Aufbewahrungsfristen: Welche Unterlagen Unternehmen wie lange aufbewahren müssen

Grundsätzlich ist jeder Gewerbetreibende verpflichtet, geschäftliche Unterlagen für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Diese Pflicht betrifft insbesondere Personen, die nach Handelsrecht (§§ 238 ff. HGB) oder Steuerrecht (§§ 140 ff. AO) zur Buchführung verpflichtet sind. Darüber hinaus sind auch Unternehmer betroffen, die freiwillig Bücher führen oder Abschlüsse machen.

Nach § 141 Abs. 1 AO sind Gewerbetreibende und Land- und Forstwirte zur Buchführung verpflichtet, wenn sie mehr als 600.000 € Umsatz im Kalenderjahr oder mehr als 60.000 € Gewinn im Wirtschaftsjahr erzielen. In Ausnahmefällen können Erleichterungen bewilligt werden (§ 148 AO). Die gesetzlichen Grundlagen der Aufbewahrung finden sich handelsrechtlich in § 257 HGB und steuerrechtlich in § 147 AO, beide Regelwerke enthalten weitgehend deckungsgleiche Vorschriften zu Art und Dauer der Aufbewahrung. Daneben existieren gesetzliche Spezialregelungen, etwa zur Rechnungsaufbewahrung in § 14b UStG. Aufbewahrungsfristen. Daneben finden sich etliche gesetzliche Spezialregelungen.

Zur Einordnung im Einzelnen: Bücher und Aufzeichnungen sind sämtliche Aufzeichnungen, die einen Überblick über die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage des Unternehmens geben. Inventare sind Aufzeichnungen über die körperliche und wertmäßige Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände und Schulden, auch Verfahrensbeschreibungen und Erläuterungen zu einem digitalen Buchführungssystem gehören zu den aufbewahrungspflichtigen Organisationsunterlagen. Als Geschäftsbrief gilt jegliche Korrespondenz, die die Vorbereitung, Durchführung oder Rückgängigmachung eines Geschäfts zum Gegenstand hat, auch in elektronischer Form. Buchungsbelege dokumentieren einzelne Geschäftsvorfälle und sind Grundlage jeder Buchung, oft sind externe Buchungsbelege zugleich Geschäftsbriefe. Sonstige Unterlagen müssen sich nicht auf konkrete Geschäftsvorfälle beziehen, es genügt, dass sie „für die Besteuerung von Bedeutung" sind. Speziell geregelt ist in § 14b UStG die Aufbewahrung von Rechnungen: Der Unternehmer muss ein Doppel der von ihm (oder in seinem Namen) ausgestellten Rechnungen sowie alle empfangenen Rechnungen aufbewahren, auch in Reverse-Charge-Fällen.

Die Fristen beginnen mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt oder empfangen wurde. Sie enden mit dem Ende des Kalenderjahres nach 6, 8 oder 10 Jahren und zwar so, dass die Frist nicht abläuft, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für die die Festsetzungsfrist noch läuft.

Die Verkürzung von zehn auf acht Jahre für Buchungsbelege ab 2025 beruht auf dem Jahressteuergesetz 2024. Achtung: Die zehn Jahre gelten unverändert für Bücher und Aufzeichnungen, dazu zählen auch die umsatzsteuerlichen Aufzeichnungen nach § 22 UStG (dazu unten bei den Kleinunternehmern).

Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse müssen im Original aufbewahrt werden. Andere Unterlagen können als Wiedergabe auf Bild- oder Datenträgern aufbewahrt werden, wenn die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und digitaler Buchführungssysteme (GoBD) eingehalten sind und die Wiedergabe mit dem Original bildlich und inhaltlich übereinstimmt. Bei elektronisch übermittelten Unterlagen wie der E-Rechnung gilt: Der strukturierte Teil muss im Ursprungsformat aufbewahrt werden, eine Umwandlung ist hier nicht zulässig. Bei anderen Unterlagen ist eine Umwandlung zulässig, wenn die maschinelle Auswertbarkeit und die inhaltliche Unveränderbarkeit gewährleistet sind. Thermopapierbelege sollten zur Sicherung kopiert werden, da sie verblassen. Seit der E-Rechnungspflicht 2025 konkretisieren die GoBD und aktuelle BMF-Schreiben die Anforderungen an die elektronische Archivierung und den Datenzugriff.

Steuerrechtlich müssen Unterlagen in Deutschland aufbewahrt werden (§ 146 Abs. 2 AO), die Finanzbehörde kann auf schriftlichen Antrag die Aufbewahrung außerhalb Deutschlands gestatten (§ 146 Abs. 2a AO). Nach dem Handelsgesetzbuch gibt es keine spezifischen Vorgaben zum Ort, die Unterlagen müssen aber bei Bedarf innerhalb angemessener Zeit vorlegbar sein (§ 239 Abs. 4 HGB).

Ein verbreiteter Irrtum ist, die Kleinunternehmerregelung entbinde von Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten. Das Gegenteil ist richtig: Kleinunternehmer sind und bleiben Unternehmer. Sie sind nach § 22 Abs. 1 UStG verpflichtet, zur Feststellung der Steuer und der Grundlagen ihrer Berechnung Aufzeichnungen zu machen (§ 22 UStG). Konkret relevant sind für sie vor allem:

Weil der Gesamtumsatz eines Kleinunternehmers nach vereinnahmten Entgelten bemessen wird, muss sich aus seinen Unterlagen lückenlos nachvollziehen lassen, wann welche Beträge eingegangen sind. Praktisch empfiehlt sich dafür das formelle Umsatzsteuerheft oder eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung, die Aufzeichnungen (einschließlich des Umsatzsteuerhefts) sind 10 Jahre aufzubewahren, solange keine kürzere steuerliche Bedeutung dagegen steht. Die Kleinunternehmerregelung erspart also die Umsatzsteuer und den Vorsteuerabzug, nicht aber die Buchführung über die eigenen Umsätze. Selbst wer keine Bücher führt und den Gewinn per Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermittelt, muss die zugrunde liegenden Belege aufbewahren, nur vollständige Belege lassen eine geordnete Einnahmen-Überschuss-Rechnung als glaubwürdig erscheinen.

Grundsätzlich trifft den Steuerpflichtigen die Darlegungs- und Beweislast für steuerentlastende oder -mindernde Tatsachen. Verstöße gegen die Aufbewahrungspflicht stellen zugleich Verstöße gegen Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten dar. Stehen aufbewahrungspflichtige Unterlagen nicht zur Verfügung, kann die Finanzbehörde wegen fehlender Beweiskraft der Buchführung die Besteuerungsgrundlagen schätzen (§ 162 AO).

1. Richten Sie ein Ablagesystem ein, das die drei Fristgruppen (10, 8 und 6 Jahre) von Anfang an trennt, damit Vernichtungen fristgerecht und dokumentiert erfolgen können.

2. Bewahren Sie E-Rechnungen im ursprünglichen Format auf und prüfen Sie die Unveränderbarkeit Ihres Archivsystems gegen die GoBD, bevor Sie Papierbelege vernichten.

3. Sichern Sie Thermopapierbelege zeitnah durch Kopien.

4. Kleinunternehmer sollten ihre vereinnahmten Entgelte fortlaufend und lückenlos erfassen. Die Schwellenprüfung verlangt es, und bei Überschreitung entscheidet der Nachweis über Nachzahlungen.

5. Beachten Sie, dass Fristen nicht ablaufen, solange laufende Verfahren die Unterlagen benötigen, vor einer Vernichtung sollte.