Recht

Befristung von Arbeitsverhältnissen

1. Allgemeines

Arbeitsverträge können sowohl unbefristet als auch befristet abgeschlossen werden. Während für die Beendigung eines unbefristeten Arbeitsvertrages eine Kündigung oder ein Aufhebungsvertrag erforderlich ist, endet ein befristeter Arbeitsvertrag grundsätzlich mit Ablauf der Frist.

2. Arten von Befristungen, Schriftform

Befristete Arbeitsverträge können entweder als zeitbefristete Verträge auf einen bestimmten Zeitraum (Beispiel: ein Monat, ein Jahr usw.) oder bis zu einem bestimmten Zeitpunkt (Beispiel: bis zum 31.12.202…) oder als zweckbefristete Verträge für einen bestimmten Zweck (Beispiele: Urlaubs- oder Krankheitsvertretung, Mitarbeit an einem bestimmten Projekt) abgeschlossen werden.
Zeitbefristete Arbeitsverträge enden, ohne dass es einer Kündigung bedarf, zu dem vertraglich vereinbarten Zeitpunkt. Bei zweckbefristeten Verträgen muss eine Auslauffrist von zwei Wochen eingehalten werden. Diese Frist beginnt, sobald Beschäftigte durch schriftlichen Hinweis des Arbeitgebers oder der Arbeitgeberin von der Erreichung des Zwecks erfährt.
Bei einer Zweckbefristung muss der Zweck, bei einer Zeitbefristung muss die Dauer bzw. das Enddatum angegeben werden.
Wichtig ist, dass die Befristung schriftlich vereinbart wird, da sie ansonsten unwirksam ist. Eine unwirksame Befristung führt aber nicht zu einem unwirksamen Arbeitsvertrag, sondern zu einem unbefristeten (s. dazu im Einzelnen unter 3.)! Es empfiehlt sich ohnehin, den gesamten Arbeitsvertrag schriftlich abzufassen; dabei sollte der Arbeitsvertrag doppelt ausgefertigt und beide Ausfertigungen von beiden Seiten unterschrieben werden.
Ein Handzeichen oder eine Paraphe reichen zur Wahrung der Schriftform nicht aus; notwendig ist die Zeichnung mit ganzem Namen. Der Arbeitgeber oder die Arbeitgeberin sollte sich auch die Übergabe eines von beiden Seiten unterschriebenen Exemplars des Arbeitsvertrages quittieren lassen oder dies zumindest anderweitig dokumentieren, z.B. Einschreiben mit Rückschein bei Übersendung per Post.
Ein unbefristeter Arbeitsvertrag kommt auch zustande, wenn die Befristungsabrede nicht vor Arbeitsantritt von beiden Vertragsparteien unterschrieben ist, d.h. die Befristungsabrede muss vor Arbeitsantritt von beiden Seiten unterschrieben worden sein, um wirksam zu sein (Ausnahme: Der wirksame Abschluss des Vertrages steht erkennbar unter dem Vorbehalt, dass dieser schriftlich erfolgt).

Befristetes Arbeitsverhältnis mit sachlichem Grund für die Befristung

Eine Befristung ist zunächst möglich, wenn ein sachlicher Grund hierfür vorliegt. Beispiele hierfür sind ein Arbeitsverhältnis auf Probe, Vertretung für andere Beschäftigte, Projektarbeit, kurzfristiger übermäßiger Arbeitsanfall oder dringende Eilaufträge, die mit dem vorhandenen Personal nicht erledigt werden können.

Befristetes Arbeitsverhältnis ohne sachlichen Grund für die Befristung

Ein zeitbefristeter Arbeitsvertrag kann aber auch dann vereinbart werden, wenn kein sachlicher Grund für die Befristung vorliegt. Ohne sachlichen Grund ist die Befristung eines Arbeitsverhältnisses jedoch nur bei einer Neueinstellung zulässig, also nicht, wenn zu einem früheren Zeitpunkt mit demselben Arbeitgeber oder derselben Arbeitgeberin schon einmal ein unbefristetes oder ein (mit oder ohne Grund) befristetes Arbeitsverhältnis bestanden hat (siehe ausführlich unter 7. zum Vorbeschäftigungsverbot).
Die Höchstdauer der sachgrundlosen Befristung beträgt bis zu zwei Jahre. Bis zu dieser Gesamtdauer ist auch die höchstens dreimalige Verlängerung eines befristeten Vertrages möglich. Die Wirksamkeit der Verlängerung der Befristung hängt davon ab, dass
  • die Verlängerung vor dem Ablauf des vorherigen Vertrages stattfindet,
  • die Schriftform gewahrt wird,
  • nur die Laufzeit verlängert wird und die bisherigen Vertragsbedingungen beibehalten werden
    (s. unter 3.).
In einem Tarifvertrag kann eine andere Anzahl an Verlängerungen oder eine andere Höchstdauer der Befristung festgelegt werden, allerdings kann nach der Rechtsprechung des BAG nur eine Befristungsdauer von maximal sechs Jahren und eine höchstens neunmalige Verlängerung der Befristung bis zu dieser Gesamtdauer vereinbart werden.
Auch nicht tarifgebundene Unternehmen können im Geltungsbereich eines solchen Tarifvertrages die Anwendung der entsprechenden tariflichen Regelungen vereinbaren.

3. Unwirksame Befristungen und ihre Folgen

Eine Befristung kann aus verschiedenen Gründen unwirksam sein. So führt die Verletzung des Schriftformerfordernisses zur Unwirksamkeit der Befristung. Auch eine unzulässige Verlängerung einer sachgrundlosen Befristung führt zur Unwirksamkeit; möglich ist es aber, an eine Befristung ohne Sachgrund ggf. einen befristeten Arbeitsvertrag mit Sachgrund anzuschließen.
Rechtsfolge der Unwirksamkeit der Befristung ist nicht, dass der Arbeitsvertrag insgesamt unwirksam ist; stattdessen gilt der Arbeitsvertrag als auf unbestimmte Zeit geschlossen, d.h. als unbefristet.
Der Arbeitgeber oder die Arbeitgeberin kann dann frühestens zum vereinbarten Ende ordentlich kündigen, es sei denn, der Arbeitsvertrag sieht die Möglichkeit zur ordentlichen Kündigung zu einem früheren Zeitpunkt vor (s. unter 8.). Etwas anderes gilt, wenn die Befristung nur wegen Verstoßes gegen die Schriftform unwirksam ist: In diesem Fall kann das Arbeitsverhältnis auch vor dem vereinbarten Ende unter Beachtung sonstiger gesetzlicher Bestimmungen ordentlich gekündigt werden.
Für die Kündigung gelten im Fall der unwirksamen Befristung die allgemeinen Regeln des Kündigungsschutzrechts, so dass z.B. bei einem Betrieb auf den das Kündigungsschutzgesetz anwendbar ist, eine Kündigung nach Ablauf der Wartezeit von sechs Monaten sozial gerechtfertigt sein muss. Auch das Bestehen eines besonderen Kündigungsschutzes – wie z. B. bei Schwerbehinderten oder in Elternzeit befindlichen Beschäftigten – muss beachtet werden. Einzelheiten zur Kündigung entnehmen Sie bitte den Merkblättern Kündigung in Kleinbetrieben und Kündigungsschutzgesetz.
Achtung: Wird das Arbeitsverhältnis mit Wissen des Arbeitgebers oder der Arbeitgeberin über den vereinbarten Beendigungszeitpunkt hinaus oder nach Zweckerreichung ohne entsprechende schriftliche (und zulässige) Vereinbarung fortgesetzt, entsteht ebenfalls ein unbefristetes Arbeitsverhältnis, wenn der Arbeitgeber oder die Arbeitgeberin nicht unverzüglich widerspricht oder die Zweckerreichung unverzüglich mitteilt.
Werden bei der Verlängerung der Befristung die Vertragsbedingungen (auch zum Vorteil des Arbeitnehmers oder der Arbeitnehmerin!) geändert, liegt nach der arbeitsgerichtlichen Rechtsprechung ein Neuabschluss eines befristeten Arbeitsvertrages vor, was bei einer sachgrundlosen Befristung dazu führt, dass ein unbefristetes Arbeitsverhältnis entsteht. Etwaige Vertragsänderungen sollten mit ausreichendem zeitlichem Abstand zu einer Verlängerung der Befristung vereinbart werden.

4. Erleichterte Befristung bei der Beschäftigung Älterer

Mit Beschäftigten, die bei Beginn der Beschäftigung das 52. Lebensjahr vollendet haben und zuvor mindestens vier Monate beschäftigungslos gewesen sind, Transferkurzarbeitergeld bezogen oder an einer öffentlich geförderten Beschäftigungsmaßnahme teilgenommen haben, können ohne sachlichen Grund befristete Arbeitsverträge bis zu fünf Jahren abgeschlossen werden. Bis zu einer Gesamtdauer von fünf Jahren ist auch deren mehrfache Verlängerung möglich, wobei eine Vielzahl von Verlängerungen kritisch gesehen wird. Zugelassen ist nur die kalendermäßige Befristung, nicht eine Zweckbefristung.
Bisher offen gelassen hat das BAG die Frage, ob das Verbot der Vorbeschäftigung gilt (siehe unter 7.); es hat allerdings Zweifel an der Zulässigkeit einer wiederholten Befristung älterer Arbeitnehmer geäußert, so dass eine erneute sachgrundlose Befristung nach Vertragsende auch nach Ablauf von vier Monaten mit Unsicherheiten behaftet ist.
Um überprüfen zu können, ob die Voraussetzungen für diese Art der Befristung eines Arbeitsverhältnisses vorliegen, ist hierfür eine Frage nach dem Alter erlaubt.

5. Erleichterungen für Existenzgründende

In den ersten vier Jahren nach der Gründung eines Unternehmens ist die kalendermäßige Befristung eines Arbeitsvertrages ohne Vorliegen eines sachlichen Grundes bis zur Dauer von vier Jahren zulässig. Bis zu dieser Gesamtdauer von vier Jahren ist auch die mehrfache Verlängerung eines kalendermäßig befristeten Arbeitsvertrages zulässig. Es gilt das Verbot der Vorbeschäftigung (s. unter 7.).
Die Erleichterungen gelten aber nicht für Neugründungen im Zusammenhang mit der rechtlichen Umstrukturierung von Unternehmen und Konzernen (Verschmelzungen, Umwandlungen u.ä.).
Maßgebend für den Zeitpunkt der Gründung ist die Aufnahme einer Erwerbstätigkeit, die der Gemeinde oder dem Finanzamt mitzuteilen ist.

6. Befristungen aufgrund spezialgesetzlicher Regelungen

Weitere Befristungsmöglichkeiten für Beschäftigungsverhältnisse aufgrund spezialgesetzlicher Vorschriften sollen hier nur kurz erwähnt werden; für Fragen hierzu wenden Sie sich bitte an Ihre IHK:
  • Ersatzeinstellung für Mütter und Elternzeitberechtigte (BEEG),
  • Vertretung von Beschäftigten nach dem Pflegezeitgesetz.

7. Ausschluss der Befristung / Verhältnis zur vorherigen Beschäftigung

An ein unbefristetes oder ein befristetes Arbeitsverhältnis kann ein ohne sachlichen Grund befristetes Arbeitsverhältnis mit demselben Arbeitgeber oder derselben Arbeitgeberin nicht angeschlossen werden (sog. Vorbeschäftigungsverbot, § 14 Abs. 2 S. 2 TzBfG).
Da auch bei einem Verstoß gegen das Verbot der Vorbeschäftigung nur die Befristung unwirksam ist, nicht aber der Arbeitsvertrag als solcher, wird in derartigen Fällen ein unbefristetes Arbeitsverhältnis begründet (s. oben unter 3.). Zu einer wirksamen Befristung kommt es nur, wenn auf ein unbefristetes Arbeitsverhältnis oder eine Befristung mit oder ohne Sachgrund ein mit Sachgrund befristeter Arbeitsvertrag folgt.
Das Vorbeschäftigungsverbot, das nach dem Gesetzeswortlaut zeitlich uneingeschränkt galt, hatte das Bundesarbeitsgericht (BAG) auf einen Zeitraum von drei Jahren zwischen dem Ende des vorangegangenen und dem Beginn des sachgrundlos befristeten Arbeitsverhältnisses begrenzt. Diese Auslegung durch das BAG hat das Bundesverfassungsgericht (BVerfG) für verfassungswidrig gehalten.
Das BVerfG geht zwar auch davon aus, dass in bestimmten Fällen der Anwendungsbereich des § 14 Abs. 2 S. 2 TzBgG durch die Fachgerichte eingeschränkt werden kann und muss, allerdings nur dann, wenn eine Gefahr der Kettenbefristung durch Ausnutzung der Unterlegenheit von Beschäftigten nicht bestehe und das Verbot der sachgrundlosen Befristung nicht erforderlich sei, um das unbefristete Arbeitsverhältnis als Regelbeschäftigungsform zu erhalten.
Dies kann nach Auffassung des BVerfG insbesondere der Fall sein, wenn eine Vorbeschäftigung sehr lange zurückliegt, ganz anders geartet oder von sehr kurzer Dauer gewesen ist. Als Beispiele nennt das Bundesverfassungsgericht geringfügige Nebenbeschäftigungen während der Schul- oder Studienzeit, Tätigkeiten von Werkstudenten oder die lange zurückliegende Beschäftigung von Arbeitnehmern, die sich später beruflich vollkommen neu orientiert hätten.
Mit dieser einschränkenden Auslegung durch das BVerfG ist eine rechtssichere Beantwortung der Frage, ob das Verbot der Vorbeschäftigung für ein bestimmtes Arbeitsverhältnis gilt oder nicht, je nach Sachverhalt derzeit kaum möglich. Diesbezüglich helfen auch die nachfolgenden Entscheidungen des BAG nur sehr beschränkt:
Zu der Frage, wann eine Beschäftigung sehr lange zurückliegt, gibt es zwei neuere Entscheidungen des Bundesarbeitsgerichts. Zunächst hat das BAG entschieden, dass eine erneute sachgrundlose Befristung auch dann gegen das Vorbeschäftigungsverbot verstößt, wenn zwischen dem Ende der Vorbeschäftigung und dem Beginn der neuen Beschäftigung 15 Jahre vergangen sind.
In einer weiteren Entscheidung hat es einen Zeitraum von 22 Jahren zwischen zwei Beschäftigungen für ausreichend lang gehalten, damit das Vorbeschäftigungsverbot nicht greift, soweit keine besonderen Umstände für eine abweichende Wertung sprechen.
Schwierigkeiten wirft auch die Frage auf, was unter einer ganz anders gearteten Tätigkeit zu verstehen ist. Für notwendig hält es das BAG, dass die Tätigkeit Kenntnisse und Fähigkeiten erfordert, die sich wesentlich von denen unterscheiden, die für die Vorbeschäftigung erforderlich waren.
Ungesichert ist schließlich, unter welchen Voraussetzungen das BAG eine Beschäftigung für eine von sehr kurzer Dauer hält. In einer Entscheidung aus dem Jahr 2021 nennt das BAG hierfür einen Zeitraum von längstens drei Monaten.
Um die Frage einer möglichen Vorbeschäftigung zu klären, besteht für den Arbeitgeber ebenfalls ein Fragerecht.
Mehrere Befristungen mit Sachgrund können grundsätzlich aufeinander folgen. Auch ein Wechsel des Sachgrundes ist dabei erlaubt. Allerdings hat der Europäische Gerichtshof (EuGH) darauf hingewiesen, dass bei der Prüfung, ob die Verlängerung einer Vertretungsbefristung mit Sachgrund sachlich gerechtfertigt ist, alle Umstände des jeweiligen Einzelfalls berücksichtigt werden müssten. Hierzu gehörten auch die Anzahl und die Gesamtdauer der in der Vergangenheit geschlossenen Arbeitsverträge.
Dennoch stellt das Gericht klar, dass aus dem bloßen Umstand, dass ein Unternehmen gezwungen sei, wiederholt oder dauerhaft auf befristete Vertretungen zurückzugreifen und dass der Vertretungsbedarf auch durch Abschluss unbefristeter Verträge gedeckt werden könne, weder automatisch folge, dass kein sachlicher Grund für die Befristung gegeben sei, noch dass die Befristung missbräuchlich erfolge. Daher müssen die deutschen Arbeitsgerichte bei Mehrfachbefristungen prüfen, ob ein sog. institutioneller Rechtsmissbrauch vorliegt.
Dabei sind alle Umstände des Einzelfalls zu berücksichtigen; vor allem kommt es nach der Rechtsprechung des BAG auf die Gesamtdauer der Beschäftigung und die Anzahl der Befristungen bzw. auf die Kombination dieser beiden Faktoren an.
Das BAG hat dazu ein Stufenmodell entwickelt. In der Regel ist in der ersten Stufe davon auszugehen, dass kein Missbrauch vorliegt, in der zweiten Stufe ist eine Missbrauchskontrolle anhand der vom Arbeitnehmer bzw. der Arbeitnehmerin vorzutragenden Umstände durchzuführen, in der dritten Stufe ist ein Missbrauch indiziert und der Arbeitgeber bzw. die Arbeitgeberin muss ihn entkräften.

Eine Übersicht hierzu haben wir für Sie zusammengestellt.

In der Regel keine Missbrauchskontrolle, wenn

  • bis zu 8 Jahren Gesamtdauer oder
  • bis zu 12 Verlängerungen oder
  • bis zu 6 Jahren und bis zu 9 Verlängerungen

In der Regel Missbrauchskontrolle (Beschäftigte müssen vortragen), wenn

  • mehr als 9 Jahre Gesamtdauer oder
  • mehr als 12 Verlängerungen oder
  • mehr als 6 Jahre Gesamtdauer und mehr als 9 Verlängerungen

Missbrauch indiziert (Arbeitgeber oder Arbeitgeberin muss entkräften), wenn

  • mehr als 10 Jahre Gesamtdauer oder
  • mehr als 15 Verlängerungen oder
  • mehr als 8 Jahre Gesamtdauer und mehr als 12 Verlängerungen

8. Befristetes Arbeitsverhältnis und Kündigung

Da das befristete Arbeitsverhältnis endet, ohne dass eine Kündigung erforderlich ist, kann es grundsätzlich auch vor Vertragsablauf gekündigt werden. Etwas anderes gilt, wenn das Recht zur ordentlichen Kündigung anderweitig – im anwendbaren Tarifvertrag oder im Einzelarbeitsvertrag – vereinbart worden ist oder ein wichtiger Grund vorliegt, der zu einer außerordentlichen („fristlosen") Kündigung berechtigt.
Bei Vereinbarung einer Probezeit ist die Neuregelung in § 15 Abs. 3 TzbfG zu beachten: Wird eine Probezeit vereinbart, so muss diese in einem angemessenen Verhältnis zur Dauer der Befristung und der Art der Tätigkeit stehen.
Keinen Hinweis gibt es im Gesetz zu der Frage, wann die geforderte Angemessenheit gegeben ist; insbesondere ist unklar welche Rolle die Art der Tätigkeit spielen soll. In der Gesetzesbegründung wird für den Fall eines Verstoßes gegen diese Vorschrift angegeben, dass dann die zweiwöchige Kündigungsfrist in der Probezeit § 622 Abs. 3 BGB nicht greift.
Eine vorzeitige Beendigung ist auch dann möglich, wenn das befristete Arbeitsverhältnis für die Dauer der Lebenszeit der Person oder über einen Zeitraum von mehr als fünf Jahren eingegangen worden ist. In diesen Fällen kann von der Arbeitnehmerin oder dem Arbeitnehmer nach fünf Jahren Dauer der Beschäftigung mit einer Frist von sechs Monaten gekündigt werden.
Die Entbehrlichkeit der Kündigung bei Ablauf der Befristung bedeutet auch, das Regelungen zum besonderen Kündigungsschutz bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufgrund einer Befristung nicht greifen. Das Arbeitsverhältnis endet daher mit Ablauf der Frist auch dann, wenn Beschäftigte z.B. schwerbehindert oder Mitglied des Betriebsrates oder eine Arbeitnehmerin schwanger oder im Mutterschutz sind.

9. Hinausschieben des Endes des Arbeitsverhältnisses bei Erreichen der Regelaltersgrenze

Aufgrund des Fachkräftemangels besteht häufig ein Interesse daran, das Arbeitsverhältnis mit Beschäftigten über deren Rentenbeginn hinaus fortzusetzen.
Problematisch daran ist, dass Arbeitsverträge in aller Regel auf den Eintritt der Regelaltersgrenze befristet sind. Wird nun das Arbeitsverhältnis einfach fortgesetzt, entsteht ein unbefristetes Arbeitsverhältnis (s. unter 3.). Liegt kein sachlicher Grund für eine Befristung vor, könnte das Arbeitsverhältnis auch nicht erneut befristet werden (s unter 7.).
Hier kann § 41 S. 3 SGB VI helfen. Nach dieser Regelung kann, wenn der Arbeitsvertrag das Ende des Arbeitsverhältnisses mit Erreichen der Regelaltersgrenze vorsieht, durch eine Vereinbarung in Textform während des Arbeitsverhältnisses (also nicht im ersten Arbeitsvertrag) der Beendigungszeitpunkt - ggf. auch mehrfach - hinausgeschoben werden.
Voraussetzung ist auch hier, dass die Vereinbarung über das Hinausschieben des Beendigungszeitpunkts noch während der Laufzeit des bisherigen Arbeitsverhältnisses geschlossen wird. Die Frage, ob die sonstigen Vertragsbedingungen unverändert bleiben müssen (s. oben unter 3.), ist umstritten. Sicherheitshalber sollte daher in der Vereinbarung über das Hinausschieben des Beendigungszeitpunkts der weitere Inhalt des Arbeitsvertrages nicht geändert werden.

10. Ausbildungsverhältnis und anschließende Befristung

Im Anschluss an ein Ausbildungsverhältnis kann ein befristeter Arbeitsvertrag ohne Sachgrund abgeschlossen werden, da das Ausbildungsverhältnis kein Arbeitsverhältnis darstellt.

11. Informationspflichten

Der Arbeitgeber bzw. die Arbeitgeberin hat bei befristet Beschäftigten über entsprechende unbefristete Arbeitsplätze zu informieren, die besetzt werden sollen. Die Information kann auch durch allgemeine Bekanntgabe an geeigneter Stelle im Betrieb und Unternehmen erfolgen, zu denen ungehinderter Zugang besteht z.B. am schwarzen Brett oder im Intranet erfolgen.
Befristet Beschäftigten, deren Arbeitsverhältnis länger als sechs Monate bestanden hat und die in Textform mitgeteilt haben, dass sie den Wunsch nach einem unbefristeten Arbeitsverhältnis haben, muss eine begründete Antwort in Textform innerhalb eines Monats nach Zugang der Anzeige erteilt werden, § 18 Abs.2 TzBfG. Dies gilt nicht, wenn diese ihren Wunsch in den zwölf Monaten davor schon einmal angezeigt haben.
Sind Sie Mitgliedsunternehmen der IHK Köln oder planen Sie in der Region Köln die Gründung eines Unternehmens, erhalten Sie gerne weitere Informationen.