Weniger Bürokratie bei Geschäftsreisen: EU lockert A1-Pflichten

Wer Beschäftigte kurzfristig ins europäische Ausland entsendet, benötigt bislang in vielen Fällen eine sogenannte A1-Bescheinigung. Sie weist nach, welches Sozialversicherungsrecht für die grenzüberschreitend tätige Person gilt. Auch bei kurzen und kurzfristigen Entsendungen ist die Bescheinigung derzeit grundsätzlich zu beantragen. In Deutschland erfolgt das Verfahren elektronisch, etwa über das Entgeltabrechnungsprogramm oder das SV-Meldeportal.

Nun zeichnet sich eine deutliche Entlastung ab: Nachdem im Frühjahr 2026 zunächst ein weitgehender Wegfall der A1-Pflicht für kurze Geschäftsreisen diskutiert worden war, hat der Rat der Europäischen Union am 28. September 2026 nach den vorliegenden Informationen konkrete Ausnahmen von den bisherigen Vorabpflichten beschlossen. Danach soll bei Geschäftsreisen sowie bei bestimmten kurzfristigen Tätigkeiten von höchstens drei aufeinanderfolgenden Arbeitstagen innerhalb von 30 aufeinanderfolgenden Tagen künftig die Pflicht entfallen, vorab den zuständigen Sozialversicherungsträger zu informieren und eine A1-Bescheinigung zu beantragen. Für kurzfristige Tätigkeiten im Baugewerbe ist diese Ausnahme nicht vorgesehen.

Geschäftsreise erstmals klar definiert

Von besonderer Bedeutung ist die vorgesehene Definition der Geschäftsreise. Darunter soll eine zeitlich begrenzte Beschäftigung oder selbstständige Tätigkeit fallen, die mit den geschäftlichen Interessen des Arbeitgebers beziehungsweise der selbstständigen Person zusammenhängt.

Dazu gehören nach den vorliegenden Informationen insbesondere Reisen zu Geschäftssitzungen, kulturellen und wissenschaftlichen Veranstaltungen, Konferenzen und Seminaren sowie Schulungen und Fortbildungen. Die Erbringung von Dienstleistungen oder die Lieferung von Waren soll dagegen nicht unter diese Definition fallen.

Für Unternehmen ist diese Abgrenzung wichtig: Der klassische Geschäftstermin oder die Teilnahme an einer Konferenz könnte damit künftig ohne vorherigen A1-Antrag möglich sein. Bei einem Montage-, Wartungs- oder Serviceeinsatz wäre dagegen zunächst zu prüfen, ob die Voraussetzungen der gesonderten Ausnahme für kurzfristige Tätigkeiten erfüllt sind.

Die Neuregelung schafft dabei nicht die A1-Bescheinigung als solche ab. Sie betrifft vielmehr die Pflicht zur vorherigen Unterrichtung und Beantragung in bestimmten Fällen. Die grundsätzlichen Regeln darüber, welches nationale Sozialversicherungsrecht für eine Person gilt, bleiben davon unberührt.

Von der Abschaffung zur gezielten Entlastung

Unsere IHK Osnabrück - Emsland - Grafschaft Bentheim setzt sich seit Jahren dafür ein, die bürokratischen Belastungen bei kurzfristigen grenzüberschreitenden Tätigkeiten zu reduzieren. Gerade für die Wirtschaftsregion an der Grenze zu den Niederlanden ist das Thema von hoher praktischer Bedeutung.

Bereits im April hatte IHK-Hauptgeschäftsführer Marco Graf die damals angekündigten Erleichterungen begrüßt. Er bezeichnete die A1-Bescheinigung damals als „Sinnbild für überbordende und häufig sinnlose Bürokratie aus Brüssel“ und forderte, dass die politische Einigung schnell rechtswirksam werden müsse.

Die Entwicklung seitdem zeigt: Die A1-Bescheinigung verschwindet nicht vollständig. Die EU schlägt aber gleich an mehreren Stellen einen neuen Weg ein. Neben den nun vorgesehenen Ausnahmen soll das Verfahren insgesamt digitaler werden.

Mit dem im September 2026 vorgelegten Fair Labour Mobility Package schlägt die EU-Kommission die Einführung eines European Social Security Pass (ESSPASS) vor. Über ihn sollen Sozialversicherungsdokumente wie die A1-Bescheinigung künftig digital beantragt, ausgestellt, gespeichert und grenzüberschreitend überprüft werden können.

Auch die Deutsche Sozialversicherung beschreibt den Ansatz dahingehend, dass die A1-Bescheinigung künftig über ESSPASS einfacher digital beantragt, ausgestellt und überprüft werden soll.

Entlastung kommt nicht sofort

Für Unternehmen ist wichtig: Bis zur Anwendung der neuen Ausnahmen gelten die bisherigen Vorschriften weiter. Nach den von Ihnen übermittelten Informationen sollen die neuen Bestimmungen zu den Vorabpflichten erst 24 Monate nach Inkrafttreten der Änderungsverordnung Anwendung finden. Unternehmen sollten A1-Bescheinigungen deshalb vorerst weiterhin nach den bestehenden Regeln beantragen.

Auch nationale Meldepflichten in einzelnen Mitgliedstaaten sind von den europäischen Änderungen nicht automatisch erledigt. Damit bleibt die Forderung nach weiteren Vereinfachungen bei grenzüberschreitenden Geschäfts- und Arbeitseinsätzen aktuell.

Die Richtung stimmt dennoch: Aus einer ursprünglich diskutierten generellen Abschaffung wird eine gezieltere Reform. Klassische Geschäftsreisen und bestimmte sehr kurze Tätigkeiten sollen von der Vorabpflicht befreit werden, während der A1-Nachweis insgesamt digitalisiert werden soll. Für Unternehmen könnte dies eine spürbare Erleichterung bei grenzüberschreitenden Einsätzen bedeuten.