Voraussetzungen, Antragstellung und Abrechnung

FAQs zur Kurzarbeit

Stand: Juli 2023

I. Fragen zu den Voraussetzungen des Kurzarbeitergeldes
II. Fragen rund um die Beantragung von Kurzarbeitergeld
III. Fragen rund um die Höhe und Berechnung von Kurzarbeitergeld
IV. Fragen rund um die Abschlussprüfung zum Kurzarbeitergeld

Update Juli 2023:
Alle Sonderregelungen zum erleichterten Bezug von Kurzarbeitergeld sind zum 30. Juni 2023 ausgelaufen. Seit dem 1. Juli 2023 gelten wieder die regulären Voraussetzungen, die vor der Pandemie galten:

Mindestens ein Drittel der Beschäftigten in einem Betrieb müssen einen Entgeltausfall von mehr als 10 % haben.
Sofern eine Regelung im Betrieb besteht, die den Aufbau von Minusstunden im Rahmen eines Arbeitszeitkontos zulässt, müssen grundsätzlich Minusstunden aufgebaut werden, bevor Kurzarbeitergeld gezahlt werden kann. Nur wenn der Arbeitsausfall bereits vor Juli 2023 eingetreten ist, müssen für diesen Arbeitsausfall ausnahmsweise keine Minusstunden gebildet werden.
Leiharbeitnehmer erhalten kein Kurzarbeitergeld mehr.

Weitere Informationen hierzu finden Sie im nachfolgenden Text.

I. Fragen zu den Voraussetzungen des Kurzarbeitergeldes

1. Was versteht man unter Kurzarbeit?

Kurzarbeit beschreibt die vorübergehende Herabsetzung der betriebsüblichen Arbeitszeit unter gleichzeitiger entsprechender Kürzung des Arbeitsentgelts. Wird der Betrieb vollständig eingestellt, spricht man von „Kurzarbeit auf Null“.

Kurzarbeit führt zu einer (teilweisen) Suspendierung der Hauptleistungspflichten aus dem Arbeitsverhältnis: der Arbeitnehmer wird von der Verpflichtung zur Arbeitsleistung (teilweise) befreit, verliert aber entsprechend seinen Vergütungsanspruch.

2. Was ist Kurzarbeitergeld (KUG)?

Kurzarbeitergeld (KUG) wird von der Agentur für Arbeit als teilweise Ersatz für den durch den vorübergehenden Arbeitsausfall entfallenen Lohn gezahlt. Der Arbeitgeber wird dadurch bei den Personalkosten vorübergehend entlastet, wodurch Kündigungen der Beschäftigten vermieden werden können.

3. Kann der Arbeitgeber einseitig Kurzarbeit anordnen?

Nein. Kurzarbeit kann nicht ohne Weiteres einseitig durch den Arbeitgeber angeordnet werden. Die Anordnung der Kurzarbeit ist nicht vom Direktionsrecht des Arbeitgebers umfasst. Kurzarbeit muss daher arbeitsrechtlich zulässig eingeführt werden

durch Tarifvertrag,
durch Betriebsvereinbarung,
durch Kurzarbeitsklausel im Arbeitsvertrag oder
durch einzelvertragliche Vereinbarung mit den Arbeitnehmern.

Wenn kein Betriebsrat und keine tarifvertragliche Regelung zur Kurzarbeit existiert, müssen alle Arbeitnehmer, die von der Kurzarbeit betroffen sind, dieser zustimmen. Der Arbeitgeber und die Arbeitnehmer müssen eine vertragliche Vereinbarung treffen, die schriftlich festgehalten und folgende Punkte beinhalten sollte:

Bestimmung von Beginn und Dauer der Kurzarbeit ggf. mit Ankündigungsfrist
Umfang der Kurzarbeit (Umfang der Arbeitszeit während der Kurzarbeitsphase)
Regelung, wonach der Arbeitgeber jederzeit durch einseitige Erklärung berechtigt ist, die Kurzarbeit mit einer Ankündigungsfrist (z.B. von 3 Tagen) vorzeitig zu beenden, wenn die Voraussetzungen für die Einführung von Kurzarbeit nicht mehr vorliegen
Höhe des KUG
Ggf. Regelung zur Reduzierung von Guthaben auf Arbeitszeitkonten oder Aufbau von Minusstunden vor Beginn der Kurzarbeit
Ggf. Regelung zur Kürzung des Urlaubsanspruchs entsprechend der verkürzten regelmäßigen Arbeitszeit für die Dauer der Kurzarbeit
Ggf. Regelung bezüglich des vorhandenen Resturlaubs aus dem Vorjahr vor Beginn der Kurzarbeit

Hinweis: Im Dokument „Anzeige über Arbeitsausfall“ wird explizit nach den arbeitsrechtlichen Bestimmungen zur Einführung der Kurzarbeit gefragt. Die entsprechende Vereinbarung (z.B. Betriebsvereinbarung oder einzelvertragliche Vereinbarung mit den Arbeitnehmern) ist in Kopie beizufügen.

4. Was sind die Voraussetzungen für den Bezug von KUG?

Damit Arbeitgeber für ihre Beschäftigten KUG erhalten können, müssen folgende Mindestvoraussetzungen nach § 95 SGB III vorliegen:

In einem Betrieb muss ein erheblicher Arbeitsausfall mit Entgeltausfall vorliegen (siehe Fragen 5. bis 12.),
die betrieblichen Voraussetzungen müssen vorliegen, d.h. in dem betroffenen Betrieb muss mindestens ein sozialversicherungspflichtiger Arbeitnehmer beschäftigt sein (siehe Frage 13.),
die geforderten persönliche Voraussetzungen bei den Beschäftigten, für die KUG beantragt wird, müssen vorliegen, insbesondere eine ungekündigte versicherungspflichtige Beschäftigung (siehe Fragen 14. bis 17.) und
der Arbeitsausfall muss der Agentur für Arbeit angezeigt werden (siehe II. Frage 1.).

5. Wann liegt ein erheblicher Arbeitsausfall mit Entgeltausfall vor?

Ein Arbeitsausfall mit Entgeltausfall ist erheblich, wenn

er auf wirtschaftlichen Gründen oder auf einem unabwendbaren Ereignis beruht,
er vorübergehend ist,
er nicht vermeidbar ist und
in dem betroffenen Betrieb im Anspruchszeitraum (im jeweiligen Kalendermonat) mindestens ein Drittel der Beschäftigten wegen des Arbeitsausfalls ein um mehr als 10 % vermindertes Bruttomonatsentgelt erzielt.

Hinweis: Bis zum 30. Juni 2023 hat es ausgereicht, wenn mindestens 10 % der Beschäftigten vom Arbeitsausfall betroffen waren. Diese Sonderregelung zum erleichterten Bezug von KUG wurde nicht weiter verlängert, sodass ab dem 1. Juli 2023 wieder die reguläre Ausfallquote von einem Drittel der Beschäftigten gilt.

6. Wann beruht ein Arbeitsausfall auf wirtschaftlichen Gründen?

Der Begriff „wirtschaftliche Gründe“ ist im Gesetz nicht näher definiert. Allgemein gehören hierzu alle Störungen, die sich durch Marktveränderungen oder -verschiebungen aus der Teilnahme des Betriebs am Wirtschaftsleben ergeben.

Wirtschaftliche Gründe für einen Arbeitsausfall können beispielsweise ein:

Auftrags-/Nachfragerückgänge aufgrund der Konjunkturlage oder von Rezession (z.B. wenn aufgrund des Kriegsgeschehens in der Ukraine Zulieferer ausfallen oder Absatzmärkte wegfallen)
Strukturelle Veränderungen in einzelnen Branchen oder Regionen der Wirtschaft (z.B. neue Produkte verdrängen alte, weltwirtschaftliche Konkurrenz)
Grundlegende und allgemeine Änderungen in der technischen und organisatorischen Produktionsweise (z.B. Verwendung neuer Materialien oder die Einführung neuer Produktionsformen)
Störungen in der arbeitsteiligen Organisation der Wirtschaft oder der wirtschaftlichen Infrastruktur (z.B. fehlende Transportmöglichkeiten, Rohstoff- oder Werkstoffmangel)

Aber nicht alle wirtschaftlichen Gründe für einen Arbeitsausfall führen zu einem Anspruch auf KUG. Das KUG ist keine Versicherung gegen das allgemeine Betriebsrisiko. Grundsätzlich soll der einzelne Unternehmer das Wirtschafts- und Betriebsrisiko selber tragen.

Folgende Ursachen scheiden als wirtschaftliche Gründe aus:

rein betriebsinterne Ursachen (z.B. Umorganisation oder Rationalisierungsmaßnahmen zur Ertragssteigerung)
Ursachen, welche im Wesentlichen auf Managementfehlern und wirtschaftlichen Fehleinschätzungen beruhen
Akzeptanzverlust eines Produkts (wenn ein Produkt z.B. auf Grund allgemeiner gesellschaftlicher Entwicklungen aus der Mode kommt)
Preissteigerungen (aktuell insbesondere beim Gas und anderen Energieträgern) sind für sich genommen keine wirtschaftlichen Gründe. Die Bundesagentur für Arbeit ordnet Preissteigerungen als übliches, allgemeines Marktrisiko ein. Ein wirtschaftlicher Grund für einen Arbeitsausfall kommt erst dann in Betracht, wenn infolge der Weitergabe von Preissteigerungen an den Kunden und ein darauffolgendes Ausbleiben der Kunden ein Arbeitsausfall entsteht.

Die Beurteilung, ob ein anerkannter wirtschaftlicher Grund oder ein allgemeines Markt- bzw. Betriebsrisiko vorliegt, kann im Einzelfall schwierig sein.

Hinweis: In den FAQ und in dem One Pager der Bundesagentur für Arbeit finden sich Aussagen zu einzelnen aktuellen Fallbeispielen zur Orientierung.

7. Wann beruht ein Arbeitsausfall auf einem unabwendbaren Ereignis?

Ein unabwendbares Ereignis ist ein außergewöhnliches, zeitlich begrenztes Ereignis, das von außen auf den Betrieb einwirkt und das unter den gegebenen Umständen und unter Berücksichtigung der Besonderheiten des Einzelfalls auch durch äußerste Sorgfalt weder abzuwehren noch in seinen schädlichen Folgen zu begrenzen ist, insbesondere:

Unglücksfälle (z.B. Brände, Explosionen, Epidemien, ggf. auch Cyberangriffe)
Ungewöhnliche, dem üblichen Witterungsverlauf nicht entsprechende Witterungsgründe (z.B. extreme Regenfälle, Überschwemmungen, orkanähnliche Stürme)
behördliche oder behördlich anerkannte Maßnahmen (z.B. behördlich angeordnete Betriebsbeschränkungen oder Betriebsstilllegungen, behördliche Straßensperrungen, regulierende staatliche Maßnahmen bei der Belieferung mit Gas, Strom oder Wasser, Sanktionen bzw. Handels-Embargos gegen bestimmte Länder, wenn der Betrieb unmittelbar von diesen betroffen ist)

In der Anzeige der Kurzarbeit muss der Arbeitgeber konkret darlegen, wie sich das unabwendbare Ereignis im Betrieb ausgewirkt und inwiefern dies einen Arbeitsausfall verursacht hat (z.B. welche Tätigkeiten nicht mehr ausgeführt werden können).

Hinweis: In den FAQ und in dem One Pager der Bundesagentur für Arbeit finden sich Aussagen zu einzelnen aktuellen Fallbeispielen zur Orientierung.

8. Wann ist der Arbeitsausfall vorübergehend?

KUG kann nur gezahlt werden, wenn der Arbeitsausfall vorübergehend ist. Das bedeutet, dass mit der Rückkehr in Vollarbeit in absehbarer Zeit gerechnet werden kann. Die Bundesagentur für Arbeit hat in ihren Fachlichen Weisungen zum Kurzarbeitergeld geregelt, dass ein Zeitraum noch als vorübergehend anzusehen ist, der der jeweiligen maximalen Bezugsdauer entspricht. Es muss also grundsätzlich damit gerechnet werden, dass sich die wirtschaftliche Situation in den nächsten zwölf Monaten verbessert und zur Vollarbeit zurückgekehrt wird. Eine Kurzarbeit über zwölf Monate wird grundsätzlich nicht mehr als „vorübergehende“ Verkürzung der betriebsüblichen normalen Arbeitszeit verstanden.

Ein typischer Fall für das Fehlen des vorübergehenden Arbeitsausfalls ist derjenige, wenn der Arbeitgeber die Entscheidung getroffen hat oder konkrete Schritte unternimmt, einen Betrieb oder eine Betriebsabteilung stillzulegen oder eine Betriebsänderung mit einem erheblichen Personenabbau durchzuführen. In diesen Fällen kann die Gewährung von KUG den Verbleib in Beschäftigung nicht mehr sichern. Ein Arbeitsausfall ist auch nicht vorübergehend, wenn der Betrieb vor der Schließung noch für eine Übergangszeit fortgeführt wird. Zu einer anderen Beurteilung kann es aufgrund einer noch sehr weit in der Zukunft liegenden Betriebsstillegung im Rahmen einer Einzelfallentscheidung kommen, sofern der Grund für den derzeitigen Arbeitsausfall nicht im Zusammenhang mit der in der Zukunft liegenden Betriebsschließung steht.

9. Wann ist der Arbeitsausfall nicht vermeidbar?

Nur ein Arbeitsausfall, der nicht vermeidbar ist, begründet einen Anspruch auf KUG. Gemäß § 96 Abs. 4 SGB III muss der Arbeitgeber vor Einführung der Kurzarbeit alle zumutbaren Vorkehrungen treffen und auch während der Kurzarbeit alles in seiner Kraft Stehende tun, um den Arbeitsausfall zu verhindern. Es dürfen aber nur Maßnahmen vom Arbeitgeber abverlangt werden, die wirtschaftlich vernünftig und finanziell vertretbar sind.

Bevor KUG beantragt wird, sollte daher geprüft werden, ob beispielsweise andere notwendige Tätigkeiten vorgezogen und erledigt werden können (z.B. Arbeiten auf Lager, Aufräum- oder Instandsetzungsarbeiten) oder ob Kurzarbeiter (sofern arbeitsrechtlich zulässig) in andere Betriebsabteilungen umgesetzt werden können (ggf. nur temporär).

Als vermeidbar – mit der Folge, dass das KUG versagt wird – gilt insbesondere ein Arbeitsausfall, der

überwiegend branchenüblich, betriebsüblich oder saisonbedingt ist oder ausschließlich auf betriebsorganisatorischen Gründen beruht,
durch die Gewährung von bezahltem Erholungsurlaub ganz oder teilweise verhindert werden kann oder
bei Nutzung von im Betrieb zulässigen Arbeitszeitschwankungen (also bei Vorhandensein eines Arbeitszeitkontos) ganz oder teilweise verhindert werden kann.

10. Muss vor Beantragung von KUG Urlaub abgebaut werden?

Urlaub kann auch während der Kurzarbeit genommen werden und wird vom Arbeitgeber mit dem üblichen Urlaubsentgelt vergütet. Vor der Anzeige von Kurzarbeit bzw. Beantragung von KUG muss der Arbeitgeber grundsätzlich prüfen, ob ein Arbeitsausfall durch Gewährung von bezahltem Erholungsurlaub ganz oder teilweise vermieden werden kann. Er kann jedoch nicht einseitig Urlaub anordnen, sofern Urlaubswünsche der Arbeitnehmer entgegenstehen (z.B. Urlaubswünsche wegen Schließzeiten von Kitas, Schulferien, Urlaubsmöglichkeiten des Partners, Erholungsbedürftigkeit etc.). Die Urlaubswünsche der Beschäftigten gehen grundsätzlich vor.

Tipp: Betriebe in Kurzarbeit sollten vorrangige Urlaubswünsche der Beschäftigten dokumentieren (z.B. durch eine Urlaubsplanung oder Urlaubslisten).

Wenn keine vorrangigen Urlaubswünsche der Beschäftigten bestehen, gilt grundsätzlich:

Urlaub aus dem laufenden Urlaubsjahr: Dieser kann so geplant werden, wie es im Betrieb üblich ist. Besteht im Betrieb keine Urlaubsplanung, muss gegen Ende des Jahres der Antritt von Urlaubsansprüchen zur Vermeidung von Kurzarbeit festgelegt werden, sofern der Urlaub nicht in das folgende Urlaubsjahr übertragen werden kann.
Resturlaubsansprüche aus dem Vorjahr: Der Arbeitgeber hat mit dem Beschäftigten den Antritt dieses Urlaubs in Zeiten mit Arbeitsausfall zu vereinbaren. Dieser Urlaub muss zur Vermeidung von Kurzarbeit eingesetzt werden.

Hinweis Urlaubskürzung bei Kurzarbeit:

Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat am 30. November 2021 in zwei Fällen (Az. 9 AZR 225/21 und Az. 9 AZR 234/21) entschieden, dass Arbeitnehmer grundsätzlich keine Urlaubsansprüche für einzelne Arbeitstage erwerben, die wegen Kurzarbeit vollständig ausfallen („Kurzarbeit Null“). Der Arbeitgeber kann den Jahresurlaub daher anteilig kürzen.

Für jeden vollen Monat der „Kurzarbeit Null” darf der Arbeitgeber den Urlaubsanspruch also um 1/12 kürzen.

Für die Umrechnung des Urlaubs kann auch folgende Formel verwendet werden:

(Anzahl der tatsächlich gearbeiteten Tage) * (vereinbarte Urlaubstage für Arbeitnehmer in Vollzeit) / (Anzahl der Jahresarbeitstage bei Arbeitnehmern in Vollzeit)

Bei einer 5-Tage-Woche geht man von möglichen 260 Jahresarbeitstagen aus (52 Wochen x 5 Tage).

Wurde allerdings von dieser Kürzungsmöglichkeit keinen Gebrauch gemacht und wurde dem Arbeitnehmer zu viel Urlaub gewährt, können die überzähligen Tage nicht mit dem Urlaub im kommenden Jahr verrechnet werden; auch kann in diesem Fall das Urlaubsentgelt nicht zurückgefordert werden.

Erfolgt eine arbeitsrechtlich zulässige Kürzung des Urlaubsanspruchs auf Grundlage von durch Kurzarbeit vollständig ausgefallenen Arbeitstagen nach der Entscheidung des BAG vom 30. November 2021, wird diese durch die Agenturen für Arbeit bei der Ermittlung des Anspruchs auf KUG berücksichtigt, d.h. der ursprüngliche Urlaubsanspruch muss nicht zur Vermeidung von Kurzarbeit eingebracht werden, sondern nur der Urlaubsanspruch im gekürzten Umfang.

Die Kürzung des Urlaubsanspruchs hat der Arbeitgeber gegenüber der zuständigen Agentur für Arbeit in geeigneter Form anzuzeigen (Mitteilung der Kürzung und Einreichung geänderter Arbeitszeitnachweise).

11. Inwieweit müssen Überstunden vor Beantragung von KUG abgebaut bzw. Minusstunden aufgebaut werden?

Ein Arbeitsunfall gilt als vermeidbar (mit der Folge, dass KUG nicht ausgezahlt wird), wenn er bei Nutzung von im Betrieb zulässigen Arbeitszeitschwankungen ganz oder teilweise vermieden werden kann. Der Arbeitgeber muss also zunächst prüfen, ob ein Arbeitsausfall durch flexible Arbeitszeitregelungen vermieden werden kann.

Abbau bestehender Plusstunden/Überstunden:

Diese Anforderung zielt zunächst auf den Abbau bestehender Arbeitszeitguthaben, sofern eine entsprechende Regelung im Unternehmen besteht (Arbeitszeitguthaben). Plusstunden/Überstunden müssen also grundsätzlich erstmal abgebaut werden, bevor KUG beantragt wird.

Bestimmte Arbeitszeitguthaben sind aber privilegiert bzw. geschützt und müssen zur Vermeidung von Kurzarbeit nicht eingesetzt werden. Dies gilt nach § 98 Abs. 4 Satz 3 für:

Geschützte Wertguthaben nach § 7c SGV IV (insbesondere vereinbarte vollständige oder teilweise Freistellungen von der Arbeitsleistung für Pflegezeiten, Elternzeiten, Zeiten einer beruflichen Qualifizierung oder Zeiten vor einer Rente wegen Alter).

Ob es sich um geschützte Wertguthaben i.S.d. § 7c SGB IV handelt, kann u. a. danach beurteilt werden, ob hierfür der nach § 7e SGB IV zu vereinbarende Insolvenzschutz eingerichtet wurde. Weitere Informationen zum Thema „Wertguthaben“ sind der Broschüre “Wertguthaben” des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales zu entnehmen.

Arbeitszeitguthaben, deren Umfang 10 % der ohne Mehrarbeit geschuldeten Jahresarbeitszeit des Arbeitnehmers übersteigt
Arbeitszeitguthaben, die länger als ein Jahr unverändert bestanden haben.
Arbeitszeitguthaben, die vertraglich ausschließlich zur Überbrückung von Arbeitsausfällen außerhalb der Schlechtwetterzeit bestimmt sind und 50 Stunden nicht übersteigen.
Arbeitszeitguthaben, die zur Vermeidung der Inanspruchnahme von Saison-KUG angespart sind und 150 Stunden nicht übersteigen.

Aufbau von Minusstunden:

Das Gesetz verlangt zudem den Aufbau negativer Arbeitszeitsalden (Minusstunden), bevor das KUG gezahlt werden kann. Auch dafür muss aber generell eine Regelung im Betrieb bestehen, die den Aufbau von Minusstunden im Rahmen eines Arbeitszeitkontos zulässt. Ist dies ausgeschöpft, kann für darüberhinausgehende Arbeitsausfälle das KUG gezahlt werden.

Update Juli 2023: Bis zum 30. Juni 2023 wurde auf den Aufbau von Minusstunden verzichtet. Seit dem 1. Juli 2023 gilt wieder die reguläre Anforderung, dass Arbeitgeber zunächst die Möglichkeit nutzen müssen, negative Arbeitszeitsalden aufzubauen. Nach der Presseerklärung der Bundesagentur für Arbeit vom 10. Juli 2023 gibt es allerdings eine Ausnahme: Wenn der Arbeitsausfall bereits vor Juli 2023 eingetreten ist, müssen für diesen Arbeitsausfall weiterhin keine negativen Arbeitszeitsalden gebildet werden.

12. Wie errechnet sich die Ausfallquote (ein Drittel der Beschäftigten / 10 % Entgeltausfall)?

Nach § 96 Abs. 1 Nr. 4 SGB III muss der Arbeitsausfall einen Mindestumfang (sog. Ausfallquote) erreichen, damit von einem „erheblichen Arbeitsausfall mit Entgeltausfall“ gesprochen werden kann. Die maßgebliche Ausfallquote ist erreicht, wenn

im jeweiligen Kalendermonat (Anspruchszeitraum)
mindestens ein Drittel der im Betrieb (oder in der Betriebsabteilung) beschäftigen Arbeitnehmer (bis 30. Juni 2023 mindestens 10 %)
von einem Entgeltausfall von jeweils mehr als 10 % ihres monatlichen Bruttoentgelts betroffen sind.

Ist das Drittelerfordernis erreicht, können auch diejenigen ungekündigten, versicherungspflichtigen Arbeitnehmer, deren Gehaltsausfall 10 % oder weniger beträgt, KUG erhalten.

Die Ausfallquote von einem Drittel errechnet sich aus allen im Betrieb (oder in der Betriebsabteilung) beschäftigten Arbeitnehmern. Hierzu gehören auch Arbeitnehmer, die der Versicherungspflicht nicht unterliegen (z.B. Minijobber). Auch erkrankte und beurlaubte Arbeitnehmer sind grundsätzlich mitzuzählen. Nicht mitzuzählen sind Auszubildende.

13. Welche betrieblichen Voraussetzungen müssen für das KUG erfüllt sein?

In dem Betrieb (nicht: Unternehmen) muss mindestens ein sozialversicherungspflichtiger Arbeitnehmer beschäftigt sein.

Existieren mehrere räumlich getrennte Betriebsstäten, liegt ein einheitlicher Betrieb vor, wenn die Betriebsstätten einer einheitlichen Leitung mit Arbeitgeberfunktion unterliegen und die Entfernung zwischen den Betriebsstätten nicht größer als 50 km ist.

Als Betrieb gilt auch eine Betriebsabteilung, sodass KUG auch gezahlt werden kann, wenn sich der Arbeitsausfall auf einen Teil des Betriebs beschränkt und die Betriebsabteilung eigenständig die Voraussetzungen für das KUG (insbesondere die Ausfallquote) erfüllt.

14. Welche Mitarbeiter haben Anspruch auf KUG (persönliche Voraussetzungen)?

Anspruch auf KUG haben alle ungekündigten Arbeitnehmer, die sozialversicherungspflichtig sind und bei denen der Entgeltausfall durch die kurzarbeitsbedingte Verkürzung der Arbeitszeit gegeben ist.

Auch ausländische Arbeitnehmer haben Anspruch auf KUG, sofern sie im Bundesgebiet beitragspflichtig beschäftigt sind und der kurzarbeitende Betrieb im Bundesgebiet liegt.

Grundsätzlich keinen Anspruch auf KUG haben:

Arbeitnehmer, deren Arbeitsverhältnis während der Kurzarbeit aufgrund Kündigung oder eines Aufhebungsvertrages endet
Geringfügig Beschäftigte (Minijobber)
Werkstudenten
Arbeitnehmer, die das Lebensalter für den Anspruch auf Regelaltersrente vollendet haben und denen die Altersrente als Vollrente zuerkannt ist (Rentner)
Arbeitnehmer, denen eine Rente wegen voller Erwerbsminderung zuerkannt ist
Arbeitnehmer in der Freistellungsphase der Altersteilzeit
langzeiterkrankte Arbeitnehmer, die Krankengeld von der Krankenkasse beziehen
Arbeitnehmer, die im Rahmen ihres Beschäftigungsverhältnisses an einer beruflichen Weiterbildungsmaßnahme teilnehmen und Anspruch auf Arbeitslosengeld bei beruflicher Weiterbildung oder auf Übergangsgeld bei Weiterbildung haben
Leiharbeitnehmer

Hinweis: Vom 1. Oktober 2022 bis zum 30. Juni 2023 bestand die Möglichkeit, auch für Leiharbeitnehmer KUG zu beziehen. Seit dem 1. Juli 2023 haben Leiharbeitnehmer keinen Anspruch mehr auf KUG.

Sonderfall Auszubildende:

Auszubildenden gegenüber kann in der Regel keine Kurzarbeit angeordnet werden.
Der Ausbildungsbetrieb ist verpflichtet, alle Mittel auszuschöpfen, um die Ausbildung weiter zu gewährleisten, zum Beispiel durch:

Umstellung des Ausbildungsplans durch Vorziehen anderer Lerninhalte
Versetzung in eine andere Abteilung oder eine Lehrwerkstatt
Durchführung besonderer Ausbildungsveranstaltungen (Durchführung von Projektarbeiten, Nutzung von Lernplattformen, Ausarbeitung von Handouts/Anleitungen (z. B. für Office-Anwendungen, Handling von speziellen Warengruppen, etc.)

Erst wenn diese Möglichkeiten ausgeschöpft sind, kann Kurzarbeit auch für Auszubildende in Frage kommen.

Zu beachten ist, dass Auszubildende zunächst für sechs Wochen Anspruch auf Zahlung der vollen Ausbildungsvergütung gemäß § 19 Abs. 1 Nr. 2 BBiG haben, erst danach besteht ein Anspruch auf Kurzarbeitergeld.

15. Darf ich während der Kurzarbeit neue Arbeitnehmer einstellen?

Grundsätzlich gilt für die Bewilligung von KUG, dass der Arbeitnehmer vor Beginn des Arbeitsausfalls versicherungspflichtig beschäftigt sein muss. Arbeitnehmer, die erst nach Beginn der Kurzarbeit eingestellt werden, haben grundsätzlich keinen Anspruch auf KUG, weil der Arbeitsausfall durch Nichteinstellung vermeidbar gewesen wäre.

Eine Neueinstellung nach Einführung der Kurzarbeit birgt zudem das Risiko, dass die Agentur für Arbeit einen „erheblichen Arbeitsausfall“ insgesamt als nicht mehr gegeben ansieht, wenn der Arbeitsausfall dadurch hätte vermieden werden können, dass die Position der Neueinstellung von einem in Kurzarbeit befindlichen Arbeitnehmer hätte ausgeübt werden können.

Eine Ausnahme besteht dann, wenn zwingende Gründe für eine Arbeitsaufnahme während der Kurzarbeit bestehen. Solche können beispielsweise vorliegen, wenn der Arbeitsvertrag geschlossen wurde, ehe die Kurzarbeit absehbar war und der Arbeitseintritt nunmehr in die Zeit der Kurzarbeit fällt oder wenn der Arbeitnehmer über spezifische Fachkenntnisse verfügt, die für einen neuen Auftrag benötigt werden oder wenn diese für die Weiterführung des Betriebs notwendig sind und die bisherigen Beschäftigten des Betriebs diese Tätigkeit nicht übernehmen können.

Hinweis: Es empfiehlt sich, vor dem Abschluss eines neuen Arbeitsvertrages mit der Agentur für Arbeit Kontakt aufzunehmen und den Sachverhalt mit dieser zu klären, um den Bezug bzw. etwaige Rückzahlungsverpflichtungen von KUG nicht zu riskieren.

Weitere Ausnahmen zur möglichen Arbeitsaufnahme während der Kurzarbeit gelten für vormalige Auszubildende, die im Anschluss an ihre Ausbildung eingestellt werden, sowie Arbeitnehmer, die aus einer Freistellungsphase (z.B. Elternzeit) zurückkehren.

16. Darf ich Arbeitnehmer, deren befristeter Arbeitsvertrag ausläuft, in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis übernehmen?

Auch befristet Beschäftigte können KUG nach § 98 SGB III erhalten. Problematisch sind aber die Fälle, in denen die Befristung auslaufen wird, bevor die Kurzarbeit endet. Aber auch in diesen Fällen besteht zumindest die Möglichkeit einer Fortsetzung, sodass auch hier Kurzarbeit möglich sein kann.

17. Was geschieht bei Kündigungen während der Kurzarbeit?

Sobald eine Kündigung zugegangen ist, entfällt mit sofortiger Wirkung der Anspruch auf KUG. Das gilt sowohl für Kündigungen durch den Arbeitgeber als auch für Kündigungen durch den Arbeitnehmer. Sprich, ab Ausspruch der Kündigung erhalten Arbeitnehmer kein KUG nach § 98 Abs. 1 Ziff. 2 SGB III. Dieser schreibt vor, dass das Arbeitsverhältnis nicht gekündigt oder durch Aufhebungsvertrag aufgelöst sein darf.

Ab Zugang der Kündigung bis zum Ablauf der Kündigungsfrist, also bis zum tatsächlichen Ende des Arbeitsverhältnisses, hat der Arbeitnehmer wieder Anspruch auf die vertraglich vereinbarte Vergütung, die Frage ist jedoch in welcher Höhe. Klarheit besteht, wenn die Höhe des Vergütungsanspruchs für diesen Fall vertraglich geregelt ist. Einige Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen oder Arbeitsverträge enthalten eine ausdrückliche Regelung zur Höhe der Vergütung nach Ausspruch einer Kündigung während Kurzarbeit. Fehlt eine solche ausdrückliche Regelung, kommen mehrere Möglichkeiten in Betracht:

Es bleibt bei der entsprechend der Kurzarbeitsvereinbarung reduzierten Arbeitszeit und der Arbeitnehmer erhält lediglich die Vergütung für seine tatsächlich geleistete Arbeit; hiernach würde der Arbeitnehmer bei „Kurzarbeit Null“ keine Vergütung erhalten.
Die Kurzarbeit wird hinfällig und der arbeitsvertraglich vereinbarte Lohnanspruch lebt in voller Höhe wieder auf.
Der Arbeitgeber zahlt eine entsprechend der reduzierten Arbeitszeit verminderte Vergütung und einen Zuschlag in Höhe des weggefallenen KUG.

Eine aktuelle höchstrichterliche Entscheidung zu dieser Frage fehlt bisher.

II. Fragen rund um die Beantragung von Kurzarbeitergeld

1. Wie erfolgt die Anzeige auf Arbeitsausfall und der Antrag auf KUG?

Wichtig: Es ist zunächst zu unterscheiden zwischen der Anzeige auf Arbeitsausfall und dem Antrag auf Kurzarbeitergeld. Es gelten jeweils unterschiedliche gesetzliche Bestimmungen. Es ist somit ein zweistufiges Antragsverfahren.

Stufe 1: Kurzarbeit anzeigen

Zunächst ist der Arbeitsausfall bei der gemäß § 99 Abs. 1 SGB III zuständigen Agentur für Arbeit, in deren Bezirk der Betrieb seinen Sitz hat, schriftlich oder elektronisch anzuzeigen.

Bei Betrieben mit mehreren Standorten kann auf Anfrage ein sog. „Schlüsselkunden-Berater“ durch die Agentur für Arbeit beauftragt werden, der die Koordinierung in Kurzarbeitsfragen zwischen den eingebundenen Agenturen für Arbeit und den betroffenen Betrieben des Unternehmens übernimmt.

Das Formular für die Anzeige finden Sie auf der Internetseite der Bundesagentur für Arbeit unter „Downloads“.

Der Anzeige ist eine etwaige Stellungnahme der Betriebsvertretung beizufügen. Die Voraussetzungen für den Bezug von KUG sind ausführlich darzulegen und glaubhaft zu machen. Dies gilt insbesondere für folgende Punkte:

Ursachen des Arbeitsausfalls
Umfang des Arbeitsausfalls; Vergleichswerte, die die Unterauslastung belegen
Angaben zu Produkten/Dienstleistungen; Hauptauftraggeber beziehungsweise Hauptauftragnehmer
Angaben zur vorübergehenden Natur des Arbeitsausfalls
Zur Verteilung der verkürzten Arbeitszeit sind ggf. entsprechende Arbeitspläne oder andere geeignete Unterlagen beizufügen

Die Agentur für Arbeit prüft die Anzeige und erlässt nach Prüfung der Voraussetzungen einen Anerkennungs- oder Ablehnungsbescheid.

KUG kann frühestens von dem Kalendermonat an geleitstet werden, in dem die Anzeige bei der zuständigen Agentur für Arbeit eingegangen ist.

Stufe 2: monatliche Beantragung der Erstattung von KUG

Nach Erlass des Anerkennungsbescheids muss der Arbeitgeber das KUG selber berechnen und es an die Arbeitnehmer auszahlen. Für jeden Monat müssen die Arbeitgeber Arbeitszeitnachweise führen und die geleisteten Arbeits-, Ausfall- und Fehlzeiten der Beschäftigten dokumentieren.

Sodann beantragt der Arbeitgeber schriftlich oder elektronisch bei der Agentur für Arbeit monatlich die Erstattung des KUG. Ein „Sammelantrag“ für mehrere Monate ist nicht möglich.

Das erforderliche Antragsformular und die Abrechnungsliste befinden sich auf der Internetseite der Bundesagentur für Arbeit unter „Downloads“.

Achtung: Der Antrag muss spätestens innerhalb einer Ausschlussfrist von drei Monaten gestellt werden, sonst ist der Erhalt von KUG ausgeschlossen. Die Frist beginnt mit Ablauf des Monats, in dem die Tage liegen, für die die Leistungen beantragt werden.

Zuständig ist die Agentur für Arbeit, in deren Bezirk die für den Betrieb zuständige Lohnabrechnungsstelle liegt.

Hinweis bei mehreren Betriebsstätten/Standorten: Bei Vorhandensein einer zentralen Lohnabrechnungsstelle ist ein „gebündelter“ Antrag möglich. Falls nicht vorhanden, ist die Antragstellung für den einzelnen Betrieb notwendig.

Elektronisches Verfahren „KEA“ möglich: Mit „KEA“ können Betriebe und Lohnabrechnungsstellen die Anträge und Abrechnungslisten direkt aus der Lohnabrechnungssoftware an die Agentur für Arbeit übermitteln. Damit ist eine vollständige und medienbruchfreie Übertragung aus systemgeprüften Entgeltprogrammen oder Ausfüllhilfen verschlüsselt direkt an die Agenturen für Arbeit möglich. Weitere Informationen zum Verfahren „KEA“ erhalten Sie auf der Internetseite der Bundesagentur für Arbeit.

2. Wie lange kann KUG bezogen werden?

Die Bezugsdauer beträgt gemäß § 104 Abs. 1 SGB III maximal 12 Monate. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) kann bei außergewöhnlichen Verhältnissen auf dem gesamten Arbeitsmarkt eine Verlängerung der Bezugsdauer per Verordnung festlegen.

Hinweis: Die maximale Bezugsdauer für das KUG wurde zuletzt befristet bis zum 30. Juni 2022 auf bis zu 28 Monate verlängert. Diese Sonderregelung endete zu diesem Zeitpunkt. Seit dem 1. Juli 2022 beträgt die Bezugsdauer wieder grundsätzlich 12 Monate.

Ist die maximale Bezugsdauer ausgeschöpft, kann erst nach einer dreimonatigen Unterbrechung wieder KUG bezogen werden, sofern die Voraussetzungen wieder erfüllt sind. In diesem Fall bedarf es einer erneuten Anzeige des Arbeitsausfalls.

3. Wie wirken sich Unterbrechungen der Kurzarbeit aus?

Grundsätzlich ist eine Unterbrechung der Kurzarbeit möglich und kann sogar zu einer Verlängerung der Bezugsdauer führen. Wenn innerhalb der Bezugsdauer die Kurzarbeit für einen oder zwei zusammenhängenden Kalendermonaten unterbrochen wird, verlängert sich die Bezugsdauer gemäß § 104 Abs. 2 SGB III um diesen Zeitraum. Entsprechende Unterbrechungen können auch mehrfach während eines Bezugszeitraums eintreten. Der Arbeitsausfall muss in diesen Fällen nicht neu angezeigt werden. Soll die Bezugsdauer entsprechend verlängert werden, bedarf es einer Verlängerungsanzeige bei der zuständigen Agentur für Arbeit.

Dauert die Unterbrechung der Kurzarbeit weniger als einen Kalendermonat, hat dies für die Bezugsdauer keine Auswirkungen. Hier ist jedoch zu beachten, dass die Ausfallquote (ab 1. Juli 2023: mindestens ein Drittel der Beschäftigten müssen einen Entgeltausfall von 10 % haben) für den gesamten Monat vorliegen muss.

Wird die Kurzarbeit für drei Monate oder länger zusammenhängend unterbrochen, wird dadurch der ursprüngliche Bezugszeitraum unterbrochen. Für eine danach folgende neue Kurzarbeitsphase bedarf es einer neuen Anzeige des Arbeitsausfalls und es müssen sämtliche Bezugsvoraussetzungen für KUG erneut vorliegen.

III. Fragen rund um die Höhe und Berechnung von Kurzarbeitergeld

1. Wie hoch ist das KUG?

Die Höhe des KUG beträgt für Arbeitnehmer mit mindestens einem Kind im Sinne des Steuerrechts 67 % und für die übrigen Arbeitnehmer 60 % der sog. Nettoentgeltdifferenz.

Aufgrund der Corona-Krise galten bis zum 30. Juni 2022 erhöhte Leistungssätze, diese wurden aber nicht weiter verlängert.

2. Wie berechnet sich das KUG?

Für die Ermittlung des KUG ist die Nettoentgeltdifferenz maßgeblich.

Zur Berechnung der Nettoentgeltdifferenz müssen zunächst die Bruttobeträge für das Sollentgelt und das Istentgelt festgestellt werden.

Das Sollentgelt ist das Bruttoarbeitsentgelt, das der Arbeitnehmer ohne den Arbeitsausfall im Anspruchszeitraum erzielt hätte. Arbeitsentgelte für Mehrarbeit oder einmalig gezahlte Entgelte bleiben dabei unberücksichtigt. Das Sollentgelt wird bis zur geltenden Beitragsbemessungsgrenze der Arbeitslosenversicherung (2023 = 7.300 Euro – Rechtskreis West und 7.100 Euro – Rechtskreis Ost) berücksichtigt.

Besonderheiten bei flexibler Arbeitszeit: Maßgeblich ist, welche Stundenzahl für den aktuellen Monat gegolten hätte, wenn keine Kurzarbeit eingetreten wäre, beispielsweise durch einen Schichtplan. Lässt sich das nicht bestimmen, kann die Arbeitszeit der gleichen Monate im Vorjahr herangezogen werden.

Besonderheit bei Provisionen: Provisionen zählen zum Arbeitsentgelt, sofern sie versicherungspflichtig sind. Ist es nicht möglich, das Sollentgelt mit hinreichender Sicherheit zu bestimmten, z.B. bei Personen deren Höhe des Arbeitsentgelts ausschließlich von dem Arbeitsergebnis und nicht von der Arbeitszeit abhängt, ist als Sollentgelt das Arbeitsentgelt maßgebend, das der Arbeitnehmer in den letzten drei abgerechneten Kalendermonaten vor Beginn des Arbeitsausfalls durchschnittlich erzielt hat.

Das Istentgelt ist das im jeweiligen Anspruchszeitraum tatsächlich bei Kurzarbeit erzielte beitragspflichtige Bruttoarbeitsentgelt. Bei der Ermittlung dieses Werts werden alle dem Arbeitnehmer zustehenden Entgeltteile (einschließlich Arbeitsentgelt für Mehrarbeit) berücksichtigt. Einmalig gezahltes Arbeitsentgelt bleibt auch bei der Ermittlung des Istentgelts unberücksichtigt.

Beide Beträge sind jeweils auf den nächsten durch 20 Euro teilbaren Betrag zu runden. Sodann werden diesen gerundeten Bruttobeträgen des Soll- und Istentgelts jeweils ein pauschaliertes Nettoentgelt zugeordnet. Die pauschalierten Nettoentgelte sind aus der von der Bundesagentur für Arbeit zur Verfügung gestellten „Tabelle zur Berechnung des Kurzarbeitergeldes“ unter Berücksichtigung der Leistungssätze 1 und 2 sowie der Lohnsteuerklasse des Arbeitnehmers herauszusuchen.

Hinweis: Dem Leistungssatz 1 sind Arbeitnehmer zuzuordnen mit einem Kinderfreibetrag (mit einem Zähler von mindestens 0,5 auf der Lohnsteuerkarte) oder bei denen ein zu berücksichtigendes Kind durch eine Bescheinigung der Bundesagentur für Arbeit nachgewiesen ist. Für alle anderen Arbeitnehmer gilt der Leistungssatz 2.

Der Wert des pauschalierten Nettoentgelts aus Istentgelt ist vom pauschalierten Nettoentgelt aus Sollentgelt abzuziehen. Die Differenz ergibt das KUG.

Zu weiteren Einzelheiten lesen Sie bitte die Hinweise zum Antragsverfahren der Bundesagentur für Arbeit.

3. Kann der Arbeitgeber freiwillige Aufstockungsbeträge zahlen, um das KUG zu bezuschussen?

Ein Anspruch auf die Aufstockung des Kurzarbeitergehalts durch den Arbeitgeber besteht nicht. Häufig kann jedoch gerade das Angebot des Arbeitgebers, das KUG aufzustocken, für die Unterzeichnung der individualvertraglichen Ergänzungsvereinbarung zur Einführung von Kurzarbeit ausschlaggebend sein.

Zu beachten ist hierbei, dass dieser Aufstockungsbetrag generell steuerpflichtig ist. Beitragspflicht besteht nach § 1 Abs. 1 Nr. 8 SvEV dagegen nur, wenn der Aufstockungsbetrag zusammen mit dem KUG 80 % des ausgefallenen Arbeitsentgelts übersteigt. Wird ein höherer Aufstockungsbetrag gezahlt, ist nur der übersteigende Betrag beitragspflichtig.

4. Wer trägt die Kosten für die Sozialversicherung?

Bezieht ein Arbeitnehmer Kurzarbeitergeld, bleibt sein Versicherungsverhältnis in der Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung bestehen.

Für die tatsächlich geleistete Arbeit gelten die üblichen Beitragssätze für Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Die Beiträge zur Sozialversicherung müssen auch weiterhin – mit dem Lohn – vom Arbeitgeber abgeführt werden.

Soweit KUG gezahlt wird, sind Beiträge zur Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung allein vom Arbeitgeber zu tragen. Beiträge zur Arbeitslosenversicherung sind nicht zu entrichten, da das KUG eine Geldleistung der Agentur für Arbeit ist. Bemessungsgrundlage für die Beiträge aus KUG ist ein „fiktives Arbeitsentgelt“. Das fiktive Arbeitsentgelt ist die Differenz zwischen dem durch die Beitragsbemessungsgrenze in der Arbeitslosenversicherung gedeckelte Sollentgelt (also das Bruttoarbeitsentgelt, das der Arbeitnehmer ohne Arbeitsausfall erzielt hätte) und dem Istentgelt (also dem Bruttoarbeitsentgelt, welches tatsächlich erzielt wurde). Auf dieses fiktive Arbeitsentgelt müssen Sozialversicherungsbeiträge zur Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung gezahlt werden. Allerdings nicht in voller Höhe, sondern lediglich zu 80 %.

Während der Pandemie wurden die Sozialversicherungsbeiträge für ausgefallene Arbeitsstunden (teilweise) pauschaliert von der Agentur für Arbeit erstattet, zuletzt in Höhe von 50 % bis zum 31. März 2022. Seit dem 1. April 2022 werden keine Sozialversicherungsbeiträge mehr erstattet.

Eine einzige Ausnahme gilt noch bis zum 31. Juli 2024: Wird die Kurzarbeit mit einer förderfähigen beruflichen Weiterbildung verbunden, können die Sozialversicherungsbeiträge bis zu 50 % erstattet werden, wenn die Weiterbildung bestimmte Voraussetzungen erfüllt. Zusätzlich können auch Lehrgangskosten erstattet werden; die Höhe hängt von der Betriebsgröße ab. Die genauen Voraussetzungen für eine finanzielle Unterstützung für die Weiterbildung während Kurzarbeit finden Sie auf der Internetseite der Bundesagentur für Arbeit.

5. Wie wirkt sich ein Hinzuverdienst/eine Nebenbeschäftigung auf die Höhe des Kurzarbeitergeldes aus?

Wenn die Nebentätigkeit schon vor Beginn der Kurzarbeit durchgeführt wurde, ergeben sich keine Auswirkungen, erfolgt also keine Anrechnung auf das Kurzarbeitergeld.

Bei Kurzarbeitern, die während des Bezugs von Kurzarbeitergeld eine weitere Beschäftigung aufnehmen, gilt Folgendes: Das daraus erzielte Entgelt ist als sogenanntes "Istentgelt" (tatsächlich erzieltes Entgelt) bei der Berechnung des KUG zu berücksichtigen und dem erzielten Entgelt aus der Hauptbeschäftigung hinzuzurechnen.

Aufgrund der Corona-Krise galt befristet bis zum 30. Juni 2022 eine Hinzuverdienstregelung, wonach ein während der Kurzarbeit aufgenommener Minijob anrechnungsfrei blieb beim KUG. Diese Regelung wurde nicht weiter verlängert.

Seit dem 1. Juli 2022 gilt: Der Zuverdienst aus einem seit Beginn der Kurzarbeit neu aufgenommenen Minijob wird auf das KUG angerechnet.

6. Der Arbeitnehmer hat zwei sozialversicherungsrechtliche Teilzeitjobs - Muss er den Arbeitgeber informieren?

Die primär sozialversicherungsrechtliche Anzeigepflicht einer weiteren (insbesondere geringfügigen) Beschäftigung stellt zugleich eine Arbeitsvertragspflicht des Arbeitnehmers als Nebenpflicht dar.

Arbeitnehmer sind bei Aufnahme eines Nebenjobs während des Bezugs von KUG verpflichtet, das daraus erzielte Einkommen durch eine Nebeneinkommensbescheinigung (Vordruck der Agentur für Arbeit) nachzuweisen. Der Arbeitgeber hat das Einkommen aus einem Nebenjob bei der Beantragung des Kurzarbeitergeldes zu berücksichtigen und die Nebeneinkommensbescheinigung der Abrechnungsliste für das KUG beizufügen.

Den entsprechenden Vordruck findet man auf der Internetseite der Agentur für Arbeit.

Die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers umfasst u.a. die Nachfrage über die Ausübung einer Nebentätigkeit und insbesondere dessen Umfang im Hinblick auf die Regelungen des Arbeitszeitgesetzes. Sie müssten also in jedem Fall schriftlich nachweisen, dass Sie den einzelnen Mitarbeiter aufgefordert haben, Auskunft über die Nebentätigkeit zu erteilen (im besten Fall schriftlich!). Allein auf diese Weise lässt sich ein entsprechendes Haftungsrisiko bzgl. der Angaben gegenüber der Agentur für Arbeit minimieren.

IV. Fragen rund um die Abschlussprüfung zum Kurzarbeitergeld

1. Was bedeutet die Abschlussprüfung beim KUG?

Nach Beendigung der Kurzarbeit erfolgt die Abschlussprüfung durch die Bundesagentur für Arbeit. Hier werden betriebliche Unterlagen geprüft und es erfolgt eine endgültige Festsetzung des KUG. Die Abschlussprüfungen gehören also zum normalen Ablauf des Verfahrens bei Kurzarbeit. Die Ankündigung der Abschlussprüfung bedeutet somit nicht, dass von irgendwelchen Unregelmäßigkeiten auszugehen ist. Die Abschlussprüfung ist vielmehr in jedem Fall der Kurzarbeit vorgesehen. Hier haben sich auch in der Corona-Pandemie keine Besonderheiten ergeben. Die Bundesagentur für Arbeit informiert die Unternehmen schriftlich über den genauen Zeitpunkt und die benötigten Unterlagen.

Zweck der Abschlussprüfung ist es, sicherzustellen, dass KUG in der korrekten Höhe beantragt und ausgezahlt wurde. Außerdem soll den Betrieben Rechtssicherheit gegeben werden. Sollten etwaige Unstimmigkeiten vorliegen und diese noch nicht behoben worden sein, kann eine Korrektur noch im Rahmen der Abschlussprüfung stattfinden.

2. Was kann Gegenstand einer Abschlussprüfung sein?

Grundsätzlich können alle Voraussetzungen des Bezugs von KUG überprüft werden. Die konkreten Prüfinhalte variieren von Arbeitsausfall zu Arbeitsausfall.

Geprüft werden kann insbesondere:

Ob die Kurzarbeit etwa durch Einbringung von Urlaub oder Abbau von Arbeitszeitguthaben verhindert werden konnte
Ob die erforderliche Ausfallquote vorlag
Ob die Kurzarbeit arbeitsrechtlich zulässig eingeführt wurde (Betriebsvereinbarung / einzelvertragliche Regelung mit dem Arbeitnehmer)
Ob die Arbeitsverhältnisse der KUG-Bezieher ungekündigt waren
Ob der richtige Leistungssatz zur Berechnung des KUG herangezogen wurde
Etc.

3. Welche Unterlagen werden regelmäßig für die Abschlussprüfung benötigt?

Die KUG-Abschlussprüfung wird durch ein Schreiben der Agentur für Arbeit eingeleitet, in dem der Arbeitgeber aufgefordert wird, der Agentur für Arbeit bis zu einer bestimmten Frist die im Schreiben aufgeführten Unterlagen zu übersenden.

Wichtiger Hinweis: Die Frist zur Einreichung der Unterlagen ist unbedingt einzuhalten oder es ist eine Fristverlängerung zu beantragen. Wenn Sie die Frist einfach verstreichen lassen, droht die Rückforderung des gesamten KUG!

Für jeden Kalendermonat, für den die Bundesagentur für Arbeit Ihnen KUG und Sozialversicherungsbeiträge erstattet hat, sind folgende Unterlagen regelmäßig durch das Unternehmen bereit zu halten:

Lohnkonto
Arbeitszeitnachweise
Auszahlungsnachweise
Entgeltabrechnungen

Daneben werden Unterlagen zu den rechtlichen Grundlagen der Arbeitsentgeltansprüche und der Vereinbarung der Kurzarbeit geprüft. Dies sind vor allem:

Arbeitsverträge der Bezieherinnen und Bezieher von KUG
für den Betrieb maßgebliche Tarifverträge
Einzelvereinbarungen mit Arbeitnehmern oder Betriebsvereinbarung mit einem Betriebsrat über die Einführung von Kurzarbeit
Kündigungsschreiben

Auch der Umfang des Arbeitsausfalles kann Gegenstand der Abschlussprüfung sein. Hierfür wird insbesondere geprüft:

ergriffene Maßnahmen zur Vermeidung oder Reduzierung der Kurzarbeit (z.B. Nutzung von Arbeitszeitkonten, Einbringung von Resturlaubsansprüchen)
Auftragsbücher
betriebswirtschaftliche Auswertungen

Im Einzelfall kann die Agentur für Arbeit weitere Unterlagen anfordern.

Benutzen Sie auch gerne zur Vorbereitung der Abschlussprüfung die Checkliste der Bundesagentur für Arbeit: Checkliste zur Vorbereitung der Abschlussprüfungen und weitere aktuelle Informationen.

Die Unterlagen können Sie auch über den eServices der Bundesagentur für Arbeit digital hochladen. Der Vorteil ist, dass keine Unterschrift erforderlich ist und Sie eine formale Eingangsbestätigung erhalten.

V. Wo gibt es weitere Informationen zur Kurzarbeit?

Weitere Hinweise und Informationen können Sie unter den folgenden Websites aufrufen:

FAQ-Liste der Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände (BDA)
Bundesagentur für Arbeit – Kurzarbeit
Bundesagentur für Arbeit – FAQ zum Kurzarbeitergeld
BMAS – Fragen und Antworten zu Kurzarbeit und Qualifizierung
Erklärfilm zu den Voraussetzungen
Erklärfilm zum Verfahren
Erklärfilm zum Antrag und zur Abrechnungsliste
Online-Beantragung sowie Vordrucke, Erläuterungen und Berechnungshilfen (siehe unten und unter Downloads)
Ausführliche Hinweise zum Antragsverfahren (pdf)
Aktuelle fachliche Weisungen der Bundesagentur für Arbeit
Kostenloses Tool für die Anzeige der Kurzarbeit U:DO verfügbar. U:DO beantwortet Fragen rund um das Thema Kurzarbeitergeld und vereinfacht die Antragstellung. Es richtet sich insbesondere an kleine und mittelständische Unternehmen. Es handelt sich um ein Freiwilligenprojekt welches im Rahmen des #WirvsVirus Hackathons der Bundesregierung entstanden ist und in Kooperation mit der Bundesagentur für Arbeit weitergeführt wird.
Die Smartphone-App „Kurzarbeit: Dokumente einfach versenden“ für Android und iOS der Bundesagentur für Arbeit. Hierüber können nach der grundsätzlichen Bewilligung von Kurzarbeitergeld die Dokumente für den Antrag und der Abrechnung nun auch einfach per Smartphone-App an die Agentur für Arbeit geschickt werden.

Bei Fragen zu Beantragung oder zu Modalitäten der Abrechnung des KUG können sich Arbeitgeber an die zuständige Agentur für Arbeit oder an den gebührenfreien Arbeitgeberservice der Bundesagentur für Arbeit unter der Rufnummer 0800 4 5555 20 wenden.

Diese Ausführungen können nur erste Hinweise geben und erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl sie mit größtmöglicher Sorgfalt recherchiert und erstellt wurden, geben sie die Rechtsprechung und Rechtsentwicklung nur auszugsweise wieder und können eine individuelle Beratung durch einen Rechtsanwalt nicht ersetzen. Es kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden.

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