Aufbewahrung im Original
Zum Original ist nicht viel zu erwähnen. Original bleibt Original. Die Aufbewahrung im Original muss jedoch gesichert und geordnet erfolgen.
Eine gesicherte Aufbewahrung bedeutet, dass der Raum oder das Gebäude, in dem die Unterlagen aufbewahrt werden, vor Einwirkungen wie Feuer, Wasser und Feuchtigkeit geschützt ist. Insbesondere muss auch gewährleistet sein, dass die Schrift auf dem verwendeten Papier nicht verblasst. Darauf ist vor allem bei Dokumenten, die per Telefax auf Thermopapier übermittelt worden sind, zu achten.
Sollte die Rechnung auf Thermopapier ausgedruckt sein, ist sie durch einen nochmaligen Kopiervorgang auf Papier zu konservieren, das für den gesamten Aufbewahrungszeitraum nach § 14 b Abs. 1 UStG lesbar ist. Dabei ist es nicht erforderlich, die ursprüngliche, auf Thermopapier ausgedruckte Rechnung aufzubewahren (Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) 14b.1 Abs. 5 S. 3, 4). Nachträgliche Berichtigungen der unleserlich gewordenen Dokumente sind nicht erlaubt (siehe UStAE 14a.1 Abs 5 S. 2).
Die geordnete Aufbewahrung erfordert, dass ein sachverständiger Dritter die Unterlagen in angemessener Zeit prüfen können muss. Hierzu kann beispielsweise ein Regelwerk dienen, in dem unter anderem festgelegt wird, welche Unterlagen nach welchen Ordnungskriterien archiviert werden und wer dafür verantwortlich ist.
Diese Anforderungen gelten nicht nur für Originalunterlagen in Papierform, sondern auch für Originale in digitaler Form. Das bedeutet, um der steuerrechtlichen Aufbewahrungspflicht nachzukommen, darf ein digitales Original nur digital archiviert werden.