Welche Pflichten bestehen für den Einbau von Fahrtenschreibern?

Unternehmen im Güter- und Personenverkehr sind in vielen Fällen verpflichtet, die Lenk- und Ruhezeiten ihres Fahrpersonals aufzuzeichnen. Nicht in jedem Fall bedeutet diese Aufzeichnungspflicht jedoch, dass ein digitaler Fahrtenschreiber im Fahrzeug eingebaut werden muss.
Maßgeblich sind insbesondere:
  • die zulässige Gesamtmasse (zGM) des Fahrzeugs
  • ob der Verkehr innerstaatlich oder grenzüberschreitend erfolgt und
  • ob es sich um gewerblichen Güter- oder Personenverkehr handelt.
Die rechtlichen Grundlagen ergeben sich aus der EU-Verordnung 165/2014 sowie der Verordnung (EG) Nr. 561/2006.
Grundsätzlich gilt:
Wo Lenk- und Ruhezeiten einzuhalten sind, müssen diese auch dokumentiert werden - entweder über einen Fahrtenschreiber oder, in bestimmten Fällen, über manuelle Aufzeichnungen.

Wer muss Lenk- und Ruhezeiten aufzeichnen?

Die Vorschriften zu Lenk- und Ruhezeiten gelten für gewerblich eingesetztes Fahrpersonal (nicht bei rein privater Nutzung), wenn folgende Fahrten durchgeführt werden:
  • Güterverkehr mit Fahrzeugen über 3,5 t zGM
  • Güterverkehr mit Fahrzeugen über 2,5 t zGM, sofern dieser grenzüberschreitend erfolgt
  • innerstaatlicher Güterverkehr mit Fahrzeugen zwischen 2,8 t zGM und 3,5 t zGM
  • Personenverkehr mit Fahrzeugen, die mehr als 9 Sitzplätze inklusive Fahrersitz haben.

Welche Fahrzeuge sind von der Aufzeichnungspflicht der Lenk- und Ruhezeiten befreit?

Von der Pflicht zur Nutzung eines Fahrtenschreibers und zur Aufzeichnung der Lenk- und Ruhezeiten gibt es gesetzlich geregelte Ausnahmen. Diese finden sich in:
Zu den Ausnahmen zählen bestimmte Sonderfahrzeuge, nicht gewerblich genutzte Fahrzeuge, Fahrzeuge in speziellen Einsatzbereichen (z.B. kommunale oder handwerkliche Sonderfälle).
Ob eine Ausnahme greift, sollte immer im Einzelfall geprüft werden.

Welche Fristen müssen aktuell für den Einbau von digitalen Fahrtenschreibern beachtet werden?

Ab dem 1. Juli 2026 müssen alle grenzüberschreitend eingesetzten Fahrzeuge über 2,5 t zGM mit einem intelligenten Tachographen der 2. Version (Gen2V2) ausgestattet sein.
Dies gilt auch für Fahrzeuge, die grenzüberschreitenden Werkverkehr betreiben.

Ist für Fahrzeuge mit einer zGM zwischen 2,8 t zGM und 3,5 t zGM ein digitaler Fahrtenschreiber vorgeschrieben?

Nein, für diese Fahrzeuge besteht keine Pflicht zum Einbau eines digitalen Fahrtenschreibers, sofern sie ausschließlich innerstaatlich eingesetzt werden. .
Aber: Die Lenk- und Ruhezeiten müssen dennoch eingehalten und dokumentiert werden.
Die Dokumentation kann erfolgen:
  • manuell, z.B. mittels Tageskontrollblättern,
  • sofern kein analoger oder digitaler Fahrtenschreiber eingebaut ist.
Ist hingegen bereits ein analoger oder digitaler Fahrtenschreiber im Fahrzeug vorhanden, muss dieser auch genutzt werden