behinderung und empfohlene Maßnahmen bezogen auf eine Prüfungsdurchführung
  • Ausbildungsnachweise (sog. „Berichtshefte“)
  • Prüfungsergebnisse und Prüfungsstücke

4. Empfänger und Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Ihre Daten werden nur im Rahmen unserer gesetzlichen Verpflichtungen weitergegeben.
Ihre personenbezogenen Daten werden übermittelt an:
  • statistische Daten an die Agentur für Arbeit
  • statistische Daten an das Bundesinstitut für berufliche Bildung (BiBB)
  • die Finanzbuchhaltung innerhalb der IHK zu Rostock zur Zahlungsabwicklung
  • mit der Prüfungsabwicklung und -durchführung befasste Mitarbeiter innerhalb der IHK zu Rostock
  • an Prüfungsausschüsse zur Abnahme der Prüfung
  • ggf. an andere IHKs zwecks Übernahme der Prüfung/Prüfungsfreistellung
  • Übermittlung an eine andere IHK oder Handwerkskammer zur Durchführung der Prüfung.
So dürfen wir gemäß § 35 Abs. 3 BBiG folgende Ihrer Daten an die Agentur für Arbeit weitergeben:
  • Name, Vorname, Geburtsdatum, Anschrift der Auszubildenden
  • Ausbildungsberuf einschließlich Fachrichtung
  • Datum des Beginns der Berufsausbildung
  • Name und Anschrift des Ausbildenden, Anschrift der Ausbildungsstätte, Wirtschaftszweig, Zugehörigkeit zum öffentlichen Dienst
Folgende statistische Daten haben wir gemäß § 88 BBiG an das Bundesinstitut für Berufsbildung (BBiB) weiterzugeben:
  • Geschlecht, Geburtsjahr, Staatsangehörigkeit
  • Allgemeinbildender Schulabschluss, vorangegangene Teilnahme an berufsvorbereitender Qualifizierung oder beruflicher Grundbildung, berufliche Vorbildung
  • Ausbildungsberuf einschließlich Fachrichtung
  • Ort der Ausbildungsstätte, Wirtschaftszweig, Zugehörigkeit zum öffentlichen Dienst
  • Ausbildungsjahr, Abkürzung der Ausbildungsdauer, Dauer der Probezeit
  • Monat und Jahr des Beginns der Berufsausbildung, Monat und Jahr der vorzeitigen Auflösung des Berufsausbildungsverhältnisses
  • Anschlussvertrag bei Stufenausbildung mit Angabe des Ausbildungsberufs
  • Art der Förderung bei überwiegend öffentlich, insbesondere auf Grund des Dritten Buches Sozialgesetzbuch geförderten Berufsausbildungsverhältnissen
  • Monat und Jahr der Abschlussprüfung, Art der Zulassung zur Prüfung, Monat und Jahr der Wiederholungsprüfung, Prüfungserfolg
Ihre Prüfungsergebnisse erhalten auf Anforderung die Ausbildungsbetriebe, § 37 Abs. 2 BBiG.
Unsere Dienstleister für die technische Unterstützung der Anwendung habnen Zugriff auf die Daten.

5. Übermittlung von personenbezogenen Daten in ein Drittland

Es ist nicht geplant, Ihre personenbezogenen Daten in ein Drittland oder eine internationale Organisation zu übermitteln.
Die IHK zu Rostock unterliegt als Körperschaft öffentlichen Rechts den Vorschriften der DSGVO, spezialgesetzlicher Regelungen und dem Landesdatenschutzgesetz Mecklenburg-Vorpommern.

6. Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

Aufbewahrungsfristen ergeben sich aus den gesetzlichen Regelungen zur Aufgabenübertragung auf die IHKs, aus dem Satzungsrecht der IHK zu Rostock und/oder aus steuergesetzlichen Regelungen. In allen anderen Fällen besteht ein Löschkonzept.
Der eingetragene Ausbildungsvertrag wird 50 Jahre aufbewahrt. Zu Nachweiszwecken werden die schriftlichen Prüfungsunterlagen  1 Jahr und die Niederschriften der Prüfungsergebnisse  50 Jahre aufbewahrt. Um Zweitschriften Ihrer Prüfungszeugnisse erstellen und Bescheinigung für die Rentenklärung ausstellen zu können, löschen wir die Daten der Prüfungszeugnisse nach 50 Jahren, sofern Sie zuvor keine Löschung verlangen.
Regelungen zu den Pflichten der IHK zu Rostock, den Wirtschaftsarchiven bestimmte Dokumente zur Verfügung zu stellen, ergeben sich aus der DSGVO und dem Archivgesetz für das Land Mecklenburg-Vorpommern.

7. Betroffenenrechte

a) Kann ich Auskunft über meine gespeicherten Daten erhalten?
Sie können unentgeltlich Auskunft über den Umfang, die Herkunft und die Empfänger der gespeicherten Daten sowie den Zweck und die Dauer der Speicherung verlangen.
Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).
Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüft die IHK zu Rostock, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.
b) Kann ich Daten berichtigen oder löschen lassen? Wann werden meine Daten gelöscht?
Sie können jederzeit verlangen, dass unrichtige Daten berichtigt werden. Die Löschung Ihrer Daten hängt von der Rechtsgrundlage der Verarbeitung und der oben genannten Pflicht der IHK zu Rostock zur Übergabe an die Archive ab. Gemäß § 35 BBiG besteht die Pflicht wesentliche Änderungen des Berufsausbildungsvertrages z.B. auch Namensänderung, Wohnanschrift anzuzeigen.  
c) Wer ist mein Ansprechpartner, wenn ich Fragen zum Datenschutz habe?
Sie können jederzeit schriftlich Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten und gegebenenfalls deren Berichtigung und/oder Einschränkung der Verarbeitung und/oder Löschung (Sofern es den rechtlichen Vorschriften nicht widerspricht.) verlangen. Zu diesem Zweck und/oder um nähere Informationen hierüber zu erhalten, wenden Sie sich gerne an die oben genannten Kontaktdaten.
Sollten Sie Fragen, Kommentare oder Anfragen bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns haben, wenden Sie sich bitte ebenfalls an uns unter den angegebenen Kontaktdaten.
d) Wo kann ich mich bei Datenschutzverstößen beschweren?
Aufsichtsbehörde:
Der Landesbeauftragte für
Datenschutz und Informationsfreiheit Mecklenburg-Vorpommern
Schloss Schwerin
Lennéstraße 1
19053 Schwerin
Telefon: +49 385 59494 0
E-Mail: info@datenschutz-mv.de

8. Quelle der Daten

Die Daten aus dem Berufsausbildungsvertrag erhalten wir von dem Ausbildungsbetrieb.

9. Pflicht zur Bereitstellung der Daten

Sie sind dazu verpflichtet, Ihre Daten anzugeben. Diese Verpflichtung ergibt sich aus Art. 6 Abs. 1 c und Abs. 3 b DSGVO i.V.m. §§ 10, 11, 27 bis 30, 34 bis 36, 87, 88 BBiG.