Mitarbeiter einstellen

Dieses Merkblatt soll nur erste Hinweise geben und erhebt daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl dieses Merkblatt mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurde, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden. Da im Arbeitsrecht neben einer Vielzahl von Gesetzen auch Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen gelten können, ist im Einzelfall eine eingehende Rechts- und Steuerberatung ratsam.


I. Allgemeines

Das Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz (AGG) ist zum 18. August 2006 in Kraft getreten. Arbeitgeber müssen seitdem dafür sorgen, dass ihre betrieblichen Abläufe und Strukturen und alle arbeitsrechtlichen Verträge und Maßnahmen mit dem AGG vereinbar sind. Anderenfalls drohen Schadensersatzklagen sowie Unwirksamkeit arbeitgeberseitiger Maßnahmen. Verboten sind Benachteiligungen wegen
  • Rasse, ethnischer Herkunft
  • Geschlecht, sexueller Identität
  • Religion oder Weltanschauung
  • Behinderung
  • Alter.
Differenzierungen nach einem dieser Merkmale sind nur in eng eingeschränkten Fällen und bei Vorliegen besonderer Rechtfertigungsgründe zulässig. Beispielsweise darf bei einer Stellenausschreibung für ein Model für Herrenmode durchaus ein Mann gesucht werden, ohne dass hierbei ohne weiteres eine Geschlechterdiskriminierung vorgeworfen werden kann.

II. Vor Abschluss des Arbeitsvertrages

1. Die Stellenausschreibung

Eine Stellenausschreibung muss geschlechtsneutral formuliert sein. Andernfalls drohen dem Arbeitgeber Schadensersatzpflichten der andersgeschlechtlichen Bewerber. Außerdem muss die Ausschreibung auch als Teilzeitarbeitsplatz erfolgen, wenn sich der Arbeitsplatz dafür eignet. Um Altersdiskriminierungen zu vermeiden, sollte der Zusatz "jung" oder "älter" vermieden werden. Zulässig müssten allerdings Begriffe wie "dynamisch" oder "erfahren" sein, sofern sie nicht per se eine bestimmte Altersgruppe ausschließen.

2. Personalauswahl

Grundsätzlich können Sie sich unter den Bewerbern für denjenigen entscheiden, der Ihnen nach Ihrer Auffassung am geeignetsten erscheint. Die Auswahlfreiheit des Arbeitgebers ist jedoch durch zahlreiche gesetzliche Beschäftigungsverbote (z. B. bei Kindern) und -gebote (z. B. Schwerbehinderte) begrenzt. Um später den möglicherweise erhobenen Vorwurf der diskriminierenden Ablehnung eines Bewerbers entkräften zu können, sollte vermerkt werden, auf welche (zulässigen!) Merkmale die Auswahl gestützt wurde.

3. Fragerecht des Arbeitgebers

Der Arbeitgeber kann bei der Einstellung sämtliche für ihn entscheidenden zulässigen Fragen stellen. Der Bewerber ist jedoch nur verpflichtet, zulässige Fragen wahrheitsgemäß zu beantworten. Antwortet der Arbeitnehmer auf eine zulässige Frage wahrheitswidrig, steht dem Arbeitgeber meist das Recht zu, den Vertrag später anzufechten, wenn die Einstellung aufgrund der wahrheitswidrigen Antwort erfolgte. Eine wahrheitswidrige Antwort auf eine unzulässige Frage hat für den Arbeitnehmer hingegen keine rechtlichen Konsequenzen.

4. Ersatz von Vorstellungskosten

Auch wenn das Arbeitsverhältnis nicht zustande kommt, sind Vorstellungskosten (grundsätzlich die Hin- und Rückfahrt mit der Bahn 2. Klasse; nur ausnahmsweise auch Übernachtung, Verpflegung oder Verdienstausfall) des Bewerbers zu erstatten, wenn die Vorstellung auf Einladung des Arbeitgebers erfolgte.
Tipp: Der Arbeitgeber kann diesen Anspruch bei der Einladung zur Vorstellung ausdrücklich schriftlich ausschließen (z. B. "Auslagen können leider nicht übernommen werden").

5. Staatliche Zuschüsse

Das Dritte Sozialgesetzbuch kennt unter anderem Eingliederungszuschüsse und Zuschüsse zur Ausbildungsvergütung und zur Eingliederung Behinderter (Informationen hierzu erteilen Integrationsdienste vor Ort). Diese Zuschüsse sind vor Abschluss eines Arbeitsvertrages bei der zuständigen Agentur für Arbeit formlos zu beantragen, die weitere Auskünfte erteilt. 
Eingliederungszuschüsse zum Arbeitsentgelt können bei der Einstellung von besonders förderungsbedürftigen Arbeitnehmern gewährt werden. Weitere Informationen erhalten Sie bei der zuständigen Agentur für Arbeit. 

6. Arbeitspapiere

Bei Vertragsschluss kann der Arbeitgeber vom Arbeitnehmer die Vorlage der folgenden Arbeitspapiere verlangen:
  • Lohnsteuerkarte (dazu unter 6. Steuerrecht)
  • Sozialversicherungsausweis (wird von der Datenstelle der Rentenversicherung auf Antrag des Arbeitnehmers ausgestellt)
  • Kindergeldbescheinigung
  • Bescheinigung über den im laufenden Kalenderjahr bereits gewährten oder abgegoltenen Urlaub (Urlaubsbescheinigung)
  • Unterlagen für vermögenswirksame Leistungen
  • die vom Arbeitgeber bei Ende des Arbeitsverhältnisses nach § 312 SGB III auszustellende Arbeitsbescheinigung
  • Arbeits- oder Abschlusszeugnis.
Im Baugewerbe kommt die Lohnnachweiskarte für Urlaub, Lohnausgleich und Zusatzversorgung hinzu, in der Lebensmittelbranche das Gesundheitszeugnis, bei ausländischen Arbeitnehmern aus Nicht-EU-Staaten die Arbeitsgenehmigung und bei Jugendlichen die Gesundheitsbescheinigung.
Arbeits-/Abschlusszeugnis, Sozialversicherungsausweis und Arbeitsbescheinigung muss der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer nach Vorlage wieder aushändigen. Die anderen Arbeitspapiere hat er sorgfältig aufzubewahren.

7. Anhörung des Betriebsrats

Soweit im Betrieb mehr als 20 wahlberechtigte Arbeitnehmer beschäftigt sind, ist bei der Einstellung eines Arbeitnehmers in den Betrieb der Betriebsrat - sofern vorhanden - zu beteiligen.

III. Der Inhalt des Arbeitsvertrages

1. Form des Arbeitsvertrages

Achtung: Zum 01. August 2022 ist das neue Nachweisgesetz in Kraft getreten. Dieses stellt weitere Anforderungen an den Inhalt von Arbeitsverträgen. Nähere Informationen finden Sie in unserem Merkblatt zum Nachweisgesetz.

Der Abschluss eines Arbeitsvertrages ist, soweit tarifvertraglich nichts anderes bestimmt ist, auch mündlich möglich (Ausnahme: Die Befristung eines Arbeitsverhältnisses und ein etwaiges nachvertragliches Wettbewerbsverbot müssen schriftlich vereinbart werden). Der Arbeitgeber ist jedoch durch das neue Nachweisgesetz verpflichtet, dem Arbeitnehmer bei Beginn des Arbeitsverhältnisses die wesentlichen Vertragsbestimmungen über
  • Name und An­schrift der Ver­trags­par­teien
  • Zeit­punkt des Be­ginns des Ar­beits­verhält­nis­ses
  • Dauer des Ar­beits­verhält­nis­ses bei Be­fris­tung
  • Ar­beits­ort
  • Be­zeich­nung oder Be­schrei­bung der Tätig­keit
  • Zu­sam­men­set­zung und Höhe des Ar­beits­ent­gelts
  • Ar­beits­zeit
  • Dauer des jähr­li­chen Er­ho­lungs­ur­laubs
  • Kündi­gungs­fris­ten
  • all­ge­mei­ner Hin­weis auf Ta­rif­verträge, Be­triebs- und Dienst­ver­ein­ba­run­gen, die auf das Ar­beits­verhält­nis an­wend­bar sind.
  • End­da­tum des Ar­beits­verhält­nis­ses
  • ggf. freie Wahl des Ar­beits­orts durch den Ar­beit­neh­mer
  • so­fern ver­ein­bart, die Dauer der Pro­be­zeit
  • die Zu­sam­men­set­zung und die Höhe des Ar­beits­ent­gelts ein­schließlich der Vergütung von Über­stun­den, der Zu­schläge, der Zu­la­gen, Prämien und Son­der­zah­lun­gen so­wie an­de­rer Be­stand­teile des Ar­beits­ent­gelts, die je­weils ge­trennt an­zu­ge­ben sind und de­ren Fällig­keit so­wie die Art der Aus­zah­lung
  • die ver­ein­barte Ar­beits­zeit, ver­ein­barte Ru­he­pau­sen und Ru­he­zei­ten so­wie bei ver­ein­bar­ter Schicht­ar­beit das Schicht­sys­tem, der Schicht­rhyth­mus und die Vor­aus­set­zun­gen für Schichtände­run­gen
  • bei Ar­beit auf Ab­ruf ne­ben der Ver­ein­ba­rung, dass Ar­beits­leis­tung ent­spre­chend dem Ar­beits­an­fall zu er­brin­gen ist, die Zahl der zu vergüten­den Min­dest­stun­den, der je­wei­lige Zeit­rah­men und die Frist für die An­ord­nung der Lage der Ar­beits­zeit im Vor­aus durch den Ar­beit­ge­ber
  • so­fern ver­ein­bart, die Möglich­keit der An­ord­nung von Über­stun­den und de­ren Vor­aus­set­zun­gen
  • ein et­wai­ger An­spruch auf vom Ar­beit­ge­ber be­reit­ge­stellte Fort­bil­dung
  • wenn der Ar­beit­ge­ber dem Ar­beit­neh­mer eine be­trieb­li­che Al­ters­ver­sor­gung über einen Ver­sor­gungsträger zu­sagt, der Name und die An­schrift des Ver­sor­gungsträgers; die Nach­weis­pflicht entfällt, wenn der Ver­sor­gungsträger zu die­ser In­for­ma­tion ver­pflich­tet ist
  • dass bei der Kündi­gung des Ar­beits­verhält­nis­ses vom Ar­beit­ge­ber und Ar­beit­neh­mer ein­zu­hal­tende Ver­fah­ren, min­des­tens das Schrift­for­mer­for­der­nis und die Fris­ten für die Kündi­gung des Ar­beits­verhält­nis­ses, so­wie die Frist zur Er­he­bung ei­ner Kündi­gungs­schutz­klage; § 7 KSchG ist auch bei einem nicht ord­nungs­gemäßen Nach­weis der Frist zur Er­he­bung ei­ner Kündi­gungs­schutz­klage an­zu­wen­den.
schriftlich auszuhändigen. Im Übrigen empfiehlt es sich aber auch schon aus Beweisgründen, einen Arbeitsvertrag schriftlich abzuschließen.
Je genauer die Tätigkeit im Arbeitsvertrag festgelegt wird, desto geringer ist die Möglichkeit des Arbeitgebers, im Rahmen seines Weisungsrechts später einseitig Arbeitsinhalte zu ändern. Deshalb sollten Tätigkeiten möglichst breit beschrieben werden.
Tipp: Zusätzlich empfiehlt sich die Klausel: "Der Arbeitgeber ist berechtigt, dem Arbeitnehmer auch andere zumutbare Tätigkeiten zuzuweisen, die seiner Qualifikation entsprechen."
Soweit der Arbeitnehmer an verschiedenen Orten beschäftigt werden soll, ist ein solcher Hinweis in den Arbeitsvertrag aufzunehmen.

2. Probezeit/befristeter Probearbeitsvertrag

Sollen die ersten Monate als Probezeit gelten, muss dies ausdrücklich vereinbart werden. Sie ist maximal bis zu sechs Monaten zulässig (z. B. "Die ersten ... Monate gelten als Probezeit"). Die Vereinbarung hat den Vorteil, dass der Vertrag ohne besonderen Grund innerhalb der Probezeit mit lediglich zweiwöchiger Frist kündbar ist. Soweit in einbezogenen Tarifverträgen eine längere Frist bestimmt ist, gilt diese vorrangig.
Von der Vereinbarung einer Probezeit im Arbeitsvertrag ist der "befristete Probearbeitsvertrag" zu unterscheiden. Hier wird ein Vertrag "vom ... bis zum ... " als Probearbeitsverhältnis geschlossen. Mit dem Ablauf der Zeit, für die der Vertrag geschlossen ist, endet dann dieses Arbeitsverhältnis automatisch, ohne dass es einer Kündigung bedarf. Soweit sich der Arbeitnehmer innerhalb dieses befristeten Probearbeitsvertrages als geeignet erweist und fest eingestellt werden soll, muss ein neuer Arbeitsvertrag geschlossen werden.
Vorteilhaft ist, dass bei diesem Probearbeitsvertrag besondere Kündigungsschutzvorschriften nicht anwendbar sind, d. h. das Probearbeitsverhältnis endet zum vereinbarten Zeitpunkt, unabhängig von evtl. zwischenzeitlich eingetretenen Kündigungsverboten (z. B. Schwangerschaft).

3. Tarifverträge

Inhaltlich ist der Arbeitsvertrag hinsichtlich aller Konditionen im Rahmen der gesetzlichen Mindestbestimmungen (z.B. Bundesurlaubsgesetz, Entgeltfortzahlungsgesetz, Arbeitszeitgesetz) frei verhandelbar. Die Verhandlungsspielräume sind jedoch oft durch Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen und betriebliche Übung eingeschränkt.
Ein Tarifvertrag ist für ein Unternehmen verbindlich, wenn der Arbeitgeber Mitglied eines Arbeitgeberverbandes ist, die Geltung eines Tarifvertrages arbeitsvertraglich vereinbart wurde oder - und das wird leider oft übersehen - wenn durch den Bundesminister für Wirtschaft und Arbeit ein Tarifvertrag für allgemeinverbindlich erklärt worden ist. Dadurch sind in diesen Branchen für jedes Unternehmen detaillierte arbeitsvertragliche Einzelheiten vorgeschrieben, die teilweise weit über den gesetzlichen Mindeststandards liegen.
Näheres zu allgemeinverbindlichen Tarifverträgen finden Sie auf der Internetseite des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales. Ausführliche Informationen zu Tariflöhnen und Tarifverträgen finden Sie im Internetauftritt der Hans Böckler-Stiftung.

4. Betriebliche Übung und Gleichbehandlungsgrundsatz

Auch ohne ausdrückliche Vereinbarung können bestimmte bisherige Handhabungen des Arbeitgebers als "betriebliche Übung" Vertragsinhalt werden. So erwächst dem Arbeitnehmer ein Anspruch auf Vergünstigungen, die der Arbeitgeber über einen längeren Zeitraum hinweg anderen Arbeitnehmern vorbehaltlos gewährt hat (z. B. Weihnachts- oder Urlaubsgeld bei dreimaliger Gewährung). Nach dem Grundsatz der Gleichbehandlung aller Arbeitnehmer in einem Betrieb steht ein solcher Anspruch auf eine Gratifikation dann auch neu eintretenden Arbeitnehmern zu. Aus dem Gleichbehandlungsgrundsatz folgt auch die prinzipielle Verpflichtung, einen solchen Gratifikationsanspruch nicht nur den Vollzeit-, sondern (anteilig) auch den Teilzeitkräften (z. B. den geringfügig Beschäftigten) zu zahlen.

5. Arbeitszeit/Überstunden

In welchem zeitlichen Umfang Sie jemanden beschäftigen wollen, obliegt in der Regel Ihrer Entscheidung. Die werktägliche Arbeitszeit ist anzugeben. Sie darf acht Stunden pro Tag grundsätzlich nicht überschreiten. In der Praxis kann die Arbeitszeit ausnahmsweise auf bis zu zehn Stunden täglich erhöht werden, soweit innerhalb eines halben Jahres ein entsprechender Stundenausgleich erfolgt.
Tipp: Da es umstritten ist, ob und unter welchen Voraussetzungen der Arbeitnehmer Überstunden ohne besondere Rechtsgrundlage leisten muss, empfiehlt sich die Aufnahme entsprechender Bestimmungen in den Arbeitsvertrag.
Außerdem sollte geregelt werden, was mit den geleisteten Überstunden geschehen soll, z. B. ob und wann sie ausbezahlt werden, ob Zuschläge gezahlt werden oder ob und wann der Mitarbeiter Zeitausgleich nehmen soll bzw. wann die Überstunden eventuell verfallen.
Soweit ein Betriebsrat existiert, ist er bei einer eventuellen Verkürzung bzw. Verlängerung der betriebsüblichen Arbeitszeit hinzuzuziehen.

6. Vergütung

Grundsätzlich ist auch die Höhe der Vergütung - wenn sie nicht z.B. durch Tarifverträge festgeschrieben ist - frei verhandelbar. Sie wird sich in der Regel danach richten, wie sehr Sie an der Mitarbeit des Bewerbers in Ihrem Unternehmen interessiert sind und wie Ihr übriges Lohngefüge aussieht. Die Höhe des Entgelts, evtl. Zuschläge und sonstige Sonderzahlungen sowie ihre Fälligkeit sind in den Vertrag aufzunehmen. Sofern Zuschläge und Sonderzahlungen nur freiwillig gezahlt werden sollen, muss dies schriftlich vermerkt werden.

7. Urlaub

Die Dauer des jährlichen Urlaubs ist in den Vertrag aufzunehmen. Der gesetzliche Mindesturlaubsanspruch des Arbeitnehmers beträgt jährlich mindestens 24 Werktage. Da der Samstag auch ein Werktag ist, der Gesetzgeber also von einer Sechs-Tage-Woche ausgeht, beträgt der Mindesturlaub bei einer Fünf-Tage-Woche 20 Arbeitstage im Jahr (für die Berechnung gilt: jährlicher Mindesturlaubsanspruch = 4 x Anzahl der Arbeitstage pro Woche), unabhängig davon, wie viele Stunden der Arbeitnehmer pro Tag arbeitet. Der volle Urlaubsanspruch entsteht nach sechs Monaten. Erkrankt ein Arbeitnehmer während des Urlaubs, so sind die durch eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung nachgewiesenen Tage nicht auf den Urlaub anzurechnen.

8. Nebentätigkeit

Sinnvoll ist es ebenfalls, die Aufnahme einer Nebentätigkeit durch den Arbeitnehmer von Ihrer schriftlichen Zustimmung abhängig zu machen.

9. Kündigungsfristen

Die gesetzliche Kündigungsfrist beträgt grundsätzlich vier Wochen zum 15. eines Monats bzw. zum Monatsende. Darüber hinaus gelten für eine Kündigung durch den Arbeitgeber je nach bisheriger Jahresdauer des Arbeitsverhältnisses folgende Steigerungsstufen jeweils zum Ende eines Kalendermonats:
  • 1 Monat ab 2 Jahren
  • 2 Monate ab 5 Jahren
  • 3 Monate ab 8 Jahren
  • 4 Monate ab 10 Jahren
  • 5 Monate ab 12 Jahren
  • 6 Monate ab 15 Jahren
  • 7 Monate ab 20 und mehr Jahren
Die Bestimmung von kürzeren Kündigungsfristen im Arbeitsvertrag ist in der Regel unwirksam. Soweit längere Fristen vereinbart sind, gelten diese. Ausführliche Informationen zum Thema Kündigung finden Sie im Merkblatt “Beendigung von Arbeitsverhältnissen”.

10. Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall

Bei unverschuldeter Arbeitsunfähigkeit infolge von Krankheit haben Arbeitnehmer, deren Beschäftigungsverhältnis bereits vier Wochen besteht, für die Dauer von sechs Wochen einen gesetzlichen Anspruch auf Entgeltfortzahlung in Höhe von 100 Prozent des Arbeitsentgelts, welches dem Arbeitnehmer bei der für ihn maßgebenden Arbeitszeit zusteht.
Betriebe, die in der Regel bis zu 30 Arbeitnehmer beschäftigen, können unter Umständen die Erstattung ihrer Aufwendungen für die Entgeltfortzahlung nach dem Umlageverfahren U 1 verlangen.
Sofern der Arbeitnehmer von einem Dritten aufgrund gesetzlicher Vorschriften Schadensersatz wegen eines Verdienstausfalls beanspruchen kann, kann dieser Anspruch insoweit dem Arbeitgeber zustehen, als dieser für den Arbeitnehmer das Entgelt (bis zu sechs Wochen) weiterzahlen und Beiträge zur LVA/BfA oder Arbeitgeberanteile an Beiträgen für die Sozialversicherung leisten muss. Der Arbeitnehmer ist daher verpflichtet, dem Arbeitgeber alle notwendigen Angaben zur Durchsetzung der Ansprüche zu machen.
Sollten einmal Zweifel an der Rechtmäßigkeit einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bestehen, kann der Arbeitgeber den medizinischen Dienst der jeweiligen Krankenkasse des Mitarbeiters einschalten.

IV. Besondere Arbeitsverhältnisse

1. Befristung/Teilzeitarbeit

Das Gesetz geht grundsätzlich davon aus, dass Arbeitsverträge auf unbestimmte Zeit und als Vollzeitarbeitsverträge geschlossen werden. Diese Grundform wird in der Praxis durch individuelle Vereinbarungen z.B. durch Befristung oder Teilzeit häufig abgeändert. Unter welchen Voraussetzungen dies zulässig ist und was dabei zu beachten ist, finden Sie in unserem Merkblatt “Teilzeit- und Befristung”. 

2.Geringfügig entlohnte Beschäftigte/Kurzfristige Beschäftigung

Informationen zur geringfügig entlohnte (Mini-Job), zum Teilzeitarbeitsverhältnis in der Gleitzone sowie zur kurzfristige Beschäftigung finden Sie unserem Merkblatt “Minijobs und Midijobs”. 
Auskünfte zu geringfügigen Beschäftigungen erteilt die Minijob-Zentrale der Deutschen Rentenversicherung Bund in Essen.

3. Beschäftigung von Arbeitnehmern über die Regelaltersgrenze hinaus

Grundsätzlich ist es möglich einen Arbeitnehmer auch nach dem Erreichen der Regelaltersgrenze weiter zu beschäftigen. Der Arbeitnehmer kann entweder mit oder ohne Rentenbezug weiterarbeiten. Hinsichtlich der sozialversicherungsrechtlichen Auswirkungen sollte sich der Arbeitgeber vorab mit den zuständigen Sozialversicherungsträgern in Verbindung setzen.  
Auch der Arbeitnehmer, der plant über das Rentenalter hinaus zu arbeiten, sollte er sich deshalb über die entsprechenden rentenrechtlichen Auswirkungen unbedingt im Voraus beraten lassen. 
Weitere Informationen erteilt die Deutsche Rentenversicherung.

V. Besondere gesetzliche Regelungen

Besondere gesetzliche Regelungen gelten unter anderem für den Mutterschutz, den, den Schutz Schwerbehinderter und bei Wehr- und Zivildienstleistenden.
Darüber hinaus gibt es auch Mindeststandards für bauliche und betriebliche Einrichtungen (bspw. Sanitärräumlichkeiten, Bildschirmarbeitsplätze). Weitere Informationen zu diesem Bereich sind erhältlich über die Gewerbeaufsicht beim Regierungspräsidium Darmstadt.

VI. Sozialversicherungsrecht

1. Kranken-, Pflege-, Renten-, Arbeitslosenversicherung

Sozialversicherungsrechtlich treffen den Arbeitgeber folgende Pflichten. Er hat
  • die Versicherungspflicht bzw. -freiheit des Einzelnen festzustellen, wobei im Zweifel eine Rücksprache mit den Einzugsstellen (Recht auf Beratung) bzw. eine kostenlose Statusanfrage bei der Deutschen Rentenversicherung Hessen zur Klärung der Frage, ob eine selbständige oder eine abhängige Beschäftigung vorliegt, zu empfehlen ist.
  • Meldungen an die Einzugsstelle abzugeben,
  • das beitragspflichtige Entgelt zu ermitteln,
  • den Gesamtsozialversicherungsbeitrag zu berechnen und abzuführen,
  • die Lohnunterlagen zu führen.
Kurzfristig Beschäftigte sind sozialversicherungsfrei. Bei kurzfristig Beschäftigten ist nicht die Höhe des Entgelts entscheidend. Eine solche Beschäftigung liegt vor, wenn die Tätigkeit (von vornherein begrenzt) nicht länger als drei Monate oder insgesamt 70 Arbeitstage im Kalenderjahr dauert (z. B. Erntehelfer, Aushilfe bei einem Fest).
Dies gilt nicht, wenn die Beschäftigung berufsmäßig ausgeübt wird und das Arbeitsentgelt 520 Euro im Monat übersteigt.
Berufsmäßig wird eine Beschäftigung z .B. ausgeübt, wenn
- sie für den Arbeitnehmer nicht von untergeordneter Bedeutung ist oder
- sich die Beschäftigungen über 520 Euro wiederholen.
Zur Berufsmäßigkeit gibt es noch weitere Fallgruppen, die hier wegen der gebotenen Kürze nicht genannt werden.
Weitere Informationen zur sogenannten kurzfristigen Beschäftigung sowie Mini- und Midijobs, finden Sie in unserem Merkblatt Minijobs und Midijobs. 
a) Bußgeldbewehrte Meldepflicht
Sofern der Arbeitgeber bisher noch keine Arbeitnehmer beschäftigt hat, muss er bei der Agentur für Arbeit eine Betriebsnummer formlos beantragen. Unter dieser Betriebsnummer sind dann die Meldungen an die Krankenkasse bzw. bei geringfügig Beschäftigten an die Bundesknappschaft vorzunehmen.
Zu melden sind alle Arbeitnehmer einschließlich der zur Berufsausbildung Beschäftigten, soweit sie irgendwie sozialversicherungspflichtig sind und deshalb Beiträge abgeführt werden müssen. Bei kurzfristiger oder geringfügig entlohnter Beschäftigung hat der Arbeitgeber seine Meldepflicht grundsätzlich in gleicher Weise zu erfüllen. Allerdings muss keine Unterbrechungs- oder Jahresmeldung für kurzfristig beschäftigte Arbeitnehmer abgegeben werden.
Hinsichtlich der einzelnen Meldetatbestände (Anmeldung, Abmeldung, Unterbrechung, Sonderzahlungen etc.) sind bestimmte Friste zu beachten. Bei Nichteinhaltung der Fristen kann ein Bußgeld drohen. 
b) Höhe des Gesamtsozialversicherungsbeitrages
Der Arbeitgeber erhält bei der Einzugsstelle, an die die Beiträge zu überweisen sind, ein so genanntes Arbeitgeberkonto. Die Höhe der Beiträge, die zu überweisen sind, kann der Arbeitgeber aus einer Tabelle ablesen, die er von der Einzugstelle erhält.
Nähere Informationen zur Sozialversicherungsabgaben bei Mini-Jobs und Kurzfristiger Beschäftigung enthält unser Merkblatt Mini- und Midijobs. 
Nähere Informationen hierzu finden sie auch auf der Internetseite der Minijob-Zentrale.

2. Die gesetzliche Unfallversicherung

Die gesetzliche Unfallversicherung läuft getrennt vom Gesamtsozialversicherungsbeitrag. Der versicherte Arbeitnehmer, der durch einen Arbeits- oder Wegeunfall verletzt worden oder an einer Berufskrankheit erkrankt ist, hat hiernach Ansprüche auf Heilbehandlung, medizinische, berufsfördernde und ergänzende Leistungen sowie ggf. auf Verletztenrente. Der Arbeitgeber trägt den Beitrag zur Unfallversicherung allein. Die Beiträge sind an die zuständige Berufsgenossenschaft abzuführen, bei der sich der Arbeitgeber mit Gewerbeaufnahme binnen einer Woche anmelden muss. Weitere Informationen hierzu erteilt die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung (DGUV).

VII. Steuerrecht

Der Arbeitgeber ist weiterhin gesetzlich verpflichtet, die Lohnsteuer, den Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls die Kirchensteuer vom Lohn des Arbeitnehmers einzubehalten und an das Finanzamt (bzw. bei geringfügig Beschäftigten an die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See) abzuführen.
Die Lohnsteuer ist eine besondere Erhebungsform der Einkommenssteuer, wobei sich die Höhe nach der Steuerklasse des Arbeitnehmers und der Höhe der Vergütung richtet. Die vom Arbeitgeber freiwillig übernommenen Leistungen nach dem Vermögensbildungsgesetz und sonstige freiwillig gewährte Sachzuwendungen an den Arbeitnehmer (z. B. kostenfreie Überlassung eines PKWs) sind dabei regelmäßig als lohnsteuerpflichtige Bestandteile bei der Lohnsteuerabrechnung zu berücksichtigen.
Soweit der Arbeitnehmer Einkünfte aus "geringfügig entlohnter Beschäftigung" (sog. Minijob) bezieht, sind diese Einkünfte für ihn lohnsteuerfrei. Voraussetzung hierfür ist, dass der Arbeitslohn bei monatlicher Lohnzahlung höchstens 520 Euro im Monat beträgt. Lediglich der Arbeitgeber muss (in der Regel) pauschalen Beiträge an die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See (s. u.) abzuführen.

VIII. Nützliche Adressen

Wir bitten um Ihr Verständnis, dass wir dem gesetzlichen Auftrag der IHK entsprechend, Privaten und Freiberuflern diesen Service nicht anbieten können.
Dieses Merkblatt soll – nur erste Hinweise geben und erhebt daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl dieses Merkblatt mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurde, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden. Da im Arbeitsrecht neben einer Vielzahl von Gesetzen auch Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen gelten können, ist im Einzelfall eine eingehende Rechts- und Steuerberatung ratsam.