IHK-Ausbildungsportal

FAQ zum Online-Portal

Mit dem Online-Portal bietet die IHK Nord Westfalen Betrieben, Ausbildern, Auszubildenden und Prüfern eine Plattform, über die viele Ausbildungs- und Prüfungsangelegenheiten bequem abgewickelt werden können. Die am häufigsten gestellten Fragen haben wir hier zusammengefasst.

Wie erhalte ich die Zugangsdaten?

Ausbildungsbetriebe erhalten die Zugangsdaten für das Online-Portal seit Oktober 2017 mit der Eintragungsbestätigung zum Ausbildungsvertrag, sofern noch kein Account vorhanden ist. Alternativ können Unternehmen diese auch online beantragen.

Auszubildende erhalten die Zugangsdaten für das Online-Portal mit der Eintragungsbestätigung zum Ausbildungsvertrag. Ausbildungsbetriebe können unter dem Menüpunkt „Ausbildungsverhältnisse“ und dem Button „Account erstellen“ nach Eingabe der E-Mail-Adresse Zugangsdaten für ihre Auszubildenden erstellen.

Ausbilder/-innen erhalten die Zugangsdaten über den Account des Ausbildungsbetriebes. Ausbildungsbetriebe können unter dem Menüpunkt „Ausbilder/-in“ und dem Button „Account erstellen“ nach Eingabe der E-Mail-Adresse Zugangsdaten für ihre Ausbilderinnen und Ausbilder erstellen.

Ausbildungsbeauftragte erhalten die Zugangsdaten automatisch, sobald ihnen erstmalig von einem Auszubildenden ein Ausbildungsnachweis gesendet wird. Die Zugangsdaten werden nur einmalig erstellt und können auch für nachfolgende Ausbildungsnachweise dieses Auszubildenden und auch für andere Auszubildende verwendet werden.

Prüferinnen und Prüfer erhalten die Zugangsdaten über den verantwortlichen Prüfungskoordinator bei der IHK.

Prüfungsteilnehmer einer Fortbildungs- oder Sachkundeprüfung können sich hier registrieren.

Wie lege ich als Ausbildungsbetrieb einen Account für die Ausbilder an?

Ausbildungsbetriebe können unter dem Menüpunkt „Ausbilder/-in“ alle im Ausbildungsbetrieb tätigen Ausbilder/-innen aufrufen. Über die Funktion „Account anlegen“ können die Accounts der Ausbilder/-innen freigeschaltet werden. Dazu ist die Eingabe der entsprechenden E-Mail-Adresse der Person notwendig.

Sollten Sie mehrere Ausbildungsstätten über einen Account verwalten, wählen Sie im Drop-Down-Menü die gewünschte Ausbildungsstätte aus und rufen diese über den Button „Aktualisieren“ auf. Über den Button „Änderungsmail“ können Sie Änderungen zum Ausbilder über das Portal an die IHK senden.

Wie lege ich als Ausbildungsbetrieb einen Account für Auszubildende an?

Ausbildungsbetriebe können unter dem Menüpunkt „Ausbildungsverhältnisse“ alle im Ausbildungsbetrieb tätigen Auszubildenden aufrufen. Nach Auswahl des entsprechenden Auszubildenden kann über die Funktion „Account anlegen“ der Zugang des Auszubildenden erstellt werden. Dazu ist die Eingabe der entsprechenden E-Mail-Adresse der Person notwendig.

Ist der Account bereits vorhanden, kann der Betrieb über “Passwort zurücksetzen” einen Link zur Passwortänderung an den Auszubildenden schicken. Über “E-Mail-Adresse ändern” kann die E-Mail-Adresse für den Auszubildenden auch korrigiert werden.

Wo melde ich mich an?

Unter folgenden Links ist eine Anmeldung im Ausbildungsportal möglich:
Zur Anmeldung können Sie auch die BundID oder das Unternehmenskonto (ELSTER) nutzen. Weitere Informationen zu den Nutzerkonten erhalten Sie hier.
Hinweis: Wer mehrere Funktionen hat, zum Beispiel als Ausbilder und Prüfer, kann über einen Zugang auf alle relevanten Portale zugreifen.

Was mache ich, wenn ich mein Passwort vergessen habe?

Haben Sie Ihr Passwort vergessen, können Sie über die Schaltfläche „Passwort vergessen“ neue Zugangsdaten erstellen. Nach Eingabe des Benutzernamens oder der E-Mail-Adresse erhalten Sie eine E-Mail mit einem Link, mit dem ein neues Passwort erstellt werden kann.

Auszubildende müssen ihre Azubinummer (Identnummer) oder die im Online-Portal hinterlegte E-Mail-Adresse eingeben, um einen Link zur Änderung des Passworts anfordern zu können.
Sobald ein neues Passwort hinterlegt wurde oder Sie sich mit dem alten Passwort angemeldet haben, ist der Link ungültig. Sollten Sie mehrfach hintereinander falsche Zugangsdaten verwendet haben, werden Sie für das Online-Portal aus Sicherheitsgründen für 24 Stunden gesperrt.

Wo kann ich meine E-Mail-Adresse für den Online-Account ändern?

Unter dem Menüpunkt „Profil - Zugangsdaten - E-Mail-Adresse“ können Sie ihre im Online-Portal hinterlegte E-Mail-Adresse ändern.

Nach Klick auf “ändern” geben Sie bitte ihre neue E-Mail-Adresse ein. Nach der Eingabe erhalten Sie eine E-Mail, die über den darin enthaltenen Link bestätigt werden muss.

Sobald von Ihnen eine weitere Bestätigungsnachricht zur Änderung Ihrer im Online-Portal hinterlegten E-Mail-Adresse angefordert wird, wird der vorherige Verifizierungs-Link automatisch ungültig. Klicken Sie bitte auf den Link in der zuletzt erhaltenen E-Mail.

Wie kann ich eine Vertretung für meinen Account hinterlegen?

Unter dem Menüpunkt „Profil - Vertretung“ kann nach Eingabe der Zugangsdaten der vertretungsberechtigten Person oder Firma eine Vertretung hinterlegt werden. Dies setzt einen bereits bestehenden Account, zum Beispiel als Ausbilder, Prüfer, Prüfungsteilnehmer oder Firma voraus.

Ausbilder können alternativ auch über den Menüpunkt „Firmenmitarbeiter/-in als Vertreter/-in hinterlegen“ hinzugefügt werden. Hierzu können die bei der IHK hinterlegten Ausbilder aus einer Drop-Down-Liste ausgewählt werden und hinzugefügt werden.

Soll ein Vertreter eingerichtet werden, der noch keinen Account zum Online-Portal besitzt, kann dies über den Link „Firmenmitarbeiter/-in als Vertreter/-in hinterlegen“ vorgenommen werden. Diese Person muss durch die IHK genehmigt werden. Nach erfolgter Überprüfung durch die IHK erhält diese Person eine E-Mail mit den Zugangsdaten. Erst ab diesem Zeitpunkt wird der neue Vertreter auch in der Vertreterübersicht aufgeführt.
Hinweis: Ausbildungsbetriebe, die die Ausbildung über den Hauptsitz organisieren möchten, können über den Account des Hauptsitzes auf alle Filialen und Niederlassungen zugreifen. Zur Freischaltung setzen Sie sich bitte mit der IHK in Verbindung.

Wie kann ich als Vertreter/-in auf den Account des Ausbildungsbetriebes zugreifen?

Personen, die einen Ausbildungsbetrieb vertreten, können sich direkt über die Anmeldemaske (Login als Ausbildungsbetrieb) anmelden und wählen dann den zu vertretenden Account aus.
Nach erfolgreichem Login im Online-Portal kann die vertretungsberechtigte Person über den Menüpunkt „Profil – Berechtigungen“ und den Button „Zum Programm“ zum Account des Ausbildungsbetriebes oder der zu vertretenden Person wechseln.
Tipp: Wenn Sie nach erfolgtem Login die Meldung „Sie sind nicht als Ausbildungsbetrieb registriert.“ erhalten, sind Sie als Vertreter/-in angemeldet. In diesem Fall nutzen Sie bitte das oben beschriebene Verfahren.

Warum lädt das Portal nicht gleich die Daten, nachdem man eine Auswahl getroffen hat?

Bei der Programmierung der Portale wurde auf die Verwendung von JavaScript verzichtet. Zum einen, da die IHK den Anforderungen des Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) unterliegt, zum anderen weil viele Firmen aus Datensicherheitsgründen JavaScript auf ihren Firmengeräten blocken. Wir hätten somit eine große Anzahl von Nutzern ausgeschlossen.

Daher fehlt manchmal der Komfort einer JavaScript-basierten Anwendung. So muss an einigen Stellen der Aktualisieren-Button angeklickt werden, um Änderungen oder eine vorher getätigte Auswahl sichtbar zu machen.

Wo finde ich die Eintragungsbestätigung?

Bei der Anmeldung im Portal wird ein Hinweis eingeblendet, falls neue oder noch nicht gelesene Dokumente (zum Beispiel Eintragungsbestätigungen) vorliegen.

Unternehmen können die Eintragungsbestätigungen unter dem Menüpunkt „Profil – Dokumente“ abrufen. Alternativ kann die Eintragungsbestätigung auch über den Menüpunkt „Ausbildungsverhältnisse“ abgerufen werden.

Auszubildende können die Eintragungsbestätigungen unter dem Menüpunkt „Dokumente“ öffnen.

Die Eintragungsbestätigung kann gespeichert und/oder gedruckt werden. Wurde eine Eintragungsbestätigung geöffnet, werden Datum und Uhrzeit dokumentiert.

Ab wann dürfen Auszubildende den elektronischen Ausbildungsnachweis führen?

Auch Auszubildende im zweiten und dritten Ausbildungsjahr können den Ausbildungsnachweis elektronisch über das Online-Portal führen. Beim ersten Eintrag können sie den Zeitraum länger als eine Woche (zum Beispiel 1. August 2023 bis 31. Juli 2024) angeben.

Dies geht aber ausschließlich beim ersten Eintrag, danach greift die Plausibilitätsprüfung, so dass Nachweise höchstens für einen Zeitraum von sieben Tagen hinterlegt werden können. Der Ausbilder muss im Genehmigungsprozess bestätigen, dass der Nachweis bisher ordnungsgemäß schriftlich geführt wurde.
Hinweis: Eine Änderung der Form der Führung der Ausbildungsnachweise muss der IHK mitgeteilt werden. Beim elektronischen Führen wird der Ausbildungsnachweis mit digitaler Unterstützung erstellt. Das ist nicht nur der Fall bei digitalen Anwendungsprogrammen (IHK-Online-Portal), sondern auch schon bei der Erstellung am Computer (zum Beispiel durch Word oder PDF).

Wo hinterlege ich, ob Auszubildende den elektronischen Ausbildungsnachweis nutzen dürfen?

Über den Menüpunkt „Einstellungen für Ausbildungsnachweise“ können Ausbildungsbetriebe durch setzen des Häkchens bei „elektronischer Ausbildungsnachweis“ definieren, ob der Ausbildungsnachweis im Online-Portal geführt werden soll oder nicht. Die Einstellung ist jeweils pro Ausbildungsberuf möglich.

Ist das Häkchen nicht gesetzt, ist die elektronische Führung des Ausbildungsnachweises über das Online-Portal für den Auszubildenden nicht möglich.

Erinnerungsmails werden für alle Ausbildungsverhältnisse, die ab dem 01.08.2018 versendet, wenn Auszubildende nicht alle Nachweise erfasst haben oder durch die Ausbilder beziehungsweise Ausbildungsbeauftragten noch nicht alle Ausbildungsnachweise genehmigt oder abgelehnt wurden.
Die häufigsten Fragen zum elektronischen Ausbildungsnachweis im IHK-Online-Portal haben wir in der folgenden FAQ-Übersicht zusammengestellt.

Wie wird der Ausbildungsnachweis genehmigt?

Ausbildungsnachweise müssen durch den Ausbilder beziehungsweise die Ausbildungsbetreuer genehmigt werden. Die E-Mail der zu genehmigenden Person wird durch den Auszubildenden beim Ausbildungsnachweis hinterlegt. Über den zu genehmigenden Ausbildungsnachweis wird die hinterlegte Person an die angegebene E-Mail informiert.
Erhält der Ausbildungsbetreuer zum ersten Mal an seine E-Mail-Adresse einen Ausbildungsnachweis, so wird die PIN mit der E-Mail übermittelt. Diese PIN kann für die Ausbildungsnachweise aller Auszubildenden des Betreuers verwendet werden.
Ist der Nachweis genehmigt oder abgelehnt worden, erhält der Auszubildende per E-Mail eine Mitteilung darüber. Bei einer Ablehnung des Ausbildungsnachweises muss im Feld „Bemerkung des Betreuers“ eine Begründung für die Ablehnung angegeben werden. Wird ein Nachweis genehmigt, ist eine Bemerkung optional möglich.

Der im Ausbildungsvertrag hinterlegte Ausbilder kann über den Menüpunkt „Ihr/-e Auszubildende/-r“ alle Ausbildungsnachweise einsehen.
Bereits genehmigte Ausbildungsnachweise können vom Auszubildenden nicht mehr geändert werden. Sollte dies erforderlich sein, so muss der Ausbilder den Nachweis nachträglich ablehnen. Durch die Ablehnung wird der Nachweis dann wieder für die Bearbeitung durch den Auszubildenden freigegeben.

Wie kann ich einen Ausbildungsberuf für den IHK-Ausbildungsatlas freigeben?

Ausbildungsbetriebe können die Ausbildungsberufe über das IHK-Online-Portal pflegen und veröffentlichen. Im Ausbildungsatlas werden nur Ausbildungsbetriebe angezeigt, die einer Veröffentlichung zugestimmt haben.

Wo kann ich überprüfen, ob mein Auszubildender bereits zur Abschlussprüfung angemeldet ist?

Über den Menüpunkt „Prüfungen“ können Sie den Prüfungsstand des Auszubildenden einsehen. Angezeigt werden Name, Prüfungsart, Prüfungsstand, Ergebnisdatum und Beruf des Auszubildenden.

Wo kann ich die Prüfungsanmeldung vornehmen?

Ausbildungsbetriebe:

Im Online-Portal können Ausbildungsbetriebe über den Menüpunkt „Prüfungen“ und Auswahl der Prüfung (zum Beispiel Sommer 2020) die Anmeldung zur Prüfung vornehmen. Im Anschluss wird die Anmeldung zur Überprüfung an den Prüfungsteilnehmer weitergeleitet. Dieser wird darüber ebenfalls per E-Mail benachrichtigt. Eine Ampel zeigt den Status der Anmeldung an.

Prüfungsteilnehmer:

Im Online-Portal können Auszubildende und Umzuschulende über den Menüpunkt „Ihre Prüfungen“ die vom Ausbildungsbetrieb gemachten Eintragungen zur Prüfungsanmeldung überprüfen und bestätigen. Erst nach der Bestätigung des Prüfungsteilnehmers liegt die Anmeldung der IHK vor.

Wie kann ich meinen Auszubildenden zur Prüfung anmelden?

Informationen zur Online-Anmeldung erhalten Sie hier oder in der FAQ-Übersicht zur Prüfungsanmeldung.

Wo kann ich die Prüfungstermine meines Auszubildenden einsehen?

Als Ausbildungsbetrieb können Sie die Prüfungstermine Ihres Auszubildenden einsehen. Navigieren Sie im Online-Portal zum Menüpunkt „Prüfungen“. Wählen Sie den jeweiligen Auszubildenden aus, um die Prüfungstermine einzusehen. Die Termine werden in der Regel drei Wochen vor der schriftlichen Prüfung veröffentlicht.

Wo kann ich die Prüfungsergebnisse meines Auszubildenden einsehen?

Über den Menüpunkt „Prüfungen“ können die Prüfungsergebnisse des Auszubildenden eingesehen werden.
Je nach Auswahl kann über die Schaltfläche „Ergebnisse anzeigen“ auch eine Ergebnisansicht aller Auszubildenden dieses Prüfungstermins abgerufen werden.
Ist das Ausbildungsverhältnis beendet, können Ausbildungsbetriebe die Prüfungsergebnisse aus Datenschutzgründen nach 14 Tagen nicht mehr einsehen.