Bürokratie - erkannt, doch nicht gebannt!

Ob Einzelhandel, Industrieunternehmen oder digitaler Dienstleister – der Aufwand für Nachweise, Dokumentationen und Verwaltungsverfahren wächst seit Jahren schneller als die eigentliche Wertschöpfung. Die Folge: Zeit, Personal und Investitionskraft werden gebunden. Dabei bräuchte die Wirtschaft gerade jetzt mehr Freiräume für Innovation und die wichtigen Dinge. Wie Geld zu verdienen, zum Beispiel.

Die Ergebnisse der Bürokratieumfrage unserer IHK 2025 zeigen eindrucksvoll, wie groß der Druck inzwischen geworden ist. Fast alle der befragten Unternehmen bewerten die Vielzahl an Nachweis- und Dokumentationspflichten als „sehr wichtiges“ Problem. Dabei kritisieren sie sowohl den Umfang von Antragsunterlagen, die langen Verfahrensdauern als auch fehlende digitale Schnittstellen, kommunale und föderale Regelungen sowie immer neue Berichtspflichten. Tobias Schonebeck, Geschäftsführer der Carl Schäffer GmbH & Co. KG, berichtete schon im vergangenen Jahr in unserem Magazin, dass Aufwand und Mehrwert vieler bürokratischer Regelungen völlig in Schieflage seien.

Die Erkenntnis, dass die überbordende Bürokratie ein Problem ist, ist inzwischen auch in der Politik angekommen. Auf allen politischen Ebenen wird das Thema diskutiert. Eines der Versprechen der neuen Bundesregierung war und ist eine umfassende Staatsmodernisierung. Hierzu wurde eigens ein Ministerium gegründet.

Der Blick vieler Unternehmen auf die Bundespolitik fällt zurückhaltend aus. Zwar werden einzelne Maßnahmen wie das sogenannte Once-Only-­Prinzip – Daten sollen nur noch einmal an Behörden übermittelt werden – grundsätzlich positiv bewertet. Viele halten diesen Ansatz für sehr wirksam. Auch das Prinzip „one in - one out“, wonach neue Belastungen durch den Abbau bestehender Vorschriften kompensiert werden sollen, stößt auf Zustimmung.

Doch zwischen politischen Ankündigungen und betrieblicher Realität klafft weiterhin eine große Lücke. Umgesetzt ist bisher noch nichts davon. Und viele Unternehmer beklagen, dass gleichzeitig immer neue Berichtspflichten, Datenschutzvorgaben und europäische Regulierungen hinzukommen.

Besonders aufmerksam beobachten die Unternehmen daher das neu geschaffene Bundesministerium für Digitales und Staatsmodernisierung unter Leitung des früheren Chefs der Media-Saturn-­Holding, Karsten Wildberger. Die Erwartungen an das neue Haus waren hoch – schließlich sollte es Verwaltung modernisieren und Prozesse beschleunigen. Bislang überwiegt in der Wirtschaft jedoch Skepsis. Erst greifbare Ergebnisse werden dies wohl ändern.

„Im industriellen Anlagenbau erleben wir bislang keine spürbare Entlastung bei Bürokratie- und Dokumentationspflichten“, sagt Hanna Sandmann, Geschäftsführerin der Purplan GmbH aus Wallenhorst. „Viele Prozesse werden zwar digitaler, jedoch nicht automatisch einfacher oder schneller. Insbesondere bei Genehmigungen, Nachweisen und Berichtspflichten bleibt der Aufwand weiterhin hoch. Für den Mittelstand wäre es vor allem wichtig, Verfahren praxisnäher und effizienter zu gestalten.“

„Erleben keine spürbare Bürokratieentlastung“: Das sagt Hanna Sandmann (l.) von der Purplan GmbH in Wallenhorst.

Auch auf Landesebene gibt es bisher nur Ankündigungen. Zuletzt sicherte Ministerpräsident Olaf Lies der regionalen Wirtschaft auf dem IHK-Neujahrsempfang 2026 zu, dass alle Berichts- und Dokumentationspflichten im Land auf den Prüfstand kommen. Was nicht zwingend durch Bundes- oder EU-Vorgabe notwendig sei, werde abgeschafft. ­Inzwischen ist genau dieses Vorhaben durch das Landeskabinett gegangen. Die Ministerien tragen nun alle Regelungen, die unter die Abschaffung fallen könnten, zusammen. Ausgang offen.

Auf dem Archivfoto: Nds. Ministerpräsident Olaf Lies. Er kündigte beim IHK-Neujahrsempfang 2026 bürokratische Entlastungen an.

Ein solcher Befreiungsschlag wäre aber dringend nötig. Denn ­besonders belastend sind nach Ansicht vieler Unternehmen nicht einzelne Regelungen, sondern die Summe der Anforderungen. Jede Behörde verlange andere Nachweise, oft sogar dieselben Infor­mationen mehrfach. Das kostet die Unternehmen enorme Ressourcen.

Besonders häufig fordern die Betriebe deshalb einfachere Verfahren und weniger Berichtspflichten. Fast alle Befragten einer IHK-­Umfrage aus dem vergangenen Herbst sprechen sich dafür aus, Nachweis- und Dokumentationspflichten stärker durch Selbst­erklärungen zu ersetzen. Und 69 % sehen in einer konsequenten Digitalisierung von Verwaltungsprozessen einen zentralen Hebel für Entlastung.

Dass Digitalisierung tatsächlich helfen kann, zeigt sich bereits in einzelnen Bereichen. In Niedersachsen gibt es inzwischen durchaus positive Ansätze. Die Landesregierung hat mit Praxischecks, digitalen Verwaltungsprojekten und dem Austausch mit Wirtschaftsverbänden erste Schritte eingeleitet, um Verfahren mittelstandsfreundlicher zu gestalten. Auch die Arbeit der niedersächsischen Clearingstelle wird als sinnvoller Ansatz wahrgenommen. Dort werden Gesetze und Verfahren stärker auf ihre Praxistauglichkeit überprüft. Dies gilt aber nur für neue Regelungen. Und schon heute ist der Gesetzesdschungel fast undurchschaubar.

Und so kommt es, dass die Bürokratie bisweilen Unternehmen und ganze Branchen nicht nur behindert, sondern auch in ihrer Existenz bedroht. Insbesondere dann, wenn die Bürokratie sich in sich selbst verhakt.

Ein Beispiel: Tarek Din ist Geschäftsführer der Panorama GmbH aus Nordhorn. Die Panorama GmbH verwertet Alt-Textilien, sortiert und bereitet sie wieder auf und gibt diese dann in den Export. Gerade in der Textilbranche ist der wirtschaftliche Druck hoch und die bürokratischen Hürden beinahe unermesslich. „Bürokratische Vorgaben gehen oft an der Realität vorbei. Wir werden mit billigen und oft schlecht verarbeiteten Textilien aus Übersee überschwemmt. Diese sind für eine Wiederverwertung nicht geeignet, sollen aber nach EU-Vorgaben wiederverwertet werden. Eine Vernichtung ist hingegen verboten und wir werden gezwungen ein Verlustgeschäft zu machen. So können wir kein Geld verdienen.“ Tarek Din sieht wegen dieser Regelungen seine ganze Branche im Niedergang. Unzählige Unternehmen und damit auch Arbeitsplätze verschwänden aktuell.

Berichte wie der von Tarek Din sind es, die von immer mehr Unternehmerinnen und Unternehmern erzählt werden. Das Bild zeigt einen Staat, der immer neue Regelungen erlässt und dabei außer Acht lässt, welche konkurrierenden, widersprüchlichen oder teils identischen Regelungen es schon gibt. Dies führt zu einem wachsenden psychologischen Problem. Laut IHK-Umfrage würden sich heute nur noch 25 % der Befragten ­erneut selbstständig machen. 57 % würden diesen Schritt unter den aktuellen Bedingungen nicht mehr wagen. Diese Zahlen sind ein Warnsignal weit über die regionale Wirtschaft hinaus. Denn Bürokratie kostet nicht nur Geld – sie bremst auch unternehmerische Initiative.

Dabei wäre gerade jetzt ein Mentalitätswechsel nötig. Deutschland braucht schnellere Genehmigungen, einfachere Verfahren und eine Verwaltung, die als Partner der Wirtschaft agiert. Der Mittelstand erwartet keine Abschaffung aller Regeln. Aber er erwartet Verlässlichkeit, Praxistauglichkeit und Vertrauen.

Der Bürokratieabbau bleibt damit eine der entscheidenden ­Zukunftsaufgaben für Politik und Verwaltung. Erste Ansätze sind erkennbar. Doch die Unternehmen warten nicht mehr auf Überschriften und Ankündigungen – sondern auf spürbare Entlastung im Alltag.

Wie stark die IHK-Organisation auf Bundes-, Landes- und Regionalebene mit der Thematik befasst ist, das lesen Sie in diesem ihk-magazin gleich auf mehreren weiteren Seiten. Darunter auf Seite 20/21, wo beim Ersten Handelsforum der Bürokratieabbau angemahnt wurde. Oder auf Seite 26, wo nachzulesen ist, dass DIHK-Präsident Peter Adrian konkrete Forderungen an Bundeskanzler Friedrich Merz adressierte. Auf Seite 27 schließlich gibt es ein Beispiel, dass Mut macht: Die A 1-Bescheinigung für kurzfristige Dienstreisen wird abgeschafft!