F-Gase: Leitfaden zur Registrierung im F-Gase-Portal in deutscher Sprache

Seit März 2024 gilt für die Ein- und Ausfuhr bestimmter F-Gase (bspw. Kältemittel) eine Registrierungspflicht im F-Gase-Portal der EU. Da der Zoll verstärkt mit der Überprüfung dieser Anforderung begonnen hat, melden Unternehmen derzeit häufige Probleme bei der Registrierung oder der Zollabfertigung.

Was ist zu tun

Für die Ein- oder Ausfuhr von fluorierten Treibhausgasen sowie Erzeugnissen und Einrichtungen, die fluorierte Treibhausgase enthalten, benötigen Unternehmen eine gültige Registrierung im F-Gas-Portal der EU. Davon betroffen sind auch Fahrzeuge, die bspw. in Klimaanlagen solche Gase enthalten. Den Zollbehörden ist eine solche Registrierung auch für Erzeugnisse oder Einrichtungen vorzulegen, die diese Gase nur zum Funktionieren benötigen. Deshalb müssen auch Fahrzeuge oder andere Produkte registriert werden, die keine Kältemittel mit F-Gasen enthalten, jedoch später damit befüllt werden müssen/könnten.
Je nach Art der ein- oder auszuführenden F-Gase enthält die Verordnung weitere Vorschriften (bspw. Verbote, Quotenzuteilung, Berichtspflichten, Zertifizierungen).
Umfangreiche Informationen mit Fragen und Antworten hierzu hat das Umweltbundesamt auf seiner Internetseite bereitgestellt: EU-Verordnung über fluorierte Treibhausgase | Umweltbundesamt.
Die Ein- oder Ausfuhren von Gebrauchtwagen sind in der Regel nur zur Registrierung (gilt als Lizenz) verpflichtet. Diese muss auf dem F-Gas-Portal der EU erfolgen:

Anleitung

Um überhaupt eine F-Gas – Lizensierung durchführen zu können, ist ein sogenannter „EU-Login“ notwendig (falls noch nicht vorhanden).
Bitte beachten Sie, dass diese Erstellung eines „EU Logins“ noch keine Lizensierung im F-Gas-Portal ist!

Schritt 1: Erstellen Sie Ihren EU-Login

Falls Sie noch keinen EU- Login besitzen, besuchen Sie die Login-Seite der Europäischen Kommission, um ein EU-Login-Konto einzurichten.
Für eine spätere Registrierung im F-Gas-Portal muss dieser EU-Login den Vor- und Nachnamen einer Person enthalten.
Darüber hinaus werden funktionale E-Mail-Adressen wie info@, Firmenname@, home@, grundsätzlich nicht als Haupt-E-Mail-Adressen akzeptiert; nur individuelle E-Mail-Adressen mit einer eindeutigen Verbindung zum Unternehmen, sofern vorhanden, wie z. B. Vorname.Nachname@Firmenname.xx.

Schritt 2: Anmeldung im F-Gas-Portal

Melden Sie sich im Anschluss mit Ihrem EU-Login im F-Gas-Portal an. Sie können die Sprache des Portals auf Deutsch stellen (bitte beachten Sie, dass nicht alles ins Deutsche übersetzt ist).
Im Leitfaden werden viele technische Details zur Registrierung ausgeführt.
Wichtig: Wählen Sie sorgfältig die korrekten Geschäftsspezifikationen (‚Tätigkeiten der Organisation‘) während des Registrierungsverfahrens aus. Ab Seite 13 wird detailliert erläutert, wie sich die verschiedenen Auswahlkriterien (Ein- oder Ausfuhr, als Massengut oder in Einrichtungen, als HFKW oder nicht-HFKW) in der Registrierung auswirken.
Um die Registrierung nicht unnötig zu verzögern, geben Sie gemäß Leitfaden (Seite 3) die entsprechenden Daten ein.
Bitte beachten Sie, dass nur „gültige” Registrierungen im PROFIL-Menü unter „Angaben zur Organisation“ eine F-Gas Portal ID-Nummer erhalten.
Sollte sich die Registrierung also noch im Entwurfs-, Überarbeitungs- oder Antragsstatus befinden, hat das Unternehmen keine gültige Registrierung, und die F-Gas Portal ID-Nummer ist nicht verfügbar.
Die Kommission weist im Leitfaden erneut darauf hin, dass die Bearbeitung der Registrierungen 10 Arbeitstage oder länger dauern kann.

Leitfaden

Die EU hat für den Registrierungsprozess einen sehr detaillierte Leitfaden in deutscher Sprache auf ihrer Webseite veröffentlicht, der Sie Schrittweise durch die Lizensierung führt. Dieser Leitfaden ist zudem auch in englischer Sprache verfügbar.

Probleme bei der Registrierung

Folgende Fehler traten bei Unternehmen bisher auf, die eine Registrierung erschwerten:
  • Nur "Are you Importing / Exporting Products or Equipment..." mit "Yes" beantworten: Es sollte nur der Im- oder Export von Erzeugnissen oder Einrichtungen mit Ja beantwortet werden . Die Auswahl von bspw. "...Producer / Importer / Exporter ...in bulk" würde eine Quotenzuteilung erfordern, die für den Import von Produkten ohne HFKW (seit 2011 bspw. in Fahrzeugen verboten) in der Regel nicht notwendig ist. Die heute noch üblichen Kältemittel (bspw. 1234yf) im Anhang II der Verordnung müssen nur registriert werden.
  • Bankbestätigung: Zur Verifikation verlangt die EU eine Bestätigung der Bank. Wenn dies zu Schwierigkeiten oder Verzögerungen führt, weist die Anleitung auch auf die Möglichkeit hin, dies alternativ durch Kontoauszüge zu belegen: "...oder fügen Sie das Original eines offiziellen Kontoauszugs bei, der einen Zeitraum innerhalb der letzten drei Monate abdeckt. Falls Sie einen Kontoauszug beifügen, sollten das Formular und der Kontoauszug zu einem Dokument zusammengefügt werden."
  • Lange Bearbeitungszeiten und Nachfragen: Die Kommission gibt die Bearbeitungszeit der Registrierungen derzeit mit 10 Werktagen an. Da es derzeit zu einem großen Ansturm auf das Portal kommt, können sich weitere Verzögerungen ergeben. Den Zoll können Sie auf diesen Missstand hinweisen, in dem Sie bspw. einen Screenshot der erfolgten Registrierung vorlegen.

Allgemeine Hinweise

Verantwortlich für das Portal und die Gesetzgebung zur F-Gase-Verordnung ist in der EU-Kommission die DG Clima. Hier finden Sie auch häufig gestellte Fragen und Antworten zu diesem Themengebiet:
FAQ - Fluorinated Greenhouse Gases – Climate Action

Für Hinweise zum Portal (bspw. auch bei Löschung/Abmeldung) ist folgende E-Mail-Adresse hinterlegt: CLIMA-HFC-Registry@ec.europa.eu.
Verantwortlich für den Vollzug in Deutschland sind die Länder. Eine Liste der zuständigen Behörden finden Sie auf der Webseite der Bundesländer Arbeitsgemeinschaft Chemikalien (BLAC).
Stand März 2025
Quelle: EU und DIHK (angepasst)