Office 365 für den Assistenzbereich - digital organisieren, effizient zusammenarbeiten

Die Anforderungen an Assistenzkräfte, Office-Managerinnen und Sekretariate haben sich in den vergangenen Jahren grundlegend verändert. Moderne Assistenzarbeit bedeutet heute weit mehr als Terminplanung und Korrespondenz: Assistenzen koordinieren Projekte, organisieren digitale Zusammenarbeit, steuern Informationsflüsse und unterstützen Führungskräfte als zentrale Schnittstelle im Unternehmen. Mit Microsoft Office 365 stehen dafür leistungsstarke Werkzeuge zur Verfügung. Viele Unternehmen nutzen jedoch nur einen Bruchteil der vorhandenen Möglichkeiten. Das Seminar zeigt praxisnah, wie die wichtigsten Office-365-Anwendungen im Assistenzalltag effizient eingesetzt werden können, um Arbeitsabläufe zu vereinfachen, Transparenz zu schaffen und die Zusammenarbeit zu verbessern.
Die Teilnehmenden lernen anhand konkreter Anwendungsbeispiele, wie sie Termine, Aufgaben, Dokumente, Besprechungen und Informationen digital organisieren und dabei Zeit sparen sowie Medienbrüche vermeiden.

Inhalte:

Die digitale Arbeitswelt im Assistenzbereich

• Die Rolle der Assistenz im digitalen Unternehmen
• Überblick über die Office-365-Welt und deren Zusammenspiel
• Effiziente Arbeitsweisen im modernen Office

 Outlook als persönliche Schaltzentrale

• Professionelles E-Mail-Management
• Regeln, Kategorien und Schnellbausteine nutzen
• Kalender professionell organisieren
• Terminplanung mit mehreren Beteiligten
• Aufgabenmanagement mit Outlook
• Besprechungen effizient vorbereiten und koordinieren

Microsoft Teams für die Zusammenarbeit

• Aufbau und Struktur von Teams
• Chats, Kanäle und Besprechungen sinnvoll einsetzen
• Dateien gemeinsam bearbeiten
• Digitale Meetings professionell organisieren und moderieren
• Zusammenarbeit mit Führungskräften und Teams optimieren

Aufgaben und Projekte organisieren

• Aufgabenmanagement mit Microsoft To Do
• Teamaufgaben mit Planner koordinieren
• Transparenz über Aufgaben und Verantwortlichkeiten schaffen
• Unterstützung von Projekten und Veranstaltungen durch digitale Tools

Wissen dokumentieren und Besprechungen vorbereiten

• Digitale Notizbücher mit OneNote
• Protokolle effizient erstellen und verwalten
• Besprechungen vorbereiten, dokumentieren und nachverfolgen