Aufbewahrungsfristen für geschäftliche Unterlagen

Wer ist zur Aufbwahrung von geschäftlichen Unterlagen verpflichtet?

• Pauschal ausgedrückt ist jeder Gewerbetreibende dazu verpflichtet, geschäftliche Unterlagen für einen bestimmten Zeitraum aufzuheben.
• Unterschieden wird dabei in Fristen von 6 Jahren und 10 Jahren.
• An die Pflichten halten muss sich jeder, der nach dem Steuerrecht und dem Handelsrecht zur Buchführung verpflichtet ist.
• Daneben ist es auch am Umsatz bzw. am Gewinn des Unternehmens auszumachen, in welcher Form die Bücher geführt werden müssen und somit auch die Aufbewahrungsfristen einzuhalten sind. So schreibt das Gesetz vor, dass Gewerbetreibende, Land- und Forstwirte, die mehr als 600.000 € Umsatz im Kalenderjahr gemacht haben und / oder mehr Gewinn als 60.000 im Witschaftsjahr/ Kalenderjahr gemacht haben, € zur Buchführung verpflichtet sind (vgl. § 141 Abs. 1 Nr. 1, 4, 5 AO).
• In Ausnahmefällen können Erleichterungen bewilligt werden (§ 148 S. 1 AO).

Wo finden sich die gesetzlichen Regelungen?

• Bei den Aufbewahrungsfristen von einem Unternehmen werden zwei rechtliche Grundlagen herangezogen: das Steuerrecht und das Handelsrecht.
• Beim Steuerrecht regelt die Abgabenordnung (kurz AO) die Vorgaben, beim Handelsrecht das Handelsgesetzbuch (kurz HGB).
• Beide Vorgaben sind nahezu identisch, für die Praxis, aber sind die steuerrechtlichen Vorgaben die, die relevant sind.Daneben finden sich etliche gestzliche Spezialregelungen.

Welche geschäftlichen Dokumente müssen aufbewahrt werden?

Unter weitere Informationen finden Sie eine alphabetische Stichworttabelle (PDF-Datei · 47 KB)mit den dazugehörigen Aufbewahrungsfristen.

Wann beginnen die Aufbewahrungsfristen?

Wann enden die Aufbewahrungsfristen?

Wie lang sind die Aufbewahrungsfristen?

• Die Aufbewahrungsfristen sind 6 bzw. 10 Jahre (vgl. § 147 Abs. 3 i. V. m. Abs. 1 Nr.1, 4 und 4a AO, § 14b Abs. 1 UStG).
• Die Fristen können unter bestimmten Voraussetzungen auch verlängert werden. So ist es dann der Fall, wenn die Unterlagen für die Steuerberechnung bedeutsam sind und die Fristsetzungsfrist für Steuern nach der Abgabenordnung noch nicht um ist. Dieses kann bei einer leichtfertigen Verkürzung der Steuer oder bei Steuerhinterziehung der Fall sein. Die Gewerbetreibenden werden dann mit deutlich längeren Zeiträumen rechnen müssen, vgl. § 169 Abs. 2 S. 2 AO.
• Weiterhin kann es dann erforderlich sein, die Unterlagen noch aufzuheben, wenn eine Außenprüfung schon begonnen hat, eine Steuerfestsetzung vorläufig nach § 165 AO ist oder bei steuerstrafrechtlichen Ermittlungen.

In welcher Form müssen die geschäftlichen Dokumente aufbewahrt werden?

• Nach § 14b Abs. 1 S. 2 UStG müssen Rechnungen für den gesamten Aufbewahrungszeitraum von zehn Jahren lesbar sein. Rechnungen, Handels- und Geschäftsbriefe, die der Unternehmer erhalten hat, sind nach §§ 14, 14b UStG, so aufzuheben, dass sie bildlich mit dem Original übereinstimmen (bildliche Wiedergabe).
• Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen sind nach § 147 Abs. 2 AO im Original aufzubewahren.
• Problematisch kann es dann sein, wenn sich die Originalbelege auf Thermokopierpapier befinden. Diese blassen nach einiger Zeit aus. Wer für die Lesbarkeit sorgen muss, der sollte sich daher die Zeit nehmen und alle Originale auf normales, immer lesbares Papier zu fotokopieren. Diese Kopie muss aber zusammen mit dem Original aufgehoben werden.
• Elektronisch übermittelte Daten und Rechnungen müssen Echtheit gewährleisten können. Erreicht werden kann dieses, wenn alle Daten zu dem Vorgang zusammen aufgehoben werden.
• Alle anderen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen müssen inhaltlich übereinstimmen.

Wo müssen die Schriftstücke aufbewahrt werden?

• Die steuerrechtlichen Vorgaben besagen, dass die Unterlagen in Deutschland aufgehoben werden müssen (vgl. § 146 Abs. 2 AO). Die Finanzbehörde kann nach § 146 Abs. 2a AO einem schriftlichen Antrag zustimmen, dass die Dokumente außerhalb Deutschlands geführt und aufbewahrt werden können.
• Nach dem Handelsgesetzbuch werden keine Vorgaben gemacht, doch müssen sie in einer angemessenen Zeit vorgelegt werden können (vgl. § 239 Abs. 4 S. 2 HGB).