Entsendung nach Spanien

Unternehmen, die Beschäftigte vorübergehend nach Spanien entsenden, müssen verschiedene formale Anforderungen beachten. Für bestimmte Branchen wie das Bauwesen und bei der Überlassung von Arbeitskräften gelten zusätzliche Vorschriften. Welche Maßnahmen konkret erforderlich sind, sollte vor Beginn des Einsatzes in Spanien sorgfältig geklärt werden.

1. Mitarbeiterentsendung

Von einer Mitarbeiterentsendung spricht man, wenn eine bei einem deutschen Unternehmen beschäftigte Person, die normalerweise in Deutschland arbeitet, für eine bestimmte Zeit ins Ausland geschickt wird, um dort geschäftlich tätig zu werden. Eine Entsendung erfolgt auf Weisung des Arbeitgebenden und im Rahmen des bestehenden Arbeitsvertrags. Sie muss von vornherein zeitlich befristet sein. Nach Ende der vereinbarten Zeit arbeitet die beschäftigte Person wieder an ihrem gewohnten Arbeitsplatz in Deutschland.
Von der Mitarbeiterentsendung zu unterscheiden sind die sogenannte „Workation“ und mobile Arbeit (Remote Work). Bei einer Workation handelt es sich um die Kombination von Arbeit (Work) und Urlaub (Vacation), bei der Freizeitaufenthalte im Ausland mit einer vorangehenden oder anschließenden und in der Regel nur wenige Tage oder Wochen umfassenden mobilen Arbeit kombiniert werden. Remote Work beschreibt eine ortsunabhängig ausgeführte berufliche Tätigkeit und wird auch Fern- oder Telearbeit genannt. Anders als bei der zeitlich klar umgrenzten Mitarbeiterentsendung besteht bei Remote Work keine Verbindung zu einem spezifischen Dienstleistungsauftrag. Vielmehr handelt es sich dabei um einen dauerhaften Aufenthalt im Ausland, während dem die betreffende Person mobil für ein deutsches Unternehmen arbeitet.
Diese rechtlichen Rahmenbedingungen für Mitarbeiterentsendungen gehen auf die EU-Richtlinie 96/71/EG zurück. Der Anwendungsbereich des spanischen Gesetzes zur Entsendung von Arbeitnehmenden ist in Artikel 2.1.1. des Gesetzes 45/1999 festgelegt.
  1. Für Spanien gibt es konkret drei typische Formen der Entsendung, die alle mit einer wirtschaftlichen Tätigkeit des Arbeitgebenden vor Ort zusammenhängen:
    Entsendungen im Rahmen eines Dienstleistungsvertrags, bei der ein deutsches Unternehmen einen Auftrag für einen Kunden oder Partner in Spanien erfüllt, bspw. die Montage einer gelieferten Maschine.
  2. Entsendungen im Zusammenhang mit einem internen Projekt, bspw. bei einer konzerninternen Schulung oder beim Aufbau einer neuen Niederlassung in Spanien.
  3. Entsendungen, bei der eine ausländische, behördlich zugelassene Zeitarbeitsfirma einen Mitarbeitenden für bestimmte Leistungen nach Spanien schickt. Hierbei handelt es sich um den speziellen Fall einer Mitarbeiterüberlassung.
Eine Übersicht der wichtigsten Vorschriften zur Entsendung nach Spanien sowie Kontaktinformationen zu regionalen Ansprechpartnern stellt das spanische Ministerium für Arbeit und Sozialwirtschaft auf Ihrer Webseite zur Verfügung. Eine deutsche Sprachfassung ist vorhanden.

2. Entsendemeldung

Das Unternehmen, das einen Mitarbeitenden nach Spanien entsendet, muss die spanischen Behörden hierüber durch Abgabe einer Mitarbeiterentsendemeldung vor Arbeitsantritt informieren. Diese Meldung ist verpflichtend; ihr Nichtvorliegen kann mit einem Bußgeld geahndet werden. Die gesetzliche Grundlage bildet Artikel 5 des Gesetzes 45/1999.
Hinweis: Acht-Tage-Regel

Im Gegensatz zu vielen anderen europäischen Ländern existiert in Spanien eine Bagatellgrenze von acht Tagen. Eine Meldung ist demnach erst dann erforderlich, wenn der Aufenthalt länger als acht Tage dauert. Der Anfahrtstag ist in diese Rechnung mit einzubeziehen. Bei einer Mitarbeiterüberlassung gilt die Meldepflicht bereits ab dem ersten Tag.
Von der Pflicht zur Meldung sind bestimmte Fälle ausgenommen. Ausnahmen gelten bspw. für Geschäftsreisen ohne Dienstleistungskomponente wie bspw. die Teilnahme an Konferenzen, Besprechungen, Messen oder Schulungen. Eine Ausnahme für Installations- und Montagetätigkeiten wie sie in einigen europäischen Ländern existiert, besteht in Spanien indes nicht. Auch für die Montage und Installation von bspw. Maschinen gilt daher die Meldepflicht, sobald die Entsendung länger als acht Tage andauert.
Die Entsendemeldung erfolgt für die meisten Einsatzorte in Spanien online über das zentrale Portal Ley-45. Für Einsätze in der Autonomen Region Katalonien erfolgt die Meldung abweichend über das zentrale katalonische Service-Portal gencat.
Bei der Entsendung von Mitarbeitenden müssen nach Artikel 5 des Gesetzes 45/1999 folgende Angaben gemacht werden:
  • Name des entsendenden Unternehmens,
  • steuerliche Ansässigkeit des Unternehmens und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
  • persönliche und berufliche Daten der entsandten Mitarbeitenden,
  • Name des Unternehmens oder Betriebstätten in Spanien, in die entsandt wird,
  • Beginn und geplante Dauer der Entsendung,
  • Arbeitsort
  • genaue Beschreibung der Dienstleistung
  • Name und Kontaktdaten einer juristischen oder natürlichen Person, die das Unternehmen gegenüber den spanischen Behörden vertritt und Dokumente entgegennehmen kann,
  • Name und Kontaktdaten einer Person in Spanien, die die Mitarbeitende informiert, berät und sie in Verhandlungen vertritt.
Bei Leiharbeitsunternehmen müssen zusätzlich folgende Angaben gemacht werden:
  • Angaben über die gesetzliche Zulassung als Leiharbeitsfirma am Unternehmensstandort, die dazu berechtigt, Arbeitnehmende anderen Unternehmen befristet zur Verfügung zu stellen,
  • Spezifizierung des zeitweiligen Bedarfs des entleihenden Unternehmens per Leiharbeitsvertrag unter Angabe des zutreffenden Falls gemäß Artikel 6 des Gesetz 14/1994 .
Besonderheiten gelten auch bei einer sogenannten Kettenentsendung (auch “Huckepack-Entsendung” genannt). Unter einer Kettenentsendung von Arbeitnehmenden eines Leihunternehmers versteht man gemäß Artikel 2.2 des Gesetzes 45/1999 die Entsendung eines Arbeitnehmenden nach Spanien durch ein Unternehmen, das diesen zuvor von einem Leiharbeitsunternehmen entliehen hat. In diesem Zusammenhang bestehen zwei Arten von Kettenentsendungen:
  1. Entweder wird der Arbeitnehmende im Auftrag und unter der Leitung des entleihenden Unternehmens zur Durchführung eines Dienstleistungsvertrags mit einem in Spanien ansässigen oder tätigen Unternehmen tätig oder
  2. die Überlassung erfolgt an einen Betrieb des eigenen entleihenden Unternehmens oder eines anderen Unternehmens des Konzerns in Spanien.
Bei einer Kettenentsendung von Arbeitnehmenden eines Leiharbeitsunternehmens muss zusätzlich angegeben werden:
  • der Name des ausländischen entleihenden Unternehmens, das den Arbeitnehmenden nach Spanien entsendet und
  • die Bezeichnung der Dienstleistungen, die die entsandten Arbeitnehmenden in Spanien leisten werden, einschließlich der Angabe des zutreffenden Falls gemäß den Bestimmungen in Artikel 2.2 des Gesetzes 45/1999.
Hinweis: Die deutsche Handelskammer in Spanien (AHK Spanien) unterstützt deutsche Unternehmen im Rahmen Ihres Dienstleistungsportfolios bei der Entsendung von Mitarbeitenden nach Spanien. Weitere Informationen finden sich auf der Webseite der AHK Spanien.

3. Mitzuführende Unterlagen

Während des Einsatzes in Spanien muss der entsandte Arbeitnehmende gemäß Artikel 6 des Gesetzes 45/1999 für den Fall etwaiger behördlicher Kontrollen bestimmte Dokumente bei sich führen:
  • die A1-Bescheinigung,
  • Kopie der Entsendemeldung,
  • Personalausweis oder Reisepass
  • Europäische Krankenversicherungskarte
  • den Arbeitsvertrag,
  • Lohnabrechnungen und Zahlungsbelege,
  • Arbeitszeiterfassungen mit Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit,
  • und, falls erforderlich, eine gültige Arbeitsgenehmigung, wenn der Mitarbeitende kein EU-Bürger ist.
Die Dokumente müssen auf Spanisch oder in der jeweiligen Amtssprache der Region physisch oder in unmittelbar zugänglicher digitaler Form vorliegen.

4. Reglementierte Berufe

In Spanien gibt es Berufe bzw. Dienstleistungen, die nur mit bestimmten Qualifikationen ausgeübt werden dürfen. Soll eine reglementierte Dienstleistung im Rahmen einer vorübergehenden Entsendung in Spanien ausgeübt werden, ist zwar in der Regel keine vorherige Anerkennung der Berufsausbildung notwendig; allerdings muss die Tätigkeit in diesem Fall bei der zuständigen Behörde angezeigt werden. Mit der Dienstleistungsanzeige wird belegt, dass das Unternehmen in seinem Herkunftsland zur Erbringung der Dienstleistung befugt und ordnungsgemäß zugelassen ist. Die Erklärung muss jährlich erneuert werden.
Für die Ermittlung, ob die Tätigkeit anzeigepflichtig ist, kommt es auf die rechtlichen Regelungen an. Gesetzliche Grundlage für die Anerkennung von Berufsqualifikationen in Spanien bilden der Königliche Erlass 581/2017 und 1129/2021. Diese setzen die Europäische Berufsanerkennungsrichtlinie (Richtlinie 2005/36/EG) sowie deren Änderungen durch die Richtlinie 2013/55/EU um. Diese Richtlinien wurden zwecks Vereinfachung und Vereinheitlichung der gegenseitigen Anerkennung von Berufsqualifikationen innerhalb der EU erlassen. Die spanischen Umsetzungsgesetze sind ausschließlich auf Spanisch abrufbar. Nähere Informationen zu den einschlägigen Vorschriften finden sich auf der Webseite von Germany Trade and Invest (GTAI).
Hinweis: Ob eine berufliche Tätigkeit in Spanien reglementiert ist, kann in der EU-Datenbank zu reglementierten Berufen recherchiert werden. Dort finden sich auch Angaben zu den für den jeweiligen Beruf zuständigen Behörden.
Die erstmalige Dienstleistungsanzeige muss gemäß Artikel 13 des Königlichen Erlasses 581/2017 Folgendes beinhalten:
  • ein ausgefülltes Formular, Muster zu finden im Anhang VII des Königlichen Erlasses 581/2017,
  • Reisepass oder Personalausweis, der die EU-Staatsangehörigkeit nachweist,
  • Bescheinigung, aus der hervorgeht, dass die die Dienstleistung anzeigende Person in einem EU-Staat niedergelassen ist und dort rechtmäßig eine Tätigkeit ausübt,
  • die Berufsqualifikation,
  • die Bezeichnung der zu erbringende Dienstleistung und ihres Standorts sowie
  • das Bestehen einer Berufshaftpflichtversicherung für die Tätigkeit in Spanien.
Der Befähigungsnachweis, also die Ansässigkeit und Tätigkeit in einem EU-Staat im Rahmen eines rechtmäßig ausgeübten Gewerbes, kann in Form einer sogenannten EU-Bescheinigung geführt werden. Diese Bescheinigung wird von der jeweils regional zuständigen Industrie- und Handelskammer ihren Mitgliedsunternehmen und deren Angestellten ausgestellt. Für Antragstellende aus Baden-Württemberg ist für die Ausstellung der EU-Bescheinigung die IHK Rhein-Neckar zuständig.
Hinweis: Ansprechpartner bei Rückfragen in Bezug auf reglementierte Berufe in Spanien ist das Bildungs-, Kultur- und Sportministerium. Die Kontaktdaten sowie nähere Informationen zur Anerkennung von Berufsqualifikationen hinsichtlich reglementierter Berufen in Spanien sind auf der entsprechenden Internetseite der spanischen Regierung in englischer Sprache zusammengestellt.

5. Arbeitssicherheitsregister (REA)

Soll der Mitarbeitende im Baugewerbe eingesetzt werden, muss das Unternehmen zusätzlich zur Entsendemeldung einen Antrag auf Eintragung in das spanische Arbeitssicherheitsregister (Registro de Empresas Acreditadas, kurz REA) stellen. Nähere Informationen zum REA sind auf der spanischsprachigen Internetseite des Ministeriums für Arbeit und Sozialwirtschaft zu finden. Die REA-Eintragung kann ausschließlich in spanischer Sprache bei der regional zuständigen Arbeitsbehörde beantragt werden und setzt eine spanische elektronische Signatur voraus.
Der REA-Antrag muss Folgendes beinhalten:
  • Nachweis der Einhaltung der Vorgaben der Arbeitsschutz-Rahmenrichtlinie (Artikel 7 und 12 der Richtlinie 89/391/EWG) und Durchführung entsprechender Schulungen der entsandten Arbeitnehmenden,
  • Auszug aus dem Handelsregister,
  • Darstellung der Unternehmensaktivitäten, der materiellen Güter und der Struktur des entsendenden Unternehmens und seiner Belegschaft.
Hinweis: Die Anforderungen an die Belege zum Nachweis variieren je nach regionaler Behörde. Die Kontaktdaten der jeweiligen Behörde sind auf der Internetseite des Ministeriums für Arbeit und Sozialwirtschaft zu finden. Auch bei der REA-Meldung bietet die AHK Spanien deutschen Unternehmen Unterstützungsleistungen an.
Die Behörde prüft nach Eingang des REA-Antrags die vorgelegten Nachweise und erteilt daraufhin eine Registrierungsnummer. Mit dieser hat das entsendende Unternehmen für drei Jahre lang die Erlaubnis, auf spanischen Baustellen mitzuwirken.

6. Arbeitsrecht

Während der Entsendung müssen die in Spanien geltenden arbeitsrechtlichen Mindeststandards eingehalten werden.
Der Mindestlohn in Spanien darf nicht unterschritten werden. Er beträgt laut Königlichem Erlass 87/2025 derzeit 39,47 Euro pro Tag bzw. 1.184 EUR pro Monat bei 14 Monatsgehältern (Stand: Februar 2025). Auf das Jahr gerechnet muss der Lohn bei Tätigkeit in Vollzeit mindestens 16.576 EUR betragen. Zusätzlich kann ein Anspruch auf tarifvertragliche Vergütung bestehen, die über dem gesetzlichen Mindestlohn liegt. Ob ein Tarifvertrag anwendbar ist, hängt davon ab, ob er für das jeweilige Berufsfeld oder die Branche gilt und welchen örtlichen Geltungsbereich er hat. Dabei spielen das Aufgabenfeld, die Befähigung und die Kenntnisse des Arbeitnehmenden eine Rolle.
Hinweis: Zur Überprüfung, ob ein verbindlicher Tarifvertrag besteht, kann das Portal des spanischen Ministeriums für Arbeit und Sozialwirtschaft (span.) genutzt werden. Dort gibt es eine Suchfunktion nach Kennnummern der Tarifverträge. Eine detaillierte Anleitung, wie die Suche nach dem anwendbaren Tarifvertrag gelingt, findet sich dort unter Punkt 4.4 . Darüber hinaus besteht ein spanischsprachiges Online-Verzeichnis aller Tarifverträge.
Neben der Lohnhöhe sind auch Arbeitszeitregelungen zu beachten. Die Regelarbeitszeit beträgt 40 Stunden pro Woche, wobei viele Tarifverträge im Jahresdurchschnitt weniger Stunden vorsehen. Die Ruhezeiten betragen mindestens 12 aufeinanderfolgende Stunden täglich. Wöchentlich muss eine Ruhezeit von 1,5 aufeinanderfolgenden Tagen eingehalten werden. Nach 6 Stunden Arbeit muss eine Pause von mindestens 15 Minuten eingelegt werden. Es dürfen jährlich bis zu 80 Überstunden vergütet werden.
Hinweis: Eine Übersicht über die einzuhaltenden Vorschriften findet sich auf der Internetseite der GTAI sowie auf dem Portal des spanischen Ministeriums für Arbeit und Sozialwirtschaft.
Dauert die Entsendung länger als 12 Monate, findet grundsätzlich das spanische Arbeitsrecht gemäß Artikel 3.8 des Gesetzes 45/1999 Anwendung. Mit einer Begründung kann jedoch bei der Arbeitsbehörde, bei der die Entsendemitteilung abzugeben ist, eine Verlängerung auf bis zu 18 Monate beantragt werden.

7. Sozialversicherung

Für jeden entsandten Mitarbeitenden ist unabhängig von der Länge der Dienstreise bei geschäftlichen Auslandsaufenthalten eine A1-Bescheinigung anzufordern. Diese Bescheinigung stellt für die deutschen und spanischen Gerichte und Behörden rechtsverbindlich fest, dass für den entsandten Arbeitnehmender weiterhin das deutsche Sozialversicherungsrecht gilt (sog. Ausstrahlungsbestätigung).
Grundsätzlich gilt im Sozialversicherungsrecht das Territorialitätsprinzip: Für einen Arbeitnehmenden gilt das Sozialversicherungsrecht des Staates, in dem er seine Erwerbstätigkeit physisch ausübt. Nach Artikel 12 Absatz 1 der Verordnung (EG) Nr. 883/2004 gibt es jedoch eine Ausnahme von diesem Prinzip für Entsendungen. In diesen Fällen bleibt deutsches Sozialversicherungsrecht anwendbar. Alle deutschen Sozialversicherungszweige (Renten-, Kranken-, Pflege-, Arbeitslosen- und Unfallversicherung) gelten für den entsandten Arbeitnehmenden fort, das spanische Sozialversicherungsrecht findet keine Anwendung. Dabei darf die Dauer der Beschäftigung im Ausland 24 Monate grundsätzlich nicht überschreiten und die arbeitsrechtliche Bindung muss zwischen der beschäftigten Person und dem Arbeitgebenden während der Entsendung fortbestehen.
Hinweis: Die A1-Bescheinigung kann elektronisch über ein qualifiziertes Lohnabrechnungsprogramm bei dem zuständigen Sozialversicherungsträger für den Arbeitnehmenden beantragt werden. Selbstständige können die A1-Bescheinigung über SV-Meldeportal beantragen. Weitere Informationen zum Arbeiten in Spanien und zur Beantragung der A1-Bescheinigung finden sich auf der Übersicht “Arbeiten in Spanien” der DVKA.

8. Lohnsteuer

Um eine doppelte Besteuerung durch den Wohnsitz- und den Tätigkeitsstaat zu vermeiden, hat Deutschland mit Spanien ein Doppelbesteuerungsabkommen abgeschlossen. Danach ist grundsätzlich der Staat ausschließlich für die Besteuerung von Einkommen zuständig, in dem die Tätigkeit ausgeübt wird. Bei Entsendung dies grundsätzlich Spanien.
Allerdings gilt für kürzere Mitarbeiterentsendungen die Ausnahme der sog. 183-Tage-Regelung. Diese Regelung bewirkt, dass die Einkünfte des entsandten Arbeitnehmenden nicht im Land des Tätigkeitsorts, sondern im Wohnsitzstaat des Arbeitnehmenden, also Deutschland, besteuert werden.
Hinweis: Solange sich der entsandte Arbeitnehmende weniger als 183 Tage in Spanien aufhält, wird die Lohnsteuer weiterhin in Deutschland erhoben. Die 183 Tage sind für jedes Steuer- bzw. Kalenderjahr zu bestimmen. Dabei ist die körperliche Anwesenheit entscheidend für die Feststellung der zu berücksichtigende Tage, nicht die Tätigkeitsdauer. Wenn dieser Zeitraum überschritten ist, wird das Einkommen in Spanien besteuert.
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