Die elektronische Rechnung (eRechnung): Einführung seit 2025
Seit dem 1.1.2025 ist durch das Wachstumschancengesetz die eRECHNUNG für Unternehmer verpflichtend, wobei der Umfang der zu erfüllenden Pflichten und die Fristen zur Umsetzung bis 31.12.2027 vom Gesetzgeber gestaffelt wurden.

Was versteht man unter einer elektronischen Rechnung (eRechnung)?

Seit Januar 2025 wird nur noch zwischen der elektronischen Rechnung (eRechnung) und sonstigen Rechnungen unterschieden.
Eine elektronische Rechnung ist nach der neuen Begriffsdefinition eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das strukturierte elektronische Format muss dabei der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen entsprechen (CEN-Norm EN 16931).
Daneben kann das strukturierte elektronische Format der elektronischen Rechnung auch zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbart werden, sofern sich die nach dem UStG erforderlichen Angaben richtig und vollständig in ein Format extrahieren lassen, das der o.g. europäischen Norm entspricht oder mit dieser interoperabel ist. Unter diesen Voraussetzungen sind dann auch beispielsweise über EDI-Verfahren ausgestellte Rechnungen, deren Formate nicht der CEN-Norm EN 16931 entsprechen, weiterhin zulässig.
Eine ausschließlich bildhafte Darstellung der Rechnung (z.B. als PDF) entspricht dann nicht mehr den Anforderungen an eine elektronische Rechnung.

Wer ist zur Ausstellung der eRechnung verpflichtet?

Bereits heute ist im Rechtsverkehr mit der öffentlichen Verwaltung die Ausstellung elektronischer Rechnungen teilweise verpflichtend vorgeschrieben. Nun werden elektronische Rechnungen auch im inländischen B2B-Bereich zukünftig verpflichtend werden.
Die obligatorische Ausstellung von elektronischen Rechnungen betrifft inländische B2B-Umsätze, die zwischen im Inland ansässigen Unternehmern ausgetauscht werden, § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG-neu. Die entsprechenden Regelungen wurden mit dem Wachstumschancengesetz im März 2024 beschlossen. Als im Inland ansässig gelten dabei Unternehmen, die ihren Sitz, den Ort der Geschäftsleitung oder eine (am betreffenden Umsatz beteiligte) Betriebsstätte bzw. den Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt im Inland haben.

Ab wann müssen elektronische Rechnungen ausgestellt und empfangen werden?

Die grundlegende Verpflichtung zur Nutzung gilt ab dem 1. Januar 2025. Aufgrund der erwarteten Herausforderungen für Unternehmen sind jedoch Übergangsregelungen für den Zeitraum von 2025 bis einschließlich 2027 für die Ausstellung von Rechnungen vorgesehen.
Beachte: Es ist zwischen der Ausstellung und der Entgegennahme von Rechnungen zu unterscheiden.

Übergangsregelungen

  • Bis Ende des Jahrs 2026 ist es gestattet, statt E-Rechnungen weiterhin Papierrechnungen für B2B-Umsätze auszustellen. Ebenso ist die Ausstellung elektronischer Rechnungen erlaubt, auch wenn sie nicht dem neuen Format entsprechen (z.B. PDF-Dateien); allerdings ist dann nach wie vor die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich.
  • Für Unternehmen mit einem Vorjahres-Gesamtumsatz bis zu 800.000 EUR verlängert sich die Übergangsfrist für die Ausstellung von Rechnungen in Papierform oder in einem sonstigen elektronischen Format (z.B. PDF-Dateien) um ein weiteres Jahr, das heißt bis Ende 2027. Hierdurch sollen die Belange kleinerer Unternehmen berücksichtigt werden.
  • Ebenfalls bis Ende 2027 ist es gestattet, statt einer E-Rechnung auch eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format auszustellen, wenn diese mittels elektronischem Datenaustausch übermittelt wird (nach Artikel 2 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission vom 19. Oktober 1994 über die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustausches, ABl. L 338 vom 28.12.1994, S. 98, sogenanntes EDI-Verfahren). Dies erfordert die Zustimmung des Empfängers.
Ab dem Jahr 2028 müssen die neuen Anforderungen bezüglich E-Rechnungen und deren Übermittlung zwingend eingehalten werden.
Hinweis für Rechnungsempfänger:
Die Übergangsregelungen gelten nur für Rechnungsaussteller. Alle inländischen Unternehmer sind ab 2025 zum Empfang von elektronischen Rechnungen verpflichtet, soweit sie Leistungen von anderen inländischen Unternehmen erhalten. Wenn ein Rechnungsaussteller die o.g. Übergangsregelungen nicht in Anspruch nimmt, müssen inländische Empfänger ab 2025 also in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.

Wie bereite ich mich vor?

Die neuen Regelungen zur elektronischen Rechnung erfordern auf Unternehmensseite eine Neugestaltung des Rechnungseingangs- und Rechnungsausgangsprozesses unter Einsatz spezieller Softwareprogramme. Abhängig vom Digitalisierungsgrad, der Größe und Branche des Unternehmens, ist dies mit einem unterschiedlichen Aufwand verbunden.
Es ist allen Unternehmen zu empfehlen, sich frühzeitig mit der Thematik zu befassen, um von den Zeit- und Kostenersparnissen der digitalen Verfahrensabläufe zu profitieren. Denn die Pflicht zum Empfang der elektronischen Rechnungen kommt schließlich bereits ab dem Jahr 2025 – und zwar ohne jede Übergangsfrist.
Durch die elektronischen Rechnungen können Rechnungen künftig schneller und einfacherer erstellt sowie medienbruchfrei verarbeitet werden, Fehler bei der manuellen Eingabe reduziert und Kosten für Papier und Porto vermieden werden.
Es empfiehlt sich, das Thema E-Rechnung als interdisziplinäre Herausforderung (mit steuerlichen, prozessbasierten und IT-technischen Anforderungen) zu betrachten und dabei auch zukünftigen Handhabungen und Anforderungen auf Seite der Lieferanten/Dienstleistern und Kunden mit zu berücksichtigen und ein individuelles Umsetzungskonzept zu erstellen.

Checkliste zum Übergang zur eRechnung

  1. Vorbereitende Schritte
    Welche Übergangsfristen können genutzt werden?
    Welche Software nutzen Sie bei der derzeitigen Rechnungsstellung?
    Kontaktieren Sie Ihren Software-Anbieter und vergleichen Sie Alterativen. Ggf. ist ein Wechsel zu prüfen.
  2. Einsatz im Unternehmen planen
    Bestimmen Sie Verantwortlichkeiten für die Umsetzung der eRechnung in Ihrem Unternehmen.
    Schaffen Sie in Ihrem Unternehmen ein Bewusstsein für die Änderungen.
    Organisieren Sie Schulungen und Informationsveranstaltungen für Ihre Mitarbeiter.
    Identifizieren Sie, welche unternehmerischen Prozesse durch den geänderten Rechnungsstellungsprozess betroffen sind.
    Richten Sie ggf. eine gesonderte E-Mail-Adresse ein, die nur für den Rechnungsempfang verwendet wird.
  3. Rechtliche Klärung
    Stimmen Sie sich mit Ihrem Steuerberater bei der Umsetzung der E-Rechnung ab.
    Klären Sie mögliche rechtliche Fragen und identifizieren Sie potenzielle Hürden.
  4. Weitere Maßnahmen
    Prüfen Sie, welche weiteren Maßnahmen nach der Umstellung auf die E-Rechnung ergriffen werden können, um den digitalen Wandel in Ihrem Unternehmen voranzutreiben. So können verschiedene Bereiche, wie bspw. Forderungsmanagement, auch von der digitalen Rechnungsstellung profitieren.
Die Checkliste ist ein Service für unsere Mitgliedsunternehmen. Sie enthält nur erste Hinweise und erhebt daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit.