Recht
Einstellung von Beschäftigten
Die Personalfrage sollte gründlich durchdacht und frühzeitig geplant werden.
Zu Beginn steht die Weichenstellung, ob der Personalbedarf über die Einstellung eines Mitarbeitenden oder über den Einsatz von Fremdpersonal (etwa den Rückgriff auf Selbstständige oder auch den Einsatz von Leiharbeitskräften) gedeckt werden soll und kann (hilfreiche Hintergrundinformationen hierzu enthalten die Artikel Scheinselbständigkeit und Arbeitnehmerüberlassung).
Charakteristisch für ein Arbeitsverhältnis ist, dass Beschäftigte durch einen Arbeitsvertrag im Dienste einer anderen Person zur Leistung weisungsgebundener, fremdbestimmter Arbeit in persönlicher Abhängigkeit verpflichtet sind. Fällt die Entscheidung auf die Begründung eines Arbeitsverhältnisses, ergeben sich daraus verschiedene rechtliche Fragen, die vor Einstellung zu klären sind.
Personalplanung
Die Personalplanung beginnt meist mit der Aufstellung eines Stellenprofils, in dem die erwarteten Anforderungen niedergelegt werden. Es sollte auch festgelegt werden, ob eine Voll-, Teilzeitkraft oder eine Aushilfe benötigt wird. Neben Stellenausschreibungen kann auch eine private Arbeitsvermittlung eingeschaltet werden, die auf Provisionsbasis Personal vermittelt.
Achtung: Stellenausschreibungen dürfen nicht diskriminierend formuliert sein, insbesondere sind die Vorgaben des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG) zu berücksichtigen. Arbeitsplätze müssen auch als Teilzeitarbeitsplatz ausgeschrieben werden, wenn sie sich dafür eignen.
Vorbereitung der Einstellung
Nach einer gründlichen Sichtung der Bewerbungsunterlagen – insbesondere Lebenslauf, Ausbildung, frühere Arbeitszeugnisse, Abschlüsse und sonstige Qualifikationen – sollte ein Einstellungsgespräch geführt werden.
Auch wenn nachvollziehbar ist, dass (künftige) Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber möglichst viele Informationen über ihre potenziellen Beschäftigten erhalten möchten, setzen das AGG, das Persönlichkeitsrecht und der Datenschutz dem Fragerecht Grenzen.
Grundsätzlich zulässig und damit wahrheitsgemäß zu beantworten sind arbeitsplatzbezogene Fragen. Regelmäßig nicht erlaubt ist beispielsweise die Erkundigung nach einer Schwerbehinderung. Stets unzulässig ist die Frage an eine weibliche Bewerberin nach einer Schwangerschaft.
Achtung: Wenn ein Vorstellungsgespräch auf Veranlassung des Betriebs erfolgt, besteht grundsätzlich ein Anspruch auf Erstattung der erforderlichen Vorstellungskosten. Dieser Anspruch kann aber durch eine unmissverständliche Mitteilung in der Einladung zum Vorstellungsgespräch ausgeschlossen werden.
Ärztliche Untersuchungen, deren Ergebnis über den Vertragsschluss entscheiden (so genannte Einstellungsuntersuchungen), setzen eine Einwilligung und ein überwiegendes berechtigtes Interesse des Arbeitgebers bzw. der Arbeitgeberin an der Durchführung der Untersuchung voraus.
In einigen Konstellationen können Besonderheiten zu beachten sein, die beispielsweise aus den betrieblichen Strukturen resultieren oder ihren Grund in der Person künftigen Beschäftigten haben:
- Besteht bei Betrieben mit mindestens 20 wahlberechtigten Beschäftigten ein Betriebsrat, ist dieser vor einer Einstellung umfassend zu unterrichten und um Zustimmung zu ersuchen.
- Bei der Einstellung von Personen mit ausländischer Staatsangehörigkeit ist darauf zu achten, dass ein gültiger Aufenthaltstitel vorhanden ist, der zur Ausübung einer unselbständigen Erwerbstätigkeit berechtigt.
- Bei Jugendlichen müssen die Sorgeberechtigten zustimmen, außerdem gelten besondere Schutzvorschriften.
Wenn die künftigen Beschäftigten noch in einem anderen Unternehmen beschäftigt sind, sollte darauf geachtet werden, dass die Arbeitsverhältnisse ordnungsgemäß beendet werden.
Zwar ist es niemandem verboten, den Arbeitgeber oder die Arbeitgeberin zu wechseln. Unzulässig ist es aber, Beschäftigte dazu zu verleiten, bestehende Arbeitsverträge zu brechen, insbesondere bei Arbeit bei Konkurrenzunternehmen. Die wettbewerbswidrige Abwerbung kann zu Schadensersatzansprüchen führen.
Abschluss eines Arbeitsvertrages
Die Einstellung erfolgt dann schließlich durch Abschluss eines Arbeitsvertrages. Dafür ist grundsätzlich keine besondere Form vorgeschrieben (außer bei befristeten Arbeitsverhältnissen, bei denen Schriftform vorgeschrieben ist). Außerdem ist die Schriftform aus Beweisgründen zu empfehlen und damit auch, um einem späteren Streit über den Vertragsinhalt vorzubeugen. Musterverträge sind bei der IHK oder bei Arbeitgeberverbänden erhältlich.
Vorsicht: Die Verwendung von Musterverträgen kann eine gute Hilfe bei der Vertragserstellung sein. Wichtig ist aber, dass nur Muster aus vertrauenswürdigen Quellen verwendet werden. Da Muster nicht immer alle individuellen Anforderungen erfüllen, müssen sie auf den Einzelfall angepasst werden.
Zu beachten ist § 2 des Nachweisgesetzes, wonach der Arbeitgeber bzw. die Arbeitgeberin die wichtigsten Vertragsbedingungen schriftlich niederzulegen hat und den Beschäftigten innerhalb verschiedener Fristen aushändigen muss.
Alternativ können die Arbeitsbedingungen in Textform verfasst und elektronisch übermittelt werden, sofern das Dokument für den Arbeitnehmer bzw. die Arbeitnehmerin zugänglich ist, gespeichert und ausgedruckt werden kann und der Arbeitgeber bzw. die Arbeitgeberin mit der Übermittlung dazu auffordert, einen Empfangsnachweis zu erteilen.
Schriftform ist erforderlich, wenn Beschäftigte einen Nachweis in Schriftform verlangen oder es sich um eine Tätigkeit in einem Wirtschaftsbereich oder Wirtschaftszweig nach § 2a Absatz 1 des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes handelt.
Ob es sinnvoll ist, die Nachweise zu verschiedenen Zeitpunkten auszuhändigen, sollte gut überlegt werden, aus organisatorischen Gründen ist wahrscheinlich die Aushändigung aller Informationen zum frühesten Zeitpunkt sinnvoll.
Vorgesehen ist weiterhin, die Möglichkeit, bestimmte Angaben durch einen Hinweis auf die auf das Arbeitsverhältnis anwendbaren Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen zu ersetzen. Die Formulierung hängt hier von der Art der Bezugnahme ab.
Die Verletzung dieser Nachweispflicht hat keine Auswirkung auf die Gültigkeit des Arbeitsvertrags. Die Erteilung kann aber gerichtlich eingeklagt werden. Zudem drohen bei Verstößen Bußgelder von bis zu 2.000,- Euro. Vertiefende Informationen enthält unser Artikel zum Nachweisgesetz.
Inhalt des Arbeitsvertrags
Werden zum ersten Mal Beschäftigte eingestellt, kommt häufig die Frage nach der inhaltlichen Ausgestaltung des Arbeitsvertrags auf. Zwar gilt auch für den Arbeitsvertrag grundsätzlich das Prinzip der Vertragsfreiheit, so dass viele Bestimmungen von den Parteien frei ausgehandelt werden können. Da das Arbeitsrecht jedoch in erster Linie ein Beschäftigtenschutzrecht ist, gibt es auch viele zwingende gesetzliche Regelungen.
Tarifverträge gelten dagegen in der Regel nur bei beiderseitiger Tarifbindung, also wenn beide Seiten Mitglied in den beteiligten Tarifvertragsparteien sind bzw. wenn Beschäftigte Mitglied der beteiligten Gewerkschaft und Arbeitgeber bzw. Arbeitgeberin unmittelbare Partei des Tarifvertrags sind. Tarifliche Regelungen gelten aber auch für nicht organisierte Betriebe,
- wenn im Arbeitsvertrag auf sie ausdrücklich Bezug genommen wird,
- wenn sie – auch ohne ausdrückliche Bezugnahme – regelmäßig und ohne Vorbehalt angewendet werden,
- oder wenn es sich um sogenannte allgemeinverbindliche Tarifverträge handelt.
Ob ein allgemeinverbindlicher Tarifvertrag anwendbar ist, kann man bei dem betreffenden Arbeitgeberverband, bei der zuständigen Innung oder beim Tarifregister des Landesarbeitsministeriums erfahren.
Bei der Gestaltung des Arbeitsvertrags sind vor allem die folgenden Bereiche zu regeln:
1. Arbeitszeit
Es ist zu unterscheiden zwischen der individuellen Vereinbarung zum Umfang der geschuldeten Arbeitszeit, ihrer konkreten Ausgestaltung und den Höchstgrenzen, die insbesondere das Arbeitszeitgesetz zum Schutz der Beschäftigten festlegt.
Danach darf die werktägliche Arbeitszeit acht Stunden nicht überschreiten, sie kann aber bis auf zehn Stunden verlängert werden, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen ein Ausgleich erfolgt.
Sonderbestimmungen gibt es für Minderjährige, werdende Mütter und in bestimmten Branchen. Zu beachten sind daneben Vorschriften über die Gewährung von Pausen sowie die Sonn- und Feiertagsruhe.
Der Arbeitsvertrag muss eine Regelung zum Umfang der geschuldeten Arbeitszeit enthalten. Im Grundsatz gilt, dass die einmal vereinbarte Arbeitszeit nicht einseitig geändert werden kann, sondern nur im gegenseitigen Einvernehmen.
Es gibt aber verschiedene Regelungen, die Beschäftigten einen Anspruch auf vorübergehende oder auch dauerhafte Verkürzung der Arbeitszeit oder bevorzugte Berücksichtigung bei Besetzung einer freien Stelle zwecks Verlängerung der Arbeitszeit einräumen.
2. Arbeitsentgelt
Auch eine Vereinbarung zum Arbeitsentgelt ist ein Muss. Grundsätzlich gilt für alle Beschäftigten in Deutschland ein Mindestlohn, der seit dem 1. Januar 2025 12,82 Euro brutto pro Zeitstunde beträgt.
Daneben gibt es Regelungen zur Lohnhöhe im Arbeitnehmer-Entsendegesetz, im Arbeitnehmerüberlassungsgesetz und in auf ihrer Grundlage erlassenen Rechtsverordnungen sowie Tarifverträgen. Eine Übersicht gibt der Zoll: Zoll online - Arbeit - Arbeitsbedingungen nach Tarifverträgen und Rechtsverordnungen.
Gratifikationen
Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld und andere Gratifikationen sind gesetzlich nicht vorgeschrieben. Häufig finden sich entsprechende Bestimmungen in Tarifverträgen. Wer seinen Beschäftigten Sonderzuwendungen zukommen lassen will, sollte wissen, dass eine wiederholte und vorbehaltslose Zahlung zu einer sog. betrieblichen Übung führen kann, auf die die Beschäftigten dann einen vertraglichen Anspruch erwerben.
3. Urlaub
Das Bundesurlaubsgesetz räumt allen Beschäftigten einen Mindesturlaub von 24 Werktagen ein. Da das Gesetz von einer Sechs-Tage-Woche ausgeht, entspricht dies regelmäßig vier Wochen.
Als Werktage gelten alle Tage außer Sonn- und Feiertagen: Wird beispielsweise nur an fünf Tagen in der Woche gearbeitet, beträgt der Urlaubsanspruch noch 20 Arbeitstage jährlich.
Schwerbehinderte erhalten eine zusätzliche Urlaubswoche. Jugendliche haben altersabhängig Anspruch auf 25 bis 30 Arbeitstage Urlaub. Tarifverträge sehen häufig längere Urlaubszeiten vor. Es ist auch möglich, arbeitsvertraglich einen höheren Urlaubsanspruch zu vereinbaren.
4. Kündigungsfristen
Die Kündigungsfristen sind in § 622 BGB gesetzlich geregelt, Abweichungen davon finden sich in einzelnen Tarifverträgen. Auch im Arbeitsvertrag kann unter bestimmten Voraussetzungen eine abweichende Bestimmung getroffen werden.
Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel "Kündigung".
5. Probezeit
Eine Probezeit ist nicht automatisch Bestandteil des Arbeitsvertrags, so dass es zweckmäßig ist, eine solche zu vereinbaren. Üblich ist, dass die ersten sechs Monate eines unbefristeten Arbeitsvertrags als Probezeit gelten (kürzere Probezeiten sind möglich). Innerhalb dieses Zeitraums kann jede Seite das Arbeitsverhältnis ohne Begründung wieder lösen, die dafür einzuhaltende Kündigungsfrist beträgt nur zwei Wochen. Tarifverträge können abweichende Regelungen enthalten.
Auch befristete Arbeitsverhältnisse können eine Probezeit enthalten. Hier ist jedoch wichtig, zusätzlich die ordentliche Kündigung zuzulassen, da ein befristetes Arbeitsverhältnis ansonsten nur aus wichtigem Grund gekündigt werden kann. Bei einem befristeten Arbeitsverhältnis muss die vereinbarte Probezeit im Verhältnis zur erwarteten Dauer der Befristung und der Art der Tätigkeit stehen.
Je einfacher die Tätigkeiten sind, desto kürzer ist die Einarbeitungszeit und je niedriger das Verantwortungslevel ist, desto geringer muss die Probezeit ausfallen.
Denkbar ist auch, ein befristetes Arbeitsverhältnis zur Probe abzuschließen.
6. Befristeter Arbeitsvertrag
Eine Befristung ist aus Gründen des Beschäftigtenschutzes nur bei Einhaltung bestimmter Voraussetzungen zulässig. Prinzipiell ist das Vorliegen eines sachlichen Grundes nötig. Beispiele hierfür sind ein Arbeitsverhältnis auf Probe, die Vertretung anderer Beschäftigter, Projektarbeit, kurzfristiger übermäßiger Arbeitsanfall oder dringende Eilaufträge, die mit dem vorhandenen Personal nicht erledigt werden können.
Bei einer Neueinstellung kann ein zeitbefristeter Arbeitsvertrag auch dann vereinbart werden, wenn kein sachlicher Grund für die Befristung vorliegt. Dies ist aber grundsätzlich ausgeschlossen, wenn zu einem früheren Zeitpunkt mit demselben Arbeitgeber beziehungsweise derselben Arbeitgeberin bereits ein befristetes (mit oder ohne Grund) oder unbefristetes Arbeitsverhältnis bestanden hat („Vorbeschäftigungsverbot“).
Ausnahmen können nach der Rechtsprechung vorliegen, wenn eine Vorbeschäftigung sehr lange zurückliegt, ganz anders geartet oder von sehr kurzer Dauer gewesen ist. Die Höchstdauer einer sachgrundlosen Befristung beträgt zwei Jahre. Bis zu dieser Gesamtdauer ist eine höchstens dreimalige Verlängerung des befristeten Vertrags möglich, so dass die zwei Jahre in bis zu vier Zeitabschnitte aufgeteilt werden können.
Besonderheiten gibt es für Existenzgründende und bestimmte Beschäftigte, die das 52. Lebensjahr vollendet haben.
Achtung: Befristete Arbeitsverträge müssen schriftlich abgeschlossen werden. Bei einer nur mündlichen Befristungsabrede besteht das Arbeitsverhältnis als unbefristet fort.
Einzelheiten hierzu enthält unser Merkblatt Befristung von Arbeitsverhältnissen.
Einzelheiten hierzu enthält unser Merkblatt Befristung von Arbeitsverhältnissen.
Arbeitspapiere und Anmeldungen
Nach der Einstellung sollte sich der Arbeitgeber bzw. die Arbeitgeberin folgende Unterlagen aushändigen beziehungsweise vorlegen lassen, um ihre Beschäftigten bei den verschiedenen Stellen anzumelden sowie Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge abzuführen:
- Betriebsnummer (s. unten)
- Steuer-Identifikationsnummer und Geburtsdatum
- Sozialversicherungsausweis Schreiben des Rentenversicherungsträgers mit Sozialversicherungsnummer (Kopie anfertigen!)
- Mitteilung über die zuständige Krankenkasse (auch bei geringfügig Beschäftigten!)
Mit der ersten Lohn- oder Gehaltsabrechnung, spätestens innerhalb von sechs Wochen nach Beginn der Beschäftigung, sind neue Beschäftigte in elektronischer Form bei der Krankenkasse oder bei Minijobzentrale, wenn es sich um geringfügig Beschäftigte handelt, anzumelden. Informationen zum Anmeldeverfahren finden Sie auf dem SV-Meldeportal: Login - SV Meldeportal (sv-meldeportal.de)
In folgenden Branchen muss vor der eigentlichen Anmeldung eine Sofortmeldung, das heißt spätestens am Tag der Beschäftigungsaufnahme, erfolgen:
- Baugewerbe
- Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
- Personenbeförderungsgewerbe
- Speditions-, Transport- und damit verbundenen Logistikgewerbe
- Schaustellergewerbe
- Unternehmen der Forstwirtschaft
- Gebäudereinigungsgewerbe
- Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen
- Fleischwirtschaft
- Prostitutionsgewerbe
- Wach- und Sicherheitsgewerbe
Vor der ersten Einstellung müssen Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber beim Betriebsnummernservice der Bundesagentur für Arbeit eine Betriebsnummer beantragen: Betriebsnummern-Service | Bundesagentur für Arbeit (arbeitsagentur.de)
Für die Beantragung benötigen Sie eine „Unternehmensnummer“, die Sie bei Ihrer Berufsgenossenschaft (gesetzliche Unfallversicherung) erhalten. Darüber hinaus ist die Berufsgenossenschaft einmal jährlich zu informieren. Formulare und Informationen erhalten Sie bei der zuständigen Berufsgenossenschaft (www.dguv.de).
Die Sozialversicherungsbeiträge (für Arbeitslosen-, Renten-, Kranken- und Pflegeversicherung) sind unter der vom Betriebsnummern-Service erteilten Betriebsnummer an die Krankenkasse abzuführen, bei der die Beschäftigten versichert sind, bei geringfügig Beschäftigten an die Minijobzentrale. Neben den „klassischen“ Sozialversicherungsbeiträgen fallen auch die folgenden Umlagen an:
- Insolvenzgeldumlage
- U1-Umlage: Erstattung von bis zu 80% der Entgeltfortzahlung bei Krankheit für Betriebe mit nicht mehr als 30 Beschäftigten
- U2-Umlage: Erstattung der Mutterschaftsaufwendungen
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Je nach Situation sind weitere Unterlagen sinnvoll oder erforderlich:
- bei ausländischen Beschäftigten aus Nicht-EU-Staaten: Aufenthaltstitel und Arbeitsgenehmigung
- gegebenenfalls Führerschein (wenn arbeitsvertraglich erforderlich)
- Urlaubsbescheinigung aus früheren Arbeitsverhältnissen
- Arbeitszeugnis oder Arbeitsbescheinigung aus früheren Arbeitsverhältnissen
- Bankverbindung für Gehaltszahlung
Tipps für den ersten Arbeitstag
Einige Formalia sollten möglichst frühzeitig (bestenfalls schon am ersten Arbeitstag) erledigt werden. Hierzu gehören beispielsweise die Datenschutzverpflichtung sowie eine Verschwiegenheitsbelehrung und gegebenenfalls -verpflichtung.
Für eine Veröffentlichung von Fotos der Mitarbeitenden ist zudem eine (vorherige) Einwilligung erforderlich, auch wenn die Bilder nur in einem Intranet genutzt werden. Werden den Beschäftigten bei Beginn der Tätigkeit (oder auch später) Arbeitsmaterialien wie Werkzeuge, Bekleidung, Fahrzeug zur dauernden Verwendung ausgehändigt, sollten sie den Erhalt in einer Empfangsbestätigung quittieren.
Mitgliedsunternehmen der IHK Köln und Personen, die in der Region Köln die Gründung eines Unternehmens planen, erhalten gerne weitere Informationen.