Elektronische Rechnungen als Originale

Unter den Originalen in digitaler Form sind insbesondere die elektronischen Rechnungen hervorzuheben. Elektronische Rechnungen sind solche, die elektronisch erstellt und zugegangen sind.  Nach § 14 Abs. 1   UstG ist für die elektronische Übermittlung der Rechnungen die  Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich. Außerdem muss jede Form der elektronischen Übermittlung die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts  und ihre Lesbarkeit gewährleisten.
In § 14 Abs. 3 UStG wird unterstellt, dass zwei Verfahren die oben benannten Voraussetzungen gewährleisten:
  1. die qualifizierte elektronische Signatur oder eine qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung nach dem Signaturgesetz,
  2. ein elektronischer Datenaustausch (EDI), der die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gewährleistet.
Diese zwei Verfahren sind allerdings nicht abschließend. Die Neuerung, (in Kraft getreten am 01.07.2011, also rückwirkend) durch Art. 5 des Steuervereinfachungsgesetzes  vom 01.11.2011 ist die Einführung des dritten, "technisch neutralen" Weges.
Jeder Unternehmer kann seit 01.07.2011 selbst festlegen, in welcher Weise die Echtheit, die Unversehrtheit und die Lesbarkeit der Rechnungen gewährleistet werden, § 14 Abs. 1 S. 4 UStG.  Dafür muss der Steuerpflichtige mittels eines innerbetrieblichen Kontrollverfahrens, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft, für die Einhaltung der oben benannten Voraussetzungen Sorge tragen. Einzelheiten hierzu siehe das BMF-Schreiben vom 02.07.2012.
Elektronische Rechnungen sind in der Form aufzubewahren, in der sie eingegangen sind. Unzulässig ist ein sog. „Medienbruch“, also die Umwandlung des Mediums, etwa durch Ausdruck einer elektronischen Rechnung. Konvertierungen sind lediglich insoweit zulässig, als ein intern automatisch weiterverarbeitbares Format gewählt wird. Auch in diesen Fällen muss jedoch neben der Konvertierung auch das Original aufbewahrt werden. Wichtig ist, dass der Datenträger, auf dem das Medium aufbewahrt wird, keine nachträglichen Veränderungen zulässt.