Pflichtangaben auf Rechnungen und Rechnungsstellung

Der leistende Unternehmer erklärt durch den Ausweis der Umsatzsteuer sinngemäß, dass er diese bereits an sein Finanzamt abgeführt hat oder noch abführen wird. Dadurch verschafft er dem Leistungsempfänger die Möglichkeit, die ausgewiesene Umsatzsteuer als Vorsteuer abzuziehen. Die wichtigsten Grundregeln:

Rechnungsempfänger sind verpflichtet, die Rechnungsangaben auf Vollständigkeit und Richtigkeit hin zu überprüfen. Fehlt eine Pflichtangabe, ist der Vorsteuerabzug grundsätzlich ausgeschlossen. Der Abzug bleibt aber möglich, wenn einzelne formelle Rechnungsmerkmale fehlen und die Finanzbehörde alle notwendigen Informationen besitzt, um die materiellen Voraussetzungen zu prüfen, sie darf den Abzug nicht allein wegen formeller Fehler verweigern. Eine Rechnung muss übrigens nicht ausdrücklich als solche bezeichnet werden, es genügt, wenn sich aus dem Inhalt ergibt, dass über eine Leistung abgerechnet wird.

Auch über steuerbefreite Umsätze muss grundsätzlich eine Rechnung ausgestellt werden. Die Steuerpflicht ist keine Voraussetzung der Rechnungserteilung. Eine Ausnahme gilt für steuerbefreite Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 28 UStG (bspw. kulturelle oder sportliche Veranstaltungen), eine Abrechnungspflicht kann sich hier aber aus zivilrechtlichen Gründen ergeben. Als Rechnung gilt auch eine Gutschrift, die vom Leistungsempfänger ausgestellt wird, die Bezeichnung „Gutschrift" ist bei rechnungsersetzenden Gutschriften zwingend, bei kaufmännischen Korrekturgutschriften umsatzsteuerlich unbeachtlich. Der gesetzliche Begriff lautet „Umsatzsteuer", die Praxisbezeichnung „Mehrwertsteuer" ist zulässig, solange Steuersatz und Steuerbetrag klar ausgewiesen werden. Wichtig für Grundstücksrechnungen an Private: Der Unternehmer muss den Empfänger in der Rechnung darauf hinweisen, dass diese 2 Jahre aufbewahrt werden muss.

Zur Bestimmung des Leistungszeitpunkts im Einzelnen: Bei Abhollieferungen ist es die Übergabe der Ware an den Käufer, bei bewegten Lieferungen (Beförderung oder Versendung durch Lieferer, Abnehmer oder Spediteur) der Beginn der Beförderung; bei unbewegten Lieferungen im Reihengeschäft richtet sich der Zeitpunkt nach den vereinbarten Lieferklauseln (bei „frei Haus"/DDP die Ankunft beim Empfänger, bei „ab Werk"/EXW der Abgang aus dem Lager), bei Werklieferungen die Fertigstellung und Abnahme, bei sonstigen Leistungen die Fertigstellung bzw. Beendigung, bei zeitlich begrenzten Dienstleistungen die Beendigung des Rechtsverhältnisses, sofern keine Teilleistungen vereinbart sind. Die USt-IdNr. wird übrigens auf Antrag vom Bundeszentralamt für Steuern erteilt (Dienstsitz Saarlouis, online oder schriftlich beantragbar). Bei „vermittelten Umsätzen" (Abrechnung in fremdem Namen und für fremde Rechnung, etwa bei Tankstellen und Reisebüros) ist auch die Steuernummer bzw. USt-IdNr. des eigentlichen Leistenden anzugeben.

In besonderen Fällen sind zusätzliche Angaben erforderlich, etwa bei der innergemeinschaftlichen Lieferung neuer Fahrzeuge, bei Reiseleistungen, bei der Differenzbesteuerung und bei grenzüberschreitenden Dienstleistungen. Wer solche Umsätze erbringt, sollte die einschlägigen Sonderregelungen (§ 14a UStG) im Einzelfall prüfen.

Für Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 € brutto nicht übersteigt (Kleinbetragsrechnungen), gelten Erleichterungen:

Die Vereinfachungen gelten nicht im Rahmen der Versandhandelsregelung (§ 3c UStG), bei innergemeinschaftlichen Lieferungen (§ 6a UStG) und bei der Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (§ 13b UStG, § 33 UStDV).

Wer die Kleinunternehmerregelung anwendet, weist keine Umsatzsteuer aus, bei ihm wird sie nicht erhoben. Das heißt aber nicht, dass die Rechnungsvorschriften keine Rolle mehr spielen: Kleinunternehmer sind und bleiben Unternehmer und müssen alle allgemeinen Pflichtangaben beachten. Es entfallen allein die Angaben zum Steuerausweis.

Die Vereinfachungen für Kleinbetragsrechnungen gelten auch für Kleinunternehmer entsprechend. Details zur Regelung selbst, Schwellen, Verzicht, Wechsel zur Regelbesteuerung, erläutern wir im Artikel „Kleinunternehmerregelung: Befreiung von der Umsatzsteuer". Zum empfohlenen Hinweis: Eine Pflicht dazu besteht nicht, doch ohne ihn beanstanden Kunden und deren Buchhaltungen den fehlenden Steuerausweis routinemäßig. Übliche Zusätze lauten „Kein Steuerausweis aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG)" oder „Steuerfreier Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG". Hinzu kommt eine praktische Konsequenz des fehlenden Steuerausweises: Wer als Kleinunternehmer versehentlich Umsatzsteuer ausweist, schuldet diese dem Finanzamt (§ 14c UStG), ohne dass der Kunde sie als Vorsteuer abziehen dürfte.

Eine Rechnung kann berichtigt werden, wenn Pflichtangaben fehlen oder unzutreffend sind (§ 14 Abs. 6 Nr. 5 UStG, § 31 Abs. 5 UStDV). Die Berichtigung muss durch ein Dokument erfolgen, das spezifisch und eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezogen ist, eine neue Rechnungsnummer ist nicht erforderlich, und die Berichtigung wirkt auf den ursprünglichen Ausstellungszeitpunkt zurück. Grundsätzlich kann nur der ursprüngliche Rechnungsaussteller berichtigen (bei Gutschriften der Gutschriftsaussteller), ausnahmsweise wird auch eine Berichtigung durch den Rechnungsempfänger anerkannt, wenn sich der Aussteller die Änderung zu Eigen macht und dies aus der Rechnung oder den in Bezug genommenen Unterlagen hervorgeht. Wichtig: Da der Leistungsempfänger für seinen Vorsteuerabzug im Besitz einer ordnungsgemäßen Rechnung sein muss, kann er vom leistenden Unternehmer die Berichtigung verlangen, wenn die Rechnung Pflichtangaben nicht enthält und dadurch sein Vorsteuerabzug gefährdet wäre.

Ein Unternehmer hat ein Doppel der Rechnungen, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und für seine Rechnung ausgestellt hat, sowie alle empfangenen Rechnungen 8 Jahre aufzubewahren (§ 14b Abs. 1 UStG), eine elektronische oder bildliche Speicherung ist unter bestimmten Voraussetzungen möglich. Bei elektronisch übermittelten Rechnungen sind auch die Nachweise über die Echtheit und Unversehrtheit der Daten aufzubewahren. Privatpersonen (auch Unternehmer für Leistungen für ihren privaten Bereich), die von Unternehmern Rechnungen für Grundstücksleistungen erhalten haben, müssen diese zwei Jahre aufbewahren, bei einem Verstoß droht ein Bußgeld bis zu 500 €. Auf diese Aufbewahrungspflicht ist in der Rechnung hinzuweisen, etwa durch den Zusatz: „Der Rechnungsempfänger ist verpflichtet, die Rechnung zu Steuerzwecken 2 Jahre lang aufzubewahren." Die Fristen und Formanforderungen im Überblick bietet unser Artikel „Aufbewahrungsfristen".

Rechnungen gelten als Geschäftsbriefe und unterliegen daher gegebenenfalls zusätzlichen handelsrechtlichen Vorgaben, die Anforderungen sind in unseren nach Gesellschaftsform unterteilten Merkblättern zusammengestellt. Fehler bei diesen Angaben haben, soweit sie nicht zugleich gegen steuerliche Pflichtangaben verstoßen, in der Regel keine umsatzsteuerlichen Auswirkungen. Je nach Branche können weitere Pflichtangaben hinzukommen.

1. Richten Sie eine Rechnungseingangskontrolle ein, die alle Pflichtangaben vor der Verbuchung prüft, je früher ein Mangel auffällt, desto einfacher ist die Berichtigung.

2. Fordern Sie bei unvollständigen Rechnungen aktiv eine berichtigte Rechnung an, statt den Vorsteuerabzug eigenmächtig zu „korrigieren", der Anspruch darauf besteht.

3. Kleinunternehmer sollten den freiwilligen Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung stets aufnehmen, um Rückfragen und Zahlungsverzögerungen zu vermeiden, und niemals versehentlich Umsatzsteuer ausweisen.

4. Halten Sie die Berichtigungsregeln für die gesetzliche Formulierung „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" im Reverse-Charge-Fall in Ihren Rechnungsvorlagen fest.

5. Prüfen Sie bei Dauerleistungen, ob Ihre Verträge die Steuernummer oder USt-IdNr. enthalten, und bei Grundstücksleistungen an Private, ob der zwei-Jahres-Aufbewahrungshinweis enthalten ist.