Recht und Steuern

Whistleblower-Richtlinie: Was kommt auf die Unternehmen zu?

Die „ EU-Richtlinie zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden“ dient dem Schutz von Hinweisgebern (sog. Whistleblowern) und verpflichtet private und öffentliche Organisationen sowie Behörden zur Einrichtung sicherer Kanäle für die Meldung von Missständen.

Umgangssprachlich wird die Richtlinie daher auch Whistleblowing-Richtlinie genannt.

Aktuelles

Die Frist zur Umsetzung der Whistleblowing-Richtlinie in nationales Recht war auf den 17. Dezember 2021 datiert. Allerdings ist es dem deutschen Gesetzgeber nicht gelungen, diese Frist einzuhalten. In der letzten Legislaturperiode war der Versuch eines entsprechenden Umsetzungsgesetzes gescheitert. Gleichwohl ist zeitnah mit einem Gesetzesentwurf zur Umsetzung der Whistleblowing-Richtlinie zu rechnen.
Dabei sind durch die Richtlinie zwar viele Mindeststandards vorgegeben, worauf sich die Betroffenen bereits vorzeitig vorbereiten können. Spielraum besteht aber insbesondere bei der Ausweitung des sachlichen Anwendungsbereichs.
Unklar bleibt daher, ob nur Hinweise zu Rechtsverstößen gegen bestimmte EU-Rechtsakte (Richtlinien und deren nationale Umsetzung sowie Verordnungen) unter den Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzes fallen oder auch Verstöße gegen deutsches Recht erfasst sein sollen. Genau diese Frage war letztlich auch einer der Hauptstreitpunkte, der zum Scheitern in der letzten Legislaturperiode führte.
Was bedeutet der Ablauf der Umsetzungsfrist für die Praxis?
Jedenfalls für Behörden ist die EU-Richtlinie ab dem 17. Dezember 2021 unmittelbar anwendbar. Ob die Richtlinie auch für Unternehmen unmittelbar anwendbar ist, ist umstritten. Ganz überwiegend wird angenommen, dass dies nicht der Fall ist. Für Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten sieht die Richtlinie ohnehin eine Übergangsfrist bis Dezember 2023 vor, wenn der nationale Gesetzgeber nichts anderes geregelt hat. Bei Unternehmen mit mehr als 249 Beschäftigten kann es allerdings sein, dass bei (arbeitsrechtlichen) Streitigkeiten vor Gericht die Wertungen der Richtlinie schon einfließen, wenn ein Arbeitnehmer dort vorträgt, in Folge eines von ihm gemeldeten Rechtsverstoßes des Unternehmens arbeitsrechtlich sanktioniert worden zu sein. Dabei müsste es sich dann aber auch gerade um einen Hinweis zu einem der in der Whistleblowing-Richtlinie genannten Verstoß gegen EU-Recht gehandelt haben.

Mindestvorgaben der EU-Richtlinie

Die Richtlinie beinhaltet unter anderen folgende Vorgaben, die ins deutsche Recht umgesetzt werden müssen:
  • Unternehmen mit mehr als 50 Arbeitnehmern müssen interne Meldekanäle einrichten; Die Identität des Hinweisgebers ist geheim zu halten.
  • Das Unternehmen soll den Hinweisgeber innerhalb von 3 Monaten nach Meldung umfassend unterrichten, wie mit dem Hinweis verfahren wurde und welche Folgemaßnahmen das Unternehmen geplant und ergriffen hat.
  • Umfangreiches Verbot von Repressalien (z. B. Suspendierung, Kündigung, Herabstufung oder Versagung einer Beförderung, Nötigung, Einschüchterung, Mobbing oder Ausgrenzung, aber auch Nichtverlängerung befristeter Arbeitsverträge, Rufschädigung etc.).
  • Beweislastumkehr: Bisher musste Arbeitnehmer/Hinweisgeber den Zusammenhang zwischen Meldung und Benachteiligung im Streitfall nachweisen. Nun muss Arbeitgeber/Unternehmen den (abweichenden) Grund für eine vermeintliche Benachteiligung darlegen und ggf. beweisen.
  • Kein Vorrang des internen vor dem externen Whistleblowing mehr vorgesehen, d.h. der Hinweisgeber muss den Hinweis nicht erst an das Unternehmen geben, sondern kann sich unmittelbar an externe Stellen wenden.
  • Motive des Hinweisgebers irrelevant, d. h. selbst Hinweisgeber, die nur in der Absicht handeln, das Unternehmen zu schädigen, sind geschützt.
  • Vorgesehen sind Sanktionen für Unternehmen, die Meldungen behindern oder dies zumindest versuchen, Repressalien ergreifen oder die Identität des Hinweisgebers unberechtigt preisgeben.
  • Darüber hinaus wird ein Schadensersatzanspruch des Hinweisgebers geschaffen

Empfehlungen zur Vorbereitung

Da das Gesetzgebungsverfahren wahrscheinlich recht zügig durchgeführt werden wird und Reaktionsfristen ggf. sehr kurz ausfallen, sollten schon jetzt Vorbereitungen getroffen werden, damit die erforderlichen Hinweisgebersysteme schnell funktionsfähig sein werden.
Folgende Fragen sollten Sie daher schon jetzt klären:
  • Welche Kanäle will ich einrichten?
    Telefonisch, E-Mail, webbasierte Lösung, Ombudsmann?
  • Wie stelle ich sicher, dass nicht nur Arbeitnehmer, sondern auch alle Personen das Hinweisgebersystem nutzen können, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit mit dem Unternehmen in Kontakt stehen – d. h. eigene Mitarbeiter, externe Geschäftspartner/Dienstleister/Auftragnehmer und deren Mitarbeiter.
  • Wie will ich darüber informieren?
    Informationen zu den Meldemöglichkeiten und dem Verfahren müssen klar und leicht zugänglich sein, zum Beispiel über die Unternehmenswebseite und im Unternehmens-Intranet/Schwarzen Brett.
  • Wie macht man das Hinweisgebersystem Beschwerdeführern einerseits so schmackhaft, dass sie sich mit Meldungen nicht gleich an die externe Behörde oder gar an die Presse wenden, sondern den internen Kanal nutzen, aber andererseits auch so, dass von missbräuchlichen Beschwerden und Denunziantentum abgeschreckt wird?
  • Wie stelle ich Vertraulichkeit sicher? Das ist z. B. bei einem Meldekanal per E-Mail schwierig, da nicht einmal der IT-Administrator auf eine solche E-Mail Zugriff haben dürfte.
  • Wer soll zuständig sein für die Entgegennahme der Hinweise? Wer hat Zugriffsrechte für die Bearbeitung von Beschwerden? Wie und durch wen werden Beschwerden nach dem Eingang weiterbearbeitet? Es darf jedenfalls nicht passieren, dass bei Eingang eines Hinweises erstmal im Haus an verschiedenen möglichen Stellen nachgefragt wird, wer sich weiter darum kümmert – dies wäre mit dem Vertraulichkeitserfordernis nicht vereinbar.
  • Wer versendet fristgerecht die Eingangsbestätigung an den Hinweisgeber?
  • Will ich auch anonyme Meldungen ermöglichen oder nicht?
    Eine Pflicht dazu besteht nicht.
  • Datenschutzrechtliche Fragen mit Datenschutzbeauftragtem klären
  • Personalvertretung/Betriebsrat einbeziehen, auch für die Kommunikation über das Hinweisgebersystem.
  • Kann ich das alles selbst oder brauche ich externe Hilfe?
    Aktuell bieten sehr viele Berater und Verkäufer von Softwarelösungen ihre Dienste an. Diese Dienstleistungen mögen auch für Ihr Unternehmen ggf. interessant sein; wissen muss man allerdings, dass auch dabei wahrscheinlich mit dem deutschen Umsetzungsgesetz noch Anpassungsbedarf entstehen wird.
  • Bei Konzernstrukturen:
    Laut Aussagen der EU-Kommission reicht es nicht, wenn es ein Konzern-Hinweisgebersystem für alle konzernzugehörigen Tochterunternehmen gibt. Vielmehr benötigt jedes Tochterunternehmen ein eigenes Hinweisgebersystem, zumindest wenn das Tochterunternehmen mehr als 249 Beschäftigte hat. Hier ist zu überlegen, ob und inwieweit für die Tochterunternehmen zwar ein eigenes (Schmalspur-)Hinweisgebersystem eingerichtet wird, die Beschäftigten der Tochterunternehmen aber auch das konzernweite Hinweisgebersystem nutzen können. In der Kommunikation könnte dann auf die größere Erfahrung mit der Hinweisbearbeitung und weitere praktische Anwendungsvorteile bei der Nutzung des Konzern-Hinweisgebersystems hingewiesen werden. Auch das gilt es vorzubereiten.
  • Personalabteilungen sollten sich auf die verschärften Beweislastregeln vorbereiten. Sie werden künftig beweisen müssen, dass nicht der Hinweis zu der jeweiligen arbeitsrechtlichen Maßnahme geführt hat, sondern dass es dafür andere Gründe gab. Eine entsprechende Dokumentation von Gründen für arbeitsrechtliche Sanktionen ist insofern hilfreich, wobei sicher der Aufwand einer solchen (noch umfangreicheren) Dokumentation und das Risiko von Beweisschwierigkeiten nach Hinweisen immer abgewogen werden müssen.
Wer schon ein Hinweisgebersystem hat, sollte anhand der Richtlinie einmal prüfen, ob die dortigen Anforderungen bereits erfüllt werden. Ggf. können schon jetzt einige Anpassungen vorgenommen werden.
Spätestens wenn das deutsche Umsetzungsgesetz vorliegt, wird es sicherlich weiteren Anpassungsbedarf geben, zumal in jedem Fall die Kommunikation für Arbeitnehmer und die für die Hinweis-Bearbeitung zuständigen Personen geändert werden muss.