Arbeitsrecht

Nachweisgesetz: Anforderungen an Arbeitsverhältnisse

Das Nachweisgesetz (NachweisG) regelt Vorgaben zur Niederlegung der wesentlichen Vertragsbedingungen. Dies kann, muss jedoch nicht zwingend, im Rahmen des Arbeitsvertrages geschehen.
Das Nachweisgesetz gilt für alle Beschäftigten, auch für Aushilfen. Beschäftigten muss spätestens am ersten Arbeitstag eine Niederschrift mit den Angaben von Namen und Anschrift der Parteien, des Arbeitsentgelts und der Arbeitszeit vorliegen. Bis spätestens zum siebten Tag nach Arbeitsbeginn muss Beschäftigten eine Niederschrift mit den meisten übrigen Angaben (z.B. Arbeitsort, Tätigkeitsbeschreibung, Angabe der Probezeit, Anordnung von Überstunden) überreicht werden. Alle übrigen Angaben müssen innerhalb eines Monats schriftlich mitgeteilt werden.
Auch Änderungen der wesentlichen Arbeitsbedingungen im laufenden Arbeitsverhältnis müssen dem Arbeitnehmer oder der Arbeitnehmerin künftig spätestens an dem Tag mitgeteilt werden, an dem die Änderungen wirksam werden. Sämtliche Nachweise müssen entweder in Schriftform oder seit dem 1. Januar 2025 in Textform erfolgen.
Die Einhaltung der Schriftform erfordert die eigenhändige Unterzeichnung durch den Arbeitgeber oder die Arbeitgeberin durch Namensunterschrift oder notariell beglaubigten Handzeichen. Für die Einhaltung der Textform genügt die Abgabe einer lesbaren Erklärung unter Nennung der Person des Arbeitgebers oder der Arbeitgeberin als Erklärenden auf einem dauerhaften Datenträger. Dabei muss das Dokument für den Arbeitnehmer beziehungsweise die Arbeitnehmerin zugänglich sein, gespeichert und ausgedruckt werden können. Der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin wird mit der Übermittlung aufgefordert, einen Empfangsnachweis zu erteilen. Diese Neuerung gestattet die elektronische Erstellung und Übermittlung, insbesondere per E-Mail.
Für die Verwendung der Textform bestehen jedoch Ausnahmen. So bleibt es bei dem Schriftformerfordernis, wenn der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin dies verlangt oder in einem Wirtschaftsbereich oder Wirtschaftszweig nach § 2a Absatz 1 des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes tätig ist.
Ein Verstoß gegen die Nachweispflichten stellt eine Ordnungswidrigkeit dar und kann mit Bußgeldern von bis zu 2.000 Euro geahndet werden.

Folgende Arbeitsbedingungen sind festzuhalten:

  1. Name und Anschrift der Vertragsparteien;
  2. Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses;
  3. Das Enddatum oder die vorhersehbare Dauer bei befristeten Arbeitsverhältnissen;
  4. Der Arbeitsort oder ein Hinweis darauf, dass Beschäftigte an verschiedenen Orten eingesetzt werden oder den jeweiligen Arbeitsort frei wählen können, falls eine solche Vereinbarung besteht;
  5. Eine kurze Beschreibung der Tätigkeit;
  6. Die Dauer der Probezeit, falls eine solche vereinbart ist;
  7. Die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich der Vergütung von Überstunden, der Zuschläge, der Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie an derer Bestandteile des Arbeitsentgelts, die jeweils getrennt anzugeben sind, und deren Fälligkeit sowie die Art der Auszahlung;
  8. Die vereinbarte Arbeitszeit sowie vereinbarte Ruhepausen und Ruhezeiten sowie bei vereinbarter Schichtarbeit das Schichtsystem, der Schichtrhythmus und Voraussetzungen für die Schichtänderungen;
  9. Einzelheiten zur vereinbarten Arbeit auf Abruf nach § 12 Teilzeit- und Befristungsgesetz (insb. Zahl der mind. zu vergütenden Stunden, Zeitrahmen für die Erbringung der Arbeitsleistung und Frist für Mitteilung der Arbeitszeit;
  10. Die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen, falls dies vereinbart ist;
  11. Ein etwaiger Anspruch auf vom Arbeitgeber oder der Arbeitgeberin bereitgestellte Fortbildung;
  12. Wenn der Arbeitgeber oder die Arbeitgeberin Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern eine betriebliche Altersversorgung (bAV) über einen Versorgungsträger zusagt, der Name und die Anschrift dieses Versorgungsträgers; diese Nachweispflicht entfällt jedoch, wenn der Versorgungsträger zu dieser Information verpflichtet ist;
  13. Das bei der Kündigung des Arbeitsverhältnisses von Arbeitgeber bzw. Arbeitgeberin und Mitarbeitenden einzuhaltende Verfahren, mindestens das Schriftformerfordernis und die Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses sowie die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage; § 7 des Kündigungsschutzgesetzes ist auch bei einem nicht ordnungsgemäßen Nachweis der Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage anzuwenden (§ 2 Nr. 14 NachwG);
  14. Ein Hinweis auf die anwendbaren Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen sowie Regelungen paritätisch besetzter Kommissionen, die auf der Grundlage kirchlichen Rechts Arbeitsbedingungen für den Bereich kirchlicher Arbeitgeber festlegen;
  15. Darüber hinaus werden umfassende Pflichten bei Auslandstätigkeiten von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern begründet, wenn diese vier aufeinanderfolgende Wochen überschreiten.
Für alle Arbeitsverhältnisse stellt sich die Frage, ob die zuvor genannten Nachweise bereits im Arbeitsvertrag selbst unter Beachtung der oben dargestellten Formerfordernisse aufgenommen (Vorteil: Nur ein Dokument, Einfachheit) oder ob Beschäftigte neben dem Arbeitsvertrag durch ein zusätzliches Nachweisdokument informiert werden (Vorteil: Das Direktionsrecht wird nicht eingeschränkt). Welche Möglichkeit praktikabler ist, bedarf einer Erwägung im Einzelfall.
Seit dem 1. Januar 2025 gilt darüber hinaus, dass die Verpflichtung zur Mitteilung über Änderungen der wesentlichen Vertragsbedingungen bis spätestens an dem Tag, an dem sie wirksam werden, entfällt, sofern dem Arbeitnehmer oder der Arbeitnehmerin hinsichtlich der Änderung ein Änderungsvertrag in Schriftform oder in Textform ausgehändigt worden ist.
Bei vor dem 1. August 2022 geschlossenen Arbeitsverträgen muss der Arbeitgeber bzw. die Arbeitgeberin nur tätig werden, wenn er oder sie von seinen Beschäftigten zum Nachweis aufgefordert wird. In diesem Fall sind die erforderlichen Nachweise innerhalb von sieben Tagen zu erteilen.
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