Steuern

Umsatzsteuer/Mehrwertsteuer für Existenzgründer

Jede Warenlieferung und Dienstleistung, die ein Unternehmer im Inland gegen Entgelt im Rahmen seines Unternehmens ausführt, unterliegt der Umsatzsteuer. Ebenso sind die Einfuhr bzw. der innergemeinschaftliche Erwerb von Gegenständen im Inland gegen Entgelt sowie die Entnahme von Waren und Dienstleistungen aus dem Unternehmen für nicht unternehmerische Zwecke der Umsatzsteuer (USt; Mehrwertsteuer) zu unterwerfen, soweit nicht besondere Befreiungsvorschriften anzuwenden sind. Einzelheiten regelt das Umsatzsteuergesetz (UStG).

1. Wie hoch ist der Steuersatz/Bemessungsgrundlage der Steuer?

Der Regelsteuersatz ist in § 12 UStG geregelt und beträgt seit dem 1. Januar 2007 19 Prozent.
Der ermäßigte Umsatzsteuersatz beträgt 7 Prozent (Liste der dem ermäßigten Steuersatz unterliegenden Gegenstände). Er gilt für die Lieferung, Einfuhr und den innergemeinschaftlichen Erwerb praktisch aller Lebensmittel – ausgenommen Getränke und Gaststättenumsätze - , für die meisten land- und forstwirtschaftlichen Produkte, Bücher, Broschüren, Kunstgegenstände und eine Reihe weiterer Waren und bestimmte Dienstleistungen, wie zum Beispiel Eintrittsberechtigungen für Theater, Konzerte, Kinos und Museen.
Hinweis: Mit dem Zweiten Corona-Steuerhilfegesetz wurden für den Zeitraum vom 1. Juli bis zum 31. Dezember 2020 der Regelsteuersatz auf 16 Prozent und der ermäßigte Umsatzsteuersatz auf 5 Prozent reduziert. Für Speisen in der Gastronomie gilt ab dem 1. Juli 2020 befristet bis zum 31. Dezember 2022 (durch das Corona-Steuerhilfegesetz III und erneut durch das Achte Gesetz zur Änderung von Verbrauchsteuergesetzen verlängert) der ermäßigte Umsatzsteuersatz, also bis zum 31. Deezember 2020 in Höhe von 5 Prozent und vom 1. Januar 2021 bis zum 31. Dezember 2023 in Höhe von 7 Prozent. Ab dem 1. Januar 2024 gilt in der Gastronomie auch für die Abgabe von Speisen wider der Regelsteuersatz in Höhe von 19 Prozent.
Werden Gegenstände geliefert, die in der obengenannten Liste nicht enthalten sind, ist grundsätzlich der Regelsteuersatz anzuwenden. Das BMF-Schreiben vom 5. August 2004 (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 1379 KB) (Dokument-Nr. 47025) führt auf 140 Seiten Einzelheiten zu der Liste der dem ermäßigten Steuersatz unterliegenden Gegenstände aus.
Bemessungsgrundlage für die Umsatzsteuer ist der Netto-Rechnungsbetrag. Abweichend davon kann unter den Voraussetzungen des § 25a UStG für die Umsatzsteuer die Differenzbesteuerung angewandt werden: In diesem Fall ist Bemessungsgrundlage für die Umsatzsteuer der Unterschiedsbetrag zwischen Verkaufspreis und Einkaufspreis der Ware. Die Differenzbesteuerung kommt in Betracht für Wederverkäufer (gewerbsmäßiger Handel mit körperlichen Gegenständen) in Bezug auf Gegenstände, die an den Widerverkäufer im Gemeinschaftsgebiet geliefert werden, wenn für die Lieferung an den Wiederverkäufer keine Umsatzsteuer geschuldet war oder die Differenzbesteuerung vorgenommen worden ist (praktische Relevanz insbesondere für den Handel mit Second Hand-Waren).

2. Die Rechnung

Werden für einen anderen Unternehmer im Inland steuerpflichtige Lieferungen oder Leistungen erbracht, so wird darüber eine Rechnung (Dokument-Nr. 27020) erstellt, die nach § 14 Abs. 4 UStG in Verbindung mit § 14a UStG folgende Angaben enthalten muss:
Rechnungsangaben
Vollständiger Name und Anschrift von Leistendem und Leistungsempfänger
Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer des leistenden Unternehmers
Ausstellungsdatum
Fortlaufende Rechnungsnummer
Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung
Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung
Nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt
Im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts
Entgelt und hierauf entfallenden Steuerbetrag sowie Hinweis auf Steuerbefreiung
Bei Werklieferungen und sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück ein Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht von 2 Jahren, wenn der Leistungsempfänger kein Unternehmer ist oder Unternehmer ist, aber die Leistung für seinen nicht-unternehmerischen Bereich verwendet.
Bei Kleinbetragsrechnungen bis brutto Euro 250 müssen der Steuerbetrag, das Nettoentgelt und die Steuernummer nicht gesondert in der Rechnung ausgewiesen werden; es genügt die Angabe des Steuersatzes und des Bruttoentgelts.

3. Der Vorsteuer-Abzug

Gegenüber dem Finanzamt kann der Unternehmer die Umsatzsteuerbeträge, die ihm von anderen Unternehmen in Rechnung gestellt wurden, von seiner eigenen Umsatzsteuerschuld als sogenannte Vorsteuer abziehen, wenn er die Voraussetzungen für den Vorsteuer-Abzug erfüllt.
Beispiel:
Monatliche Angabe Umsatz in Euro Umsatzsteuer in Euro
Umsatz des
Unternehmens		 100.000,00 19.000,00
Wareneingang 75.000,00 ./. 14.250,00
Zahllast Finanzamt 4.750,00
Der Unternehmer hat den Umsatzsteuer-Betrag, den er an das Finanzamt abzuführen hat (Zahllast), selbst zu berechnen sowie dem Finanzamt bis zum 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums eine Umsatzsteuer-Voranmeldung auf elektronischem Weg zu übermitteln und durch Zahlung auszugleichen.

4. Die Umsatzsteuer-Voranmeldung

Je nach Steuerschuld gelten - außer für Existenzgründer - seit dem 1. Januar 2009 folgende Erklärungs- und Zahlungsfristen:
Fristen zu entrichtende Umsatzsteuer im Vorjahr Euro
vierteljährlich bei Steuerschuld nicht mehr als 9.000,00
monatlich bei Steuerschuld über 9.000,00
monatlich
bei Vorsteuer-Überschuss für das vergangene Kalenderjahr von mehr als
(Wahlrecht des Steuerpflichtigen zur Vermeidung von finanziellen Härten, die aus einer vierteljährlichen (also späteren) Erstattung von Vorsteuern resultieren könnten)
9.000,00
jährlich bei Steuerschuld nicht mehr als 2.000,00
Seit 2002 müssen Unternehmensgründer, soweit sie nicht Kleinunternehmer sind, in den ersten zwei Kalenderjahren die Umsatzsteuer-Voranmeldungen monatlich abgeben und durch Zahlung begleichen. Die Erstattung von Vorsteuerüberhängen kann die Finanzverwaltung von einer Sicherheitsleistung (Dokument-Nr. 18762) abhängig machen.
Beispiel:
Gründung im Februar 2018 monatliche Voranmeldung bis einschließlich Dezember 2019
Gründung im Dezember 2018 monatliche Voranmeldung bis einschließlich Dezember 2019
Hinweis: Die Verpflichtung zur monatlichen Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung für Neugründer
ist gemäß § 18 Abs. 2 S. 6 UStG vom 1. Januar 2021 bis zum 31.12.2026 ausgesetzt. Der Voranmeldungszeitraum wird in diesen Kalenderjahren nach den allgemeinen Regelungen ermittelt. Dabei ist im Jahr des Beginns der unternehmerischen Tätigkeit die voraussichtliche Umsatzsteuer entscheidend. Im Folgejahr wird die im Vorjahr zu entrichtende Umsatzsteuer in eine Jahressteuer umgerechnet (hochgerechnet), wenn der Unternehmer nur in einem Teil des Vorjahres tätig war.
Elektronische Umsatzsteuervoranmeldung
Die Umsatzsteuervoranmeldung muss nach amtlich vorgeschriebenen Vordruck auf elektronischem Weg (ELSTER) nach Maßgabe der Steuerdaten-Übermittlungsverordnung übermittelt werden. Seit 1. Januar 2013 muss die elektronische Übermittlung authentifiziert sein. Weitere Informationen hierzu finden Sie in unserem Merkblatt "Elektronische Übermittlung der Lohnsteuer-Anmeldung und Umsatzsteuervoranmeldung", Dokument-Nr. 28399.
Fristverlängerung für die Umsatzsteuer-Voranmeldung
Auf Antrag kann das Finanzamt für die Abgabe der monatlichen und vierteljährlichen Voranmeldungen eine Dauerfristverlängerung von einem Monat gewähren. Bei der monatlichen (nicht jedoch der vierteljährlichen) Fristverlängerung ist eine Sondervorauszahlung zu leisten, die jährlich mit der Umsatzsteuerschuld verrechnet wird. Die Sonderzahlung beträgt 1/11 der Umsatzsteuer-Vorauszahlung des Vorjahres.

5. Vereinbarte oder vereinnahmte Entgelte?

Die Umsatzsteuer-Zahllast gegenüber dem Finanzamt hat der Unternehmer im Regelfall nach vereinbarten Entgelten (Sollversteuerung) zu berechnen. Danach entsteht die Umsatzsteuer grundsätzlich in dem Voranmeldungszeitraum, in dem die Leistung ausgeführt worden ist. Dies kann vor Rechnungserteilung und der Bezahlung sein. Vorsteuern werden grundsätzlich für den Voranmeldungszeitraum berücksichtigt, in dem die Eingangsrechnung vorliegt.
Auf Antrag kann das Finanzamt jedoch gestatten, dass der Unternehmer die Umsatzsteuer nach vereinnahmten Entgelten (Ist-Versteuerung) nach § 20 UStG abführt. Hier entsteht die Umsatzsteuer regelmäßig mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums der Bezahlung. Vorsteuern werden grundsätzlich für den Voranmeldungszeitraum berücksichtigt, in dem die Eingangsrechnung vorliegt, auch wenn die Bezahlung noch nicht erfolgt ist. Voraussetzungen für die Ist-Besteuerung sind alternativ:
  • Der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 3 UStG hat im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen oder
  • der Steuerpflichtige ist nach § 148 Abgabenordnung von der Verpflichtung zur Führung von Büchern und der Aufstellung von Abschlüssen befreit oder
  • der Steuerpflichtige führt Umsätze als Angehörige eines freien Berufs im Sinne von § 18 EStG aus.

6. Der Kleinunternehmer

Kleinunternehmer im Sinne von § 19 UStG sind mit ihren inländischen Umsätzen grundsätzlich von der Umsatzsteuer befreit. Die Qualifikation als Kleinunternehmer setzt voraus, dass die Umsätze bestimmt Grenzwerte nicht überschreiten.
Mit Wirkung zum 1. Januar 2025 ist die Kleinunternehmerregelung reformiert worden. Die Tätigkeit als Kleinunternehmer im Inland ist jetzt im Einzelnen an geänderte Voraussetzungen gebunden. Zusätzlich besteht nun auch die Möglichkeit, dass ein in einem EU-Mitgliedstaat ansässiger Unternehmer in einem anderen EU-Mitgliedstaat nach den dort jeweils geltenden Bestimmungen als Kleinunternehmer tätig wird; bis 31.12.2024 war die Kleinunternehmerregelung nur auf im Inland ansässige Unternehmer und ihre inländischen Umsätze anwendbar.
Einzelheiten zu der bis zum 31. Januar 2024 und ab dem 1. Januar 2025 geltenden Rechtslage für Kleinunternehmer finden Sie in unserem Merkblatt Kleinunternehmerregelung

7. Umsatzsteuerheft für das Ambulante Gewerbe

Unternehmer, die ihre Waren in Deutschland auf Märkten, auf öffentlichen Straßen oder von Haus zu Haus verkaufen, also ein Reisegewerbe bzw. ein sogenanntes Ambulantes Gewerbe (vgl. § 22 Abs. 5 Umsatzsteuergesetz - UStG) betreiben, sind in der Regel verpflichtet, ein Umsatzsteuerheft (Dokument-Nr. 28802) nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck zu führen und darin Ihre Umsätze und Vorsteuern aufzuzeichnen.

8. Aufzeichnungspflichten

Für Umsatzsteuerzwecke sind vorgeschriebene laufende Aufzeichnungen zu führen. Die einzelnen Unterlagen sowie die geltenden Aufbewahrungsfristen finden Sie in dem Merkblatt "Aufbewahrungsfristen von Geschäftsunterlagen". Insbesondere Rechnungen bzw. Rechnungskopien sind als Buchungsbelege zehn Jahre aufzubewahren (§ 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 Abgabenordnung). Die Zehnjahresfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Darüber hinaus sind vor allem für den Waren- und Dienstleistungsverkehr mit den EU-Staaten und Drittstaaten (d.h. nicht EU-Staaten) zahlreiche besondere Vorschriften, auch hinsichtlich der Ausfuhrnachweise zu beachten.

9. Handelsumsätze innerhalb der EU

Bei Verkäufen innerhalb der EU wird unterschieden zwischen Verkäufen an Privatpersonen und gewerblichem Waren- und Dienstleistungsverkehr zwischen Unternehmern:
  • Bei grenzüberschreitenden Verkäufen an Privatpersonen innerhalb der EU gilt das "Ursprungslandprinzip”. EU-Kunden, die in Deutschland Produkte kaufen (ausgenommen neue Kraftfahrzeuge und verbrauchssteuerpflichtige Waren) werden mit deutscher Umsatzsteuer belastet. Eine Inanspruchnahme der Steuerbefreiung für Lieferungen an Privatpersonen ist nur noch bei der Ausfuhr von Gegenständen in Drittstaaten möglich. Dies gilt nicht für Fernverkäufe (bis zum 31. Juni 2021 “Versandhandel”). Überschreiten hier die Lieferungen und sonstigen Leistungen eines Lieferanten an Privatpersonen in die EU die Lieferschwelle von 10.000 Euro, so muss sich der Lieferer in dem anderen EU-Staat umsatzsteuerlich registrieren lassen und in seinen Fernverkaufsrechnungen den Steuersatz des anderen EU-Mitgliedsstaates angeben. Die umsatzsteuerliche Registrierung kann jedoch unterbleiben, wenn der Lieferer den sog. One-Stop-Shop (= Bundeszentralamt für Steuern, BzSt) nutzt und seine Umsätze mit Privatpersonen innerhalb der EU dort zentral erklärt und die sich aus der Erklärung ergebende Umsatzsteuer abführt. Weitere Informationen zur seit dem 1. Juli 2021 möglichen Nutzung des One-Stop-Shops (OSS) finden Sie auf unserem Merkblatt “Umsetzung der E-Commerce-Richtlinie für Fernverkäufe und Online-Marktplätze”.
  • Im grenzüberschreitenden gewerblichen Waren- und Dienstleistungsverkehr zwischen Unternehmern gilt weiterhin das "Bestimmungslandprinzip”. Lieferungen eines deutschen Unternehmers an einen Unternehmer in einem anderen EU-Mitgliedsstaat sind von der deutschen Umsatzsteuer befreit. Für den empfangenden Unternehmer fällt die in seinem Land geltende Umsatzsteuer (sog. Erwerbssteuer) an. In der Rechnung müssen die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (Dokument-Nr. 5209) des leistenden und des empfangenden Unternehmers angegeben werden. Der Vorsteuerabzug ergibt sich wie bisher nach den jeweils geltenden steuerlichen Regelungen. Die Lieferung von Waren eines deutschen Unternehmers in einen anderen EU-Mitgliedsstaat wird damit vollständig von deutscher Umsatzsteuer entlastet. Ist der deutsche Unternehmer beispielsweise Empfänger einer Lieferung aus einem anderen EU-Land, so muss er die Umsatzsteuer auf diesen innergemeinschaftlichen Erwerb in seiner Umsatzsteuer-Voranmeldung gesondert ausweisen und abführen; er darf den Betrag jedoch gleichzeitig gesondert als Vorsteuer geltend machen, das heißt verrechnen, wenn er vorsteuerabzugsberechtigt ist.

10. Außenhandel mit Unternehmen in Drittstaaten

Bei der Wareneinfuhr aus Drittstaaten wird in Deutschland Einfuhr-Umsatzsteuer erhoben; es gelten die deutschen Steuersätze von 19% bzw. 7%. Die Einfuhr-Umsatzsteuer hat der deutsche Unternehmer an die zuständigen Zollbehörden zu zahlen, wenn er und nicht der Lieferer die Freimachung der Ware für den inländischen Verkehr übernimmt; er kann die Einfuhrumsatzsteuer danach, Vorsteuerabzugsberechtigung vorausgesetzt, wie eine Vorsteuer von seiner Umsatzsteuerschuld abziehen. Lieferungen an Unternehmer in Drittländer sind im Regelfall in Deutschland steuerfrei; es sind vom deutschen Unternehmer jedoch besondere Vorschriften zu Ausfuhrnachweisen und sonstige buchmäßige Nachweise bei Ausfuhrlieferungen zu beachten. Dem deutschen Unternehmer steht in diesem Fall, soweit er zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, der deutsche Vorsteuerabzug aus Vorleistungen zu. Auch Ausfuhren werden damit vollständig von der deutschen Umsatzsteuer entlastet.
Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an die für Ihr Unternehmen zuständige IHK. Welche IHK für Ihr Unternehmen zuständig ist, können Sie einfach über den IHK-Finder ermitteln.
Trotz sorgfältiger Prüfung können wir für die Richtigkeit der Angaben keine Gewähr übernehmen. Bitte wenden Sie sich im konkreten Einzelfall an Ihre(n) Steuerberater/-in oder an das für Sie zuständige Finanzamt.
Stand: Januar 2025