Arbeitseinsätze im Ausland – was ist zu beachten?

Zu den vier Grundfreiheiten der EU gehört auch die Arbeitnehmerfreizügigkeit. EU-Bürger können sich also ohne Visum oder sonstige Genehmigungen zwar in andere EU-Länder einreisen. Eine berufliche Tätigkeit darf aber nicht ohne weiteres dort ausgeführt werden. Hierbei sind zusätzliche Meldepflichten zu beachten. Unter dem Grundsatz “Gleicher Lohn für gleiche Arbeit am gleichen Ort” müssen Unternehmen, die Mitarbeiter für zeitlich begrenzte Einsätze ins EU-Ausland entsenden, sicherstellen, dass die Lohn- und Arbeitsbedingungen des Empfangslandes eingehalten werden. Dazu haben die Mitgliedsstaaten Meldeverfahren und Meldeplattformen eingeführt, die von den Entsendebetreiben genutzt werden müssen, um ihre Mitarbeiter zu melden.

Leider sind die Plattformen und die Verfahren noch von Land zu Land sehr unterschiedlich, so dass sich die Unternehmen bei jedem Auslandseinsatz ihrer Mitarbeiter zunächst über die Meldeformalitäten des einzelnen Landes informieren müssen. Grundsätzlich gilt, dass die Mitarbeiter vor jedem Auslandseinsatz auf einer, meist elektronischen, Plattform der nationalen Arbeitsbehörde gemeldet werden müssen. Darüber hinaus muss ein sogenannter Vertreter, der als Ansprechpartner für die nationalen Behörden fungiert, benannt werden. Dieser muss während des Einsatzes vor Ort sein und Zugriff haben auf die Unterlagen, anhand derer nachgewiesen wird, dass die Lohn- und Arbeitsbedingungen des Empfangslandes eingehalten werden. Das sind in der Regel: Lohnabrechnung, Zeiterfassung und Arbeitsvertrag, aus dem die vertraglich geregelte Arbeitsbedingungen wie Arbeitszeit, Urlaub und so weiter hervorgehen.

In Österreich und Luxemburg muss bei der Ausführung von Dienstleistungen in reglementierten Berufen zudem auch ein Qualifikationsnachweis vorgelegt werden, um nachzuweisen, dass der Geschäftsführer oder Projektverantwortliche über eine entsprechende Qualifikation oder Berufserfahrung verfügt, um die Verantwortung für die Arbeiten vor Ort übernehmen zu können. Die sogenannte EU-Bescheinigung stellten wir Ihnen gerne aus.

Die Meldeformalitäten gelten grundsätzlich nur für Arbeitseinsätze, für die ein Vertrag mit dem Kunden im Empfangsland abgeschlossen wurde. Dienstreisen wie Kunden- oder Messebesuche, Schulungen und Ähnliches fallen nicht unter die Meldepflicht.

Unabhängig von der Art des Auslandseinsatzes muss der Sozialversicherungsnachweis A1 bei allen beruflich bedingten Aufenthalten innerhalb der EU mitgeführt werden. Dieser wird für gesetzlich Versicherte in der Regel über das Lohnabrechnungsprogramm beantragt, sofern dieses systemgeprüft ist. Bei häufigen Auslandseinsätzen in ein oder mehrere EU-Staaten kann eine A1-Bescheinigung für “Gewöhnliche Erwerbstätigkeit in mehreren Mitgliedsstaaten” beantragt werden.

Hier finden Sie eine Übersicht zu den Meldepflichten in den einzelnen EU-Staaten .

Auch Einsätze in der Schweiz müssen grundsätzlich gemeldet werden. Zwar sind in den meisten Branchen die ersten acht Tage innerhalb eines Jahres nicht meldepflichtig, allerdings muss das entsendende Unternehmen im Fall einer Kontrolle nachweisen, dass es sich tatsächlich um die ersten acht meldefreien Tage handelt. Da dies unter Umständen sehr aufwendig sein kann, empfiehlt sich die Meldung ab dem ersten Tag. Anders als in der EU muss die Meldung mit einem Vorlauf von acht Tagen erfolgen, was bei kurzfristigen Einsätzen die Entsendeunternehmen vor Herausforderungen stellen kann. Seit Mitte März 2025 erfolgt die Meldung auf dem Unternehmensportal EasyGov.swiss. Lesen Sie ausführliche Informationen zur Funktionsweise der neuen Meldeplattform.

Während des Einsatzes müssen die Schweizer Lohn- und Arbeitsbedingungen eingehalten werden. Sofern die in der Schweiz erbrachten Tätigkeiten einem Gesamtarbeitsvertrag (GAV) zuzuordnen sind, gilt dieser auch für die entsandten Mitarbeiters während des Einsatzes in der Schweiz. Andernfalls gelten die ortsüblichen Löhne. Eine Übersicht der GAVs und der ortsüblichen Löhne finden Sie auf unserer Webseite.

Dienstleistungen, die in der Schweiz erbracht werden, sind grundsätzlich auch in der Schweiz steuerbar, sofern der Weltjahresumsatzes höher ist als 100.000 Schweizer Franken (CHF). Das bedeutet, dass sich Unternehmen, die in der Schweiz Dienstleistungen erbringen, sich grundsätzlich in der Schweiz zur Umsatzsteuer registrieren müssen und die Rechnungen mit Schweizer Mehrwertsteuer ausstellen müssen.

Sozialversicherungsrechtlich ist auch in der Schweiz die A1-Bescheinigung als Nachweis für die Sozialversicherungspflicht im Herkunftsland ausreichend.

Hier finden Sie ausführliche Informationen zu den Meldepflichten in der Schweiz.

Seit dem Brexit gelten für EU-Bürger, die geschäftlich nach Großbritannien reisen, neue Bestimmungen. Die Short-Term Business Visitor Route erlaubt es Geschäftsreisenden, für maximal sechs Monate einzureisen, sofern sie dort keiner regulären Erwerbstätigkeit nachgehen.

Erlaubt sind geschäftliche Aktivitäten wie Meetings, Verhandlungen, Vertragsabschlüsse oder die Teilnahme an Fachkonferenzen. Auch interne Unternehmensschulungen oder Marktanalysen sind möglich. Darüber hinaus dürfen Mitarbeiter von Maschinenherstellern im Rahmen dieser Regelung Maschinen montieren, warten oder in Betrieb nehmen, sofern diese Tätigkeiten Teil eines bestehenden Kauf- oder Liefervertrags sind. Eine längerfristige Beschäftigung oder direkte Vergütung durch ein britisches Unternehmen ist jedoch nicht gestattet, hierfür wäre ein entsprechendes Arbeitsvisum erforderlich.

Ein Visum ist für EU-Bürger bei kurzfristigen Geschäftsreisen nicht erforderlich. Allerdings müssen Reisende bei der Einreise nachweisen, dass sie finanziell abgesichert sind und das Land fristgerecht wieder verlassen.

Ab April 2025 tritt zudem das Electronic Travel Authorisation (ETA)-System in Kraft. EU-Bürger müssen künftig vor der Reise eine digitale Einreisegenehmigung beantragen. Diese dient der Sicherheitsüberprüfung und ist für jeden Aufenthalt erforderlich, ersetzt jedoch kein Visum.

Um Probleme an der Grenze zu vermeiden, sollten Geschäftsreisende alle relevanten Dokumente bereithalten, darunter eine Einladung des britischen Unternehmens oder Nachweise über ihre geschäftlichen Aktivitäten. Verstöße gegen die Einreisebestimmungen können zu Ablehnungen oder künftigen Einreisebeschränkungen führen.

Bei Entsendungen von weniger als 24 Monaten verbleibt der Mitarbeiter im deutschen Sozialversicherungsystem. Als Nachweis gilt nach aktuellem Stand auch hier eine A1-Bescheinigung.

Hier finden Sie ausführliche Informationen zur Dienstleistungserbringung UK.

In Indien besteht generell eine Visumspflicht. In der Regel ist ein Business Visum ausreichend, sofern der Antragsteller außerhalb Indiens – also von seinem deutschen Arbeitgeber – ein Gehalt bezieht. Je nach indischem Bundesland sind unterschiedliche Generalkonsulate für die Ausstellung des Visums zuständig.

Montagen in Indien, beispielsweise im Rahmen einer Inbetriebnahme einer Maschine oder Schulungen von indischen Mitarbeitern, werden als technische Dienstleistungen gewertet und unterliegen der indischen Quellensteuer. Steuerschuldner ist das deutsche Unternehmen, unabhängig vom Ort der erbrachten Dienstleistung. Die Quellensteuer liegt in Indien aktuell bei 20 Prozent. Im Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) zwischen Indien und Deutschland ist die Quellensteuer auf zehn Prozent festgelegt. Um sich darauf beziehen zu können, fordern indische Kunden umfangreiche Dokumente, die teilweise auf dem Portal der indischen Finanzverwaltung hochgeladen werden müssen. Unternehmen, die sich auf das DBA beziehen, sind verpflichtet eine Steuererklärung in Indien abzugeben. Voraussetzung hierfür ist eine steuerliche Registrierung des deutschen Unternehmens in Indien mit einer sogenannten Permanent Account Number (PAN). In der Praxis wird der indische Kunde die einzubehaltende Quellensteuer vom Rechnungsbetrag abziehen und Ihnen einen gekürzten Rechnungsbetrag überweisen. Die Erbringung von (technischen) Dienstleistungen ist immer als kaufmännischer Kostenfaktor zu bewerten, da die Anrechenbarkeit im Rahmen der Körperschaftssteuererklärung der Unternehmen nur in einem sehr geringen Maße gegeben ist.

Hier finden Sie ausführliche Informationen zur Dienstleistungserbringung in Indien.

Bis zum 31. Dezember 2025 können deutsche Staatsangehörige für geschäftliche Tätigkeiten wie Montagearbeiten bis zu 30 Tagen visumsfrei nach China reisen. Für Montage- und Servicearbeiten an abgenommenen Anlagen oder eine Baustellenaufsicht bis zu einer Dauer von 90 Tagen ist das M-Visum (Geschäftsvisum) erforderlich.

Alle Ausländer müssen sich innerhalb von 24 Stunden nach ihrer Einreise in China beim für ihren Wohnort zuständigen “Public Security Bureau” (Einreise- und Ausreiseverwaltung) anmelden. Wenn der Mitarbeitende in einem Hotel untergebracht ist, übernimmt das Hotel die Anmeldung.

Bei der Mitarbeiterentsendung ist zu beachten, dass für entsandte Beschäftigte während ihres gesamten Aufenthalts in China das chinesische Arbeitsrecht gilt. Es ist ratsam, vor Beginn des Auslandseinsatzes eine Entsendevereinbarung zusätzlich zum bestehenden deutschen Arbeitsvertrag abzuschließen, um die spezifischen Bedingungen der Entsendung zu regeln.

Zwischen Deutschland und China besteht ein Sozialversicherungsabkommen Dies bezieht sich jedoch nur auf die Renten- und Arbeitslosenversicherung, so dass der entsandte Mitarbeiter im deutschen System verbleibt. Für die Kranken- und Unfallversicherung muss er jedoch zusätzliche Beiträge in China leisten. Diese Versicherungen sind verpflichtend, auch wenn bereits eine Absicherung in Deutschland besteht.

Hier finden Sie ausführliche Informationen zur Dienstleistungserbringung in China.

Je nach Aufenthaltsdauer und Nationalität des Mitarbeiters kann die Einreise in die USA entweder visafrei unter dem Visa Waiver Program (VWP) oder mit einem B-1-Visum erfolgen. Die maximale Aufenthaltsdauer beträgt beim VWP 90Tage, bei Einreise mit dem B-1-Visum sind es 180 Tage. Erlaubt sind dabei nicht nur Vertragsverhandlungen, Besprechungen mit Geschäftspartnern oder Messebesuche, sondern auch die Errichtung, Inbetriebnahme oder Reparatur von Maschinen oder Industrieanlagen, also typische Montagedienstleistungen. Voraussetzung ist allerdings, dass die Maschine außerhalb der USA gekauft wurde und sich die Verpflichtung zur Erbringung der Montagedienstleistung aus dem Maschinenkaufvertrag ergibt.

Im Rahmen des VWP dürfen allerdings nur die Staatsbürger bestimmter Länder einreisen. Die aktuelle Länderliste finden Sie auf der Seite des US State Departments. Mitarbeiter mit einer anderer Nationalität benötigen ein B-1-Visum.

Um Probleme bei der Grenzkontrolle zu vermeiden, ist es empfehlenswert, ein englischsprachiges Schreiben des Arbeitgebers mit sich zu führen, das unter anderem auf den Zweck der Reise, die Aufgaben in den USA und die Aufenthaltsdauer eingeht. Sinnvoll ist auch ein Vermerk, dass der Mitarbeiter kein Einkommen aus einer amerikanischen Quelle bezieht. Die Einreise zu Installations- oder Montagezwecken sollte beispielsweise durch Vorlage der Kopie des Kaufvertrages oder durch ein Einladungsschreiben des amerikanischen Kunden belegt werden.

Zwischen den USA und Deutschland besteht ein Sozialversicherungsabkommen – allerdings nur in Bezug auf die Rentenversicherung. Damit ist der entsandte Mitarbeiter von der amerikanischen Rentenversicherungspflicht befreit, sofern er seinen Verbleib in der deutschen Sozialversicherung anhand einer Entsendebescheinigung (Formblatt D/USA 101) nachweist. Ausstellende Behörde ist die Krankenkasse, die auch die Rentenversicherungsbeiträge einzieht. Darüber hinaus sollte mit Sozialversicherungsträgern abgeklärt werden, ob der betreffende Mitarbeiter in den USA ausreichend gegen Krankheit und Unfall versichert ist.

Hier finden Sie ausführliche Informationen zur Dienstleistungserbringung in den USA.