Checkliste für Gastronomiebetriebe

Für eine Existenzgründung im Bereich der Gastronomie müssen viele Kleinigkeiten beachtet werden. Dabei soll Ihnen dieses Merkblatt – vom Erfordernis einer Gaststättenkonzession bis hin zur Finanzierung – als erste Orientierungshilfe dienen worauf Sie bei der Gründung einer Gastronomie achten sollten.

1. In welcher Sparte des gastronomischen Bereichs planen Sie Ihre Selbstständigkeit?

Zunächst sollten Sie sich Gedanken darüber machen, in welcher Sparte Sie tätig sein möchten. Soll es ein Restaurant, Bistro, eine Bar, Catering oder ein mobiler Verkaufsstand sein? Wie groß soll das Vorhaben sein und wie viele Gäste sollen Platz finden? Welche Speisen/Getränke möchten Sie anbieten?

Oftmals bietet es sich an, mit kleineren Vorhaben zu starten und erst später zu expandieren. 

2. Erfüllen Sie die persönlichen Voraussetzungen?

Um eine Gastronomie erfolgreich führen zu können, sollten Sie sich die Frage stellen, ob sie als Person dafür geeignet sind. Denn nicht jede Person ist als Unternehmer/in “geboren”.

In einem Restaurantbetrieb kann es zum Beispiel sehr stressig zugehen, daher sollten Sie besonders belastbar und flexibel sein. Oftmals werden Sie mit unvorhergesehenen Problemen konfrontiert, wie etwaige Lieferschwierigkeiten, daher sollten Sie ein gewisses Durchsetzungsvermögen besitzen – auch um ggf. Personalschwierigkeiten zu bewältigen.

Haben Sie familiäre Unterstützung? Verfügen Sie über vertiefte Branchen- oder kaufmännische Kenntnisse etwa durch Berufspraxis oder Aushilfstätigkeiten? Haben Sie eine betriebswirtschaftliche Ausbildung absolviert oder eine abgeschlossene Ausbildung im Hotel- und Gaststättengewerbe?

Haben Sie finanzielle Rücklagen? Sind Sie entscheidungsfreudig und/oder risikobereit?

3. Sind Ihnen die einschlägigen Rechtsvorschriften im Hotel- und Gaststättengewerbe bekannt?

Im Bereich des Gaststättengewerbes ist das Gaststättengesetz zu beachten. 

Darüber hinaus müssen alle Personen, die gewerbsmäßig bestimmte unverpackte Lebensmittel herstellen, behandeln oder abgeben wollen, vor erstmaliger Ausübung eine Belehrung nach § 43 Infektionsschutzgesetz durch das zuständige Gesundheitsamt erhalten. Einzelheiten finden Sie auch hier. 

Ferner müssen Sie ein HACCP-Konzept entwickeln und die Bauordnung NRW beachten. Regelungen in den Bereichen der Ladenöffnungszeiten, Lebensmittelhygiene und Preisauszeichnungen sind ebenfalls für Sie relevant.

Ggf. müssen Sie Regelungen zum Jugendschutzgesetz beachten. Näheres dazu finden Sie hier.

4. Haben Sie einen geeigneten Standort gefunden?

Es herrscht ein hohes Konkurrenzaufkommen, welches Sie ihm Rahmen Ihrer Existenzplanung berücksichtigen sollten. Gerade im Bereich der Gastronomie ist die Standortfrage ein zentraler Erfolgsfaktor. Daher empfiehlt sich – vor Kauf einer Gewerbefläche oder Immobilie – eine nähere Beleuchtung der unmittelbaren Umgebung. Verschaffen Sie sich einen Überblick über direkte und indirekte Konkurrenz.

Was bieten andere Betriebe an? Offerieren Sie Getränke oder Speisen, die der Kunde woanders nicht findet? Speisen und Getränke mit Alleinstellungsmerkmal werden “einfacher” einen gewissen Kundenstamm für sich gewinnen können, als “die zehnte Frittenbude”. 

5. Handelt es sich um die Übernahme eines Betriebes oder komplette Neugründung?

Bei der Übernahme eines Gastronomiebetriebes besteht die Möglichkeit einer dreimonatigen vorläufigen Konzession. Darüber hinaus bietet die Übernahme eines Betriebes gewisse Vorteile bezüglich bereits vorhandenem Mobiliar. Allerdings sollten Sie darauf achten, dass ein bereits seit Jahren bestehender Gastronomiebetrieb gewissen Bestandsschutz bei den baulichen Anforderungen genießt. Sie sollten mit dem für Sie zuständigen Bauordnungsamt Rücksprache halten und mögliche Neuerungen zum Beispiel im Bereich des Brandschutzes erfragen. Gegebenenfalls müssen Sie hohe Kosten für bauliche Änderungen berücksichtigen, die der alte Inhaber aufgrund des Bestandschutzes zu seiner Zeit nicht hat aufbringen müssen. Hier finden Sie eine Checkliste zum Thema Unternehmensnachfolge.

6. Welche Rechtsform möchten Sie wählen?

Es gibt zahlreiche Gesellschaftsformen. Dabei ist jede Gesellschaftsform in ihren Anforderungen (zum Beispiel erforderliches Startkapital, Haftung etc.) variabel. Sie sollten sich Gedanken machen, welche Rechtsform für Sie und Ihr Unternehmen am sinnvollsten ist. Einen Überblick erhalten Sie hier. 

7. Wird das Unternehmen mit mehreren Personen gegründet?

Beachten Sie, dass bei einer Unternehmensgründung mit mehreren Personen vorab eine vertragliche Einigung sinnvoll ist. Damit wären Sie im Angesicht zukünftiger Unwägbarkeiten abgesichert. Lassen Sie das Vertragsdokument ggf. mit anwaltlicher Hilfe überprüfen.

8. Sind Ihnen die Meldepflichten für die GEMA bekannt?

Jeder Betrieb, der Musik der Öffentlichkeit zugänglich macht, muss eine Lizenz bei der GEMA erwerben. Weitere Informationen finden Sie hier.

9. Ist Ihnen die gesetzliche Unfallversicherung bekannt?

Die Berufsgenossenschaft für Nahrungsmittel und Gastgewerbe – kurz: BGN – ist die gesetzliche Unfallversicherung für Unternehmen der Nahrungsmittel- und Getränkeindustrie, des Hotel- und Gaststättengewerbes, des Bäcker- und Konditorenhandwerks, der Fleischwirtschaft, von Brauereien und Mälzereien sowie von Schausteller- und Zirkusbetrieben. Ein Unternehmer ist verpflichtet sein Unternehmen binnen einer Woche nach Beginn bei der Berufsgenossenschaft anzumelden. Zudem besteht eine Sofortmeldepflicht für Arbeitnehmer spätestens ab Beginn des Beschäftigungsverhältnisses nach § 28a Abs. 4 SGB VI.

10. Wie möchten Sie Ihr Vorhaben finanzieren?

Sind Fremdmittel erforderlich oder möchten/können Sie Ihr Unternehmen mit Eigenkapital stemmen. 

11. Sind Sie und Ihr Betrieb ausreichend versichert?

Es gibt zahlreiche Versicherungsmöglichkeiten und Anbieter, derer Sie sich bedienen können. Sinnvoll ist auf jeden Fall eine Berufs- und Betriebshaftpflichtversicherung. Je nachdem mit welchen Maschinen Sie im Gastgewerbe hantieren, sind auch hierfür Versicherungen möglich und ratsam.

Weitere Versicherungsmöglichkeiten sind zum Beispiel:

Lesen Sie sich die Vertragsbedingungen gut durch und überlegen Sie welche Gefahren in Ihrem Betrieb eintreten könnten. Vergleichen Sie die Gefahrenquellen und Schadensmöglichkeiten mit dem jeweiligen Versicherungsangebot. Ein Schadensfall ist zwar nie wünschenswert, aber Sie sollten sich auf alle Eventualitäten vorbereiten.

12. Kennen Sie sich mit den relevanten steuerrechtlichen Regelungen aus?

Kennen Sie sich im Steuerrecht aus?

Die steuerliche Behandlung ist im Einzelfall sehr komplex und kann nach Art der angebotenen Ware und Leistung variabel sein. Getränke und Speisen, die vor Ort verzehrt werden unterliegen nach § 12 I UStG grundsätzlich dem allgemeinen Steuersatz in Höhe von 19%. 

Lesen Sie sich am besten, die für Sie relevanten steuerrechtlichen Regelungen genau durch. In aller Regel empfiehlt sich die Hinzuziehung eines Steuerberaters. Möglich ist auch eine Kontaktaufnahme mit dem für Sie zuständigen Finanzamt. 

13. Möchten Sie Personal einstellen?

Planen Sie bereits in der Gründungsphase qualifiziertes Personal einzustellen?

Um nach geeignetem Personal zu suchen, sollten Sie zuerst ein Stellenprofil erarbeiten. Welche Qualifikationen soll der/die neue Mitarbeiter/in mitbringen? Brauchen Sie eine Voll- oder Teilzeitkraft? Eventuell auch nur eine Aushilfe? Vergessen Sie nicht die Personalkosten in Ihrem Businessplan bzw. in Ihrer Finanzkalkulation einzubeziehen.

Die Einstellung erfolgt dann über einen Arbeitsvertrag, den Sie sorgfältig ausarbeiten sollten. Die IHK Regensburg bietet hier Musterverträge an, an denen Sie sich orientieren können.

Bei der Einstellung von jugendlichem Personal gibt es Besonderheiten zu beachten. Einzelheiten zu diesem Thema finden Sie hier oder auch hier.

Bitte beachten Sie, dass auch familiäre Unterstützung als Arbeitskraft gewertet werden kann. Wenn das Familienmitglied nur gelegentlich und unregelmäßig gegen Bezahlung aushilft, ist dies unschädlich. Eine nur “familienhafte Mitarbeit” ist aber nicht mehr anzunehmen, wenn der Unternehmer anstelle des Familienangehörigen eine fremde Arbeitskraft hätte einstellen müssen, um den Betrieb am Laufen zu halten. Eine falsche Einordnung kann große Konsequenzen haben. Beispielhaft sei insoweit die Nachforderung von Sozialversicherungsbeiträgen.

14. Brauchen Sie eine Gaststättenkonzession?

Wer alkoholische Getränke ausschenken möchte, benötigt hierfür nach § 2 Abs. 1 Gaststättengesetz eine Gaststättenkonzession. Eine solche wird personen-, raum- und betriebsbezogen erteilt und bei dem zuständigen Ordnungsamt beantragt. Welche Unterlagen Sie für die Erteilung einer Konzession benötigen, können Sie in diesem Merkblatt nachlesen.

Hier können Sie sich für die Gaststättenunterrichtung, dessen Bescheinigung nach § 4 Abs. 1 Nr. 4 GastG zum Nachweis einer fachlichen Eignung verpflichtend ist, online anmelden. Die Gaststättenunterrichtung dauert 4 Stunden und kostet derzeit 100,00 EUR.

15. Weitere Tipps und Hilfestellungen

Hier finden Sie Informationen bezüglich Hygiene und Sauberkeitsanforderungen bei Getränkeschankanlagen.

Hier und hier finden Sie “Wörterbücher für die Gastronomie”.

Diese Checkliste soll – als Service Ihrer IHK – nur erste Hinweise und Hilfestellungen geben und kann grundsätzlich nicht die individuelle Beratung ersetzen. Bei weiteren Fragen können Sie sich jederzeit an uns wenden.

Als Ansprechpartner steht Ihnen darüber hinaus die DEHOGA (Deutscher Hotel- und Gaststättenverband e.V.) zur Verfügung.