Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen (Gegenstand und Fristen)

Jeder Gewerbetreibende ist nach handelsrechtlichen und/oder steuerlichen Vorschriften verpflichtet, geschäftliche Aufzeichnungen zu führen und sie für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Bis zum 31. Dezember 2024 betrugen die Fristen abhängig von der jeweiligen Unterlage 6 oder 10 Jahre. Durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz ist mit Wirkung ab dem 1. Januar 2025 die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege im Handels- und im Steuerrecht auf 8 Jahre verkürzt worden.
Im Bereich des Steuerrechts werden die Aufbewahrungspflichten in der Abgabenordnung (AO) geregelt, im Bereich des Handelsrechts enthält das Handelsgesetzbuch (HGB) entsprechende Vorschriften für Kaufleute. Die handelsrechtlichen und die steuerlichen Ordnungsvorschriften sind hinsichtlich der Aufbewahrungsfristen weitgehend deckungsgleich. Aufbewahrungspflichten und -fristen resultieren auch aus anderen Gesetzen außerhalb des Handels- und Steuerrechts, bspw. aus Arbeitsgesetzen und dem Sozialversicherungsrecht. Solche außersteuerlichen Ordnungsvorschriften sind gegebenenfalls auch für steuerliche Zwecke zu beachten. Diese Merkblatt für Kaufleute beschränkt sich auf die Pflichten nach HGB und AO.
Im Steuerrecht richtet sich die physische oder digitale Aufbewahrung bzw. Speicherung von Unterlagen maßgeblich nach dem BMF-Schreiben vom 28.11.2019 (IV A 4 – S 0316/19/10003:001) in der geänderten Fassung vom 11. März 2024: "Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)".
Tipp: Eine nach Handels- und Steuerrecht kommentierte Übersicht zu den wichtigsten aufbewahrungspflichtigen Unterlagen finden Sie unter "8. ABC der Aufbewahrungsfristen".

1. Wer muss Aufbewahrungsfristen beachten?

Die Aufbewahrungspflicht und die diesbezüglichen Fristen sind Teil der handelsrechtlichen und steuerlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht. Folglich ist derjenige, der nach Steuer- oder Handelsrecht zum Führen von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet ist, auch verpflichtet, diese aufzubewahren. Dasselbe gilt für Gewerbetreibende, die freiwillig Bücher führen und Abschlüsse machen.
Auch Gewerbetreibende, die weder nach gesetzlichen Vorschriften zur Führung von Büchern verpflichtet sind und dies auch nicht freiwillig tun und die daher für steuerliche Zwecke den Gewinn nach § 4 Abs. 3 EStG im Wege einer Einnahmen/Überschuss-Rechnung (EÜR) ermitteln dürfen, müssen - nach Maßgabe anderer gesetzlicher Bestimmungen und insgesamt in einem geringeren Umfang - geschäftliche Unterlagen führen, zum Beispiel über die Betriebseinnahmen und -ausgaben, und diese aufbewahren. Hinsichtlich der Art und Weise der Aufbewahrung und der Aufbewahrungsfristen gelten die nachfolgen erörterten Ordnungsvorschriften der §§ 145 ff. AO grundsätzlich entsprechend.
Dieses Merkblatt beschränkt sich zunächst auf die Pflichten von Buchführungspflichtigen, also praktisch und überwiegend auf den Kaufmann, der ein Handelsgewerbe im Sinne des HGB betreibt. Hingegen richtet sich dieses Merkblatt nicht in erster Linie an Kleingewerbetreibende, die unterhalb der Schwelle eines Handelsgewerbes tätig sind und für steuerliche Zwecke eine EÜR erstellen.
Tipp: Weiterführende Informationen zu den Buchführungspflichten entnehmen Sie bitte den Dokumenten "Pflichten des Kaufmanns" und "Ordnungsgemäße Buchführung".
Die Einzelheiten der steuerlichen Pflicht zur Aufbewahrung von Unterlagen sind in den §§ 145 ff. AO geregelt. Nach § 140 AO hat der Steuerpflichtige, soweit er Bücher und Aufzeichnungen nach anderen Gesetzen (als den Steuergesetzen) zu führen hat, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, die ihm nach den anderen Gesetzen obliegenden Pflichten auch für die Besteuerung zu erfüllen.
Mit "anderen Gesetzen" ist im Wesentlichen das HGB, also die kaufmännische Buchführung, gemeint, darüber hinaus aber auch weitere Gesetzen und Verordnungen, die für bestimmte Branchen Aufzeichnungs- und Buchführungspflichten vorschreiben. Wenn diese Aufzeichnungen, zum Beispiel Aufzeichnungen über Art, Zeitpunkt und Dauer der Tätigkeit bestimmter Berufsgruppen, für die Besteuerung von Bedeutung sind, sind die Aufzeichnungen ach für steuerliche Zwecke zu führen.
Hinsichtlich der Vorschriften des HGB bedeutet dies, dass alle Kaufleute, also Einzelkaufleute, aber auch Kapital- und gleichgestellte Personengesellschaften, die nach §§ 238 ff. HGB zur Buchführung mit Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung verpflichtet sind, diese Verpflichtungen auch für steuerliche Zwecke erfüllen müssen; die handelsrechtliche Buchführungspflicht ist daher gemäß § 140 AO praktisch auch eine steuerliche Pflicht zur Buchführung.
Außerdem sind alle Gewerbetreibenden, für die eine Pflicht zur Führung von Büchern nicht bereits nach § 140 AO i.V. m. §§ 238 ff. HGB besteht, bei Erreichen bestimmter Umsatz- oder Gewinnschwellen verpflichtet, Bücher zu führen und Abschlüsse zu machen (originäre steuerliche Buchführungspflicht). Die relevante Umsatzschwelle liegt nach § 141 Abs. 1 Nr. 1 AO bei 800.000 €, die Gewinnschwelle nach § 141 Abs. 1 Nr. 4 AO bei 80.000 €.
Für handelsrechtliche Zwecke ist die Aufbewahrungsfrist für Kaufleute und die ihnen gleichgestellten Handelsgesellschaften in § 257 HGB geregelt. Für steuerliche Zwecke gelten hinsichtlich der in § 147 Abs. 1 AO genannten Unterlagen, also hinsichtlich der gesamten Buchführung und sonstigen Geschäftsunterlagen, ausschließlich die in § 147 Abs. 3 AO festgelegten Aufbewahrungsfristen, es sei denn, andere Steuergesetze als die AO lassen kürzere Aufbewahrungsfristen zu. Dies gilt auch dann, wenn der Kaufmann derivativ nach § 140 AO für steuerliche Zwecke zur Buchführung verpflichtet ist, weil er bereits für handelsrechtliche Zwecke nach §§ 238 ff. BGB verpflichtet ist. Praktisch wird dieser Punkt in der Regel nicht, weil handelsrechtliche und steuerliche Aufbewahrungspflichten weitgehend übereinstimmen.
Die Finanzbehörde darf in einzelnen Fällen Erleichterungen hinsichtlich der steuerlichen Buchführungs-, Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten bewilligen, wenn ihre Einhaltung Härten mit sich bringt und die Besteuerung durch die Erleichterung nicht beeinträchtigt wird, § 148 S. 1 AO. Solche Härten können sich insbesondere ergeben, wenn die Überschreitung der Gewinn- oder Umsatzgrenze durch einen außergewöhnlichen und einmaligen Geschäftsvorfall wie zum Beispiel die Veräußerung von Grund und Boden oder die Zahlung einer einmaligen Entschädigungsleistung ausgelöst wird. Allgemeine Härten, die üblicherweise mit der Erfüllung der Buchführungs- oder Aufbewahrungspflichten verbunden sind, genügen nicht. Persönliche Gründe (Alter oder Krankheit) rechtfertigen in der Regel auch keine Erleichterung. Die Erleichterung bezieht sich jedoch nur auf die originär steuerlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten; sie befreit nicht zugleich von der handelsrechtlichen Buchführungs- u. Aufbewahrungspflicht.
Hinweis: Auch Nichtunternehmer (Privatleute) haben eine zweijährige Aufbewahrungspflicht nach § 14b Abs. 1 S. 5 i. V. m. § 14 Abs. 2 S. 2 Nr. 3 UStG zu beachten. Sie bezieht sich auf Rechnungen, Zahlungsbelege oder andere beweiskräftige Unterlagen, die Privatpersonen im Zusammenhang mit Leistungen an einem Grundstück erhalten haben. Zu solchen Leistungen gehören u. a. sämtliche Bauleistungen, planerische Leistungen, die Bauüberwachung, das Anlegen von Bepflanzungen, Gerüstbau. Auf diese Aufbewahrungspflicht der Privatperson hat der leistende Unternehmer nach dem UStG in der Rechnung hinzuweisen, vgl. § 14 Abs. 4 Nr. 9 UStG.

2. Was ist aufzubewahren?

Die für steuerliche Zwecke aufzubewahrenden Unterlagen sind in § 147 AO aufgelistet. Grundsätzlich sind sämtliche Bücher und Aufzeichnungen aufzubewahren, soweit diese für die Besteuerung von Bedeutung sind.
Im Einzelnen nennt § 147 Abs. 1 AO folgende aufbewahrungspflichtige Unterlagen:
  • Bücher und Aufzeichnungen,
  • Inventare,
  • Jahresabschlüsse, bestehend aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung,
  • Lageberichte,
  • Eröffnungsbilanz,
  • die zum Verständnis dieser Unterlagen erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
  • empfangene Handels- und Geschäftsbriefe,
  • Wiedergaben der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe,
  • Buchungsbelege,
  • Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung nach Art. 77 Abs. 1 i.V.m. Art. 62 Abs. 2 Zollkodex beizufügen sind, sofern die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben,
  • sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.
Nach § 257 Abs. 1 HGB ist jeder Kaufmann dazu verpflichtet, für handelsrechtliche Zwecke die folgenden Unterlagen geordnet aufzubewahren:
  • Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
  • die empfangenen Handelsbriefe,
  • Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe,
  • Belege für Buchungen in den zu führenden Büchern (Buchungsbelege).
Problematisch ist in der Praxis die richtige Einordnung der Unterlagen. Nicht jeder Brief ist ein Geschäftsbrief, nicht jeder Beleg ein Buchungsbeleg (vgl. “8. ABC der Aufbewahrungsfristen”).
Tipp: Detaillierte Informationen zum Geschäftsbrief haben wir für Sie im Dokument "Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen" zusammengestellt.
Zu den Büchern (Handelsbüchern) und Aufzeichnungen gehören das Grundbuch/Journal sowie Haupt- und Nebenbücher, wobei Letztere bei der doppelten Buchführung in Form von Konten geführt werden, mithin sämtliche Aufzeichnungen, die einen Überblick über die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage des Unternehmens geben. Bei der "Offene-Posten-Buchhaltung” (kontenblattlose Buchhaltung, die einen guten Überblick über den aktuellen Stand von Forderungen und Verbindlichkeiten gibt) ersetzen Belege die sonst zu führenden Konten. Hierbei kommt es nur darauf an, ob die Bücher für die Besteuerung irgendwie von Bedeutung sind.
Inventare sind Aufzeichnungen über die körperliche und wertmäßige Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände und Schulden. Je nach Art und angewandtem Verfahren müssen zusätzlich Inventuranweisungen, Verfahrensbeschreibungen o.ä. Aufzeichnungen aufbewahrt werden. Nach AO und HGB sind die Arbeitsanweisungen und Organisationsvorschriften aufzubewahren, die zum Verständnis der Bücher etc. notwendig sind. Hierunter fallen auch Unterlagen, die die Technik eines DV-Buchführungssystems erläutern.
Als Geschäftsbrief (Handelsbrief) gilt jegliche Korrespondenz, die die Vorbereitung, die Durchführung oder die Rückgängigmachung eines Geschäftes bzw. eines Handelsgeschäftes zum Gegenstand hat. Unter den Begriff “Geschäftsbriefe” fallen jedoch nicht nur Briefe im herkömmlichen Sinne, also per Post abgesandte Schriftstücke, sondern auch elektronische Nachrichten: E-Mails, Faxe, Telegramme etc. Korrespondenz, die nicht zum Abschluss eines Geschäfts geführt hat (zum Beispiel nicht erfolgreiche Angebote, Werbeflyer, Prospekte), ist kein Handels-/Geschäftsbrief.
Buchungsbelege sind alle Unterlagen, die einzelne Geschäftsvorfälle dokumentieren und damit Grundlage der einzelnen Eintragung in die Geschäftsbücher und für die sonstigen Aufzeichnungen sind. Sie haben die Funktion nachzuweisen, dass einem gebuchten Sachverhalt auch ein tatsächlich existierender Geschäftsvorfall zugrunde liegt. Dabei sind alle Sachverhalte buchungspflichtig, die eine Auswirkung auf die Vermögens-, Finanz- oder Ertragslage des Unternehmens haben. Oft sind externe Buchungsbelege zugleich auch Geschäftsbriefe.
Sonstige Unterlagen sind beispielsweise Kalkulationsunterlagen, Ausfuhrbelege, Bewertungen von Eigenleistungen, Registrierkassenstreifen, Kassenzettel, Personalunterlagen etc. Diese müssen sich nicht auf konkrete Geschäftsvorfälle beziehen; es reicht vielmehr aus, dass sie in irgendeiner Form “für die Besteuerung von Bedeutung” sind. Speziell geregelt ist in § 14b UStG die Aufbewahrung von Rechnungen. Danach hat ein Unternehmer ein Doppel der Rechnungen, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und auf seine Rechnung ausgestellt hat, sowie alle Rechnungen, die er erhalten hat oder die ein Leistungsempfänger oder in dessen Namen und für dessen Rechnung ein Dritter ausgestellt hat, aufzubewahren. Dies gilt auch in Fällen, in denen die Steuerschuld auf den letzten Abnehmer bzw. den Leistungsempfänger verlagert ist.
Hinweis: Nicht aufbewahrungspflichtig sind dagegen betriebsinterne Aufzeichnungen wie zum Beispiel Kalender oder Arbeits- und Fahrberichte. Diese Papiere können zeitnah vernichtet werden und müssen dem Außenprüfer oder Steuerfahnder auch nicht vorgelegt werden.

3. Wie lange ist aufzubewahren?

Die steuerlichen Aufbewahrungsfristen richten sich grundsätzlich nach § 147 Abs. 3 AO.
Eine 10-jährige Aufbewahrungsfrist (§ 147 Abs. 3 i. V. m. Abs. 1 Nr. 1, 4 und 4a AO) gilt für folgende Unterlagen:
  • Bücher und Aufzeichnungen,
  • Jahresabschlüsse,
  • Inventare,
  • Lageberichte,
  • Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
  • Unterlagen nach Artikel 15 Abs. 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union.
Eine 8-jährige Aufbewahrungsfrist (bis Ende 2024 betrug die Frist 10 Jahre) gilt für
  • Buchungsbelege,
  • dabei insbesondere Rechnungen, vgl. § 14b Abs. 1 UStG (spezielle gesetzliche Regelung)
Hinweis: Buchungsbelege sind alle Unterlagen über die einzelnen Geschäftsvorfälle, die Grundlage der Eintragungen in die Bücher und Aufzeichnungen sind ("Keine Buchung ohne Beleg"). Diese Definition hat eine relativ große Bandbreite und erfasst in der Regel u.a. Rechnungen, Beitrags- und Steuerbescheide, Verträge, Lohn- und Gehaltslisten und alle sonstigen Unterlagen aus dem operativen Geschäft, die einen konkreten Auswirkung auf die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage dokumentieren. Durch die Verkürzung der Aufbewahrungsfrist von 10 um 2 auf 8 Jahre mit Wirkung ab 1.1.2025 soll ein ein Beitrag zum Bürokratieabbau geleistet werden, der die Unternehmen wirtschaftlich entlastet, da sie geringere Ressourcen zur Lagerung bzw. Speicherung von Unterlagen vorhalten müssen.
Eine 6-jährige Aufbewahrungsfrist gilt für alle anderen aufbewahrungspflichtigen Geschäftsunterlagen:
  • empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe,
  • Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe,
  • sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.
Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist, ferner die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind (§ 147 Abs. 4 AO).
Achtung: Die Aufbewahrungsfrist für Verträge, zum Beispiel Mietverträge oder sonstige Verträge mit mehrjähriger Laufzeit, beginnt erst nach dem Ende der Vertragsdauer zu laufen.
Die Aufbewahrungsfristen können sich unter bestimmten Umständen auch verlängern. Das ist dann der Fall, wenn die Unterlagen für die Steuerberechnung von Bedeutung sind und die so genannte Fristsetzungsfrist für Steuern nach der Abgabenordnung noch nicht abgelaufen ist.
Die Aufbewahrungsfristen gemäß § 147 Abs. 3 S. 1 AO stehen insoweit in einem Spannungsfeld mit der steuerlichen Festsetzungsfrist, nach deren Ablauf eine Steuerfestsetzung und deren Aufhebung oder Änderung nicht mehr zulässig ist. § 147 Abs. 3 S. 5 bestimmt insoweit, dass eine Aufbewahrungsfrist nicht abläuft, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist.
Dies bedeutet, dass sich eine Aufbewahrungsfrist insbesondere dann über die gesetzlich ausdrücklich angeordnete Aufbewahrungsfrist hinaus verlängern kann, wenn die betreffende Steuerfestsetzung mit Einspruch oder Klage angefochten wird und das Verfahren noch schwebt, oder vor Ablauf der Festsetzungsfrist mit einer steuerlichen Außenprüfung begonnen worden ist - in diesem Fall endet die Festsetzungsfrist grundsätzlich nicht, bevor die aufgrund der Außenprüfung zu erlassenden Steuerbescheide unanfechtbar geworden sind. Dasselbe gilt, wenn die zuständigen Behörden vor Ablauf der Festsetzungsfrist mit steuerstrafrechtlichen Ermittlungen beginnen. Die AO ordnet in § 171 AO entsprechende Ablaufhemmungen an, mit der Folge, dass die Festsetzungsfrist zunächst nicht verjährt.
Die Festsetzungsfrist beträgt gemäß § 169 Abs. 2 Nr. 2 in der Regel 4 Jahre. Die Festsetzungsfrist verlängert sich auf zehn Jahre, soweit eine Steuer hinterzogen, und auf fünf Jahre, soweit die Steuer leichtfertig verkürzt worden ist, § 169 Abs. 2 S. 2 AO. Der Ablauf der Frist beginnt allerdings erst nach Schluss einer maximal dreijährigen Anlaufhemmung, vgl. § 170 Abs. 2 Nr. 1 AO (in Fällen, in denen für die betreffende Steuer eine Steuererklärung oder Steueranmeldung abgegeben werden muss). Die danach ggf. erst nach 7 Jahren ablaufende Festsetzungsfrist kann sich in den vorstehend genannten Fällen (insbesondere Außenprüfung, Widerspruchs- oder Klageverfahren) aufgrund der angeordneten Ablaufhemmung gemäß § 171 AO also unter Umständen deutlich über die Aufbewahrungsfristen von 6-10 Jahren hinaus verlängern, mit der Folge, dass in solchen Fällen erst zum späteren Zeitpunkt (nach Ablauf der Festsetzungsfrist) die betroffenen Geschäftsunterlagen vernichtet werden dürfen.
Die handelsrechtlichen Aufbewahrungsfristen richten sich nach § 257 Abs. 4 HGB und sind grundsätzlich deckungsgleich mit den steuerlichen Fristen. Insbesondere ist auch für handelsrechtliche Zwecke mit Wirkung ab 1.1.2025 die Frist zur Aufbewahrung von Buchungsbelegen von 10 um 2 auf 8 Jahre verkürzt worden. Die handelsrechtlichen Fristen sind - anders als im Steuerrecht - nicht durch andere Frist überlagert bzw. beeinflusst.

4. In welcher Form müssen Unterlagen aufbewahrt werden?

Ungeachtet der Aufbewahrungsform müssen die Unterlagen während der gesamten Aufbewahrungszeit lesbar bleiben. In §§ 14b Abs. 1, 14 Abs. 3 S. 1 UStG Abs. 1 S. 2 UStG ist gesondert geregelt, dass Rechnungen für den gesamten Aufbewahrungszeitraum von acht Jahren lesbar sein müssen.
Für die Aufbewahrung von verschiedenen Geschäftsunterlagen sind gesetzlich folgende Formen vorgeschrieben:
  • Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen sind nach § 147 Abs. 2 AO im Original aufzubewahren. Obwohl nach § 147 Abs. 2 AO Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung beizufügen sind, auch im Original aufzubewahren sind, hat die Finanzverwaltung in Abweichung von den gesetzlichen Vorgaben diesbezüglich eine Erleichterung gewährt und verlangt inzwischen keine Aufbewahrung mehr im Original (Verfügung des BMF vom 8. März 2004 (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 22 KB)).
  • Alle Rechnungen sowie Handels- und Geschäftsbriefe, Buchungsbelege und sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung relevant sind, können nach § 147 Abs. 2 AO auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) entspricht und die inhaltliche Übereinstimmung sowie die jederzeitige Verfügbarkeit (einschließlich der Möglichkeit zur unverzüglichen Lesbarmachung und maschinellen Auswertung) gemäß § 147 Abs. 2 Nr. 1, 2 AO gewährleistet sind. Bei den empfangenen Handels- und Geschäftsbriefen und den Buchungsbelegen (dazu gehören auch Rechnungen) muss zudem sichergestellt werden, dass die Daten mit den Originalen auch bildlich übereinstimmen, wenn die Daten lesbar gemacht werden.
  • Werden Handels- oder Geschäftsbriefe, Buchungsbelege oder sonstige für die Besteuerung relevante Unterlagen elektronisch übermittelt, muss der Empfänger sie grundsätzlich im übermittelten Format (praktisch häufig das PDF-Format, aber auch jedes andere elektronische Dateiformat) aufbewahren. Eine Umwandlung in ein anderes Format ist zulässig, wenn die maschinelle Auswertbarkeit nicht beeinträchtigt wird und keine inhaltliche Veränderung erfolgt (dazu insgesamt BMF-Schreiben v. 28.11.2019 - IV A 4 - S 0316/19/10003 :001 (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 350 KB)).
  • Für den strukturierten Teil einer e-Rechnung im Sinne von § 14 Abs. 1 S. 1, 3, 6 Nr. 1 und 2 UStG gilt, dass das strukturierte elektronische Format, also der strukturierte Teil der e-Rechnung stets in seiner ursprünglichen Form gespeichert und die Unveränderlichkeit sichergestellt werden muss. Eine Umwandlung und Speicherung in einem anderen Format ist insoweit also nicht zulässig (vgl. BMF-Schreiben v. 15.10.2024 III C 2 - S 7287-a/23/10001 :007, Rd. 60 (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 333 KB)).
  • Der Grundsatz der inhaltlichen und bildlichen Übereinstimmung im Rahmen einer elektronischen Speicherung von Geschäftsunterlagen bedeutet in allen Fällen, dass die Speicherung revisionssicher erfolgen muss, also im Wesentlichen so, dass die gespeicherten Daten nicht mehr nachträglich geändert werden können oder Änderungen zumindest eindeutig kenntlich sind bei der Auslesung, so dass insbesondere auch gewährleistet ist, dass die Finanzverwaltung stets Zugriff auf die (unveränderten und daher inhaltlich richtigen) Originale hat.

4.1. Aufbewahrung im Original

Die Aufbewahrung von analogen Originalen muss gesichert und geordnet erfolgen. Eine gesicherte Aufbewahrung bedeutet, dass der Raum oder das Gebäude, in dem die Unterlagen aufbewahrt werden, vor Einwirkungen wie Feuer, Wasser und Feuchtigkeit geschützt ist. Insbesondere muss auch gewährleistet sein, dass die Schrift auf dem verwendeten Papier nicht verblasst. Darauf ist vor allem bei Dokumenten, die per Telefax auf Thermopapier übermittelt worden sind, zu achten. Sollte die Rechnung auf Thermopapier ausgedruckt sein, ist sie durch einen nochmaligen Kopiervorgang auf Papier zu konservieren, das für den gesamten Aufbewahrungszeitraum nach § 14b Abs. 1 UStG lesbar ist. Dabei ist es nicht erforderlich, die ursprüngliche, auf Thermopapier ausgedruckte Rechnung aufzubewahren (vgl. Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) 14b.1 Abs. 5 S. 3, 4). Nachträgliche Berichtigungen der unleserlich gewordenen Dokumente sind nicht erlaubt (vgl. UStAE 14a.1 Abs 5 S. 2).
Die geordnete Aufbewahrung erfordert, dass ein sachverständiger Dritter die Unterlagen in angemessener Zeit prüfen können muss, § 145 AO. Hierzu kann beispielsweise ein Regelwerk dienen, in dem unter anderem festgelegt wird, welche Unterlagen nach welchen Ordnungskriterien archiviert werden und wer dafür verantwortlich ist.
Diese Anforderungen gelten nicht nur für Originalunterlagen in Papierform, sondern auch für Originale in digitaler Form. Nach den GoBD dürfen in Papierform empfangene Unterlagen in elektronischer Form gespeichert und aufbewahrt werden (vgl. bereits vorstehend)

4.2. Elektronische Rechnungen als Originale

Unter den Originalen in digitaler Form sind insbesondere die elektronischen Rechnungen hervorzuheben. Elektronische Rechnungen sind solche, die elektronisch erstellt und zugegangen sind. Gemeint sind hier e-Rechnungen im Sine von § 14 Abs. 1 UStG (eingeführt mit Wirkung ab 1.1.2025) und sonstige Rechnungen in einem anderen elektronischen Format, vgl. § 14 Abs. 1 UStG. Gemäß § 14 Abs. 3 UStG müssen für die Dauer der Aufbewahrung die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sein.
Die Echtheit der Herkunft und der Unversehrtheit des Inhalts können gemäß § 14 Abs. 3 UStG gewährleistet werden durch
  • eine qualifizierte elektronische Signatur oder eine qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung nach dem Signaturgesetz oder
  • einen elektronischen Datenaustausch (EDI), der die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gewährleistet.
Diese zwei Verfahren sind allerdings nicht abschließend. Jeder Unternehmer kann die Voraussetzungen auch durch die Festlegung eines innerbetrieblichen Kontrollverfahrens erfüllen, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Eingangsrechnung und erhaltener Leistung schafft. Das Kontrollverfahren unterliegt keiner gesonderten Dokumentationspflicht. Praktisch ist erforderlich, dass ein Prüfpfad geschaffen wird, der zum Beispiel aus Bestellunterlagen, einem Vertrag über die Leistung und weiteren Unterlagen bestehen kann, und der die Rechnung mit einer bestimmten Leistung nachprüfbar verknüpft.
Elektronische Rechnungen sind in der Form aufzubewahren, in der sie eingegangen sind. Unzulässig ist ein sog. "Medienbruch“, also die Umwandlung des Mediums, etwa durch Ausdruck einer elektronischen Rechnung. Umwandlungen in andere Dateiformate sind grundsätzlich zulässig , wenn die maschinelle Auswertbarkeit dadurch nicht beeinträchtigt wird. Der strukturierte Teil einer e-Rechnung im Sinne von § 14 Abs. 1 UStG ist, wie bereits dargestellt, stets unverändert im Eingangsformat zu speichern und darf nicht umgewandelt werden.

5. Wo muss aufbewahrt werden?

Nach den steuerrechtlichen Vorschriften (§ 146 Abs. 2 AO) sind die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen grundsätzlich in Deutschland aufzubewahren. Das Handelsgesetzbuch schreibt keinen bestimmten Ort vor, doch müssen die Unterlagen innerhalb angemessener Zeit vorgelegt werden können (§ 239 Abs. 4 S. 2 HGB).
Gemäß § 146 Abs. 2a AO kann der Steuerpflichtige elektronische Bücher und sonstige erforderliche elektronische Aufzeichnungen vollständig oder teilweise in einem oder mehreren anderen EU-Mitgliedstaaten führen und aufbewahren, unter der Voraussetzung, dass der Datenzugriff nach § 146b Absatz 2 Satz 2, § 147 Absatz 6 AO und § 27b Absatz 2 Satz 2 und 3 UStG durch die Finanzverwaltung in vollem Umfang möglich ist
Gemäß § 146 Abs. 2b AO kann die zuständige Finanzbehörde auf schriftlichen Antrag des Steuerpflichtigen bewilligen, dass elektronische Bücher und sonstige erforderliche elektronische Aufzeichnungen vollständig oder teilweise in einem oder mehreren Drittstaaten geführt und aufbewahrt werden. Voraussetzung ist, dass
  1. der Steuerpflichtige der zuständigen Finanzbehörde den Standort oder die Standorte des Datenverarbeitungssystems oder bei Beauftragung eines Dritten dessen Namen und Anschrift mitteilt,
  2. der Steuerpflichtige seinen sich aus den §§ 90, 93, 97, 140 bis 147 und 200 Absatz 1 und 2 ergebenden Pflichten ordnungsgemäß nachgekommen ist,
  3. der Datenzugriff nach § 146b Absatz 2 Satz 2, § 147 Absatz 6 AO und § 27b Absatz 2 Satz 2 und 3 UStG in vollem Umfang möglich ist und
  4. die Besteuerung hierdurch nicht beeinträchtigt wird.
Werden der Finanzbehörde Tatsachen bekannt, die zu einer Beeinträchtigung der Besteuerung führen, hat sie die Bewilligung zu widerrufen, und die unverzügliche Rückverlagerung der elektronischen Bücher und sonstigen Aufzeichnungen in den Geltungsbereich der AO anzuordnen.
Der Aufbewahrungsort von Rechnungen ist für umsatzsteuerliche Zwecke speziell in § 14b Abs. 2 ff. UStG geregelt. Inhaltlich gelten im Kern dieselben Regelungen wie im Rahmen der AO, insbesondere hinsichtlich der Aufbewahrung der Unterlagen in anderen EU-Mitgliedstaaten oder Drittstaaten, soweit es sich um eine elektronische Aufbewahrung handelt.

6. Zugriff der Finanzverwaltung auf die elektronische Buchführung

§ 147 Abs. 6 AO regelt den Zugriff der Finanzverwaltung auf die elektronische Buchführung. Danach hat hat die Finanzbehörde das Recht, im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung (Betriebsprüfung, aber zum Beispiel auch USt-Sonderprüfung) Einsicht in gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem (des Steuerpflichtigen) zur Prüfung der Daten zu nutzen, wenn die Unterlagen im Sinne von § 147 Abs. 1 AO (Geschäftsunterlagen) mit einem Datenverarbeitungssystem erstellt worden sind. Die Finanzbehörde kann stattdessen auch verlangen, dass der Steuerpflichtige die Daten für die Zwecke der Außenprüfung maschinell auswertet oder die Daten auf maschinell auswertbaren Datenträgern überlässt. Der EDV-Zugriff der Finanzverwaltung beschränkt sich ausschließlich auf den Gegenstand der Außenprüfung.
Sachlich bezieht sich § 147 Abs. 6 AO auf die im Rahmen einer EDV-gestützten Buchführung gespeicherten Daten, und dabei auf die Buchführungsunterlagen, die entweder originär digital erstellt oder die nachträglich zum Beispiel durch Einscannen und Speichern digitalisiert werden. Im Ergebnis hat die zuständige Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung daher im Umfang des Prüfungsgegenstandes Zugriff auf die gesamte elektronische Buchführung und alle für Zwecke der Buchführung elektronisch gespeicherten Daten.

7. Welche Folgen hat ein Verstoß gegen die Aufbewahrungspflichten?

Grundsätzlich trifft den Steuerpflichtigen die Darlegungs- und Beweislast für steuerentlastende oder -mindernde Tatsachen.
Verstöße gegen die Aufbewahrungspflicht stellen zugleich Verstöße gegen Buchführungs- bzw. Aufzeichnungspflichten dar. Sofern aufbewahrungspflichtige Unterlagen nicht zur Verfügung stehen, kann die Finanzbehörde wegen fehlender Beweiskraft der Buchführung die Besteuerungsgrundlagen schätzen (§ 162 AO). Hierfür könnten zum Beispiel Branchenvergleichszahlen zum Buchungsbestand als Grundlage genommen werden.
Verletzungen der Buchführungspflicht können bei Vorliegen der jeweiligen Voraussetzungen folgende Sanktionen begründen:
  • Verfolgung von Insolvenzstraftaten nach §§ 283 ff. Strafgesetzbuch (StGB),
  • Verfolgung nach den für die jeweiligen Rechtsformen maßgebenden Vorschriften, §§ 399 ff. AktG, § 82 GmbHG, § 147 des Genossenschaftsgesetzes,
  • Verfolgung wegen Urkundenunterdrückung, sofern Buchführungsunterlagen vernichtet, beschädigt oder den Finanzbehörden im Rahmen der Prüfung für steuerliche Zwecke vorenthalten werden, § 274 StGB,
  • Bei Vorliegen der jeweiligen weiteren Voraussetzungen kann die Verletzung von Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten auch steuerstrafrechtliche oder ordnungswidrigkeitsrechtliche Folgen haben (§§ 370, 378, 379 AO).

8. ABC der Aufbewahrungsfristen

Das Verzeichnis listet in alphabetischer Reihenfolge ohne Anspruch auf Vollständigkeit zahlreiche Unterlagen auf. Die Aufbewahrungsfrist ist in der Tabelle entweder mit 6 oder 10 Jahren ausgewiesen, um eine grundsätzliche Orientierung zu bieten. Die seit dem 1.1.2025 für Buchungsbelege nur noch 8 Jahre betragende Aufbewahrungsfrist (davor 10 Jahre) ist hier nicht ausgewiesen, da es von Branche und betrieblicher Praxis im Einzelfall abhängt, ob eine Unterlage ausschließlich als Buchungsbeleg qualifiziert oder darüber hinaus noch zusätzlich eine Unterlage ist, für die die längere Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren gilt. Dasselbe gilt für die Verlängerung der Regelaufbewahrungsfrist von 6 Jahren um 2 auf 8 Jahre, wenn de betreffende Unterlage auch ein Buchungsbeleg ist. Insofern muss im Einzelfall die zutreffende Frist geprüft und beachtet werden.
Schriftgut Aufbewahrungsfrist (Jahre)
Abrechnungsunterlagen 10
Abtretungserklärungen, soweit erledigt 6
Änderungsnachweise der EDV-Buchführung 10
Akkreditive 6
Aktenvermerke,
wenn Bilanzunterlagen oder Buchungsbelege
6
10
Angebote mit Auftragsfolge 6
Angestelltenversicherung (wenn Buchungsbelege) 10
Anhang zum Jahresabschluss (§ 264 HGB) 10
Anlagenvermögensbücher- und Karteien 10
Anträge auf Arbeitnehmersparzulage 10
Arbeitsanweisungen (auch für EDV-Buchführung) 10
Aufbewahrungsvorschriften für betriebliche EDV-Dokumentation 10
Aufzeichnungen 10
Ausgangsrechnungen 10
Außendienstabrechnungen, wenn Buchungsbelege
wenn sonstige
10
6
Bankbelege 10
Bankbürgschaften nach Vertragsende 10
Bedienerhandbücher Rechnerbetrieb 10
Belegformate 10
Beitragsabrechnungen zu Sozialversicherungsträgen, wenn Buchungsbelege 10
Belege, soweit Buchungsfunktion (Offene-Posten-Buchhaltung) 10
Benutzerhandbücher bei EDV-Buchführung 10
Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsgrundlagen 10
Betriebskostenrechnungen 10
Betriebsprüfungsberichte (steuerliche Außenprüfung) 6
Bewertungsunterlagen 10
Bewirtungsunterlagen (Formblatt, wenn Buchungsbelege oder steuerlich erforderlich) 10
Bilanzen (auch Eröffnungsbilanz) 10
Blockdiagramme, soweit Verfahrendokumentation 10
Buchungsbelege 10
Darlehensunterlagen (nach Vertragsende)
als Buchungsbeleg
6
10
Dauerauftragsunterlagen (nach Ablauf des Auftrags) 10
Dateien, Beschreibungen der 10
Dateiverzeichnisse 10
Datensätze, Beschreibung und Aufbau der 10
Datensicherungsregeln 10
Debitorenliste (soweit Bilanzunterlage) 10
Depotauszüge (soweit nicht Inventare) 10
Einfuhrunterlagen (Anträge, Genehmigungen, Erklärungen,
Lizenzen, Zollunterlagen etc.)
10
Eingabebeschreibungen bei EDV-Buchführung 10
Eingabedatenformate 10
Eingangsrechnungen einschließlich Berichtigungsbelege dazu 10
Einheitswertunterlagen 10
Essensmarkenabrechnungen 10
Exportunterlagen 10
Fahrtkostenerstattungsunterlagen 10
Fehlermeldungen, Fehlerkorrekturanweisung
bei EDV-Buchführung, wenn Buchungsbelege
10
Frachtbriefe 6
Gehaltslisten einschließlich Listen für Sonderzahlungen
soweit Buchungsbeleg
10
Geschäftsberichte 10
Geschäftsbriefe (zugegangene und Wiedergabe versandter),
als Buchungsbeleg wie zum Beispiel Rechnungen und Gutschriften
6
10
Geschenknachweise 10
Gewinn- und Verlustrechnung (nur Jahreserfolgsrechnungen) 10
Grundbuchauszüge, wenn Inventurunterlagen 10
Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar) 10
Gutschriften im Sinne von "umgekehrten Rechnungen" 10
Handelsbriefe (außer Rechnungen oder Gutschriften) 6
Handelsbücher 10
Handelsregisterauszüge,
beglaubigte oder soweit im eigenen Interesse erforderlich
10
Hauptabschlussübersicht 10
Inventare (§ 240 HGB) 10
Investitionszulage (Unterlagen) 6
Jahresabschluss mit Erläuterungen 10
Journale für Hauptbuch oder Kontokorrent 10
Kalkulation und Kalkulationsunterlagen,
wenn handels- oder steuerrechtlich relevant
zum Beispiel für Vorratsbewertung
10
Kassenberichte 10
Kassenbücher/-blätter 10
Kassenzettel,
wenn Tagessummenbons aufbewahrt werden, dann müssen keine Kassenzettel
10
0
Kontenpläne und Kontenplanänderungen 10
Kontenregister 10
Kontoauszüge 10
Konzernabschluss (§ 290 HGB) 10
Konzernlagebericht (§§ 290, 350 HGB) 10
Kreditunterlagen, wenn Korrespondenz,
wenn Buchungsbeleg
6
10
Lageberichte, wenn Bilanzunterlagen 10
Lagerbuchführungen 10
Lieferscheine,
sofern als Belegnachweis v.a. i. Zshg. mit einer Rechnung
6
10
Lohnbelege als Buchungsbelege 10
Lohnlisten für Zwischen-, End- und Sonderzahlungen 6
Magnetbänder, wenn Grundbuch oder Konten- oder Belegfunktion 10
Mahnbescheide und
Mahnungen (empfangene Handelsbriefe und
inhaltliche Wiedergabe abgesandter Handelsbriefe)
6
Maske (Bildschirm-, Druck-) 10
Menu-Übersicht 10
Mietunterlagen (nach Vertragsende), soweit Buchungsbelege 10
Nachnahmebelege 10
Nebenbücher 10
Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung 10
Pachtunterlagen (nach Vertragsende), soweit Buchungsbelege 10
Postgiroauszüge und Belege, wenn Buchungsbelege 10
Preislisten,
wenn Bewertungs- oder Buchungsunterlagen
6
10
Programmablaufbeschreibungen 10
Programmverzeichnisse 10
Protokolle*, als Handelsbrief 6
Prozessakten 10
Prüfungsberichte des Abschlussprüfers 10
Quittungen 10
Rechnungen an Unternehmer 10
Rechnungen an Nichtunternehmer
im Zusammenhang mit Grundstücken (Hinweispflicht)
2
Reisekostenabrechnung 10
Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen) 10
Sachkonten 10
Saldenbilanzen 10
Schadensunterlagen,
wenn Bilanzunterlagen
6
10
Scheck- und Wechselunterlagen,
als Buchungsbeleg
6
10
Schriftwechsel 6
Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung 10
Spendenbescheinigungen, sofern Buchungsunterlagen 10
Steuererklärungen und Steuerbescheide 10
Systemhandbücher 10
Telefonkostennachweise, wenn Buchungsbelege 10
Überstundenlisten, wenn Lohnbelege 10
Unterlagen von Bedeutung für Besteuerung 6
Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) 10
Verkaufsbücher 10
Vermögensverzeichnis 10
Vermögenswirksame Leistungen (Unterlagen)**,
wenn Buchungsbelege
6
10
Versand- und Frachtunterlagen, wenn Buchungsbelege 10
Versicherungspolicen,
nach Ablauf der Versicherung
10
6
Verträge, sonstige, soweit handels- und steuerrechtlich von
Bedeutung und wenn Buchungsbelege
10
Wareneingangs- und Warenausgangsbücher 10
Wechsel 10
Zahlungsanweisungen 10
Zollbelege 10
Zugriffsregelungen bei EDV-Buchführung 10
Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres) 10
Trotz sorgfältiger Prüfung können wir für die Richtigkeit der Angaben in dieser Information keine Gewähr übernehmen. Bitte wenden Sie sich im konkreten Einzelfall an Ihre(n) Steuerberater/-in oder an das für Sie zuständige Finanzamt.