FAQ zum Online-Portal

Mit dem Online-Portal bietet die IHK Nord Westfalen Betrieben, Ausbildern, Auszubildenden und Prüfern eine Plattform, über die viele Ausbildungs- und Prüfungsangelegenheiten bequem abgewickelt werden können. Die am häufigsten gestellten Fragen haben wir hier zusammengefasst.

Wie erhalte ich die Zugangsdaten?

Ausbildungsbetriebe erhalten die Zugangsdaten für das Online-Portal seit Oktober 2017 mit der Eintragungsbestätigung zum Ausbildungsvertrag, sofern noch kein Account vorhanden ist. Alternativ können Unternehmen diese auch online beantragen.
Sollten Sie Ihre Zugangsdaten als Ausbildungsbetrieb nicht mehr kennen, nutzen Sie bitte die Funktion “Passwort vergessen”.

Auszubildende erhalten die Zugangsdaten für das Online-Portal per E-Mail an die im Ausbildungs- oder Umschulungsvertrag hinterlegte E-Mail-Adresse, gemeinsam mit der Eintragungsbestätigung zum Ausbildungsvertrag.
Unter dem Menüpunkt „Ausbildungsverhältnisse“ kann über den Button „Account erstellen“ nach Eingabe der E-Mail-Adresse ein Zugang für Auszubildende angelegt werden. Sie können der Auszubildenden auch eine E-Mail zur Passwortänderung schicken.

Ausbilder/-innen erhalten die Zugangsdaten über den Account des Ausbildungsbetriebes. Ausbildungsbetriebe können unter dem Menüpunkt „Ausbilder/-in“ und dem Button „Account erstellen“ nach Eingabe der E-Mail-Adresse Zugangsdaten für ihre Ausbilderinnen und Ausbilder erstellen.

Ausbildungsbeauftragte erhalten die Zugangsdaten automatisch, sobald ihnen erstmalig von einem Auszubildenden ein Ausbildungsnachweis gesendet wird. Die Zugangsdaten werden nur einmalig erstellt und können auch für nachfolgende Ausbildungsnachweise dieses Auszubildenden und auch für andere Auszubildende verwendet werden.

Prüferinnen und Prüfer erhalten die Zugangsdaten über den verantwortlichen Prüfungskoordinator bei der IHK Nord Westfalen.

Prüfungsteilnehmer einer Fortbildungs- oder Sachkundeprüfung können sich hier registrieren.

Wie lege ich als Ausbildungsbetrieb einen Account für die Ausbilder an?

Ausbildungsbetriebe können unter dem Menüpunkt „Ausbilder/-in“ alle im Ausbildungsbetrieb tätigen Ausbilder/-innen aufrufen. Über die Funktion „Account anlegen“ können die Accounts der Ausbilder/-innen freigeschaltet werden. Dazu ist die Eingabe der entsprechenden E-Mail-Adresse der Person notwendig.

Sollten Sie mehrere Ausbildungsstätten über einen Account verwalten, wählen Sie im Drop-Down-Menü die gewünschte Ausbildungsstätte aus und rufen diese über den Button „Aktualisieren“ auf. Über den Button „Änderungsmail“ können Sie Änderungen zum Ausbilder über das Portal an die IHK senden.

Wie lege ich als Ausbildungsbetrieb einen Account für Auszubildende an?

Ausbildungsbetriebe können unter dem Menüpunkt „Ausbildungsverhältnisse“ alle im Ausbildungsbetrieb tätigen Auszubildenden aufrufen. Nach Auswahl des entsprechenden Auszubildenden kann über die Funktion „Account anlegen“ der Zugang des Auszubildenden erstellt werden. Dazu ist die Eingabe der entsprechenden E-Mail-Adresse der Person notwendig.

Ist der Account bereits vorhanden, kann der Betrieb über “Passwort zurücksetzen” einen Link zur Passwortänderung an den Auszubildenden schicken. Über “E-Mail-Adresse ändern” kann die E-Mail-Adresse für den Auszubildenden auch korrigiert werden.

Wo melde ich mich an?

Unter folgenden Links ist eine Anmeldung im Ausbildungsportal möglich:
Zur Anmeldung können Sie auch die BundID oder das Unternehmenskonto (ELSTER) nutzen. Weitere Informationen zu den Nutzerkonten erhalten Sie hier.
Hinweis: Wer mehrere Funktionen hat, zum Beispiel als Ausbilder und Prüfer, kann über einen Zugang auf alle relevanten Portale zugreifen.

Benutzername oder E-Mail-Adresse ist nicht bekannt?

Wenn Sie die Meldung "Der eingegebene Benutzername oder die E-Mail-Adresse ist nicht im Online-Portal der IHK registriert." erhalten, prüfen Sie bitte zunächst, ob Sie die richtige Anmeldemaske sowie die richtige IHK gewählt haben.

Im Online-Portal der IHK Nord Westfalen haben Sie verschiedene Anmeldemöglichkeiten, je nach Ihrer Rolle. Sie können sich als Ausbildungsbetrieb, Auszubildender, Prüfer, Ausbilder oder Ausbildungsbeauftragter (ausschließlich zur Genehmigung von Ausbildungsnachweisen) anmelden.
Sind Sie auf der richtigen Seite? Die IHK Nord Westfalen ist für das Münsterland und die Emscher-Lippe-Region zuständig. Mit dem bundesweiten IHK-Finder erreichen Sie Ihre regionale IHK. Geben Sie Ort oder Postleitzahl ein, um zu dem Angebot Ihrer IHK zu gelangen.

Was mache ich, wenn ich mein Passwort vergessen habe?

Wenn Sie Ihr Passwort für das Online-Portal vergessen haben, können Sie über die Schaltfläche „Passwort vergessen“ neue Zugangsdaten erstellen. Geben Sie dazu Ihren Benutzernamen oder Ihre E-Mail-Adresse ein. Anschließend erhalten Sie eine E-Mail mit einem Link, über den Sie ein neues Passwort festlegen können.

Auszubildende müssen ihre Azubinummer (Identnummer) oder die im Online-Portal hinterlegte E-Mail-Adresse eingeben, um einen Link zur Änderung des Passworts anfordern zu können.
Sobald ein neues Passwort hinterlegt wurde oder Sie sich mit dem alten Passwort angemeldet haben, ist der Link ungültig. Sollten Sie mehrfach hintereinander falsche Zugangsdaten verwendet haben, werden Sie für das Online-Portal aus Sicherheitsgründen für 24 Stunden gesperrt.

Was bedeutet die Fehlermeldung „Leider konnten wir Ihnen keine E-Mail zusenden."?

Wenn die Fehlermeldung „Leider konnten wir Ihnen keine E-Mail zusenden. Bitte wenden Sie sich an Ihren zuständigen Sachbearbeiter in der IHK.“ erscheint, gehen Sie bitte wie folgt vor:
  1. Prüfen Sie, ob Ihr Ausbildungsbetrieb im Münsterland oder in der Emscher-Lippe-Region liegt. Die IHK Nord Westfalen ist nur für diese Regionen zuständig. Welche IHK für Sie zuständig ist, finden Sie hier.
  2. Falls Ihr Ausbildungsbetrieb im Münsterland oder in der Emscher-Lippe-Region liegt, machen Sie bitte einen Screenshot der Fehlermeldung. Senden Sie diesen Screenshot zusammen mit Ihrer IHK-Identnummer (Azubinummer) per E-Mail an: bildung@ihk-nordwestfalen.de
Wichtig: Die IHK Nord Westfalen ist für das Münsterland sowie die Emscher-Lippe-Region zuständig. Mit dem bundesweiten IHK-Finder erreichen Sie Ihre regionale IHK. Geben Sie Ort oder Postleitzahl ein, um zu dem Angebot Ihrer IHK zu gelangen.

Wo kann ich meine E-Mail-Adresse für den Online-Account ändern?

Um Ihre E-Mail-Adresse im Online-Portal zu ändern, klicken Sie auf „Profil“, das Sie direkt unter dem IHK-Logo finden. Wählen Sie anschließend den Menüpunkt „Zugangsdaten - E-Mail-Adresse“.

Wenn Sie Auszubildender sind, finden Sie diese Option im Bereich „Ausbildung“. Ausbildungsbeauftragte (Ausbildungsbetreuer) können die E-Mail nicht eigenständig ändern. Sie erhalten mit der Eingabe der neuen E-Mail-Adresse durch den Auszubildenden neue Zugangsdaten.

Klicken Sie auf „ändern“, geben Sie Ihre neue E-Mail-Adresse ein und bestätigen Sie die Eingabe. Sie erhalten dann eine Bestätigungs-E-Mail mit einem Link. Klicken Sie auf diesen Link, um die Änderung abzuschließen.

Bitte beachten Sie: Wenn Sie eine weitere Bestätigungs-E-Mail anfordern, wird der vorherige Link ungültig. Verwenden Sie daher immer den Link aus der zuletzt erhaltenen E-Mail.

Wie kann ich eine Vertretung für meinen Account hinterlegen?

Unter dem Menüpunkt „Profil - Vertretung“ kann nach Eingabe der Zugangsdaten der vertretungsberechtigten Person oder Firma eine Vertretung hinterlegt werden. Dies setzt einen bereits bestehenden Account, zum Beispiel als Ausbilder, Prüfer, Prüfungsteilnehmer oder Firma voraus.

Ausbilder können alternativ auch über den Menüpunkt „Firmenmitarbeiter/-in als Vertreter/-in hinterlegen“ hinzugefügt werden. Hierzu können die bei der IHK hinterlegten Ausbilder aus einer Drop-Down-Liste ausgewählt werden und hinzugefügt werden.

Soll ein Vertreter eingerichtet werden, der noch keinen Account zum Online-Portal besitzt, kann dies über den Link „Firmenmitarbeiter/-in als Vertreter/-in hinterlegen“ vorgenommen werden. Diese Person muss durch die IHK genehmigt werden. Nach erfolgter Überprüfung durch die IHK erhält diese Person eine E-Mail mit den Zugangsdaten. Erst ab diesem Zeitpunkt wird der neue Vertreter auch in der Vertreterübersicht aufgeführt.
Hinweis: Ausbildungsbetriebe, die die Ausbildung über den Hauptsitz organisieren möchten, können über den Account des Hauptsitzes auf alle Filialen und Niederlassungen zugreifen. Für die Freischaltung wenden Sie sich bitte an bildung@ihk-nordwestfalen.de.

Wie kann ich als Vertreter/-in auf den Account des Ausbildungsbetriebes zugreifen?

Personen, die einen Ausbildungsbetrieb vertreten, können sich direkt über die Anmeldemaske (Login als Ausbildungsbetrieb) anmelden und wählen dann den zu vertretenden Account aus.
Nach erfolgreichem Login im Online-Portal kann die vertretungsberechtigte Person über den Menüpunkt „Profil – Berechtigungen“ und den Button „Zum Programm“ zum Account des Ausbildungsbetriebes oder der zu vertretenden Person wechseln.
Tipp: Wenn Sie nach erfolgtem Login die Meldung „Sie sind nicht als Ausbildungsbetrieb registriert.“ erhalten, sind Sie als Vertreter/-in angemeldet. In diesem Fall nutzen Sie bitte das oben beschriebene Verfahren.

Warum lädt das Portal nicht gleich die Daten, nachdem man eine Auswahl getroffen hat?

Die IHK hat bewusst auf den Einsatz von JavaScript verzichtet, um den Anforderungen des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) gerecht zu werden. Zudem blockieren viele Unternehmen aus Sicherheitsgründen JavaScript auf ihren Firmengeräten. Eine JavaScript-basierte Lösung hätte daher zahlreiche Nutzer ausgeschlossen.

Der Verzicht auf JavaScript kann in manchen Bereichen den Komfort einschränken. Beispielsweise muss gelegentlich ein "Aktualisieren"-Button geklickt werden, um Änderungen oder zuvor getätigte Auswahlen sichtbar zu machen.
Bis zum Jahresende 2025 wird das Online-Portal vollständig überarbeitet.

Wo finde ich die Eintragungsbestätigung?

Bei der Anmeldung im Online-Portal wird ein Hinweis eingeblendet, falls neue oder noch nicht gelesene Dokumente (zum Beispiel Eintragungsbestätigungen) vorliegen.

Ausbildungsbetriebe

Unternehmen können die Eintragungsbestätigungen unter dem Menüpunkt „Profil – Dokumente“ im Portal abrufen. Alternativ kann die Eintragungsbestätigung auch über den Menüpunkt „Ausbildungsverhältnisse“ abgerufen werden.

Auszubildende

Auszubildende können die Eintragungsbestätigungen unter dem Menüpunkt „Dokumente“ im Azubi-Portal öffnen.
Die Eintragungsbestätigung kann gespeichert und/oder gedruckt werden. Wurde eine Eintragungsbestätigung geöffnet, werden Datum und Uhrzeit dokumentiert.

Ab wann dürfen Auszubildende den elektronischen Ausbildungsnachweis führen?

Auch Auszubildende im zweiten und dritten Ausbildungsjahr können den Ausbildungsnachweis elektronisch über das Online-Portal der IHK Nord Westfalen führen. Eine Änderung der Form der Führung der Ausbildungsnachweise muss der IHK Nord Westfalen mitgeteilt werden. Im Online-Portal unter dem Menüpunkt „Einstellungen – Einstellungen für Ausbildungsnachweise“ muss hinterlegt werden, dass die Ausbildungsnachweise für den jeweiligen Ausbildungsberuf künftig elektronisch geführt werden sollen. Die Einstellung zur elektronischen Führung der Nachweise erfolgt pro Ausbildungsberuf und kann individuell aktiviert oder deaktiviert werden.

Beim ersten Ausbildungsnachweis, der im Online-Portal hinterlegt wird, können Auszubildende den Zeitraum länger als eine Woche (zum Beispiel 1. August 2023 bis 31. Juli 2024) angeben. Dies geht aber ausschließlich beim ersten Eintrag, danach greift die Plausibilitätsprüfung, sodass Nachweise höchstens für einen Zeitraum von sieben Tagen hinterlegt werden können.

Im Feld „Ausbildungsabschnitt“ kann der Text „Ausbildungsnachweise sind schriftlich geführt worden“ sowie in das Feld „Ausbildungsinhalte“ kann der Text „Die Ausbildungsinhalte sind für den genannten Zeitraum schriftlich geführt und genehmigt worden.“ hinterlegt werden. Der Ausbilder muss im Genehmigungsprozess bestätigen, dass der Nachweis bisher ordnungsgemäß schriftlich geführt wurde.
Hinweis: Eine Änderung der Form der Führung der Ausbildungsnachweise muss der IHK mitgeteilt werden. Beim elektronischen Führen wird der Ausbildungsnachweis mit digitaler Unterstützung erstellt. Das ist nicht nur der Fall bei digitalen Anwendungsprogrammen (IHK-Online-Portal), sondern auch schon bei der Erstellung am Computer (zum Beispiel durch Word oder PDF).

Wo hinterlege ich, ob Auszubildende den elektronischen Ausbildungsnachweis nutzen dürfen?

Über den Menüpunkt „Einstellungen für Ausbildungsnachweise“ können Ausbildungsbetriebe durch setzen des Häkchens bei „elektronischer Ausbildungsnachweis“ definieren, ob der Ausbildungsnachweis im Online-Portal geführt werden soll oder nicht. Die Einstellung ist jeweils pro Ausbildungsberuf möglich.

Ist das Häkchen nicht gesetzt, ist die elektronische Führung des Ausbildungsnachweises über das Online-Portal für den Auszubildenden nicht möglich.

Erinnerungsmails werden für alle Ausbildungsverhältnisse, die ab dem 01.08.2018 versendet, wenn Auszubildende nicht alle Nachweise erfasst haben oder durch die Ausbilder beziehungsweise Ausbildungsbeauftragten noch nicht alle Ausbildungsnachweise genehmigt oder abgelehnt wurden.

Wie wird der Ausbildungsnachweis genehmigt?

Ausbildungsnachweise müssen durch den Ausbilder beziehungsweise die Ausbildungsbetreuer genehmigt werden. Die E-Mail der zu genehmigenden Person wird durch den Auszubildenden beim Ausbildungsnachweis hinterlegt. Über den zu genehmigenden Ausbildungsnachweis wird die hinterlegte Person an die angegebene E-Mail informiert.
Erhält der Ausbildungsbetreuer zum ersten Mal an seine E-Mail-Adresse einen Ausbildungsnachweis, so wird die PIN mit der E-Mail übermittelt. Diese PIN kann für die Ausbildungsnachweise aller Auszubildenden des Betreuers verwendet werden. Eine Registrierung ist nicht möglich.
Ist der Nachweis genehmigt oder abgelehnt worden, erhält der Auszubildende per E-Mail eine Mitteilung darüber. Bei einer Ablehnung des Ausbildungsnachweises muss im Feld „Bemerkung des Betreuers“ eine Begründung für die Ablehnung angegeben werden. Wird ein Nachweis genehmigt, ist eine Bemerkung optional möglich.

Der/die im Ausbildungsvertrag hinterlegte Ausbilder/-in kann im Online-Portal über den Menüpunkt „Ihr/e Auszubildende/r“ alle Ausbildungsnachweise seiner Auszubildenden einsehen. Angezeigt werden ihm/ihr alle Auszubildenden, bei denen er/sie im Ausbildungsvertrag als verantwortliche/r Ausbilder/in hinterlegt ist.
Bereits genehmigte Ausbildungsnachweise können vom Auszubildenden nicht mehr geändert werden. Sollte dies erforderlich sein, so muss der Ausbilder den Nachweis nachträglich ablehnen. Durch die Ablehnung wird der Nachweis dann wieder für die Bearbeitung freigegeben.

Wie kann ich einen Ausbildungsberuf für den IHK-Ausbildungsatlas freigeben?

Ausbildungsbetriebe können ihre Ausbildungsberufe im IHK-Ausbildungsatlas veröffentlichen, indem sie im Online-Portal unter dem Menüpunkt „Ausbildungsatlas“ die Ausbildungsberufe einstellen und zur Veröffentlichung freigeben. Nur Betriebe, die einer Veröffentlichung zugestimmt haben, werden im Ausbildungsatlas angezeigt.

Wo finde ich den Ausbildungsvertrag?

Im Ausbildungsportal können Betriebe den Ausbildungsvertrag über den Menüpunkt "Verträge" und "Neuer Ausbildungsvertrag" erfassen. Wiederkehrende Angaben können bequem über die Funktion „Vertragskonditionen merken“ gespeichert werden.

Wo kann ich überprüfen, ob mein Auszubildender bereits zur Abschlussprüfung angemeldet ist?

Über den Menüpunkt „Prüfungen“ können Sie den Prüfungsstand des Auszubildenden einsehen. Angezeigt werden Name, Prüfungsart, Prüfungsstand, Ergebnisdatum und Beruf des Auszubildenden.

Wo kann ich die Prüfungsanmeldung vornehmen?

Ausbildungsbetriebe:

Im Online-Portal können Ausbildungsbetriebe über den Menüpunkt „Prüfungen“ und Auswahl der Prüfung (zum Beispiel Sommer 2020) die Anmeldung zur Prüfung vornehmen. Im Anschluss wird die Anmeldung zur Überprüfung an den Prüfungsteilnehmer weitergeleitet. Dieser wird darüber ebenfalls per E-Mail benachrichtigt. Eine Ampel zeigt den Status der Anmeldung an.

Prüfungsteilnehmer:

Im Online-Portal können Auszubildende und Umzuschulende über den Menüpunkt „Ihre Prüfungen“ die vom Ausbildungsbetrieb gemachten Eintragungen zur Prüfungsanmeldung überprüfen und bestätigen. Erst nach der Bestätigung des Prüfungsteilnehmers liegt die Anmeldung der IHK vor.

Wie kann ich meinen Auszubildenden zur Prüfung anmelden?

Die Aufforderung zur Anmeldung für die Abschlussprüfung erfolgt automatisch durch die Industrie- und Handelskammer per E-Mail. Ausbildungsbetriebe erhalten diese E-Mail etwa sechs Wochen vor dem jeweiligen Stichtag: Für die Sommerprüfung ist das der 31. Januar, für die Winterprüfung der 31. Juli.

In der Nachricht wird mitgeteilt, welche Auszubildenden für die Abschlussprüfung angemeldet werden können. Die E-Mail wird an die im Online-Portal des Ausbildungsbetriebs hinterlegte Adresse verschickt.

Weitere Informationen zur Online-Anmeldung erhalten Sie hier.

Wo kann ich die Prüfungstermine meines Auszubildenden einsehen?

Als Ausbildungsbetrieb können Sie die Prüfungstermine Ihres Auszubildenden einsehen. Navigieren Sie im Online-Portal zum Menüpunkt „Prüfungen“.

Wählen Sie den jeweiligen Prüfungstermin und den Auszubildenden aus, um die Prüfungstermine einzusehen. Soweit Prüfungseinplanungen freigegeben wurden, können diese durch Klick auf "Termine" abgerufen werden. Dies erfolgt in der Regel zeitgleich mit dem Versand der Einladungen, circa drei Wochen vor der schriftlichen Prüfung.

Wo kann ich die Prüfungsergebnisse meines Auszubildenden einsehen?

Die Prüfungsergebnisse Ihres Auszubildenden können Sie im Online-Portal der IHK Nord Westfalen für Ausbildungsbetriebe einsehen.

Dazu wählen Sie als Ausbildungsbetrieb im Menüpunkt „Prüfungen“ den gewünschten Prüfungstermin aus und klicken auf den blau hinterlegten Link. Im nächsten Schritt wählen Sie den Namen des gewünschten Auszubildenden aus. Auf der folgenden Seite finden Sie dann einen Link „Ergebnisse“, über den Sie die Prüfungsergebnisse einsehen können.

Je nach Auswahl kann über die Schaltfläche „Ergebnisse “ auch eine Ergebnisansicht aller Auszubildenden dieses Prüfungstermins abgerufen werden.

Ist das Ausbildungsverhältnis beendet, können Ausbildungsbetriebe die Prüfungsergebnisse aus Datenschutzgründen nach 14 Tagen nicht mehr einsehen. Ausbilderinnen und Ausbilder können über ihren Online-Account keine Prüfungsergebnisse einsehen.
Seit der Sommerprüfung 2025 können die Zeugnisse über den Menüpunkt „Profil – Dokumente“ durch den Ausbildungsbetrieb heruntergeladen werden.