Datenschutz bei "offenen" E-Mail-Verteilern
Das Versenden von E-Mails an mehrere Empfänger kann unter Datenschutzgesichtspunkten problematisch sein, wenn die Empfängerliste durch die Adressaten frei einsehbar ist.
Das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht hat gegen eine Mitarbeiterin eines Handelsunternehmens wegen Verstoßes gegen das Bundesdatenschutzgesetz ein Bußgeld verhängt. Die Mitarbeiterin hatte eine Information an einen seitenlangen E-Mail-Verteiler versandt, ohne die einzelnen Empfänger unkenntlich zu machen. Die Bayerische Datenschutzaufsicht hat angedroht, in einem vergleichbaren Fall zukünftig auch gegen die Unternehmen selbst ein Bußgeld zu verhängen.
E-Mail-Adressen, die sich in erheblichem Umfang aus Vornamen und Nachnamen zusammensetzen, sind als personenbezogene Daten im Sinne des Datenschutzrechts anzusehen. Diese personenbezogenen Daten dürfen an Dritte nur dann übermittelt werden, wenn eine Einwilligung vorliegt oder eine gesetzliche Grundlage gegeben ist. Beide Voraussetzungen lagen hier nicht vor. Die Verwendung eines offenen E-Mail-Verteilers (Eintragung der E-Mail-Adressen in das “AN-Feld“) stellte damit einen Datenschutzverstoß dar, der mit einem Bußgeld geahndet werden kann. Im Hinblick auf die erhebliche Anzahl der E-Mail-Adressen hat es das zuständige Amt in diesem Fall nicht mehr bei einer (folgenlosen) Feststellung der datenschutzrechtlichen Unzulässigkeit belassen, sondern ein Bußgeld verhängt.
Die Verwendung eines offenen E-Mail-Verteilers ist datenschutzrechtlich unzulässig, wenn die Inhaber der E-Mail-Adressen dazu nicht ihre Einwilligung erklärt haben. Eine Einwilligung wird diesbezüglich in der Regel nicht vorliegen. Wer E-Mail-Adressen in das „AN-Feld“ oder das „CC-Feld“ einträgt, macht die Empfängerliste für alle Adressaten sichtbar. Nur bei Eintragung der E-Mail-Adressen in das „BCC-Feld“ (englisch: "Blind Carbon Copy", dt. sinngemäß Blindkopie) wird die Übertragung der E-Mail-Adressen an die Empfänger unterdrückt, so dass keiner erkennen kann, an wen diese E-Mail sonst noch geschickt wurde. Unternehmen sollten ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, bei nach außen gerichteter E-Mail-Kommunikation, erneut auf diesen Umstand aufmerksam machen.