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Wenn Gäste nicht erscheinen, zahlen Gastronomen die Rechnung

DEHOGA Baden-Württemberg | April 2026

In einem ohnehin herausfordernden Marktumfeld können die wirtschaftlichen Schäden durch No-Shows schnell zur Belastung für den gesamten Betrieb werden. Dabei geht es nicht nur um einzelne Plätze: Besonders bei größeren Gruppen oder an umsatzstarken Tagen kann ein Tisch mit leeren Stühlen mehrere Hundert Euro Verlust bedeuten.

No-Shows: Ein unterschätzter Kostenfaktor im Gastgewerbe

Ob vier statt sechs Gäste oder gar ein komplett leerer Tisch: No-Shows sind mehr als nur ärgerlich. Sie verursachen Vertrauensschäden, die schwer zu beziffern sind: eingekauftes Essen, eingeplantes Personal, blockierte Tische. Besonders in Zeiten knapper Margen kann das existenzbedrohend werden.

Prävention durch Kommunikation und digitale Unterstützung

Ein erster Schritt zur Prävention ist die offene Kommunikation mit Ihren Gästen. Ein Hinweis auf Ihrer Website oder in der Reservierungsbestätigung kann helfen, Verständnis zu schaffen. Machen Sie deutlich, dass nicht wahrgenommene Reservierungen Kosten verursachen und spontane Weitervergabe oft nicht möglich ist. Erinnerungsmails ein bis zwei Tage vor dem Reservierungstermin erhöhen die Verbindlichkeit.

Viele Online-Reservierungssysteme bieten verschiedene Einstellungen wie automatische Erinnerungen Rückbestätigungen und die Möglichkeit, Stornierungsfristen zu integrieren.

So können Sie eine Frist festlegen, bis zu der Gäste kostenfrei stornieren können – zum Beispiel 24 oder 48 Stunden vorher. Dann haben Sie noch Zeit, den Tisch anderweitig zu vergeben. Auch eine aktive Rückbestätigung der Gäste, beispielsweise durch einen „Bestätigen“-Button in der Mail, erhöht die Verbindlichkeit und damit auch die Planungssicherheit für Sie. Digitale Tools ermöglichen es Ihnen außerdem, Reservierungsdaten auszuwerten. Analysieren Sie, wann und bei welchen Gruppen No-Shows besonders häufig auftreten. So können Sie gezielt Maßnahmen ergreifen.

Gebühren bei No-Shows: Was ist rechtlich möglich?

Wer No-Shows mit einer Gebühr belegen möchte, muss rechtlich sauber arbeiten. Die Grundlage dafür sind Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen, die AGBs.

Einfache Tischreservierung ohne Menüvereinbarung:

Hier liegt noch kein Bewirtungsvertrag vor. Es kann lediglich der Vertrauensschaden geltend gemacht werden – etwa für zusätzliches Personal oder entgangene Einnahmen durch blockierte Tische. In der Praxis ist dieser Schaden schwer nachweisbar. Eine pauschale Gebühr kann helfen, No-Shows zu vermeiden, sollte aber mit Bedacht eingesetzt werden.

Reservierung mit Menü und fester Personenzahl:

Bei größeren Veranstaltungen mit vereinbartem Menü empfiehlt sich eine schriftliche Fixierung der Leistung. Erscheinen deutlich weniger Gäste als vereinbart, lässt sich der Schaden einfacher beziffern und rechtlich durchsetzen.

Proaktive Maßnahmen statt leere Stühle

No-Shows sind kein Schicksal, sondern ein steuerbares Risiko. Mit klarer Kommunikation, rechtssicheren AGBs, digitalen Tools und gezielten Maßnahmen können Gastronomen im Gastgewerbe den Schaden deutlich reduzieren. Sichern Sie Ihre Reservierungen ab – für mehr Planungssicherheit und wirtschaftlichen Erfolg.

Kontakt

IHK Ulm
Olgastraße 95-101
89073 Ulm

Tel. 0731 173-0
E-Mail: info@ulm.ihk.de

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