Bildung X Business

Fachkräfte finden und binden

1. Qualifizierung sicherstellen

Die Bildung von Fachkräften ist ein vielschichtiger und kontinuierlicher Prozess. Ob Duale Ausbildung, gezielte Weiterbildungen mit Sach- und Fachkundeprüfungen oder fachspezifische Unterrichtungen und Schulungen – das Angebot der IHK Berlin ist breitgefächert. Wir beraten und unterstützen mit eigenen Angeboten oder helfen mit Informationen und Kontakten zu Berliner Bildungs- und Qualifizierungseinrichtungen.

Duale Ausbildung

Wissen sichern, wenn Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter gehen

Wenn Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter aus Ihrem Unternehmen ausscheiden, haben Sie einen systematischen Plan, um Wissen nachhaltig für mögliche Nachfolger zu sichern?

Wissen ist eine wichtige Ressource und der Verlust von Wissen durch den Weggang von Personal ist gerade in kleineren und mittleren Unternehmen (genannt KMU) oft besonders deutlich zu spüren. Nicht nur, dass sich die Einarbeitungszeit neuer Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter deutlich erhöht, wenn das Wissen erst erarbeitet werden muss. Es fehlen auch essenzielle Informationen und im schlimmsten Fall drohen unzufriedene Kundinnen und Kunden, sowie Auftragsverlust.

Demografischer Wandel und Fachkräftemangel verstärken die Notwendigkeit, Wissen zu sichern

Laut statistischem Bundesamt wird die Zahl der Menschen im Erwerbsalter in den kommenden Jahren und bis Mitte der 2030er Jahre deutlich abnehmen, wenn die sogenannte Generation der Babyboomer das Rentenalter erreicht. Die Gefahr besteht, dass dann auch ihr Wissens- und Erfahrungsschatz die Unternehmen verlässt. Die Konkurrenz um die verbleibenden Fachkräfte wird weiter steigen und häufigere Wechsel und mehr Fluktuation in der Belegschaft werden die Folge sein.

In solchen Zeiten ist gutes Onboarding – also der Einstieg einer neuen Mitarbeiterin oder eines neuen Mitarbeiters in Ihr Unternehmen - ausschlaggebend und der erste Prüfstein für die Mitarbeiterbindung. Für einen guten Start darf das gesicherte Wissen der Vorgängerin oder des Vorgängers keinesfalls fehlen. So kann Wissenssicherung gerade für KMU zur Chance werden, für Neuzugänge einen glänzenden ersten Eindruck zu machen.

Für jedes „Wissen“ die richtige Methode

Die Sicherung von leicht dokumentierbaren Informationen aber auch von informellem Erfahrungswissen kann besonders in inhabergeführten Unternehmen kritisch sein und zur Herausforderung werden, wenn es bisher keinen formalisierten Prozess dafür gibt.

Der Schlüssel für erfolgreiche Wissenssicherung liegt darin, sich den unterschiedlichen Wissensarten mit der jeweils passenden Methode zu nähern.

So bieten sich für die Speicherung und Verteilung von leicht dokumentierbaren Informationen ein gut organisiertes Dokumentenmanagement und IT-basierte Lösungen wie Wikis und Datenbanken an.
Austausch- und Lernformate wie der Austausch gewonnener Erkenntnisse („Lessons Learned“), „Communities of Practice” oder Lerntandems sind Ansätze, um vor allem Erfahrungswissen im Unternehmen zu managen.
Für ein langfristiges Wissensmanagement bieten sich ebenfalls Softwarelösungen wie Wissensmanagement- oder Kollaborations-Tools an.
Für Situationen, in denen Sie kurzfristig das Wissen ausscheidender Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für Ihr Unternehmen sichern müssen, gibt es Methoden wie Expert Debriefing oder Exit Interviews (ein dokumentiertes Gespräch nach einem systematischen Gesprächsleitfaden) oder dem Dokumentieren wichtiger Unternehmensprozesse in Checklisten.

Umgang mit Wissen im Unternehmen

Folgende Handlungsfelder haben Sie in der Geschäftsführung und im Management, um sich gegen das Risiko Wissensverlust mit Strategie und Struktur absichern zu können. Wenn Sie beim Wissensmanagement erst am Anfang stehen, wählen Sie zunächst ein Handlungsfeld aus, das Ihnen leichtfällt, und starten Sie mit kleinen Schritten:

Überblick über das Wissen erlangen
Als Unternehmerin oder Unternehmer sollten Sie einen Überblick über das geschäftsrelevante Wissen im Unternehmen haben. Welches Wissen ist verschriftlicht und wo abgelegt? Mit wem muss ich sprechen, um an relevantes Spezialwissen zu kommen?
Wissen überprüfen und weiterentwickeln
Überprüfen und aktualisieren Sie den Wissensbestand im Unternehmen regelmäßig und entwickeln Sie ihn weiter, um wichtige Veränderungen nicht zu verschlafen.
Kultur des Wissensaustauschs fördern
Hilfreich für den produktiven Umgang mit der Ressource Wissen ist zudem eine Unternehmenskultur, die Austausch und das voneinander Lernen fördert. Unterschätzen Sie nicht, wie wichtig die Bereitschaft Ihres Personals ist, Know-how und Erfahrungen zu teilen.
Einen Plan für Wissenstransfer haben
Sobald Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Ihren Betrieb verlassen, vergessen Sie nicht, auch das relevante Wissen der Person zu sichern, um den reibungslosen Betriebsablauf weiter garantieren zu können. Es gibt zahlreiche Methoden (siehe oben), um den Wissenstransfer von alten zu neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern durchzuführen oder um Wissen im Rahmen einer Unternehmensnachfolge zu sichern.

Ein guter Einstieg in das Thema Wissenstransfer bietet die IHK-Checkliste Wissenssicherung, eine Anleitung zum Sichern von Wissen in fünf Schritten.

Wissen ist die DNA vieler Unternehmen. Welche Arten von Wissen lassen sich dabei unterscheiden? Für effizientes Wissensmanagement ist es zunächst hilfreich, geschäftsrelevantes Wissen von weniger kritischem Wissen zu unterscheiden.

Welche Arten von Wissen gibt es?

Wissen im Unternehmen oder am Arbeitsplatz lässt sich in verschiedene Wissenskategorien aufteilen, wie zum Beispiel Fachwissen, Methodenwissen und Sozialkompetenz. Innerhalb dieser Wissenskategorien gibt es wiederum Wissensbereiche, in denen das jeweilige Wissen Anwendung findet, z.B.:

Fachwissen zu verschiedenen Themen
Wissen über Projekte
Wissen über Führungsaufgaben
Methodenwissen
Prozesswissen
Organisationswissen
Wissen über Ablagesystemen
Beziehungswissen (wichtige interne und externe Kontakte)
Wissen über Zugriffsrechte / Datenschutz

Fachkräfte verfügen neben ihren Kenntnissen und Fähigkeiten oft auch über jede Menge Erfahrungswissen, das sie im Laufe ihrer Karriere gewonnen haben. Während sich Abläufe, Arbeitsanweisungen oder Projektstände als sogenanntes explizites Wissen gut und zuverlässig dokumentieren lassen, kann es eine Herausforderung sein, das Know-how in den Köpfen ihres Personals zu erfassen. Zu diesem sogenannten impliziten Wissen, das auch unbewusst vorhanden sein kann, zählen beispielsweise individuelle Routinen in Arbeitsabläufen, Problemlösungsstrategien oder der Umgang mit speziellen Kundinnen und Kunden.


Explizites Wissen	Implizites Wissen
Formell und leicht dokumentierbar	Informell und schwer greifbar
Arbeitsabläufe Arbeitsanweisungen Projektstände Kontaktdaten	Individuelle Routinen in Arbeitsabläufen Problemlösungsstrategien Umgang mit speziellen Kundinnen und Kunden

Mit der IHK-Checkliste Wissenssicherung Know-how identifizieren und sichern

Für die Bedürfnisse von Unternehmerinnen und Unternehmern entwickelt und von ihnen getestet, ist die IHK-Checkliste zur Wissenssicherung ein kostenfreier Onlinefahrplan, der dabei hilft, relevantes Wissen zu sichern und damit im Unternehmen zu halten. In nur fünf einfachen Schritten durchlaufen Sie den Prozess der Wissenssicherung, bei der Dokumentation helfen Ihnen digitale Vorlagen.

Jetzt mit der Checkliste starten!

2. Attraktiver Arbeitgeber sein!

Attraktive Arbeitgeber übernehmen Verantwortung gegenüber ihren Mitarbeitenden und dem gesellschaftlichen Umfeld.  Wir unterstützen Unternehmen dabei eine Unternehmens- und Führungskultur zu etablieren, die genau das ermöglicht. Denn aus einer attraktiven Employer Brand ergeben zahlreiche Potentiale, die es zu nutzen gilt. Denn vor dem Hintergrund des Fachkräftemangels haben nur die Unternehmen eine Chance, geeignete Fachkräfte zu finden, die attraktive Bedingungen bieten und sich an den Bedürfnissen der Mitarbeitenden orientieren. Ein weiterer Erfolgsfaktor für Unternehmen: Das Problem nicht aus den Augen verlieren. Denn wer in zehn Jahren Fachkräfte haben möchte, muss heute handeln.

Diversität, Gleichstellung, Inklusion

Attraktiver Arbeitgeber sein

Gleichstellung in Unternehmen meistern

Die Gleichstellung aller Geschlechter ist nicht nur ein Grundrecht, sondern eine Notwendigkeit für den langfristigen Erfolg von Unternehmen. Drei zentrale Hebel helfen, die Herausforderung zu meistern und damit das Angebot an Fachkräften zu vergrößern: Mehr Vollerwerbstätigkeit, mehr Frauen in Führungspositionen und Rahmenbedingungen für eine deutlich gesteigerte Attraktivität der Arbeitgeber.

Attraktiver Arbeitgeber sein

Inklusion bereichert Unternehmen

Menschen mit Beeinträchtigungen können auf dem richtigen Arbeitsplatz voll einsatzfähig sein. Zur leichteren Integration gibt es zahlreiche Unterstützungs- und Förderangebote. Inklusive und integrative Unternehmen positionieren sich außerdem als gesellschaftlich engagierte und damit attraktive Arbeitgeber. Wir haben für Sie zusammengestellt, wie Sie Menschen mit Behinderung erfolgreich einstellen

Personalentwicklung, Führung und Unternehmenskultur

Berufliche Weiterbildung ist Teil einer strategischen Personalplanung. Sie bietet die Möglichkeit, Mitarbeiter bedarfsgerecht für die spezifischen Anforderungen im Unternehmen zu qualifizieren. Zudem können sich Unternehmen durch Weiterbildungsangebote bei potenziellen Bewerbern als Arbeitgeber hervorheben und das Image positiv beeinflussen. Sie steigern ihre Attraktivität dadurch deutlich und haben somit auch bessere Karten im Wettbewerb um Fachkräfte.

Angebote der IHK Berlin

Weiterbildung

Weiterbildungsberatung

Weiterbildungen im Überblick

Projekte/Austausch/Netzwerk

unternehmensWert:Mensch: Das Programm unternehmensWert:Mensch wird durch das Bundesministerium für Arbeit und Soziales und den Europäischen Sozialfonds gefördert.

Verweisberatung und Informationen

Qualifizierungschancengesetz :

Beschäftigte erhalten grundsätzlich Zugang zur Weiterbildungsförderung auch unabhängig von Qualifikation, Lebensalter und Betriebsgröße, wenn sie als Folge des digitalen Strukturwandels Weiterbildungsbedarf haben oder in sonstiger Weise von Strukturwandel betroffen sind.

Checkliste

Checkliste “Fachkräfte binden”

Die Unternehmenskultur ist ein häufig unterschätzter Schlüsselfaktor für den nachhaltigen Erfolg eines Unternehmens. Aktiv gelebt, trägt sie dazu bei, als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen zu werden und leistet gleichzeitig einen wichtigen Beitrag im Wettbewerb um qualifizierte Fachkräfte. Eine gute Unternehmens- und Führungskultur bindet die Mitarbeiter an ihren Arbeitgeber. Erfolgreiches Führungsverhalten zeichnet sich durch die Fähigkeit aus, alle Mitarbeiter für gemeinsame Ziele zu begeistern und zu bestmöglichen Leistungen anzuspornen. Auf dieser Grundlage wird die Voraussetzung für effiziente Abläufe im Unternehmen, hochwertige Qualität und gute Kundenorientierung geschaffen.

Was zeichnet eine gute Unternehmens- und Führungskultur aus?

Gemeinsame Werte schaffen

Das Schlagwort Unternehmenskultur lässt sich als Schnittmenge aus Werten und Verhaltensweisen eines Unternehmens beschreiben, baut auf gemeinsamen Normen einer Organisation auf und beeinflusst, wie die gesamte Belegschaft von der Geschäftsführung bis zur Aushilfskraft handelt, Entscheidungen trifft und interagiert. Ob dabei die gemeinsamen Werte eher traditionell, zukunfts- oder gemeinwohlorientiert sind, entscheidet jedes Unternehmen individuell. Oft gibt es auch einen Mix verschiedener Wertesysteme. Damit die Unternehmenskultur zum Erfolgsfaktor wird, braucht es eine bewusste, proaktive Gestaltung.

Breite Palette an Elementen nutzen

Von einem wertschätzenden Umgang im Kollegium über regelmäßige Teamevents bis zu einer produktiven Arbeitsumgebung: Die Entwicklung einer positiven Unternehmenskultur ist ein langfristiger Prozess und umfasst dabei alles, was Identifikation und Zugehörigkeitsgefühl unter den Mitarbeitenden schafft. Dazu zählt auch der Aufbau eines respektvollen und wertschätzenden Arbeitsklimas. Es sorgt dafür, dass Mitarbeitende gerne und motiviert zur Arbeit kommen, sich für die gemeinsamen Ziele des Unternehmens engagieren und langfristig seltener krank werden. Auch Angebote einer New Work-Philosophie wie flexible Arbeitszeiten oder das Home-Office, durch die Beruf und Privatleben besser miteinander verbunden werden können, unterstützen ein respektvolles Miteinander. Gleichzeitig hilft eine von allen gelebte und vertrauensbasierte Unternehmenskultur zum Beispiel dabei, eine positive und attraktive Arbeitgebermarke (Employer Branding) zu gestalten oder das Diversity Management zu stärken.

Empowerment in den Fokus rücken

Eine wichtige Rolle für die Entwicklung einer wertschätzenden Unternehmenskultur spielen auch die Führungskräfte. Sie sind im Idealfall Dreh- und Angelpunkt einer guten Arbeitsatmosphäre sowie einer offenen Kommunikation und leben eine Führung mit Vision, Vertrauenskultur und umfangreichen Selbstkompetenzen vor. Im Arbeitsalltag können Führungskräfte zugleich Mitarbeitende auf fachliche aber auch auf persönlicher Ebene in ihrer Eigenverantwortung stärken und flache Hierarchien etablieren.

Weiterbildungsangebote

Weiterbildung Führungskräfte Praxistraining (der IHK Berlin)

Die Kompetenz von Führungskräften ist ein entscheidender Erfolgsfaktor im Wettbewerb der Unternehmen. Identifikation mit den Unternehmenszielen und Leistungsbereitschaft der Mitarbeiter hängen maßgeblich von der Qualität der Führungskraft ab. Die Führungskraft mit ihren Praxisthemen steht im Mittelpunkt des Trainings. Die Teilnehmer reflektieren ihr persönliches Selbstverständnis und ihre Rolle als Führungskraft. Sie erhalten Anregungen zur Weiterentwicklung ihres Führungsprofils. Dabei wird das aktuelle Fachwissen an praktischen Beispielen bearbeitet und erweitert.
Falls Sie am Anfang Ihrer Karriere als Führungskraft stehen oder sich zunächst einen systematischen und praxisnahen Überblick über die Kernthemen der Führungstätigkeit erarbeiten wollen, ist das folgende Seminar empfehlenswert: Führungsnachwuchskräftetraining
Der Lehrgang „Fachkraft für Betriebliches Gesundheitsmanagement (IHK)“ der BSA-Akademie qualifiziert die Teilnehmer basierend auf dem Betrieblichen Gesundheitsförderungsprozess, ein Betriebliches Gesundheitsmanagement für ein Unternehmen oder eine öffentliche Einrichtung zu entwickeln und nachhaltig in die Unternehmenskultur zu verankern.

Austausch, Nntzwerk und weitere Informationen

IQ Fachstelle : Die IQ Fachstelle Interkulturelle Kompetenzentwicklung und Antidiskriminierung entwickelt Konzepte zur Gestaltung von Vielfalt in der Arbeitswelt und stellt hilfreiche Informationen zu den Themen interkulturelle Kompetenz, Antidiskriminierung und Diversity Management zur Verfügung.
Antidiskriminierungsstelle : Die Antisidiskriminierungsstelle des Bundes stellt Informationen zu Stellenausschreibungen, Bewerbungsgesprächen, sexueller Belästigung am Arbeitsplatz, positiven Maßnahmen und zu vielen weiteren Themen bereit.
Charta der Vielfalt – Selbstverpflichtung zum Thema Diversity möglich
Kompetenzzentrum Fachkräftesicherung - Handlungsempfehlung Diversity Management : Viele Schritte gehören zu einem gelebten Diversity Management, z.B. Selbstverpflichtung der Geschäftsführung und der Führungskräfte, Benennung von Diversity-Verantwortlichen, Personalarbeit und Unternehmenskommunikation auf Vielfalt ausrichten, Vielfalt messbar machen. Auf den Seiten des Kompetenzzentrums Fachkräftesicherung (KOFA), welches ein Projekt des Instituts der deutschen Wirtschaft Köln ist und durch das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie gefördert wird, finden Sie Informationen dazu.

Aufgaben und Grundlagen einer guten Personalführung sind in der Theorie schnell vermittelt, doch die praktische Umsetzung fällt häufig schwer. Grundsätzlich geht es bei dieser Aufgabe darum, die Ziele des Unternehmens zu erreichen und gleichzeitig die Zufriedenheit der Beschäftigten im Blick zu behalten.

Vertrauen aufbauen

Damit eine erfolgreiche Personalführung gelingt, spielt der Aufbau einer vertrauensbasierten Personalführung eine wichtige Rolle. Dialog und Feedback tragen in diesem Zusammenhang entscheidend dazu bei, dass vertrauensbasierte und starke Beziehungen entstehen können. Dabei muss klar sein: Vertrauen entsteht insbesondere durch eine werteorientierte Verständigung. Ein intensiver Dialog auf Augenhöhe kann nicht nur gegenseitige Erwartungen klären und gemeinsame Ziele finden, sondern fördert auch Eigenverantwortung der Beschäftigten und vermittelt zugleich Wertschätzung durch Feedback. Dies hat auf die Motivation der Beschäftigten einen großen Einfluss. Unterstützung bietet bei diesem gemeinsamen Prozess eine respektvolle Unternehmenskultur.

Zukunftsperspektiven aufzeigen

Eine weitere wichtige Aufgabe guter Personalarbeit besteht darin, gut ausgebildete Fachkräfte zu finden und sie langfristig an das Unternehmen zu binden. Gerade in Zeiten des wachsenden Fachkräftemangels sowie zeit- und kostenintensiver Recruitingverfahren bekommt das Thema eine steigende betriebswirtschaftliche Bedeutung. Parallel dazu gilt es, die Qualifizierung des eigenen Personals durch Fort- und Weiterbildung voranzutreiben. Dank einer erfolgreichen Personalentwicklung werden sowohl persönliche Ziele des Mitarbeitenden wie die bessere Ausschöpfung des eignen Potenzials als auch Unternehmensziele wie eine bessere Anpassung an Marktveränderungen berücksichtigt.

Kompetenzen richtig einsetzen

Um handlungsfähig zu bleiben, rückt auch immer mehr in den Fokus, schnell auf veränderte Anforderungen schnell reagieren zu können. Dies funktioniert oft am besten, indem traditionell hierarchische Konzepte der Personalführung durch agile, dezentrale und auf Vertrauen beruhende Führungskonzepte ersetzt werden. Ein wichtiger Faktor bei diesem Wandel sind vorhandene und zukunftsfähige Kompetenzen. An Relevanz wird in diesem Themenfeld das Kompetenzmanagement gewinnen. Es bedient sich ähnlicher Methoden wie die strategische Personalplanung und wird eingesetzt, um die Mitarbeitenden entsprechend ihren Skills gezielt an der richtigen Stelle im Unternehmen einzusetzen und ihre Fähigkeiten weiterzuentwickeln.

Vereinbarkeit Familie und Beruf, neue Arbeitsmodelle

Vereinbarkeit von Beruf und Familie (Nr. 5242336)
Kinderbetreuung, Angehörigenpflege, Home Office: Die Vereinbarkeit von Familie und Beruf hat viele Facetten. Familienfreundliche Arbeitgeber haben einen Vorsprung im Wettbewerb um die besten Fachkräfte. Wir haben die relevanten Fragen für Unternehmen zusammengefasst.
Vereinbarkeit in Berlin (Nr. 2261400)
Die Vereinbarkeit von Familie und Beruf gelingt nur dann, wenn betriebliche Maßnahmen durch Angebote der öffentlichen Hand unterstützt werden. Berlin ist dafür mit seiner vorhandenen Kinderbetreuungsinfrastruktur und weiteren Angeboten gut aufgestellt. Einen Überblick über Angebote der Stadt zur Vereinbarkeit finden Sie hier.
New Work und Arbeitszeitmodelle (Nr. 5689750)
Dass Prozesse digital und nicht mehr analog ablaufen, spielt in vielen Unternehmen längst eine große Rolle. Die Corona-Krise war zusätzlich ein „Prüflabor“ für die Möglichkeiten des digitalen und flexibleren Arbeitens – der Begriff „New Work“ oder auch „New Normal“ macht die Runde. Neuen Arbeitszeitmodelle sind dabei auch ein wichtiger Erfolgsfaktor im Wettbewerb um Fachkräfte, denn sie steigern die Attraktivität von Arbeitgebern.
Betriebliches Gesundheitsmanagement (Nr. 5242338)
Gesunde und motivierte Mitarbeitende tragen maßgeblich zur Produktivität im Unternehmen bei. Mit einem Betrieblichen Gesundheitsmanagement (BGM) lassen sich Maßnahmen zur kontinuierlichen Verbesserung der Mitarbeitergesundheit strukturieren und steuern.

Besondere Qualität verdient besondere Aufmerksamkeit

#Berlinsbeste

Auszeichnungsveranstaltungen der IHK Berlin

In der IHK Berlin finden pro Jahr rund 23.000 Prüfungen in der Aus- und Weiterbildung statt. Einige der Absolventinnen und Absolventen stechen mit Höchstleistungen hervor. Diese Leistungen ehrt die IHK Berlin jedes Jahr im Herbst in der Bestenehrung  und in der Meisterfeier.  #BerlinsBeste sind Vorbilder für junge Menschen, die Ihren Weg noch suchen und geben Einblick in spannende Unternehmen.

Ausbildungsexzellenz

IHK-Siegel für exzellente Ausbildungsqualität

Besondere Qualität in der Ausbildung verdient besondere Aufmerksamkeit. Deswegen zeichnet die IHK Berlin seit 2015 Ausbildungsbetriebe, die sich auf herausragende Weise in der Ausbildung engagieren, mit dem IHK-Siegel für exzellente Ausbildungsqualität aus. In einem Bewerbungsverfahren werden anhand fester Exzellenzkriterien Betriebe für die Auszeichnung mit dem Siegel ausgewählt.

3. Welche Unterstützung gibt es?

Es gibt eine Reihe unterschiedlicher Programme auf Bundes- und Landesebene, die Sie bei der Fachkräftegewinnung unterstützen. Nehmen Sie gerne Kontakt mit den jeweiligen Projektansprechpartnern auf.

Förderung & Beratung