Recht und Steuern

Aufbewahrungsfristen für geschäftliche Unterlagen

Wer ist zur Aufbewahrung von geschäftlichen Unterlagen verpflichtet?

Grundsätzlich ist jeder Gewerbetreibende verpflichtet, geschäftliche Unterlagen für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Diese Pflicht betrifft insbesondere Personen, die nach Handelsrecht (§§ 238 ff. HGB) oder Steuerrecht (§§ 140 ff. AO) zur Buchführung verpflichtet sind. Darüber hinaus sind auch Unternehmer betroffen, die freiwillig Bücher führen oder Abschlüsse machen.
Nach § 141 Abs. 1 AO sind Gewerbetreibende, Land- und Forstwirte zur Buchführung verpflichtet, wenn sie:
  • mehr als 600.000 € Umsatz im Kalenderjahr oder
  • mehr als 60.000 € Gewinn im Wirtschaftsjahr erzielen.
In Ausnahmefällen können Erleichterungen bewilligt werden (§ 148 AO).

Wo finden sich die gesetzlichen Regelungen?

Die gesetzlichen Grundlagen für die Aufbewahrungspflichten finden sich im Handelsgesetzbuch (HGB) und in der Abgabenordnung (AO):
  • Handelsrechtlich: § 257 HGB
  • Steuerrechtlich: § 147 AO
Beide Regelwerke enthalten weitgehend deckungsgleiche Vorschriften hinsichtlich der Art der aufzubewahrenden Unterlagen und der Aufbewahrungsfristen. Daneben finden sich etliche gesetzliche Spezialregelungen.

Welche geschäftlichen Dokumente müssen aufbewahrt werden?

Unterlagen, die der Steuerpflichtige aufheben muss, sind in § 147 Abs. 1 AO genau aufgelistet, die eines Kaufmanns in § 257 Abs. 1 HGB.
  • Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen
    Organisationsunterlagen,
  • Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
  • die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe,
  • die empfangenen Handelsbriefe,
  • Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe,
  • Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe,
  • Buchungsbelege,
  • Belege für Buchungen in den von ihm nach § 238 Abs. 1 zu führenden Büchern (Buchungsbelege).
  • Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung nach Art. 77 Abs. 1 i.V.m. Art. 62 Abs. 2 Zollkodex beizufügen sind, sofern die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben,
  • sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.
Problematisch ist in der Praxis die richtige Einordnung der Unterlagen. Im Einzelnen:
Zu den Büchern (Handelsbüchern) und Aufzeichnungen gehören das Grundbuch/Journal sowie Haupt- und Nebenbücher, wobei Letztere bei der doppelten Buchführung in Form von Konten geführt werden, mithin sämtliche Aufzeichnungen, die einen Überblick über die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage des Unternehmens geben. Bei der "Offene-Posten-Buchhaltung” (kontenblattlose Buchhaltung, die einen guten Überblick über den aktuellen Stand von Forderungen und Verbindlichkeiten gibt) ersetzen Belege die sonst zu führenden Konten. Hierbei kommt es nur darauf an, ob die Bücher für die Besteuerung irgendwie von Bedeutung sind.
Inventare sind Aufzeichnungen über die körperliche und wertmäßige Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände und Schulden. Je nach Art und angewandtem Verfahren müssen zusätzlich Inventuranweisungen, Verfahrensbeschreibungen o.ä. Aufzeichnungen aufbewahrt werden. Nach AO und HGB sind die Arbeitsanweisungen und Organisationsvorschriften aufzubewahren, die zum Verständnis der Bücher etc. notwendig sind. Hierunter fallen auch Unterlagen, die die Technik eines DV-Buchführungssystems erläutern.
Als Geschäftsbrief (Handelsbrief) gilt jegliche Korrespondenz, die die Vorbereitung, die Durchführung oder die Rückgängigmachung eines Geschäftes bzw. eines Handelsgeschäftes zum Gegenstand hat. Unter den Begriff “Geschäftsbriefe” fallen jedoch nicht nur Briefe im herkömmlichen Sinne, also per Post abgesandte Schriftstücke, sondern auch elektronische Nachrichten: E-Mails, Faxe, Telegramme etc. Korrespondenz, die nicht zum Abschluss eines Geschäfts geführt hat (zum Beispiel nicht erfolgreiche Angebote, Werbeflyer, Prospekte), ist kein Handels-/Geschäftsbrief.
Buchungsbelege sind alle Unterlagen, die einzelne Geschäftsvorfälle dokumentieren und damit Grundlage der einzelnen Eintragung in die Geschäftsbücher und für die sonstigen Aufzeichnungen sind. Sie haben die Funktion nachzuweisen, dass einem gebuchten Sachverhalt auch ein tatsächlich existierender Geschäftsvorfall zugrunde liegt ("Keine Buchung ohne Beleg"). Diese Definition hat eine relativ große Bandbreite und erfasst in der Regel u.a. Rechnungen, Beitrags- und Steuerbescheide, Verträge, Lohn- und Gehaltslisten und alle sonstigen Unterlagen aus dem operativen Geschäft, die einen konkreten Auswirkung auf die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage dokumentieren. Oft sind externe Buchungsbelege zugleich auch Geschäftsbriefe.
Sonstige Unterlagen sind beispielsweise Kalkulationsunterlagen, Ausfuhrbelege, Bewertungen von Eigenleistungen, Registrierkassenstreifen, Kassenzettel, Personalunterlagen etc. Diese müssen sich nicht auf konkrete Geschäftsvorfälle beziehen; es reicht vielmehr aus, dass sie in irgendeiner Form “für die Besteuerung von Bedeutung” sind. Speziell geregelt ist in § 14b UStG die Aufbewahrung von Rechnungen. Danach hat ein Unternehmer ein Doppel der Rechnungen, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und auf seine Rechnung ausgestellt hat, sowie alle Rechnungen, die er erhalten hat oder die ein Leistungsempfänger oder in dessen Namen und für dessen Rechnung ein Dritter ausgestellt hat, aufzubewahren. Dies gilt auch in Fällen, in denen die Steuerschuld auf den letzten Abnehmer bzw. den Leistungsempfänger verlagert ist.

Wann beginnen die Aufbewahrungsfristen?

Die Aufbewahrungsfristen beginnen mit dem Schluss des Kalenderjahres, in welcher das Dokument erstellt oder empfangen wurde.

Wann enden die Aufbewahrungsfristen?

Die Aufbewahrungsfristen enden mit dem Ende des Kalenderjahres nach 6, 8 oder 10 Jahren.

Wie lang sind die Aufbewahrungsfristen?

  • 10 Jahre: Für Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Konzernabschlüsse, Buchungsbelege, Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen, die bis Ende 2024 entstanden sind
  • 8 Jahre: Für Buchungsbelege, deren Aufbewahrungsfrist ab dem 1. Januar 2025 beginnt. Die Fristverkürzung gilt insbesondere für Rechnungen und Buchungsbelege ab 2025.
  • 6 Jahre: Für empfangene und abgesandte Handels-/Geschäftsbriefe sowie sonstige für die Besteuerung relevante Unterlagen
  • Die Frist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt oder empfangen wurde

In welcher Form müssen die geschäftlichen Unterlagen aufbewahrt werden?

Es gibt unterschiedliche Formen der Aufbewahrung von Dokumenten:
  • Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse müssen im Original aufbewahrt werden.
  • Andere Unterlagen können als Wiedergabe auf Bild- oder Datenträgern aufbewahrt werden, wenn die GoBD und die Anforderungen an die inhaltliche und bildliche Übereinstimmung erfüllt sind.
  • Elektronisch übermittelte Unterlagen (z. B. E-Rechnung): Der strukturierte Teil einer E-Rechnung muss im Ursprungsformat aufbewahrt werden, eine Umwandlung ist hier nicht zulässig.
  • Umwandlung in andere Formate ist zulässig, wenn die maschinelle Auswertbarkeit und die inhaltliche Unveränderbarkeit gewährleistet sind.
  • hermopapierbelege sollten zur Sicherung kopiert werden

Wo müssen die Unterlagen aufbewahrt werden?

  • Die steuerrechtlichen Vorgaben besagen, dass die Unterlagen in Deutschland aufgehoben werden müssen (vgl. § 146 Abs. 2 AO). Die Finanzbehörde kann nach § 146 Abs. 2a AO einem schriftlichen Antrag zustimmen, dass die Dokumente außerhalb Deutschlands geführt und aufbewahrt werden können.
  • Nach dem Handelsgesetzbuch gibt es keine spezifischen Vorgaben zum Aufbewahrungsort, jedoch müssen die Unterlagen bei Bedarf innerhalb angemessener Zeit vorgelegt werden können (§ 239 Abs. 4 HGB).

Welche Folgen hat ein Verstoß gegen die Aufbewahrungspflichten?

Grundsätzlich trifft den Steuerpflichtigen die Darlegungs- und Beweislast für steuerentlastende oder -mindernde Tatsachen.
Verstöße gegen die Aufbewahrungspflicht stellen zugleich Verstöße gegen Buchführungs- bzw. Aufzeichnungspflichten dar. Sofern aufbewahrungspflichtige Unterlagen nicht zur Verfügung stehen, kann die Finanzbehörde wegen fehlender Beweiskraft der Buchführung die Besteuerungsgrundlagen schätzen (§ 162 AO). Hierfür könnten zum Beispiel Branchenvergleichszahlen zum Buchungsbestand als Grundlage genommen werden.

Besonderheiten seit 2025 (E-Rechnungspflicht)

  • Seit 2025 gelten für E-Rechnungen besondere Aufbewahrungspflichten: Der strukturierte elektronische Teil muss im Ursprungsformat und unverändert aufbewahrt werden.
  • Die GoBD und aktuelle BMF-Schreiben konkretisieren die Anforderungen an die elektronische Archivierung und den Datenzugriff

Hinweis
Dieses Merkblatt soll – als Service Ihrer IHK Koblenz – nur erste Hinweise geben und erhebt daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl es mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurde, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden.