Informationspflichten gegenüber Videokonferenzteilnehmern

Informationspflichten gegenüber Teilnehmern an Videokonferenzen und -veranstaltungen, Webinaren oder Desk-Sharing gem. Art. 13 und Art. 14 DSGVO

Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen:

Industrie- und Handelskammer zu Rostock
Ernst-Barlach-Str. 1-3
18055 Rostock
Tel.: 0381 338-0
Fax:  0381 338-617
E-Mail: info@rostock.ihk.de 
De-Mail: info@ihk-rostock.de-mail.de
Vertreten durch: Hauptgeschäftsführer Thorsten Ries

Name und Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten:

Martina Pfordte
Industrie- und Handelskammer zu Rostock
Ernst-Barlach-Str. 1-3
18055 Rostock
Tel.: 0381 338-650
Fax:  0381 338-609
E-Mail: datenschutz@rostock.ihk.de

1. Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit

Die Datenschutzhinweise erfolgen im Zusammenhang mit Ihrer Teilnahme an Videokonferenzen,  -veranstaltung, Webinaren oder Desk-Sharing der IHK zu Rostock. Die IHK zu Rostock setzt mehere virtuelle Konfernez-Systeme ein.
Um Videokonferenzen, -veranstaltungen, Webinaren oder Desk-Sharing durchführen zu können, müssen Sie sich hierzu anmelden und einen Namen (es muss nicht Ihr richtiger Name sein) angeben.

2. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Ihre Daten werden erhoben und verarbeitet, um Videokonferenzen, -veranstaltungen oder Webinare durchführen zu können; weitere Zwecke können das Zeigen und gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten/Präsentationen‎ sein.
Abhängig vom Einzelfall erfolgt die Verarbeitung Ihrer Daten auf einer der folgenden Rechtsgrundlagen:
Durchzuführende Konferenz als gesetzliche Pflichtaufgabe:
  • Die Rechtsgrundlagen hierzu sind Art. 6 Abs. 1 lit. c), Abs. 3 lit. ‎b) DSGVO i.V.m. IHKG (u. ‎a. § 4) sowie die Satzung der IHK zu Rostock  (u. ‎a. § 4 – § 8)‎.
Durchzuführende Videokonferenz oder -veranstaltung als Aufgabe im öffentlichen Interesse:
  • Die Rechtsgrundlage hierzu ist Art. 6 Abs. 1 lit. e), Abs. 3 lit. ‎b) DSGVO i.V.m. § 1 IHKG ‎i.V.m. Art. ‎‎4 Abs. 1 LDSG M-V‎.
Videokonferenz, -veranstaltung oder Webinar auf vertraglicher Basis (soweit diese nicht den Aufgaben im öffentlichen Interesse unterfallen):
  • Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO (Vertrag bzw. Vorvertrag) oder Art. 6 Abs. 1 lit. c) i.V.m. Art. 6 Abs. 3 Satz 1 lit. b) DSGVO.
Die Funktion Audio- oder Videoaufzeichnung sowie der Einsatz von Funktionen, die für eine Sitzung nicht notwendig sind, verwenden wir nur auf der Rechtsgrundlage einer Einwilligung der Betroffenen gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO. Die Einwilligungserklärung wird im Vorfeld eingeholt.

3. Welche Daten verarbeitet die IHK zu Rostock?

Folgende Daten werden erhoben:
  • Name, ggf. Vorname (Pseudonym möglich)
  • ggf. E-Mail-Adresse

4. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden übermittelt an:
  • Übermittlung der Namen aller Teilnehmer softwareseitig an alle Teilnehmer; ggf. bietet die Software die gesonderte Möglichkeit der Eingabe der Teilnehmerdaten. Sofern die betroffene Person ihre Kamera und das Mikrofon aktiviert hat, erfolgt eine Datenübermittlung an alle anderen Teilnehmer.
  • Eine Übermittlung Ihrer Daten an Dritte findet nur statt, wenn wir gesetzlich hierzu verpflichtet sind.
  • Dienstleister des Kommunikationsdienstes und deren Subdienstleister.
  • Mit der Durchführung der Videokonferenzen und -veranstaltungen, Webinare oder Desk-Sharing betraute Abteilungen oder Auftragsverarbeiter und deren Subunternehmer.
Ihre personenbezogenen Daten werden übermittelt ggf. an die mit der Organisation und Durchführung eines Webinars, Meetings, einer Sitzung oder Konferenz betrauten Dienstleister und deren Subunternehmer.

5. Übermittlung von personenbezogenen Daten in ein Drittland

Je nach eingesetztem Dienstleister können unsererseits personenbezogene Daten an einen Subunternehmer des Auftragsverarbeiters mit Sitz in einem Drittland übermittelt werden. Die Übermittlung wird, sofern erforderlich, z. B. auf Standardvertragsklauseln (SCC) als geeignete Garantien gestützt.

6. Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

Personenbezogenen Daten werden für die Dauer der Erfüllung der oben genannten Zwecke verarbeitet; so ist die Datenverarbeitung etwa für die Dauer der Durchführung der Videokonferenz und -veranstaltung, Webinare oder Desk-Sharing erforderlich. Nach der Zweckerfüllung werden die Daten gelöscht.
Gesetzliche, vertragliche oder satzungsmäßige Aufbewahrungsfristen können die Löschung bzw. Sperrung der Daten hemmen. Die Verjährungsfristen können wegen §§ 195 ff. Bürgerliches Gesetzbuch bis zu dreißig Jahre betragen; die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre. Daneben sind die steuerrechtlichen, handelsrechtlichen, abgaberechtlichen und sonstigen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten zu beachten. Die dort vorgesehenen Fristen zur Aufbewahrung/ Dokumentation betragen sechs bis zehn Jahre zuzüglich der Festsetzungsverjährung von weiteren vier Jahren. Um nicht gegen gesetzliche Regelungen zu verstoßen oder die Möglichkeit zu verlieren, einen Anspruch durchzusetzen oder uns gegen einen solchen zu verteidigen, behalten wir uns vor, die Daten erst nach Ablauf der letzten Frist zu löschen, die die Datenspeicherung legitimiert. Im Falle der Einwilligung erfolgt mit Widerruf der Einwilligung die Datenlöschung.

7. Betroffenenrechte

Nach der EU-Datenschutz-Grundverordnung stehen Ihnen folgende Rechte zu: 
Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO). 
Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO).
Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18 und 21 DSGVO).
Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).
Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüft die IHK zu Rostock, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.
Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an die oben genannten Kontaktdaten.
Bei datenschutzrechtlichen Beschwerden können Sie sich an die zuständige Aufsichtsbehörde wenden:
Der Landesbeauftragte für Datenschutz
und Informationsfreiheit Mecklenburg-Vorpommern
Werderstraße 74a
19055 Schwerin
Tel.: 0385 59494 0
Fax: 0385 59494 58
E-Mail:  info@datenschutz-mv.de

8. Widerrufsrecht bei Einwilligung

Im Hinblick auf den in Ziffer 1 genannten Verarbeitungszweck ist Ihre vorherige Einwilligung erforderlich. Wenn Sie in die Verarbeitung durch die IHK zu Rostock durch eine entsprechende Erklärung eingewilligt haben, können Sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt.

9. Pflicht zur Bereitstellung der Daten

Die IHK zu Rostock benötigt Ihre Daten, damit Sie an der Videokonferenz, -veranstaltung, dem Webinar oder Desk-Sharing teilnehmen können.