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Verwaltung –digital?
Das 2017 von der Bundesregierung verabschiedete Onlinezugangsgesetz (OZG) sollte die Digitalisierung der Verwaltung vorantreiben. Von Anfang an war klar, dass dieser Zeitrahmen nicht ausreichen würde. Mit dem am 24. Mai 2023 von Bundesministerin Nancy Faeser vorgelegten Nachfolgepaket zum OZG 2.0 wurde der Rahmen für weitere Digitalisierungsmaßnahmen geschaffen. In den Standortumfragen der IHKs Bodensee-Oberschwaben und Ulm rangiert das Thema unter den Top 5 beziehungsweise Top 10 der Handlungsfelder. Kritik gibt es an der steigenden Bearbeitungsdauer von Verwaltungsverfahren: Sie lähmen Innovationen und verursachen Mehraufwand und höhere Kosten. Ein wichtiger Baustein zur Lösung ist die Digitalisierung der Verwaltungen. Wir haben nachgefragt: Wie ist der Stand bei der Umsetzung der digitalen Verwaltung? Welche Erfolge wurden erzielt, wo gibt es noch Baustellen? Und was wünschen sich die Unternehmen, Städte und Kommunen?
“Man muss das gesamte Verfahren digital denken – und gleichzeitig den Prozess selbst auf den Prüfstand stellen.”
- Heiner Scheffold
Markus Romer weiß, wovon er spricht, wenn es um das Thema „Digitale Verwaltung“ geht. Er ist Leiter der Unternehmensentwicklung bei der Max Wild GmbH in Berkheim-Illerbachen. Die 700 Mitarbeiter starke Firma ist nicht nur im Bereich Tiefbau und Abbruch tätig, sondern betreibt Deponien und Kiesbetriebe, bietet Umwelt- und Energiedienstleistungen an, plant und realisiert den Ausbau von Infrastrukturprojekten. Ob Glasfaserleitungen, Photovoltaikanlagen oder Bienenschutz: Für Verwaltungs- und Genehmigungsverfahren ist das Unternehmen mit dem Regierungspräsidium über die Kreisverwaltung bis zu den unteren Verwaltungsebenen in ständigem Austausch. Daneben war Romer selbst sechs Jahre lang in der Verwaltung tätig. Er misst dem Bereich einen hohen Stellenwert bei. „Die Zuverlässigkeit der Verwaltung ist eine der größten Stärken der deutschen Wirtschaft. Doch seit den 2000er-Jahren hinkt die Adaption der Zeit hinterher.“ Insbesondere Baugenehmigungs-, Immissionsschutz- oder Flächennutzungsverfahren laufen laut Romer viel zu langsam. „Verfahren, die früher normativ zum Beispiel neun Monate benötigt haben, dauern heute im Regelfall zwei bis drei Jahre.“ Dies könnte für Deutschland künftig einen großen Wettbewerbsnachteil zur Folge haben, warnt der Verwaltungsexperte.
Gemeinsame Datenräume schaffen
„Digitalisierung bedeutet nicht, einfach nur ein paar PDFs zum Download bereit zu stellen“, sagt Romer. Der ganze Projektprozess müsste durchdigitalisiert werden, auch vonseiten der Unternehmen. Die Nutzung gemeinsamer, geschützter Datenräume sei ein wesentlicher Bestandteil, so dass Behörden, Stakeholder und weitere Akteure auf dieselben Basisdaten zugreifen können. Das spart Papier und unnötige Arbeitsschritte. Zudem sollten unterschiedlichste Interessen durch rechtsstaatliche Vorgaben schneller gegeneinander abgewogen werden. Romer wünscht sich klare, vereinheitlichte Verfahren. „Wir sind zurzeit mit dem gleichen Thema in zwölf Landkreisen tätig. Das Handling erfolgt in jedem Landkreis ganz unterschiedlich.“
Verwaltungen oft zu Unrecht in Kritik
Ein Thema liegt Romer hierbei besonders am Herzen. „Die Verwaltungen müssen oft zu Unrecht als Prügelknaben herhalten. Dabei sind sie oftmals Opfer rein politischer, nicht zu Ende gedachter Visionen, denen es an normativen und formalen Vorgaben fehlt.“ Schließlich können Verwaltungen als Exekutive nur umsetzen, was ihnen die Legislative vorgibt. Romer betont, dass er im Umkreis von 70 Kilometern mit vielen Verwaltungen zusammengearbeitet habe. Er sieht große Fortschritte: Die Sensibilisierung für das Thema ist gegeben, die Mitarbeiter sind bereit, zu helfen. Doch es fehlt die mögliche Agilität in der Folge. Diesbezüglich sieht Romer die Politik auf Landes-, Bundes- und EU-Ebene in der Pflicht. „Unsere Verwaltungen müssen mit materiellen, personellen und normativen Ressourcen aufgestockt werden, damit wir gemeinsam agile, effiziente, schnelle und digitalisierte Verwaltungsprozesse bekommen – zum Wohle unserer Volkswirtschaft.“ Der mit Umweltpreisen ausgezeichneten Max Wild GmbH liegt zum Beispiel das Thema Abfallentsorgung am Herzen. Sie hat dafür so-gar eigene Technologien entwickelt. Doch den Verwaltungen würden häufig die Kapazitäten fehlen, um Kontrollen in der gesamten Branche durchzuführen sowie Möglichkeiten zur rechtlichen Handhabe bei Verstößen, so Romer. Das habe leider oftmals eine Wettbewerbsverzerrung zur Folge, zum Nachteil derer, die sich an geltendes Recht halten. Letzt-endlich benötige die Digitalisierung dieselbe Priorisierung wie die aktuelle Energiepolitik, um Prozesse wie den Ausbau von regenerativen Energien zu beschleunigen.
176 Leistungen bereits online
Ein Kommunalpolitiker, der sich die Digitalisierung von Anfang an auf die Fahnen geschrieben hat, ist Heiner Scheffold, Landrat des Alb-Donau-Kreises. „1992 habe ich mir im Ministerium für Ländlichen Raum und Verbraucherschutz in Stuttgart einen der ersten beiden PCs gesichert“, erinnert sich Scheffold schmunzelnd. Jahre später hat er die ersten Förderrichtlinien zum Breitbandausbau aufgesetzt. Mit rund 176 digital angebotenen Leistungen über das landesweite Online-Serviceportal Service BW ist das Landratsamt Alb-Donau-Kreis derzeit unter den Spitzenreitern in Baden-Württemberg. Und Scheffold ist nun auch einer der ersten Landräte des Bundeslandes, der selbst mit der neuen digitalen Akte arbeiten wird.
Er ist sich sicher: Digitalisierung muss Chefsache sein und vorgelebt werden. Trotz all dieser Vorreitererfolge weiß Scheffold, dass dies keine leichte Aufgabe ist. „Im Landratsamt wird eine Vielzahl unterschiedlichster Aufgaben bearbeitet – die der vielen unteren staatlichen Behörden, beispielsweise von der unteren Naturschutzbehörde bis zum Katastrophenschutz, sowie die kommunalen Aufgaben des Landkreises wie etwa Jugendhilfe, Abfallwirtschaft oder ÖPNV. Die große Bandbreite unserer Aufgaben sowie die Abhängigkeit von den bereits laufenden Fachverfahren mit jeweils eigener Software und anderen Behörden macht die Digitalisierung komplex.“ Außenstehende bekämen davon kaum etwas mit. Weder von den Erfolgen – 16 der 23 Ämter des Landratsamtes arbeiten bereits mit der digitalen Akte – noch von Reglementierungen, welche die Digitalisierung bremsen. 2016 hat Scheffold alle Faxgeräte aus dem Landratsamt verbannt, außer ein paar wenigen, die für den Katastrophenfall vorgehalten werden müssen. Diese mussten dann in der Corona-Pandemie wieder entstaubt werden: „Ärzte und Labore durften aus Datenschutzgründen die Corona-Befunde nicht an unser Gesundheitsamt mailen. Sie mussten diese faxen – und wir sie wieder einscannen, um sie weiterzuverarbeiten. Aber wir sind öffentlich gescholten worden, wir arbeiten nicht digital. Das hat mich sehr geärgert!“
Er ist sich sicher: Digitalisierung muss Chefsache sein und vorgelebt werden. Trotz all dieser Vorreitererfolge weiß Scheffold, dass dies keine leichte Aufgabe ist. „Im Landratsamt wird eine Vielzahl unterschiedlichster Aufgaben bearbeitet – die der vielen unteren staatlichen Behörden, beispielsweise von der unteren Naturschutzbehörde bis zum Katastrophenschutz, sowie die kommunalen Aufgaben des Landkreises wie etwa Jugendhilfe, Abfallwirtschaft oder ÖPNV. Die große Bandbreite unserer Aufgaben sowie die Abhängigkeit von den bereits laufenden Fachverfahren mit jeweils eigener Software und anderen Behörden macht die Digitalisierung komplex.“ Außenstehende bekämen davon kaum etwas mit. Weder von den Erfolgen – 16 der 23 Ämter des Landratsamtes arbeiten bereits mit der digitalen Akte – noch von Reglementierungen, welche die Digitalisierung bremsen. 2016 hat Scheffold alle Faxgeräte aus dem Landratsamt verbannt, außer ein paar wenigen, die für den Katastrophenfall vorgehalten werden müssen. Diese mussten dann in der Corona-Pandemie wieder entstaubt werden: „Ärzte und Labore durften aus Datenschutzgründen die Corona-Befunde nicht an unser Gesundheitsamt mailen. Sie mussten diese faxen – und wir sie wieder einscannen, um sie weiterzuverarbeiten. Aber wir sind öffentlich gescholten worden, wir arbeiten nicht digital. Das hat mich sehr geärgert!“
“Es kommt darauf an, die digitale Verwaltung international zu vernetzen.”
- Stefan Fiedler
Flächenkontrollen via Weltraumsatellit
Den Landrat treibt die Digitalisierung um, die viele Chancen für Synergien biete: „Man muss das gesamte Verfahren digital denken – und gleichzeitig den Prozess selbst auf den Prüfstand stellen“, sagt Scheffold. Viele Bereiche des Landratsamts arbeiten schon lange digital: „Ein Förster kann die IST-Daten seines Reviers auf einer digitalen Karte abrufen und vor Ort in seinem Tablet neue Informationen eingeben.“ Ein wenig nach Science-Fiction klingt die Agrarkontrolle via Weltraumsatellit: Eine Künstliche Intelligenz gleicht die Satellitenbilder mit den Angaben auf den Anträgen ab und kontrolliert so, ob die Fördergelder für Umweltschutz- oder Tierwohlmaßnahmen zurecht ausbezahlt worden sind. Auch an der Testphase zum „Virtuellen Bauamt“ des Landes nimmt der Alb-Donau-Kreis teil – ebenso wie als Pilotlandkreis für den digitalen Führerschein. Nicht nur die Abläufe sind vielfach bereits digital, auch viele Dienstleistungen des Landratsamts können inzwischen bereits online beantragt werden, beispielsweise Wohngeld, die KfZ-Zulassung oder in Kürze auch der erste Führerschein. Durch die Buchung von Online-Terminen gehören Wartezeiten bei vielen Behörden der Vergangenheit an. Vorausgesetzt, man nutzt sie auch. Für die Bürgerinnen und Bürger gibt es weitere digitale Helferlein: „Wir haben eine Bürger-App, die Sie daran erinnert, wann Sie welche Abfalltonne vor die Türe stellen müssen“, so Scheffold. Und eine Integrations-App informiert Neuankömmlinge in zehn Sprachen über Einkaufsmöglichkeiten, Bildungsstätten oder die medizinische Versorgung im Alb-Donau-Kreis. Die Digitalisierung wirkt sich auch auf den Arbeitsalltag aus: Über 50 Prozent aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Landratsamts können bereits mobil arbeiten und freie Parkplätze in der Tiefgarage über eine interne App buchen. Auch die sechs kreiseigenen Schulen sind alle an das Glasfasernetz angeschlossen und mit Tablets ausgestattet. „Unser Anspruch ist es, dass die Schülerinnen und Schüler auf dem neusten Stand der Technik lernen und die digitale Transformation, wo nötig, auch in die Unternehmen bringen“, so Scheffold.
Auch im Landkreis Biberach und bei der Stadt Ulm geht es voran: Im Landkreis Biberach steht die Einführung der elektronischen Akte in der gesamten Kreisverwaltung ganz oben auf der Agenda, ebenso die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG). „Die Digitalisierung der Verwaltung ist das Zukunftsinstrument für Effizienz und Bürgernähe“, so Landrat Mario Glaser. „Die Weiterentwicklung ist angesichts des Fachkräftemangels und des komplizierten Zusammenspiels der verschiedenen Ebenen eine riesige Herausforderung.“
Das Ziel der Stadt Ulm ist die Bereitstellung möglichst vieler durchgängig digitalisierter Prozesse für Bürgerschaft und Unternehmen: Anliegen und Anträge werden über einen digitalen Zugang gestellt und im Backoffice durchgehend digital bearbeitet, mit Schnittstellen zum Fachverfahren, E-Payment und Aktenablage im DMS. Ein wichtiges Projekt im Rahmen der digitalen Roadmap ist die digitale Baugenehmigung, hier ist die Stadt Ulm Teil eines Pilotprojekts des Landes.
Digitales Ursprungszeugnis von der IHK
Im Zuge der digitalen Verwaltung beschäftigen Zulassungsverfahren, insbesondere auf internationaler Ebene, die SternMed GmbH aus Ravensburg. Der Hersteller medizinischer Geräte wie MRTs, Ultraschall- und Röntgengeräte, liefert seine Entwicklungen in alle Welt. Mit dem dazugehörigen Aufwand. „Wir verkaufen streng regulierte Geräte, die direkt am Menschen wirken. Diese müssen extrem komplexe Prüf- und Testverfahren durchlaufen“, so der Geschäftsführer Stefan Fiedler. Beispielsweise umfasst der Zulassungsantrag eines Beatmungsgeräts rund 1.000 Seiten. Idee, Entwicklung, Produktionsverfahren, Forschungsstudien und klinische Tests werden darin dokumentiert.
“Nutzen Sie die digitalen Angebote und gehen Sie nicht aus Bequemlichkeit die alten Wege.”
-Clemens Moll
Im Bereich Logistik ist das Ursprungszertifikat von großer Bedeutung. Dieses kann online beantragt werden, seit 2020 sogar noch unkomplizierter per webbasierter Nutzerkennung. Nach Prüfung und Bewilligung durch die zuständige IHK wird das elektronische Ursprungszertifikat direkt im jeweiligen Unternehmen ausgedruckt. Das spart Zeit und Botengänge. Ein Service, den die SternMed GmbH gerne in Anspruch nimmt. Seit diesem Jahr besteht auch die Möglichkeit, Online-Anträge für Carnets, also internationale Zollpassierscheine, zu stellen. Diese beschleunigen die Grenzabfertigung. Sie werden digital geprüft und dem oder der Antragstellenden anschließend von der IHK postalisch zugeschickt oder können dort abgeholt werden. Auch wenn einzelne Teilschritte bereits digitalisiert wurden, läuft es am Ende immer noch auf den Papierausdruck hinaus. Im Februar 2023 hat die deutsche Generalzolldirektion dem internationalen Pilotprojekt eCarnet zugestimmt, sodass das volldigitale Carnet nun auch in Deutschland getestet werden kann. (Mehr zum eCarnet lesen Sie auf Seite 21)
Verwaltung international vernetzen
Kompliziert wird es bei Warenlieferungen außerhalb der EU. „Verkaufen wir medizinische Geräte an Länder wie Pakistan oder Ägypten, so müssen die Dokumente notariell beglaubigt, vom Landgericht apostilliert und von den jeweiligen Botschaften zusätzlich legalisiert werden. Dazu werden diese durch einen Kurierdienst mit Rückantwort verschickt. Anschließend versenden wir die Dokumente in das entsprechende Land“, weiß Fiedler. Der Arbeits-aufwand ist hoch: Bis der Vorgang abgeschlossen ist, vergeht mindestens ein Monat Zeit. Ginge das Dokument verloren, müsste der ganze Prozess von vorn durchlaufen werden, da es keine Datensicherung gibt. „Eine zunehmende Digitalisierung und elektronische Validierung wie im Blockchain-Verfahren würde viele Verfahren erleichtern. Allerdings können wir in Deutschland noch so viel digitalisieren, es kommt darauf an, die digitale Verwaltung international zu vernetzen.“ Momentan muss SternMed für seine Produkte in jedem Land außerhalb der EU ein eigenes Zulassungsverfahren durchlaufen. Die weltweite Anerkennung der EU-Zulassung könnte Abhilfe schaffen. Ein gelungenes Beispiel sieht der Geschäftsführer in den USA und in dem Medical Device Single Audit Program (MDSAP). Erhält ein medizinisches Gerät dort eine Zulassung, ist diese automatisch in anderen Teilnehmerländern wie Kanada und Australien gültig.
OZG muss nachgebessert werden
Im Rathaus der Stadt Weingarten sitzen mit Oberbürgermeister Clemens Moll und Verwaltungsdirektorin Sylvia Burg zwei qualifizierte Impulsgeber der Digitalen Transformation an der Spitze. Beide sind ausgebildete „Digitallotsen“ und für eine Stadt tätig, die 2018 als ein Gewinner des landesweiten Wettbewerbs „Digitale Zukunftskommune@bw“ ausgezeichnet wurde. Ob Klimaschutz, Mobilitäts- und Energiewende: Die Welt hat sich seit der Verabschiedung des Onlinezugangsgesetztes (OZG) im Jahr 2017 durch globale Krisen stark verändert. „Wir können uns nicht vorstellen, was noch auf uns zukommt. Daher muss die Digitalisierungsstrategie überarbeitet und agiler werden“, so Moll. Vieles aus dem OZG sei nicht zu Ende gedacht. „Was passiert beispielsweise mit der digitalen Erstausstattung in Schulen? Es gibt keine Nachfolgeregelung für veraltete Geräte.“
Aktuelle Zahlen belegen: Von den 575 Leistungsbündeln des OZGs wurden bislang erst 128 umgesetzt. Es bleibt noch viel zu tun. Verwaltungsdirektorin Burg wünscht sich ein Umdenken in der Politik. „Beispiele wie Estland zeigen: Gibt die Politik Standards vor, geht die Digitalisierung wesentlich schneller voran.“ Als richtigen Schritt begrüßt sie die Anwendung des sogenannten EfA-Prinzips (Einer-für-Alle) auf föderaler Ebene. Damit können Zeit, Kosten und Ressourcen eingespart werden. Entwickelt ein Bundesland einen Digitaldienst, darf dieser von allen anderen genutzt werden. „Mecklenburg-Vorpommern hat kürzlich ein digitales Bauamt entwickelt, das wir im Laufe des Jahres auch in Baden-Württemberg einführen wollen.“
Digitale Zukunftskommune für alle
Zurück zu den Erfolgen in Weingarten: Die Digitalisierungsstrategie setzt in den drei Bereichen Bildung, Verwaltung und kommunale Partizipation an. Rund 75 Digitalleistungen sind mittlerweile im Netz, die meisten über den Service-BW-Onlinedienst. Dazu gehören Anträge auf Baugenehmigungen, Wohngeld, Straßenplakatierungen. Stark nachgefragt werden Gewerbeanmeldungen, Anfragen zur Geburtsurkunde und zur allgemeinen Überraschung die An- und Abmeldung von Hunden. Auch die Kommunikation zwischen Staatsanwalt, Gerichten und Behörden läuft digital.
Um eine Stadt nachhaltig zu transformieren, gilt es, alle mit einzubeziehen. „Wir haben eine digitale Ehrenamtsplattform entwickelt, in der Multiplikatoren, Vereinsvorsitzende und Agendagruppen zusammengebracht werden“, sagt OB Moll. So sollen auch ältere Personen oder Menschen, die der Digitalisierung kritisch gegenüberstehen, ins Boot geholt werden. In der zentralen Bürgerinfo wird ein „Bürgerterminal“ eingerichtet, mit einem Berater, der vor Ort behilflich sein kann. Die Volkshochschule bietet Kurse zur Schulung digitaler Kompetenzen an. Burg sieht vor allem in den fehlenden Digitalisierungsfachkräften eine große Herausforderung für die Zukunft. So setzt die Stadt Weingarten durch die Vergabe von Bachelor- und Projektarbeiten von Anfang an auf eine enge Zusammenarbeit mit der Hochschule Ravensburg-Weingarten und der Pädagogischen Hochschule Weingarten, „um sich von der jüngeren Generation inspirieren zu lassen“. Doch auch die Nachfrage muss stimmen. Weingartens Oberbürgermeister appelliert an Bürger und Unternehmen: „Nutzen Sie die digitalen Angebote und gehen Sie nicht aus reiner Bequemlichkeit weiterhin alte Wege.“
Was sich Experten wünschen
Landrat Heiner Scheffold plädiert für eine positive Grundhaltung seitens Unternehmern und Bürgern zum Thema digitale Verwaltung: „Sollte einmal etwas nicht sofort klappen, liegt es nicht an Unwilligkeit, sondern schlicht an der Komplexität der Materie.“ Markus Romer hofft im Sinne der internationalen Wettbewerbsfähigkeit auf einen Ausbau von Ressourcen für die Digitalisierung, „damit sich Verwaltung, Wirtschaft und Gesellschaft wieder im Gleichschritt weiterentwickeln können“. Clemens Moll und Sylvia Burg wünschen sich einerseits mehr Mut bei der digitalen Transformation. Und andererseits, „dass die Digitalisierung nicht nur als ein anderer Weg angesehen wird, sondern als ein Weg, der wirkliche Erleichterungen bringt.“
Diana Wieser, Inhaberin von adWORDising Journalismus & Werbetext, Ulm
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