Digitales Berichtsheft

Schneller, interaktiver und vor allem digital: Das digitale Berichtsheft bringt Mehrwerte für Ausbilder und Azubis. Das Tool ist für alle IHK-Ausbildungsberufe entwickelt und steht damit allen IHK-Mitgliedsunternehmen kostenlos zur Verfügung. Statt handschriftlichem Aufwand gibt es clevere Funktionen und direkte Freigabemöglichkeiten für Ausbilder/innen. So bleibt mehr Zeit fürs Wesentliche!

Funktionen
Registrierung - Unternehmen
Registrierung - Auszubildende

Funktionen

Auszubildende können ihre Aufgaben auf Tages- und Wochenbasis in Stichpunkt- oder Freitextform eintragen und online bei ihren Ausbildenden einreichen.
Über die integrierte Dialogfunktion können die Ausbildungsverantwortlichen schnell und einfach Feedback geben und die Einträge kommentieren. Auch Anhänge können beigefügt werden.
Das grafische Fortschrittstracking zeigt Azubis und Ausbildern auf einen Blick den Stand der Ausbildung.
Im Zuge der Prüfungsanmeldung kann das Berichtsheft unkompliziert durch einen IHK-Mitarbeiter digital eingesehen werden

Hinweis:
Das digitale Berichtsheft basiert auf personalisierten Zugängen (Benutzerkonten). Daher ist es zwingend erforderlich, dass jede involvierte Person ein persönliches Benutzerkonto erstellt.

Achtung:
Sollten Sie bereits über ein Benutzerkonto für andere IHK-Webportale wie dem ASTA-Infocenter, dem Digitalen Ausbildungsvertrag oder dem Prüfertool verfügen, müssen Sie kein weiteres Benutzerkonto anlegen! Melden Sie sich in diesem Fall direkt im Self Service Portal an.

Registrierung - Unternehmen

Vor der Administration des Digitalen Berichtsheftes in Ihrem Unternehmen empfehlen wir Ihnen, die Zuordnung der Personen zu den verschiedenen Nutzer-Rollen festzulegen.
Um alle relevanten Funktionen der Ausbildungsstruktur abzudecken, stehen im Digitalen Berichtsheft folgende Rollen zur Verfügung:

Unternehmensadministrator/in
Aufgabe: Unternehmensregistrierung, Pflege von Nutzern wie hinzufügen, freischalten sowie löschen von Unternehmensmitarbeitern, optionale Einstellung der Zuordnung von Berichtshefteinträgen zu den Berufsqualifikationen, Zuordnung der Ausbildungsstunden, Verwendung des Azubi-Planers, Nutzung des zweistufigen Freigabeprozesses vornehmen
Ausbildungsadministrator/in
Aufgabe: Zuordnung der Auszubildenden zu ihren Ausbildern und Ausbildungsbeauftragten, Verwaltung von Ausbilder/innen und Ausbildungsbeauftragten
Ausbilder/in
Aufgabe: Überprüfen, Kommentieren und Freigeben der Berichtshefte der zugeordneten Auszubildenden
Ausbildungsbeauftragte/r
Aufgabe: Überprüfen, Kommentieren und Freigeben der Berichtshefte der zugeordneten Auszubildenden für einen festgelegten Ausbildungsabschnitt
Auszubildende/r
Ausbildungsbeginner ab dem 1. Ausbildungsjahr und später
Aufgabe: Erstellung und Freigabe des Berichtsheftes, Gewährung des Zugriffs für IHK-Bildungsberater

Schritt 1: Benutzerregistrierung

Zunächst ist Ihre persönliche Registrierung unter https://login.gfi.ihk.de/OpenIDService/registration erforderlich.

Ausführliche Informationen dazu erhalten Sie über die Dokumentation im Nutzerhandbuch für das LUX-Berechtigungssystem (Kapitel 2.1: Benutzerkonto erstellen).

Schritt 2: Unternehmen registrieren

Wurde das persönliche Nutzerkonto erfolgreich angelegt, können im nächsten Schritt administrative Rechte für Ihr Unternehmen über das Self Service Portal registriert werden.

Dies kann über das ELSTER-Unternehmenszertifikat (https://www.elster.de) oder durch manuelle Erfassung der Unternehmensdaten (ohne ELSTER-Unternehmenszertifikat) erfolgen. Nach Erfassung der erforderlichen Pflichtangaben ist der Antrag für das Digitale Berichtsheft per „Abschicken“ an Ihre zuständige IHK zu übermitteln.

Nach Freigabe durch Ihre IHK erhält Ihr Antrag den Status „Aktiviert“ und steht in der Übersicht „Meine Unternehmen“ über „Unternehmen öffnen“ zur weiteren Konfiguration zur Verfügung.

Initial ist der Nutzer, der die Unternehmensaktivierung vornimmt, der Unternehmensadministrator.

Schritt 3: Unternehmensmitarbeiter hinzufügen/bearbeiten

Der Unternehmensadministrator hat nun über das Self Service Portal die Möglichkeit, verschiedenen Nutzern die unterschiedlichen Rollen im Unternehmen für das Digitale Berichtsheft hinzuzufügen

Ausführliche Informationen dazu erhalten Sie über die Dokumentation im Nutzerhandbuch für das LUX-Berechtigungssystem (Kapitel 3.1.3 und 3.1.4: Unternehmensmitarbeiter hinzufügen /bearbeiten).

Bitte beachten Sie, dass für die beiden Benutzerrollen Ausbilder und Auszubildender bei der erstmaligen Anmeldung beim Serviceportal Bildung die IHK-Identnummer der Person zur Verifizierung abgefragt wird. Diese finden Sie unter anderem auf der Eintragungsbestätigung.

Nach abgeschlossener Konfiguration durch den Unternehmensadministrator kann die Anwendung „Digitales Berichtsheft“ genutzt werden.

Registrierung - Auszubildende

Vor der Nutzung des digitalen Berichtshefts ist mit den verantwortlichen Personen (Ausbildende:r/Ausbilder:in) in deinem Unternehmen Kontakt aufzunehmen. Klärt ab, ob euer Unternehmen bereits am digitalen Berichtsheft teilnimmt Ist dies der Fall, kannst du mit der Registierung deines persönlichen Benutzerkontos fortfahren. Hierbei gilt es isbesondere für die Emailadresse Folgendes zu beachten:

Option 1: Identische Mail-Adresse

Solltest du bereits ein Benutzerkonto für das Azubi-Infocenter mit der selben Mailadresse angelegt haben, wird dieses um die Berechtigung zur Nutzung des Digitalen Berichsthefts ergänzt. In diesem Fall wirst du über diese Erweiterung per Mail informiert.

Option 2: Abweichende Mail-Adresse

Wird bei der Aktivierung des Digitalen Berichtshefts eine abweichende Mailadresse zu dem bestehenden Benutzerkonto für das Azubi-Infocenter angegeben, wird ein zusätzlicher Account erstellt. Du hast in diesem Fall zwei unterschiedliche Benutzerkonten für das Azubi-Infocenter bzw. das Digitale Berichtsheft.

Option 3: Noch kein Benutzerkonto

Solltest du noch kein Benutzerkonto für das Azubi-Infocenter angelegt haben, wird mit diesem Prozess ein neues Nutzerkonto mit der angegebenen Mailadresse angelegt.

Bei Option 2 und Option 3 erhältst du eine Einladungs-Mail mit einem Registrierungscode.

Über die URL login.gfi.ihk.de/OpenIDService/registration ist deine Registrierung abzuschließen. Bitte wähle im Registrierungsprozess bei der Frage „Liegt Ihnen ein Registrierungscode vor?“ die Antwort „Ja“ aus und folge dem Ablauf der Registrierung Schritt für Schritt.

Nach deiner abgeschlossenen Registrierung steht der Nutzung des Digitalen Berichtshefts Deiner IHK nichts mehr im Wege.

Bitte beachte, dass bei der erstmaligen Anmeldung beim Serviceportal Bildung deine IHK-Identnummer erforderlich ist. Diese findest du auf der Eintragungsbestätigung.