Ausbildungsnachweise

Ausbilderin und Auszubildender
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Auszubildende müssen während ihrer Ausbildung einen schriftlichen Ausbildungsnachweis führen. Der Ausbildungsnachweis hilft, den Überblick über die zu vermittelnden Kenntnisse und Fertigkeiten zu bewahren. Ein ordnungsgemäß geführter Ausbildungsnachweis ist Voraussetzung für die Zulassung zur Abschlussprüfung.
Ein Ausbildungsnachweis ist korrekt geführt, wenn ein gewisses Maß an inhaltlicher Gestaltung und Regelmäßigkeit sowie Sauberkeit der Eintragung vorhanden ist. An Berufsschultagen müssen Auszubildende die Lerninhalte der Berufsschule in den Nachweis aufnehmen. Gleiches gilt für überbetriebliche Ausbildungsmaßnahmen und sonstige Schulungsmaßnahmen. Der Nachweis soll während der Arbeitszeit geführt werden.
Bei Ausbildungsnachweisen steht die Kontrollfunktion im Vordergrund. Es handelt sich deshalb um ein individuelles, persönliches Dokument. Es ist deshalb unzulässig, beispielsweise den betrieblichen Ausbildungsplan (sachliche und zeitliche Gliederung) als Ausbildungsnachweis vorzulegen. Es soll nämlich nicht nachgewiesen werden, was gelernt werden soll, sondern tatsächlich gelernt wurde. Der Ausbilder muss den Ausbildungsnachweis regelmäßig (mindestens monatlich) prüfen.
Schriftlich oder elektronisch?
Der Ausbildungsnachweis kann gemäß § 11 des Berufsbildungsgesetzes schriftlich oder elektronisch geführt werden. Schriftliches Führen liegt vor, wenn der Ausbildungsnachweis handschriftlich geführt wird. Beim elektronischen Führen wird der Ausbildungsnachweis mit digitaler Unterstützung erstellt – zum Beispiel mit digitalen Anwendungsprogrammen (IHK-Ausbildungsportal) oder Word- beziehungsweise PDF-Vorlagen (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 51 KB).
Bei Problemen mit der Führung des Ausbildungsnachweises durch den Auszubildenden sollte die Ausbildungsberatung der IHK rechtzeitig informiert werden, um den Auszubildenden die Folgen (zum Beispiel keine Zulassung zur Abschlussprüfung) aufzuzeigen.
Der Ausbildungsnachweis gehört zu den Ausbildungsmitteln und ist dem Auszubildenden kostenlos zu überlassen. Die Kosten hierfür trägt der Ausbildungsbetrieb.
Elektronischer Ausbildungsnachweis
Die IHK Osnabrück - Emsland - Grafschaft Bentheim bietet die Möglichkeit, Ausbildungsnachweise über das IHK-Ausbildungsportal elektronisch (digital) zu führen. Die Ausbildungsinhalte können durch den Auszubildenden entweder als Text erfasst werden oder als PDF-Datei (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 51 KB) hochgeladen werden. Danach wird der Ausbildungsnachweis an den jeweiligen Ausbildungsbeauftragten beziehungsweise an den im Ausbildungsvertrag hinterlegten Ausbilder zur Prüfung geschickt. Die E-Mail der zu genehmigenden Person wird durch den Auszubildenden beim Ausbildungsnachweis hinterlegt. Über den zu genehmigenden Ausbildungsnachweis wird die hinterlegte Person dann per E-Mail informiert.
Ausbildungsnachweise vor dem 1. Juni 2018
Auch Auszubildende im zweiten und dritten Ausbildungsjahr (Zustimmung des Ausbildungsbetriebes notwendig) können den Ausbildungsnachweis elektronisch über das Ausbildungsportal der IHK Osnabrück - Emsland - Grafschaft Bentheim führen. 
Beim ersten Ausbildungsnachweis, der im Online-Portal hinterlegt wird, können sie den Zeitraum länger als eine Woche (zum Beispiel 1. August 2017 bis 31. Mai 2018) angeben. Dies geht aber ausschließlich beim ersten Eintrag, danach greift die Plausibilitätsprüfung, sodass Nachweise höchstens für einen Zeitraum von sieben Tagen hinterlegt werden können. 
Im Feld „Ausbildungsabschnitt“ kann der Text „Ausbildungsnachweise sind schriftlich geführt worden“ sowie in das Feld „Ausbildungsinhalte“ kann der Text „Die Ausbildungsinhalte sind für den genannten Zeitraum schriftlich geführt und genehmigt worden.“ hinterlegt werden. Der Ausbilder muss im Genehmigungsprozess bestätigen, dass der Nachweis bisher ordnungsgemäß schriftlich geführt wurde.
FAQ zum elektronischen Ausbildungsnachweis
Die häufigsten Fragen zum elektronischen Ausbildungsnachweis im IHK-Ausbildungsportal haben wir in der folgenden FAQ-Übersicht zusammengestellt.
Vorlage des Ausbildungsnachweises zur Prüfung
Die Ausbildungsnachweise sind zur Prüfungsanmeldung der IHK Osnabrück - Emsland - Grafschaft Bentheim elektronisch vorzulegen. Die Vorlage des Berichtsheftes zur Abschlussprüfung ergibt sich aus den Anforderungen des Berufsbildungsgesetzes in § 43 Zulassung zur Abschlussprüfung Abs. (1) Satz 2.
Bei der Vorlage des Berichtsheftes im Rahmen der Prüfungsanmeldung online gibt es zwei mögliche Verfahren:
  • das schriftlich geführte Berichtsheft wird mit Hilfe eines Scanners, eines Kopierers mit Scanfunktion, einer Scan-App oder im Copy-Shop gescannt und bei der Prüfungsanmeldung als PDF-Datei hochgeladen oder
  • das Berichtsheft wird bereits über das Ausbildungsportal der IHK Osnabrück - Emsland - Grafschaft Bentheim geführt, so dass uns dieses bereits vorliegt.
Eine Vorlage des schriftlich geführten Ausbildungsnachweises in Papierform oder eine Zusendung per E-Mail ist nicht möglich. Das Berichtsheft ist zwingend mit der Prüfungsanmeldung hochzuladen.
Gern möchten wir auf die häufigsten Fragen zur Vorlage des Berichtsheftes Antwort geben:
Muss man das Berichtsheft zur Prüfung mitbringen?
Da das Berichtsheft mit der Prüfungsanmeldung der IHK Osnabrück - Emsland - Grafschaft Bentheim vorgelegt wird, muss dieses nicht mehr zur entsprechenden Prüfung mitgebracht werden.
Wie kann man das Berichtsheft digitalisieren bzw. eine PDF-Datei erstellen?
Zum Digitalisieren eines schriftlich geführten Berichtshefts gibt es viele Alternativen. Man kann dieses per Scanner, Kopierer mit Scanfunktion, Scann-Apps für ein mobiles Endgerät oder auch im Copy-Shop digitalisieren und so eine PDF-Datei erstellen.
Man kann das Berichtsheft nicht vorlegen, da man keine Zugangsdaten für das Portal der IHK Osnabrück – Emsland – Grafschaft Bentheim hat!
Sollten die Zugangsdaten für das Online-Portal der IHK Osnabrück - Emsland - Grafschaft Bentheim nicht mehr vorliegen, so kann man über die „Passwort vergessen“-Funktion ein neues Passwort vergeben.
Weitere Informationen sowie Leitfäden zum digitalen Ausbildungsnachweis finden Sie hier.