Vorsteuerabzug: Die Grundlagen

Unternehmer dürfen die in Rechnungen ihres Lieferanten oder Dienstleisters ausgewiesene Umsatzsteuer (die sogenannte Vorsteuer) von ihrer eigenen Umsatzsteuerschuld abziehen. Das Gleiche gilt für weitere Fälle:

Klingt einfach und scheitert in der Praxis doch häufig an drei Stolpersteinen: der Abzugsberechtigung (bin ich Unternehmer und ist der Bezug unternehmerisch?), der Rechnung (enthält sie alle Pflichtangaben?) und den Abzugsverboten (betreffen sie gerade diesen Aufwand?). Diesen drei Punkten widmen wir uns im Folgenden.

Der Vorsteuerabzug setzt voraus, dass der Leistungsempfänger Unternehmer ist und die Leistung für sein Unternehmen bezieht. Nur-Privatpersonen haben keinen Abzug, für Ausgaben des privaten Bereichs eines Unternehmers gilt dasselbe. Wie ein gemischt genutzter Gegenstand zu behandeln ist, erläutern wir im Artikel „Vorsteuerabzug bei gemischter Nutzung".

Ein Sonderfall verdient Beachtung: Wird ein Gegenstand zu weniger als 10 % für das Unternehmen genutzt, scheidet der Vorsteuerabzug kraft Gesetzes aus. Umgekehrt erlaubt diese Regelung aber die erleichterte Zuordnung zum Unternehmensvermögen, wenn die unternehmerische Nutzung mindestens 90 % beträgt. Für die Praxis heißt das: Die Nutzungsanteile sollten bei Anschaffung dokumentiert und in der Buchhaltung hinterlegt werden.

Achtung bei steuerfreien Ausgangsumsätzen: Wer selbst nur steuerfreie Umsätze erzielt, für die kein Vorsteuerabzug möglich ist (bspw. Vermietung von Grundstücken, Versicherungsvermittlung, bestimmte Kredit- und Finanzumsätze), kann auch die zugehörigen Eingangsumsätze nicht abziehen. Anders bei steuerfreien Umsätzen, bei denen der Verzicht auf die Steuerbefreiung möglich ist: Hier kann durch Opting (beispielsweise bei der Vermietung) der Abzug erhalten bleiben.

Voraussetzung für den Abzug ist eine ordnungsgemäße Rechnung im Sinne der §§ 14, 14a UStG. Als Rechnung zählt jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird. Eine Rechnung kann aus einem Dokument oder aus mehreren Dokumenten bestehen (etwa Vertrag, Leistungsbestätigung und Zahlungsaufforderung), auch Gutschriften, bei denen der Leistungsempfänger abrechnet, sind Rechnungen. Welche Angaben eine Rechnung im Einzelnen enthalten muss, erläutern wir ausführlich im Artikel „Pflichtangaben auf Rechnungen und Rechnungsstellung". Für den Vorsteuerabzug sind drei Punkte besonders wichtig:

Zwar ist der Vorsteuerabzug auch bei einzelnen formellen Fehlern möglich, wenn die Finanzbehörde alle erforderlichen Informationen auf andere Weise besitzt, verlässlich ist aber nur die vollständig ordnungsgemäße Rechnung.

Fehlerfolge bei falschem Steuerausweis: Wird in einer Rechnung zu viel Umsatzsteuer ausgewiesen, handelt es sich um einen unrichtigen Steuerausweis nach § 14c Abs. 1 UStG. Der Aussteller schuldet den zu viel ausgewiesenen Betrag dem Finanzamt, ohne dass dem Empfänger ein korrespondierender Vorsteuerabzug zusteht. Die Einzelheiten der Rechnungsberichtigung finden sich ebenfalls im Artikel „Pflichtangaben auf Rechnungen und Rechnungsstellung".

Der Vorsteuerabzug wird grundsätzlich im Voranmeldungszeitraum des Leistungsbezugs vorgenommen, maßgeblich ist die Verwendungsabsicht in diesem Zeitpunkt. Entfällt der ausgewiesene Steuerbetrag auf eine Zahlung vor Ausführung des Umsatzes (bspw. eine Anzahlung), ist er bereits abziehbar, wenn die Rechnung vorliegt und die Zahlung geleistet wurde. Bei Einfuhrumsatzsteuer, innergemeinschaftlichen Erwerben und Reverse-Charge-Leistungen wird das Vorliegen einer ordnungsgemäßen Rechnung gesetzlich nicht vorausgesetzt.

Ein weiterer Punkt verdient Beachtung: Der Vorsteuerabzug ist auf Dauer nur richtig, wenn sich die Verwendungsverhältnisse nicht ändern. Nutzt ein Unternehmer eine Maschine innerhalb von 5 Jahren nach Anschaffung zunehmend privat, oder verändert sich bei steuerfreien Umsätzen der Umfang der Abzugsberechtigung, ist der Abzug über die Berichtigungsvorschriften des § 15a UStG anzupassen. Bei Grundstücken und Gebäuden über 10 Jahre. Wer ein Wirtschaftsgut ins Privatvermögen überführt, muss dies dem Finanzamt anzeigen und die Vorsteuer entsprechend berichtigen.

Nicht jede unternehmerische Ausgabe eröffnet einen Vorsteuerabzug. Das Gesetz übernimmt die Abzugsverbote des Einkommensteuergesetzes (§ 15 Abs. 1a UStG in Verbindung mit § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 bis 4 und 7 sowie § 12 Nr. 1 EStG). Danach ist der Abzug insbesondere ausgeschlossen für:

1. Prüfen Sie eingehende Rechnungen vor der Verbuchung auf Vollständigkeit, je eher ein Mangel entdeckt wird, desto leichter ist er zu beheben.

2. Dokumentieren Sie bei gemischt genutzten Gegenständen die Nutzungsanteile bereits bei Anschaffung und aktualisieren Sie die Schätzung bei wesentlichen Änderungen.

3. Holen Sie bei fehlenden Pflichtangaben stets eine berichtigte Rechnung ein, statt den Abzug eigenmächtig zu korrigieren.

4. Beachten Sie die Abzugsverbote bei der Buchhaltung selbst, etwa durch gesonderte Konten für Geschenke und Bewirtung.

5. Stimmen Sie die Prozesse frühzeitig auf die geänderten Voraussetzungen ab, die ab dem 1. Januar 2028 gelten. Der Rechnungseingang allein genügt dann nicht mehr.