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Nr. 5711948
Steuerrecht
Steuern für Existenzgründer - Hinweise zu Buchführung und Unternehmensteuern
von Simion Berg |
Aktualisiert am:
Ob Gewerbeanmeldung oder freiberuflicher Start - das Steuerrecht betrifft alle. Welche Abgaben fallen an? Welche Buchführungspflichten gibt es? Was ist bei der Rechnungsstellung zu beachten? Dieser Leitfaden gibt einen verständlichen Überblick über die wichtigsten steuerlichen Regelungen für Existenzgründer.
Der Leitfaden richtet sich vor allem an gewerbliche Existenzgründer, enthält aber auch Informationen für Selbstständige und Freiberufler.
Gewerblich ist die Tätigkeit dann, wenn sie unternehmerisch, nachhaltig und mit Gewinnerzielungsabsicht ausgeführt wird (§ 15 EStG).
Freiberufler sind beispielsweise Ärzte, Ingenieure, Architekten oder Musiker (§ 18 EStG). Zu Abgrenzungsfragen gibt die IHK im Einzelfall Auskunft, das Finanzamt trifft die endgültige Entscheidung.
Eine gewerbliche Tätigkeit muss beim Gewerbeamt gemeldet werden. Innerhalb eines Monats nach Gründung ist der “Fragebogen zur steuerlichen Erfassung” elektronisch über “MeinELSTER” zu übermitteln.
Bitte beachten Sie: Diese IHK-Information gibt einen ersten Überblick, ersetzt aber keine steuerliche Beratung. Wenden Sie sich bei individuellen Fragen an einen Steuerberater.
Gewinnermittlung und Buchführung
Der Gewinn aus einer gewerblichen oder selbstständigen Tätigkeit unterliegt der Besteuerung. Einzelunternehmern und Personengesellschaften zahlen Einkommenssteuer, Kapitalgesellschaften wie GmbH und AG zahlen Körperschaftssteuer. Alle Gewerbebetriebe müssen außerdem die Gewerbesteuer beachten, wenn sie gewerbliche Einkünfte im Sinne des § 15 EStG erzielen.
Für die Gewinnermittlung stehen grundsätzlich zwei Verfahren zur Verfügung:
Wer nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet ist, kann seinen steuerpflichtigen Gewinn mit einer Einnahmen-Überschussrechnung ermitteln. . Besonders Freiberufler können dieses Verfahren nutzen.
Die Gewinnermittlung erfolgt mit dem amtlichen Vordruck “Anlage EUR”, der auf der Website des Bundesministeriums der Finanzen verfügbar ist.
Die Anforderungen an die EÜR sind geringer als bei der doppelten Buchführung. Der Gewinn ergibt sich aus der Gegenüberstellung von Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben:
Betriebseinnahmen
./. Betriebsausgaben
= Gewinn bzw. Verlust
Maßgeblich ist der tatsächliche Zeitpunkt des Zuflusses bzw. Abflusses. Die Geschäftsvorfälle werden in chronologischer Reihenfolge auf Basis der Buchungsbelege in einem Journal aufgezeichnet. Es ist sinnvoll, die Posten nach Kostenarten zu sortieren.
Zudem müssen Nettoentgelt, Umsatzsteuer und der Gesamtbetrag separat aufgezeichnet werden. Gewerbliche Unternehmer müssen außerdem den Wareneingang und – soweit Waren an andere gewerbliche Unternehmer geliefert werden – auch den Warenausgang dokumentieren.
Bilanzierung und doppelte Buchführung
Bei der Bilanzierung wird das Betriebsvermögen am Ende des Wirtschaftsjahres mit dem am Ende des Vorjahres verglichen. Die Differenz stellt den steuerpflichtigen Gewinn dar. Privat veranlasste Vorgänge bleiben unberücksichtigt. Entnahmen werden hinzugerechnet, Einlagen abgezogen.
Zu Beginn der doppelten Buchführung sind eine Inventur und eine Eröffnungsbilanz erforderlich. Alle Wirtschaftsgüter des Betriebs müssen körperlich und wertmäßig erfasst und in ein Inventar aufgenommen werden. Zum Ende des Geschäftsjahres ist eine Schlussbilanz zu erstellen. Zusätzlich müssen ein Wareneingangs- und Warenausgangsbuch geführt werden.
Alle Barzahlungen sind im Kassenbuch zu dokumentieren. Geschäftsvorfälle werden auf Konten erfasst und jeweils im Soll sowie im Haben verbucht. Hierfür existieren branchenspezifische Kontenpläne, beispielsweise für Einzelhandel, Großhandel oder Industrie.
Die doppelte Buchführung dient der periodengerechten Gewinnermittlung. Deshalb müssen auch Periodenabgrenzungen, Rückstellungen und Forderungen sowie Verbindlichkeiten verbucht werden. Im Gegensatz zur Einnahmen-Überschussrechnung sind hier nicht nur die tatsächlichen Zahlungsströme relevant.
Sonderfragen der Gewinnermittlung
Abschreibungen
Für bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens mit einer Nutzungsdauer von mehr als einem Jahr können nicht die gesamten Anschaffungs- oder Herstellungskosten sofort als Betriebsausgabe abgezogen werden.
Stattdessen erfolgt die Verteilung der Kosten über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer. Dabei wird grundsätzlich linear abgeschrieben, sodass jährlich derselbe Abschreibungsbetrag berücksichtigt wird.
Die Nutzungsdauer richtet sich nach den vom Bundesministerium für Finanzen veröffentlichten AfA-Tabellen.
Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG)
Wirtschaftsgüter mit Anschaffungs- oder Herstellungskostenbis 800 Euro (netto) können im Jahr der Anschaffung vollständig als Betriebsausgabe abgesetzt werden. Sie müssen jedoch in einem Verzeichnis aufgeführt werden, sofern der Wert 250 Euro übersteigt.
Für Wirtschaftsgüter mit Anschaffungskosten zwischen 250 Euro und 1.000 Euro (netto) kann ein Sammelposten gebildet werden. Diese Wirtschaftsgüter werden über fünf Jahre abgeschrieben, ohne dass Änderungen innerhalb des Sammelpostens berücksichtigt werden.
Zusätzlich besteht für bestimmte Unternehmen die Möglichkeit von Sonderabschreibungen im Rahmen des Investitionsabzugsbetrags (§ 7g Einkommensteuergesetz (EStG). Innerhalb der ersten fünf Jahre nach Anschaffung können bis zu 20 Prozent der Anschaffungs- oder Herstellungskosten zusätzlich abgeschrieben werden, sofern das Wirtschaftsgut nahezu ausschließlich betrieblich genutzt wird.
Abschreibungen nach Einlage von Wirtschaftsgütern in den Betrieb
Bei Betriebsgründungen werden häufig zuvor privat genutzte Wirtschaftsgüter – beispielsweise ein Pkw – in das Betriebsvermögen eingebracht. Für abnutzbare Anlagegüter kann auch in diesem Fall eine Abschreibung vorgenommen werden. Die Einlage erfolgt grundsätzlich zum Teilwert oder den fortgeführten Anschaffungskosten.
Wurde das Wirtschaftsgut bisher nicht zur Erzielung von Einkünften genutzt, erfolgt die Abschreibung anhand der Restnutzungsdauer. Wurde das Wirtschaftsgut jedoch bereits für Einkünfte genutzt, wird die Abschreibung ab dem Restwert zum Zeitpunkt der Einlage berechnet. Dadurch soll verhindert werden, dass durch die Einlage zusätzliches Abschreibungsvolumen entsteht.
Gründungsaufwendungen
Bereits vor Aufnahme der eigentlichen Geschäftstätigkeit entstehen häufig Gründungskosten. Diese können als Betriebsausgaben berücksichtigt werden, sofern sie betrieblich veranlasst sind. Der zeitliche Zusammenhang mit der späteren Geschäftstätigkeit spielt dabei nur eine untergeordnete Rolle.
Ertragsteuerlich gelten Vorgesellschaft und GmbH als ein einheitliches Steuersubjekt. Gründungskosten der Vorgesellschaft können als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Aufwendungen der Vorgründungsgesellschaft sind dagegen nicht absetzbar.
Soll die GmbH die Gründungskosten übernehmen, sollte dies ausdrücklich in der Satzung geregelt werden.
Gewerbesteuerrechtlich gelten Vorgesellschaft und GmbH als einheitliches Steuerobjekt, wenn die Vorgesellschaft vor der Eintragung im Handelsregister nach außen hin auftritt.
Im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung muss der Gründer Angaben zu persönlichen Daten, dem geschätzten Gewinn und weiteren Einkünften machen. Gewerbetreibende müssen das Finanzamt nach der Betriebsgründung informieren. Der Fragebogen ist innerhalb eines Monats nach Aufnahme der Tätigkeit elektronisch über MeinELSTER zu übermitteln.
Die Einkommensteuer bemisst sich nach dem zu versteuernden Einkommen einer natürlichen Person im Kalenderjahr. Dabei werden sieben Einkunftsarten unterschieden, darunter auch die Gewinneinkünfte aus Gewerbe und selbständiger Arbeit.
Berechnung des zu versteuernden Einkommens
Das zu versteuernde Einkommen wird wie folgt ermittelt:
Das zu versteuernde Einkommen ergibt sich nach Abzug aller Freibeträge.
Verlustberücksichtigung
Verluste können mit positiven Einkünften derselben oder anderer Einkunftsarten verrechnet werden. Verluste bis 1 Mio. Euro können vor- oder rückgetragen werden. Darüber hinausgehende Verluste sind zu 60 Prozent verrechenbar und zeitlich unbegrenzt vortragsfähig.
Einkommensteuertarif
Liegt das Einkommen unter dem Grundfreibetrag, fällt keine Einkommensteuer an. In der Progressionszone steigt der Steuersatz mit dem Einkommen. Oberhalb bestimmter Einkommensgrenzen beträgt der Steuersatz 42 Prozent beziehungsweise 45 Prozent für sehr hohe Einkommen.
Thesaurierungsbegünstigung
Personenunternehmen können thesaurierte Gewinne mit einem ermäßigten Steuersatz von 28,25 % versteuern. Bei späterer Entnahme erfolgt eine Nachversteuerung mit 25 %. Ob die Thesaurierungsbegünstigung sinnvoll ist, sollte sorgfältig geprüft werden, da die Gesamtsteuerbelastung bei späterer Entnahme höher ausfallen kann.
Veranlagung/Vorauszahlung
Nach Ablauf des Kalenderjahr wird die Einkommensteuer veranlagt. Vorauszahlungen müssen vierteljährlich entrichtet werden: am 10. März, 10. Juni, 10. September und 10. Dezember. Im Gründungsjahr werden die Vorauszahlungen anhand des Betriebseröffnungsbogens festgesetzt.
Die Steuererklärung muss bis zum 31. Julides Folgejahres abgegeben werden. Mit einem Steuerberater kann die Frist bis Ende Februar verlängert werden.
Lohnsteuer
Die Lohnsteuer wird auf den Arbeitslohn erhoben und vom Arbeitgeber einbehalten. Diese muss bis spätestens am 10. Tag nach Ablauf des Lohnsteuer-Anmeldezeitraums an das Finanzamt abgeführt werden. Der Anmeldezeitraum ist grundsätzlich der Kalendermonat. Neben der Lohnsteuer sind auch der Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer abzuführen, sofern der Arbeitnehmer Mitglied einer kirchensteuererhebenden Kirche ist.
Körperschaftsteuer (KSt)
Die Körperschaftsteuer gilt für alle Kapitalgesellschaften. Deren Einkünfte gelten grundsätzlich als Einkünfte aus Gewerbebetrieb. Die Steuerpflicht beginnt mit Abschluss des Gesellschaftsvertrags, frühestens jedoch mit der Aufnahme der Geschäftstätigkeit. Der Körperschaftsteuersatz beträgt 15 Prozent. Der Veranlagungszeitraum ist grundsätzlich das Kalenderjahr. Alternativ kann ein abweichendes Wirtschaftsjahr gewählt werden.
Körperschaftsteuer-Voranmeldungen sind zu den gleichen Terminen abzugeben wie die Einkommensteuer-Voranmeldungen. Nach dem Veranlagungszeitraum muss ebenfalls eine Steuererklärung eingereicht werden. Der steuerpflichtige Gewinn wird durch Betriebsvermögensvergleich nach den Vorschriften des Einkommenssteuergesetz (EStG) und des Körperschaftsteuergesetzes (KStG) ermittelt.
Gewinnausschüttungen
Gewinnausschüttungen von der Kapitalgesellschaft an die Gesellschafter unterliegen der Einkommensbesteuerung. Ausschüttungen aus Anteilen, die im Privatvermögen gehalten werden, werden mit einem Abgeltungssteuersatz von 25 Prozent besteuert. Bei einem niedrigeren persönlichen Steuersatz kann die Veranlagungsoption genutzt werden. Werden die Anteile im Betriebsvermögen gehalten, erfolgt die Besteuerung nach dem Teileinkünfteverfahren. Dabei sind 60 Prozent der Ausschüttung steuerpflichtig sind und 40 Prozent steuerfrei.
Für Kapitalgesellschaften, wie eine GmbH, sind Dividenden zu 95 Prozent steuerfrei, um eine Mehrfachbesteuerung zu vermeiden.
Geschäftsführergehalt
Das Geschäftsführergehalt einer GmbH unterliegt grundsätzlich der Lohnsteuer und stellt gleichzeitig eine Betriebsausgabe der Gesellschaft dar.
Ist ein Gesellschafter-Geschäftsführer jedoch nicht marktüblich vergütet, kann eine verdeckte Gewinnausschüttung (vGA) vorliegen. In diesem Fall wird das Gehalt steuerlich nicht als Betriebsausgabe anerkannt und dem Gewinn wieder hinzugerechnet.
Die Besteuerung einer GmbH erfolgt auf drei Ebenen:
Die GmbH zahlt Körperschaftsteuer auf ihre Gewinne.
Gesellschafter zahlen Abgeltungsteuer auf Gewinnausschüttungen ins Privatvermögen.
Der Geschäftsführer zahlt Lohnsteuer auf sein Gehalt.
Gewerbesteuer
Jeder inländische Gewerbebetrieb unterliegt der Gewerbesteuer. Angehörige freier Berufe sind hiervon ausgenommen. Beim Einzelunternehmen ist der Unternehmer Steuerschuldner. Bei Personen- und Kapitalgesellschaften ist die Gesellschaft selbst Steuerschuldner. Die Gewerbesteuer wird von der jeweiligen Gemeinde erhoben.
Gewerbeertrag
Die Bemessungsgrundlage der Gewerbesteuer ist der Gewerbeertrag. Dieser wird aus dem nach Einkommensteuer- oder Körperschaftsteuerrecht ermittelten Gewinn berechnet und durch gesetzlich vorgeschriebene Hinzurechnungen sowie Kürzungen angepasst.
Wichtige Hinzurechnungen:
25 Prozent aller Zinszahlungen sowie des Zinsanteils, der in Mieten, Pachten, Leasingraten und Lizenzen steckt.
Der Zinsanteil wird pauschal festgelegt:
Für Mieten, Pachten und Leasingraten für bewegliche Wirtschaftsgüter: 20 %.
Für Mieten, Pachten und Leasingraten für unbewegliche Wirtschaftsgüter: 50 %.
Für Lizenzen: 25 %.
Berechnung der Gewerbesteuer
Die Gewerbesteuer wird in mehreren Schritten berechnet:
Abrundung des Gewerbeertrags auf volle 100 Euro.
Kürzung um den Freibetrag von 24.500 Euro bei Einzelunternehmen und Personengesellschaften (Kapitalgesellschaften erhalten keinen Freibetrag).
Multiplikation des gekürzten Gewerbeertrags mit der Steuermesszahl von 3,5 Prozent.
Multiplikation des Steuermessbetrags mit dem Hebesatz der jeweiligen Gemeinde.
Beispiel: Gewerbeertrag einer OHG: 50.357 Euro
Abgerundet: 50.300 Euro
Abzüglich Freibetrag: 24.500 Euro
Korrigierter Gewerbeertrag: 25.800 Euro
Steuermessbetrag: 25.800 Euro x 3,5 % = 903 Euro
Gewerbesteuerschuld bei Hebesatz von 470 % (z.B. Augsburg): 903 Euro x 470 % = 4.244,10 Euro
Anrechnung auf die Ertragsteuer
Bei Einzelunternehmen und Personengesellschaften erfolgt eine pauschale Anrechnung auf die Einkommensteuer in Höhe des Vierfachen des Gewerbesteuermessbetrags (seit 2020). Diese Anrechnung kann die Belastung in Kommunen mit niedrigen Hebesätzen neutralisieren, sofern ausreichend Einkommensteuer vorhanden ist.
Vorauszahlungen
Die Vorauszahlungen auf die Gewerbesteuer sind am 15. Februar, 15. Mai, 15. August und 15. November an die Gemeinde zu leisten. Nach Ablauf des Erhebungszeitraums -in der Regel das Kalenderjahr- muss eine Steuererklärung beim zuständigen Finanzamt abgegeben werden. Die geleisteten Vorauszahlungen werden mit der tatsächlichen Steuerschuld verrechnet.
Umsatzsteuer
Die Umsatzsteuer wird auf Umsätze erhoben, die ein Unternehmer im Inland im Rahmen seines Unternehmens erzielt. Dazu zählen vor allem Umsätze aus Warenlieferungen oder sonstigen Leistungen wie Dienstleistungen. Unternehmer ist dabei jeder, der eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbstständig ausübt.
Der Regelsteuersatz beträgt grundsätzlich 19 Prozent. Für bestimmte Umsätzegilt der ermäßigte Steuersatz von 7 Prozent, der beispielsweise für Bücher, Zeitungen, viele Lebensmittel und für die Erbringung von Beförderungsleistungen im Personenverkehr gilt.
Steuerbefreiungen
Von der Umsatzsteuer befreit sind unter anderem:
Ausfuhrlieferungen,
innergemeinschaftliche Lieferungen,
Vermietung und Verpachtung von Grundstücken.
Umsatzsteuervoranmeldung/Vorsteuerabzug
In der Regel beziehen Unternehmer von anderen Unternehmen Vorleistungen, die sie für ihre eigenen Leistungen benötigen. Auf diesen Vorleistungen wird Umsatzsteuer in Rechnung gestellt, die als Vorsteuer bezeichnet wird. Diese Vorsteuer kann mit der Umsatzsteuer verrechnet werden, die der Unternehmer an das Finanzamt abführen muss, wenn er Waren oder Leistungen verkauft.
Unternehmer, die eine GmbH gründen, können Vorsteuerbeträge, die durch Anschaffungen im Rahmen der Existenzgründung anfallen, beim Finanzamt geltend machen. Für die Vorgesellschaft und die GmbH gilt steuerlich, dass sie als ein Subjekt betrachtet werden.
Beispiel:
Im Voranmeldungszeitraum tätigt ein Unternehmer Wareneinkäufe im Wert von 10.000 Euro zzgl. 1.900 Euro Vorsteuer und Warenverkäufe im Wert von 20.000 Euro zzgl. 3.800 Euro Umsatzsteuer. Die zu zahlende Umsatzsteuer an das Finanzamt beträgt dann 1.900 Euro (3.800 Euro - 1.900 Euro).
Voranmeldungszeitraum und Fristen
Existenzgründer müssen in den ersten zwei Jahren in der Regel monatlich eine Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt abgeben. Danach wird der Voranmeldungszeitraum für die meisten Unternehmer auf das Kalendervierteljahr festgelegt. Übersteigt die Umsatzsteuer des Vorjahres 7.500 Euro, bleibt die monatliche Voranmeldung bestehen. In diesem Fall müssen auch nach den ersten zwei Jahren weiterhin monatliche Voranmeldungen abgegeben werden. Liegt die zu zahlende Umsatzsteuer des Vorjahres unter 1.000 Euro, kann das Finanzamt den Unternehmer von der Pflicht zur Voranmeldung und Vorauszahlung befreien.
Die Umsatzsteuervoranmeldung ist bis zum 10. Tag nach Ablauf eines jeden Voranmeldungszeitraums beim Finanzamt abzugeben. Gleichzeitig muss die berechnete Umsatzsteuerzahllast abgeführt werden. Bei einem Vorsteuerüberhang, das heißt, wenn die gezahlte Vorsteuer die erhaltene Umsatzsteuer übersteigt, erstattet das Finanzamt den Betrag.In bestimmten Fällen kann hierfür eine Sicherheitsleistung, beispielsweise eine Bankbürgschaft, verlangt werden.
Soll-Besteuerung und Ist-Besteuerung
Die Umsatzsteuer wird grundsätzlich nach den vereinbarten Entgelten (Soll-Besteuerung) berechnet. Die Steuer entsteht dabei unabhängig davon, ob der Kunde bereits bezahlt hat. Auf Antrag kann jedoch die Ist-Besteuerung angewendet werden. In diesem Fall wird die Umsatzsteuer erst abgeführt, wenn die Zahlungen tatsächlich vereinnahmt wurden.
Die Ist-Besteuerung kann beantragt werden, wenn:
der Umsatz im Vorjahr oder im Jahr der Gründung 800.000 Euro nicht übersteigt,
der Unternehmer von der Buchführungspflicht befreit ist oder
ein freier Beruf ausgeübt wird.
Umsatzsteuerjahreserklärung
Nach Ablauf des Kalenderjahres muss der Unternehmer eine Umsatzsteuerjahreserklärung einreichen. In dieser Erklärung wird die Umsatzsteuerzahllast oder der Überschuss für das gesamte Kalenderjahr selbst berechnet. Auch Kleinunternehmer, die nach § 19 UStG keine Umsatzsteuer erheben, müssen eine Umsatzsteuerjahreserklärung abgeben.
Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG seit 2025
Unternehmer, deren Umsatz im Jahr der Gründung voraussichtlich Vorjahresumsatz: Maximal 25.000 Euro nicht übersteigt, müssen grundsätzlich keine Umsatzsteuer erheben. Das gleiche gilt für die Folgejahre, wenn:
Der Umsatz im Vorjahr nicht über 25.000 Euro lag ,
Der Umsatz im laufenden Jahr voraussichtlich 100.000 Euro nichtüberschreiten wird.
Unternehmer, die von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen, können auf ihren Rechnungen den Hinweis anbringen: „Kein Steuerausweis aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG)“.
Allerdings können Kleinunternehmer keine Vorsteuer geltend machen, was insbesondere in der Gründungsphase nachteilig sein kann, wenn hohe Investitionen getätigt werden. Ein Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung ist möglich, indem der Unternehmer eine Erklärung gegenüber dem Finanzamt abgibt. In diesem Fall kann der Vorsteuerabzug geltend gemacht werden. Ein solcher Verzicht bindet den Unternehmer jedoch für fünf Jahre.
Rechnungen richtig ausstellen
Ein Unternehmer ist verpflichtet, eine Rechnung auszustellen, wenn er eine Leistung an einen anderen Unternehmer oder eine juristische Person ohne Unternehmereigenschaft ausführt. In der Regel muss dies innerhalb von sechs Monaten geschehen. Für innergemeinschaftliche Lieferungen oder Leistungen gilt jedoch eine verkürzte Frist bis zum 15. des Folgemonats der Ausführung.
Leistung an private Empfänger
Grundsätzlich besteht keine Rechnungsstellungspflicht. Eine Ausnahme gilt bei Leistungen im Zusammenhang mit Grundstücken (z.B. Bauleistungen, Gartenarbeiten, Fensterputzen). In diesen Fällen ist der Unternehmer auch bei privaten Empfängern verpflichtet, eine Rechnung innerhalb von sechs Monaten auszustellen.
Gutschriften
Auch Gutschriften, die vom Leistungsempfänger ausgestellt werden, gelten steuerlich als Rechnungen. Eine Gutschrift muss ausdrücklich den Begriff "Gutschrift" tragen. Ein Vorsteuerabzug ist erst möglich, wenn die Gutschrift ordnungsgemäß ausgestellt wurde.
Pflichtangaben auf Rechnungen
Die Rechnung muss mindestens folgende Angaben enthalten:
Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens und des Leistungsempfängers.
Ausstellungsdatum.
Fortlaufende Rechnungsnummer.
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) oder Steuernummer des Unternehmers.
Menge und handelsübliche Bezeichnung des Gegenstands bzw. Art und Umfang der sonstigen Leistung.
Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung.
Entgelt sowie der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag (oder Hinweis auf Steuerbefreiung).
Bei bestehenden Vereinbarungen wie Skonti, Boni oder Rabatten muss dies angegeben werden.
Hinweis auf Steuerschuld des Leistungsempfängers, wenn zutreffend.
Es reicht aus, wenn aus den Bezeichnungen von Name und Anschrift der leistende Unternehmer bzw. der Leistungsempfänger eindeutig erkennbar ist. Auch Postfächer oder c/o-Adressen sind ausreichend.
Fortlaufende Rechnungsnummer:
Die Rechnungsnummer muss jede Rechnung eindeutig kennzeichnen.
Verschiedene Nummernkreise, beispielsweise für Filialen, sind zulässig. Eine lückenlose Nummernfolge ist nicht vorgeschrieben.
Umsatzsteueridentifikationsnummer (USt-IdNr.):
Entweder die Steuernummer des leistenden Unternehmers oder die USt-IdNr. ist anzugeben. Im Fall der Gutschrift muss die Steuernummer des leistenden Unternehmers genannt werden.
Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung:
Erforderlich ist das genaue Liefer- oder Leistungsdatum beziehungsweise mindestens der Kalendermonat.
Bei Anzahlungen genügt der Hinweis auf den Zeitpunkt der Anzahlung.
Entgelt
Bei Boni oder Skonti muss auf die entsprechende Vereinbarung hingewiesen werden, aber der genaue Betrag muss nicht zwangsläufig angegeben werden.
Steuerbetrag:
Der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag muss gesondert ausgewiesen werden, es sei denn, eine Steuerbefreiung liegt vor. In letzterem Fall sollte der Grund für die Steuerbefreiung angegeben werden.
Steuerschuldumkehr (Reverse-Charge):
Wird die Steuerschuld umgekehrt, muss der Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ auf der Rechnung erscheinen.
Elektronische Rechnungen (E-Rechnung)
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen für im Inland steuerbare Umsätze im B2B-Geschäftsverkehr in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Die Verpflichtung zur Ausstellung einer elektronischen Rechnung tritt ebenfalls ab diesem Zeitpunkt in Kraft. Übergangsregelungen gelten jedoch bis 2027.
Fehlende oder falsche Angaben können durch eine Berichtigung ergänzt oder korrigiert werden. Der Rechnungsempfänger kann eine Korrektur verlangen, wenn diese die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug gefährden.
Aufbewahrung von Rechnungen
Rechnungen müssen grundsätzlich zehn Jahre aufbewahrt werden. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.
Privatpersonen müssen Rechnungen im Zusammenhang mit Grundstücken zwei Jahre lang aufbewahren.
Bei Verstößen kann ein Bußgeld verhängt werden.
Kleinbetragsrechnungen und Kleinunternehmer
Kleinbetragsrechnungen
Für Rechnungen mit einem Gesamtbetrag von bis zu 250 Euro gelten vereinfachte Vorschriften, z.B. keine Notwendigkeit einer fortlaufenden Rechnungsnummer.
Kleinunternehmerregelung
Auch Kleinunternehmer müssen grundsätzlich alle Rechnungspflichten erfüllen. Lediglich der Umsatzsteuerausweis entfällt.
Die Vereinfachungen für Kleinbetragsrechnungen gelten ebenfalls für Kleinunternehmer. Ein zusätzlicher Hinweis auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung ist hierbei nicht erforderlich.
Rechtsformwahl und Steuern
Die Wahl der Rechtsform für Ihr Unternehmen hat wesentliche Auswirkungen auf die steuerliche Belastung. Sie sollte daher bei der Unternehmensgründung berücksichtigt werden, wobei dies nicht der einzige Entscheidungsfaktor sein sollte. Auch andere Aspekte wie Haftung, Rechtsformaufwendungen, Publizitätspflichten und die Möglichkeit der Kapitalbeschaffung spielen eine wichtige Rolle. Nachfolgend eine Übersicht wichtiger steuerlicher Aspekte bei der Wahl der Rechtsform:
Einzelunternehmen / Personengesellschaft
Kapitalgesellschaft
Ertragssteuer
Einkommensteuer
progressiver Tarif (Verlauf siehe oben)
Grundfreibetrag
Körperschaftsteuer
einheitlicher Steuersatz 15 Prozent
kein Grundfreibetrag
Gewerbesteuer
Steuermesszahl 3,5 v. H.
Freibetrag 24.500 Euro
Anrechnung auf ESt
Steuermesszahl 3,5 v. H.
kein Freibetrag
keine Anrechnung auf KSt
Verlustverrechnung
mit anderen Einkunftsarten des Unternehmers möglich
kein Ausgleich mit Verlusten des Unternehmers
Gewinnermittlung
Unternehmerlohn Pensionsrückstellungen und Darlehenszinsen (Unternehmer an Unternehmen) grundsätzlich nicht als Betriebsausgabe abziehbar
doppelte Buchführung oder Einnahmen-Überschussrechnung
Unternehmerlohn Pensionsrückstellungen und Darlehenszinsen (Grenze § 8a KStG) sind Betriebsausgaben
Pflicht zur doppelten Buchführung
Die Informationen und Auskünfte der IHK Schwaben enthalten nur erste Hinweise und erheben daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl sie mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurden, kann eine Haftung für ihre inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden. Sie können eine Beratung im Einzelfall (z. B. durch einen Rechtsanwalt, Steuerberater, Unternehmensberater etc.) nicht ersetzen.
