Ein Land in der Bürokratiefalle

Die Belastung durch staatliche Regelungen, Nachweispflichten und behördliche Verfahren hat in den vergangenen Jahren für viele Unternehmen ein Maß erreicht, das nicht mehr tragbar erscheint. Eine aktuelle Umfrage unserer IHK aus dem Juli 2025 belegt diesen Eindruck mit alarmierenden Zahlen. So gaben 88 % der befragten Mitgliedsunternehmen an, dass sie im Vergleich zu vor fünf Jahren eine deutliche oder zumindest spürbare Mehrbelastung durch bürokratische Vorschriften empfinden. Diese Zahlen sprechen eine eindeutige Sprache und offenbaren ein massives Strukturproblem.

Ein Unternehmer aus dem Maschinenbau, der in unserer Umfrage anonym geblieben ist, bringt es auf den Punkt: „Wenn ich mehr Zeit mit Formularen als mit Kunden verbringe, läuft etwas gewaltig schief.“ Diese Aussage ist exemplarisch für das Gefühl vieler mittelständischer Betriebe, die sich durch immer mehr Verwaltungsvorschriften von ihrer eigentlichen Aufgabe entfremdet fühlen: der wirtschaftlichen Wertschöpfung.

In den konkreten Aussagen der Unternehmen wird deutlich, wo die Hauptprobleme liegen. Aus Sicht der Mehrheit ist die Bundesebene der größte Verursacher der zunehmenden Belastung. Zwar gibt es auch auf europäischer und Länderebene Regelungen, die zu beachten sind, doch die Umsetzung und insbesondere die „Übererfüllung“ von EU-Vorgaben auf nationaler Ebene stellen die größte Herausforderung dar. Viele Unternehmer klagen über eine Tendenz zur übervorsichtigen, beinahe misstrauischen Verwaltung, die Vorschriften nicht nur umsetzt, sondern zusätzlich verschärft und ausdehnt.

Ein besonders belastendes Feld sind die Pflichten im Bereich der statistischen Meldungen und der Nachhaltigkeitsberichterstattung. Ursprünglich auf große Unternehmen ausgerichtet, weiten sich diese Anforderungen zunehmend auf den Mittelstand aus. Dabei mangelt es häufig an praxistauglichen Leitfäden und digitalen Schnittstellen, sodass die Unternehmen weitgehend auf eigene Lösungen oder externe Beratung angewiesen sind.

Die Folgen sind bedenklich: 30 % der Unternehmen wollen laut Umfrage wegen der immensen Bürokratie Investitionsentscheidungen aufschieben oder gänzlich streichen; 36 % der befragten Betriebe gaben an, sich durch Bürokratie in ihrer Innovationsfähigkeit eingeschränkt zu sehen. „Wer Zukunft bauen will, darf nicht im Genehmigungsdschungel stecken bleiben“, betont auch Tobias Dankert, Geschäftsführer der ARU Ingenieurgesellschaft mbH aus Lingen. „Gerade kleine und mittelständische Unternehmen sind auf schlanke, transparente Prozesse angewiesen. Bürokratische Hürden wirken für sie wie eine Wachstumsbremse, weil sie nicht auf eigene Rechts- und Steuerabteilungen zurückgreifen können.“

Die Ergebnisse der IHK-Umfrage offenbaren auch eine zunehmend pessimistische Grundstimmung im Unternehmertum. Nur noch 25 % der Befragten würden sich heute noch einmal selbständig machen, wenn sie vor der gleichen Entscheidung wie damals stünden. 57 % würden diesen Schritt nicht mehr wagen. Diese Zahlen sind ein alarmierendes Signal für die Politik, denn sie zeigen, dass der unternehmerische Mut, der für wirtschaftliches Wachstum und Innovation unverzichtbar ist, immer weiter schwindet. Die Bereitschaft, Risiken einzugehen, nimmt ab, wenn die Rahmenbedingungen nicht stimmen. Ein Unternehmen zu gründen oder zu führen, darf kein bürokratischer Hindernislauf sein.

Viele Unternehmen beklagen nicht nur die Vielzahl der Vorschriften, sondern auch die Dauer und Intransparenz der Verwaltungsverfahren. Lange Wartezeiten, mehrfacher Schriftverkehr, fehlende digitale Schnittstellen und ein hoher Bedarf an Erklärungen und Nachweisen bestimmen den Alltag. Dabei führen nicht selten Missverständnisse oder unklare Zuständigkeiten zu weiteren Verzögerungen. „Wir müssen schneller werden, endlich ins Handeln kommen“, fasst es Rüdiger Köhler, Geschäftsführer der Georg Utz GmbH aus Schüttorf zusammen. Andere gehen in unserer IHK-Umfrage weiter: „Wir sollten viele Verordnungen und Gesetze komplett aussetzen und nur wieder einführen, wenn dadurch ein wirklicher Mehrwert für die Gesellschaft und den Staat entsteht“, so ein Unternehmer aus dem Baugewerbe.

Besonders kritisch wird die mangelhafte Umsetzung des sogenannten Onlinezugangsgesetzes (OZG) bewertet. Dieses Gesetz verpflichtet Bund, Länder und Kommunen seit 2017, ihre Verwaltungsleistungen digital bereitzustellen. Das Ziel, bis Ende 2022 flächendeckend digitale Zugänge zu schaffen, wurde jedoch klar verfehlt. Selbst im Jahr 2025 sind viele Verfahren nur eingeschränkt oder gar nicht digitalisiert. Oftmals werden PDF-Formulare zum Download bereitgestellt, die dann ausgedruckt, unterschrieben und per Post oder Fax eingereicht werden müssen.

Florian Stöhr, Geschäftsführer der House of Skunks GmbH aus Melle bringt es auf den Punkt: „Der Upload von PDF-Formularen ersetzt kein digitales Verfahren. Wir brauchen durchgängige Prozesse – nicht nur digitale Briefkästen. Stöhr leitet die House of Skunks GmbH gemeinsam mit Stefan Muhle, Staatssekretär a. D. im Nds. Wirtschaftsministerium. Ziel des Unternehmens ist die Digitalisierung von Verwaltungsleistungen, unter anderem mit Künstlicher Intelligenz (KI). Hierzu werden Verwaltung und Startups zusammengebracht, um Lösungen zu finden.

Das Unternehmen nutzt die Stadtverwaltung Osnabrück dabei als Reallabor. In einem ersten Schritt hat das Unternehmen erreicht, dass Protokolle von Gremiensitzungen bei der Stadt Osnabrück teilweise über KI protokolliert werden. Menschen kontrollieren dann abschließend nochmal die KI. Laut Stöhr hat sich so bereits eine Zeiteinsparung von 80 % bei der Protokollerstellung ergeben.

Doch es soll noch weiter gehen. Im Rahmen der digitalen Woche der Stadt Osnabrück wird der traditionelle Hackathon in diesem Jahr anders ausfallen. Die Stadtverwaltung benennt demnach fünf Probleme aus der Verwaltung, für die es keine oder nur unzureichende technische Lösungen gibt. Startups aus ganz Niedersachsen haben dann die Möglichkeit in einem Wettbewerb untereinander Lösungen zu erarbeiten. „Es kommt auf eine bürgernahe Lösung an“, macht Stöhr deutlich. „Am Ende soll ein Mehrwert für alle Bürgerinnen und Bürger stehen.“

Die neue Bundesregierung hat in ihrem Koalitionsvertrag Bürokratieabbau als zentrales Reformvorhaben verankert. Erste Maßnahmen wurden angestoßen, etwa die Prüfung von Berichtspflichten auf ihre Notwendigkeit hin oder die Einführung von Pilotprojekten zur digitalen Genehmigung. Dennoch bleiben viele Unternehmen skeptisch. Die Erfahrung der letzten Jahrzehnte zeigt, dass gut gemeinte Ankündigungen oft nicht mit konkreten Entlastungen einhergehen. Die Betriebe fordern deshalb nicht weniger als einen Kulturwandel in Politik und Verwaltung: weniger Kontrolle, mehr Vertrauen, so wie es auch Tobias Schonebeck in unserem Titelinterview ab Seite 14 ausdrückt.

Konkret wünschen sich viele Unternehmen, dass auf die Übererfüllung europäischer Vorgaben verzichtet wird. In vielen EU-Ländern wird das europäische Recht auf das unbedingt notwendige Maß umgesetzt. Deutschland hingegen tendiert dazu, zusätzliche nationale Anforderungen zu formulieren, die den Aufwand deutlich erhöhen. In einem ersten Schritt hat die neue Bundesregierung angekündigt, das deutsche Lieferkettensorgfaltsgesetz, das deutlich über die europäischen Vorgaben hinausging, abzuschaffen.

Besonders positiv wird das im Koalitionsvertrag verankerte sogenannte „One in, two out“-Prinzip bewertet. Demnach müssen für jede neue Regelung zwei alte Vorschriften weichen. Auch das „Once-only-Prinzip“ findet breite Zustimmung. Es besagt, dass Bürger und Unternehmen Daten, die sie bereits einmal einer Behörde mitgeteilt haben, nicht erneut einreichen müssen. Stattdessen sollen die Behörden untereinander kommunizieren und vorhandene Informationen intern austauschen. Dies schlägt sich auch in der anonymen IHK-Umfrage wieder. Eine Unternehmerin fordert die Abschaffung des Systems, Anträge immer neu stellen zu müssen. „Dass Antragsprocedere trotz unveränderter Unterlagen und Voraussetzungen immer wieder neu durchgeführt werden müssen, ist doch verrückt. Abgesehen von diesen ganzen Gebühren, die jedes Mal neu erhoben werden.“

Deutlich wird, was Deutschland aus Unternehmersicht jetzt braucht: einen echten, greifbaren Bürokratieabbau.