Kleinunternehmerregelung: Befreiung von der Umsatzsteuer

Kleinunternehmer ist, wer die beiden Umsatzschwellen des Gesetzes einhält. Die Regelung ist an zwei Werten geknüpft, die seit dem 1. Januar 2025 gelten:

Wichtig für die Berechnung: Maßgeblich sind die tatsächlich vereinnahmten Entgelte, nicht die in Rechnung gestellten. Hat die Unternehmerin im Dezember eine Rechnung über 6.000 € gestellt, die der Kunde erst im Januar bezahlt, zählt dieser Betrag zum neuen Jahr. Verkauft sie im Laufe des Jahres ihr Fahrzeug oder eine sonstige Maschine des Anlagevermögens, bleibt dieser Umsatz außer Ansatz. Die Schwelle wird also nicht durch einmalige Anlageverkäufe „gesprengt". Für den Start eines Unternehmens gilt: Der im laufenden Jahr erwartete Umsatz wird hochgerechnet, wobei die Schwellen anteilig zu berücksichtigen sind, auch ohne Vorjahresumsatz muss die 100.000-Euro-Grenze des laufenden Jahres beachtet werden.

Wenige Ausnahmen: Nicht jeder kleine Umsatz macht zum Kleinunternehmer. Die Regelung setzt Unternehmereigenschaft voraus und steht nicht zur Verfügung, wenn ohnehin eine Befreiung nach anderen Vorschriften oder eine pauschale Besteuerung nach § 24 UStG (Land- und Forstwirte) einschlägig ist. Auch die Steuerfreiheit innergemeinschaftlicher Lieferungen ist mit der Regelung nicht kombinierbar.

Zur Rechnungsstellung im Einzelnen: Der Kleinunternehmer muss weiterhin Namen und Anschriften, Steuernummer, Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Leistungsdatum und Entgelt angeben. Einen gesetzlichen Hinweis auf die angewandte Kleinunternehmerregelung verlangt das Gesetz zwar nicht, dringend empfehlenswert ist er dennoch: Kunden und deren Buchhaltungen beanstanden sonst routinemäßig den fehlenden Steuerausweis. Ein üblicher Zusatz lautet „Kein USt-Ausweis gemäß § 19 UStG" oder „Steuerfreier Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG". Die Einzelheiten erläutern wir im Artikel „Pflichtangaben auf Rechnungen und Rechnungsstellung".

Der wichtigste Punkt bei der Entscheidung für oder gegen die Regelung ist der Verlust des Vorsteuerabzugs: Jede Umsatzsteuer, die der Kleinunternehmer selbst auf Einkäufe zahlt – Büromaterial, Computer, Miete, Beratung –, ist für ihn ein endgültiger Kostenbestandteil. Auch Aufbewahrungs- und Buchführungspflichten gelten für Kleinunternehmer unverändert (siehe unseren Artikel „Aufbewahrungsfristen").

Die pauschale Antwort lautet: Sie lohnt sich, wenn der administrative und finanzielle Nutzen größer ist als der Verlust des Vorsteuerabzugs. Drei Leitfragen helfen bei der Entscheidung:

Hinzu kommt der Liquiditätseffekt: Der Kleinunternehmer muss keine Umsatzsteuer auf sofort fällige Kundenforderungen an das Finanzamt abführen, wenn Kunden später zahlen. Das vereinnahmte Entgelt gehört ihm vollständig, bei schleppender Zahlungsmoral ein entscheidender Vorteil.

Kleinunternehmer können auf die Regelung verzichten und die Regelbesteuerung wählen. Der Verzicht ist keine Kündigung zum Monatsende, sondern eine formale Erklärung gegenüber dem Finanzamt mit klaren Fristen und Bindungswirkungen:

Wer also für ein Jahr mit hohen Investitionen in die Regelbesteuerung wechselt, um die Vorsteuer zu sichern, sollte bedenken, dass er anschließend für vier weitere Jahre in der Regelbesteuerung bleibt, auch wenn sich seine Situation ändert. Der Unternehmer sollte sich deshalb früh im jeweiligen Jahr entscheiden.

Wer die 25.000-Euro-Schwelle des Vorjahres überschreitet, scheidet automatisch aus der Kleinunternehmerregelung aus. Und wer die 100.000-Euro-Grenze im laufenden Jahr überschreitet, wird sofort im laufenden Jahr regelbesteuert, dann muss unter Umständen für bereits abgerechnete Umsätze nachträglich Umsatzsteuer abgeführt werden. Eine Rückkehr in die Kleinunternehmerregelung ist erst wieder möglich, wenn die Vorjahresschwelle wieder eingehalten wird.

Die Kleinunternehmerregelung ist nicht auf inländische Unternehmer beschränkt. Unternehmer aus anderen EU-Staaten können sie in Deutschland ebenfalls in Anspruch nehmen, wenn zwei Voraussetzungen erfüllt sind: Ihr EU-weiter Jahresumsatz darf im Vorjahr 100.000 € nicht überschritten haben, und sie müssen die von ihrem Ansässigkeitsstaat erteilte Kleinunternehmer-Identifikationsnummer verwenden. Diese wird im Ansässigkeitsstaat beantragt und in Rechnungen gegenüber deutschen Kunden angegeben. Für deutsche Unternehmer, die ihre Leistungen ins EU-Ausland erbringen, gilt dieselbe Systematik umgekehrt: Sie nutzen die Regelung des jeweiligen Empfängerstaats. Die Details dieser relativ neuen Regelung sollten im Einzelfall mit einem Steuerberater oder dem zuständigen Finanzamt geklärt werden.

1. Kontrollieren Sie die vereinnahmten Entgelte laufend. Die 100.000-Euro-Grenze kann schneller erreicht sein als gedacht, insbesondere bei Anzahlungen und Vorauszahlungen.

2. Prüfen Sie bei geplanten größeren Investitionen, ob ein Wechsel in die Regelbesteuerung den Vorsteuerabzug eröffnet, idealerweise vor der Investition und mit Blick auf die fünfjährige Bindung.

3. Behalten Sie die Kundenstruktur im Blick, verschiebt sich das Geschäft von Privat- zu Firmenkunden, verschiebt sich auch die Vorteilhaftigkeit.

4. Statten Sie Rechnungen mit dem freiwilligen Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung aus, um Rückfragen und Zahlungsverzögerungen zu vermeiden.

5. Erklären Sie den Wechsel zur Regelbesteuerung rechtzeitig und schriftlich beim Finanzamt, die Frist ist strikt.