Steuerrecht

Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen - Was Sie wissen sollten

von Simion Berg | Aktualisiert am:

Die Aufbewahrungsfrist für steuerliche Unterlagen beginnt jeweils mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzten Änderungen oder Handlungen in den jeweiligen Unterlagen vorgenommen wurden, beziehungsweise Handelsbriefe empfangen oder abgesandt wurden. Man unterscheidet dabei Fristen von sechs und zehn Jahren.

Wer muss Aufbewahrungspflichten beachten?

Die Aufbewahrungspflicht ist Teil der steuerlichen und handelsrechtlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht. Folglich ist derjenige, der nach Steuerrecht oder Handelsrecht zum Führen von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet ist, auch verpflichtet, seine Steuerunterlagen aufzubewahren. Regelungen zur Buchführungspflicht finden Sie bei den Informationen zu Gewinnermittlung durch Einnahmenüberschussrechnung. Die Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht einschließlich der Aufbewahrungspflicht bezieht sich hierbei (auch bei mehreren Mitunternehmern) auf den einzelnen Betrieb, bei dem die gesetzlichen Merkmale zutreffen. Grundsätzlich sind zur Aufbewahrung der Unterlagen verpflichtet:
  • bei Einzelunternehmen der Geschäftsinhaber
  • bei (atypisch) stillen Gesellschaften nur der Inhaber des Handelsgeschäftes
  • bei der BGB-Gesellschaft (GbR) und OHG die Gesellschafter
  • bei der KG die persönlich haftenden und die zur Geschäftsführung berufenen Gesellschafter
  • bei der AG, Vereinen, Stiftungen und Genossenschaften die Vorstände
  • bei der GmbH und UG (haftungsbeschränkt) der/die Geschäftsführer.

Welche Unterlagen müssen aufbewahrt werden?

Aus steuerrechtlichen Gründen sind alle Geschäftsunterlagen aufzubewahren, die zum Verständnis und zur Überprüfung der gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen von Bedeutung sind. § 147 Abs. 1 AO (Abgabenordnung) nennt im Einzelnen folgende Unterlagen:
  • Bücher (bei Kaufleuten Handelsbücher) und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse bestehend aus Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung, Lageberichte, Eröffnungsbilanz und die zum Verständnis dieser Unterlagen erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
  • empfangene Handels- und Geschäftsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe, Buchungsbelege.
  • Unterlagen nach Art. 15 Abs. 1 und Art. 163 des Zollkodex, solche, die nach den Vorschriften über das Zollverfahren erforderlich sind und
  • Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung nach Art. 77 Abs. 1 i. V. m. Art. 62 Abs. 2 Zollkodex beizufügen sind, sofern die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben und
  • sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.
Problematisch ist in der Praxis die richtige Einordnung der Unterlagen. Nicht jeder Brief ist ein Geschäftsbrief, nicht jeder Beleg ein Buchungsbeleg.

Was gehört zu den Büchern und Aufzeichnungen?

Zu den aufbewahrungspflichtigen Büchern und Aufzeichnungen gehören insbesondere das Grundbuch sowie Haupt- und Nebenbücher der Buchführung. Auch Inventare und Unterlagen, die zum Verständnis der Buchführung erforderlich sind, müssen aufbewahrt werden. Dazu können etwa Verfahrensbeschreibungen, Inventuranweisungen oder Dokumentationen des eingesetzten Buchführungssystems gehören.

Was sind Geschäfts- und Handelsbriefe?

Geschäftsbriefe sind individuelle schriftliche Mitteilungen im geschäftlichen Zusammenhang. Dazu zählen beispielsweise Rechnungen, Lieferscheine, Auftrags- und Empfangsbestätigungen oder auch Verkaufsprospekte. Reine Werbung oder öffentliche Bekanntmachungen gehören dagegen grundsätzlich nicht dazu.
Handelsbriefe sind enger gefasst: Sie betreffen ein Handelsgeschäft und dessen Vorbereitung, Abschluss, Durchführung oder Rückgängigmachung. Der Begriff ist insbesondere für Kaufleute relevant.

Was sind Buchungsbelege?

Buchungsbelege weisen nach, dass einer Buchung tatsächlich ein entsprechender Geschäftsvorgang zugrunde liegt. Aufbewahrt werden müssen daher die Unterlagen, die einen buchungspflichtigen Sachverhalt belegen. Dazu können beispielsweise Eingangs- und Ausgangsrechnungen gehören.

Welche sonstigen Unterlagen sind aufzubewahren?

Sonstige Unterlagen sind beispielsweise Kalkulationsunterlagen, Ausfuhrbelege oder Bewertungen von Eigenleistungen. Ihre Bedeutung für die Besteuerung ist im Einzelfall zu prüfen.

Wie müssen Rechnungen aufbewahrt werden?

Für Rechnungen gelten besondere Vorgaben nach § 14b UStG. Unternehmen müssen grundsätzlich Kopien der selbst ausgestellten Rechnungen sowie die erhaltenen Rechnungen aufbewahren. Das gilt auch für bestimmte Fälle, in denen die Umsatzsteuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht.
Gerade für Gründer gilt daher: Von Anfang an sollte klar geregelt sein, welche Unterlagen wie und wo aufbewahrt werden. Das schafft Ordnung und erleichtert die spätere steuerliche Dokumentation.

Welche Unterlagen sind nicht aufbewahrungspflichtig?

Nicht aufbewahrungspflichtig sind betriebsinterne Aufzeichnungen, wie Kalender, Arbeits- und Fahrberichte. Diese Papiere können zeitnah vernichtet werden und müssen dem Außenprüfer oder Steuerfahnder auch nicht vorgelegt werden.

Wie lange müssen Unterlagen aufbewahrt werden?

Für Bücher und Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse, Inventare, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, Buchungsbelege, bestimmte Zollunterlagen und Rechnungen gilt eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Alle anderen aufbewahrungspflichtigen Geschäftsunterlagen sind sechs Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt grundsätzlich mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung, Änderung oder Handlung vorgenommen beziehungsweise der Handelsbrief empfangen oder versandt wurde. Bei Vertragsunterlagen beginnt sie nach Ablauf des Vertrags.
Beispiel zur Fristberechnung:
Am 25. Mai 2020 erstellen Sie die Bilanz für das Kalenderjahr 2019. Wann können Sie die gesamten Unterlagen zur Bilanz vernichten, damit Sie im Archiv wieder mehr Platz haben? Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ablauf des 31. Dezember 2020 und läuft 10 Jahre. Sollte das Finanzamt am 31. Dezember 2030 bei Ihnen unangemeldet anklopfen, müssen Sie die Unterlagen noch vorlegen können. Ab dem 1. Januar 2031 können Sie die Unterlagen vernichten, sofern die entsprechende Steuerveranlagung bestandskräftig ist.
Unter bestimmten Voraussetzungen kann sich die Aufbewahrungsfrist auch verlängern. Dies ist der Fall, wenn das Schriftgut für Steuern von Bedeutung ist, bei denen die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Der Ablauf der Festsetzungsfrist kann durch eine Reihe von Ereignissen gehemmt werden, wie zum Beispiel einen Einspruch, eine Betriebsprüfung oder eine spätere Abgabe der Steuererklärung.
Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen sind Steuerunterlagen auch dann länger aufzubewahren, wenn und soweit sie für folgende Sachverhalte von Bedeutung sind:
  • für eine begonnene Außenprüfung,
  • für eine vorläufige Steuerfestsetzung (§ 165 AO),
  • für anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen,
  • für ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren,
  • zur Begründung von Anträgen an das Finanzamt durch den Steuerpflichtigen.

In welcher Form müssen Unterlagen aufbewahrt werden?

Für die Aufbewahrung sind gesetzlich folgende Formen vorgeschrieben beziehungsweise zugelassen:
  • Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen sowie die nach den Vorschriften über das Zollverfahren erforderlichen Unterlagen – letztere aber beschränkt auf amtliche Urkunden oder handschriftlich zu unterschreibende nicht förmliche Präferenznachweise – sind im Original aufzubewahren.
  • Achtung bei Ausfuhrbelegen und Eingangsrechnungen, aus denen Vorsteuer geltend gemacht werden soll (vergleiche unter Abschnitt "Bildliche Wiedergabe").
  • Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe und Buchungsbelege sind so aufzubewahren, dass ihre Wiedergabe bildlich mit dem Original übereinstimmt.
  • Bei allen anderen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen reicht die inhaltliche Wiedergabe aus.
Sollen die Unterlagen in elektronischer Form aufbewahrt werden, sind die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) zu beachten.
Achtung: Unterlagen, die steuerlich relevant und zugleich originär digital sind, müssen in dieser (elektronischen) Form aufbewahrt und dürfen innerhalb der Aufbewahrungsfrist weder verändert noch gelöscht werden. Außerdem müssen sie maschinell ausgewertet werden können. Dies bedeutet, dass für steuerlich relevante, originär digitale Unterlagen die bildliche Wiedergabe auf Papier, Mikrofilm oder als Image in einem optischen Archiv oder die inhaltliche Wiedergabe auf einem beliebigen Datenträger für sich allein nicht ausreicht.

Aufbewahrung im Original

Die Aufbewahrung im Original muss gesichert und geordnet erfolgen. Der Aufbewahrungsort sollte vor Einwirkungen wie Feuer, Wasser und Feuchtigkeit geschützt sein. Zudem muss die Lesbarkeit der Unterlagen gewährleistet bleiben. Bei Thermopapier empfiehlt es sich daher, Rechnungen zeitnah auf normales Papier zu kopieren und die Kopie zur Originalrechnung zu heften.
Die geordnete Aufbewahrung muss es einem sachverständigen Dritten ermöglichen, die Unterlagen in angemessener Zeit zu prüfen. Dafür kann beispielsweise ein Regelwerk festlegen, welche Unterlagen nach welchen Kriterien archiviert werden und wer dafür verantwortlich ist.

Bildliche Wiedergabe

Eine bildliche Wiedergabe muss das Originalgetreu abbilden und alle Sicht-, Kontroll- und Bearbeitungsvermerke enthalten. Die Speichermedien müssen gesichert und geordnet aufbewahrt werden, und eine lesbare Wiedergabe muss jederzeit möglich sein. In Einzelfällen kann auch die Farbe eines Dokuments für die Beweiskraft relevant sein.
Für Ausfuhrbelege mit Dienststempelabdrucken wird eine Aufbewahrung im Original verlangt, da eine originalgetreue Wiedergabe nach Auffassung der Finanzverwaltung technisch nicht darstellbar ist.
Auch bei Eingangsrechnungen, aus denen Vorsteuer geltend gemacht wird, kann die Aufbewahrung des Originals sinnvoll sein. Für den Vorsteuerabzug muss dem Unternehmer die Originalrechnung vorgelegen haben; die Beweislast dafür trägt er.

Inhaltliche Wiedergabe

Die inhaltliche Wiedergabe erfordert, dass die aufzubewahrenden Informationen vollständig und richtig auf das Speichermedium übernommen werden, dass der Inhalt während der Aufbewahrung nicht verändert wird und dass die Wiedergabe während der Aufbewahrungsfrist möglich ist.

Beweiskraft

Vor der Vernichtung von Originalunterlagen sollte immer geprüft werden, ob das Original als Beweismittel benötigt werden könnte. Dies gilt insbesondere für Rechnungen, die für den Vorsteuerabzug erforderlich sind, sowie für Unterlagen wie Vollmachten oder Wertpapiere, bei denen ein Rechtsanspruch möglicherweise nur durch das Original nachgewiesen werden kann.
Grundsätzlich kann zur Beweissicherung die bildliche Wiedergabe ausreichen. Ihre Beweiskraft unterliegt jedoch der freien richterlichen Beweiswürdigung.

Wo müssen aufbewahrungspflichtige Unterlagen aufbewahrt werden?

Aufbewahrungspflichtige Unterlagen sind grundsätzlich in Deutschland aufzubewahren. Elektronische Bücher und sonstige Aufzeichnungen können unter bestimmten Voraussetzungen auch innerhalb des EU-Gemeinschaftsgebiets aufbewahrt werden.
Für Rechnungen gilt: Im Inland ansässige Unternehmer müssen diese grundsätzlich im Inland aufbewahren. Bei elektronischer Aufbewahrung mit vollständiger Fernabfrage ist unter bestimmten Voraussetzungen auch eine Aufbewahrung im übrigen Gemeinschaftsgebiet möglich. In diesem Fall ist das Finanzamt darüber zu informieren.

EDV-Zugriff der Finanzverwaltung

Bei digitalen Daten hat die Finanzbehörde bereits seit 2002 das Recht, im Rahmen einer Außenprüfung Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung der Unterlagen zu nutzen. Einzelheiten ergeben sich aus dem BMF-Schreiben zu den GoBD.

Welche Folgen hat ein Verstoß gegen die Aufbewahrungspflichten?

Werden die Aufbewahrungspflichten nicht eingehalten und entspricht die Buchführung damit nicht den §§ 140 bis 148 AO, so ist die Finanzbehörde berechtigt, die Besteuerungsgrundlage zu schätzen. Weiterhin kann bei der Verletzung der Buchführungspflichten je nach Einzelfall aufgrund der Verwirklichung von Steuerstraftatbeständen oder anderen Straftatbeständen eine nicht unerhebliche Freiheitsstrafe drohen.
Werden durch höhere Gewalt, zum Beispiel Hochwasser, Feuer oder sonstige Katastrophen, Unterlagen vernichtet, dürfen Ihnen diese Folgen grundsätzlich nicht angelastet werden.

Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen

Für die zu erwartenden Aufwendungen für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ist eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten zu bilden, weil dafür eine öffentlich-rechtliche Aufbewahrungspflicht besteht. Die Rückstellung kann nach zwei Methoden berechnet werden. Details zu der Rückstellung dem Grunde nach sowie zu den berücksichtigungsfähigen Kosten enthält eine Verfügung der OFD Niedersachsen vom 5. Oktober 2015 (Az. S 2137-106-St 221/St 222).
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