Bildliche Wiedergabe

Die bildliche Wiedergabe erfordert die originalgetreue Übertragung des Bildes auf ein Speichermedium.  Dabei kann die bildliche Wiedergabe auch kleinformatiger wieder hergestellt werden. Sie muss allerdings alle auf dem Original angebrachten Sicht-, Kontroll- und Bearbeitungsvermerke enthalten. Im Einzelfall kann auch der Farbe Beweiskraft zukommen, z.B. bei einer Rechnung, wenn allein die Farbe beweist, dass es sich dabei um das Original und nicht um einen Durchschlag handelt. Soweit im Original Farben eine bestimmte Aussagekraft haben (z.B. bei Bearbeitungsvermerken), empfiehlt es sich, die eingehende Post als Farbgrafikdatei abzuspeichern.
  1. Eine bildliche analoge Wiedergabe ist eine exakte  Abbildung des Originals sowohl in der Form als auch in der Farbgestaltung auf einem Bildträger. Als ein Beispiel hierzu kann eine Farbkopie eines empfangenen Geschäftsbriefes genannt werden.
  2. Eine digitale bildliche Wiedergabe ist eine exakte Abbildung des Originals auf einem elektronischen Datenträger.
Papierrechnungen können eingescannt werden; vgl. §147 Abs. 2 AO in Verbindung mit Teilziffer 8 der GoBS. Eine anschließende Vernichtung der Originalpapierrechnungen ist zulässig, wenn die Originale als Scan-Datei archiviert werden und der Scan-Vorgang nach einer genauen Organisationsanweisung erfolgt. Die Dateien müssen mit einem unveränderbaren Index versehen werden. Erforderliche Angaben der Organisationsanweisung sind:
  • Person, die scannen darf;
  • Zeitpunkt des Scannens;
  • Objekte, die gescannt werden;
  • Erforderlichkeit einer bildlichen oder inhaltlichen Übereinstimmung mit dem Original;
  • Form der Qualitätskontrolle für Lesbarkeit und Vollständigkeit und
  • Form der Protokollierung von Fehlern.
Achtung: Für die digitale Archivierung von Ausfuhrbelegen hat die Oberfinanzdirektion Koblenz mit Verfügung vom 06.01.2006 die zwischen Bund und Ländern abgestimmte Auffassung veröffentlicht, wonach die Vernichtung von Originalbelegen mit Dienststempelabdrucken, bei denen die Stempelfarben Pigmentierungen enthalten, nicht in Betracht kommt. Die Pigmentierung könne bei einer digitalen Speicherung nicht dargestellt werden. Eine Überprüfung der Belege mit den dafür besonders vorgesehenen Prüfgeräten sei nicht mehr möglich.