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Nr. 6048506
Umstellung auf E-Rechnungen
Elektronische Rechnungen (E-Rechnungen): Das müssen Unternehmer wissen
von Simion Berg |
Aktualisiert am:
Elektronische Rechnungen, kurz E-Rechnungen, sind ein wichtiger Bestandteil der Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Sie ersetzen zunehmend klassische Papierrechnungen und ermöglichen eine schnellere, strukturiertere und teilweise automatisierte Rechnungsverarbeitung.
Eine E-Rechnung ist eine elektronisch erstellte und übermittelte Rechnung, deren Daten strukturiert verarbeitet werden können. Anders als ein einfaches PDF ermöglicht sie eine automatisierte Weiterverarbeitung der Rechnungsdaten.
Das spart Zeit, reduziert manuelle Arbeitsschritte und kann Fehler vermeiden. Gleichzeitig sinkt durch den Verzicht auf Papier der Ressourcenverbrauch.
Warum sind E-Rechnungen für Unternehmen wichtig?
E-Rechnungen sind ein wichtiger Schritt bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Sie können Unternehmen dabei unterstützen, Rechnungen schneller zu erstellen, zu empfangen, zu prüfen und zu verarbeiten.
Das gilt nicht nur für große Unternehmen. Auch Selbstständige, kleine Unternehmen und Neugründer können von automatisierten Rechnungsprozessen profitieren.
In Deutschland spielen insbesondere XRechnung und ZUGFeRD eine wichtige Rolle. Grundlage für die Struktur elektronischer Rechnungen ist der europäische Standard EN 16931.
Auf EU-Ebene bildet die Richtlinie 2014/55/EU eine wichtige Grundlage für die Standardisierung elektronischer Rechnungen. Auch das PEPPOL-Netzwerk (Pan-European Public Procurement Online) ermöglicht den sicheren Austausch elektronischer Dokumente über Ländergrenzen hinweg.
Welche Vorteile bieten E-Rechnungen?
Die Umstellung auf E-Rechnungen kann mehrere Vorteile bieten:
weniger manueller Aufwand
schnellere Verarbeitung und Bezahlung
geringere Fehleranfälligkeit
bessere Übersicht über Rechnungsprozesse
einfachere Auswertung von Rechnungsdaten
geringerer Papierverbrauch
mögliche Verbesserung der Liquidität
Damit können E-Rechnungen sowohl wirtschaftliche als auch ökologische Vorteile bieten.
Welche rechtlichen Vorgaben gelten für E-Rechnungen?
Bei E-Rechnungen müssen Unternehmen insbesondere die Vorgaben des § 14 UStG beachten. Seit 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können; für die Ausstellung gelten Übergangsregelungen bis 2026 bzw. für kleinere Unternehmen bis 2027. Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro müssen ab dem 01.01.2027 E-Rechnungen versenden. Für Unternehmen mit geringerem Umsatz folgt die Verpflichtung ab dem 01.01.2028.
Die Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen und die erforderlichen Rechnungsangaben enthalten. Zudem sind Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit sicherzustellen. E-Rechnungen müssen grundsätzlich acht Jahre aufbewahrt werden, wobei der strukturierte Originaldatensatz erhalten bleiben muss.
Was müssen Unternehmen bei der Aufbewahrung beachten?
E-Rechnungen müssen entsprechend den gesetzlichen Vorgaben aufbewahrt werden. Wichtig ist dabei insbesondere das ursprüngliche elektronische Format.
Wird beispielsweise eine XML-Rechnung mit einem Tool lediglich lesbar dargestellt und als PDF ausgegeben, ersetzt dieses PDF nicht automatisch die ursprüngliche E-Rechnung. Für die Aufbewahrung muss das XML-Format erhalten bleiben.
Die Finanzverwaltung stellt hierfür ein Tool zur Verfügung, mit dem XML-Rechnungen lesbar gemacht werden können. Hier kommen Sie zum E-Rechnungstool von ELSTER.
Welche technischen Anforderungen gibt es?
Unternehmen benötigen Systeme, die E-Rechnungen erstellen, empfangen und verarbeiten können. Dabei müssen die technischen Lösungen in die bestehenden Geschäftsprozesse integriert werden.
Je nach Unternehmensgröße können beispielsweise integrierte Finanzsysteme oder cloudbasierte Lösungen eingesetzt werden. Für Unternehmen mit begrenzten IT-Ressourcen können auch spezialisierte SaaS-Anbieter eine Möglichkeit darstellen.
Neben der technischen Umsetzung sind Datensicherheit und Cybersicherheit wichtig. Rechnungsdaten müssen sicher übertragen, verarbeitet und gespeichert werden.
Was bedeutet die Entwicklung der E-Rechnung für Neugründer?
Für Neugründer bietet sich die Möglichkeit, Rechnungsprozesse von Anfang an digital aufzubauen. Dadurch lassen sich spätere Umstellungen vermeiden.
Sinnvoll ist es, bereits bei der Auswahl einer Buchhaltungs- oder Finanzsoftware darauf zu achten, dass E-Rechnungen unterstützt werden und sich die Lösung an das Wachstum des Unternehmens anpassen lässt.
Wie können Unternehmen E-Rechnungen praktisch umsetzen?
Ein Beispiel ist ein Zulieferer, dessen ERP-System keine XRechnung unterstützt. Statt umfangreiche eigene IT-Strukturen aufzubauen, kann eine SaaS-Plattform über eine API mit dem bestehenden System verbunden werden.
Auch Unternehmen, die bislang Rechnungen mit Word oder Excel erstellen, können auf eine spezialisierte Lösung umsteigen. Diese kann die Erstellung und Verwaltung von XRechnungen sowie die zentralisierte Verarbeitung übernehmen.
Fazit: Sind E-Rechnungen die Zukunft?
E-Rechnungen werden für Unternehmen zunehmend wichtiger. Sie verbinden gesetzliche Anforderungen mit der Möglichkeit, Rechnungsprozesse effizienter und digitaler zu gestalten.
Für Unternehmer und Neugründer lohnt es sich daher, sich frühzeitig mit E-Rechnung, XRechnung, ZUGFeRD und EN 16931 auseinanderzusetzen. Wer seine Rechnungsprozesse von Beginn an digital aufsetzt, kann die Umstellung einfacher in die bestehenden Geschäftsabläufe integrieren.
