Gelber Zettel ab 2022 elektronisch

Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen – umgangssprachlich auch gelbe Zettel genannt – gab es bisher vom Arzt nur in Papierform. Arbeitnehmer mussten sie beim Arbeitgeber abgegeben. Ab Januar geht das auch elektronisch, denn zum Jahresbeginn startet die Pilotphase der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Und: Ab Juli 2022 wird die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) für alle Arbeitgeber Pflicht.
Arbeitnehmer müssen dann nur noch ihre Arbeitsunfähigkeit ihrem Arbeitgeber mitteilen, etwa per Telefon oder E-Mail. Der Arbeitgeber kann dann die eAU direkt über das Lohnabrechnungsprogramm bei der Krankenkasse abrufen. Die Informationen der AU-Bescheinigungen sind dann nicht mehr per Hand einzutragen, sie sind automatisch ins Lohnprogramm eingespielt wie Ecovis-Steuerberater Ralf Adamitza klarstellt: „Für Arbeitgeber und Lohnbüros bedeutet das neue elektronische Verfahren weniger Zettelwirtschaft – also einen weiteren Schritt in Richtung Digitalisierung des Lohnprozesses und der Lohnabrechnung.“
In der Pilotphase bis zum 30. Juni gelten die gelben Zettel vom Arzt weiterhin. Juli sollen diese vollständig wegfallen. Arbeitnehmer bekommen dann nur noch für ihre Unterlagen einen Ausdruck. Arbeitgeber müssen die eAU abrufen. Allerdings gilt das neue Verfahren nicht für privat krankenversicherte Arbeitnehmer. Diese bekommen weiterhin eine Papierbescheinigung. Dasselbe gilt, wenn ein Arbeitnehmer zu einem Privatarzt oder einem Arzt im Ausland geht.
 Was bleibt ist, dass Arbeitnehmer auch künftig ihrem Arbeitgeber unverzüglich mitteilen müssen, dass sie arbeitsunfähig sind. Der Arzt, der den Arbeitnehmer krankschreibt, meldet dies elektronisch an die Krankenkasse des Arbeitnehmers. Diese wiederum stellt dem Arbeitgeber die eAU zum Abruf bereit. Der Arbeitgeber muss dann nur noch über das Lohnabrechnungsprogramm die eAU abrufen.
„Wichtig: Der Arbeitgeber muss die eAU aktiv abrufen. Es gibt keine automatische Meldung an den Arbeitgeber“ sagt Adamitza. Daher ist der Arbeitgeber darauf angewiesen, dass ihn der Arbeitnehmer informiert. Erst dann ist der Arbeitgeber zum Abruf berechtigt. „Es ist auf jeden Fall sinnvoll, den Abruf während der Pilotphase zu testen“, rät Adamitza. „So kann man sich bereits mit der Funktionsweise und dem Vorgehen vertraut machen und kommt später beim verpflichtenden Abruf nicht in Schwierigkeiten.“ Arbeitgebern empfiehlt der Expetre, den Anbieter ihres Lohnabrechnungsprogramms zu fragen, wie der Abruf funktioniert: „Der jeweilige Anbieter sollte in den ersten Monaten des Jahres 2022 eine Lösung dazu anbieten.“
Eine Besonderheit gibt es für Minijobs:  Bisher war es für Arbeitgeber von Minijobs unwichtig, bei welcher gesetzlichen Krankenkasse ein Minijobber versichert ist. Das ändert sich jetzt. Damit Arbeitgeber für Minijobber die eAU abrufen können, müssen sie deren Krankenkasse kennen und erfassen. Dies sollte für alle bestehenden Minijobs im Laufe des ersten Halbjahrs 2022 erfolgen. In neuen Verträgen sollten Arbeitgeber die Krankenkasse bereits im Personalfragebogen abfragen. red
Fragen zur Prozessgestaltung für Personalabteilungen
Folgende Fragen sollten Arbeitgeber zur Prozessgestaltung klären und gegebenenfalls an ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kommunizieren:
  • Wie und in welcher Form sollen Arbeitnehmer eine Arbeitsunfähigkeit melden?
  • Wer ist Ansprechpartner für die Arbeitnehmer bei Arbeitsunfähigkeit?
  • Wie stellen Sie sicher, dass die Meldung des Arbeitnehmers im Lohnabrechnungsprozess berücksichtigt ist?
  • Rufen Sie die eAU sofort ab oder erst bei Erstellung der Lohnabrechnung?