Übersicht: Außenwirtschaftsdokumente

Falls Sie noch keine Erfahrungen mit dem Thema "Export von Waren in Länder außerhalb der EU" haben, empfehlen wir als Einstieg zunächst unseren Artikel "Export - Grundlagen für Newcomer" mit praxisrelevanten Hinweisen und Erklärungen, die Ihnen erste Kenntnisse zum Ablauf eines Exportgeschäftes vermitteln.
Bei der Ausfuhr von Waren aus der Europäischen Union (EU) können verschiedene Anmeldungen und Dokumente von der Zollverwaltung, vom Bestimmungsland der Ware oder vom Käufer verlangt werden. Dabei lassen sich diese Papiere im Wesentlichen nach folgenden Kriterien unterscheiden:
  • Anmeldungen und Genehmigungen, die Sie auf Anforderung des Exportlandes bzw. der EU ausstellen müssen (z. B. Ausfuhranmeldung, ggf. Ausfuhrgenehmigung)
  • Papiere, die Sie auf Anforderung des Importlandes ausstellen müssen (z. B. Ursprungszeugnis)
  • Papiere, die Sie freiwillig auf Wunsch des Importeurs ausstellen, damit dieser bei der Einfuhr Zollvorteile in Anspruch nehmen kann (z. B. Warenverkehrsbescheinigungen EUR.1, A.TR.). Vorsicht: Voraussetzungen hierfür unbedingt beachten.
  • Papiere, die Sie nur auf unmittelbare Anforderung der Zollverwaltung ausstellen müssen (z. B. INF 4)
  • Papiere, die Sie auf Wunsch ihres Kunden ausstellen sollten, damit dieser Ihre Waren exportieren oder weiterverarbeiten kann (z. B. Lieferantenerklärung, Ursprungszeugnis).
Bei der Lieferung von Waren innerhalb der EU werden keine Zollpapiere verlangt.

Handelsrechnung (Commercial Invoice)

Für die Handelsrechnung gibt es in der Regel keinen vorgeschriebenen Vordruck oder spezielle Formvorschriften. Ausnahmen bestehen nur bei wenigen Importländern, die eine Zollfaktura verlangen.
Die Handelsrechnung ist ein wichtiges Dokument, das vom Exporteur (Verkäufer) zu erstellen ist und die Warensendung begleiten muss. Aufgrund der in der Handelsrechnung angegeben Warenbezeichnungen, Preise und Lieferbedingungen erfolgt die Berechnung des sog. Zollwerts, der wiederum Grundlage für die Berechnung der Abgaben (Zölle, Einfuhrumsatzsteuer etc.) im Importland ist. Die Handelsrechnung wird normalerweise auf dem Firmenbogen erstellt.
Zunächst sollte die Rechnung die nach § 37a HGB Abs. 1 und § 14 Abs. 4 UStG üblichen Angaben enthalten:
  • Firmenname und ihre Bezeichnung, Anschrift des Verkäufers, Registergericht und Handelsregisternummer (bei Eintragung im Handelsregister)
  • Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Verkäufers
  • Name und Anschrift des Käufers
  • genaue Beschreibung der Waren, evtl. mit Angabe der Warennummer (Zolltarifnummer)
  • Warenmenge (Anzahl)
  • Gewicht, netto und brutto
  • Einzel- und Gesamtpreis der Ware
  • Ursprungsland der Waren
  • Art und Markierung der Verpackung
  • Zahlungsbedingung
  • den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt (im Falle einer Ausfuhr beispielsweise Formulierungen wie “steuerfreie Ausfuhrlieferung”, “steuerfreier Export” oder “tax free export”)
  • Lieferbedingung, möglichst Incoterms® 2020 verwenden
  • Versandart und -weg, evtl. mit Angabe Frachtbriefnummer
  • evtl. Zeitpunkt der Lieferung
  • Rechnungsnummer und Ausstellungsdatum
Darüber hinaus können besondere Anforderungen des Importlandes hinzukommen. Diese sind in den Konsulats- und Mustervorschriften (kurz “K und M”) aufgeführt, die Sie über den Buchhandel beziehen können. Auskünfte zu einzelnen Ländern erteilen auch die IHKs.

Pro-Forma-Rechnung (Proforma Invoice)

Haben Waren keinen Handelswert (z.B. kostenlose Mustersendungen, vorübergehende Verwendung von Waren im Ausland, kostenlose Ersatzteillieferungen) ist für Zollzwecke eine "Pro-Forma-Rechnung" vorzulegen, mit welcher der tatsächliche Wert der Ware ermittelt werden kann. Es wird neben dem tatsächlichen Warenwert der Hinweis "No commercial value - value for customs purposes only" aufgebracht.

Konsulatsfaktura (Consular Invoice)

Einige Länder, vor allem in Mittel- und Südamerika, verlangen für die Einfuhr eine Konsulatsfaktura. Diese ist inhaltlich mit der Handelsrechnung vergleichbar, muss aber auf einem vom Importland vorgegebenen Vordruck erstellt werden und von einem Konsulat des Einfuhrlandes beglaubigt werden. Die Konsulatsfaktura ist dem Zoll des Einfuhrlandes mit allen anderen Importdokumenten vorzulegen und soll sicherstellen, dass der der Zollwertberechnung zu Grunde liegende Handelswert dem tatsächlichen Wert der Ware entspricht. Der Vordruck ist normalerweise bei den Konsulaten der Empfangsländer erhältlich.

Zollfaktura (Combined Certificate of Value and Origin and Invoice)

Die Zollfaktura ist inhaltlich mit der Handelsrechnung vergleichbar, enthält jedoch erweiterte Angaben über Wert und Ursprung der Waren und muss auf einem vom Einfuhrland vorgeschriebenen Formular erstellt werden (erhältlich im Formularfachhandel). Während keine Beglaubigung durch ein Konsulat wie bei der Konsulatsfaktura notwendig ist, muss der Exporteur die Zollfaktura unterschreiben, häufig mit Beglaubigung durch einen Zeugen. Oft ist auch der Großhandelspreis (open market value, in Euro) versus Verkaufspreis im Exportfall (selling price, in der vereinbarten Währung) anzugeben. Der Zollwert wird dann auf Grundlage des höheren Preises ermittelt. Vor allem Länder, die zum Commonwealth of Nations gehören, verlangen die Zollfaktura.

Transportdokumente

  • B/L (Bill of Lading) , Konnossement: Ein Konnossement ist ein vom Verfrachter eines See- und Binnenschiffstransportes ausgestellter Ladeschein, welcher die Übernahme der Ware zur Beförderung durch den Verfrachter oder die Verladung der Waren auf das Schiff bestätigt.
  • CMR-Frachtbrief, LKW-Frachtbrief: Der LKW-Frachtbrief ist ein Beförderungsdokument im Straßengüterverkehr, welches als Begleitpapier,  Beweisurkunde und Empfangsbescheinigung gilt und die Ware begleitet. Der Frachtbrief wird gewöhnlich vom Absender der Ware (d.h. vom Hersteller) oder einem Spediteur ausgefüllt.
  • Luftfrachtbrief, Air Waybill (AWB): Warenbegleitpapier im Luftverkehr
  • CIM-Frachtbrief, Bahnfrachtbrief: Beförderungsdokument für den Eisenbahntransport
  • Multimodal Transport Document (MTD): Beförderungsdokument für den kombinierten Transport

Ausfuhranmeldung

Hintergrundinformationen zur Ausfuhranmeldung stellen unsere Artikel "Export-Grundlagen für Newcomer" und “ATLAS – Elektronische Ausfuhranmeldung” zur Verfügung. Die Ausfuhranmeldung ist vom Anmelder bei der Zollstelle abzugeben. Anmelder zu einem Zollverfahren kann (gemäß dem Unionszollkodex) jede natürliche oder juristische Person sein, die ihren Wohnsitz oder Sitz im Zollgebiet der EU hat. Bei der Abgabe einer Ausfuhranmeldung kann sich das exportierende Unternehmen auch durch eine autorisierte Person vertreten lassen (z. B. Spedition). Lediglich in den Fällen, in denen außenwirtschaftsrechtliche Restriktionen (z. B. Ausfuhrgenehmigungspflichten) zu beachten sind, kann die Ausfuhranmeldung nur vom Ausführer abgegeben werden. Die Anmeldung erfolgt auf elektronischem Wege über das ATLAS-System.

Ausfuhrgenehmigung

Bei manchen Ausfuhren ist zusätzlich eine Ausfuhrgenehmigung erforderlich. Dies kann an der Art der Ware, dem Zielland (Embargoland) oder dem Verwendungszweck der Waren liegen. Das Ausfuhrkontrollrecht ist sehr komplex; die zuständige Genehmigungsbehörde ist das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA).
Falls eine Ausfuhrgenehmigung erforderlich ist, muss diese bei dem BAFA beantragt werden und ist - im Falle einer Genehmigung durch das BAFA - zum Zeitpunkt der Ausfuhr gleichzeitig mit der Ausfuhranmeldung vorzulegen. Insbesondere kann neben den wirtschaftspolitisch motivierten Ausfuhrverboten oder -beschränkungen auch aus außen- und sicherheitspolitischen Gründen eine Ausfuhrgenehmigung vorgeschrieben sein. Dabei handelt es sich um Waren, die aufgrund der EU-Regelung im Rahmen der Ausfuhrkontrolle nach der EG-Dual-Use-Verordnung (Verordnung (EG) Nr. 428/2009) und nach nationalem Recht - Außenwirtschaftsgesetz (AWG) und  Außenwirtschaftsverordnung (AWV) - dem Genehmigungsvorbehalt unterworfen sind. Betroffen sind Güter, die sowohl für militärische als auch für zivile Zwecke genutzt werden können. Weiterführende Informationen zum Thema finden Sie in unserer Themensammlung Exportkontrolle.

Carnet A.T.A.

Ein Carnet A.T.A. ist ein Zollpassierscheinheft, das die vorübergehende Ausfuhr von Waren wie Messegütern, Mustersendungen und Berufsausrüstung in die angeschlossenen Vertragsstaaten erleichtert. Ein Carnet A.T.A. können Sie bei Ihrer zuständigen IHK beantragen. Generell gilt, dass Sie ein Carnet A.T.A. nicht zwingend einsetzen müssen. Weder deutsche / EU-Vorschriften noch das Importland verlangen dies. Ein Carnet A.T.A. vereinfacht lediglich die Zollabwicklung von Waren, die vorübergehend in ein Drittland gebracht werden. Im Artikel “Carnet A.T.A.” erhalten Sie mehr Informationen zum Thema.

Carnet C.P.D.

Ein Carnet  C.P.D. ist ein Zollpassierscheinheft, das die vorübergehende Ausfuhr von Waren wie Messegütern, Mustersendungen und Berufsausrüstung ausschließlich nach Taiwan erleichtert. Es gilt nur für eine einmalige Einfuhr in das Land. Den Vordruck können Sie im Formularfachhandel oder bei Ihrer IHK beziehen. Das Verfahren läuft analog zu dem des Carnet A.T.A. ab. Falls neben Taiwan auf der gleichen Reise noch weitere Länder besucht werden sollen, muss zusätzlich ein Carnet A.T.A. verwendet werden.

Auskunftsblatt INF 3

Alternativ zum Carnet-Verfahren (oder wenn ein Carnet A.T.A. bzw. C.P.D. nicht verwendet werden kann) können Sie auch mit dem Zollverfahren der Vorübergehenden Ausfuhr arbeiten. Dafür sollten Sie bei der Ausfuhr das Auskunftsblatt INF 3 der Zollstelle vorlegen, damit der Zollbeamte die Nämlichkeitssicherung vornehmen kann. Dies stellt sicher, dass Sie bei der Rückführung der Waren in das Zollgebiet der EU keinen Zoll bezahlen müssen.
Bedingungen hierfür:
  • Diese Regelung findet nur Anwendung bei der vorübergehenden Ausfuhr von Unionswaren, d.h. Waren, die sich zum Zeitpunkt der Ausfuhr im zoll- und steuerrechtlich freien Verkehr der EU befinden.
  • Die Waren müssen in unverändertem Zustand und innerhalb von drei Jahren wieder eingeführt werden.
  • Eine Einfuhrumsatzsteuerfreiheit von Rückwaren ist grundsätzlich ausgeschlossen, da der Einführer in der Regel zum vollen Vorsteuerabzug berechtigt ist.
  • Wenn Rückwaren in einen anderen Mitgliedsstaat zurückkommen, als aus dem sie ursprünglich ausgeführt wurden, verlangt die Zollstelle des Einführers (Einfuhrstaat) ein von der Zollstelle des Ausführers (Ausfuhrstaat) ausgestelltes Auskunftsblatt INF 3 als Nachweis.
Im Importland müssen Sie für die Dauer der vorübergehenden Einfuhr meist eine Sicherheit hinterlegen, welche der Summe an Abgaben (Zoll, Einfuhrumsatzsteuer, ggf. Verbrauchsteuer etc.) entspricht, die bei einem normalen Import anfallen würde. Wenn die Ware innerhalb der Wiederausfuhrfrist ausgeführt wird, wird die Sicherheitshinterlegung von der ausländischen Zollstelle erstattet (meist abzüglich einer Bearbeitungsgebühr).

Carnet TIR

Das Carnet TIR (TIR = Transports internationaux Routiers) ist ein internationales Beförderungspapier, das zur Erleichterung des internationalen Warentransports mit Straßenfahrzeugen und Vereinfachung der Zollförmlichkeiten führt. Neben der Reduzierung des Grenzaufenthaltes auf ein Minimum hat das Carnet TIR noch den Vorteil, den Transportunternehmer von der Verpflichtung einer oft sehr hohen Bürgschaftsgestellung zu befreien. Das Verfahren findet Anwendung, wenn Waren ohne Umladung über eine oder mehrere Grenzen in zollsicher eingerichteten Straßenfahrzeugen, Lastzügen oder Behältern befördert werden und die Beförderung auf einem Teil der Strecke zwischen Beginn und Ende des TIR-Transports im Straßenverkehr erfolgt. Für besonders schwere oder voluminöse Waren, die nicht in einem geschlossenen Vehikel transportiert werden können, kann ein "offenes Carnet TIR" beantragt werden.
Voraussetzung ist, dass der Transportunternehmer vor Nutzung des Carnet TIR-Verfahrens eine Verpflichtungserklärung unterzeichnet, wodurch er bei etwaiger Nichtbeachtung von Vorgaben persönlich belangt werden kann.
Gültigkeitsdauer: Ab Ausgabetag höchstens 60 Tage.
In Deutschland wird das Carnet TIR von verschiedenen Organisationen ausgestellt, die auch die Bürgschaft übernehmen. In das Verfahren zur Ausstellung von Carnet TIR sind die IHKs nicht eingebunden.

Ursprungszeugnis (Certificate of Origin)

Das Ursprungszeugnis (UZ) ist eine Art "Geburtsurkunde von Waren". Die IHKs stellen UZs auf Antrag ihrer Mitgliedsfirmen aus, sofern diese den Ursprung der Waren belegen können. Es kann zwischen der papierbasierten und elektronischen Beantragung von Ursprungszeugnissen gewählt werden. Verlangt werden UZs von einigen Drittländern (Länder außerhalb der EU) bei der Wareneinfuhr. Die Vorlage eines Ursprungszeugnisses bei der ausländischen Zollstelle gibt rechtsverbindlich den Ursprung der Einfuhrwaren an. Oftmals fordert auch der Importeur ein UZ, obwohl seine Behörden dieses nicht zwingend verlangen. Diese Fälle können u.a. dann eintreten, wenn der Importeur die Waren weiterverkaufen möchte, ein Akkreditiv genutzt wird oder eine staatliche Ausschreibung dies vorsieht. Ursprungszeugnisse werden auf den vorgeschriebenen Vordrucken beantragt und ausgestellt.
Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie auch in unseren Artikel “IHK-Bescheinigung für die Außenwirtschaft”, “Das_Ursprungszeugnis” und “Ursprungszeugnisse elektronisch beantragen”.

Warenverkehrsbescheinigung EUR.1 - Präferenznachweis

Warenverkehrsbescheinigungen zählen zu den Präferenznachweisen und bewirken, dass der Käufer im Importland keine oder ermäßigte Zölle abführen muss. Dies ist an eine Reihe von Vorschriften und Bedingungen gebunden. Grundsätzlich ist die Beantragung von Warenverkehrsbescheinigungen freiwillig und nur für einige Länder (sog. Präferenzländer) möglich.
Die Warenverkehrsbescheinigung EUR.1 ist grundsätzlich nur dann von Belang, wenn Sie Waren in Staaten liefern, mit denen die EU Freihandels-, Präferenz- bzw. Kooperationsabkommen abgeschlossen hat, sowie in Staaten und Gebiete, die mit der EU assoziiert sind. Welche Länder dies sind zeigt das Portal Warenursprung und Präferenzen Online (kurz: WuP Online) der Generalzolldirektion. Bei einem Export in eines dieser Länder muss vor der Beantragung der EUR.1 geprüft werden, ob die Exportware die Voraussetzungen des Abkommens erfüllt.
Präferenznachweise wie die EUR.1 werden im Lieferland ausgestellt und dürfen vom Exporteur nur dann beantragt werden, wenn die Exportware den jeweiligen Anforderungen des Abkommens genügt. In den meisten Fällen erfolgt die Prüfung anhand von Verarbeitungslisten (einzusehen unter WuP Online), welche die Ursprungseigenschaft einer Ware definieren. Bei reinen Handelswaren muss von dem direkten Vorlieferanten eine “Lieferantenerklärung für Waren mit Präferenzursprungseigenschaft” vorliegen.
Hinweis: Je nach Abkommen genügt bei einem Warenwert bis zu 6.000 Euro meist auch eine Ursprungserklärung des Exporteurs auf der Handelsrechnung. Der zu verwendende Wortlaut kann je nach Präferenzregelung unterschiedlich sein. In diesem Fall kann auf eine EUR.1 verzichtet werden. Die Prüfschritte des Präferenzursprungs sind jedoch weiterhin notwendig.
Ausgestellt wird die EUR.1 im Rahmen der Versandabfertigung der Ware auf Antrag des Ausführers von der für ihn zuständigen Versandzollstelle. Die EUR.1 ist der Zollstelle ausgefüllt einzureichen und auf Verlangen Nachweispapiere (z. B. Lieferantenerklärungen, Präferenzkalkulation) vorzulegen, um den Ursprung der Exportware zu belegen.
Mehr Informationen zum Thema gibt der Artikel “Präferenzieller Ursprung – Zollvorteile nutzen!”

Warenverkehrsbescheinigung EUR-MED - Präferenznachweis

Eine Warenverkehrsbescheinigung EUR-MED wird benötigt, um die gegenseitige Anerkennung von Vormaterialien als Ursprungsware nach dem sogenannten Regionalen Übereinkommen oder der Pan-Euro-Med-Kumulierung (PEM) anwenden zu können. EUR-MED wird auf Antrag und Vorlage eines ausgefüllten Formblattes durch Zollstellen ausgestellt. Bei der Ausfuhr in ein Land der PEM-Zone ist auf der EUR-MED zu vermerken, ob und mit welchen Ländern Kumulation erfolgt ist. Beim Warenverkehr innerhalb der EU kann mit der Lieferantenerklärung mitgeteilt werden, ob eine Kumulation nach dem Regionalen Übereinkommen oder PEM-Kumulierung erfolgt ist.

Warenverkehrsbescheinigung A.TR. - Freiverkehrspräferenz

Die Warenverkehrsbescheinigung A.TR. ist ein Präferenznachweis im Rahmen der Zollunion zwischen der EU und der Türkei. Sie gilt ausschließlich für den Warenverkehr zwischen diesen Ländern.
Besonderheiten:
  • Die A.TR. darf nur verwendet werden, wenn sich die Waren im zollrechtlich freien Verkehr der EU oder der Türkei befinden und unmittelbar aus einem Mitgliedstaat der EU in die Türkei oder umgekehrt befördert werden (Freiverkehrspräferenz).
  • Die Regelung gilt nicht für landwirtschaftliche Erzeugnisse und Erzeugnisse der Europäischen Gemeinschaft für Kohle und Stahl (EGKS).
  • Die A.TR. wird vom Exporteur ausgestellt und von der Zollstelle auf ihre Richtigkeit hin überprüft und bescheinigt. Die A.TR. kann auch im Nachhinein noch ausgestellt werden.
  • Nachträglich ausgestellte A.TR. sind mit “ISSUED RETROSPECTIVELY” zu bemerken.
  • Die A.TR. muss innerhalb einer Frist von vier Monaten jener Zollstelle des Einfuhrstaates vorgelegt werden, bei der die Waren gestellt werden.

Lieferantenerklärung

Lieferantenerklärungen (LE) bzw. Langzeitlieferantenerklärungen (LLE) benötigen Sie, wenn Sie den Präferenzursprung einer Ware nachweisen müssen. Dies kann u.a. für die Beantragung von Warenverkehrsbescheinigungen (z.B. EUR.1) oder auch Ursprungszeugnissen (auch hier wird die LE/LLE als Ursprungsnachweis akzeptiert) erforderlich sein. Oder wenn Sie selbst von Ihrem Kunden um die Abgabe einer Lieferantenerklärung gebeten werden.
Was muss bei der Ausstellung einer Lieferantenerklärung berücksichtigt werden?
  • Bei Ausstellung einer LE/ LLE durch einen Hersteller müssen die Voraussetzungen für die Erlangung der Ursprungseigenschaft der Ware berücksichtigt werden (z. B. eine ausreichende Be- oder Verarbeitung im Betrieb des Herstellers). Die Präferenzbedingungen für die Ware sind unter WuP Online zu recherchieren.
  • Bei Ausstellung einer LE/ LLE von einem Händler müssen gültige Nachweise des Vorlieferanten vorliegen (z. B. LE/ LLE, Erklärung auf Rechnungen). Von den IHKs ausgestellte Ursprungszeugnisse sind keine gültigen Nachweise, die dazu berechtigen, eine LE/ LLE auszustellen.
  • Die LE/ LLE kann ohne behördliche Mitwirkung ausgestellt werden; dies verpflichtet allerdings die beteiligten Unternehmen zu größter Sorgfalt. Die Zollbehörden können die LE/LLE nachträglich überprüfen.
  • Die LE/ LLE ist nur gültig, wenn das ausstellende Unternehmen in der Europäischen Union oder in der Türkei ansässig ist.
Mehr Informationen zum Thema sowie einen Vordruck der LE bzw. LLE zum Download finden Sie im Artikel “Lieferantenerklärungen”.

Ursprungsnachweis “Erklärung-IHK”

Bei der “Erklärung-IHK für den nichtpräferenziellen Ursprung” handelt es sich um die zusätzliche Möglichkeit des Ursprungsnachweises für die Ausstellung von Ursprungszeugnissen durch die Industrie- und Handelskammern (IHKs). Die Erklärung kann sowohl als Einzel- als auch als Langzeiterklärung durch den Lieferanten abgegeben werden.
Die Erklärung-IHK ist insbesondere für Unternehmen interessant, die den präferenziellen Ursprung nicht erfüllen und keine Lieferantenerklärung gemäß Präferenzrecht abgeben können, deren Produkte aber nach den handelspolitischen Ursprungsregeln des Zollkodex Ursprungserzeugnisse der Europäischen Union oder eines Mitgliedstaates der EU sind.
Als Einzelerklärung kann die Erklärung auch für Drittlandswaren abgegeben werden, das heißt, wenn die Waren einen Ursprung außerhalb der EU haben. In diesem Fall ist aber immer eine Bescheinigung der für den Antragsteller zuständigen IHK notwendig.
Die Ursprungsbescheinigung erfolgt dann wie bei der Ausstellung eines Ursprungszeugnisses, d. h. der Drittlandsursprung ist durch geeignete Vorpapiere nachzuweisen.
Mehr Informationen zum Thema sowie einen Vordruck der Erklärung-IHK zum Download finden Sie im Artikel “Erklärung-IHK für den nichtpräferenziellen Ursprung”.

Auskunftsblatt INF 4

Das Auskunftsblatt INF 4 kommt immer dann ins Spiel, wenn die Zollstelle des Ausführers oder der Empfänger der Ware die Korrektheit der Ursprungsangaben in einer Lieferantenerklärung anzweifelt. Durch die INF 4 kann die für den Firmensitz des Vorlieferanten zuständige Zollstelle um die Ausstellung eines Auskunftsblattes ersucht werden. Es erfolgt dann eine zollamtliche Überprüfung der Produktionsbedingungen des Vorlieferanten im Hinblick auf die Einhaltung der Ursprungsregeln.
Die Ausstellung der INF 4 erfolgt durch die für den Sitz des Lieferanten zuständige Zollstelle und wird dem Lieferanten ausgehändigt. Es obliegt dann dem Lieferanten das Auskunftsblatt dem Exporteur zuzuleiten. Falls Gründe dagegen sprechen, kann der Lieferant auch das Auskunftsblatt direkt der Zollstelle zuleiten, bei welcher der Exporteur die EUR.1 beantragt hat.

Versandverfahren T1 und T2

Das Versandverfahren T2 regelt die Beförderung von Unionswaren zwischen zwei Zollgebieten der EU über das Gebiet einer Vertragspartei des Übereinkommens über ein gemeinsames Versandverfahren (Vertragsparteien sind die EU, Island, Schweiz, Norwegen, Türkei, Mazedonien und Serbien) ohne Veränderung des zoll- und steuerrechtlichen rechtlichen Status der Waren. Es regelt auch die Beförderung von Unionswaren, die in eine Vertragspartei des Übereinkommens über ein gemeinsames Versandverfahren ausgeführt werden sollen. Das Versandverfahren T2 wir auch bei der Beförderung von Waren zwischen der EU und San Marino bzw. Andorra verwendet, die unter die Zollunion fallen.
Um den zollrechtlichen Status von Unionswaren nachweisen zu können, wird das Versandpapier T2L benutzt. 
Das Versandverfahren T2F regelt die Beförderung von Unionswaren aus, nach oder zwischen Teilen des Zollgebiets der Union, in denen die Richtlinien über die Steuerharmonisierung keine Anwendung finden (Åland-Inseln, Berg Athos, Kanalinseln, Kanarische Inseln, überseeische französische Departements). Zum Nachweis des zollrechtlichen Status von Unionswaren wird das Versandpapier T2LF genutzt. Ab 2024 soll der Status von Unionsware mit dem elektronischen System "Proof of Union Status" (PoUS) nachgewiesen werden können und die genannten Papiere ersetzen.
Das Versandverfahren T1 regelt die Beförderung von Nichtunionswaren zwischen zwei Zollgebieten der EU über das Gebiet einer Vertragspartei des Übereinkommens über ein gemeinsames Versandverfahren ohne Veränderung des zoll- und steuerrechtlichen rechtlichen Status der Waren. Es regelt auch die Beförderung von Nichtunionswaren zwischen der EU und einer Vertragspartei des Übereinkommens über ein gemeinsames Versandverfahren, die bei der Einfuhr in die EU z. B. Zöllen unterliegen.
Die Abwicklung erfolgt über das Verfahren ATLAS-Versand (NCTS).