FAQs zur Beschäftigung von Fachkräften aus dem Ausland

Wir beantworten wichtige Fragen zu Recruiting, Visumverfahren und Einreise, Pflichten des Arbeitgebers sowie zur Integration internationaler Fachkräfte ins Unternehmen.
Innerhalb der EU besteht Arbeitnehmerfreizügigkeit. Jede/r EU-Bürger/-in kann in Deutschland uneingeschränkt arbeiten. Deshalb werden nur Fachkräfte betrachtet, die aus einem Nicht-EU-Land (Drittland) kommen. Berücksichtigt sind die Regelungen zur Weiterentwicklung der Fachkräfteeinwanderung, die bis März 2024 in Kraft getreten sind.

1. Wer darf als Fachkraft nach Deutschland einreisen?

  1. Als Fachkraft einreisen darf, wer einen in Deutschland anerkannten ausländischen Hochschul- bzw. Berufsabschluss vorweisen kann. Dafür müssen entsprechende Abschlusszeugnisse/Zertifikate vorliegen, die hier anerkannt werden müssen.
  2. Einreisen dürfen auch Fachkräfte mit einer Teilanerkennung, die für die volle Anerkennung ihres Abschlusses noch Qualifizierungs- bzw. Anpassungsmaßnahmen absolvieren müssen. Diese Maßnahmen dürfen in Deutschland erfolgen und müssen innerhalb von max. drei Jahren abgeschlossen sein.
  3. Seit 1. März 2024 dürfen auch Fachkräfte ohne Anerkennung einreisen, um entweder das Anerkennungsverfahren in Deutschland im Rahmen einer Anerkennungspartnerschaft durchzuführen oder – bei Vorliegen von entsprechender Berufserfahrung – ohne Erfordernis einer Anerkennung zu arbeiten. Notwendig ist dafür i. d. R. ein ausländischer Hochschulabschluss bzw. eine mindestens 2-jährige ausländische Berufsqualifikation, der/die im Erwerbsland staatlich anerkannt ist.
  4. Außerdem dürfen Personen einreisen, um in Deutschland eine Ausbildung zu absolvieren.
Für bestimmte Herkunftsländer (z. B. „Best-Friends“-Staaten, Westbalkan), Berufsgruppen (z. B. Lkw-/Busfahrer) und Qualifikationen (z. B. IKT-Fachkräfte) gibt es Ausnahmen, ebenso wenn zwischenstaatliche Vereinbarungen vorliegen.
→ Bitte prüfen Sie Ihren Einzelfall!
Weitere Informationen zu rechtlichen Rahmenbedingungen bei „Make it in Germany“

2. Wie komme ich in Kontakt mit internationalen Fachkräften?

Es gibt zahlreiche Möglichkeiten: Sie können Stellenanzeigen in entsprechenden Medien schalten, Jobbörsen nutzen, auf Jobmessen im Ausland gehen, Kontakte zu ausländischen Hochschulen oder deutschen Auslandsschulen aufbauen und vieles mehr.
Da es nach dem FEG Ausländern/-innen auch erlaubt ist, unter bestimmten Voraussetzungen für eine begrenzte Zeit zur Arbeits- bzw. Ausbildungsplatzsuche nach Deutschland einzureisen, können Sie diese auch im Inland gezielt ansprechen. Darüber hinaus ist es möglich, Ausländer zu beschäftigen, die hier ein Studium oder eine Ausbildung absolviert haben.
Unterstützung gibt es durch den Arbeitgeberservice der Bundesagentur für Arbeit, die deutschen Auslandshandelskammern oder private Vermittler.

3. Wie läuft das reguläre Visumverfahren ab?

Die ausländische Fachkraft muss in ihrem Heimatland persönlich den Antrag auf ein Visum zum Zweck der Erwerbstätigkeit bei der zuständigen deutschen Auslandsvertretung stellen. Visumanträge sowie Hinweise zu ggf. erforderlichen herkunftsstaat-spezifischen Nachweisen und zur Visumgebühr sind dort erhältlich. Unterstützung leistet der Visa-Navigator des Auswärtigen Amts.
Die Auslandsvertretung prüft alle ausländerrechtlichen Voraussetzungen für die Visumerteilung. Sie beteiligt i. d. R. die Bundesagentur für Arbeit (BA). Diese prüft, ob
  • ein Arbeitsplatzangebot bzw. -vertrag vorliegt – das vom Arbeitgeber auszufüllende Formular „Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis“ dient dabei dem Nachweis eines konkreten Arbeitsplatzangebots,
  • ggf. eine Berufsausübungserlaubnis notwendig ist (für reglementierte Berufe, z. B. Pflegeberufe, Erzieher/-innen),
  • ggf. weitere Anforderungen an die Beschäftigung erfüllt sind und
  • die Arbeitsbedingungen (Gehalt, Arbeitszeit, Urlaub etc.) nicht ungünstiger sind als für vergleichbare inländische Arbeitnehmer/-innen.
Erforderlich für die Beantragung des Visums ist je nach angestrebtem Aufenthaltstitel außerdem entweder
  • eine Anerkennung des ausländischen Hochschul- bzw. Berufsabschlusses durch die zuständige Anerkennungsstelle in Deutschland oder
  • eine Bewertung, ob der ausländische Hochschulabschluss bzw. die mindestens 2-jährige ausländische Berufsqualifikation im Erwerbsland staatlich anerkannt ist – diese erfolgt durch die Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB)
Der Anerkennungsbescheid bzw. die ZAB-Bescheinigung muss für die Visumbeantragung bereits vorliegen. Nach Zustimmung der BA und Erfüllung aller Voraussetzungen kann dem Antragsteller das Visum ausgestellt werden.

Mit dem Visum, das i. d. R. für 12 Monate gültig ist, reist die Fachkraft nach Deutschland ein. Vor Ablauf des Visums muss die Fachkraft bei der zuständigen Ausländerbehörde ihres Wohnorts einen Aufenthaltstitel beantragen (z. B. Aufenthaltserlaubnis, Blaue Karte EU/EU Blue Card, Niederlassungserlaubnis). Auch hier wird wieder i. d. R. die BA beteiligt, bevor der Titel ausgestellt wird.

4. Was ist das Anerkennungsverfahren und wie läuft es ab?

Voraussetzung für bestimmte Aufenthaltstitel zur Beschäftigung in Deutschland ist die Gleichwertigkeit eines Studien- bzw. Berufsabschlusses mit einem deutschen Abschluss. Bei Hochschulabschlüssen in nicht-reglementierten Berufen reicht eine Zeugnisbewertung aus, bei Hochschulabschlüssen in reglementierten Berufen und bei Berufsabschlüssen muss ein Anerkennungsverfahren bei der jeweils zuständigen Anerkennungsstelle erfolgreich durchlaufen werden.
Weitere Informationen
Um eine kostenfreie Erstberatung zu erhalten und die zuständige Stelle zu finden, kann sich die ausländische Fachkraft an die Zentrale Servicestelle Berufsanerkennung (ZSBA), recognition@arbeitsagentur.de, Telefon 0911 1786503, wenden. Sie wird dann gebeten, sich bei der ZSBA zu registrieren, und erhält eine Ansprechperson, die sie beim Anerkennungsverfahren unterstützt.
→ Das Angebot können nur Fachkräfte nutzen, die sich im Ausland befinden. Es darf (noch) kein beschleunigtes Fachkräfteverfahren eingeleitet sein.
Zuständig für IHK-Ausbildungsberufe ist die IHK Foreign Skills Approval (IHK FOSA).

Im Berufsanerkennungsverfahren führt die zuständige Anerkennungsstelle in einem formalen Bewertungsverfahren einen Vergleich zwischen der ausländischen Berufsqualifikation und dem entsprechenden deutschen Referenzberuf durch und stellt bei Erfolg einen Anerkennungsbescheid aus.
Ergebnis kann auch eine Teilanerkennung des Berufsabschlusses sein. Dann besteht die Möglichkeit, die für die Vollanerkennung notwendigen Qualifizierungs- oder Anpassungsmaßnahmen und ggf. Prüfungen in Deutschland durchzuführen. Diese können auch (überwiegend) im Betrieb erfolgen, wenn insbesondere Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten in der betrieblichen Praxis fehlen.

Seit 1. März 2024 kann das Anerkennungsverfahren im Rahmen einer Anerkennungspartnerschaft auch in Deutschland gestartet und durchgeführt werden. Die Fachkraft kann währenddessen im Unternehmen im angestrebten Beruf bzw. in einem verwandten Beruf (bei reglementierten Berufen) beschäftigt werden. Fachkräfte und Unternehmen müssen dafür bestimmte Voraussetzungen erfüllen.
Weitere Infos zur Berufsanerkennung bei „Unternehmen Berufsanerkennung“

5. Wie kann ich die Verfahren als Unternehmen beschleunigen?

  • Zu einem reibungslosen Verfahren gehört zunächst eine gute Vorbereitung. Alle Unterlagen, die für Visum- und Anerkennungsverfahren benötigt werden, sollten vollständig und – wenn erforderlich – sachgerecht ins Deutsche übersetzt vorliegen. Unterstützung für die Übersetzung von Dokumenten finden Sie zum Beispiel in der Datenbank Justiz-Dolmetscher bzw. auf den Seiten der jeweiligen deutschen Auslandsvertretung.
    → Das Berufsanerkennungsverfahren kann mehrere Monate benötigen – die Beantragung sollte möglichst frühzeitig erfolgen.
  • Der Arbeitgeber kann in einem so genannten Vorabzustimmungsverfahren bei der BA prüfen lassen, ob die arbeitsmarktrechtlichen Voraussetzungen vorliegen und seine Stelle mit einem ausländischen Arbeitnehmer besetzt werden kann. Benötigt wird eine detaillierte Stellenbeschreibung mit Angaben zu den Arbeitsbedingungen und den Anforderungen an die Qualifikation des Bewerbers sowie das Formular „Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis“. Ansprechstelle ist der Arbeitgeberservice der BA.
  • Außerdem sieht das FEG das so genannte beschleunigte Fachkräfteverfahren vor, welches von Deutschland aus durchgeführt wird. Hierfür schließt der Arbeitgeber eine Vereinbarung mit der zuständigen Ausländerbehörde. Er benötigt hierfür eine Bevollmächtigung durch die ausländische Fachkraft (siehe Frage zum beschleunigten Fachkräfteverfahren).

6. Wie funktioniert das beschleunigte Fachkräfteverfahren?

Bei Vorliegen eines konkreten Arbeitsplatzangebots kann der deutsche Arbeitgeber in Vollmacht des Ausländers gegen Zahlung einer Gebühr bei der Ausländerbehörde seines Betriebssitzes einen Antrag auf ein „beschleunigtes Fachkräfteverfahren“ stellen. Bei „Make it in Germany“ finden Sie eine Mustervereinbarung mit einer Übersicht über alle notwendigen Unterlagen im Anhang und eine Mustervollmacht. Das Verfahren ist möglich für Fachkräfte, die zu Beschäftigungs-, Ausbildungs- und Anerkennungszwecken einreisen möchten.
→ Achtung: Es gibt Fälle, für die das beschleunigte Verfahren nicht in Betracht kommt. Bitte lassen Sie sich vorher beraten.
  • Die Ausländerbehörde ist der zentrale Ansprechpartner des Arbeitgebers. Sie übernimmt
    • die Beratung des Arbeitgebers über die Einreisevoraussetzungen der Fachkraft (inkl. Familiennachzug),
    • soweit erforderlich das Betreiben des Anerkennungsverfahrens bei der zuständigen Anerkennungsstelle und das Einholen der Zustimmung der BA sowie
    • die Prüfung der ausländerrechtlichen Voraussetzungen und die Vorabzustimmung zum Visum.
  • Alle beteiligten Behörden sind an enge Fristen gebunden (Anerkennungsverfahren: zwei Monate, Zustimmungsverfahren der Bundesagentur für Arbeit: eine Woche, Visumverfahren: sechs Wochen), so dass die Zeitspanne vom Einreichen der vollständigen Unterlagen bis zur Entscheidung über den Visumantrag i. d. R. vier Monate nicht übersteigen soll.
    → Die Unterlagen müssen vollständig vorliegen, ansonsten kann sich das Verfahren deutlich verlängern.
  • Das Verfahren kostet 411 Euro je Fachkraft, die der Arbeitgeber zahlt. Hinzu kommt für die ausländische Fachkraft eine Visumgebühr von 75 Euro, Gebühren für die Anerkennung der Qualifikation zwischen 100 und 1.200 Euro sowie Kosten für die Ersterteilung eines Aufenthaltstitels in Höhe von 100 Euro.
→ Das beschleunigte Verfahren beinhaltet keine Garantie für die Berufsanerkennung bzw. die Visumerteilung. Diese sind allein von der Erfüllung der Voraussetzungen abhängig.
Kurzübersicht zum beschleunigten Fachkräfteverfahren (pdf) von „Unternehmen Berufsanerkennung“
Bei „Make it in Germany“ finden Sie folgende Materialien:

7. Welche Pflichten habe ich als Arbeitgeber?

  • Bei Beantragung: Vorlage des Arbeitsvertrags bzw. des Angebots zum Abschluss eines Arbeitsvertrages sowie einer Stellenbeschreibung; dabei vergleichbare Arbeitsbedingungen beachten (Gehalt, Arbeitszeit, Urlaub und sonstige Arbeitsbedingungen) – die Vereinbarung des Mindestlohns reicht i. d. R. nicht aus. Einen Anhaltspunkt für die Höhe des Gehalts kann in den Fällen ohne Tarifbindung der Entgeltatlas der BA geben.
    Wir haben eine Übersicht mit Statistiken zu Löhnen und Gehältern erstellt.
  • Vor der Einstellung: Prüfung ob Aufenthaltstitel nötig ist bzw. vorliegt und keine Erwerbsbeschränkung eingetragen ist; dafür Ausweispapiere, Aufenthaltstitel plus Zusatzblatt zeigen lassen und Kopie für die Dauer der Beschäftigung aufbewahren.
  • Nach (vorzeitiger) Beendigung des Arbeitsverhältnisses: Mitteilung an die zuständige Ausländerbehörde innerhalb von 4 Wochen ab Kenntnis, dass eine Beschäftigung vorzeitig beendet wurde (keine Form vorgeschrieben). Ansonsten drohen Bußgelder bis zu 30.000 Euro.

8. Was kann ich bzw. mein Unternehmen tun, um die Integration zu erleichtern?

Sie erleichtern Ihren ausländischen Fachkräften die Einarbeitung und Integration genauso wie Sie es auch bei neuen Mitarbeitern/-innen aus Deutschland tun sollten: durch einen durchdachten Einarbeitungsplan, Orientierungshilfen und ggf. einen Paten oder Mentoren.
Infos zum erfolgreichen Onboarding internationaler Mitarbeiter vom Kompetenzzentrum Fachkräftesicherung KOFA
Praktische Tipps für Unternehmen bei „Make it in Germany“ in der Rubrik Erfolgreich integrieren
Sorgen Sie für eine offene Willkommenskultur und tragen Sie mit einfachen Maßnahmen dazu bei, dass die Vielfalt in Ihrer Belegschaft zum Pluspunkt für Ihr Unternehmen wird.

9. Wo gibt es weiterführende Infos?

  • Umfassende Informationen für Einreisewillige und Unternehmen, die Fachkräfte aus dem Ausland beschäftigen möchten, gibt es im Portal der Bundesregierung Make it in Germany