Steuerrecht
Ist-Versteuerung und Vorsteuerabzug ab 2028: Neue Regelungen für Unternehmen
Zum 01. Januar 2028 tritt eine neue gesetzliche Regelung zum Vorsteuerabzug bei der Ist-Versteuerung in Kraft. Danach verschiebt sich das Recht auf den Vorsteuerabzug, wenn Ihr Vertragspartner die Ist-Versteuerung anwendet. Die Vorsteuer kann erst geltend gemacht werden, wenn die Rechnung tatsächlich bezahlt wurde und die Leistung erbracht ist.
Hierfür sind Ist-Versteuerer verpflichtet, künftig einen entsprechenden Hinweis auf ihren Rechnungen anzubringen. Dadurch soll mehr Transparenz geschaffen werden.
Was ist die Ist- und Soll-Versteuerung?
Die Unterscheidung zwischen Ist-Versteuerung und Soll-Versteuerung betrifft den Zeitpunkt der Entstehung der Umsatzsteuerpflicht. Entscheidend ist somit der Zeitpunkt, zu dem die Umsatzsteuer an das Finanzamt abgeführt werden muss.
Die Wahl der Versteuerungsart kann erhebliche Auswirkungen auf die Liquidität eines Unternehmens haben. Grundsätzlich erfolgt die Abführung der Umsatzsteuer nach der Soll-Versteuerung. Unternehmen, die die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllen, können jedoch die Ist-Versteuerung beantragen.
Soll-Versteuerung
Die Soll-Versteuerung ist die Versteuerung nach den vereinbarten Entgelten. Die Umsatzsteuer muss bereits in der Umsatzsteuervoranmeldung des Monats angegeben und abgeführt werden, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Dabei ist unerheblich, ob der Kunde die Rechnung bereits bezahlt hat. Maßgeblich ist ausschließlich das Rechnungsdatum.
Ist-Versteuerung
Die Ist-Versteuerung ist die Versteuerung nach vereinnahmten Entgelten. Im Gegensatz zur Soll-Versteuerung entsteht die Umsatzsteuerpflicht erst, wenn der Kunde die Rechnung tatsächlich bezahlt hat. Die Umsatzsteuer wird dementsprechend erst in der Umsatzsteuervoranmeldung des Monats angegeben und abgeführt, in dem die Zahlung eingegangen ist.
Wann gelten Umsätze bei der Ist-Versteuerung als vereinnahmt?
Steuerlich gilt eine Zahlung als vereinnahmt, sobald das Geld dem Unternehmen tatsächlich zugeflossen ist.
| Zahlungsart | Zeitpunkt der Vereinnahmung |
|---|---|
| Barzahlung | Zeitpunkt des Zahlungseingangs |
| Überweisung auf das Girokonto | Zeitpunkt der Gutschrift beim Geldinstitut |
| Wechsel | Zeitpunkt der Einlösung des Wechsels |
| Scheck | Zeitpunkt der Übergabe |
| Abtretung einer Forderung | Zeitpunkt der Forderungsabtretung |
Wer ist antragsberechtigt und wie beantragt man die Ist-Versteuerung?
Ein Antrag auf Ist-Versteuerung ist möglich, wenn:
- Ihr Unternehmen weniger als 800.000 Euro Jahresumsatz erzielt.
- Sie Freiberufler gemäß § 18 Abs. 1 Nr. 1 EStG sind.
- Sie als Einzelunternehmer oder Kleinunternehmer nicht zur Buchführung und Bilanzierung verpflichtet sind.
Der Antrag ist an keine besondere Form oder Frist gebunden. Das Schreiben sollte jedoch folgende Angaben enthalten:
- Ihre Steuernummer,
- den gewünschten Beginn der Ist-Versteuerung,
- den Gesamtumsatz des letzten Geschäftsjahres.
Vorteile der Ist-Versteuerung
Die Ist-Versteuerung eignet sich insbesondere für kleine Unternehmen sowie neu gegründete Unternehmen, die Rechnungen mit hohen Umsatzsteuerbeträgen stellen.
Da die Umsatzsteuer erst abgeführt werden muss, wenn die Zahlung tatsächlich eingegangen ist, schützt die Ist-Versteuerung vor finanziellen Engpässen und verbessert die Liquidität. Besonders vorteilhaft ist sie bei langen Zahlungszielen oder verspäteten Zahlungen von Kunden.
Was ändert sich beim Vorsteuerabzug?
Der Vorsteuerabzug ermöglicht Unternehmen, die ihnen von anderen Unternehmen berechnete Umsatzsteuer von ihrer eigenen Umsatzsteuerschuld abzuziehen. Dadurch reduziert sich die Steuerlast des Unternehmens.
Der Zeitpunkt des Vorsteuerabzugs wirkt sich unmittelbar auf den Geldfluss und damit auf die Liquidität aus. Je früher die Vorsteuer geltend gemacht werden kann, desto positiver ist der Liquiditätseffekt. Genau an diesem Punkt setzen die neuen gesetzlichen Regelungen an. Durch die neue Regelung kann eine Anpassung der Buchhaltungsprozesse erforderlich werden.
Bisher konnte der Vorsteuerabzug gegenüber dem Finanzamt grundsätzlich bereits mit Erhalt einer ordnungsgemäßen Rechnung geltend gemacht werden. Seit 2026 darf der Vorsteuerabzug grundsätzlich erst vorgenommen werden, wenn die Leistung tatsächlich erbracht wurde und eine ordnungsgemäße Rechnung gemäß § 14 UStG vorliegt.
Ab dem 01. Januar 2028 entsteht das Recht auf Vorsteuerabzug aus einer Rechnung eines Ist-Versteuerers zusätzlich erst mit der tatsächlichen Bezahlung der Rechnung.
Bezieht ein Unternehmen Leistungen von einem Ist-Versteuerer, darf der Vorsteuerabzug daher erst erfolgen, wenn und soweit eine Zahlung auf die ausgeführte Leistung erbracht wurde (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG).
Das bedeutet: Handelt es sich bei Ihrem Vertragspartner um einen Ist-Versteuerer, können Sie den Vorsteuerabzug gegenüber dem Finanzamt erst geltend machen, nachdem Sie die Rechnung bezahlt haben.
Neue Pflichtangabe auf Rechnungen ab 2028
Damit der Leistungsempfänger erkennen kann, dass sein Vertragspartner die Ist-Versteuerung anwendet und dies beim Vorsteuerabzug berücksichtigt werden kann, wird gleichzeitig eine neue Pflichtangabe auf Rechnungen eingeführt (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 6a UStG).
Diese Regelung gilt ebenfalls für:
- Kleinbetragsrechnungen (§ 33 UStDV)
- Fahrausweise (§ 34 UStDV)
Die Änderung führt zu zusätzlichem Verwaltungsaufwand und kann Rechtsunsicherheiten verursachen. Fehlt die neue Pflichtangabe auf einer Rechnung, kann dies entweder bedeuten, dass der Rechnungsaussteller Soll-Versteuerer ist oder dass ein Fehler bei der Rechnungsstellung vorliegt.
Zur Vermeidung daraus entstehender Nachteile wird derzeit über eine Nichtbeanstandungsregelung für gutgläubige Rechnungsempfänger beraten.
Was sollten Unternehmer jetzt tun?
Es empfiehlt sich, die eigenen Prozesse rund um den Vorsteuerabzug frühzeitig zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen.
Insbesondere sollten alle Eingangsrechnungen systematisch geprüft werden. Dazu gehören insbesondere:
- Prüfung aller Pflichtangaben gemäß § 14 UStG,
- Abgleich der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
- Dokumentation der Leistungserbringung,
- revisionssichere Archivierung sämtlicher Belege.
Darüber hinaus empfiehlt es sich,
- Teilleistungen vertraglich zu vereinbaren und eindeutig zu dokumentieren,
- Lieferscheine und Abnahmeprotokolle sorgfältig zu archivieren,
- den Leistungszeitpunkt in der Buchhaltung festzuhalten sowie
- Abschlagszahlungen mit klar definierten Leistungsmeilensteinen zu verknüpfen.
Durch eine frühzeitige Anpassung der internen Prozesse können Unternehmen die neuen gesetzlichen Anforderungen zum Vorsteuerabzug ab 2028 rechtssicher umsetzen und unnötige Risiken vermeiden.
Die Informationen und Auskünfte der IHK Schwaben enthalten nur erste Hinweise und erheben daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl sie mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurden, kann eine Haftung für ihre inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden. Sie können eine Beratung im Einzelfall (z. B. durch einen Rechtsanwalt, Steuerberater, Unternehmensberater etc.) nicht ersetzen.